* Letters of intent Las "cartas de intención" (más conocidas en la terminología inglesa) son documentos nacidos en la práctica de la contratación internacional con la primordial finalidad de eludir la expresión "contrato" (contract), que han permitido flexibilizar los estrechos moldes de la dimámica de la contratación interna. De este modo, las partes pueden mantener relaciones comerciales sin sentirse vinculadas, hasta el momento en que así lo decidan. No obstante, los documentos no se califican en atención a lo que las partes indican, sino según su contenido. Por ello, hay que prestar especial atención al modo en que se redacta la carta de intención para evitar que surjan entre las partes relaciones de un contrato válido, en el que concurren sus elementos esenciales. A continuación, se recoge un modelo de carta de intención acompañado de una breve explicación sobre su contenido. PREBID LETTER OF INTENT September 1, 2002. This letter of intent follows discussions we have had concerning a subcontractual arrangment in Ruritania that would enable Internacional Inc. ("International"), to prepare and submit a proposal on the ------ (expresión del Proyecto a realizar por las partes) ----("Project"). It is anticipated that if International is awarded a contract for the Project (such contract is hereinafter called "Contract") with the Goverment of Ruritania ("Owner"), Internacional and Subcontractor will execute a subcontract. The purpose of this letter is to summarize our discussions and set forth the manner to proceed. It is our understanding that neither Subcontractor nor International shall be obligated to the other by this Letter for failure to finally agree on formal and final contract. The general basis and conditions recited in this letter are subject to a formal and final contract, if any. As discussed, we have decided to proceed on the following basis: In connection with the premises and mutual convenants set forth herein, International and Subcontractor hereby agree that they will jointly submit a prequalification application and bid to the Owner in respect of the project works and, in case of successful bidding, will establish a consortium to execute the relevant Contract on the following basis: 1.- Scope of Work of Each Party. At present all the works, responsabilities, and requirements for the Project could be divided and allocated tentatively among the Parties as follows: - Iinternational: Project management, design (excluding civil works), engineering, supply, and election of electromechanical materials. - Subcontractor: complete civil works design and construction (including supply of relevant materials), supply of TCN manpower, supply of equipment locally available It is agreed that, on receipt of the Tender Documents, the Parties will reach final agreement on how to share the scope of work. 2.- Authority for Representing the Parties.nternational: Project It is agreed that International will be the Consortium Leader and will act as Representative of both Parties. International will be authorized to sign also on behalf of the other Party all documents relevant to the joint prequalification and joint bid and, in case of award, the Contract with the Owner. 3.- Liability. The parties shall be jointly and severaly liable for the obligations toward the Owner under the Contract. 4.- Duration. International and Subcontractor shall proceed on the basis set forth in this Letter until whichever of the following shall first occur: i. ii. iii. until the joint bid has been rejected by the Owner. until the Contract has been awarded to a competitor other than the parties. if the Contract is awarded to the Parties, until this Letter of Intent is substituted by a Consortium Agreement based on this Letter of Intent and on the terms and conditions of the Contract. 5.- Confidentiality. Joint bidding necessarily involves confidential matters, which need to be handled carefully. All such matters that will come to the knowledge of the parties are to be held strictly in confidence and are not to be disclosed to third parties unless a prior written consent is given by the Party who may be affected by such disclosure. 6.- The Parties shall participate to the Tender for the Project on the basis of mutual exclusivity. Therefore, neither Party shall directly participate to the tender for the project nor shall submit an offer to third parties. If this letter sets forth your intent and understanding of our discussions and method or proceeding, please sign both copies of this letter and return one copy to International. INTERNATIONAL INC. SUBCONTRACTOR Referencia: R.B.Lake y U. Draetta, Letters of intent and other Precontractual Documents. Butterworths. USA. 1994. Appendix A-3, pp. 273 y ss. * Comentario A través de esta carta de intención, una empresa principal pone en conocimiento de una o varias empresas su intención de llevar a cabo un proyecto en un tercer Estado, para cuya ejecución requiere su colaboración. En todo caso, dicha ejecución se supedita a la adjudicación del citado proyecto por la autoridad administrativa del país en el que se va a desarrollar. El término prebid puede traducirse como prelicitación y hace referencia al período previo al concurso público. Si bien podría considerarse que se trata de un contrato sometido a una condición suspensiva –que el Estado adjudique a la empresa principal la ejecución del proyecto sometido a licitación pública-, la falta de los elementos esenciales del contrato (objeto cierto, causa lícita y partes) impide que pueda ser considerado de este modo (STS 26 de marzo de 1993, EDJ 1993/3021).. No se determina el objeto al que se refiere la relación jurídica, sino que sólo se establecen unos principios o directrices que regirán, en su caso, las futuras negociaciones entre las partes. El segundo párrafo expresa claramente esta idea, al indicar que: "...the purpose of this letter is....". A través de esta carta de intención las partes tan sólo fijan las bases de la posible negociación de un contrato, dejando expresa constancia de que tampoco se obligan a celebrar un contrato en el futuro. El presente documento es un ejemplo de carta "no vinculante", en el que las partes resumen los extremos tratados en las conversaciones mantenidas hasta el momento en que se redacta, que son los siguientes: en primer lugar, las actividades que deberá realizar, en su caso, cada empresa (Scope of Work of Each Party). En segundo extremo, el encargado/a de representar a las partes (Authority for Representing the Parties), que tiene especial interés en este supuesto, dado que están considerando que la ejecución del proyecto se realice a través de un consorcio o asociación contractual de empresas; en tercer término, el régimen de responsabilidad del consorcio para con terceros (Liability) y la duración o vigencia temporal de la carta de intención (Duration). También se prevé una cláusula de confidencialidad en virtud de la cual las partes se comprometen a no revelar a terceros información sobre aspectos técnicos o relativos al funcionamiento de cada una de las empresas (Confidentiality). Y, por último, se recoge una cláusula de exclusividad a tenor de la cual las partes no podrán proponer ofertas a terceros, prohibiéndose asimismo la realización de negociaciones paralelas. Notas de autor: J.M. Gámez Jiménez, Becario de Investigación del Departamento de Derecho público y Derecho privado especial. Véase del mismo autor, "Las cartas de intención en el comercio internacional. Una aproximación a su régimen jurídico desde el Derecho privado español", Aranzadi civil/mercantil núm. 52, septiembre de 2003 (http://www.aranzadi.es/boletines/civil-mercantil/)