Material Clase 4 Curso 2012

La Gestión del Ciclo de Proyecto
(Project Cycle Management)
Buenos Aires, agosto 2012
Abstract
Se analiza la Gestión del Ciclo de Proyecto
(PCM, por su sigla en inglés) como un sistema de
gestión de proyectos en todas sus fases.
Sucesivamente se lo definirá en su rol respecto
del diseño y gestión de proyectos europeos.
Finalmente, se introducirán algunos instrumentos
correlativos útiles para el diseño y gestión de los
proyectos europeos, su programación y su
control.
¿Qué es un proyecto?
Una serie de actividades que tienen como fin el
logro de:
1) Objetivos claramente definidos
2) Dentro de un período de tiempo
determinado
3) Con recursos financieros específicamente
destinados
¿Qué es un proyecto?
Una intervención caracterizada por:
1. Un propósito (u objetivo específico);
2. Una elección relativa al uso de recursos;
3. Un proceso de cambios: crea y gestiona el pasaje
de una situación negativa/ mejorable a una
situación positiva o mejorada;
4. Un contexto específico donde los actores del
proyecto interactúan en un espacio determinado;
5. Una duración y un presupuesto pre-establecidos;
6. Una organización para su realización.
¿Por qué planificar un proyecto?
La aplicación de las técnicas de planificación consiste en:
– Establecer objetivos del proyecto alcanzables y cuantificables en
términos de duración de las actividades, costos y recursos
– Proporcionar una calendarización de las actividades (GANTT)
– Identificar áreas de responsabilidad para los paquetes de trabajos
presentes en las WBS
– Proporcionar a través del GANTT una lista completa de las
actividades con eventos de interfaz y puntos intermedios de control
– Reducir la duración total de un proyecto gracias al uso estratégico
de los recursos
…y entonces..
– Proporcionar una visión integrada y global del proyecto
– Facilitar la evaluación de los estados de avances del
proyecto
– Reducir el riesgo y la incertidumbre del proyecto
identificando eventos y actividades que condicionan su
cumplimiento (secuencia crítica)
– Proporcionar las bases para un análisis costos –
beneficios o evaluación del retorno del proyecto
– Desarrollar el sistema de contabilidad del proyecto
– Proporcionar un informe definitivo de manera formal.
¿Qué es el PCM?
• La Gestión del Ciclo de Proyecto(PCM) nace en el
ámbito militar estadounidense (foco sobre los objetivos y
resultados, indicadores)
• Años ’60: Adoptado por USAID (US Agency for
International Development) para mejorar sus sistemas de
planificación y evaluación de los proyectos
• 1992: Adoptado por la Comisión Europea como
instrumento principal de elaboración y gestión de
proyectos – basados sobre el enfoque de la matriz lógica
• 1993: Oficialmente aprobado por la UE, de uso no
obligatorio, en miras de mejorar la calidad de las
ejecuciones de los proyectos financiados por la Comisión
Características del PCM
• Definir objetivos claros y realistas
• Distinguir entre objetivos y medios
utilizados para alcanzarlos
• Clara definición del propósito del proyecto
(Objetivo específico)
• Evaluación de los riesgos
Fases del PCM 1
Las fases del ciclo de proyecto son 5:
1. Programación
2. Identificación
3. Formulación
4. Realización
5. Evaluación
la fase 1 (programación) implica
sólo indirectamente a los actores
del proyecto.
Fases del PCM 2
Fases del PCM
Programación
Evaluación
Identificación
Realización
Formulación
Financiamiento
Fase 1: Programación
¿Cuáles son las prioridades de las políticas de desarrollo de
socios y beneficiarios y cuál es nuestro foco prioritario de
asistencia técnica?
‰ Análisis de la situación a nivel nacional y sectorial
‰ Problemas, límites y oportunidades que un proyecto puede
implicar,
‰ Objetivo: identificar objetivos y prioridades sectoriales
El proceso de programación debe:
o Identificar a los portadores de intereses (stakeholders) claves y
evaluar sus necesidades, intereses y capacidades.
o Analizar los problemas y las oportunidades prioritarias
o Determinar los objetivos de desarrollo que pueden responder al
problema
Formulación de la idea
relevancia programa /acciones
• Los programas en general tienen una estructura
articulada en medidas, acciones, objetivos,
prioridades, etc. Además, cada convocatoria
atribuye una pluralidad de objetivos / prioridades
específicas.
• La elección del segmento al interior del
Programa es más complicada. A menudo,
nuestra idea parece ser de interés para más de
un segmento. Es mejor que sea más precisa y
clara.
• Después de una atenta lectura del
Programa y de la convocatoria, nuestra
idea parece estar completamente fuera de
la meta (a menudo, realmente es así)
• Por lo tanto, se debe trabajar más sobre la
idea y “cortar y coser”, con el objetivo de
adaptarse al programa y a sus acciones
específicas, medidas etc.
Fase 2: Identificación
¿La idea del proyecto es pertinente con las necesidades
prioritarias locales y conforme a nuestras políticas?
• Identificar ideas de proyecto que sean
coherentes con las prioridades de desarrollo
de los beneficiarios
• Evaluar la pertinencia y la posibilidad de
realización de esta idea de proyecto
• Verificar las posibilidades de ownership y
sostenibilidad
Fase 3: Formulación
¿El proyecto es factible y redundará en beneficios sostenibles?
• Controlar un vez más la factibilidad
y pertinencia de la idea original
• Preparar un detallado documento de
proyecto
• Preparar una propuesta de
financiamiento
Calidad del plan de proyecto
1. Es necesario identificar la escala temporal del proyecto (a
menudo hay límites en el programa, por ejemplo uno o
dos años).
2. Dentro de este tiempo, se necesita identificar el paquete
de trabajo (fase macro) y, a su interior, las actividades
individuales.
Lo más importante es familiarizarse en las idas y vueltas
entre la visión microscópica (fase individual/de
programacion de las actividades y de sus tiempos
medidos en días y en costos tal vez muy reducidos) y la
visión de conjunto del plan de trabajo (coherencia entre
las fases, secuencia de los resultados, compromiso de
los recursos económicos y humanos, planificación de los
riesgos...)
Fase 4: Implementación
¿Los resultados se consiguen? ¿Los recursos son
utilizados de manera eficiente?
• Obtener resultados, alcanzar los objetivos
específicos y contribuir al objetivo general del
proyecto
• Gestionar de manera eficiente los recursos
disponibles
• Monitorear y reportar los progresos
Tres fases de implementación
Start-up
Fase central
Phase-out
• Finalizar contratos
‡ Trasferir
• Mobilizar recursos
• Utilizar los recursos,
incluyendo
personales
• Establecer relaciones
de trabajo con los
stakeholders
• Implementar
actividades y
producir resultados
‡ Trasferir
• Hacer reuniones de
inicio del proyecto
• Monitorear los
progresos
• Revisar y adaptar el
plan de acción
• Establecer
mecanismos de
monitoreo y
evaluación
• Revisar los planes
operacionales en
base a las
experiencias
• Reportar los
progresos obtenidos
las
responsabilidades a
los socios locales
las
capacidades de
manera eficaz
‡ Asegurarse
que los
planes de
mantenimiento de los
beneficios del
proyecto estén
encaminados
‡ Sostenibilidad
Revisión (al menos semestralmente)
Los planes operativos son continuamente modificados para
adaptarse a las necesidades y requerimientos que
surgen durante la ejecución de las actividades.
Matriz lógica, planes de trabajo y presupuesto deben
constantemente ser revisados y refinado para:
‰ Reflexionar sobre las implicaciones de las informaciones
recogidas en el monitoreo
‰ Tomar decisiones gestionables
El principal objetivo es compartir información, tomar
decisiones colectivas y re-planificar.
Fase 5: Evaluación
¿Los beneficios programados han sido alcanzados?
¿Son sostenibles? ¿Qué lecciones se han aprendido?
¿La gestión del proyecto ha sido conforme a las
reglamentaciones y legislaciones aplicables? ¿Los
criterios de eficiencia, eficacia y economía han sido
respetados?
Una evaluación de medio término se focaliza en la
pertinencia confirmada del proyecto, eficiencia e
indicaciones preliminares de eficacia
Una evaluación ex post se focaliza en cuestiones de
impacto y sostenibilidad
¿Para qué sirve la evaluación?
‰Para evaluar de manera sistemática y
objetiva un proyecto, su diseño, su
implementación y los resultados obtenidos
‰Para determinar la pertinencia y la
consecución de los objetivos, la eficacia, el
impacto y la sostenibilidad
‰Para ofrecer informaciones útiles, que
pueden ser incorporadas como lecciones
aprendidas en el proceso decisional, sea del
donante o del país beneficiario
Principios de la evaluación
‰ Imparcialidad e independencia
‰ Credibilidad
‰ Trasparencia
‰ Partecipación de stakeholders y beneficiarios
‰ Vasta difusión de los resultados
‰ Utilidad de las informaciones ofrecidas a los decision makers
Fabio Casini
Europe Direct Punto Europa Forlì
fabio.casini@unibo.it
www.puntoeuropa.eu
www.unibo.it