Retención en la Fuente sobre salarios

Retención en la fuente sobre
salarios
actualicese.com
2011
actualicese.com
Publicación
Retención en la Fuente sobre salarios
Compilación de actualidad
2ª Edición
ISBN: 978-958-8515-17-5
Editora actualicese.com LTDA.
©Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta publicación con fines
comerciales
Noviembre de 2011
Cali
Contenido
Capítulo 1......................................................................................................... 8
ABC de la Retención en la Fuente sobre Pagos Laborales
¿Quiénes deben actuar como agentes de retención sobre pagos
laborales? ....................................................................................................... 8
La Retención sobre pagos laborales se aplica en el momento del
pago y no de su causación ........................................................................8
La Retención se practica sobre todo tipo de pago laboral, sean
constitutivos o no constitutivos de salario....................................... 11
¿Cómo se practica la retención en la fuente sobre pagos
Laborales distintos de indemnizaciones? ......................................... 13
¿Qué tratamiento especial tiene el pago de las “Primas” ............. 16
¿Cuáles son las Rentas Exentas Laborales? ...................................... 16
Estructura básica que se sigue en las depuraciones mensuales de
los pagos laborales para someterlos a retención en la fuente .... 19
¿Qué sucede cuando se paguen salarios integrales?...................... 22
¿Cómo se practica la retención en la fuente sobre pagos por
indemnizaciones laborales? .................................................................. 22
¿Cuáles son los pasos a seguir para practicar la retención en la
fuente con el procedimiento 1?............................................................ 24
¿Cuáles son los pasos a seguir para practicar la retención en la
fuente con el procedimiento 2?............................................................ 29
Capítulo 2....................................................................................................... 38
Normatividad
Capítulo 3....................................................................................................... 45
Artículos de actualidad
¿Qué sucede con el factor prestacional de los asalariados con
salario integral a la hora de hacerles retenciones en la fuente? 45
¿Por qué el aporte a salud que se resta en la Retención sobre
pagos laborales no debería ser el del año anterior? ...................... 48
Gobierno modifica el Decreto 2271 de junio de 2009
reglamentario de la retención en la fuente por salarios y
honorarios.................................................................................................. 50
¿Con qué beneficiario se deberían registrar los pagos indirectos
en beneficio de los asalariados? .......................................................... 55
Gobierno reglamenta retención en la fuente para asalariados y
trabajadores independientes ................................................................ 57
¿Cómo se calcula la Retención en la Fuente sobre la prima legal
de servicios? .............................................................................................. 65
Retención en la Fuente sobre salarios: ¿Cómo manejar el Factor
Prestacional de los Salarios Integrales? ............................................ 70
Aporte a Salud es Deducción y no un Ingreso NO Gravado ........ 73
No se practica Retención en la Fuente (RTF) si el salario se causa
pero no se paga ........................................................................................ 76
¿Cuáles pagos por salarios se pueden deducir al 200% en las
declaraciones de renta? ......................................................................... 79
Las utilidades que se distribuyan a los trabajadores, pero en
acciones, no pagan impuesto de renta .............................................. 82
Las personas naturales no comerciantes son agentes de
retención en la fuente sobre salarios ................................................. 86
¿Cómo se calculan las RTF sobre pagos laborales cuando se
indemniza a un trabajador? ................................................................. 87
Pagos indirectos a trabajadores: ¿cómo contabilizarlos cuando
les genera ingreso tributario? .............................................................. 93
Capítulo 4 .................................................................................................... 101
Preguntas y Respuestas
Reducción de la base para aplicar retención en la fuente por
ingresos laborales .................................................................................. 101
Retención en la Fuente para salarios superiores a $2.400.000 102
¿La Retención en la Fuente por salarios y no descontada al
trabajador, se convierte en ingresos para el empleado? ............ 103
Retención en la Fuente sobre diferentes montos como salarios,
honorarios y otros ................................................................................. 103
Cambios de procedimiento para descuento de Rete fuente ..... 104
Bases de retención en la fuente sobre salarios ............................. 104
Retención en la Fuente de acuerdo a ingresos laborales ........... 105
Retención en la Fuente sobre salarios
Introducción
Esta publicación “Retención en la Fuente sobre Salarios” hace
parte nuestra nueva colección Compilaciones de actualidad en
la que hemos reunido información fundamental sobre temas
de interés e inquietudes formuladas por nuestros usuarios en
los consultorios online, de nuestro portal actualicese.com.
En este caso “Retención en la Fuente sobre salarios”, consiste
en una recopilación de información alrededor de este tema,
proveniente de los artículos generados por nuestros
investigadores y extraídos de las secciones de nuestro portal
“Normatividad”, "Actualidad", "Relacionados", "Modelos y
Formatos", y "Respuestas”.
Aquí encontrará un conjunto de cifras y tablas que contienen
información de fechas anteriores, pero que en la actualidad, la
fórmula y la teoría, siguen en uso para poder hacer la
Retención en la Fuente sobre salarios. Es por esto que le
recomendamos estar pendiente del valor vigente del UVT y del
SLMV.
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Retención en la Fuente sobre salarios
Capítulo 1
ABC de la retención en la fuente
sobre pagos laborales
¿Quiénes deben actuar como agentes de retención sobre
pagos laborales?
Según el Artículo 383 del Estatuto Tributario, la retención en
la fuente sobre pagos laborales debe ser efectuada por toda
persona natural, sucesiones ilíquidas, personas jurídicas (de
derecho privado o público), sociedades de hecho y comunidad
organizadas que llegue a efectuar dicha clase de pagos.
Hay que aclarar que cuando el pago sea efectuado por una
persona natural, no importa que dicha sea o no comerciante,
ni tampoco el nivel de activos o de ingresos que haya poseído
en el año anterior. Lo anterior por cuanto la disposición
contenida en el artículo 368-2 del Estatuto solo exige que la
persona natural sea comerciante y con determinados niveles
de ingresos y patrimonio para poder actuar como agente de
retención en los pagos o abonos en cuenta mencionados en
los artículos 392 (honorarios, comisiones, servicios y
arrendamientos), 395 (rendimientos financieros) y 401
(Compras en General). Y es que cuando se leen estos artículos,
solo se mencionaba como agente de retención a las personas
jurídicas y sociedades de hecho, por lo cual el artículo 368-2
fue adicionado al Estatuto Tributario para que las personas
naturales que cumplen los requisitos en él mencionado
también actuaran como agentes de retención sobre esos
conceptos. Pero en el artículo 383 sobre retención por pagos
labores sí se menciona desde el comienzo como agentes de
retención a las personas naturales, que serían personas
naturales de todo tipo.
La Retención sobre pagos laborales se aplica en el
momento del pago y no de su causación
A diferencia de los demás pagos a terceros que se realicen en
las empresas del sector privado, los que se realizan por
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concepto de salarios son erogaciones en los cuales la
retención en la fuente a título del impuesto de renta se debe
practicar solamente en el momento de su pago y no en el
momento de su causación.
Así lo establecen las normas contenidas en los Art.383, 385 y
386 del ET. Por ejemplo en el inciso primero del Art.383 del
ET se lee lo siguiente:
“ARTÍCULO 383.—. TARIFA. La retención en la fuente
aplicable a los pagos gravables, efectuados por las
personas naturales o jurídicas, las sociedades de
hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones
ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y
reglamentaria, será la que resulte de aplicar a dichos
pagos la siguiente tabla de retención en la fuente”
(los subrayados son nuestros)
Se debe aclarar que fue hasta junio de 1992 cuando esas
normas contemplaban que la retención en la fuente sobre
pagos labores sí se practicaría en los “pagos o abonos en
cuenta”. Pero el Art.140 de la ley 6 de 1992 derogó la
expresión “abonos en cuenta” que estaban contenidas en tales
normas.
En consecuencia, cuando cada mes en una empresa se tenga
que causar el gasto por los salarios de un trabajador y tal
salario es uno de los que arrojaría base gravable para que se le
practiquen retenciones en la fuente, es necesario asegurar si
ese salario va a ser o no pagado en ese mismo mes. Solo
cuando haya de ser pagado se contabiliza, declara y paga a la
DIAN tal retención.
Además, aun cuando no se hayan practicado retención en la
fuente sobre salarios causados (y no pagados), estos serían
deducibles en la renta del empleador siempre y cuando tal
empleador haya pagado los respectivos aportes de seguridad
social y parafiscales antes de la presentación de la declaración
inicial de renta (ver Art. 108 y 664 del ET; también el concepto
DIAN 17312 de marzo 24 de 2004).
Es de entender que esa medida se estableció en razón a que
los asalariados son contribuyentes que frente al impuesto de
renta solo denuncian sus ingresos en el momento en que los
reciban efectivamente, ya que son contribuyentes no obligados
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a llevar contabilidad (ver Art.27 del ET).
En consecuencia, lo más lógico es que en el año en que el
trabajador deba denunciar en su declaración de renta su
ingreso por salarios (porque se los pagaron efectivamente) y
liquide impuesto de renta sobre tales ingresos, también
debería poder usar la retención en la fuente que le habrá
practicado su empleador.
Sin embargo, hay que aclarar que cuando en una empresa se
hayan acumulado varias mensualidades de los salarios de un
trabajador y llegue el momento de hacer los pagos de esos
salarios acumulados (o por ejemplo, cuando se había
despedido injustamente a un trabajador y tiempo después un
juez ordena reintegrarlo y cancelarle los sueldos atrasados), la
retención en la fuente no se practica sobre el monto total de
los salarios acumulados sino sobre el valor del salario
mensual promedio que se calcule sobre esos pagos
acumulados.
Así lo estableció la DIAN en su concepto 19120 de julio 26 de
1984 donde dijo:
“El valor de la retención en el caso de que al
trabajador se le paguen salarios de meses anteriores,
deberá corresponder a la sumatoria de las
retenciones referentes al salario de un mes, en lugar
de aplicar la retención que aparezca en la tabla
frente al valor acumulado de todos los salarios
gravables y que corresponde a varios meses, pues
esto último resultaría inequitativo”.
Para más detalle de cómo se debe practicar esa retención en
los pagos de salarios acumulados, la DIAN ha emitido varios
conceptos. Así, en el concepto 47441 de julio de 2005, tal
entidad hace la siguiente cita tomada del concepto 57622 de
septiembre de 2003:
“la retención en la fuente del impuesto sobre la renta
debe liquidarse estableciendo qué porcentaje del
pago gravable retroactivo le corresponde a cada mes.
Para el efecto el monto total de los pagos
retroactivos gravables se divide por el número de
meses que corresponde a la retroactividad; a este
resultado se le restara el promedio mensual de los
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Retención en la Fuente sobre salarios
intereses y corrección monetaria o de los gastos de
salud y educación, debidamente certificados y que
legalmente correspondan, según el caso, y la
diferencia será la base para establecer la retención en
la fuente.
El porcentaje que figure en la tabla de retención en la
fuente (vigente al momento del pago) frente al valor
obtenido de acuerdo con lo previsto en el párrafo
anterior, se aplica a la totalidad de los pagos
gravables retroactivos. La cifra resultante será el
valor a retener debe tenerse en cuenta que de
acuerdo con lo dispuesto en el numeral 10 del
artículo 206 del estatuto tributario (modificado por
el artículo 17 de la ley 788 de 2002) el veinticinco
por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales
es exento, limitado mensualmente a $ 4.000.000. En
consecuencia el valor correspondiente no forma
parte de la sumatoria para calcular la base mensual
de retención, como tampoco para aplicar el
porcentaje a que nos hemos referido anteriormente.”.
La Retención se practica sobre todo tipo de pago laboral,
sean constitutivos o no constitutivos de salario
Los pagos laborales que un empleador realiza a su trabajador
(ya sea en dinero o en especie) pueden catalogarse entre
constitutivos de salario y no constitutivos de salario. Así lo
establecen los artículos 127 y 128 del Código sustantivo del
Trabajo:
“ARTICULO 127. ELEMENTOS INTEGRANTES.
Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria,
fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador
en dinero o en especie como contraprestación directa
del servicio, sea cualquiera la forma o denominación
que se adopte, como primas, sobresueldos,
bonificaciones
habituales,
valor
del
trabajo
suplementario o de las horas extras, valor del trabajo
en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre
ventas y comisiones.
ARTICULO 128. PAGOS QUE NO CONSTITUYEN
SALARIOS. <Artículo modificado por el artículo 15 de
la Ley 50 de 1990. El nuevo texto es el siguiente:> No
constituyen salario las sumas que ocasionalmente y
por mera liberalidad recibe el trabajador del
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Retención en la Fuente sobre salarios
empleador,
como
primas,
bonificaciones
o
gratificaciones
ocasionales,
participación
de
utilidades, excedentes de las empresas de economía
solidaria y lo que recibe en diner o en especie no
para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio,
sino para desempeñar a cabalidad sus funciones,
como gastos de representación, medios de
transporte, elementos de trabajo y otros semejantes.
Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los
títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales
u
ocasionales
acordados
convencional
o
contractualmente u otorgados en forma extralegal
por el {empleador}, cuando las partes hayan
dispuesto expresamente que no constituyen salario
en dinero o en especie, tales como la alimentación,
habitación o vestuario, las primas extralegales, de
vacaciones, de servicios o de navidad. “
Ahora bien, para que los pagos labores (constitutivos y no
constitutivos de salario) puedan ser deducibles en la
declaración de renta del empleador, se requiere que todos
esos pagos sean involucrados dentro del proceso mensual de
retenciones en la fuente que el empleador ha de practicar cada
mes en el momento en que cancele dichos pagos laborales. Y
solo se podrán detraer o restar aquellos que las normas
señalen expresamente como “ingresos no gravados” (ver
artículo 126-1 y 126-4 del Estatuto Tributario) o como “rentas
exentas” (ver artículo 206 del E.T.)
Así lo establece el artículo 87-1 del Estatuto Tributario donde
leemos lo siguiente:
ARTÍCULO 87-1. OTROS GASTOS ORIGINADOS EN LA
RELACIÓN LABORAL NO DEDUCIBLES. <Artículo
adicionado por el artículo 15 de la Ley 788 de 2002.
El nuevo texto es el siguiente:> Los contribuyentes no
podrán solicitar como costo o deducción, los pagos
cuya finalidad sea remunerar de alguna forma y que
no hayan formado parte de la base de retención en la
fuente por ingresos laborales. Exceptúense de la
anterior disposición los pagos no constitutivos de
ingreso gravable o exentos para el trabajador, de
conformidad con las normas tributarias incluidos los
provistos en el artículo 387 del Estatuto Tributario.
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Retención en la Fuente sobre salarios
¿Cómo se practica la retención en la fuente sobre pagos
Laborales distintos de indemnizaciones?
Para los pagos laborales diferentes de indemnizaciones
laborales (ver Art.401-3 del E.T.), el empleador tomará los
pagos laborales del mes y escogerá entre aplicarles el
“procedimiento 1” mencionado en el Art. 385 del E.T, o el
“procedimiento 2” mencionado en el Art. 386 del mismo
Estatuto. En consecuencia, si tiene varios trabajadores al
mismo tiempo, el empleador puede aplicar a unos el
procedimiento 1 y a otros el procedimiento 2. Pero el
procedimiento que se le aplique a un determinado trabajador
debe ser el mismo durante todo el año fiscal (ver concepto
DIAN 2340 enero 20/93).
Esos procedimientos se aplican solo si el trabajador es un
“residente” en Colombia (ver Art.9 y 10 del ET). Pero si es un
trabajador “no residente”, entonces se le aplicaría una tarifa
única del 33% (ver Art.408 del E.T. y el concepto DIAN 35980
abril de 1997)
Las normas contenidas en esos artículos 385 y 386 del E.T.
dicen lo siguiente:
“ARTICULO 385. PRIMERA OPCIÓN FRENTE A LA
RETENCIÓN. Para efectos de la retención en la fuente,
el retenedor deberá aplicar el procedimiento
establecido en este artículo, o en el artículo siguiente
Procedimiento 1.
Con relación a los pagos gravables diferentes de la
cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima
mínima legal de servicios del sector privado o de
navidad del sector público, el "valor a retener"
mensualmente es el indicado frente al intervalo de la
tabla al cual correspondan la totalidad de dichos
pagos que se hagan al trabajador, directa o
indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales
pagos se realizan por períodos inferiores a treinta
(30) días, su retención podrá calcularse así:
a. El valor total de los pagos gravables, recibidos
directa o indirectamente por el trabajador en el
respectivo período, se divide por el número de días a
que correspondan tales pagos y su resultado se
multiplica por 30;
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Retención en la Fuente sobre salarios
b. Se determina el porcentaje de retención que figure
en la tabla frente al valor obtenido de acuerdo con lo
previsto en el literal anterior y dicho porcentaje se
aplica a la totalidad de los pagos gravables recibidos
directa o indirectamente por el trabajador en el
respectivo período. La cifra resultante será el "valor a
retener".
Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios
del sector privado, o de navidad del sector público, el
"valor a retener" es el que figure frente al intervalo al
cual corresponda la respectiva prima.”
ARTICULO 386. SEGUNDA OPCIÓN FRENTE A LA
RETENCIÓN. El retenedor podrá igualmente aplicar el
siguiente sistema:
Procedimiento 2
Cuando se trate de los pagos
gravable <sic>
distintos de la cesantía y de los intereses sobre las
cesantías, el "valor a retener" mensualmente es el que
resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos
gravables efectuados al trabajador, directa o
indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje
fijo de retención semestral que le corresponda al
trabajador, calculado de conformidad con las
siguientes reglas:
Los retenedores calcularán en los meses de junio y
diciembre de cada año
el porcentaje fijo de
retención que deberá aplicarse a los ingresos de cada
trabajador durante los seis meses siguientes a aquél
en el cual se haya efectuado el cálculo 1
El porcentaje fijo de retención de que trata el inciso
anterior será el que figure en la tabla de retención
1
De acuerdo con lo que indica esa parte de la norma, en combinación con lo
que dice el inciso siguiente, en junio de cada año el empleador tomará los
pagos que el trabajador devengó en los 12 meses anteriores a aquel en el que
se efectúa el cálculo. Eso significaría que tomará los que devengó entre junio
del año inmediatamente anterior y mayo del año presente. Y si se trata de
hacer el cálculo en diciembre, tomará entonces los pagos que el trabajador
devengó entre diciembre del año inmediatamente anterior y noviembre del
año presente. del año inmediatamente anterior y mayo del año presente. Y si
se trata de hacer el cálculo en diciembre, tomará entonces los pagos que el
trabajador devengó entre Diciembre del año inmediatamente anterior y
noviembre del año presente.
devengó entre diciembre del año
inmediatamente anterior y noviembre del año presente.
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Retención en la Fuente sobre salarios
frente al intervalo al cual corresponda el resultado de
dividir por 13 la sumatoria de todos los pagos
gravables efectuados al trabajador, directa o
indirectamente, durante los 12 meses anteriores a
aquél en el cual se efectúa el cálculo, sin incluir los
que correspondan a la cesantía y a los intereses
sobre cesantías.
Cuando el trabajador lleve laborando menos de 12
meses al servicio del patrono, el porcentaje fijo de
retención será el que figure en la tabla de retención
frente al intervalo al cual corresponda el resultado de
dividir por el número de meses de vinculación
laboral, la sumatoria de todos los pagos gravables
efectuados al trabajador, directa o indirectamente,
durante dicho lapso, sin incluir los que correspondan
a la cesantía y a los intereses sobre cesantías.( 2)
Cuando se trate de nuevos trabajadores y hasta tanto
se efectúe el primer cálculo, el porcentaje de
retención será el que figure en la tabla frente al
intervalo al cual corresponda la totalidad de los
pagos gravables que se hagan al trabajador, directa o
indirectamente, durante el respectivo mes.” 3
Y para poder aplicar lo que se indica como “Procedimiento 2”
en el artículo 386 del E.T., es necesario conocer lo que hoy día
está incluido en el parágrafo del artículo 383, donde se lee:
“PARÁGRAFO. Para efectos de la aplicación del
Procedimiento 2 a que se refiere el artículo 386 de
este Estatuto, el valor del impuesto en UVT
determinado de conformidad con la tabla incluida en
Para entender esa parte de la norma, nótese que se usan dos palabras
especiales que hemos subrayado, a saber: “laborando” y “vinculación”. Y es
que aunque un trabajador sí haya tenido vinculación durante los 12 meses
anteriores, puede suceder que por haberlo suspendido o por haber tenido
licencias, etc., entonces ese trabajador no haya laborado durante los 12 meses
anteriores. Por tanto, como para aplicar el procedimiento 2 lo básico es que sí
haya existido vinculación en los 12 meses anteriores, cuando suceda este caso
especial de no haber laborado los 12 meses anteriores, se tomarán entonces
solo los pagos de los meses en que sí haya laborado y con ellos se hará el
cálculo del procedimiento 2.
2
Esta parte de la norma estaría dejando claro que si el trabajador no tiene con
la empresa los 12 meses de vinculación anteriores que se necesitan para
poder aplicarle un procedimiento 2, entonces hasta cuando complete esos
primeros 12 meses al trabajador se le tendrá que aplicar el procedimiento 1.
3
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Retención en la Fuente sobre salarios
este artículo, se divide por el ingreso laboral total
gravado convertido a UVT, con lo cual se obtiene la
tarifa de retención aplicable al ingreso mensual.”( 4)
¿Qué tratamiento especial tiene el pago de las “Primas”
Como lo indicaba el último inciso del artículo 385 antes
citado, debe destacarse lo siguiente en relación al pago de las
“Primas”:
-Si se trata de la “prima legal de servicios” en el sector
privado, o la “prima de navidad” en el sector público, y al
trabajador se le aplica procedimiento 1, entonces ese pago se
depura aparte (es decir, sin mezclarlo con los demás pagos
laborales de ese mismo mes). Si al trabajador se le aplica
procedimiento 2, entonces se suma con los demás pagos
laborales del mes.
-Si se trata de la prima legal de servicios en el sector público, y
de todas las demás primas distintas a la legal que se le
cancelen a los trabajadores del sector privado, esas primas
siempre se sumarán con los demás pagos laborales del mes
(sea con procedimiento 1 ó procedimiento 2) y se formará así
una única base para retención en la fuente.
¿Cuáles son las Rentas Exentas Laborales?
Cuando las normas de los artículos 385 y 386 antes citados
mencionan que los pagos que se someten a retención son los
diferentes a “cesantías” e “intereses de cesantías”, lo hace por
la sencilla razón de que esos dos conceptos figuran, junto a
otros conceptos más, dentro de la lista de pagos laborales que
se consideran “renta exenta para el trabajador” contenida en
el artículo 206 del Estatuto Tributario donde se lee:
4
En los meses de diciembre de cada año, cuando se esté definiendo el
porcentaje fijo que se usaría en el semestre enero-junio del siguiente año (año
en el que regiría una UVT distinta de aquella que rige para la fecha de la
definición del porcentaje), la tabla del Art.383 se debe actualizar con el UVT
que rija para el año en que se estarán practicado las retenciones y no con la
UVT del año en que se hace la definición del porcentaje; ver Art.1 del decreto
1809 de 1998.
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Retención en la Fuente sobre salarios
“ARTICULO 206. RENTAS DE TRABAJO EXENTAS.
Están gravados con el impuesto sobre la renta y
complementarios la totalidad de los pagos o abonos
en cuenta provenientes de la relación laboral o legal
y reglamentaria, con excepción de los siguientes:
1. Las indemnizaciones por accidente de trabajo o
enfermedad.
2. Las indemnizaciones que impliquen
3. Lo recibido por gastos de entierro del trabajador.
4. Ajuste de las cifras en valores absolutos en
términos de UVT por el artículo 51 de la Ley 1111 de
2006 (A partir del año gravable 2007). El texto con el
nuevo término es el siguiente: El auxilio de cesantía y
los intereses sobre cesantías, siempre y cuando sean
recibidos por trabajadores cuyo ingreso mensual
promedio en los seis (6) últimos meses de
vinculación laboral no exceda de 350 UVT.
Cuando el salario mensual promedio a que se refiere
este numeral exceda de 350 UVT la parte no gravada
se determinará así ( 5):
Salario mensual
Promedio
Parte
No gravada %
Entre 350 UVT Y 410 UVT
Entre 410 UVT Y 470 UVT
Entre 470 UVT Y 530 UVT
Entre 530 UVT Y 590 UVT
Entre 590 UVT Y 650 UVT
De 650 UVT
el 90%
el 80%
el 60%
el 40%
el 20%
el 0%
5. Ajuste de salarios mínimos en términos de UVT
por el artículo 51 de la Ley 1111 de 2006 (A partir
del año gravable 2007). Numeral modificado por el
artículo 96 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es
el siguiente: Las pensiones de jubilación, invalidez,
5
El artículo 135 de la Ley 100 de 1993, reglamentado con el artículo 22 del
Decreto 841 de 1998, ha establecido que en ningún caso los pagos efectuados
por concepto de cesantía serán sujetos de retención en la fuente. Por tanto,
aunque este numeral del artículo 206 del E.T. indique que sí podría haber en
algún momento una parte de la cesantía que sería gravada, la realidad es que
ninguna parte de las cesantías puede quedar sometida a retención en la
fuente. Es decir, serán siempre 100% renta exenta
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Retención en la Fuente sobre salarios
vejez,
de
sobrevivientes
y
sobre
Riesgos
Profesionales, hasta el año gravable de 1997. A partir
del 1 de Enero de 1998 estarán gravadas sólo en la
parte del pago mensual que exceda de 1.000 UVT.
El mismo tratamiento tendrán las Indemnizaciones
Sustitutivas de las Pensiones o las devoluciones de
saldos de ahorro pensional. Para el efecto, el valor
exonerado del impuesto será el que resulte de
multiplicar la suma equivalente a 1.000 UVT,
calculados al momento de recibir la indemnización,
por el número de meses a los cuales ésta
corresponda.
6. El seguro por muerte, y las compensaciones por
muerte de los miembros de las Fuerzas Militares y de
la Policía Nacional.
7. Inciso 1 y 2 INEXEQUIBLES
En el caso de los Magistrados de los Tribunales y de
sus Fiscales, se considerará como gastos de
representación exentos un porcentaje equivalente al
cincuenta por ciento (50%) de su salario. Para los
Jueces de la República el porcentaje exento será del
veinticinco por ciento (25%) sobre su salario.
En el caso de los rectores y profesores de
universidades oficiales, los gastos de representación
no podrán exceder del cincuenta por ciento (50%) de
su salario.
8. El exceso del salario básico percibido por los
oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares y de
la Policía Nacional y de los agentes de ésta última.
9. Para los ciudadanos colombianos que integran las
reservas de oficiales de primera y segunda clase de la
fuerza aérea, mientras ejerzan actividades de piloto,
navegante o ingeniero de vuelo, en empresas aéreas
nacionales de transporte público y de trabajos aéreos
especiales, solamente constituye renta gravable el
sueldo que perciban de las respectivas empresas, con
exclusión de las primas, bonificaciones, horas extras
y demás complementos salariales.
10. Ajuste de las cifras en valores absolutos en
términos de UVT por el artículo 51 de la Ley 1111 de
2006 (A partir del año gravable 2007). Numeral
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Retención en la Fuente sobre salarios
modificado por el artículo 17 de la Ley 788 de 2002.
El nuevo texto es el siguiente: El veinticinco por
ciento (25%) del valor total de los pagos laborales,
limitada mensualmente a 240 UVT.
PARAGRAFO 1o. Parágrafo modificado por el artículo
96 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el
siguiente: La exención prevista en los numerales 1, 2,
3, 4, y 6 de este artículo, opera únicamente sobre los
valores que correspondan al mínimo legal de que
tratan las normas laborales; el excedente no está
exento del impuesto de renta y complementarios.
PARAGRAFO 2o. Parágrafo adicionado por el artículo
96 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el
siguiente: La exención prevista en el numeral 10o. no
se otorgará sobre las cesantías, sobre la porción de
los ingresos excluida o exonerada del impuesto de
renta por otras disposiciones, ni sobre la parte
gravable de las pensiones. La exención del factor
prestacional a que se refiere el artículo 18 de la Ley
50 de 1990 queda sustituida por lo previsto en este
numeral.
PARAGRAFO 3o. Parágrafo adicionado por el artículo
96 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el
siguiente: Para tener derecho a la exención
consagrada en el numeral 5 de este artículo, el
contribuyente debe cumplir los requisitos necesarios
para acceder a la pensión, de acuerdo con la Ley 100
de 1993.”
En consecuencia, no solo las cesantías e intereses de cesantías,
sino no todos los demás conceptos mencionados en ese
artículo 206 son conceptos que se restarán como “rentas
exentas” en el proceso de depuración mensual de pagos
sujetos a retención en la fuente.
Estructura básica que se sigue en las depuraciones
mensuales de los pagos laborales para someterlos a
retención en la fuente
Tanto para el procedimiento 1 como en el procedimiento 2,
los pagos mensuales que realice el empleador al trabajador se
depuran conservando la siguiente estructura básica:
a c t u a l i c e s e . c o m | 19
Retención en la Fuente sobre salarios
Valor de los pagos totales recibidos por el trabajador en el
mes
Menos: Ingresos no gravados (los expresamente señalados
en las normas como por ejemplo los indicados en el
artículo 126-1 y 126-4 del E.T por aportes a fondos de
pensiones y las cuentas de Ahorro al Fomento de la
Construcción. También lo indicado en el Art.387-1 por
concepto de alimentación.)
Subtotal 1
Menos: Rentas exentas mencionadas en los numerales 1 a
9 del artículo 206 del E.T.
Subtotal 2
Menos: 25% del subtotal 2, el cual se puede tomar como
“Las demás Rentas exentas” a que se refiere el numeral 10
del Art.206 del E.T.. Este valor que se calcule aquí no
puede exceder en todo caso de 240 UVT
Subtotal 3
Menos: Las deducciones especiales permitidas en el
artículo 387 del ET. Allí se mencionan dos tipos de
deducciones que son: a) Los intereses pagados durante el
año anterior por el trabajador en un crédito para
adquisición de su vivienda , ó b) Los pagos hechos por
salud prepagada y educación en el año anterior a favor el
trabajador, el cónyuge y hasta dos hijos. Los trabajadores
que hayan tenido en el año anterior ingresos brutos
laborales superiores a 4.600 UVT solo pueden usar la
opción “a”, y el valor que tomen no puede exceder
mensualmente de 100 UVT (ver artículo 2 y 5 del Decreto
4713 de Diciembre de 2005).
Los que hayan obtenido ingresos brutos laborales en el
año anterior por menos de 4.600 UVT, pueden escoger
entre la opción “a” (guardando también el límite de no
poder retar cada mes una cifra superior a los 100 UVT), o
la opción “b” (pero en este último caso el valor que
pueden restar cada mes no puede exceder del 15% del
Subtotal 3 y deben además ceñirse a lo indicado en los
artículos 1 y 2 del Decreto 2271 de junio de 2009).
Además, cuando empieza un nuevo año fiscal, el
trabajador tiene tiempo hasta el 15 de abril para
entregarle a su empleador los certificados de lo que pagó
por esos conceptos durante el año anterior. En
consecuencia, entre enero y abril, el empleador podrá
hacer las depuraciones con el mismo dato que usó en el
año anterior. Y si después del 15 de abril el trabajador no
trae el nuevo certificado, entonces el empleador ya no le
20 | a c t u a l i c e s e . c o m
xxxxxxxx
(xxxxxxx)
xxxxxxxx
(xxxxxxx)
xxxxxxx
(xxxxxxx)
Xxxxxx
(xxxxx)
Retención en la Fuente sobre salarios
podrá seguir restando más valores por concepto de estas
deducciones (ver Art.7 del Decreto 4713 de Diciembre de
2005)
Menos: Los pagos que durante el año anterior haya
efectuado el trabajador con destino al plan obligatorio en
salud (ver art. 3 del decreto 2271 de junio de 2009 y el
concepto DIAN 077352 de septiembre de 2009). Cada mes
puede restar el promedio mensual de los pagos que hizo
en el año anterior, y sin guardar ningún límite respecto
del Subtotal 3 (ver Art.3 del decreto 2271 de Junio de
2009, modificado con Decreto 3655 de Sep. de 2009)
Salario mensual gravable
(xxxxxx)
Xxxxxx
El salario mensual gravable, si el trabajador está sujeto al
procedimiento 1 de retención en la fuente, se le buscará
dentro de la Tabla del artículo 383 del E.T. para definir allí su
retención en la fuente aplicable. Pero si el trabajador está
sujeto al procedimiento 2, entonces a ese Salario Mensual
Gravable se le aplicará el porcentaje fijo que se haya definido
en el mes de junio o diciembre anteriores como porcentaje
que se aplicaría durante cada mes del semestre siguiente.
Además, cuando el empleador debe definir en los meses de
junio ó diciembre de cada año lo que ha de ser el porcentaje
fijo de retención que aplicaría al trabajador durante cada uno
de los meses del semestre siguiente, en ese proceso también
usará esta misma depuración pero utilizando los pagos
laborales de todos los 12 meses anteriores a aquel en el que se
efectúa el cálculo. Y cuando llegue a lo que sería el “Subtotal
3”, entonces ese subtotal lo dividirá entre 13, como lo dice el
artículo 386. Luego, para completar el proceso, las
deducciones que utilizará (por intereses en créditos de
vivienda o por salud y educación) serán también las de los 12
meses anteriores a la fecha en que se hace el cálculo pero
dividiéndolos entre 12 conservando los limites respectivos. Y
los pagos a salud obligatoria serían también los de los 12
meses anteriores igualmente dividiéndolos entre 12. Como
sea, en ese proceso de la definición del porcentaje fijo, el valor
que utilice a la altura de “deducciones” (por intereses, por
salud prepagada o educación, o por pagos obligatorios a
salud), deberá ser el mismo que se terminará usando a esa
misma altura de deducciones en el proceso de depuración
mensual durante cada uno de los meses del semestre
siguiente en los que se aplicará el porcentaje fijo (ver el
parágrafo 2 del artículo 387 del ET, y el inciso segundo del
a c t u a l i c e s e . c o m | 21
Retención en la Fuente sobre salarios
Art.3 del Decreto 2271 de junio de 2009).
¿Qué sucede cuando se paguen salarios integrales?
Como se explicó en el punto anterior, en el proceso de
depuración mensual de los salarios se llega a un “Subtotal 1”
al cual se le calculará luego un 25% (sin exceder de 240 UVT
mensualmente) por concepto de “las demás rentas exentas”
ya que así lo permite el numeral 10 del artículo 206 del ET.
Sucede entonces que si el trabajador está devengando un
salario integral (el cual debe ser como mínimo de 13 salarios
mínimos mensuales vigentes pues debe corresponder a por lo
menos 10 salarios mínimos incrementados en un 30% como
mínimo por concepto de factor prestacional ; ver artículo 18
de la ley 50 de 1990), en ese caso, al momento de calcular ese
“25%” antes comentado, con la resta de ese “25%” se entiende
restado el factor prestacional (cualquiera que sea) que está
involucrado en su salario integral. Así lo indica el parágrafo 2
del mismo artículo 206 del E.T. donde se lee:
“PARAGRAFO 2o. Parágrafo adicionado por el
artículo 96 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es
el siguiente: La exención prevista en el numeral 1, no
se otorgará sobre las cesantías, sobre la porción de
los ingresos excluida o exonerada del impuesto de
renta por otras disposiciones, ni sobre la parte
gravable de las pensiones. La exención del factor
prestacional a que se refiere el artículo 18 de la Ley
50 de 1990 queda sustituida por lo previsto en este
numeral.” (los subrayados son nuestros)
¿Cómo se practica la retención en la fuente sobre pagos
por indemnizaciones laborales?
En cuanto a los pagos por indemnizaciones laborales, como
se mencionó antes, tienen norma exclusiva con la cual se les
define su retención en la fuente y es la mencionada en el
artículo 401-3 del Estatuto Tributario donde se lee:
“ARTÍCULO 401-3. RETENCIÓN EN LA FUENTE EN
INDEMNIZACIONES DERIVADAS DE UNA RELACIÓN
LABORAL O LEGAL Y REGLAMENTARIA. Artículo
22 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
adicionado por el artículo 92 de la Ley 788 de 2002.
Valores absolutos que regirán para el año 2004
establecidos por el artículo 1 del Decreto 3804 de
2003. El nuevo texto es el siguiente: Las
indemnizaciones derivadas de una relación laboral o
legal y reglamentaria, estarán sometidas a retención
por concepto de impuesto sobre la renta, a una tarifa
del veinte por ciento (20%) para trabajadores que
devenguen ingresos superiores a diez (10) salarios
mínimos legales mensuales, sin perjuicio de lo
dispuesto por el artículo 27 de la Ley 488 de 1998.”
Esos “10 salarios mínimos legales mensuales” mencionados al
final de la norma fueron estandarizados en términos de UVT
por la ley 1111 de diciembre de 2006 y deben entenderse
entonces como “204 UVT”. Además, la DIAN, en su concepto
43115 de Julio 15 de 2004 indicó que para establecer si el
trabajador devengaba ese nivel de ingresos, se tomará como
referencia los ingresos laborales percibidos por el trabajador
en el mes en que es retirado de la empresa.
Además, si el trabajador que recibe la indemnización estaba
recibiendo al momento de ser retirado de la empresa un
ingreso inferior a los 204 UVT, en ese caso no se practicará
ningún tipo de retención sobre ese valor que reciba por
indemnización (ver Concepto DIAN 15071 de marzo 25 de
2003).
Ahora bien, en el caso de que el trabajador sí quede sujeto a
que se le practique retención al valor que reciba por
indemnización, hay que entender que por tratarse de un pago
laboral entonces al valor de la indemnización sí se le puede
restar primero un 25% como renta exenta tal como lo indica el
numeral 10 del artículo 206 del ET. Sin embargo, ese 25% que
se le reste no tiene que guardar el límite de 240 UVT que se
mencionan en ese numeral 10 del artículo 206 del E.T. Así lo
indicó la DIAN en su concepto 7261 de Febrero 11 de 2005
donde dijo:
“Las indemnizaciones por retiro definitivo del
trabajador, si bien tienen como referente para su
cuantificación los factores salariales en un lapso
determinado, no corresponden en estricto sentido al
reconocimiento de un pago laboral mensual ni aun
pago que tenga esa vocación. Por tanto, las
indemnizaciones por retiro gozan de la exención del
a c t u a l i c e s e . c o m | 23
Retención en la Fuente sobre salarios
25% consagrada en el numeral 10 del artículo 206 del
Estatuto Tributario, sin tener en cuenta el límite
mensual contemplado en la norma”
Resumiendo entonces, para los trabajadores que tengan
ingresos mensuales superiores a 204 UVT en el mes en que los
retiren de la empresa, y sin importar si han venido estando
sujetos al procedimiento 1 o al procedimiento 2 de
retenciones en la fuente, a ellos siempre se les tomará el valor
de su indemnización como un pago especial (que no se mezcla
con los demás pagos laborales de ese mismo mes.), se les
restará un 25% (sin importar el valor que arroje), y al valor que
quede (o sea, al 75%), se le aplicará la tarifa de 20% por
concepto de retención en la fuente.
¿Cuáles son los pasos a seguir para practicar la
retención en la fuente con el procedimiento 1?
A continuación se presenta un modelo básico con los pasos
que debe seguir un agente de retención durante el año 2012
para examinar, bajo el procedimiento 1 de retención en la
fuente (ver Art.385 del E.T.), si los pagos que durante un mes
cualquiera que le efectúe a un trabajador terminarán estando
sujetos o no la respectiva retención en la fuente a título del
impuesto de renta.
El "Salario mensual gravable" que se obtenga de dicha
depuración se buscaría en la tabla del Art.383 y para ello, las
UVT mencionadas en dicha tabla (al igual que en otros puntos
del proceso de depuración) se deberán tomar con el valor
oficial que del UVT durante el año 2012. Este valor ($26.049),
resulta de tomar la UVT vigente durante el año 2011 ($25.132)
e incrementarla en 3.65% que es el mismo porcentaje en que
se incrementó el índice de precios al consumidor de ingresos
medios para el período octubre 1 de 2010 a octubre 1 de
2011.
Ejemplo ilustrativo
Supónga que la empresa EJEMPLO S.A. pagó
24 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
durante Enero de 2012 a su trabajador David Pérez los
siguientes valores producto de la relación laboral y determinó,
con el procedimiento 1 de retención en la fuente, la retención
aplicable a dicho trabajador por el mes de enero de 2012 así:
ver
nota
(*.*)
al
final
Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables
Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el
respectivo mes :
Salarios
• Aportes obligatorios que se le descuentan hacia el
fondo de pensiones (Art.126-1 ET)
• Aportes voluntarios a fondos de pensiones (que haga el
trabajador o que también le haya hecho la empresa a
favor del trabajador; (Art.126-1)
• Dineros descontados con destino a ser ahorrados
voluntariamente en cuentas A.F.C (Art.126-4 ET)
Parciales
Totales
5.000.000
Otros pagos laborales (auxilios, subsidios, bonificaciones,
aportes que le haga la empresa por cuenta de ella a los
fondos de pensiones, intereses de cesantías, cesantías,
etc.)
Menos : Ingresos del mes que se consideran "no gravables"
para el trabajador
• La parte recibida en "alimentación" (salario en especie)
Valores
100.000
(a)
0
(b)
149.000
(b)
1.000.000
(b)
• Medios de transporte distintos del subsidio de
5.100.000
0
0
transporte (Concepto DIAN 18381 Julio 30/90)
• Viáticos ocasionales para manutención y alojamiento,
0
tanto para empleados oficiales como de empresas
Subtotal 1
(1.149.000)
3.951.000
Menos: Renta exentas (Art.206 del ET)
En este caso, según el tipo de ingresos que recibió en el
mes, se restan las "rentas exentas" de entre las
contempladas en los numerales 1 a 9 del Art.206 del ET.
Supóngase que en este caso aplican las siguientes:
• Indemnizaciones por accidente de trabajo (numeral 1
del Art.206)
• Lo recibido por intereses de cesantías (numeral 4 del
Art.206)
Subtotal 2
• El 25% del subtotal 2, sin que exceda de 240 UVT (es
decir, 240 x $26.049 = $6.252.000 )
0
100.000
(d)
(100.000)
3.851.000
(962.750)
a c t u a l i c e s e . c o m | 25
Retención en la Fuente sobre salarios
ver
nota
(*.*)
al
final
Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables
Valores
Parciales
Totales
Subtotal 3
Menos: Una cualquiera de las siguientes dos "deducciones"
(Art.387 del ET)
1) Intereses en préstamos para adquisición de vivienda
pagados en el 2011 y divididos por los meses a que
correspondieron
Ó
2) Pagos durante el 2011 a medicina propagada del
trabajador, la esposa y hasta dos hijos; más pagos durante el
2011 por seguros de salud del trabajador la esposa y hasta
dos hijos; más pagos durante el 2011 por educación primaria
secundaria y superior (incluida la educación para el trabajo o
no formal) del trabajador, la esposa y hasta dos hijos (Ver
Art.387, inciso 2). Se toman los pagos hechos en el año
anterior y se divide por 12 o por el número de meses a que
correspondan
2.888.250
(c )
0
(c )
0
(0)
Menos: deducción de los aportes obligatorios a salud que
efectúa solamente el trabajador
Se resta el aporte mensual promedio que hizo durante el
año gravable anterior (en este caso durante el año 2011), y
sin importar su monto (ver art. 3 del decreto 2271 de junio
de 2009 y los conceptos DIAN 077352 de septiembre de 2009
y 81294 de octubre de 2009)
Subtotal 4 ("salario gravable del mes")
(180.000)
2.708.250
Valor de la Retención (el subtotal 4 se busca en la tabla del
Art.383 del ET)
44.000
La obtención del valor de la retención en la fuente se hizo al
buscar el salario gravable ($2.708.250) en la tabla del artículo
383, así:
Valor de la UVT durante el 2012
$
Valor del salario gravable del mes en términos de UVT
Rangos en UVT
Desde
Hasta
>0
95
103.97
Tarifa
Marginal
Instrucción para calcular la
retención ("impuesto") en $
Calculo en $ del valor
de la retención
0%
$0
$0
26 | a c t u a l i c e s e . c o m
26.049
Retención en la Fuente sobre salarios
>95
150
19%
>150
360
28%
>360
En
adelante
33%
(Ingreso laboral gravado
expresado en UVT menos 95
UVT)*19%
(Ingreso laboral gravado
expresado en UVT menos 150
UVT)*28% más 10 UVT
(Ingreso laboral gravado
expresado en UVT menos 360
UVT)*33% más 69 UVT
$ 44.000
$0
$0
De acuerdo con la circular DIAN 009 de enero 17 de 2007 (véase el
punto IV-Retención en la fuente, y literal "a" Cambio de tabla, de dicha
circular), en este punto del cálculo se deben trabajar con un resultado
que contenga hasta las dos primeras cifras decimales
Notas aclaratorias
(a) Solo quienes durante el 2012 devenguen hasta 310 UVT
($310 x $26.049 = $8.075.000) podrán tomar lo que
reciban como "alimentación" y restarlo como si fuese
"ingreso no gravado". Pero ese monto de "alimentación"
no puede exceder mensualmente de 41 UVT (eso sería 41
UVT x $26.049 = $1.068.000). Lo que exceda de ese valor,
sí sería "ingreso gravable" para el trabajador (ver Art.387-1
del ET)
(b) La suma de lo relacionado en estos tres conceptos no
puede exceder al 30% de lo devengado en el mes (ver art
126-1 inciso 3)
(c) El trabajador que en el año anterior (2011) haya recibido
ingresos laborales brutos totales por menos de 4.600 UVT
(4.600 por el valor de la UVT del 2011, osea 4.600 x
$25.132 = $115.607.000; ver valores del Art.2 del decreto
4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del Art.868-1
del ET), pueden escoger entre utilizar la Opción 1
(deducción de los "intereses por préstamos para
adquisición de vivienda"), o utilizar la Opción 2 (pagos por
salud y educación) . El que haya ganado más de esa cifra,
solo puede optar por la "Opción 1" (intereses en un
préstamo para vivienda). En todo caso, cuando escojan la
"Opción 1" (deducción por "intereses"), tal deducción no
a c t u a l i c e s e . c o m | 27
Retención en la Fuente sobre salarios
puede exceder de 100 UVT (eso sería 100 UVT por el valor
de la UVT del 2012, es decir, 100 x $26.049 = $2.605.000;
ver valores del Art.5 del dec.4713 de 2005 convertidos a
UVT en la tabla del Art. 868-1 del E.T.). Y para quienes
escojan la "Opción 2" (deducción por "pagos de salud y
educación"), ese valor no puede exceder del 15% del
"Subtotal 3". Así mismo, si lo que se tomó como deducción
son los pagos a salud prepagada, en ese caso se deberá
tomar en cuenta lo indicado en los artículos 1 y 2 del
decreto 2271 de junio 18 del 2009 que dicen:
“Articulo 1°, Disminución de la base de retención en la
fuente: Para efectos de la disminución de la base de
retención en la fuente de los ingresos laborales, los pagos
por salud de que trata el literal a) del artículo 387 del E.T
son todos aquellos efectuados por los Planes Adicionales
de Salud, de que tratan las normas de seguridad social en
salud, que se financien con cargo exclusivo a los recursos
que paguen los particulares a entidades vigiladas por la
Superintendencia Nacional de Salud, que impliquen
protección al trabajador, su cónyuge y hasta dos (2) hijos.
Artículo 2°, Gastos en salud, educación y vivienda de los
servidores en el exterior. Los servidores del Ministerio de
Relaciones Exteriores que se encuentren prestando
servicios en el exterior, podrán deducir de la base de
retención en la fuente y en el impuesto sobre la renta, los
pagos efectuados por educación primaria, secundaria o
superior en establecimientos reconocidos por la autoridad
competente del país receptor, los pagos efectuados por
planes de salud adicionales a la cobertura que en esta
materia otorga el Ministerio de Relaciones Exteriores,
siempre que dichos pagos se financien exclusivamente por
los servidores en el exterior, así como los intereses y/o
corrección monetaria o costo financiero que se paguen
sobre préstamos para adquisición de vivienda del
contribuyente o adquisición por el sistema leasing.
Parágrafo: Para lo previsto en este artículo aplicarán los
límites anuales y demás restricciones que operan para la
generalidad de los casos previstos en los artículos 119 y
387 del Estatuto Tributario.”
28 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
(d) El salario pagado a un trabajador podrá pactarse entre las
partes como "integral" si el mismo es equivalente por lo
menos a 13 salarios mínimos legales vigentes (ver Art. 18 de la
ley 50/90; se dice 13 salarios, pues a los 10 primeros se les
debe recargar el factor prestaciones de la empresa, el cual no
puede ser inferior a un 30%, lo que en la práctica los eleva de
10 a 13). Por tanto, si el salario ha sido pactado como
"integral" (en el 2012 sería si supera 13 x (pendiente conocer
el salario mínimo del 2012) = (pendiente...), en ese caso, con
restar ese 25% de que trata el numeral 10 del Art.206 del ET,
se entenderá restado también su componente de "prestaciones
sociales" (véase el parágrafo 2 del Art.206 del ET).
¿Cuáles son los pasos a seguir para practicar la
retención en la fuente con el procedimiento 2?
De acuerdo con el Art.386 del E.T., los empleadores que
durante el primer semestre del 2012 vayan a aplicar el
procedimiento 2 de retenciones en la fuente sobre los salarios
que cancelen a sus trabajadores, tendrían que definir en
diciembre de 2011 cuál ha de ser el porcentaje fijo que
aplicarían a los pagos gravables de sus trabajadores durante
cada uno de los meses del semestre enero-junio de 2012.
Lo anterior implica que en el mes de diciembre de 2011 se
deberán tomar los pagos laborales de los 12 meses anteriores
a dicha fecha (se tomarían los pagos de diciembre de 2010 a
noviembre de 2011). Luego, se le deben hacer las depuraciones
permitidas por la norma ("ingresos no gravados", "rentas
exentas", etc.), para con ello obtener un "salario mensual
promedio gravable en los 12 meses". Ese "salario mensual
promedio gravable de los últimos 12 meses" se busca en la
tabla del Art.383. 6
6
Esa búsqueda en la tabla se hace actualizando la tabla con el UVT que rija
para el año 2012 ($ 26.049), esto es así dado que se usa la UVT del año en
que se practicarán las retenciones y no la UVT del año en que se hace el
cálculo del porcentaje (ver artículo 1 del decreto 1809 de 1998).
a c t u a l i c e s e . c o m | 29
Retención en la Fuente sobre salarios
Al hacer esa búsqueda se obtiene el "porcentaje fijo de
retención" que se ha de aplicar en cada uno de los 6 meses del
semestre enero – junio de 2012.
Por consiguiente, en el siguiente ejemplo se establece el
modelo de los cálculos que se necesitará hacer en diciembre
de 2011 para obtener el "porcentaje fijo de retención" que se
ha de aplicar a los pagos mensuales gravables de los
trabajadores durante el semestre enero-junio de 2012.
Ejemplo ilustrativo
En Diciembre de 2011 la empresa EL EJEMPLO SA
necesita definir cuál es el porcentaje fijo de
retención en la fuente que ha de aplicar durante el semestre
Enero a Junio de 2012 a los salarios que le cancelará en dichos
meses a su trabajador David Pérez
Parte 1: Cálculos que se hacen en diciembre de 2011 para
definir el porcentaje fijo a utilizar en enero-junio de 2012
Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables
ver nota
(*.*) al
final
Valores
Parciales
Totales
Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el
período Diciembre de 2010 a Noviembre de 2011:
Salarios
60.000.000
Otros pagos laborales (auxilios, subsidios, bonificaciones,
aportes que le haga la empresa) por cuenta de ella a los
fondos de pensiones, intereses de cesantías, cesantías, etc.)
5.600.000
Menos : Ingresos de esos 12 meses que se consideran "no
gravables" para el trabajador
• La parte recibida en "alimentación" (salario en especie)
(a)
• Aportes obligatorios que se le descuentan hacia el fondo de
pensiones (Art.126-1 ET)
• Aportes voluntarios a fondos de pensiones (que haga el
trabajador o que también le haya hecho la empresa a favor
del trabajador; (Art.126-1)
• Dineros descontados con destino a ser ahorrados
voluntariamente en cuentas A.F.C (Art.126-4 ET)
(b)
30 | a c t u a l i c e s e . c o m
(b)
(b)
0
3.000.000
1.000.000
0
65.600.000
Retención en la Fuente sobre salarios
ver nota
(*.*) al
final
Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables
Valores
Parciales
• Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
Totales
0
(Concepto DIAN 18381 Julio 30/90)
•
• Viáticos ocasionales para manutención y alojamiento, tanto
para empleados oficiales como de empresas
Subtotal 1
•
•
•
(4.000.000
)
0
61.600.000
Menos: Rentas exentas (Art.206 del ET)
En este caso, según el tipo de ingresos que recibió durante esos
12 meses, se restan las "rentas exentas" de entre las
contempladas en los numerales 1 a 9 del Art.206 del ET .
Supóngase que en este caso aplican las siguientes:
• Indemnizaciones por accidente de trabajo (numeral 1 del
Art.206)
• Lo recibido por cesantías e intereses de cesantías (numeral
4 del arrt.206)
Subtotal 2
• El 25% del subtotal 2, sin que exceda de 240 UVT mensuales
(es decir 240 x 12 x $ 26.049 = $75.021.000 )
Subtotal 3
0
5.600.000
56.000.000
(d)
(14.000.00
0)
42.000.000
El Subtotal 3 se divide entre 13, y nos produce el Subtotal 4
Menos: Una cualquiera de las siguientes dos "deducciones"
(Art.387 del ET)
1) Intereses en préstamos para adquisición de vivienda pagados
durante esos 12 meses anteriores y divididos por los meses a que
correspondieron
Ó
2) Pagos durante esos 12 meses anteriores por: a) medicina
prepagada del trabajador, la esposa y hasta dos hijos; b) seguros
de salud del trabajador la esposa y hasta dos hijos; c) educación
primara secundaria y superior del trabajador, la esposa y hasta
dos hijos (ver Art.387, inciso 2). Se toman los pagos hechos en
esos 12 meses anteriores y se divide por 12 o por el número de
meses a que correspondan
Menos: deducción de los aportes obligatorios a salud que efectuó
solamente el trabajador en “el año anterior”
Se resta el aporte mensual promedio que hizo durante “el año
anterior”. En este caso, como se está buscando la definición de
un porcentaje que se aplicará durante el 2012, y el valor que se
utilice aquí en este punto del cálculo es el mismo que se usará en
las depuraciones mensunales durante enero-junio de 2012, se
tendría que tomar entonces el aporte mensual promedio que
hizo durante el 2011 (ver art. 3 del decreto 2271 de junio de 2009
y los conceptos DIAN 077352 de septiembre de 2009 y 81294 de
octubre de 2009)
Subtotal 5 (salario mensual promedio gravable de los 12 meses
(5.600.000)
3.231.000
(c )
500.000
(c )
0
(500.000)
(200.000)
2.531.000
a c t u a l i c e s e . c o m | 31
Retención en la Fuente sobre salarios
Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables
ver nota
(*.*) al
final
Valores
Parciales
Totales
anteriores)
El porcentaje fijo de retención a usar durante –Enero- Junio de
2012 será: (el subtotal 5 se busca en la nueva tabla del Art.383
del ET, y se le aplica lo que dice el parágrafo de dicho art.383)
0,43%
La obtención del porcentaje fijo se hizo al buscar el salario
gravable ($2.531.000) en la tabla del artículo 383, así:
Valor de la UVT durante el 2012
$ 26.049
Valor del salario gravable del mes en términos de UVT
Rangos en UVT
Desde
Hasta
Tarifa Marginal
97.16
Instrucción para calcular la
retención ("impuesto") en $
>0
95
0%
$0
>95
150
19%
>150
360
28%
>360
En adelante
33%
(Ingreso laboral gravado
expresado en UVT menos 95
UVT)*19%
(Ingreso laboral gravado
expresado en UVT menos 150
UVT)*28% más 10 UVT
(Ingreso laboral gravado
expresado en UVT menos 360
UVT)*33% más 69 UVT
Siguiendo la instrucción del parágrafo del Art.383, el porcentaje fijo
de retención a aplicar durante el semestre saldría de:
($11.000/$26.049) / 97,16 = ………
Calculo en $ del
valor de la
retención
$0
$ 11.000
$0
$0
0,43%
De acuerdo con la circular DIAN 009 de enero 17 de 2007
(véase el punto IV-Retención en la fuente, y literal "a" Cambio
de tabla, de dicha circular), en este punto del cálculo se deben
trabajar con un resultado que contenga hasta las dos
primeras cifras decimales
Notas aclaratorias
(a) Solo quienes durante el 2012 devenguen hasta 310 UVT ($310
x $26.049 = $8.075.000) podrán tomar lo que reciban como
"alimentación" y restarlo como si fuese "ingreso no gravado".
Pero ese monto de lo que le den en "alimentación" no puede
32 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
exceder mensualmente de 41 UVT (41 UVT x $ 26.049 =
$1.068.000). Lo que exceda de ese valor, sí sería "ingreso
gravable" para el trabajador (ver Art.387-1 del E.T.)
(b) La suma de lo relacionado en estos tres conceptos no puede
exceder al 30% de lo devengado en los 12 meses del cálculo
(ver Art 126-1 inciso 3,)
(c) El trabajador que en el año anterior (2011) haya recibido
ingresos laborales brutos totales por menos de 4.600 UVT
(4.600 por el valor de la UVT del 2010, osea 4.600 x $25.132 =
$ 115.607.000; ver valores del Art.2 del Dec.4713 de 2005
convertidos a UVT en la tabla del Art.868-1 del ET), pueden
escoger durante el 2012 entre utilizar la opción 1 (deducción
de los "intereses por préstamos para adquisición de vivienda"),
o utilizar la opción 2 (pagos por salud y educación) . El que
haya ganado más de esa cifra, solo puede optar por la "Opción
1" (intereses en un préstamo para vivienda). En todo caso,
cuando escojan la "Opción 1" (deducción por "intereses"), tal
deducción no puede exceder de 100 UVT (eso sería 100 UVT
por el valor de la UVT del 2012, es decir, 100 x $ 26.049 = $
2.605.000;
ver valores del Art.5 del dec.4713 de 2005
convertidos a UVT en la tabla del Art.868-1 del ET ). Y para
quienes escojan la "Opción 2" (deducción por "pagos de salud
y educación"), ese valor no puede exceder del 15% del
"Subtotal 3". Así mismo, si lo que se tomará como deducción
son los pagos a salud prepagada, en ese caso se deberá tomar
en cuenta lo indicado en los artículos 1 y 2 del decreto 2271
de junio 18 2009 que expresan:
“Articulo 1°, Disminución de la base de retención en la
fuente: Para efectos de la disminución de la base de
retención en la fuente de los ingresos laborales, los pagos
por salud de que trata el literal a) del artículo 387 del E.T
son todos aquellos efectuados por los Planes Adicionales
de Salud, de que tratan las normas de seguridad social en
salud, que se financien con cargo exclusivo a los recursos
que paguen los particulares a entidades vigiladas por la
Superintendencia Nacional de Salud, que impliquen
protección al trabajador, su cónyuge y hasta dos (2) hijos.
a c t u a l i c e s e . c o m | 33
Retención en la Fuente sobre salarios
Artículo 2°, Gastos en salud, educación y vivienda de los
servidores en el exterior. Los servidores del Ministerio de
Relaciones Exteriores que se encuentren prestando
servicios en el exterior, podrán deducir de la base de
retención en la fuente y en el impuesto sobre la renta, los
pagos efectuados por educación primaria, secundaria o
superior en establecimientos reconocidos por la autoridad
competente del país receptor, los pagos efectuados por
planes de salud adicionales a la cobertura que en esta
materia otorga el Ministerio de Relaciones Exteriores,
siempre que dichos pagos se financien exclusivamente por
los servidores en el exterior, así como los intereses y/o
corrección monetaria o costo financiero que se paguen
sobre préstamos para adquisición de vivienda del
contribuyente o adquisición por el sistema leasing.
Parágrafo: Para lo previsto en este artículo aplicarán los
límites anuales y demás restricciones que operan para la
generalidad de los casos previstos en los artículos 119 y
387 del Estatuto Tributario.”
Parte 2: Aplicación del porcentaje fijo definido en diciembre
de 2011 en los salarios que se pagan entre Enero-Junio de
2012
Una vez definido en Diciembre de 2011 el porcentaje fijo de
retención que se ha de aplicar durante cada uno de los meses
del semestre enero-junio de 2012, supóngase que la empresa
EJEMPLO S.A. pagó durante Enero de 2012 a su trabajador
David Pérez los siguientes valores producto de la relación
laboral y determinó la retención aplicable a dicho trabajador
por el mes de Enero de 2012 así:
Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables
Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el
respectivo mes :
Salarios
Otros pagos laborales (auxilios, subsidios, bonificaciones,
aportes que le haga la empresa por cuenta de ella a los fondos
de pensiones, intereses de cesantías, cesantías, etc.)
34 | a c t u a l i c e s e . c o m
ver
nota
(*.*)
al
final
Valores
Parciales
Totales
6.000.000
360.000
6.360.000
Retención en la Fuente sobre salarios
Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables
Menos : Ingresos del mes que se consideran "no gravables" para
el trabajador
• La parte recibida en "alimentación" (salario en especie)
• Aportes obligatorios que se le descuentan hacia el fondo de
pensiones (Art.126-1 ET)
• Aportes voluntarios a fondos de pensiones (que haga el
trabajador o que también le haya hecho la empresa a favor
del trabajador; (Art.126-1)
• Dineros descontados con destino a ser ahorrados
voluntariamente en cuentas A.F.C (Art.126-4 ET)
ver
nota
(*.*)
al
final
Valores
Parciales
Totales
(a)
(b)
300.000
(b)
1.000.000
(b)
0
• Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
0
(Concepto DIAN 18381 Julio 30/90)
• Viáticos ocasionales para manutención y alojamiento, tanto
para empleados oficiales como de empresas
Subtotal 1
0
(1.300.000)
5.060.000
Menos: Renta exentas (Art.206 del ET)
En este caso, según el tipo de ingresos que recibió en el mes, se
restan las "rentas exentas" de entre las contempladas en los
numerales 1 a 9 del Art.206 del ET. Supóngase que en este caso
aplican las siguientes:
• Indemnizaciones por accidente de trabajo (numeral 1 del
Art.206)
• Lo recibido por intereses de cesantías (numeral 4 del
Art.206)
Subtotal 2
• El 25% del subtotal 2, sin que exceda de 240 UVT (es decir,
240 x $ 26.049 = $ 6.252.000 )
Subtotal 3
Menos: Una cualquiera de las siguientes dos "deducciones"
(Art.387 del ET)
1) Intereses en préstamos para adquisición de vivienda (Nota:
aquí se debe usar siempre el mismo valor que se haya usado a
esta altura cuando se definió el porcentaje fijo; ver el parágrafo 2
del Art.387 del E.T.)
Ó
2) Pagos por medicina prepagada o por educación, para el
trabajador, el cónyuge y hasta dos hijos (Nota: aquí se debe usar
siempre el mismo valor que se haya usado a esta altura cuando
se definió el porcentaje fijo; ver el parágrafo 2 del Art.387 del
E.T.)
0
360.000
(360.000)
4.700.000
(d)
(1.175.000)
3.525.000
(c )
500.000
(c )
0
(500.000)
a c t u a l i c e s e . c o m | 35
Retención en la Fuente sobre salarios
Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables
ver
nota
(*.*)
al
final
Valores
Parciales
Totales
Menos: deducción de los aportes obligatorios a salud que
efectúa solamente el trabajador
Se resta el aporte mensual promedio que hizo durante el año
anterior (en este caso durante el año 2011), y sin importar su
monto (Nota: aquí se debe usar
el mismo valor que se usó a esta altura cuando se hizo la
definición del porcentaje fijo; ver el inciso 2 del Art.3 del Dec
2271 de 2009)
Subtotal 4 ("salario gravable del mes")
2.825.000
Porcentaje fijo definido en diciembre de 2011
0.43%
Valor Retención en la fuente de Enero de 2012
12.148
(200.000)
(a), (b), (c), (d). En este cálculo que se hace en Enero de 2012
son válidas las mismas notas aclaratorias que se pusieron
cuando se hizo el cálculo del porcentaje fijo en diciembre de
2011.
36 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
a c t u a l i c e s e . c o m | 37
Retención en la Fuente sobre salarios
Capítulo 2
Normatividad
Estatuto Tributario
•
Artículo 383
•
Artículo 385
•
Artículo 386
•
Artículo 87-1
Otras normas:
Decreto 2271 de 18-06-2009
<Modificado por el Decreto 3655 de septiembre 23 de 2009>
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Decreto 2271
18-06-2009
Por el cual se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario.
El Presidente de la República de Colombia
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial
las conferidas por los numerales 11 y 20 del artículo 189 de la
Constitución Política, y en desarrollo de los artículos 119, 365
Y 387 del Estatuto Tributario.
DECRETA
Artículo 1°, Disminución de la base de retención en la fuente:
Para efectos de la disminución de la base de retención en la
fuente de los ingresos laborales, los pagos por salud de que
trata el literal a) del artículo 387 del E.T son todos aquellos
efectuados por los Planes Adicionales de Salud, de que tratan
38 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
las normas de seguridad social en salud, que se financien con
cargo exclusivo a los recursos que paguen los particulares a
entidades vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud,
que impliquen protección al trabajador, su cónyuge y hasta
dos (2) hijos.
Artículo 2°, Gastos en salud, educación y vivienda de los
servidores en el exterior. Los servidores del Ministerio de
Relaciones Exteriores que se encuentren prestando servicios
en el exterior, podrán deducir de la base de retención en la
fuente y en el impuesto sobre la renta, los pagos efectuados
por educación primaria, secundaria o superior en
establecimientos reconocidos por la autoridad competente del
país receptor, los pagos efectuados por planes de salud
adicionales a la cobertura que en esta materia otorga el
Ministerio de Relaciones Exteriores, siempre que dichos pagos
se financien exclusivamente por los servidores en el exterior,
así como los intereses y/o corrección monetaria o costo
financiero que se paguen sobre préstamos para adquisición de
vivienda del contribuyente o adquisición por el sistema
leasing.
Parágrafo: Para lo previsto en este artículo aplicarán los
límites anuales y demás restricciones que operan para la
generalidad de los casos previstos en los artículos 119 y 387
del Estatuto Tributario.
Artículo 3. Deducción de los aportes obligatorios. <Modificado
por el Decreto 3655 de septiembre 23 de 2009>El valor a
cargo del trabajador en los aportes obligatorios al Sistema
General de Seguridad Social en Salud es deducible. Para la
disminución de la base de retención en la fuente a título de
impuesto sobre la renta, el valor a deducir mensualmente se
obtiene de dividir el aporte total realizado por el trabajador
asalariado en el año inmediatamente anterior o el aporte que
aparezca en el certificado vigente entregado por el trabajador,
por doce (12) o por el número de meses a que corresponda si
es inferior a un año.
Cuando se trate del procedimiento de retención número dos
(2), el valor que sea procedente disminuir mensualmente, se
tendrá en cuenta tanto para calcular el porcentaje fijo de
retención semestral, como para determinar la base mensual
sometida a retención.
a c t u a l i c e s e . c o m | 39
Retención en la Fuente sobre salarios
Parágrafo 1. En todo caso para la procedencia de la deducción,
los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud
son los efectivamente descontados al trabajador por parte del
empleador.
Parágrafo 2. En los casos de cambio de empleador, el
trabajador podrá aportar el certificado de los aportes
obligatorios para salud efectuados en el año inmediatamente
anterior, expedido por el pagador o quien haga sus veces en la
respectiva entidad a más tardar el día quince (15) de abril de
cada año.
Artículo 4. Disminución de la base para trabajadores
independientes. El monto total del aporte que el trabajador
independiente debe efectuar al Sistema General de Seguridad
Social en Salud es deducible. En este caso, la base de retención
en la fuente al momento del pago o abono en cuenta, se
disminuirá con el valor total del aporte obligatorio al Sistema
General de Seguridad Social en Salud realizado por el
independiente, que corresponda al periodo que origina el pago
y de manera proporcional a cada contrato en los casos en que
hubiere lugar.
En tal sentido, no se podrá disminuir la base por aportes
efectuados en contratos diferentes al que origina el respectivo
pago y el monto a deducir no podrá exceder el valor de los
aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud que le
corresponda efectuar al independiente por dicho contrato.
Parágrafo 1°. Para los efectos previstos en el presente artículo,
el trabajador independiente deberá adjuntar a su factura,
documento equivalente o a la cuenta de cobro, si a ello
hubiere lugar, un escrito dirigido al agente retenedor en el
cual certifique bajo la gravedad de juramento, que los
documentos soporte del pago de aportes obligatorios al
Sistema General de Seguridad Social en Salud corresponden a
los ingresos provenientes del contrato materia del pago sujeto
a retención En el caso de que su cotización alcance el tope
legal de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales
vigentes, por la totalidad de sus ingresos por el respectivo
periodo de cotización deberá dejar expresamente consignada
esta situación.
40 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
Parágrafo 2°. Los agentes retenedores serán responsables por
las sumas deducidas en exceso provenientes de aportes
diferentes al contrato que origina el pago o abono en cuenta
sujeto a retención.
<Derogado por el Decreto 3655 de septiembre 23 de 2009>
ARTÍCULO 5°. En ningún caso la sumatoria de las deducciones
que efectúe un trabajador, para efectos de la retención en la
fuente, podrá superar el treinta por ciento (30%) de los
ingresos laborales o tributarios del año.
Artículo 6°. Retención en la fuente a servicios integrales de
laboratorio clínico, radiología o imágenes diagnósticas. De
acuerdo con el inciso quinto del artículo 392 del. Estatuto
Tributario, será del dos por ciento (2%) la tarifa de retención
en la fuente, a título del impuesto a la renta, respecto de los
pagos o abonos en cuenta ‘efectuados por servicios integrales
de salud prestados por Instituciones Prestadoras de Salud, IPS,
constituidas como personas jurídicas, especializadas en.
Servicios integrales de laboratorio clínico, radiología o
imágenes diagnósticas.
Artículo 7°.Vigencia. El presente decreto rige a partir de la
fecha de su publicación, y deroga las disposiciones que le sean
contrarias.
Publíquese y Cúmplase
Dado en Bogotá D.C., a los 18-06-2009.
OSCAR IVÁN ZULUAGA ESCOBAR
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
a c t u a l i c e s e . c o m | 41
Retención en la Fuente sobre salarios
Decreto 3655 de 23-09-2009
Ministerio de Hacienda y Crédito
Decreto 3655
23-09-2009
Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2271 de 2009
El Ministro del Interior y de Justicia de la República de
Colombia, Delegatario de Funciones Presidenciales Mediante
Decreto No. 3542 del 16 de Septiembre de 2009,
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial
las conferidas por los numerales 11 y 20 del artículo 189 de la
Constitución Política, y en desarrollo de los artículos 365 y
387 del Estatuto Tributario.
DECRETA
Artículo 1. Modificase el inciso primero del artículo 3 del
Decreto 2271 de 2009, el cual queda así:
“Artículo 3. Deducción de los aportes obligatorios. El valor a
cargo del trabajador en los aportes obligatorios al Sistema
General de Seguridad Social en Salud es deducible. Para la
disminución de la base de retención en la fuente a título de
impuesto sobre la renta, el valor a deducir mensualmente se
obtiene de dividir el aporte total realizado por el trabajador
asalariado en el año inmediatamente anterior o el aporte que
aparezca en el certificado vigente entregado por el trabajador,
por doce (12) o por el número de meses a que corresponda si
es inferior a un año.”
Artículo 2.Vigencia y derogatorias. El presente Decreto rige a
partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones
que le sean contrarias, en especial el artículo 5 del Decreto
2271 de 2009.
Publíquese y Cúmplase
Dado en Bogotá D.C., a los 23-09-2009.
OSCAR IVÁN ZULUAGA ESCOBAR
Ministro de Hacienda y Crédito Público
42 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
UVT del 2012
DIAN
Resolución 011963
17-11-2011
Por la cual se fija el valor de la Unidad de Valor Tributario –
UVT aplicable para el año 2012.
El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales
En uso de sus facultades legales, en especial de las
consagradas en el artículo 868 del Estatuto Tributario, y
Considerando:
Que el artículo 868 del Estatuto Tributario establece la Unidad
de Valor Tributario – UVT, como la medida de valor que
permite ajustar los valores contenidos en las disposiciones
relativas a los impuestos y obligaciones administrados por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la cual se
reajustará anualmente en la variación del índice de precios al
consumidor para ingresos medios, certificada por el
Departamento Administrativo Nacional de Estadística, en el
periodo comprendido entre el primero 1º de octubre del año
anterior al gravable y la misma fecha del año inmediatamente
anterior a este.
Que de acuerdo con la certificación suscrita por el
Coordinador (E) del Grupo Banco de Datos de la Dirección de
Difusión Mercadeo y Cultura Estadística del Departamento
Administrativo Nacional de Estadística – DANE, la variación
acumulada del índice de precios al consumidor para ingresos
medios, entre el 1º de octubre de 2010 y el 1º de octubre de
2011, fue de 3,65%.
Que el inciso tercero del artículo 868 del Estatuto Tributario
establece que le corresponde al Director General de la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, publicar
mediante Resolución antes del 1º de enero de cada año, el
a c t u a l i c e s e . c o m | 43
Retención en la Fuente sobre salarios
valor de la Unidad de Valor Tributario – UVT, aplicable para el
año gravable siguiente.
Que por lo anterior, se hace necesario establecer el valor de la
Unidad de Valor Tributario – UVT, que regirá para el año
gravable 2012.
En mérito de lo expuesto, el Director General de la Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales,
Resuelve
Artículo 1. Valor de la Unidad de Valor Tributario – UVT.
Fijase en veintiséis mil cuarenta y nueve pesos ($26.049) el
valor de la Unidad de Valor Tributario – UVT, que regirá
durante el año 2012.
Artículo 2. Para efectos de convertir en valores absolutos las
cifras y valores expresados en UVT; aplicables a las
disposiciones relativas a los impuestos y obligaciones
administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales de que trata el artículo 868-1 del Estatuto
Tributario, se multiplica el número de las Unidades de Valor
Tributario UVT por el valor de la UVT y su resultado se
aproxima de acuerdo con el procedimiento de aproximaciones
de que trata el inciso sexto del artículo 868 del Estatuto
Tributario.
Artículo 3. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la
fecha de su publicación.
Publíquese y Cúmplase.
Dada en Bogotá, D.C., a los 17-11-2011.
JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ
Director General
44 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
Capítulo 3
Artículos de actualidad
¿Qué sucede con el factor prestacional de
los asalariados con salario integral a la hora
de hacerles retenciones en la fuente?
Publicado: 22 de marzo de 2010
Conceptos vigentes. Tener en cuenta valor de UVT al 2012
La disposición contenida en el parágrafo 2 del artículo 206 del
Estatuto Tributario aclara de qué forma, en la depuración mensual
de los salarios sometidos a retenciones en la fuente, se terminaría
restando el factor prestacional, cualquiera sea su monto, de los
asalariados que devenguen salario integral.
Tanto en el procedimiento 1 como en el procedimiento 2, los
pagos mensuales que realice el empleador al trabajador se
depuran conservando la siguiente estructura básica:
Valor de los pagos totales recibidos por el
trabajador en el mes
Menos: Ingresos no gravados (los expresamente
señalados en las normas como por ejemplo los
indicados en el artículo 126-1 y 126-4 del Estatuto
Tributario por aportes a fondos de pensiones y las
cuentas de Ahorro al Fomento de la Construcción.
También lo indicado en el Artículo 387-1 por
concepto de alimentación.)
Subtotal 1
Menos: Rentas exentas mencionadas en los
numerales 1 a 9 del artículo 206 del Estatuto
Tributario
Subtotal 2
Menos: 25% del subtotal 2, el cual se puede tomar
como “Las demás Rentas exentas” a que se refiere el
numeral 10 del Artículo 206 del Estatuto Tributario.
Este valor que se calcule aquí no puede exceder en
todo caso de 240 UVT
xxxxxxxx
(xxxxxxx)
xxxxxxxx
(xxxxxxx)
xxxxxxx
(xxxxxxx)
a c t u a l i c e s e . c o m | 45
Retención en la Fuente sobre salarios
Subtotal 3
Menos: Las deducciones especiales permitidas en el
artículo 387 del ET. Allí se mencionan dos tipos de
deducciones que son: a) Los intereses pagados
durante el año anterior por el trabajador en un
crédito para adquisición de su vivienda, o b) Los
pagos hechos por salud pre pagada y educación en
el año anterior a favor el trabajador, el cónyuge y
hasta dos hijos. Los trabajadores que hayan tenido
en el año anterior ingresos brutos laborales
superiores a 4.600 UVT solo pueden usar la opción
“a”, y el valor que tomen no puede exceder
mensualmente de 100 UVT (ver artículo 2 y 5 del
Decreto 4713 de Diciembre de 2005). Los que hayan
obtenido ingresos brutos laborales en el año anterior
por menos de 4.600 UVT, pueden escoger entre la
opción “a” (guardando también el límite de no poder
retar cada mes una cifra superior a los 100 UVT), o
la opción “b” (pero en este último caso el valor que
pueden restar cada mes no puede exceder del 15%
del Subtotal 3 y deben además ceñirse a lo indicado
en los artículos 1 y 2 del Decreto 2271 de junio de
2009). Además, cuando empieza un nuevo año fiscal,
el trabajador tiene tiempo hasta el 15 de abril para
entregarle a su empleador los certificados de lo que
pagó por esos conceptos durante el año anterior. En
consecuencia, entre enero y abril, el empleador
podrá hacer las depuraciones con el mismo dato que
usó en el año anterior. Y si después del 15 de abril el
trabajador no trae el nuevo certificado, entonces el
empleador ya no le podrá seguir restando más
valores por concepto de estas deducciones (ver
Artículo 7 del Decreto 4713 de Diciembre de 2005).
Menos: Los pagos que durante el año anterior haya
efectuado el trabajador con destino al plan
obligatorio en salud. Cada mes puede restar el
promedio mensual de los pagos que hizo en el año
anterior, y sin guardar ningún límite respecto del
Subtotal 3 (ver Artículo 3 del decreto 2271 de Junio
de 2009, modificado con Decreto 3655 de
Septiembre de 2009)
(xxxxxx)
Salario mensual gravable
xxxxxx
xxxxxx
(xxxxx)
Ese Salario Mensual gravable, si el trabajador está sujeto al
procedimiento 1 de Retención en la Fuente, se le buscará
dentro de la Tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario
para definir allí su retención en la fuente aplicable. Pero si el
46 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
trabajador está sujeto al procedimiento 2, entonces a ese
Salario Mensual Gravable se le aplicará el porcentaje fijo que
se haya definido en el mes de junio o diciembre anteriores
como porcentaje que se aplicaría durante cada mes del
semestre siguiente (consulta nuestras plantillas en Excel:
“Retención en la fuente durante 2010 con Procedimiento 1”;
“Retención en la fuente durante 2010 con procedimiento 2”).
¿Qué sucede cuando se paguen salarios integrales?
Como se explicó anteriormente, en el proceso de depuración
mensual de los salarios se llega a un “Subtotal 1” al cual se le
calculará luego un 25% (sin exceder de 240 UVT
mensualmente) por concepto de “las demás rentas exentas” ya
que así lo permite el numeral 10 del artículo 206 del ET.
Sucede entonces que si el trabajador está devengando un
salario integral (el cual debe ser como mínimo de 13 salarios
mínimos mensuales vigentes pues debe corresponder a por lo
menos 10 salarios mínimos incrementados en un 30% como
mínimo por concepto de factor prestacional; ver artículo 18 de
la ley 50 de 1990), en ese caso, al momento de calcular ese
“25%” antes comentado, con la resta de ese “25%” se entiende
restado el factor prestacional (cualquiera que sea) que está
involucrado en su salario integral. Así lo indica el parágrafo 2
del mismo artículo 206 del Estatuto Tributario donde se lee:
“PARAGRAFO 2º. <Parágrafo adicionado por el
artículo 96 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es
el siguiente:> La exención prevista en el numeral 10,
no se otorgará sobre las cesantías, sobre la porción
de los ingresos excluida o exonerada del impuesto de
renta por otras disposiciones, ni sobre la parte
gravable de las pensiones. La exención del factor
prestacional a que se refiere el artículo 18 de la Ley
50 de 1990 queda sustituida por lo previsto en este
numeral.”
a c t u a l i c e s e . c o m | 47
Retención en la Fuente sobre salarios
¿Por qué el aporte a salud que se resta en la
Retención sobre pagos laborales no debería
ser el del año anterior?
Publicado: 2 de noviembre de 2009
Conceptos vigentes
Aquí recogemos cuatro razones por las cuales debería modificarse
el Decreto 2271 de 2009 para permitir que el aporte obligatorio a
salud que se reste en los procesos de Retención en la Fuente sobre
pagos laborales sean los del mes en que se hace el pago y no los del
año anterior.
El pasado mes de Junio de 2009 fue expedido el Decreto 2271
(que luego fue modificado con el Decreto 3655
de
Septiembre 23 de 2009) para establecer que en los procesos
de depuración mensual de retención en la fuente sobre pagos
labores lo que se podría deducir es el aporte mensual
promedio
a salud obligatoria que el trabajador haya
realizado en el año inmediatamente anterior. (Ver el artículo
2 del Decreto 2271; consulta nuestros anteriores editoriales:
“Gobierno reglamenta Retención en la fuente para asalariados
y Trabajadores independientes” y “Gobierno modifica el
Decreto 2271 reglamentario de la Retención en la fuente por
salarios y honorarios”).
Con esa disposición se cambió toda la dinámica que se había
estado aplicando desde mayo de 2008 en adelante, pues la
Dian, con el Concepto 43973 de dicha fecha (que fue luego
aclarado con el Concepto 06667 de Julio de 2008) había
indicado que ese aporte a salud que se podía restar de la base
de retención en la fuente era el que el trabajador realizaría en
ese mismo mes en que se le hacen los pagos laborales.
Y hace poco la Dian, en su Concepto 077352 de septiembre
22 de 2009 , mencionó que restar el aporte a salud del año
anterior, y no el del propio periodo del pago laboral, es algo
que no tiene por qué implicar algún tipo de desequilibrio
fiscal pues lo mismo sucede con los pagos que el trabajador
haya hecho por intereses en un crédito para adquisición de
vivienda o los pagos por salud pre pagada para él, el cónyuge
y hasta dos hijos, ya que en estos casos lo que se resta
48 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
también, según el Decreto 4713 de 2005, es lo que el
trabajador pago por esos conceptos en el año anterior.
Cuatro razones
Ahora bien, consideramos que lo se estableció en el decreto
2271 de permitir que el aporte a salud que se reste en el
proceso sea el que hizo el trabajador en el año anterior y no el
que realizará en el mes del pago, es algo que conlleva a que se
presenten inconsistencias importantes por los siguientes
motivos.
1. En primer lugar, se debe tener presente que en ese mismo
proceso de depuración mensual el trabajador también
restará el valor de los aportes (obligatorios y voluntarios)
que va a realizar, en ese mes del pago, a los fondos de
pensiones. No restan los valores que aportaron en el año
inmediatamente anterior. Por tanto, si el aporte a pensión
que se resta es el del propio periodo, lo mismo debería
permitir hacerse con el aporte a salud, no solo para que
haya coherencia, sino también porque el dinero que el
trabajador destina en el mes para cubrir su aporte a salud
es, al igual que el aporte a pensión, un dinero con destino
al cubrimiento de una obligación parafiscal y por eso es
que no debe quedar sujeto a ningún tributo (así fue como
se sustentó el Concepto Dian 43973 de 2008, el cual se
sujetó a lo dicho por la Corte Constitucional en su
sentencia C-711 de 2001).
2. En el mismo Decreto 2271, en su artículo 4, se estableció
que en el caso de los trabajadores independientes que
reciben ingresos por honorarios o servicios, a ellos se les
restará, en el cálculo de la retención en la fuente
respectiva, el valor de los aportes a salud que realizarán
en ese mismo período del pago (y no los del año anterior).
En consecuencia, si al trabajador independiente se le
permite hacer eso, lo mismo, por equidad, debería
permitirse hacer al asalariado.
3. Cuando el asalariado esté obligado a presentar al final del
año su respectiva Declaración de Renta, obviamente
restará en dicha declaración los pagos a pensiones y salud
que cubrió con los ingresos de ese propio año fiscal. No
a c t u a l i c e s e . c o m | 49
Retención en la Fuente sobre salarios
restará los aportes a salud que hizo en el año
inmediatamente anterior. Por tal razón, lo más lógico es
que su empleador, a lo largo del respectivo año fiscal,
también restara los aportes de ese mismo año fiscal y no
los del año anterior.
4. Si el asalariado no trabajó en el año inmediatamente
anterior, entonces no tendría como reducir la base de su
Retención en la Fuente a pesar de que en ese mes en que le
están haciendo los pagos labores sí está enviando dineros
obligatorios al sistema de salud y esos pagos, como lo ha
dicho la Corte Constitucional, son aportes parafiscales que
no deben quedar sujetos a ningún tributo lo cual no se
estaría cumpliendo. Y no puede decirse que cuando el
asalariado pase al nuevo año, entonces tendrá la debida
compensación de que los aportes que hizo en el año
anterior serán restados de la base en ese nuevo año pues
puede suceder que en el nuevo año no tenga trabajo.
Por todo lo anterior, sí sería
Hacienda vuelva a revisar la
lograr que el aporte a salud
mensual sea el del propio mes
necesario que el Ministerio de
norma del Decreto 2271 para
que se reste en la depuración
y no el del año anterior.
Gobierno modifica el Decreto 2271 de junio
de 2009 reglamentario de la retención en la
fuente por salarios y honorarios
Publicado: 30 de septiembre de 2009
Conceptos vigentes
Con el Decreto 3655 de septiembre 23 de 2009 se ha eliminado el
límite de 30% por concepto de deducciones con las cuales los
asalariados y trabajadores independientes podían rebajar su salario
o pago gravable. Eso significará que ahora podrán usar todas las
deducciones que les permite la norma, sin tener que conservar
ningún límite, y con ello estar sujetos a una menor Retención en la
Fuente.
El pasado 23 de septiembre de 2009 el Ministerio de Hacienda
50 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
expidió su Decreto 3655 por medio del cual se efectuaron dos
importantes modificaciones a la norma que ha estado
contenida en el Decreto 2271 del 18 de junio de 2009 y con el
cual se habían hecho importantes reglamentaciones sobre la
forma en cómo Asalariados y Trabajadores Independientes
pueden disminuir su base mensual de Retenciones en la
fuente por salarios y/o servicios y honorarios (consulta
nuestro anterior editorial de Junio 29 de 2009: “Gobierno
reglamenta retención en la fuente para Asalariados y
Trabajadores Independientes”).
Esta vez, con el artículo 1 del Decreto 3655 se ha modificado
solamente el inciso primero del artículo 3 del Decreto 2271.
Para que podamos entender el cambio introducido, conviene
que contrastemos la forma en cómo quedaría el texto
completo de dicho artículo 3 después de la modificación y la
forma en cómo estaba redactado inicialmente.
Versión que tenía antes de ser
modificado
Versión con que queda después
del cambio efectuado
Artículo 3°. Disminución de la base
por pagos laborales. El porcentaje a
cargo del trabajador en los aportes
obligatorios al Sistema General de
Seguridad Social en Salud es
deducible. Para la disminución de la
base de retención en la fuente por
el monto del aporte al Sistema
General de Seguridad Social en
Salud en el porcentaje que
corresponde asumir al trabajador,
efectuado en el año
inmediatamente anterior, el valor a
deducir mensualmente será el
resultado que se obtenga de dividir
el aporte realizado por el
trabajador asalariado en el año
anterior por doce (12) o por el
número de meses a que
corresponda, si éstos fueran
inferiores a un año.
Artículo 3°. Deducción de los
aportes obligatorios. El valor a
cargo del trabajador en los
aportes obligatorios al Sistema
General de Seguridad Social en
Salud es deducible. Para la
disminución de la base de
retención en la fuente a título de
impuesto sobre la renta, el valor a
deducir mensualmente se obtiene
de dividir el aporte total realizado
por el trabajador asalariado en el
año inmediatamente anterior o el
aporte que aparezca en el
certificado vigente entregado por
el trabajador, por doce (12) o por
el número de meses a que
corresponda si es inferior a un
año.
Cuando se trate del procedimiento
de retención número dos (2), el
Cuando se trate del procedimiento
de retención número dos (2), el
a c t u a l i c e s e . c o m | 51
Retención en la Fuente sobre salarios
valor que sea procedente disminuir
mensualmente, se tendrá en cuenta
tanto para calcular el porcentaje
fijo de retención semestral, como
para determinar la base mensual
sometida a retención.
valor que sea procedente
disminuir mensualmente, se
tendrá en cuenta tanto para
calcular el porcentaje fijo de
retención semestral, como para
determinar la base mensual
sometida a retención.
Parágrafo 1. En todo caso para la
procedencia de la deducción, los
aportes al Sistema General de
Seguridad Social en Salud son los
efectivamente descontados al
trabajador por parte del empleador.
Parágrafo 1. En todo caso para la
procedencia de la deducción, los
aportes al Sistema General de
Seguridad Social en Salud son los
efectivamente descontados al
trabajador por parte del
empleador.
Parágrafo 2. En los casos de cambio
de empleador, el trabajador podrá
aportar el certificado de los aportes
obligatorios para salud efectuados
en el año inmediatamente anterior,
expedido por el pagador o quien
haga sus veces en la respectiva
entidad a más tardar el día quince
(15) de abril de cada año.
Parágrafo 2. En los casos de
cambio de empleador, el
trabajador podrá aportar el
certificado de los aportes
obligatorios para salud efectuados
en el año inmediatamente
anterior, expedido por el pagador
o quien haga sus veces en la
respectiva entidad a más tardar el
día quince (15) de abril de cada
año.
(Los subrayados son nuestros)
Se aclara cómo se calcula la reducción de la base cuando
ha habido cambio de empleador
Como se ve, la intención de la modificación que se hace al
inciso primero del artículo 3 del Decreto 2271 es la dejar en
claro que el valor que se podrá restar mensualmente en la
base del cálculo de retención sobre salarios por concepto del
aporte obligatorio que el asalariado realizó en el año anterior
al sistema de salud, no solo aplica cuando se trata de
asalariados que continúan teniendo entre un año y otro a un
mismo empleador (caso en el cual ese empleador ya conoce
cuáles fueron los aportes que le descontó y los dividirá entre
12 o por el número de meses al que corresponda),
Con la frase que le agregan ahora a ese primer inciso (y que la
presentamos subrayada), se deja claro que si se trata de un
trabajador que cambió de empleador entre un año y otro, en
52 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
ese caso el cálculo respectivo lo realizará el nuevo empleador
tomando el “certificado” emitido por el anterior empleador
(ver el parágrafo 2 del artículo), y dividiéndolo también entre
12 o por el número de meses a que corresponde.
Como sea, seguimos pensando (como ya lo dijimos en nuestro
anterior editorial), que la norma no debía haber quedado
haciendo referencia a que el valor que se puede restar en la
base mensual sea el valor que el trabajador pagó a salud en el
“año anterior”, pues puede suceder que haya trabajadores que
justamente no hayan tenido trabajo en ese año anterior y por
tanto, por equidad con ese tipo de trabajadores, lo que se
debería restar, en todos los casos en la base mensual de
retenciones (y que fue lo que se hizo entre julio de 2008 y
junio 2009 con la doctrina que tenía la Dian) sería el aporte
que en ese mismo mes del pago le van a descontar con
destinación al pago obligatorio de salud.
Y es que cuando se acabe cada año fiscal, y el asalariado esté
obligado a declarar renta, la Dian siempre ha dicho que los
asalariados pueden restar, como ingreso no gravado, aquel
valor que en el mismo año gravable (y no en el “año anterior”)
destinaba como aportes obligatorios al sistema de salud
(véase los diseños más recientes del Certificado de Ingresos
Laborales, formulario 220, y el numeral 43.9 en la Cartilla
instructiva de la Dian para el Formulario 210de Declaración de
Renta Personas naturales no obligadas a llevar contabilidad).
Solo así habría uniformidad entre las depuraciones que
mensualmente le realiza su agente de retención y lo que el
asalariado hará por su cuenta al finalizar el año para
presentar su declaración de renta.
Se elimina el límite máximo de 30% en deducciones con
que se pude afectar la base
El segundo cambio que el mismo decreto 3655 le efectuó al
Decreto 2271 consistió en derogar el texto del artículo 5 de
este último. Dicho artículo decía lo siguiente:
a c t u a l i c e s e . c o m | 53
Retención en la Fuente sobre salarios
“ARTÍCULO 5°. En ningún caso la sumatoria de las
deducciones que efectúe un trabajador, para efectos
de la retención en la fuente, podrá superar el treinta
por ciento (30%) de los ingresos laborales o
tributarios del año.”
Como lo habíamos dicho en nuestro anterior editorial,
consideramos que la última palabra de esa norma ahora
derogada no debía entenderse como “año” sino como “mes”,
pues el decreto se refiere a la reducción de la base de
retención para asalariados y trabajadores independientes la
cual se implica hacer depuraciones cada mes en que se hagan
pagos por esos conceptos.
Y mientras estuvo vigente esta norma, quedaba claro entonces
que las deducciones con las cuales se podía afectar la base de
retención para el asalariado y el trabajador independiente (o
sea, los deducciones originadas en pagos obligatorios a salud,
o los pagos a entidades de educación superior, o los pagos a
salud pre pagada, o los intereses en créditos de vivienda, etc.;
ver Art.), y que son distintos de los ingresos no gravados
(como el aporte obligatorio y/o voluntario a los Fondos de
Pensiones y cuentas AFC) eran deducciones que combinadas
no podían exceder del 30% del pago gravable (para entender
mejor a qué altura se colocan los “deducciones” en el proceso
por ejemplo de una depuración mensual de salarios, consulta
nuestra herramienta en Excel: “Modelo para depuración de
salarios y obtención de la Retención en la fuente durante 2009
con el procedimiento 1”).
Ahora que ha sido derogado ese límite, podrán entonces los
trabajadores independientes y los asalariados usar todas las
deducciones que las normas le permiten y sin importar que
terminen excediendo el 30% del pago gravable. Eso significará
que podrán tener una menor base gravable final y por tanto
una menor retención en la fuente mensual.
54 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
¿Con qué beneficiario se deberían registrar
los pagos indirectos en beneficio de los
asalariados?
Publicado: 13 de julio de 2009
Conceptos vigentes
Son varias las consecuencias Tributarias que se originarían cuando
estos pagos no son registrados en la contabilidad de forma
correcta.
En las empresas, cuando se trata de efectuar los pagos por
salarios y demás prebendas laborales a los trabajadores, es
común ver que tales pagos no siempre se realizan en forma
directa (con dinero) a dicho trabajador sino que los mismos se
suelen complementar con ciertos pagos hechos a terceros
pero que son claramente para beneficio del asalariado (pagos
indirectos).
Entre esos pagos a terceros pero en beneficio del trabajador
figuran por ejemplo el pago de la alimentación, o el pago de
un plan de telefonía celular, o el pago de un curso académico,
o el pago con bonos para gasolina o mercado, o el envío de
aportes extraordinarios a los fondos de pensiones, etc.
Aunque esos pagos se efectúen a terceros, sería claro que si
los mismos son en realidad para beneficio del trabajador, son
valores que se constituyen entonces en un ingreso fiscal para
el trabajador (siempre y cuando no exista alguna norma
especial, como la contenida en el artículo 387-1 del Estatuto
Tributario, y con la cual se establezca lo contrario; esa norma
habla de que ciertos pagos por alimentación serían ingreso
para el tercero y no para el trabajador)
Lo anterior incluso está sustentado en la norma contenida en
el artículo 5 del Decreto 3750 de 1986 donde se lee:
“ART. 5º—Para efectos de lo previsto en los artículos
anteriores, constituyen pagos indirectos hechos al
trabajador, los pagos que efectúe el patrono a
terceras personas, por la prestación de servicios o
adquisición de bienes destinados al trabajador o a su
cónyuge, o a personas vinculadas con él por
a c t u a l i c e s e . c o m | 55
Retención en la Fuente sobre salarios
parentesco
dentro
del
cuarto
grado
de
consanguinidad, segundo de afinidad o único civil,
siempre y cuando no constituyan ingreso propio en
cabeza de las personas vinculadas al trabajador y no
se trate de las cuotas que por ley deban aportar los
patronos a entidades tales como el Instituto de
Seguros Sociales, el Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar, el Servicio Nacional de
Aprendizaje y las cajas de compensación familiar.
Se excluyen los pagos que el patrono efectúe por
concepto de educación, salud y alimentación, en la
parte que no exceda del valor promedio que se
reconoce a la generalidad de los trabajadores de la
respectiva empresa por tales conceptos, y siempre y
cuando correspondan a programas permanentes de
la misma para con los trabajadores.”
Se debe usar el NIT correcto
Por razón de lo anterior, si los pagos a terceros son un ingreso
fiscal para el trabajador, entonces en la contabilidad deben
quedar registrados con el NIT del propio asalariado dentro de
la cuenta “gastos laborales” y no con el NIT de ese tercero.
Para que eso se cumpla, lo que se tiene que verificar es que en
las empresas, cuando se contabilice la nómina, el pago por
salarios que se registraría con el NIT del asalariado deberá
reflejar el valor total global que se le hará (pago directo más
pagos indirectos), y que luego, en las columnas de
“deducciones o descuentos”, se le resten y se registren como
pasivos los valores que se le pagarán a los terceros por los
beneficios que la empresa le está cubriendo al asalariado.
Lo anterior implica entonces que cuando esos terceros hagan
llegar las facturas por los servicios que la empresa les
contrató en beneficio de los asalariados (ejemplo la factura de
la telefonía celular, o del restaurante, o de los cursos
académicos, etc.) dicha factura no debería venir a nombre de
la empresa sino del asalariado mismo.
Consecuencias de no usar el NIT correcto
Si no se siguen las anteriores recomendaciones, y sucede que
56 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
la empresa cuando contabiliza la nómina solo registra con el
NIT del asalariado el pago directo al trabajador, y por aparte
registra con el NIT del tercero los pagos indirectos en
beneficio del trabajador, entonces se terminarían presentando
bastantes errores tributarios tales como:
1. No se practicaría correctamente la retención en la fuente al
asalariado pues no se estarían manejando en la base del
cálculo todos los verdaderos ingresos del trabajador.
2. La Empresa termina haciendo retenciones en la fuente a
los terceros cuando no se tenían que hacer.
3. En el certificado de pagos laborales que al final del año se
le da al asalariado no quedarían reflejados todos los pagos
que sí eran ingreso tributario del asalariado (lo cual afecta
no solo la declaración de renta de ese asalariado sino que
también afectaría los reportes de información exógena que
posiblemente tenga que realizar la empresa a la Dian ya
que no reportó correctamente lo que eran pagos al
trabajador).
4. Terminar tomándose equivocadamente como descontables
los IVA que venían en esas facturas de los terceros.
Gobierno reglamenta retención en la fuente
para asalariados y trabajadores
independientes
Publicado: 29 de junio de 2009
Conceptos vigentes
Los artículos 3 y 4 del Decreto 2271 de Junio de 2009
reglamentaron la disminución de la base de retención por pagos
obligatorios a salud. La nueva reglamentación implica cambios en
comparación a la forma en cómo la Dian había permitido dicha
disminución con sus conceptos del año 2008. Los trabajadores
independientes que se beneficiarán con esta medida son en la
práctica los que prestan sus servicios bajo la existencia de
contratos y no los que realizan sus servicios de forma ocasional.
a c t u a l i c e s e . c o m | 57
Retención en la Fuente sobre salarios
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público expidió el pasado
18 de junio de 2009 su Decreto 2271 (el cuál empezó a regir
desde esa misma fecha) para efectuar importantes
reglamentaciones en relación con la forma en como los
asalariados y trabajadores independientes pueden disminuir
su base retención en la fuente por salarios, o por honorarios,
comisiones y servicios, según corresponda, con el valor de los
aportes que tales personas realizan obligatoriamente al
sistema de seguridad social en salud.
Como se recordará, fue el pasado año 2008 cuando la Dian
cambió de doctrina y a través de sus conceptos 43973 de
mayo 2 de 2008 y 06667 de julio 11 de 2008 indicó que los
agentes de retención sí podían tomar el aporte que el
trabajador asalariado realiza obligatoriamente cada mes al
sistema de seguridad social en salud (es decir, el 4% de sus
salario mensual) y restarlo como otra deducción más (a la
misma altura en la que se restan los pagos a salud pre pagada)
en la depuración mensual que el agente de retención le realiza
a dicho trabajador asalariado para el cálculo de la respectiva
retención en la fuente mensual (consulta nuestro anterior
editorial: “Aportes a salud son deducción y no un Ingreso No
gravado”).
Y esa misma disposición que en el concepto se aplicaba solo a
los asalariados (pues se refería al caso solamente de los
“ingresos laborales”), nosotros en nuestro portal entendimos
que también podría hacerse aplicable a los trabajadores
independientes que desarrollan contratos con las empresas
percibiendo honorarios comisiones y servicios y que por tanto
también se ven obligados a efectuar aportes al sistema de
Salud y Pensiones.
Es decir, esos trabajadores independientes también se debían
ver beneficiados de que su agente de retención les restara de
la base de retención por honorarios, comisiones y servicios los
valores que dicho trabajador aporta obligatoriamente cada
mes, por motivo de esos contratos, al sistema de salud
(consulta nuestro anterior editorial: “Independientes pueden
rebajar la base de su retención en la fuente con los aportes a
seguridad social”).
Habiendo repasado lo anterior, podemos destacar lo que
ahora ha quedado dispuesto en el nuevo Decreto 2271 sobre
58 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
este importante asunto y que cambia en cierta forma la
manera en como se venía dando aplicación a la doctrina de la
Dian pues se introducen unos elementos de regulación muy
importantes.
Reglamentación para los asalariados
En primer lugar, en el artículo 3 del decreto 2271 se dispuso
lo siguiente para el caso de la retención en la fuente de
quienes sean asalariados:
“Artículo 3°, Disminución de la base por pagos
laborales. El porcentaje a cargo del trabajador en los
aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad
Social en Salud es deducible. Para la disminución de
la base de retención en la fuente por el monto del
aporte al Sistema General de Seguridad Social en
Salud en el porcentaje que corresponde asumir al
trabajador, efectuado en el año inmediatamente
anterior, el valor a deducir mensualmente será el
resultado que se obtenga de dividir el aporte
realizado por el trabajador asalariado en el año
anterior por doce (12) o por el número de meses a
que corresponda, si éstos fueran inferiores a un año.
Cuando se trate del procedimiento de retención
número dos (2), el valor que sea procedente
disminuir mensualmente, se tendrá en cuenta tanto
para calcular el porcentaje fijo de retención
semestral, como para determinar la base mensual
sometida a retención.
Parágrafo 1. En todo caso para la procedencia de la
deducción, los aportes al Sistema General de
Seguridad Social en Salud son los efectivamente
descontados al trabajador por parte del empleador.
Parágrafo 2. En los casos de cambio de empleador, el
trabajador podrá aportar el certificado de los aportes
obligatorios para salud efectuados en el año
inmediatamente anterior, expedido por el pagador o
quien haga sus veces en la respectiva entidad a mas
tardar el día quince (15) de abril de cada año.
(Los subrayados son nuestros)
a c t u a l i c e s e . c o m | 59
Retención en la Fuente sobre salarios
Se puede notar cómo en esta nueva reglamentación se está
indicando que el aporte que se puede restar en la depuración
mensual de los pagos laborales de un asalariado no sería el
aporte que en ese mismo mes se le va a descontar al
asalariado para enviarlo al sistema de salud, sino que el valor
a estar sería la doceava parte de los aportes que hizo en el año
anterior (o la parte que corresponda si es que en ese año
anterior no aportó a salud por todos los meses sino por
menos meses).
Y eso conlleva a que si el asalariado viene de otra empresa,
entonces al vincularse a la nueva tendrá que pedir a la
anterior empresa un “certificado” de los montos aportados a
salud a través de ese anterior empleador.
Esto cambia radicalmente la forma en como se venía aplicando
la doctrina de la Dian desde julio de 2008, pues los agentes de
retención que aplican el procedimiento 1 de retención en la
fuente a sus asalariados sí estaban restando el aporte que el
trabajador realizaría en ese mismo mes en que se le hacen sus
pagos laborales sometidos a retención en la fuente (consulta
nuestra herramienta: “Modelo para depuración de Salarios y
obtención de la Retención en la fuente durante 2009Procedimiento 1”.
Creemos que con esta medida se va a crear un gran
desequilibrio fiscal para los asalariados pues si sucede que un
asalariado logra trabajar en un X año (por ejemplo el 2009), y
no logra trabajar en el siguiente (el 2010), y luego vuelve a
trabajar en el subsiguiente (2011), entonces, cuando en el
2011 le estén pagando sus salarios no va a poder disminuir su
base de retención que porque en el año “inmediatamente
anterior” no efectuó aportes obligatorios al sistema de salud, y
ello significaría entonces que no sólo no pudo disminuir su
base de retención durante el 2009 sino que tampoco lo podrá
hacer durante el 2011.
Sería conveniente que el Gobierno volviera a permitir que el
aporte que se puede restar de la base sea el que se le
descontará al trabajador en el mismo mes en que se le
efectúan los pagos laborales y no los aportes del año
“inmediatamente anterior” (esto último se podría decir que
solo beneficiaría a los asalariados sometidos a procedimiento
60 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
2 de Retención en la fuente aun cuando cambien de
empleador).
De otra parte, habría que advertir que si bien el valor que el
asalariado va a terminar restando mensualmente en su base
de retención en la fuente por pagos laborales en un mismo
año fiscal es el valor que por aportes obligatorios a salud
efectúo en el año inmediatamente anterior, en todo caso,
cuando se cierre ese año fiscal y tenga entonces que presentar
su Declaración de Renta, los valores que va a deducir en dicha
declaración de renta por aportes obligatorios a salud no serán
los del año anterior sino los efectuados en el mismo año al
que corresponde la declaración de Renta.
Adicional a lo anterior, es importante destacar que en el
parágrafo 1 del mismo artículo 3 del decreto 2271 se exige
que los aportes a salud que se restarán de la base son los que
efectivamente se hallan descontado al asalariado en ese año
anterior, razón por la cual, si el empleador (actual o anterior)
tiene pendiente el pago de salarios del año anterior y por
tanto se entiende que no le ha descontado efectivamente los
aportes a salud (a pesar de que pronto sí haya cumplido el
empleador con pagárselos a la respectiva EPS), entonces esos
aportes a salud no se podrán tomar en cuenta para el cálculo
del valor a restar en la base de retención por pagos
obligatorios a salud.
Reglamentación para los trabajadores independientes
De otra parte, y trasladándonos al caso de aquellos que
prestan sus servicios a las empresas como trabajadores
independientes (devengando en esos casos ya no salarios sino
honorarios, comisiones y servicios), en el artículo 4 del
decreto 2271 se dispuso lo siguiente:
Artículo 4. Disminución de la base para trabajadores
independientes. El monto total del aporte que el
trabajador independiente debe efectuar al Sistema
General de Seguridad Social en Salud es deducible. En
este caso, la base de retención en la fuente al
momento del pago o abono en cuenta, se disminuirá
con el valor total del aporte obligatorio al Sistema
General de Seguridad Social en Salud realizado por el
a c t u a l i c e s e . c o m | 61
Retención en la Fuente sobre salarios
independiente, que corresponda al periodo que
origina el pago y de manera proporcional a cada
contrato en los casos en que hubiere lugar.
En tal sentido, no se podrá disminuir la base por
aportes efectuados en contratos diferentes al que
origina el respectivo pago y el monto a deducir no
podrá exceder el valor de los aportes al Sistema
General de Seguridad Social en Salud que le
corresponda efectuar al independiente por dicho
contrato.
Parágrafo 1°. Para los efectos previstos en el presente
artículo, el trabajador independiente deberá adjuntar
a su factura, documento equivalente o a la cuenta de
cobro, si a ello hubiere lugar, un escrito dirigido al
agente retenedor en el cual certifique bajo la
gravedad de juramento, que los documentos soporte
del pago de aportes obligatorios al Sistema General
de Seguridad Social en Salud corresponden a los
ingresos provenientes del contrato materia del pago
sujeto a retención. En el caso de que su cotización
alcance el tope legal de veinticinco (25) salarios
mínimos legales mensuales vigentes, por la totalidad
de sus ingresos por el respectivo periodo de
cotización deberá dejar expresamente consignada
esta situación.
Parágrafo 2°. Los agentes retenedores serán
responsables por las sumas deducidas en exceso
provenientes de aportes diferentes al contrato que
origina el pago o abono en cuenta sujeto a
retención.”
Sobre esta nueva reglamentación, habría que empezar por
comentar que en la misma sólo se están dando instrucciones
para que el trabajador independiente pueda disminuir la base
de su retención por honorarios comisiones y servicios con el
aporte obligatorio que realiza por sus contratos al sistema de
seguridad social en salud, pero es claro que el aporte
obligatorio que también realiza al sistema de pensiones, por
ser una contribución parafiscal también se lo deben restar, en
su base de retención (ver nuestro anterior editorial
“Independientes pueden rebajar la base de su retención en la
fuente con los aportes a seguridad social”).
Ahora bien, para cuando un trabajador independiente quiera
62 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
lograr que le reduzcan su base de retención con los aportes
que realice al sistema de seguridad social en salud y
pensiones, tendrá que cumplir los requisitos que ahora se
establecen en el decreto.
En primer lugar, es necesario recordar que los aportes que un
trabajador independiente (que obtenga ingresos por la
ejecución de contratos) debe realizar a salud y pensión, se
deben efectuar sobre lo que sean su “ingresos efectivamente
recibidos” derivados de cada contrato, depurándolos con las
deducciones que se le permitirían deducir fiscalmente en la
Declaración de Renta, pero sin que la base final de cotización
de los aportes esté por debajo de un salario mínimo ni
tampoco esté por encima del 40% del pago mensual que reciba
en desarrollo del contrato, y sin que tampoco exceda al
equivalente a 25 salarios mínimos mensuales que es la
máxima base con la cual se puede cotizar en la seguridad
social en Colombia (ver artículos 15, 18 y 19 de la Ley 100 de
1993, el artículo 1 del Decreto 510 de 2003 y artículo 18 de la
Ley 1122 de enero de 2007).
Dice entonces el decreto que adjunto a su respectiva factura o
documento equivalente a factura, o cuenta de cobro que cada
mes llegue a emitir el trabajador independiente, este deberá
ajuntar un escrito dirigido a la empresa que actuará como
agente de retención certificando que sí ha incluido esos
valores que el agente de retención le cancelará dentro del
valor con que cada mes efectúa su cotización a la seguridad
social a través de la PILA (junto al escrito tendrá que adjuntar
una copia de su Planilla Integrada de Liquidación de Aportes
con prueba de haber sido pagada).
Sobre esto, habría que entender que en la primera factura que
emita el trabajador independiente no se podrá cumplir con
ese requisito, pues es claro que ese primer valor facturado con
facturas que se emitirán casi siempre a final del mes no habrá
sido incluido en la PILA que se pagó a comienzos de dicho
mes.
Como quien dice, sería en la segunda y siguientes facturas en
las cuales sí se podrá adjuntar la prueba de que los valores
que él está facturando sí fueron utilizados para el pago
efectivo de su seguridad social.
a c t u a l i c e s e . c o m | 63
Retención en la Fuente sobre salarios
Además, si pensamos en el caso de un trabajador
independiente que ocasionalmente le presta un servicio a una
empresa (es decir, sin que exista un contrato para estar
permanentemente prestando ese servicio), en ese caso ese
trabajador no tendrá cómo cumplir con el requisito de
demostrar que ese valor facturado sí fue incluido en la base
de su cotización a la seguridad social y por tanto él no tendría
derecho a que se le reduzca la base.
Y si pensamos incluso en el caso de que el trabajador
independiente que está desarrollando el contrato es una
persona que ya tiene reconocida su pensión de vejez o de
invalidez (ya sea a través del Seguro social o de los Fondos
Privados), entonces, aunque esa misma entidad que le paga su
pensión es la que le descuenta su aporte a salud, en todo caso
ese trabajador independiente, si continúa desarrollando
contratos de prestación de servicios, sí tiene que seguir
presentando por su propia cuenta una PILA en la que haría
solamente cotizaciones a salud y esas cotizaciones que pague
a salud por su propia cuenta las podrá utilizar para que le
reduzcan su base de retención por los honorarios o servicios
que le facture a su contratante cada mes.
Además, como es posible que un mismo trabajador
independiente le llegue a desarrollar contratos al mismo
tiempo a distintas empresas o personas contratantes, pero la
cotización a salud y pensiones él las efectúa con una única
PILA mensual, entonces, cuando emita su factura a cada
empresa, tendrá que adjuntar la misma fotocopia de la PILA
presentada y cancelada, pero discriminando de ese valor total
pagado en salud y pensiones, cuál es la parte que se canceló
sobre los ingresos que ese cliente al que le emite la factura le
ha de cancelar.
Si no hace esa discriminación, entonces cada agente de
retención le terminaría afectando en exceso la base de la
retención que le tiene que practicar y si eso sucediera sería el
agente de retención el que respondería por haber afectado en
exceso esa base de retención (ver el parágrafo 2 del artículo 4).
Se deben guardar límites en el monto a deducir en las
bases de retención
64 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
Por último, es importante destacar que el Artículo 5 del
Decreto 2271 impone, tanto para asalariados como para
trabajadores independientes, una restricción muy especial en
cuanto al monto que por deducciones originadas en todos los
conceptos (aportes obligatorios a salud, o aportes a salud pre
pagada, o aportes a entidades de educación, o intereses en
créditos para adquisición de vivienda, etc.) se pueden utilizar
para disminuir la base de retención. Allí se dijo:
ARTÍCULO 5°. En ningún caso la sumatoria de las
deducciones que efectúe un trabajador, para efectos
de la retención en la fuente, podrá superar el treinta
por ciento (30%) de los ingresos laborales o
tributarios del año.
En primer lugar, consideramos que la palabra final de ese
artículo no debería ser la de “año” sino la del “mes”, pues las
retenciones en la fuente a los asalariados y trabajadores
independientes se calculan cada mes.
En consecuencia, quedaría claro que así como el nivel de los
“ingresos no gravados” que puede usar un asalariado o un
trabajador independiente para reducir su base de retención
(originados principalmente en los aportes obligatorios y
voluntarios a los Fondos de Pensiones y en los aportes
voluntarios a las cuentas de AFC) no puede sobrepasar el 30%
de su ingreso laboral y tributario del período (ver artículo 1261 y 126-4 del Estatuto Tributario), entonces ahora el monto de
las “deducciones” tampoco puede sobrepasar ese límite.
¿Cómo se calcula la Retención en la Fuente
sobre la prima legal de servicios?
Publicado: 15 de junio de 2009
Conceptos vigentes. Tener en cuenta valor a 2012 del UVT.
El cálculo de la retención en la fuente sobre la Prima legal de
servicios varía dependiendo si el asalariado pertenece al sector
privado o al sector público. Además, en los del sector privado el
cálculo varía si el asalariado está sometido al procedimiento 1 o al
procedimiento 2.
a c t u a l i c e s e . c o m | 65
Retención en la Fuente sobre salarios
Los pagos por concepto de Prima Legal de Servicios que
reciben cada semestre los asalariados son pagos que se
consideran también como otro ingreso tributario más en el
mes en que los reciba y por tanto quedarían también sujetos a
la Retención en la Fuente.
Sin embargo, las normas contenidas en los
386 del Estatuto Tributario indican que la
Servicios tendrá un tratamiento especial
efectuarse dicho cálculo pues se tendrían que
distintas variables.
Artículos 385 y
Prima Legal de
a la hora de
tomar en cuenta
En tales normas encontramos las siguientes instrucciones
(citamos sólo la parte pertinente):
“ARTÍCULO 385. PRIMERA OPCIÓN FRENTE A LA
RETENCIÓN. Para efectos de la retención en la fuente,
el retenedor deberá aplicar el procedimiento
establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:
Procedimiento 1.
Con relación a los pagos gravables diferentes de la
cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima
mínima legal de servicios del sector privado o de
navidad del sector público, el “valor a retener”
mensualmente es el indicado frente al intervalo de la
tabla al cual correspondan la totalidad de dichos
pagos que se hagan al trabajador, directa o
indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales
pagos se realizan por períodos inferiores a treinta
(30) días, su retención podrá calcularse así:
….
Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios
del sector privado, o de navidad del sector público, el
“valor a retener” es el que figure frente al intervalo al
cual corresponda la respectiva prima.”
“ARTÍCULO 386. SEGUNDA OPCIÓN FRENTE A LA
RETENCIÓN. El retenedor podrá igualmente aplicar el
siguiente sistema:
Procedimiento 2.
Cuando se trate de los pagos gravables distintos de
la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el
“valor a retener” mensualmente es el que resulte de
aplicar a la totalidad de tales pagos gravables
66 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en
el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención
semestral que le corresponda al trabajador, calculado
de conformidad con las siguientes reglas…”
(Los resaltados son nuestros).
De acuerdo con lo anterior, se puede concluir lo siguiente:
1. Tratándose de trabajadores del sector privado, y
sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 1,
el pago de su prima legal de servicios (es decir, sin incluir
las demás posibles primas extralegales que le lleguen a
dar) no se suma con los demás pagos laborales del mes
sino que se depura por aparte (en forma independiente).
De esa forma se podrá definir si luego de depurado ese
pago de la prima legal, el mismo arroja o no un valor que
sí termine sujeto a Retención en la fuente dentro de la
tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario.
Recuerde que en esa tabla solo los pagos laborales
gravables que superen 95 UVT son los que empiezan
a generar Retención en la Fuente; en el 2009 eso
sería: 95 x $23.763 = $2.257.000.
2.
Tratándose de trabajadores del sector privado sometidos
a retención en la fuente por el procedimiento 2, o de
sometidos
al
trabajadores
del
sector
público
procedimiento 1 ó 2, su prima legal de servicios sí se
suma en una única base con los demás pagos labores del
mes para hacer entonces una única depuración y obtener
así un único valor de pagos laborales gravables en el mes.
Ejemplos prácticos
Para ilustrar mejor lo anterior, podemos plantear
los siguientes ejemplos:
a) Con el procedimiento 1
Tributario)
(artículo 385 del Estatuto
a c t u a l i c e s e . c o m | 67
Retención en la Fuente sobre salarios
Un trabajador tiene un salario mensual de $3.000.000. En el
mes de junio de 2009 le liquidan y pagan una prima legal de
$1.500.000 y una prima extralegal de $1.500.000. Su aporte
obligatorio a fondo de pensiones es el 5% de sus salarios
(incluido el 1% de aporte al Fondo de Solidaridad), y su aporte
obligatorio a la EPS es el 4% de su salario.
Dicho trabajador tiene autorizado que mensualmente le
descuenten $700.000 con destino al fondo de pensiones
voluntarias, pero para el mes de junio de 2008 decide aportar
no sólo $700.000 sino $1.000.000. Este trabajador no efectuó
pagos por préstamos de vivienda ni por salud pre pagada o
educación de sus hijos y esposa en el año anterior (en nuestro
caso, en el año 2008), razón por la cual no tiene valores para
disminuir con tales pagos la base gravable de cada mes del
2009.
Los cálculos serían:
Concepto
Valor recibido
Menos: Ingresos no gravados
-Aportes (obligatorios y
voluntarios) a fondos de
pensiones o a las cuentas de
ahorro AFC (no pueden
exceder del 30% valor recibido
en el mes)
Subtotal 1
Menos : Rentas exentas (25%
del subtotal 1 sin exceder
de $240 UVT, o sea, 240
x $23.763 = $5.703.000; ver
numeral 10 del Art.206 del ET)
Subtotal 2
Menos: Pagos por intereses en
crédito de adquisición de
vivienda hechos durante 2008
Ó los pagos por salud pre
pagada, seguros de salud y
gastos de educación de su
esposa e hijos en el 2007 (si se
68 | a c t u a l i c e s e . c o m
Sueldos
ordinarios,
más las
primas
Extralegales
Prima
legal
Total
devengado
4.500.000
1.500.000
6.000.000
(1.150.000)
3.350.000
0
1.500.000
(1.150.000)
4.850.000
(838.000)
2.512.000
(375.000)
1.125.000
(1.213.000)
3.637.000
(0)
(0)
0
Retención en la Fuente sobre salarios
escoge esta última deducción,
el valor de la misma no
puede exceder del 15% de
subtotal 2)
Menos: Pagos por el aporte
obligatorio a salud (ver
Concepto Dian 43973 de mayo
28 de 2008, aclarado con el
Concepto 066667 de julio 11
de 2008.
(120.000)
(o)
(120.000)
Subtotal 3 (“pago gravable”)
2.392.000
1.125.000
3.517.000
26.000
0
26.000
El subtotal 3 se busca en la
tabla del Art. 383 del Estatuto
Tributario, pues es un
procedimiento 1, y la
Retención en la fuente a
practicar es
Se puede observar que el valor del subtotal 3 se busca, para
cada columna, en forma independiente dentro de la tabla del
artículo 383 del Estatuto Tributario. Y de allí se desprende el
hecho de que sobre los salarios más la prima extralegal sí hay
retención, pero que la prima legal, por arrojar una “base
gravable” inferior a 95 UVT, entonces no tiene retención.
Si el valor de la prima legal se hubiera sumado en forma
conjunta con los otros pagos del mes, entonces se le hubiera
terminado practicando una Retención de $239.000, es decir,
una retención en exceso de $239.000 – $26.000 = $213.000.
b) Con el procedimiento 2
Supóngase que este mismo trabajador no estuviese sometido
al procedimiento 1 de Retención en la Fuente sino al
procedimiento 2. Y supóngase además que el porcentaje fijo
que se le determinó en diciembre de 2008 para ser aplicado en
cada uno de los 6 meses del periodo enero a junio de 2009 fue
de 5,70%.
Con esos cambios en el ejercicio, la parte final de los mismos
cálculos anteriores cambiaría así:
Concepto
Sueldos ordinarios,
más la prima legal,
más las primas
a c t u a l i c e s e . c o m | 69
Retención en la Fuente sobre salarios
Subtotal 3 (“pago gravable”)
Al subtotal 3 se le aplica el % fijo, y la
Retención en la fuente a practicar es…
extralegales
3.517.000
200.000
Se puede notar cómo en el procedimiento 2 la prima legal sí se
une con los demás pagos laborales del mes para formar una
única base gravable (aunque si se quisiera depurar en columna
aparte, el resultado final sería el mismo pues a cada “base
gravable” se le aplicaría el mismo 5,70% de retención).
Retención en la Fuente sobre salarios:
¿Cómo manejar el Factor Prestacional de los
Salarios Integrales?
Publicado: 8 de septiembre de 2008
Conceptos vigentes
Aunque el factor prestacional involucrado en un salario integral
sea del 30% o más, en la depuración para Retenciones en la Fuente
sobre dicho salario solo se permite restar hasta un 25% como renta
exenta.
En el artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual
fue modificado con el artículo 18 de la Ley 50 de 1990, es
donde se encuentra la definición de lo que constituye un
“salario integral”.
En el numeral segundo de esa norma se lee lo siguiente:
“2. No obstante lo dispuesto en los artículos 13, 14,
16, 21 y 340 del Código Sustantivo del Trabajo y las
normas concordantes con éstas, cuando el trabajador
devengue un salario ordinario superior a diez (10)
salarios mínimos legales mensuales, valdrá la
estipulación escrita de un salario que además de
retribuir el trabajo ordinario, compense de antemano
el valor de prestaciones, recargos y beneficios tales
como el correspondiente al trabajo nocturno,
extraordinario o al dominical y festivo, el de primas
70 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
legales, extralegales, las cesantías y sus intereses,
subsidios y suministros en especie; y, en general, las
que se incluyan en dicha estipulación, excepto las
vacaciones.
En ningún caso el salario integral podrá ser inferior
al monto de diez (10) salarios mínimos legales
mensuales,
más
el
factor
prestacional
correspondiente a la empresa que no podrá ser
inferior al treinta por ciento (30%) de dicha cuantía.
El monto del factor prestacional quedará exento del
pago de retención en la fuente y de impuestos.”
(El subrayado es nuestro)
De acuerdo a lo indicado en dicha norma, queda claro que en
el valor pagado como salario integral siempre quedará
integrado el factor prestacional de la empresa (cesantías, más
intereses de cesantías, más primas; no quedan incluidas las
vacaciones), Y que ese factor prestacional no debe quedar
sujeto a retenciones en la fuente. Como quién dice, el factor
prestacional se asimila a una “renta salarial exenta”.
Menciona la anterior norma que el factor prestacional siempre
debe ser como mínimo un 30% de los 10 ó más salarios
básicos mensuales que se pacten con el trabajador. Por tanto,
si por ejemplo se pactan 10 salarios mínimos como salario
básico mensual, el total del salario mensual para que sea
integral tiene que ser de 10 + (30% de 10) = 13 salarios
mínimos.
O si por ejemplo el factor prestacional en la empresa es
superior al 30% (digamos por ejemplo un 40% originado en
que en esa empresa se pagan primas extralegales y subsidios),
y adicionalmente se pactan 14 salarios mínimos como salario
básico mensual, en ese caso el total del salario mensual para
que sea integral tiene que ser de 14 + (40%de 14) = 19,6
salarios mínimos.
La retención en la fuente es especial para estos casos
Aclarado lo anterior, la inquietud surge cuando el valor del
salario integral debe ser sometido cada mes a retención en la
fuente por parte del empleador, pues si por ejemplo el salario
a c t u a l i c e s e . c o m | 71
Retención en la Fuente sobre salarios
fue fijado en 13 salarios mínimos (incluido el factor
prestacional), entonces en la base para el cálculo de
retenciones en la fuente se tendrían que restar 3 salarios
mínimos como salarios exentos (renta exenta).
Sin embargo, esa no es la lógica que se debe seguir con la
depuración de un salario que sea integral (en nuestro ejemplo
un salario de 13 salarios mínimos).
En efecto, la norma del numeral 10 del artículo 206 del ET nos
indica que solo se puede restar, como renta exenta no
sometida a retención en la fuente, un 25% de los salarios
netos. Es decir, un 25% del salario bruto menos los ingresos no
gravados por aportes a pensiones, y menos otras rentas que se
puedan tratar como exentas si están mencionadas en los
numerales 1 a 9 del mismo artículo 210.
Y ese límite de solo poder tomar como renta exenta hasta un
25% de los salarios netos del mes (25% que una vez obtenido
en valores absolutos no puede exceder al equivalente de 240
UVT) es un límite que se aplica también a los salarios que
sean integrales sin importar que el factor prestacional
involucrado en el salario sea superior a ese 25%.
Lo anterior por cuanto así lo dispone expresamente el
parágrafo 2 del mismo artículo 206 del Estatuto Tributario
(parágrafo que fue adicionado con el artículo 96 de la ley 223
de 1995, ley que entonces es posterior a la ley 50 de 1990 y
que por tanto prima entre las dos). En ese parágrafo 2 se lee lo
siguiente:
“PAR. 2º—Adicionado. L. 223/95, Art.96. La exención
prevista en el numeral 10 no se otorgará sobre las
cesantías, sobre la porción de los ingresos excluida o
exonerada del impuesto de renta por otras
disposiciones, ni sobre la parte gravable de las
pensiones. La exención del factor prestacional a que
se refiere el artículo 18 de la Ley 50 de 1990 queda
sustituida por lo previsto en este numeral.”
Como se ve, no importa entonces qué tan alto sea el factor
prestacional involucrado en los salarios integrales (30%, ó 35%,
ó 40%, o superior), cuando en el proceso de la depuración de
los salarios se les calcula a estos un 25% como renta exenta,
con ese porcentaje queda restado todo el componente de
72 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
factor prestacional que esté involucrado en el salario integral.
Aporte a Salud es Deducción y no un
Ingreso NO Gravado
Publicado: 21 de julio de 2008
Conceptos vigentes
Solucionados los vacíos que se habían dado cuando la Dian
conceptuó que el aporte obligatorio a salud que efectúa el
trabajador era un valor que no debía estar sujeto a Retención en la
Fuente por el concepto de salarios. Hasta los Independientes se
benefician.
El pasado 2 de mayo de 2008 la Dian había emitido su
concepto 43973 mediante el cual revocó varias de las
doctrinas que antes había emitido y estableció que desde esa
fecha en adelante se permitiría que el valor que un trabajador
aporte obligatoriamente al sistema de salud (4% de su salario)
fuese empleado para disminuir la base mensual de Retención
en la Fuente a título de renta que le practique su empleador.
En el pasado la Dian no había aceptado que ese valor pudiera
ser tratado con la categoría de Ingreso No Gravado en la
depuración del salario del trabajador, pues tal categoría solo
le está reconocida expresamente en el Art.126-1 del ET a los
aportes obligatorios y voluntarios que el trabajador efectúe a
los fondos de pensiones (ver Concepto 075576 de octubre de
2005 hoy día revocado con el Concepto 43973 de mayo de
2008).
Pero en el nuevo Concepto 43973 de mayo 2 de 2008, y
basándose en la Sentencia de C-711 de 2001 de la Corte
Constitucional, la Dian aceptó que los aportes obligatorios al
sistema de salud comparten con los aportes al sistema de
pensiones la misma “naturaleza parafiscal” y que por tanto no
debían quedar sujetos a Retención en la Fuente.
Había vacíos en conceptos anteriores
a c t u a l i c e s e . c o m | 73
Retención en la Fuente sobre salarios
El problema entonces es que con ese Concepto 43973 de mayo
de 2008 no se tuvo claridad sobre si el aporte obligatorio a
salud podía ser entonces restado en la depuración de la base
mensual de Retenciones en la Fuente del trabajador a la altura
de los “ingresos no gravados”, o si por el contrario ese valor
del aporte al sistema de salud se tenía que restar a la misma
altura donde se restan los pagos de que trata el Art.387 del ET
(por salud pre pagada y educación del cónyuge, el trabajador y
los hijos, o por intereses en un préstamo para adquisición de
vivienda).
Si se restaba a la altura de los Ingresos No Gravados junto con
el aporte a pensiones se afectaba también el cálculo de lo que
permite el numeral 10 del Art.206 del ET cuando nos dice que
’todas las demás rentas de trabajo’ tienen el beneficio de ser
tratadas en un 25% como rentas exentas (sin que en valores
absolutos el resultado exceda de 240 UVT). Pero si se restaba
a la altura de los pagos permitidos en el Art. 387 del ETno se
afectaba ese cálculo de las rentas exentas.
Y claro está, con la primera opción la base gravable final era
mayor que en la segunda y por tanto también era mayor la
retención que se terminaba practicando al trabajador, razón
por la cual la mayoría de quienes interpretaron el concepto
43973 preferían aplicar la segunda opción y así sacarle más
jugo a la doctrina de la Dian.
La Dian aclara: Salud sí sirve para disminuir la base de
RTF
La confusión en relación con lo anterior era notoria por
cuanto la misma Dian dijo en la parte final de su Concepto
43973 lo siguiente:
“Por lo anteriormente expuesto, es de concluir que el aporte
obligatorio que hace el trabajador por salud es un ingreso no
gravado, y constituye un menor valor para determinar la base
de la retención en la fuente por el concepto ingresos
laborales”.
Se puede observar que mencionar que el aporte a salud
calificaría como Ingreso No Gravado significaría que la Dian
misma estaría violando sus doctrinas de que nadie, salvo el
congreso, puede definir cuáles son los Ingresos No Gravados
en el campo de los impuestos nacionales
74 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
En consecuencia, para aclarar lo que la Dian quiso decir en el
43973, se ha emitido el Concepto 066661 de julio 11 de 2008
en el cual indica que su intención en el Concepto 43973 fue el
de permitir que el aporte a salud sí sirviera para disminuir la
base de retención (lo cual en la práctica equivale a decir que
esa parte del salario destinada a cubrir tal aporte termina
siendo “no gravada”), pero que no se debía restar, afectando la
base de las rentas exentas en la depuración mensual que se
hace a los salarios del trabajador por cuanto ninguna norma
superior lo ha considerado un “Ingreso No Constitutivo de
Renta ni Ganancia Ocasional”.
En lugar de ello y para guardar armonía con las instrucciones
que la misma Dian ha dado en sus cartillas instructivas para
declaración de renta de los no obligados a llevar contabilidad
(cartillas en las cuales permite tratar esos aportes a salud
como una “deducción”), el aporte obligatorio a salud se
tendría que restar entonces junto con las otras “deducciones”
que se permiten en la depuración de los salarios.
Así las cosas, el aporte obligatorio que hace el trabajador al
sistema de salud se podrá restar a la misma altura donde se
restan esas otras deducciones mencionadas en el Art.387 del
ET (por salud pre pagada y educación del cónyuge, el
trabajador y los hijos, o por intereses en un préstamo para
adquisición de vivienda), y sin que tenga que sujetarse a
ningún límite especial. Es decir, se resta en forma plena.
Los trabajadores independientes también se benefician
con esta doctrina
Pero lo anterior no solo debe alegrar a quienes son asalariados
con montos de salarios altos que les hacen quedar sujetos a
RTF.
En efecto, esta nueva disposición de la Dian también podrá ser
aplicada por trabajadores independientes (como muchos
contadores y Revisores Fiscales) quienes ahora pueden decir a
sus contratistas que para reducir la base de RTF que les
practiquen mensualmente sobre sus honorarios o servicios,
disminuyan la base de tales honorarios o servicios no solo con
los aportes que el trabajador independiente efectúa al sistema
a c t u a l i c e s e . c o m | 75
Retención en la Fuente sobre salarios
de pensiones (Art. 126-1 del ET) o que efectúe a las cuentas de
ahorro AFC (Art. 126-4 del ET), sino que también se disminuya
con los pagos obligatorios que efectúa al sistema de salud (ver
Concepto Dian 73425 de octubre de 2005 ; ver también
ejemplos de cómo los trabajadores independientes logran
disminuir la base de retención sobre honorarios y servicios
con esos conceptos antes citados).
No se practica Retención en la Fuente (RTF)
si el salario se causa pero no se paga
Publicado: 14 de julio de 2008
Conceptos vigentes
Además, cuando llegue el momento de pagarlos se debe efectuar
un procedimiento especial para poder definir y practicar la
retención.
A diferencia de los demás pagos a terceros que se realicen en
las empresas del sector privado, los que se realizan por
concepto de salarios son erogaciones en los cuales la
Retención en la Fuente a título del Impuesto de Renta se debe
practicar solamente en el momento de su pago y no en el
momento de su causación.
Así lo establecen las normas contenidas en los Arts. 383, 385
y 386 del ET. Por ejemplo en el inciso primero del Art. 385 del
ET se lee lo siguiente:
“ART. 383 — Tarifa. La retención en la fuente
aplicable a los pagos gravables, efectuados por las
personas naturales o jurídicas, las sociedades de
hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones
ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y
reglamentaria, será la que resulte de aplicar a dichos
pagos la siguiente tabla de retención en la fuente.”
(Los subrayados son nuestros)
Se debe aclarar que fue hasta junio de 1992 cuando esas
normas contemplaban que la retención en la fuente sobre
76 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
pagos labores sí se practicaría en los “pagos o abonos en
cuenta”. Pero el Art.140 de la Ley 6 de 1992 derogó la
expresión “abonos en cuenta” que estaban contenidas en tales
normas.
En consecuencia, cuando cada mes en una empresa se tenga
que causar el gasto por los salarios de un trabajador, y tal
salario es uno de los que arrojaría base gravable para que se le
practiquen Retenciones en la Fuente, es necesario asegurar si
ese salario va a ser o no pagado en ese mismo mes. Solo
cuando haya de ser pagado se contabiliza, declara y paga a la
Dian tal retención.
Además, aun cuando no se hayan practicado Retención en la
Fuente sobre salarios causados (y no pagados), estos sí serían
deducibles en la renta del empleador siempre y cuando tal
empleador haya pagado los respectivos aportes de seguridad
social y parafiscales antes de la presentación de la declaración
inicial de renta (ver Arts. 108 y 664 del ET; también el
Concepto Dian 17312 de marzo 24 de 2004).
La medida tiene su lógica
Es de entender que esa medida se estableció en razón a que
los asalariados son contribuyentes que frente al impuesto de
renta solo denuncian sus ingresos en el momento en que los
reciban efectivamente (ya que son contribuyentes no
obligados a llevar contabilidad; ver Art.27 del ET).
En consecuencia, lo más lógico es que en el año en que el
trabajador deba denunciar en su Declaración de Renta su
ingreso por salarios (porque se lo pagaron efectivamente) y
liquide Impuesto de Renta sobre tales ingresos, también
debería poder usar la Retención en la Fuente que les haría su
empleador.
Se deben hacer cálculos especiales cuando se paguen los
salarios en forma acumulativa
Sin embargo, hay que aclarar que cuando en una empresa se
hayan acumulado varias mensualidades de los salarios de un
trabajador, y llegue el momento de hacer los pagos de esos
a c t u a l i c e s e . c o m | 77
Retención en la Fuente sobre salarios
salarios acumulados, la Retención en la Fuente no se practica
sobre el monto total de los salarios acumulados sino sobre el
valor del salario mensual promedio que se calcule sobre esos
pagos acumulados. Así lo estableció la Dian en su Concepto
19120 de julio 26 de 1984 donde dijo:
“El valor de la retención en el caso de que al
trabajador se le paguen salarios de meses anteriores,
deberá corresponder a la sumatoria de las
retenciones referentes al salario de un mes, en lugar
de aplicar la retención que aparezca en la tabla
frente al valor acumulado de todos los salarios
gravables y que corresponde a varios meses, pues
esto último resultaría inequitativo”.
Para más detalle de cómo se debe practicar esa retención en
los pagos de salarios acumulados, la Dian emitido varios
conceptos. Así, en el Concepto 47441 de julio de 2005 tal
entidad hace la siguiente cita tomada del Concepto 57622 de
septiembre de 2003:
“La Retención en la fuente del Impuesto sobre la
renta debe liquidarse estableciendo qué porcentaje
del pago gravable retroactivo le corresponde a cada
mes. Para el efecto el monto total de los pagos
retroactivos gravables se divide por el número de
meses que corresponde a la retroactividad; a este
resultado se le restara el promedio mensual de los
intereses y corrección monetaria o de los gastos de
salud y educación, debidamente certificados y que
legalmente correspondan, según el caso, y la
diferencia será la base para establecer la retención en
la fuente
El porcentaje que figure en la tabla de retención en la
fuente (vigente al momento del pago) frente al valor
obtenido de acuerdo con lo previsto en el párrafo
anterior, se aplica a la totalidad de los pagos
gravables retroactivos. La cifra resultante será el
valor a retener.
Debe tenerse en cuenta que de acuerdo con lo
dispuesto en el numeral 10 del artículo 206 del
Estatuto Tributario (modificado por el artículo 17 de
la Ley 788 de 2002) el veinticinco por ciento (25%) del
valor total de los pagos laborales es exento, limitado
78 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
mensualmente a $ 4.000.000. En consecuencia el
valor correspondiente no forma parte de la
sumatoria para calcular la base mensual de
retención, como tampoco para aplicar el porcentaje a
que nos hemos referido anteriormente.”
¿Cuáles pagos por salarios se pueden
deducir al 200% en las declaraciones de
renta?
Conceptos vigentes
Publicado: 12 de agosto de 2007
De acuerdo con normas especiales aun vigentes, los empleadores
pueden tener un gran ahorro en su impuesto de renta si ofrecen
puestos de trabajo a ciertas personas “especiales”
A la hora de planificar la tributación del impuesto de renta de
las personas naturales o jurídicas es conveniente conocer que
aún se encuentran vigentes varias normas que permitirían a
las empresas que generan puestos de trabajo obtener un gran
ahorro en dicho impuesto si el puesto de trabajo se lo otorgan
a cierto tipo de personas “especiales”.
Por ejemplo, en la Art. 108-1 del ET se lee hoy día lo siguiente:
“ ART. 108-1.—. Deducción por pagos a viudas y
huérfanos de miembros de las fuerzas armadas
muertos en combate, secuestrados o desaparecidos.
Los contribuyentes que estén obligados a presentar
declaración de renta y complementarios tienen
derecho a deducir de la renta, el 200% del valor de
los salarios y prestaciones sociales pagados durante
el año o período gravable, a las viudas del personal
de la fuerza pública o los hijos de los mismos
mientras sostengan el hogar, fallecidos en
operaciones de mantenimiento o restablecimiento
del orden público, o por acción directa del enemigo.
También se aplica a los cónyuges de miembros de la
fuerza pública, desaparecidos o secuestrados por el
enemigo, mientras permanezcan en tal situación.
Igual deducción se hará a los contribuyentes que
vinculen laboralmente a ex miembros de la fuerza
pública, que en las mismas circunstancias a que se
a c t u a l i c e s e . c o m | 79
Retención en la Fuente sobre salarios
refiere el inciso primero del presente artículo, hayan
sufrido disminución de su capacidad sicofísica,
conforme a las normas legales sobre la materia.
Parágrafo.—la deducción máxima por cada persona,
estará limitada a dos y medio salarios mínimos
legales anuales (610 uvt) incluidas las prestaciones
sociales” (el subrayado es nuestro)
Así mismo, la norma contenida en inciso primero del artículo
31 de la ley 361 de febrero de 1997 establece lo siguiente:
“ARTÍCULO 31. Los empleadores que ocupen
trabajadores con limitación no inferior al 25%
comprobada y que estén obligados a presentar
declaración de renta y complementarios, tienen
derecho a deducir de la renta el 200% del valor de los
salarios y prestaciones sociales pagados durante el
año o período gravable a los trabajadores con
limitación, mientras ésta subsista.” (el subrayado
es nuestro)
Y en el artículo 5 de la ley 1081 de julio de 2006 se dispuso
que:
ARTÍCULO 5º—los particulares empleadores que
vinculen laboralmente a los veteranos de la fuerza
pública y a los beneficiarios de los héroes de la
nación tendrán las siguientes garantías en
concordancia con el artículo 24 y el artículo 31 de la
ley 361 de 1997:
(…).
D) los empleadores que ocupen como trabajadores a
los veteranos de la fuerza pública con una
discapacidad no inferior al 25% comprobada y que
estén obligados a presentar declaración de renta y
complementarios, tienen derecho a deducir de la
renta el 200% del valor de los salarios, prestaciones
sociales pagadas durante el año o periodo gravable a
los trabajadores con limitación, mientras esta
subsista.” (el subrayado es nuestro)
Como vemos, las normas anteriores son concurrentes en
otorgar a los empleadores (ya sean estos personas naturales o
jurídicas) el beneficio de deducir en sus declaraciones de renta
el 200% de los salarios y prestaciones sociales que se llegue a
80 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
cancelar a los distintos tipos de personas mencionados en
ellas.
Un ejemplo vale más que mil palabras
Ello significaría que si por ejemplo se contrata a un
discapacitado, y el salario y las prestaciones sociales del
mismo suman a lo largo del año el equivalente a $7.850.000,
entonces, en la declaración de renta, el empleador no
deduciría solo los $7.850.000 sino que deduciría un total de
$7.850.000 x 2 = $15.700.000
Y solamente para cuando se trate de la contratación laboral de
las personas mencionadas en el Art.108-1 del ET antes citado,
es cuando se pone un límite máximo respecto al monto a
deducir en la declaración de renta. Es decir, que si se contrata
a la viuda de un miembro de la fuerza pública que está
secuestrado, y el total de los salarios y prestaciones sociales
pagados en el año a dicha viuda suman $7.850.000, en ese
caso no se podrían deducir el 200% de dichos pagos (lo cual
arrojaría $15.700.000) sino un máximo de 610 UVT (en el año
2007 ese límite sería 610 x $20.974 = $12.794.000)
La base de aportes parafiscales y prestaciones siempre sería el
100% de los salarios
Además, debe tenerse presente que si bien los salarios
pagados a todos estos tipos de trabajadores “especiales” se
podrán deducir en la declaración de renta del empleador en
un 200%, no quiere decir entonces que la base para liquidarles
las prestaciones sociales o la base para pagar los aportes a la
seguridad social y parafiscales también deba ser el 200% del
salario pagado. En esos casos la base siempre será solamente
el 100% del salario pagado.
Por otro lado, si la empleador está obligado a reportar
información exógena tributaria en medios electrónicos a la
DIAN , en ese caso, aunque en su declaración de renta se haya
deducido el 200% de lo pagado a estos trabajadores
“especiales”, en el reporte de los costos y gastos deducidos en
la declaración de renta (literal “e” del Art.631 del ET) solo
reportaría al respectivo trabajador con el equivalente a lo que
en verdad recibió como ingreso dicho trabajador, es decir, el
100% de sus salarios y prestaciones.
a c t u a l i c e s e . c o m | 81
Retención en la Fuente sobre salarios
Visto lo anterior, existen al menos buenas razones
“tributarias” para que, a la hora de conseguir a una persona
para un determinado puesto de trabajo, la misma pueda ser
escogida entre los discapacitados, o entre los “héroes de la
nación”, o entre los cónyuges e hijos de los miembros de la
fuerza pública muertos o secuestrados.
Las utilidades que se distribuyan a los
trabajadores, pero en acciones, no pagan
impuesto de renta
Publicado: Octubre 26 de 2007
Conceptos vigentes
El artículo 44 de la ley 789 de 2002, ley de reforma laboral, otorga
el beneficio a las empresas que distribuyan hasta un 10% de sus
utilidades entre sus trabajadores
A propósito de que por estos días se ha estado dando mucha
publicidad a la solicitud que hacen distintas personalidades e
instituciones de que los cambios introducidos por la ley de
reforma laboral 789 de diciembre de 2002 sean revertidos
pues no han servido para generar el empleo formal que con
ella se esperaba (véase noticia de octubre 23 d 2007 Dario EL
PAIS) y el parágrafo del Art.46 de dicha ley), es interesante
mencionar que en esa misma ley se contemplo un importante
estímulo tributario para las empresas que distribuyan parte de
sus utilidades a sus trabajadores.
En efecto, en el artículo 44 de dicha ley de reforma laboral
estableció la siguiente norma que aun sigue vigente:
“Artículo 44.—Estímulos para el proceso de
capitalización. Las empresas podrán definir un
régimen de estímulos a través de los cuales los
trabajadores puedan participar del capital de las
empresas. Para estos efectos, las utilidades que sean
repartidas a través de acciones, no serán gravadas
con el impuesto a la renta al empleador, hasta el
equivalente del 10% de la utilidad generada.
Las utilidades derivadas de estas acciones no serán
sujetas a impuesto dentro de los 5 años en que sean
82 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
transferidas al trabajador y este conserve su
titularidad, ni harán parte de la base para liquidar
cualquier otro impuesto.
El gobierno definirá los términos y condiciones en
que las acciones deben permanecer en cabeza de los
trabajadores, siendo condición para ser beneficiario
el no devengar más de 10 salarios mínimos legales
mensuales (200 uvt) al momento en que se concrete
la participación. Será condición del proceso el que se
respete el principio de igualdad en cuanto a las
oportunidades y condiciones en que se proyecte la
operación frente a los trabajadores.
El gobierno reglamentará los términos y condiciones
adicionales que se requieran para la validez de esta
operación
y
sus
correspondientes
efectos
tributarios.”
El monto que la empresa distribuya a sus trabajadores se
tendría que tratar como una “renta exenta”
Hasta la fecha, y aunque lo menciona el último inciso de esa
norma, el Gobierno no ha cumplido con su tarea de
reglamentar este importante beneficio fiscal (ya han pasado
casi 5 años). Sin embargo, de acuerdo a la manera en cómo
está contemplada la norma, podríamos sacar las siguientes
conclusiones:
1. El estímulo solo opera para las sociedades comerciales que
sean del tipo “anónimas”, pues se habla de distribuir
utilidades en “acciones”. Es decir, no se da la posibilidad de
aplicar este estímulo en sociedades limitadas o asimiladas en
las cuales el capital estaría compuesto no en “acciones” sino
en “cuotas de interés social”
2. El monto de la utilidad contable antes de impuesto de renta
que la empresa apruebe darle a los trabajadores, y que se la
daría no en dinero sino en acciones, no puede ser superior al
10% de dicha utilidad contable antes de impuesto. A nuestro
entender, ese valor que se apruebe dar a los trabajadores sería
reflejado en el renglón de “rentas exentas” del formulario de
la declaración de renta de la empresa, y no en el renglón de
“ingresos no gravados”, pues se trata de un valor que se
obtendría de la “utilidad” del ejercicio. Además, implicaría
hacer dos cálculos especiales, a saber:
a c t u a l i c e s e . c o m | 83
Retención en la Fuente sobre salarios
a) Un primer cálculo para saber cuál es la utilidad
contable hasta antes de determinar el monto que se
pasaría a los trabajadores
Supóngase que la empresa EJEMPLO S.A. tiene los
siguientes datos en su Estado de Resultados contable
2007:
Por consiguiente, conforme a este primer cálculo, la
empresa podría aprobar que el 10% de los $4.463.000 será
el valor que como máximo repartirá a sus trabajadores
pero en acciones. Eso nos llevaría entonces al segundo
cálculo
b) Cálculo definitivo del impuesto de renta luego de haber
definido el valor que se trasladará a los trabajadores
Al volver a hacer la depuración definitiva de su impuesto
de renta, en el renglón de “Rentas exentas” (el que hemos
puesto en letras de color rojo), la empresa colocaría un
valor de 4.463.000 x 10%= $446.300, y en esa forma la
base de su impuesto de renta quedará en : 7.460.000 –
446-300= $7.013.700, con lo cual su impuesto de renta
definitivo sería: $7.013.700 x 34%= 2.315.000, y su utilidad
contable después de impuestos quedaría definitivamente
84 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
en : 7.000.000 – 2.315.000 = $4.685.000
3. En tercer lugar, el inciso tercero de ese Art.44 de la ley 789
indica que las utilidades contables que se distribuirán en
acciones, solo se pueden entregar a trabajadores que
devenguen salarios de hasta 200 UVT en el momento en el
momento en que se apruebe tal distribución (en el año 2007,
esos 200 UVT serían: 200 x 20-974= 4.194.800). Y como la
distribución se aprueba es al cierre del ejercicio fiscal, eso
significaría que solo se pueden distribuir entre trabajadores
que en el mes de diciembre no estén percibiendo salarios que
superen el monto antes indicado.
4. Por último, aparte de que con esta norma se beneficia la
empresa (pues rebaja la base de su impuesto de renta), el
inciso segundo de la norma indica que los dividendos que se
lleguen a distribuir a los trabajadores durante los 5 años
siguientes a aquel en que les entregaron las acciones, serían
dividendos que para el trabajador no producirían impuesto de
renta en cabeza de él, es decir, serían dividendos que la
empresa se los certificaría como 100% no gravados y no se
practicaría sobre ellos la retención en la fuente mencionada en
el Decreto 567 de marzo 1 de 2007.
Se debe aprovechar este estímulo mientras aún esté vigente
Como se vé, este es un estímulo fiscal bastante importante de
conocer pues produce beneficios tanto en cabeza de la
empresa como de sus trabajadores. Y el hecho de que aun no
haya sido reglamentada, en nada impide que se pueda aplicar
(recuérdese que las reglamentaciones solo se hacen para exigir
algunos requisitos adicionales de forma, o para poner límites
en valores absolutos a los cálculos que se obtienen con la
aplicación de los valores porcentuales mencionados en la
norma superior, etc.)
Por consiguiente, mientras aun esté vigente esta norma, es
importante aprovecharla.
a c t u a l i c e s e . c o m | 85
Retención en la Fuente sobre salarios
Las personas naturales no comerciantes son
agentes de retención en la fuente sobre
salarios
Publicado: 30 de abril de 2007
Conceptos vigentes
Cualquier persona natural, sin importar ningún requisito especial,
debe practicar las retenciones en la fuente sobre salarios definidas
en el ET en caso de que efectúe pagos por dicho concepto.
De conformidad con la norma contenida en el Art.383 del ET,
tanto las personas naturales como las personas jurídicas, si
alguna vez realizan pagos por concepto de “salarios y demás
pagos labores”, en ese caso esas personas naturales o
jurídicas (sin importar ningún tipo de condición especial)
estarían obligadas a practicar la Retención en la Fuente (por el
procedimiento 1 ó 2) sobre dichos pagos .
Ahora bien, cuando esa norma del Art. 383 del ET indica que
las personas naturales son agentes de retención sobre
salarios, tal norma no hace distinción entre si la persona
natural que cancela el salario es una persona natural
comerciante, las que realizan algún acto que el código de
comercio considere como mercantil y por tanto estarían
obligadas a llevar contabilidad (ver Art. 10 y 21 a 23 del
Código de Comercio) o es una persona natural no comerciante,
las que no realizan ningún acto considerado mercantil y por
tanto no están obligadas a llevar contabilidad.
De igual forma, la norma no hace distinción entre si la
persona que hace el pago por salarios (comerciante o no) debe
poseer una determinada cantidad de patrimonio o de ingresos
brutos a dic del año anterior para que solo cuando las supere
entonces se vería obligada a practicar la retención en la fuente
sobre salarios.
La norma del Art. 368-2 del ET no aplica para los casos
de retenciones en la fuente por salarios
En relación con lo anterior, debe tenerse presente que la
86 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
norma que figura hoy día en el Art.368-2 del ET establece que
las personas naturales, si realizan pagos por “honorarios,
comisiones, servicios y arrendamientos” (Art.392 del ET), o
pagos por “intereses” (Art.395 del ET), o pagos por “compras”
(Art.401), solo en esos casos es que se les exige ser
comerciantes y con los patrimonios brutos o ingresos brutos a
diciembre del año anterior expresamente mencionados en la
norma.
Esa disposición tan puntual del Art.368-2 del ET tiene su
lógica por cuanto si se leen directamente los Arts.392, 395 y
401, en las mismas se indica que solamente las personas
jurídicas serían las que practicarían las retenciones allí
establecidas. Pero con lo dispuesto en el Art.368-2, entonces
se indica que también las personas naturales comerciantes y
con patrimonios o ingresos altos harían ese mismo tipo de
retenciones puntuales de los Arts.392, 395 y 401.
Por consiguiente, siendo que el mismo Art.368-2 no hace
referencia a las retenciones por “salarios” del Art.383, es por
ello que se establece que toda persona natural (comerciante o
no, con patrimonios o ingresos brutos altos o no), si paga
salarios, debe proceder a depurar tales salarios (con el
procedimiento 1 o con el procedimiento 2) y establecer si
dicho pago por salarios queda sujeto o no a la retención en la
fuente por salarios.
¿Cómo se calculan las RTF sobre pagos
laborales cuando se indemniza a un
trabajador?
Publicado: 10 de julio de 2006
Conceptos vigentes. Tener en cuenta valor a 2012 del UVT.
En el sector privado, si un empleador decide terminar sin justa
causa un contrato de trabajo, en ese caso el Art.64 del Código
sustantivo del Trabajo señala que el trabajador despedido, según
su tipo de contrato y según la antigüedad que tenía hasta el
momento del despido, tiene derecho a que se le reconozca una
“indemnización laboral por despido”.
a c t u a l i c e s e . c o m | 87
Retención en la Fuente sobre salarios
Ese tipo de indemnizaciones se convierten por tanto en otro
“ingreso tributario para el trabajador” en el mes en que la
recibe, y por no corresponder a las “indemnizaciones” a que
hace referencia los numerales 1, 2 y 5 del Art. 206 del ET (las
cuales son “exentas de impuesto” en su totalidad), en ese caso
esas “indemnizaciones por despido” sí estarían sujetas a que
el empleador que se las cancele proceda a practicarle la
respectiva retención en la fuente a título de impuesto de
renta.
Sin embargo, actualmente existen varios aspectos a tener en
cuenta a la hora de hacer tal retención en la fuente sobre las
“indemnizaciones por despido”, los cuales deseamos repasar a
continuación.
Existen algunas indemnizaciones por despido que no
estarían sujetas a retención
Desde enero de 2003 está vigente la norma contenida en el
Art. 401-3 del ET (artículo que fue creado con el Art. 82 de la
Ley 782 de diciembre de 2002), y mediante tal artículo se
establece lo siguiente:
“ART. 401-3. — Adicionado. L. 788/2002, Art. 92.
Retención en la fuente en indemnizaciones derivadas
de una relación laboral o legal y reglamentaria. Las
indemnizaciones derivadas de una relación laboral o
legal y reglamentaria, estarán sometidas a retención
por concepto de impuesto sobre la renta, a una tarifa
del veinte por ciento (20%) para trabajadores que
devenguen ingresos superiores a diez (10) salarios
mínimos legales mensuales, sin perjuicio de lo
dispuesto por el artículo 27 de la Ley 488 de 1998.”
El Art.27 de la Ley 488/98 aplica sólo a los servidores
públicos que reciben indemnizaciones en programas
de retiro que adelanten las entidades públicas para
las que trabajaban; para ellos, esas indemnizaciones
si son totalmente “exentas”.
Con tal norma se entiende que al indemnizar en el sector
privado a un trabajador, va a suceder que solo cuando la
88 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
“indemnización por despido” sea recibida por parte de un
trabajador que en ese mes del despido haya llegado a percibir
ingresos laborales superiores a 10 salarios mínimos legales
mensuales, en tal caso la mencionada “indemnización laboral”
quedaría sometida a una retención en la fuente del 20%.
Ahora bien, es importante aclarar que el valor de la
“indemnización por despido” no se suma con todos los demás
pagos laborales de ese mismo mes en que lo despidieron (ej.:
su sueldo, mas sus horas extras, mas sus comisiones, etc.),
sino que el valor de la “indemnización” siempre se toma como
un valor independiente al cual se le aplicará la tarifa del 20%.
La Dian aclara cómo se calculan los diez salarios
mínimos legales mensuales de referencia
Además, en el Concepto 43115 de julio 15 de 2004 la Dian
hizo una aclaración muy importante sobre este tema cuando
indicó que la manera de determinar si el trabajador sí devengó
o no, en ese mes del despido, unos ingresos laborales
superiores a los 10 salarios mínimos mensuales, no es
tomando sus pagos laborales brutos (en los que ya dijimos
que no va incluida la “indemnización por despido”) sino que
se toman los pagos laborales de ese mes, y después de
depurarlos como se hacía todos los meses, se pueda
determinar si el “pago mensual gravable ” supera o no los 10
salarios mínimos mensuales.
En efecto, en ese Concepto 43115 de julio 15 de 2004 la Dian
indicó lo siguiente:
“Del total de los ingresos laborales percibidos por el trabajador
durante el mes en que éste es retirado de la empresa, deberán
restarse aquellos conceptos que por disposición expresa de la ley son
considerados ingresos no constitutivos de renta o exentos. La base
así determinada será comparada con un tope (más de 10 salarios
mínimos legales mensuales vigentes), a efectos de establecer la
procedencia de la retención sobre la indemnización, es decir, sí la
base mensual determinada es superior a 10 salarios mínimos legales
mensuales vigentes, habrá lugar a aplicar la retención del 20% sobre
la indemnización”.
a c t u a l i c e s e . c o m | 89
Retención en la Fuente sobre salarios
Solo el 75% del valor de la indemnización por despido es
la que estaría sujeta a RTF del 20%
Es importante comentar que una vez se tenga claro que la
indemnización por despido sí estará sujeta a retención en la
fuente (teniendo en cuenta que los demás pagos laborales
gravables del mes sí superaron los 10 salarios mínimos), en
ese caso no será el 100% de la indemnización la que estaría
sometida a retención sino que al valor bruto de la
“indemnización” primero se le resta un 25% como “renta
exenta”, y a lo que quede, que sería la “indemnización por
despido gravable”, sí se aplicará la tarifa de retención en la
fuente del 20% mencionada en el Art.403-1 del ET.
Lo anterior fue aclarado en el mismo Concepto 43115 de julio
15 de 2005, cuando la Dian dijo:
“Teniendo en cuenta que la indemnización tiene su origen en
la relación laboral, le aplica la exención del numeral 10 del
artículo 206 del Estatuto Tributario, por tanto, habrá que
restarle el 25%, para establecer la base de retención”.
Adicionalmente, y en otros conceptos posteriores (ver
Conceptos 7261 del 11 de febrero de 2005 y 76716 del 20 de
octubre del mismo año), la Dian indicó que aunque de la
“indemnización por despido” se puede tomar el 25% como
“exento” (así lo permitiría la norma del numeral 10 del Art.206
del ET ), en todo caso, por tratarse de un ingreso tributario
para el trabajador que no tiene vocación mensual, que en ese
caso el resultado que arroje dicho calculo (“indemnización por
despido” x 25%) no debe sujetarse al límite en valores
absolutos que menciona el numeral 10 del Art.206 del ET (el
cual es de $4.769.000 durante el presente año 2006).
En el Concepto 76716 de oct de 2005 la Dian indicó:
“En estas condiciones, si se trata de pagos que no se efectúan
mensualmente, pero que tienen un componente mensual o de
reconocimiento dentro de la relación laboral (sean estos
regulares, ocasionales o extraordinarios), los mismos tienen
todas las limitantes del numeral 10 del artículo 206 del
Estatuto Tributario.”
Situación diferente se presenta respecto de las
indemnizaciones por retiro definitivo del trabajador, ya que
estas, si bien tienen como referente para su cuantificación los
90 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
factores salariales en un lapso determinado, no corresponden
, en estricto sentido, al reconocimiento de un pago laboral
mensual ni a un pago que tenga esa vocación- En efecto, las
indemnizaciones o bonificaciones por retiro tienen por
objeto compensar de alguna manera al trabajador por la
cesación del vínculo laboral y retribuir su dedicación a la
empresa por todo el tiempo en que estuvo vigente el contrato
que es objeto de terminación. Por lo tanto, estas
indemnizaciones o bonificaciones por retiro definitivo de los
trabajadores gozan de la exención del 25% consagrada en el
numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, sin tener
en cuenta el límite mensual contemplado en la norma”
(Los subrayados son nuestros)
En consecuencia, todo el 25% del valor de la “indemnización
por despido” (sin importar lo que arroje dicho cálculo) se
puede tomar como “exento”, y el resto (el 75%) sí estará
sometido a la retención en la fuente a una tarifa del 20%.
Ejemplo ilustrativo
Para entender todos los puntos que antes
estudiamos, pensemos en la situación de un
trabajador que es despedido durante julio de 2006, el cual
tenía un salario mensual básico de $6.000.000, hacía sus
aportes obligatorios al fondo de pensiones por un total del
4,875% sobre dicho salario, recibió por despido un valor de
“indemnización” que ascendió a $90.000.000, y su empleador
le aplicaba todos los meses el procedimiento de retención en
la fuente Nº 1.
La empresa que le hace todos esos pagos en el mes de julio de
2006, deberá hacer el siguiente cálculo básico para determinar
la retención:
Concepto
Salarios
Indemnización por
Cálculos sobre los
pagos normales del
mes de julio de 2006
$6.000.000
0
Cálculos sobre el
valor de la
indemnización por
despido recibida
durante julio de
2006
0
$90.000.000
a c t u a l i c e s e . c o m | 91
Retención en la Fuente sobre salarios
despido
Menos: Ingresos no
gravados
- Aportes obligatorios
a fondo de pensiones
Subtotal 1
Menos: Rentas
exentas
($292.000)
$5.708.000
(No aplica)
$90.000.000
($1.427.000 )
($22.500.000)
Si este valor hubiera
excedido de
$4.769.000, entonces
se hubiera tenido que
observar tal límite.
$4.281.000
A pesar de que este
valor excede de
$4.769.000, no se
tiene que observar
tal limitación.
$67.500.000
(0)
(0)
(0)
(0)
$4.281.000
$594.000
$67.500.000
$13.500.000
- El 25% del subtotal 1
Subtotal 2
Menos : Otras
deducciones
- Pagos por salud o
educación hechos
durante el 2005, o
- Pagos por préstamos
en créditos para
vivienda durante el
2005
Valor del pago
“gravable”
Valor de la retención
en la fuente a
practicar
El pago “gravable” se
busca en la tabla del
Art. 383 del ET que
está vigente en el
presente año 2006.
92 | a c t u a l i c e s e . c o m
Como el valor de
los pagos normales
del mes nos llevó a
un “pago gravable”
de 4.281.000, y tal
pago gravable es
superior a los 10
salarios mínimos
vigentes, es decir,
es superior a los
408.000 x 10 =
4.080.000, por tal
razón sí se debe
practicar la
retención del 20%
sobre el valor de
Retención en la Fuente sobre salarios
los 67.500.000, y
ello nos arroja una
retención de
13.500.000.
En consecuencia, el gran total de retenciones en la fuente a
título de renta que se deben hacer en el mes de julio de 2006
al trabajador ascienden a: 594.000+13.500.000= $14.094.000.
Pagos indirectos a trabajadores: ¿cómo
contabilizarlos cuando les genera ingreso
tributario?
Publicado: 5 de septiembre de 2005
Conceptos vigentes. Tener en cuenta valor a 2012 del UVT.
En una entrega anterior, respondíamos a la pregunta "¿Cómo deben
contabilizarse los pagos indirectos hechos a favor de los
trabajadores y que sí constituyen ingreso tributario para ellos?"
(Efectos en materia de retenciones en la fuente). En esta segunda
parte, ampliaremos el caso que estamos analizando.
1. La situación cambiaría si se demuestra que el monto total
de lo que se cancele mensualmente al restaurante está
siendo pagado pero en beneficio de trabajadores que
individualmente considerados perciben salarios superiores
a los 15 salarios mínimos, pues en ese caso ya no es
“ingreso del restaurante” sometido a retención por
servicios, sino que sería “ingreso del trabajador” sometido
a retención “por pagos laborales”.
Para ilustrar esta situación, supóngase que la empresa XYZ
contrata los servicios del restaurante “XXX Ltda.” para que
cada mes suministre el servicio de alimentación a 2 de sus
ejecutivos y sus familias, y el costo mensual de dicho
servicio asciende a 2.500.000 más el 16% de IVA. Los dos
ejecutivos (A y B) perciben, cada uno de ellos, un salario de
$7.000.0000 (superan los 15 salarios mínimos) y que
ambos están sometidos a retención en la fuente laboral
por el “procedimiento 2”, habiéndose definido un
porcentaje fijo de retención de 0,80% para el semestre en
el que se efectúa el ejemplo.
a c t u a l i c e s e . c o m | 93
Retención en la Fuente sobre salarios
Para efectos de este ejemplo, supóngase que estos
salarios de cada ejecutivo no son “salario integral”,
pues en caso de que exista salario integral, el
concepto Dian 15454 de marzo 26 de 2003 menciona
que el monto de “los 15 salarios mínimos” deben ser
un valor que no incluya el factor prestacional propio
de los salarios integrales, el cual se asume que es
como mínimo un 30% del total de lo que se paga al
trabajador.
En este caso, los $2.500.000 ya no son “ingreso del
restaurante” sino que son “ingreso de los ejecutivos” y
por tanto las contabilizaciones serían (supóngase que al
tomar en el caso de cada ejecutivo, sus $7.000.000 de
sueldos más el $1.250.000 que se le convierte en “ingreso
laboral” por “alimentación”, y haber sometido toda esa
base a la depuración mensual para efectos de retención
de pagos laborales, en el caso de cada uno se llega a una
base gravable mensual por salarios de $5.900.000).
Al recibir la factura del restaurante:
Código
cuenta
510595
510595
Nombre cta.
Gastos laboralesotrosalimentación
Gastos laboralesotrosalimentación
240802
IVA descontable
233595
Cuentas por
pagar-otros
Tercero
Db.
Cr.
Ejecutivo A
1.250.000
Ejecutivo B
1.250.000
Restaurante
XXX Ltda.
Restaurante
XXX Ltda.
400.000
2.900.000
Se puede notar que ya no se le hace retención al restaurante,
pues el “costo o gasto” en que incurre la empresa se reportará
a la Dian como un “gasto laboral” y no como un “costo
servicios restaurante”. Sin embargo, queda latente si el manejo
del “IVA” facturado por el restaurante se pueda o no tratar
como “IVA descontable”.
94 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
En nuestro parecer, es razonable dejarlo como “IVA
descontable” aunque se configura una situación bastante
“extraña”, y todo porque la norma del Art.387-1 no aclara lo
que sucede en estos casos con el IVA).
Al cancelar la nómina a los dos ejecutivos:
Código
cuenta
510506
510506
237005
237045
236505
236505
250501
250501
Nombre cta.
Gastos
laborales –
sueldos
Gastos
laborales –
sueldos
Aportes de
nómina –
Aportes a EPS
Aportes
nominaFondos
Pensiones
Retención por
salarios (0,8%
de la base
gravable
laboral)
Retención por
salarios (0,8%
de la base
gravable
laboral)
Salarios por
pagar
Salarios por
pagar
Tercero
Db.
Cr
Ejecutivo A
7.000.000
Ejecutivo B
7.000.000
EPS xxxxxxx
560.000
Fondo xxxxxxxx
665.000
Ejecutivo A
47.200
Ejecutivo B
47.200
Ejecutivo A
Ejecutivo B
6.340.303
6.340.303
2. Como última situación, pensemos en lo que sucedería si se
demuestra que el monto total de lo que se cancele
mensualmente al restaurante está siendo pagado en
beneficio
de
trabajadores
que
individualmente
considerados perciben salarios inferiores a los 15 salarios
mínimos, pero que el monto de lo pagado al restaurante, a
la hora de prorratearlo entre los trabajadores beneficiados,
a c t u a l i c e s e . c o m | 95
Retención en la Fuente sobre salarios
indica que cada trabajador está recibiendo un valor de
“alimentación” superior a los $763.000.
Para ilustrar esta situación, supóngase que la empresa XYZ
contrata los servicios del restaurante “XXX Ltda.” para que
cada mes suministre el servicio de alimentación a 10 de
sus empleados y sus familias, y el costo mensual de dicho
servicio asciende a 8.000.000 más el 16% de IVA. Todos los
10 empleados tienen sueldos de 1.000.000 y están
sometidos al procedimiento 1 de retención en la fuente
por pagos laborales.
En este caso, los $8.000.000 asignados entre los diez
empleados, implican que cada uno de ellos está siendo
objeto de un “pago indirecto mensual” que asciende a
$800.000. En consecuencia, los primeros $763.000 se
consideran “ingreso para el restaurante” y los $37.000
pesos restantes, sí se consideran “ingreso del trabajador”.
Las contabilizaciones serían:
Al recibir la factura del restaurante:
Código
cuenta
Nombre cta.
513595
Servicios-otros
510595
Gastos
laboralesotrosalimentación
240802
236525
233595
IVA
descontable
Retención por
servicios (4%
sobre los
7.630.000)
Cuentas por
pagar-otros
Tercero
Restaurante XXX
Ltda.
Se usarían los
NIT de los 10
trabajadores, y
en total el
registro en esta
cuenta daría…
Restaurante XXX
Ltda.
Db.
Cr.
7.630.000
370.000
400.000
Restaurante XXX
Ltda.
305.200
Restaurante XXX
Ltda.
8.094.800
Al cancelar la nómina a los diez empleados
Lo pertinente a comentar para esta parte de la contabilización,
96 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
es que como los diez empleados devengan salarios de
1.000.000 cada uno, el análisis de la retención en la fuente por
pagos laborales del mes a cada uno de ellos, a pesar de
sumarles los $37.000 dentro del total de pagos laborales, nos
llevaría a bases que en este caso no originan retención en la
fuente (la tabla, para el procedimiento 1, indica que solo hay
lugar a practicar retenciones en la fuente, durante el presente
año 2.005, a salarios mensuales gravables que excedan el
1.804.000; ver Art. 383 del ET).
Como vemos, las situaciones planteadas, derivadas del estudio
a un solo artículo del estatuto tributario (Art.387-1), nos llevan
a la conclusión de que en aquellas empresas donde se
efectúen pagos indirectos a sus trabajadores, pero en especial
por concepto de alimentación, requieren de una cuidadosa
interpretación de la norma y una correcta contabilización de
las cifras, pues se debe aclarar si tales pagos indirectos
constituirán o no “ingreso tributario” para el trabajador.
¿Cómo deben contabilizarse los pagos indirectos hechos
a favor de los trabajadores y que sí constituyen ingreso
tributario para ellos?
(Efectos en materia de retenciones en la fuente)
Un trabajador puede percibir ingresos, originados en su
relación laboral, de dos maneras distintas: 1. Por la “vía
positiva”, es decir, porque le cancelan directamente, en dinero
o en especie, el valor de sus salarios y 2) Por la “vía negativa”,
es decir, porque la empresa le “ahorra” el tener que entrar a
cubrir un gasto en el que necesitaba incurrir (ej.: una
capacitación o un viaje, etc.).Lo anterior está ratificado en lo
dispuesto por el Art.5 del Decreto 3750/86, norma que
dispone lo siguiente:
“ART. 5º—Para efectos de lo previsto en los artículos
anteriores, constituyen pagos indirectos hechos al
trabajador, los pagos que efectúe el patrono a
terceras personas, por la prestación de servicios o
adquisición de bienes destinados al trabajador o a su
cónyuge, o a personas vinculadas con él por
parentesco
dentro
del
cuarto
grado
de
consanguinidad, segundo de afinidad o único civil,
a c t u a l i c e s e . c o m | 97
Retención en la Fuente sobre salarios
siempre y cuando no constituyan ingreso propio en
cabeza de las personas vinculadas al trabajador y no
se trate de las cuotas que por ley deban aportar los
patronos a entidades tales como el Instituto de
Seguros Sociales, el Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar, el Servicio Nacional de
Aprendizaje y las cajas de compensación familiar.
Se excluyen los pagos que el patrono efectúe por
concepto de educación, salud y alimentación, en la
parte que no exceda del valor promedio que se
reconoce a la generalidad de los trabajadores de la
respectiva empresa por tales conceptos, y siempre y
cuando correspondan a programas permanentes de
la misma para con los trabajadores.”
Algunos de tales pagos indirectos al trabajador han sido
exonerados, mediante normas especiales, de terminar
considerándose “ingreso” para el trabajador, Aquellos que no
tengan dicha exoneración, se consideran entonces “ingreso del
trabajador” y por tanto deben someterse a retención en la
fuente por pagos laborales (véase el Art.87-1 del ET).
El caso de los pagos por alimentación
Un caso interesante de estudiar, en especial por sus efectos en
materia de retención en la fuente, es el que se establece en el
Art.387-1 del E.T. norma que dispone lo siguiente:
ART. 387-1. — Modificado. L. 788/2002, Art. 84.
Disminución de la base de retención por pagos a
terceros por concepto de alimentación. Los pagos
que efectúen los patronos a favor de terceras
personas, por concepto de la alimentación del
trabajador o su familia, o por concepto del
suministro de alimentación para éstos en
restaurantes propios o de terceros, al igual que los
pagos por concepto de la compra de vales o tiquetes
para la adquisición de alimentos del trabajador o su
familia, son deducibles para el empleador y no
constituyen ingreso para el trabajador, sino para el
tercero que suministra los alimentos o presta el
servicio de restaurante, sometido a la retención en la
fuente que le corresponda en cabeza de estos
últimos, siempre que el salario del trabajador
98 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
beneficiado no exceda de quince (15) salarios
mínimos mensuales legales vigentes (hoy $
5.722.500). Lo anterior sin menoscabo de lo
dispuesto en materia salarial por el Código
Sustantivo de Trabajo.
Cuando los pagos en el mes en beneficio del
trabajador o de su familia, de que trata el inciso
anterior excedan la suma de dos (2) salarios mínimos
mensuales vigentes (hoy $ 763.000), el exceso
constituye ingreso tributario del trabajador,
sometido a retención en la fuente por ingresos
laborales. Lo dispuesto en este inciso no aplica para
los gastos de representación de las empresas, los
cuales son deducibles para éstas.
Para los efectos previstos en este artículo, se
entiende por familia del trabajador, el cónyuge o
compañero(a) permanente, los hijos y los padres del
trabajador.”
Lo que primero se debe aclarar entonces, es que si en una
empresa se incurre en el costo de contratar los servicios de un
restaurante, para que en el mismo se le suministre
alimentación en forma mensual a sus trabajadores, ello sería
un costo deducible para el empleador y podría ser o no un
“ingreso para el trabajador”, dependiendo de varias
situaciones:
3. El monto total de lo que se cancele mensualmente al
restaurante, es “ingreso del restaurante” si al prorratear
ese costo entre todos los empleados y sus familias, se
observa que cada uno de tales empleados está recibiendo
un beneficio por alimentación que no sobrepase dos
salarios
mínimos
(381.500
x
2
=
$763.000).
Adicionalmente, ese beneficio en cabeza del trabajador se
seguirá considerando “ingreso del restaurante” si el
trabajador beneficiado no percibe un salario mensual
superior a los 15 salarios mínimos (15 x 381.500 =
5.722.500).
Para ilustrar esta situación, supóngase que la empresa XYZ
contrata los servicios del restaurante “XXX Ltda.” para que
cada mes suministre el servicio de alimentación a sus 10
obreros, y el costo mensual de dicho servicio asciende a
2.500.000 más el 16% de IVA. Todos los obreros devengan
a c t u a l i c e s e . c o m | 99
Retención en la Fuente sobre salarios
el salario mínimo.
En este caso, los $2.500.000 asignados entre los 10
obreros, implican que cada uno de ellos está siendo objeto
de un “pago indirecto mensual” que asciende a $250.000
(cifra que no supera entonces los $763.000 mencionados
anteriormente).
Adicionalmente, como ninguno de los obreros devenga
salarios mensuales superiores a los 15 salarios mínimos,
se dan todas las condiciones para que los $2.500.000 se
contabilicen como un costo “por servicios” y cuyo
beneficiario sería el restaurante “XXX Ltda.” (No existe en
este caso ningún “ingreso para los trabajadores”). Las
contabilizaciones serían (para simplificar el ejercicio
supongamos que solo hay lugar a efectuar retenciones en
la fuente a título de impuesto sobre la renta):
Código
cuenta
Nombre cta.
513595
Servicios-otros
240802
IVA descontable
236525
233595
Retención por
servicios (4%
sobre los
2.500.000)
Cuentas por
pagar-otros
Tercero
Restaurante
XXX Ltda.
Restaurante
XXX Ltda.
Db.
Cr.
2.500.00
0
400.000
Restaurante
XXX Ltda.
100.000
Restaurante
XXX Ltda.
2.800.000
100 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
Capítulo 4
Preguntas y Respuestas
Reducción de la base para aplicar retención
en la fuente por ingresos laborales
Publicado: 28 de febrero de 2011
Para reducir la base para aplicar la retención en la
fuente por ingresos laborales, ¿puedo restarle a
estos los aportes a salud obligatoria e intereses de
corrección monetaria simultáneamente?
R/ Sí. En el artículo 387 del Estatuto Tributario se indica que
un asalariado puede restar los intereses en un préstamo para
adquisición de vivienda o los pagos por salud pre pagada y
educación, por el trabajador, el cónyuge y hasta dos hijos. Es
decir que según este artículo, el trabajador debe escoger entre
los intereses del préstamo, la salud pre pagada o la educación,
pero no todos simultáneamente.
En cuanto a la salud obligatoria, sí se puede restar, debido a
que según el artículo 3 del Decreto 2271 de junio de 2009
quedó redactado que el asalariado puede restar los aportes a
la salud obligatoria que hizo en el año anterior, dividiendo sus
aportes por 12 meses, sacando el valor que va a poder restar
en este año 2011. En este caso, si el asalariado en el año 2010,
pagó los intereses de un crédito para adquisición de vivienda
y al mismo tiempo cotizaba la salud obligatoria, ambas cosas
las puede restar simultáneamente.
a c t u a l i c e s e . c o m | 101
Retención en la Fuente sobre salarios
Retención en la Fuente para salarios
superiores a $2.400.000
Publicado: 5 de enero de 2011
Hay una persona que tiene un contrato por
prestación de servicios como administradora de un
conjunto residencial y tiene un salario de
$1.400.000. Se de una Ley donde dice que no se
debe hacer retención en la fuente sino a salarios superiores a
$2.400.000. ¿Me pueden colaborar si esto es cierto y qué Ley
es?
R/ Si es prestación por servicios, no es un salario sino un
honorario. Supongamos que el trabajador sí recibe un salario y
su empleador debe hacerle a ese salario una depuración
(ingresos no gravados, rentas exentas y otras deducciones)
formando un salario gravable que se busca en la tabla del Art.
383 del Estatuto Tributario, en la que hay unos rangos y
dependiendo del rango en el que aplique ese salario gravable,
así mismo será la tarifa de Retención en la Fuente.
El primer rango del artículo 383 dice que si el salario gravable
se encuentra entre 0 y 95 UVT entonces no se le hace
retención, en ese caso sería tarifa cero (0). En este año 2011,95
UVT equivalen a 95 x $25.132 = $2.387.540. Si el salario
después de depurado queda marcando $2.387.504 hacia
abajo, NO quedará sujeto a Retención en la Fuente.
Es importante tener en cuenta algo que salió en la Ley 1429 de
diciembre de 2010, ley de Formalización y Generación de
empleo, en el artículo 15, en donde indica que para los que
viven de prestación de servicios, honorarios o comisiones, si
lo que se va a ganar en el año es de 300 UVT o menos, se les
debe hacer retención como si fueran asalariados. 300 UVT
equivalen a $7.539.600 que divididos en 12 meses, este
trabajador ganaría $628.300 pesos mensuales y en este caso,
dicho trabajador puede hablar con su contratista y le dice que
le pague como asalariado y ahí estaría acogiéndose a la tabla
del artículo 383, que le favorece para que no esté sujeto a la
retención en la fuente.
102 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
¿La Retención en la Fuente por salarios y no
descontada al trabajador, se convierte en
ingresos para el empleado?
R/ Si al trabajador asalariado le toca declarar renta,
debe denunciar los ingresos brutos que aparecen en
el formulario 220 que le entrega el empleador de
las retenciones realizadas por la empresa durante
el año. Si no le hicieron retención entonces no hay ninguna
retención que el empleador pueda tomarse.
Retención en la Fuente sobre diferentes
montos como salarios, honorarios y otros
Publicado: 16 de Junio de 2010
Al gerente le pagan diferentes montos por salarios,
honorarios y le cancelan también el arriendo del
apto en donde vive. Su factura está a nombre de la
compañía. Se le efectúa retención en la fuente del
3,5%. ¿Los tres valores se suman como base de retención en la
fuente por ingresos laborales?
R/ Sí. Si los pagos que se le hacen al trabajador, lo hacen por
ingreso laboral, independiendo cómo la empresa se los
reconoce, se le debe efectuar la retención en la fuente por el
valor total de los ingresos.
a c t u a l i c e s e . c o m | 103
Retención en la Fuente sobre salarios
Cambios de procedimiento para descuento
de Rete fuente
Publicado: 2 de agosto de 2010
¿Puedo cambiar de procedimiento para descuento
de Rete fuente sobre salarios para el segundo
semestre si mi empresa en ningún momento me ha
recomendado procedimiento? Si por error me
calcularon la retención en la fuente sobre salarios, mi
empresa, ¿está obligada a re calcular y realizar devolución?
R/ Según el Concepto Dian 2340 de 1993, que aparece en el
manual de LEGIS de Retención en la Fuente 2010, página 102 y
párrafo interno 0129-1 dice que una vez elegido el
procedimiento de retención que se le ha de efectuar a cada
uno de los trabajadores, se le debe seguir aplicando durante
todo el año gravable. Porque aceptar el cambio de
procedimiento durante el mismo año gravable es convertir el
impuesto de renta en instantáneo cuando en realidad es un
impuesto de período que comienza el 1° de enero y termina el
31 de diciembre, además de permitir que de esta manera se
quiebre la progresividad de la tabla del impuesto autorizando
que muchos pagos se queden sin retención según le convenga
al trabajador. Es por esta razón que no es posible el cambio de
procedimiento.
Bases de retención en la fuente sobre
salarios
Publicado: 12 de Julio de 2010
¿A partir de qué salario base se hace el descuento
de retención a la fuente y cuánto es, en los
trabajadores, ya sean supernumerarios o fijos?
R/ Es relativo, porque a los salarios se les puede restar
algunos valores para obtener la base de Retención en la
Fuente. Lo que todo asalariado puede restar es el aporte a
104 | a c t u a l i c e s e . c o m
Retención en la Fuente sobre salarios
pensiones, el aporte obligatorio a salud y también los aportes
voluntarios, entre otros. Después de depurado el salario,
queda una base final y se busca ese valor en la tabla del
artículo 383 del Estatuto Tributario. Si la base se pasa de 95
UVT, entonces se ubica en las tablas del artículo y se aplica la
fórmula de la tabla para definir la Retención en la Fuente.
En la práctica, si una persona se pasa de un salario base de
$2.400.000, después de restarle los valores de aportes, se le
debe practicar Retención en la Fuente.
Retención en la Fuente de acuerdo a
ingresos laborales
Publicado: 26 de abril de 2010
Si un empleado tiene en el mes suficientes ingresos
para retención en la fuente, ¿hay que efectuársela
así no haya quedado con % en el cálculo que se
hizo en diciembre de 2009?
R/ Si la persona está sometida al procedimiento 2 de
Retención en la Fuente y cuando definieron el porcentaje fijo
en diciembre, que le tendrían que estar aplicando en cada uno
de los meses del semestre de enero a junio quedó en 0%,
entonces no hay que hacerle retención a esta persona. Pero si
el porcentaje que dio fue mayor a 0%, entonces se le aplica
dicho porcentaje en su retención.
a c t u a l i c e s e . c o m | 105
Índice alfabético informativo
103, 105
A
ABC de la Retención en la
Fuente .................................. 3, 7
Aportes a salud . 48, 57, 60, 64,
101
Asalariado ... 41, 44, 47, 49, 50,
51, 53, 54, 55, 56, 57, 59,
60, 64, 65, 101, 102, 105
N
S
Salarios .. 39, 44, 46, 50, 54, 55,
57, 60, 62, 70, 71, 72, 74,
75, 77, 84, 86, 87, 89, 93,
95, 97, 100, 102, 103, 104
T
Trabajadores independientes
39, 48, 50, 53, 57, 60, 64, 75
Normatividad .......................3, 37
R
Retención en la Fuente . 38, 45,
46, 47, 48, 49, 50, 53, 56,
57, 59, 65, 66, 69, 72, 73,
75, 76, 77, 84, 85, 98, 102,
U
UVT .... 6, 42, 45, 65, 71, 73, 85,
102, 105
107
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