alineación de los sistemas de información con el negocio

ALINEACIÓN DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN CON EL NEGOCIO
Un enfoque innovador de formación – acción para los equipos de recogida de requisitos
de los Sistemas de Información genera resultados por encima de la media.
Desde la introducción de los Sistemas de Información en las organizaciones, su
concepción y desarrollo se han visto afectados de forma negativa por la dificultad de
cotejo, esencialmente entre las necesidades y la semántica de las áreas de negocio, y el
funcionamiento y la semántica de las áreas de soporte tecnológico. Esto ocurre porque
el entorno de negocio se describe en términos de recursos, procesos, actividades,
objetivos y responsabilidades, y por otro lado, el entorno tecnológico se describe con
sus componentes de software, entidades, estructuras de datos e interfaces.
La dificultad de establecer una conexión
directa entre los conceptos del negocio y
de los sistemas de información es, muchas
veces, responsable de la transposición
incorrecta de las necesidades de negocio
para el diseño de la arquitectura de los
sistemas de información a realizar. Esto
es uno de los principales factores de
la baja calidad de muchos sistemas de
información, incluyendo en ocasiones su
fracaso.
II)
Diversos estudios apuntan una tasa media
de éxito del 40% aproximadamente,
en los proyectos de implementación de
software, consecuencia de la incorrecta
identificación de los requisitos. Las
principales causas identificadas son:
IV) La
definición
de
prioridades
entre los requisitos no existe, se
atribuyen grados de importancia
iguales a todos, lo que dificulta la
identificación de los requisitos
críticos y la optimización de los
recursos utilizados;
I)
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por un lado las áreas tecnológicas
de
las
organizaciones
no
entienden las áreas de negocio,
y por otro lado, estas apenas
conocen el entorno del negocio y
no distinguen el potencial de las
tecnologías para el desarrollo de
la actividad de la empresa ;
La recogida de requisitos es difícil;
no es intuitiva y está sujeta a los
filtros de la percepción individual y
del lenguaje;
III) La identificación formal y precisa
de los requisitos no existe, se
realiza informalmente, sin uso de
documentación
estructurada,
exenta
de
ambigüedades,
comprensible
por
todos
los
participantes en los proyectos;
V) Las principales metodologías de
desarrollo de software están
orientadas a los paradigmas
de la programación y no a las
necesidades del negocio, lo que
contribuye, al
aumento de la
brecha entre el producto final y
las necesidades del negocio.
51 LEADERSHIP AGENDA
Una Metodología Nueva con Pruebas
Demostradas
Con el fin de superar las limitaciones se
utilizan herramientas para analizar y
caracterizar cada una de las dimensiones
organizativas con implicaciones en la
identificación de los requisitos. Las
herramientas permiten uniformizar la
semántica y sistematizar la terminología
utilizada en la descripción de los requisitos.
Así, en la dimensión estratégica se utiliza,
entre otros, la visión, el mapa estratégico
y la cadena de valor. Para la descripción
de los procesos del negocio se utilizan
organigramas y diagramas de jerarquía
de reglas y actividades.
DIMENSIÓN DEL ANÁLISIS
HERRAMIENTAS
ESTRATEGIA
Visión
Mapa Estratégico
Cadena de Valor
PROCESOS
DE NEGOCIO
Organigramas
Jerarquías y
Actividades
Utilidades
Modelos de Datos
Arquitectura de Sistemas
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Requisitos
de Negocio
Requisitos
Funcionales
Objetivos
I)
Definición de Requisitos y diseño
de la solución;
II)
Implementación de la solución;
La etapa más crítica en la creación de un
software es la definición de requisitos y
el diseño de la solución. Este es el momento en que se describe el comportamiento
que
deberá
tener
el
software
a
desarrollar, para que esté en consonancia con las necesidades identificadas del
negocio. Toda la información recogida
en esta etapa se empleará en las
etapas siguientes, así cualquier error
u omisión generados en este momento
se
transmitirán
para
las
etapas
Implementación de la Solución
Requisitos
Tecnológicos/
Deseño de la
Solución
Requisitos de Negocio
El
conjunto
de
actividades
que
contribuyen directamente a la concepción, implementación y exploración de
un producto de software, constituye lo
que se designa el Proceso de Software,
también
conocido
como
Ciclo
de
Desarrollo de Software. Se trata de los
medios y las herramientas utilizadas
durante la ejecución de las actividades
de este ciclo que aseguran la adecuación
del producto final a las necesidades de
las áreas de negocio. Aunque existen
diferentes modelos para sistematizar
este proceso, las principales etapas son:
III) Exploración de la solución.
En cuanto a la descripción de los
Sistemas de Información se utilizan,
entre otros, utilidades, modelos de datos
y descripción de arquitectura de sistemas.
Al recurrir a estas herramientas, aumenta la fluidez de la comunicación entre las
áreas del negocio y las áreas de definición
de requisitos, asegurando la reducción
de
imprecisiones
y
ambigüedades.
Definición de Requisitos y Diseño
de Solución
Por otro lado, si se garantiza el
alineamiento entre las herramientas
en cada una de las dimensiones se
asegura que la información identificada
sea la necesaria y suficiente para que la
especificación de los requisitos se realice
rigurosamente.
Parametrización/Desarrollo
Pruebas
unitarias,
modulares, de
integración y
del usuario
Requisitos Funcionales
Deployment
Requisitos Tecnológicos/
Diseño de la Solución
• Identificación de los
objetivos del sistema
• Identificación de las
funcionalidades
• Definición de normas y
reglas de codificación
• Identificación de las
principales necesidades
de negocio
• Caracterización del marco
de las operaciones del
sistema
• Utilidades
• Diseño del workflow
del sistema en la óptica
del usuario
• Diseño esquemático de
las principales interfaces
con el usuario
• Modelos de datos
• Caracterización de los
principales procesos a
soportar por el sistema
• Identificación de las reglas
de validación
• Identificación de las
interacciones con otras
aplicaciones
• Modelos de flujos de datos
• Diseño del flujo de trabajo
técnico del sistema
• Diseño de la navegación
• Caracterización detallada
de las funcionalidades
Exploración de la Solución
Gestión de
Incidencias
Gestión de
Alteraciones
Gestión de
Configuraciones
Gestión de
Problemas
Gestión de
Versiones
Service
Desk
FASES
Incrementar el Grado de Éxito en el
Desarrollo de Sistemas de Información en
Sonangol
El área de tecnologías de la información
de Sonangol, atenta a su entorno
externo e interno, identificó la necesidad
de adecuación de los sistemas de
información desarrollados como respuesta a las peticiones de las áreas de
negocio.
En un ambiente exigente, Sonangol
decidió utilizar una estrategia continua
para estrechar la distancia respecto a las
áreas de negocio. Consecuentemente,
se inició un conjunto de acciones para
aumentar el grado de capacitación de
los equipos de Recogida de Requisitos de
Sistemas de Información, aportando las
competencias necesarias para superar
las barreras existentes con las áreas
de negocio.
En este contexto, Sonangol encontró
en Leadership un socio que apoyase
la creación y puesta en marcha de
nuevos enfoques para el cumplimento
de alcanzar estas metas. El equipo del
proyecto diseñó y desarrolló un programa
innovador al integrar en el proyecto una
parte de formación, desde la perspectiva
de formación-acción. Esto permitió a
la empresa aprehender la aplicación de
procesos, técnicas y herramientas de
la definición de requisitos y diseño de
soluciones, que permitirán aumentar el
grado de autonomía. La metodología de
formación-acción se definió en dos fases.
En la primera, se desarrolló la instrucción
de los Recursos Humanos en el área de
Definición de Requisitos y en la creación de
herramientas de apoyo a esta actividad.
52
OBJETIVOS
siguientes. Con el fin de evitar errores
y omisiones en la toma de definición de
requisitos, y la consiguiente propagación,
el
trabajo
desarrollado
en
esta
primera etapa se deberá realizar en
consonancia con las mejores prácticas.
A través de la utilización de prácticas,
usando las herramientas adecuadas
para
sistematizar
la
información,
asegurando la total recogida de las
necesidades de negocio y la eliminación
de las ambigüedades y contradicciones.
Fase I
Instrucción
• Dotar a las personas
de Sonangol de técnicas
que permitan mejorar
el grado de éxito en
proyectos de Definición
de Requisitos y
Diseño de soluciones
Fase II
Apoyo “on the job”
en la Definición de
Requisitos
• Realización de un proyecto
de Definición de Requisitos
y Diseño de soluciones
para la aplicación de los
conocimientos.
• Realización de secciones de
trabajo para la consolidación
de los conocimientos
adquiridos
• Crear las herramientas de
apoyo a las actividades
de Definición de Requisitos
• Producción de un Manual
y Diseño de soluciones
de Requisitos del Sistema
para entregar al equipo de
desarrollo de software
En la segunda fase existió un apoyo
presencial, con formación sobre el
trabajo , al equipo de responsables de la
ejecución de la definición de requisitos.
El objetivo no se limitaba solo a desarrollar
las competencias técnicas, identificando
los requisitos funcionales y no funcionales
necesarios para el sistema, sino también a
fomentar el desarrollo de la competencias
de interacción humana con las áreas
de negocio. Así es posible mejorar las
competencias de comunicación con los
usuarios, en su lenguaje, identificando
sus necesidades reales y ayudando a
la identificación de necesidades que
estaban pasando desapercibidas por los
usuarios.
El equipo de proyecto fue mixto
(consultores de Leadership y empleados de Sonangol) y constituido
conjuntamente. Liderado por Sonangol
y gracias a la participación de los
consultores de Leadership se garantizó
el acceso a las metodologías, experiencia
y prácticas fundamentales de éxito de
proyectos de concepción de Sistemas de
Información. La creación de este equipo
mixto permitió a Sonangol asegurar la
incorporación del know-how por parte
del equipo de Definición de Requisitos y
Diseño de soluciones.
Además, para materializar las prácticas
y asegurar la permanencia del know-how
en Sonangol después de la finalización
del proyecto, se crearon herramientas
para el análisis y caracterización de
la
información
en
las
dimensiones
organizativas de Procesos de Negocio y
de Sistemas de Información. La existencia de estas herramientas asegura la
alineación entre la semántica de las áreas
de negocio y sistemas de información,
uniformizando la terminología a utilizar
en la descripción de los requisitos.