limitaciones de los organigramas

LOS ORGANIGRAMAS
Estos son el medio que utilizan las empresas para el análisis
teórico y la acción practica de la administración.
También es la representación gráfica de la estructura orgánica
y funcional de todas las unidades que integran la organización la
organización indicando sus aspectos más importantes como son las
relaciones jerárquicas, de comunicación y de coordinación. También
indican sus funciones, las relaciones entre las unidades, los puestos,
desde el mayor hasta el menor.
REGLAS PARA CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA
1) El rectángulo correspondiente al nivel más alto debe ser de
tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero
nunca menor.
2) De la base inferior del rectángulo principal deberá salir la
línea jerárquica central, la cual deberá ser siempre más gruesa
que las demás.
3. En el nivel inmediatamente inferior a la adm. Deberán
aparecer las asesorías.
4. Luego de las asesorías estarán las unidades de líneas
operativas.
CARACTERISTICA:
1. Los organigramas pueden promover la comprensión de la
problaciones de comunicación.
2. Orientar a los nuevos empleados hacia la relación y
complejidades estructurales.
3. Proporcionar una imagen gráfica del aspecto integro de
actividades y servicios de la organización y de las actividades
y personal vital para lo mismo.
LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS
 No es una representación exacta de la realidad de la
empresa.
 Sólo muestra unas cuantas de las relaciones de la
organización formal y ninguna de la organización informal.
 No indica las interacciones entre los puestos de igual nivel o
categoría en las distintas partes de la organización.
 Ningún organigrama puede expresar por si mismo todos los
datos
de
la
organización,
por
lo
que
complementarse con otros documentos.
 Son muy difíciles de mantenerlos actualizados.
CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS
Estos se clasifican atendiendo a:
necesita
1) El ámbito de aplicación o como muestran la estructura. Estos
se dividen en:
a) Generales y maestros: Estos suministran una visión general
de la organización, indicando sólo las unidades de más importancia.
b) Específicos o analíticos: Que dan una visión detallada de la
estructura de la institución; incluso se complementan con
información anexos.
c) Complementarios o microorganigramas: Estos indican una
sola unidad o una parte importante de la estructura en forma
detallada.
2) Atendiendo al contenido es:
a) Funcionales: Estos además de describir los órganos de las
organizaciones, muestran las funciones principales.
ORGANIGRAMAS:
El organigrama se concibe como la representación gráfica de la
estructura orgánica de una institución, de forma tal que se pueda
observar la relación de jerarquía que tiene.
Por lo regular se diseñan desde arriba hacia abajo, mostrando
la jerarquía de mayor a menor.
El organigrama se compone de rectángulos y/o cuadrados
(donde se encierran los nombres de los cargos), que se unen por
medio de líneas, las cuales representan los canales de dependencia y
responsabilidades de la institución.
La principal utilidad del Organigrama viene dada porque
pede apreciarse, de manera fácil, la forma en que se estructura una
organización, sin necesidad de explicaciones detalladas sobre la
forma en que se ha dividido.
Sin embargo es importante aclarar dos (2) aspectos limitativos
que tienen los organigrama.
A.- Representan solamente las relaciones formales de la
entidad, sin dar a conocer las relaciones informarles que se dan
frecuentemente en los diferentes niveles organizacionales.
B.- Es una representación gráfica estática, lo cual impide
visualizar los cambios continuos que se verifican.
Estos implica que los organigramas deben ser revisados y
actualizados con frecuencia.
Los Organigramas pueden dividirse atendiendo a dos
clasificaciones, como son:
I.- Por su Alcance.
II.- Por la forma de representación
I.- Por su Alcance.
De acuerdo a lo que se desea reflejar, existen dos formas de
presentar el organigrama.
Organigrama General. Ofrece la la representación completa
de una entidad, mostrándose las áreas principales en que está
dividida.
Organigrama Departamental: Nos da una visión de la forma
en que se compone una Gerencia o Departamento, pudiendo
también reflejar áreas donde se agrupan dos (2) o varias unidades
comunes dentro de la organización.
II.Por la Forma de Presentación.
En función del tipo de representación que se elabora, pueden
clasificarse en tres (3) tipos de organigramas:
- Descendente o Vertical.
- Circular
- Horizontal.
 Organigrama Descendente o Vertical.
Es el más común y se caracteriza por presentar la línea de
autoridad desde arriba hacia abajo, encabezándolo el Consejo o
Junta de Directores, en algunos casos, y en otros, el Gerente o
Encargado.
 Organigrama Circular.
Se compone de círculos y los niveles de autoridad parten
desde el centro, colocándose a su alrededor los demás organismos.
A medida que los círculos se van alejando del centro, va
descendiendo la autoridad.
 Organigrama Horizontal.
Se diseña por medio de rectángulos o cuadrados, que van de
izquierda a derecha, dando una clara visión de las líneas de
dependencia.
Todos los tipos de organigramas explicados, son presentados
con ejemplos gráficos en las páginas siguientes.
FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS
Los organigramas pueden ser utilizados para diversos
propósitos, todo dependerá de su modalidad.
finalidades existen las siguientes.
Entre estas
 Ofrece una visión general de la estructura organizativa de la
institución.
 Representa la más utilizada fuente de consulta con fines de
información.
 Identifica las relaciones de jerarquía existentes entre los
principales órganos de la empresa o institución.
 Proporciona al personal el conocimiento de su ubicación y
de sus relaciones de jerarquía y de subordinación dentro de
la estructura orgánica.
 Ofrece elementos de juicio para identificar duplicaciones,
dispersiones y superposiciones de funciones.
 Determinar el ámbito de supervisión y control de los
ejecutivos.
 Instrumentos de suma utilidad en el análisis, conocimiento
y diseño de la organización.
ORGANIGRAMA VERTICAL:
Este tipo de organigrama es muy usado y recomendó para
utilizarse en los manuales de organización.
Consiste en colocar
todos los puestos en casilleros, apareciendo el puesto de más alto
nivel en la cúspide y los demás puestos en orden descendente y
conectar los puestos por líneas de puntos para indicar autoridad
funcional, es una modalidad más sencilla y difundida para
representar gráficamente una empresa o institución.
ORGANIGRAMA HORIZONTAL:
Esta modalidad representa las unidades ramificadas de
izquierda a derecha, colocando al órgano superior a la extrema
izquierda.
Los niveles jerárquicos se única en columnas y las
relaciones entre las unidades se representan por líneas dispuestas
horizontalmente. Este tipo de organigrama resulta de utilidad en el
caso de estructuras con un gran número de órganos de igual
jerarquía en la base.
ORGANIGRAMA ESCALAR:
Este organigrama escalar representa una de las modalidades
menos complejas y, como su nombre lo indica, constituye una
sucesión ordenada de los distintos segmentos de la organización a
manera de peldaño. Es poco usual en la República Dominicana, a
diferencia de los Estados Unidos.
Su características principal
descansa en que no utiliza los rectángulos o recuadros para
identificar las distintas unidades, sino líneas continuas sobre las
cuales es asentado el nombre de los principales departamentos de la
empresa o institución. En esta representación las unidades de líneas
y de asesorías no son diferenciadas; en esta forma de organización el
nivel jerárquico es adquirido cuando se escala una unidad ubicada
en un nivel superior.
ORGANIGRAMA RADIAL:
El organigrama radial es una de las formas menos utilizadas
para graficar la organización de una empresa o institución. Consiste
en situar el órgano de mayor jerarquía en el centro de una
circunferencia y colocar en su derecha las unidades restantes de
menor jerarquía, uniéndose entre si por líneas oblicuas. Este tipo de
organigrama no ofrece flexibilidad para graficar la naturaleza de las
unidades.
Su misma conformación implica su aplicación en
empresas o instituciones de gran complejidad.
ORGANIGRAMA CIRCULAR:
Este tipo de organigrama constituye una forma de la
modalidad radial. Empero presenta la ventaja de que es diseñado
en base a círculos concéntricos definidos, los cuales en función de su
cercanía al centro, expresan la jerarquía de las unidades que
conforman la organización como el radial. Adolece de las mismas
fallas que éste.
El organigrama circular coloca la posición suprema en el
centro de círculos concéntricos. Las funciones que componen las
estructuras están agrupadas alrededor de este centro, de manera que
mientras más cerca está del centro, la posición de la función, es más
importante.
LOS ORGANIGRAMAS SON ÚTILES INSTRUMENTOS DE
ORGANIZACION Y NOS REVELAN:
a) La división de funciones.
b) Los niveles jerárquicos.
c) Las líneas de autoridad y responsabilidad.
d) Los canales formales de la comunicación.
e) La naturaleza lineal o asesoramiento del Depto.
f) Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores.
g) Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la
empresa en cada Depto. o sección de la misma.
VENTAJAS DE SU USO.
1. Obliga a sus autores a aclarar las ideas.
2. Puede apreciar a simple vista la estructura general y las
relaciones de trabajo en la compañía mejor de lo que podría
hacerse por medio de una larga descripción.
3. Muestra quien depende de quien.
4. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la
estructura de una compañía, sus ptos. Fuertes y débiles.
5. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de
enseñanza y medio de información al público acerca de las
relaciones de trabajo de la compañía.
6. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar
los cambios que se proponga en la reorganización, al hacer
planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal.
DESVENTAJA:
1. No muestra más que las relaciones formales.
2. Indica
que relaciones se supone que existen y no
necesariamente las relaciones reales.
3. No muestra la legión de relaciones informales que existe
entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo más
importante que las relaciones formales (las relaciones
informales pueden ser tales que por ejemplo, un hombre
tenga más de un superior o que la supervisión no la ejerza al
superior, inmediato, sino de personal Staff del Depto.).
4. Impone una rigidez innecesaria.
5. Son estática, mientras que los organizaciones que están
cambiando siempre y por esta razón puede volverse obsoleta
rápidamente, a menos que se actualicen con regularidad y
frecuencia.
CONTENIDO:
El organigrama debe contener principalmente los siguiente
datos.
1. Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto
incluye generalmente el nombre de la compañía y la
actividad que se defina.
2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.
3. Fecha del formulario.
4. Aprobación (del presidente, vice-presidente, ejecutivos,
consejo de organización).
5. Leyenda, o sea, explicación de líneas y símbolos especiales.
Por lo general, los organigrama sólo muestra las principales
divisiones y las más importantes lineas de autoridad formal, es
decir, aparecen de los jefes de Depto. En escala ascendente de
jerarquía pues si se incluyeron a todos los integrantes de una
empresa con todos sus pormenores, se volverán enredadas y
complejas, de gran tamaño y la multitud de detalle haría poco
practico su uso.
CLASIFICACION
Tipos de organigrama por su amplitud y debido a la
complejidad de las empresas, en la actualidad ser han subdividido,
en dos tipos tipos.
1. Organigramas maestro:
Estos muestran la estructura
completa, dando a simple vista un panorama de todas las
relaciones entre los Deptos. O componentes principales.
2. Organigrama suplementarios. Estos muestran un solo Depto.
O uno de los componentes principales y ofrecen detalles
sobre relaciones autoridades y obligaciones y de ese depto.
Nota: Es conveniente tener en cada depto. Un organigrama
maestro y uno suplementario del propio depto.. esto permite aclarar
y poner de relieve el trabajo en cada depto.
Y difundir el
conocimiento sobre la estructura orgánica y su utilidad en la
empresa.
BIBLIOGRAFIA
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Autor: Edgar Guillermo
Eleido Rodríguez / William Rodríguez.
Edic. 1998, pag. 128.A
Enciclopedia del manegement
Océano /centron editora
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Fundamento y técnica organ.
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Planeación y organización de empresa
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