Creación de documentos y presentaciones con PowerPoint

Documento descargado de http://www.elsevier.es el 17/11/2016. Copia para uso personal, se prohíbe la transmisión de este documento por cualquier medio o formato.
Farmacia práctica
INFORMÁTICA
Creación de documentos
y presentaciones con PowerPoint
P
owerPoint es un programa que viene incluido en la suite
Office de Microsoft junto con Word y Excel, entre otros.
Se utiliza para crear documentos con un formato de diapositivas, que se pueden imprimir en papel o formar parte de una presentación, a la que se le podrán añadir efectos gráficos y de sonido.
En esta ficha vamos a construir un documento que nos va a
servir para familiarizarnos con PowerPoint.
Figura 1
Creación de un nuevo documento
Una vez abierto el programa y después de seleccionar «NUEVO» aparece la pantalla de la figura 1, siempre que en alguna
ocasión no hayamos especificado que no se muestre más.
Dentro de ella, seleccionaremos el tipo de autodiseño que más
nos convenga, que en este caso será el que está enmarcado en
rojo. Aparecerá una pantalla como la de la figura 2.
Figura 2
Título
Haremos un clic encima de la ventana del título y desaparecerá
la leyenda estándar. A continuación, escribiremos «MANZANILLA», que nos quedará con unos caracteres grandes. Debajo de
«MANZANILLA» escribiremos su nombre botánico «Matricaria
Chamomila», pero si lo hacemos con el mismo tamaño de letra
invadiremos media página, por lo que procederemos a cambiar a
un tamaño de letra mucho más reducido.
Figura 3
Texto
Podemos escribirlo directamente o seleccionar un texto de otro documento y pegarlo en la ventana de texto. En ambos casos debemos
utilizar un tamaño de letra adecuado al espacio que tenemos. Una
vez colocado el texto podemos moverlo para colocarlo en otro sitio
mediante un simple clic encima, y luego deslizarlo con el ratón.
Imagen
Deberemos disponer de la foto digitalizada que queramos colocar,
preferentemente en formato JPG, que por sus características de calidad y ligereza se prefiere para que el documento no ocupe mucho
espacio y se pueda transmitir fácilmente por correo electrónico.
Para este ejemplo hemos recurrido a Google, hemos buscado la
palabra «manzanilla» y hemos seleccionado una imagen de los resultados obtenidos. Se copia y se pega directamente encima del espacio destinado a imagen y se puede mover también con un
simple deslizamiento del ratón.
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Figura 4
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Figura 5
Figura 6
Todas estas operaciones, en nuestro caso, nos han
conducido a la diapositiva que se muestra en la figura 3.
Figura 7
Duplicación de diapositivas
En determinadas circunstancias puede ser que convenga duplicar una diapositiva, ya que a partir de ella
es mucho más fácil aplicar cambios para dar lugar a
una nueva. Para realizarlo seguiremos el proceso que
se muestra en la figura 4 y que consiste, en primer lugar, en seleccionar el número de la diapositiva, desplegar «INSERTAR» y escoger «DUPLICAR DIAPOSITIVA».
Un ejemplo de la utilidad de esta función aplicado
a nuestro ejemplo está en poder mostrar otras propiedades de la manzanilla manteniendo constantes el título y la imagen de la diapositiva.
Distintos modos de presentar
las diapositivas
Supongamos que una vez construidas varias diapositivas queremos ver el conjunto de nuestro trabajo. Para
ello desplegaremos el menú «VER» (fig. 5) y podremos optar por una de las 4 siguientes visualizaciones:
Normal
Se muestra la diapositiva tal cual.
Clasificador de diapositivas
Presentación
con diapositivas
Figura 8
Se muestra la presentación a pantalla
completa, con una
cadencia entre diapositivas que se puede programar. También son parametrizables los efectos
especiales que veremos en otra ficha.
Para salir de la presentación deberemos pulsar el botón derecho del ratón, con lo que nos aparecerá el menú que se muestra
en la figura 8. En este menú se permite también visualizar la diapositiva siguiente o la anterior.
Se obtiene una imagen global de las diapositivas en
tamaño reducido (fig. 6).
Página de notas
Distintos modos de presentar
los documentos
Se maneja la imagen de la diapositiva asociada a una
ventana disponible para introducir anotaciones que
nos guiarán en la presentación (fig. 7).
Si lo que queremos es obtener las diapositivas en formato papel, es decir, como documento escrito, tenemos varias opciones de impresión.
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Farmacia práctica
INFORMÁTICA
Figura 9
Figura 11
Figura 12
Figura 10
En esta pantalla de impresión también podremos seleccionar otras características del documento, como ajustar
al tamaño del papel o imprimirlo en blanco y negro.
Otra forma de presentar los documentos es mediante la opción «PÁGINAS DE NOTAS», con lo que se
obtiene un documento de una diapositiva por página
como el que se muestra en la figura 7, que contiene
un espacio para la impresión de notas.
Configuración de una página
Para disponer de ellas necesitamos abrir el desplegable de «ARCHIVO» y seleccionar «IMPRIMIR...».
En la pantalla resultante que se muestra en la figura 9,
seleccionaremos la opción «DOCUMENTO», con lo
que se activará la parte inferior derecha (enmarcada en
rojo en la figura) de ésta.
A continuación, podremos escoger el número de
diapositivas que se van a imprimir por página. Para
ello, en el desplegable «DIAPOSITIVAS POR PÁGINA» elegiremos el valor que nos interese. Solamente
en el caso de escoger 3 por página obtendremos un
documento como el de la figura 10, en la que al lado
de cada diapositiva se imprimen unas líneas para tomar notas de la presentación.
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Dentro del menú «ARCHIVO» seleccionaremos
«CONFIGURAR PÁGINA», con lo que aparece la
pantalla de la figura 11. Dentro de ella hay un desplegable que nos permitirá seleccionar el tipo de documento que queremos configurar. Las opciones disponibles se muestran en la figura 12 e incluyen diapositivas, presentaciones en pantalla, formato DIN A4 o
formato de carta, transparencias, pancartas o incluso
un formato personalizado.
También podremos configurar la orientación horizontal o vertical del documento y, dentro del formato
personalizado, su altura y anchura.
Final
Con lo que hemos visto ya nos podemos manejar en
la creación de un documento elemental de PowerPoint. En la próxima entrega aprenderemos a animar
la presentación.
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Informática en una página
Cálculo del promedio de facturación
M
ediante una sencilla función
vamos a calcular el promedio de alguna de las magnitudes
que se manejan en una farmacia.
Figura 1
Pasos previos
En una hoja de cálculo Excel deberemos tener introducidos todos
los valores que vamos a promediar. Tomemos como referencia
una tabla con unos valores (fig. 1).
La columna de totales no hace
falta que se rellene manualmente,
ya que se obtiene mediante una
simple suma de las dos anteriores.
Si tomamos como ejemplo la
celda D3 correspondiente al día
1, las fórmulas válidas serían:
=B3+C3 o =SUMA(B3:C3).
Cálculo del promedio
El sistema más fácil y rudimentario
es sumar todos los valores y dividirlos por su número. Esto es posible
hacerlo, pero nos obliga a utilizar tres
funciones: la suma de los elementos,
el cálculo de su número total y, finalmente, una división entre ellos.
Un sistema mucho más fácil es
utilizar la función «PROMEDIO», que ofrece las siguientes
facilidades:
• No tiene en cuenta las celdas en
blanco, lo que permite que, sin
tener que variar la fórmula, los
cálculos del promedio se puedan
realizar a partir de un determinado rango de celdas, que se irá
actualizando a medida que vayamos rellenado estas celdas.
Figura 2
distinta: «Número1, Número2,
etc.». Es posible llegar hasta un
máximo de 30 rangos.
El modo de colocar los rangos en
las ventanas puede ser manual, con
la estructura: B3:B11, donde B3 y
B11 son, respectivamente, la primera y última celda, o bien con un clic
en el icono situado a la derecha de la
ventana, como se muestra con un
círculo rojo en la figura 3, y señalando con el ratón las celdas del rango.
Utilización práctica
de la función
«PROMEDIO»
Figura 3
• Sí que tiene en cuenta las celdas
con valor cero para el cálculo
del promedio.
Estructura de la función «PROMEDIO»
Con el cursor encima de la tecla
B12 hacemos un clic sobre el signo
«=» de la barra de fórmulas, seleccionamos la función «PROMEDIO» y aparece una pantalla (fig. 2).
En la ventana «Número1» introduciremos el rango de celdas sobre
el que queramos calcular el promedio. Aparece este valor al lado de la
ventana y al final de la pantalla.
En caso de que el promedio se
deba calcular a partir de dos o
más rangos de celdas colocaremos
cada uno de ellos en una ventana
Vamos a aplicar esta función en
nuestro ejemplo:
• Para la celda B12: «Promedio
Caja», será
«=PROMEDIO(B3:B11)» y su
resultado: 1086,52.
• Para la celda C12: «Promedio
SNS», será
«=PROMEDIO(C3:C11)» y su
resultado: 1637,77.
• Para la celda D12: «Promedio
Importe Total», será «=PROMEDIO(D3:D11)» y su resultado: 2724,30.
Conclusión
La función «PROMEDIO» puede
ser muy útil para calcular promedios allí donde hemos elaborado
una hoja de cálculo, que se irá rellenando paulatinamente, ya que el
valor en blanco de una celda hace
que no se la tenga en cuenta a la
hora de calcular el promedio. ■
JORDI VINTRÓ
CONTADOR DEL COF DE BARCELONA (jvintro001@cofb.net).
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