Cumbre Judicial Iberoamericana Protocolo de actuaciones RONDAS DE TALLERES Las rondas de talleres acogen a los expertos designados por las instituciones miembros para trabajar en los diferentes grupos de trabajo, así como, en su caso, a los expertos contratados, invitados externos, e invitados especiales. Son expertos contratados aquellas personas que mediante convenio han sido designadas por las secretarías o por algunas de las instituciones miembros para incorporarse a un grupo de trabajo, para apoyar y coordinar las acciones del mismo y/o para aportar conocimientos científicos o técnicos. Son invitados externos aquellas personas que sin pertenecer a la organización ni haber sido contratadas como expertos para un determinado grupo de trabajo, se les confiere el derecho a participar en las rondas de talleres. Son invitados especiales aquellas personas a las que las instituciones organizadoras o alguna de las instituciones miembros han brindado la posibilidad de participar en algún acto puntual de las rondas de talleres, a título de cortesía, honor o reconocimiento. • Primera Ronda de Talleres: Está destinada a la constitución de los grupos de trabajo designados en la primera reunión preparatoria, y al inicio por los mismos del desarrollo de los proyectos. Para los grupos que hayan iniciado su trabajo con carácter previo a la Ronda de Talleres, y por tanto vengan ya constituidos, se trabajará sobre los borradores de los proyectos que hayan sido elaborados. • Segunda Ronda de Talleres: Está destinada a la conclusión de los proyectos, que serán posteriormente sometidos a la revisión y validación de los coordinadores nacionales en la segunda reunión preparatoria. 1. Estructura general del evento 1.1 Convocatoria: Corresponde a la Secretaría Permanente en coordinación con la Secretaría Pro Tempore (normas de funcionamiento 11.5). De existir institución anfitriona la convocatoria se llevará a cabo coordinadamente con la misma. 1.2 Organización: Corresponde a la Secretaria Permanente coordinadamente con la secretaría Pro Tempore, y con la institución anfitriona (norma 11.5) 1 1.2.1 Dirección del evento: Responsables de las Secretarías Permanente y Pro Tempore en coordinación con el responsable o responsables de la institución anfitriona (deriva de norma 11.5) 1.3 Participantes: Expertos designados por las instituciones miembros para integrar los grupos de trabajo (norma 3.4). Secretarías. 1.4 Objetivos: Iniciar, proseguir, o culminar, según el caso, las labores de desarrollo de los diferentes proyectos por parte de cada grupo de trabajo. 1.5 Otros Asistentes: Expertos contratados + Invitados externos + Invitados especiales. • (La participación de invitados externos en las rondas de talleres se rige por lo establecido en el punto undécimo de la Declaración de Cusco) 1.6 Resultados (según sea la primera o segunda ronda): • Constituidos los diferentes grupos de trabajo designados en la primera reunión preparatoria (PRT) • Revisado por cada grupo de trabajo, dentro del marco establecido en la primera reunión preparatoria, el planteamiento, objetivos y resultados de cada proyecto (PRT) • Establecido para cada proyecto el plan de trabajo, distribución de tareas y cronograma (PRT) • Iniciado el desarrollo de cada proyecto (PRT) • Avanzado el desarrollo de cada proyecto, de acuerdo con el plan de trabajo establecido (SRT) • Sentadas las bases para la conclusión inmediata de los proyectos y su remisión a la última reunión preparatoria (TRT) 1.7 Entregables: Acta final y reportes de actividad de cada grupo de trabajo. Los reportes de actividad de ajustarán a los modelos proporcionados por las secretarías. 2. Infraestructuras, equipos y recursos humanos 2.1 Infraestructuras Se consideran como espacios mínimos recomendables para el correcto desarrollo del evento: • Sala de presentación y actividad en común: Una sala que permita la realización de un breve acto inaugural y de presentación de la actividad, y del acto de clausura. 2 • • Salas o espacios de trabajo de los diferentes grupos: Cada grupo de trabajo debería contar con una sala o espacio adecuado para trabajar, dotado de una mesa con capacidad para acoger cómodamente a sus integrantes. Puede tratarse de una única sala compartimentada o de diferentes salas. Cada sala dispondrá de conexión a Internet para los participantes, y una pantalla de proyección. Secretaría: Una sala dotada de equipos ofimáticos (ordenador con conexión a Internet, impresora). 2.2 Recursos humanos Los recursos humanos recomendables serán: • • • Un coordinador general de la institución en la que se celebre el evento y/o de la institución anfitriona en su caso o El coordinador general será el enlace con las secretarías para todos los aspectos organizativos del evento. Los representantes de las secretarías permanente y pro tempore Dos personas encargadas del apoyo y atención de los equipos en las diferentes salas y/o en la Secretaría. Es conveniente que las personas encargadas del apoyo y atención de los equipos de trabajo lleven elementos de identificación bien visibles. La institución en la que se celebre el evento o la institución anfitriona podrán variar la estructura anteriormente mencionada, pero tratando siempre de que el desarrollo del evento quede suficientemente atendido. 3. Visibilidad A criterio de la institución anfitriona. Es importante que entre los elementos de visibilidad se encuentren los logos de la Cumbre y de la edición en curso. 4. Desarrollo del evento 4.1 Programa oficial El programa oficial se elaborará por consenso entre las secretarias y la institución anfitriona en su caso. El programa obedecerá al siguiente esquema general: 4.1.1 Duración: 2 días y medio a 3 4.1.2 Agenda oficial 3 Se incluye un modelo orientativo que será adaptado a las necesidades de cada ocasión. 4.1.2.1 Día I (Mañana): Sesión de apertura, presentación nueva edición feria justicia y tecnología, constitución grupos e inicio de los trabajos 09:00 h. Recepción de asistentes y entrega de documentación. 09.30 h. Acto formal de apertura de la reunión (himnos, discursos del anfitrión, Secretarías Permanente y Pro Tempore, presentación de audiovisual). 10.00 h. Pausa café. Fotografía oficial. 10.30 h. Grupos de trabajo, directrices metodológicas,… 12.00 h. Constitución de los grupos de trabajo 12.15 h. Inicio sesión talleres 13.00 h. Almuerzo 4.1.2.2 Día 1 (Tarde): Actividades de desarrollo I: Continuación de los trabajos 14.15 h. Reanudación de los talleres de los grupos de trabajo 18.00 h. Cierre de sesión 4.1.2.3 Día 2 (Mañana): Actividades de desarrollo II: 09.15 h. Reanudación de los talleres de los grupos de trabajo 10.30 h. Pausa café 11.00 h. Reanudación de los talleres de los grupos de trabajo 13.00 h. Almuerzo. 4.1.2.4 Día 2 (Tarde): Actividades de desarrollo III: 14:15 h. Reanudación de los talleres de los grupos de trabajo 18:00 h. Cierre de sesión 4.1.2.5 Día 3 (Mañana): Actividades de desarrollo IV y clausura: 09.15 h. Reanudación de los talleres de los grupos de trabajo 10.30 h. Pausa café. 11.00 h. Elaboración de conclusiones por cada grupo de trabajo 12.30 h. Dación de cuenta de conclusiones y resultados 13.00 h. Clausura 13.30 h. Almuerzo 4 4.1.3 Otras actividades: La institución anfitriona y las secretarías podrán introducir otras actividades adicionales dentro del programa oficial (informativas, explicativas, de presentación, promocionales, etc.), siempre y cuando con ello no se comprometan los objetivos generales de la reunión y teniendo asimismo en cuenta que por lo general no debería excederse una duración máxima del evento de tres días completos. 4.2 Diseño de los actos de apertura y clausura El diseño de los actos de apertura y clausura se llevará a cabo por consenso entre las secretarías y la institución anfitriona en su caso. A tal fin se elaborará un documento de planeamiento que deberá prever como mínimo los siguientes extremos: • Disposición de la Sala • Elementos de visibilidad • Equipos de sonido y audiovisuales necesarios • Mesa Presidencial. • Aspectos protocolarios • Maestro de ceremonias • Descripción del desarrollo del evento Para el tratamiento de los aspectos protocolarios se estará a las reglas de protocolo de la Cumbre Judicial Iberoamericana. En tanto no se elaboren las referidas reglas se atenderá al protocolo general vigente en el lugar de celebración. 5