MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal PROCEDIMIENTO CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL .' ~¡ i NOVIEMBRE 2005 GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL OFICIA LíA MAYOR t .\t' -.-; . ~ r;- tt', 'lo "; -: M)" -i,,¡ , COORDINACION GENERAlDE MODERNIZACiÓN ADMINI$TRATI'/A )~ REBUTRO MA-1OD RT -08/05 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte Distrito Federal Nombre del Procedimiento: CONTROL Y SUMINISTRO íNDICE DE DIESEL de Pasajeros del MP/DO/GM/11.05/03 PÁGINA OBJETIVO 3 POLíTICAS DE OPERACiÓN 5 DESCRIPCiÓN NARRATIVA DIAGRAMA DE FLUJO 11 15 FORMATOS E:INSTRUCTIVOS GOBIERNODELDISTRITOFEDERAL OFICIALíA MAYOR COORDINACiÓN GENERALg MOOERNIZACIÓN ADMINISTRB'J, REGISTRO MA-10DRT-08/05 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte Distrito Federal de Pasajeros Nombredel Procedimiento:CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL del MP/DO/GM/11-05/03 OBJETIVO , ;o' ...,J. "'ój. -' Jtl GOBIERNODELDISTRITOFE OFICIALíA .' COORDINACION GENER~ ,-,,,/1<\ ;J orA I .--.. MAYOR , MOOERNIZACION ADMINIST~' MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte Distrito Federal Nombre del Procedimiento: de Pasajeros CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL ~ ~ del [POq: De' 420 MP/DO/GM/11-05/03 OBJETIVO Establecer los lineamientos y actividades que deberá realizar el personal de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, para suministrar el combustible diesel a los autobuses del módulo; a través de un control de consumos por unidad, que permita al Organismo la reducción de mermas. REGISTRD MA-10DRT-08/05 ) lB MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal CONTROLY SUMINISTRODE DIESEL Nombre del Procedimiento: MPIDO/GM/11-05/03 POLíTICAS DE OPERACiÓN '~ 1 ~¡~ ~;~ L~ ~~1.'1! .J " '. ¡ ~, '1 r ..-, J .; ~td~,;)1'.. GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL r OFICIALíA MAYOR COORDINACiÓN GENERALDE MODERNIZACiÓN ADMINISTR MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedimiento: CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL MP/DO/GM/11.05/03 POLíTICAS DE OPERACiÓN . Será responsabilidad del Gerente Modular y Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales mantener en óptimas condiciones de funcionamiento la estación de suministro de diesel del Módulo; notificando a la Gerencia de Servicios de Apoyo las necesidades de mantenimiento preventivo y/o correctivo de las estaciones de servicio; asimismo, de ser el caso la Dirección de Administración a través de la Gerencia de Servicios de Apoyo, solo podrá modificar las estaciones de autoconsumo, de conformidad con las normas vigentes que determine PEMEXRefinación. . El Gerente Modular y el Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales, de ser el caso, solicitaran a la Gerencia de Servicios de Apoyo el señalamiento y dispositivos de seguridad requeridos por PEMEX-Refinación para las estaciones de autoconsumo. · Queda prohibido el suministro de aceites, lubricantes y/o anticongelantes a los autobuses en la zona de despacho de diesel del Módulo; por lo que será responsabilidad del Gerente Modular y Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales vigilar permanentemente el cumplimiento de está política. · El Gerente Modular y el Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, serán responsables de aplicar y solicitar la instrumentación necesaria para llevar a cabo las medidas de seguridad requeridas para la estación de suministro de diesel del Módulo; así como de vigilar el correcto llenado de los formatos que contempla el procedimiento autorizado. · El personal involucrado en el manejo, almacenamiento y suministro de combustible diesel, deberá cumplir con los siguientes lineamientos: » Conocimiento de las características y riesgos del combustible diese!. » Conocimiento de las características del equipamiento de la estación de combustible. » Capacitación del empleo adecuado del equipo contra incendio y de los dispositivos de seguridad con que cuentan las instalaciones. » Conocimiento de las acciones para hacer frente a contingencias (evacuación del personal, vehículos, inspección y manejo de extintores, y combate de incendios). » Queda estrictamente prohibido fumar y utilizar teléfonos celulares en el área de i~ =f~n.bU en eStado la señalizaciónde "No Fumar" y "NJ » ~a~~~ » Cumplirrcon las"medidasde seguridadinternay mantenerlo~ , , , , , en la Jornada nocturna del área de suministros (Iuminarias d~' , hal,t¡lfos,'metálicos o lámparas fluorescentes; lámparas de vapor de sod io) . queda prohi'" I r . r°tll. ~vlll~ . l. ,o~ _ . 11.",. GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL ,. Cono cer 'las características y particularidades de los au bumg:I~~cMM88s cjl ' ' . CooRDlNACION~ÉÑERAL DE Mo d U'l0." ~MODERNIZACiÓN ADMINISTRATI~¡\ ., . RfS JS Jfi~ MA-10DRT-08/05 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedimiento: CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL MP/DO/GM/11-05103 >- Mantener en buen estado el equipo y accesorios utilizados en el suministro de diese!. >- Usar adecuadamente la ropa y equipo de protección (ropa de algodón industrial ajustada en cuello, puños y cintura, calzado industrial antiderrapante y guantes). >- Contar con los respaldos documentales vigentes del suministro de diese!. >- Vigilar permanentemente que no exista fuga de combustible diesel en los depósitos de almacenamiento; y en su caso, reportarla inmediatamente al Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales para su atención procedente. . Será responsabilidad del Gerente Modular y Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales vigilar el cumplimiento de lo dispuesto en la señalización de "no fumar" y de "no utilizar teléfonos celulares"; así como, aplicar las sanciones de no acatar ésta política. · El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales a través del Jefe de la Oficina de Combustible y Lubricantes o Técnico de Suministro, será responsable de verificar y registrar diariamente la existencia física de diesel en los depósitos de almacenamiento, utilizando regla de medición y con el Sistema Electrónico de Medición a excepción de los que no cuenten con él, así como la lectura de las bombas de despacho, al inicio y al final de cada jornada de trabajo; capturando con las cifras obtenidas los movimientos de entrada, salida y existencias físicas en el Sistema de Control de Combustible. El Gerente Modular deberá tener conocimiento de esta situación. · El Jefe de la Oficina de Combustible y Lubricantes y Técnico de Suministro, verificarán el correcto funcionamiento de las bombas de despacho y equipo de seguridad; reportando oportunamente al Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, cualquier irregularidad que sea detectada al respecto. · La prueba y certificación de la calibración de los dispensarios deberá cumplir con lo que indique la NOM 005-1993, la Ley Federal de Protección al Consumidor y la Ley Federal sobre Metrología y Normalización; por lo que será responsabilidad del Gerente Modular solicitar la asignación del prestador de servicios autorizado a la Gerencia de Servicios de Apoyo, para que lleve a cabo el mantenimiento preventivo y!o correctivo de los dispensarios en los módulos operativ . .. . Gerencia qe Servicio~ de Apoyo designará al personal encar, monitoreb,~ ¡as bQt)1bas de despacho con las jarras pat mÓdí.¡Jos., y será d~ acuerdo a como lo estime esta área o en s los Ger~nt~s Modularas. Asimismo, en caso de que los resulta en. algún dfspéñsario fn,diquen que se encuentran fuera de cal ~~E~~ presta90tdesérVi'clo para recalibrar las bombas de despacho d CO~~YOR .. .. ~ COORDINACiÓNGENERALDE r - < .lO , , . MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA REGISTRO V MA-10DRT-OB/05 I MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte Distrito Federal Nombre del Procedimiento: de Pasajeros del CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL MP/DO/GM/11-05/03 · Después de haber calibrado las bombas de surtimiento, en los dispensarios de las estaciones de autoconsumo se colocarán sellos foliados, los cuales sólo se removerán en caso de emergencia que incluya fallas técnicas urgentes o visitas de verificación por parte de personal de PEMEX. En cualquier caso, se levantará un acta de hechos en la que se indique los motivos y será firmada por el Gerente Modular y el encargado de la estación de servicio al momento del incidente; asimismo, se deberá dar aviso a la Gerencia de Servicios de Apoyo a la brevedad posible con la finalidad de sustituir los sellos removidos. · Los Jefes de las Unidades Departamentales de Recursos Materiales y Operación, deberán establecer la circulación interna de los autobuses en el área de suministros, de manera que garantice la seguridad del personal y en su caso, se dé preferencia al arribo del autotanque por parte de PEMEX. · El surtimiento del combustible diesel a los autobuses, se efectuará después de que el operador haya dado cumplimiento al proceso de entrega de la recaudación al finalizar el segundo turno de trabajo; aquellos autobuses que regresen al módulo por falla mecánica ó eléctrica, no serán abastecidos de diesel hasta que sean reparados por el Área de Mantenimiento. · Queda prohibida la extracción de combustible diesel del tanque de los autobuses, por lo que será responsabilidad del Jefe de la Unidad Departamental de Mantenimiento, el diesel existente en el tanque de la unidad cuando ésta se encuentre dentro del área de Mantenimiento. · El Jefe de la Unidad Departamental de Mantenimiento entregará oportunamente al Jefe de la Unidad Departamental de Operación el Autobús reparado para que sea trasladado al área correspondiente. El Jefe de la Unidad Departamental de Operación será responsable de coordinar el traslado de los autobuses que salgan de taller al área de disponibles, o en su caso a la Estación de Servicio para ser abastecidos de diesel de conformidad al Reporte "Control de Regresos de Unidades" y de acuerdo al horario de salida que tengan programadas dichas unidades. El Área de Recursos Materiales proporcionará servicio de suministro de diesel a los autobuses a partir de las 16:00 Horas y hasta el encierro de la última Unidad. El Jefe de la. Unidad Departamental de Recursos Materiales entregará al finalizar la · · · jornada de trabajo del personal responsable de las actividades del diesel suministrado · a los autobuses, copia de la "Nota de _ J i al Jefe de ,la,Unidad Departamental de Operación para su respectivo. '. El Jefe de .la Unidad Departamental de Operación, será re diariamente que los autobuses colocados en el área de d .. .. :>!&.,j!\&" ..' '~tf' Lit . t Mt!S1~~f!I!~D~fI!j abastecidos de diesel con base a la "Nota de Sali aco~~~~~~JWl~~~I-.' corre$pondiente;en éaso contrario, procederá a enviarlo al áre A~t!RMR~p3PavS abastecimiento. RE61STBO I MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte Distrito Federal Nombre del Procedimiento: de Pasajeros del CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL MP/DO/GM/11-05/03 · El Jefe de la Oficina de Combustible y Lubricantes o en su caso, el Técnico de Suministro, deberá invariablemente accionar la bomba para que marque ceros antes de suministrar el combustible diese!. · El Jefe de la Oficina de Combustible y Lubricantes o el Técnico de Suministro, deberá llevar un registro diario de la cantidad de diesel suministrado a los autobuses por cada una de las bombas de despacho en servicio; a través del formato denominado "Nota de Salida de Combustible". Adicionalmente, se encargará de detectar consumos elevados o irregulares, informando de esto al Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, Jefe de la Unidad Departamental de Mantenimiento, Jefe de la Unidad Departamental de Operación y al Gerente Modular, para su seguimiento y aplicación de medidas correctivas. El Jefe de la Unidad Departamental de Operación será responsable de tl¡.lrnar diariamente la información respecto a la cantidad de litros de diesel suministrados y kilometraje recorrido por autobús al Jefe de la Unidad Departamental de Mantenimiento, que le permitan obtener el rendimiento de consumo de diesel e informar al Gerente Modular y al Director de Operación. El Operador del autobús invariablemente deberá firmar de conformidad, la "Nota de Salida de Combustible", una vez que haya verificado que las cantidades que aparecen en la bomba de despacho, concuerden con las descritas en la Nota mencionada. · · · Será responsabilidad del Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, llevar el control de los registros del suministro de diesel a autobuses de otros Módulos u otras Unidades Administrativas que lo requieran; despachos que deberán contar con la autorización del Gerente Modular debiendo ser registrados dichos suministros en la "Nota de Salida de Combustible". · · Los Módulos Operativos, Centro de Reconstrucción y Distribución CRD, Centro de Reconstrucción de Transmisiones CRT, Centro de Control Ambiental Palestina, deberán invariablemente llevar a través de la Bitácora de Servicio correspondiente el registro del itinerario, cantidad suministrada de diesel y kilometraje recorrido de las unidades de apoyo a su cargo (grúas, pipas y unidades de servicios generales.) El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, deberá verificar permanentemente que el registro y control de salida del combustible diesel se realice en los form.atos oficiales, mismos que deberán ordenarse cron .. . periodos me'r;sÚales en expedientes únicos, sin presenta enméndadu'ras; tónfb~m'e al procedimiento autorizado y certificar q correctqs píjlra su captura en el Sistema de Control de Combustible. · El J~fe de la Uniq~d Departamental de Recursos Materiales será g~ardé! y custodia de la documentación soporte, generada del pro ~(j¡E~ O!Mftk1¡ikH§~~RAL de combustible diese!' a 'los autobuses, cuando menos por un la so m.cn.fnbtwar. contados ~pá~!r de la;fec~a de su recepción. ", COORDINACIÓN GENERALDE MODERNIZACiÓN ADMINISTRATIVA ..; . ". RUISTRO -10DRT-OB/05 I BII~. 11I~_. Nombre del Procedimiento: MANUAL ADMINISTRATIVO ReddeTransporte Distrito de Pasajeros del Federal CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL MP/DO/GM/11-05/03 . El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, reportará diariamente al Gerente Modular ya la Dirección de Operación a través de la Gerencia de Operación del Servicio, el estado que guardan las existencias físicas del combustible diesel; derivadas de los movimientos de recepción y consumo, registrados en el Sistema Informático de Control de Combustible. . El Gerente Modular informará a la Dirección de Operación a través de la Gerencia de Operación del Servicio, todas aquellas irregularidades que detecte en los movimientos de entrada, salida y existencias del combustible diesel para que ésta realice los tramites conducentes. · Respecto al Diesel que se suministra a las lavadoras de agua caliente, plantas de energía eléctrica (de emergencia), dinamómetros, bancos de pruebas, montacargas del CRT, así como el utilizado en las calibraciones de bomba y lavado de piezas automotrices, su consumo deberá ser autorizado por el Gerente Modular y debidamente registrados en la "Nota de Salida" y Sistema, con la clave correspondiente, asignada por la Dirección de Operación. La Gerencia de Operación del Servicio será responsable de llevar los registros de consumo de diesel de la red modular, con base a la información que proporcionen los Jefes de Unidad Departamental de Recursos Materiales y realizará visitas cuando lo estime conveniente. · · · · · El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, vigilará que el programa de mantenimiento establecido por la Dirección de Administración a través de la Gerencia de Servicios de Apoyo, para las bombas de despacho de diesel, tanques de almacenamiento y en su caso, centrifugadora, se cumplan en la fecha programada. Las Gerencias de Operación del Servicio, Contabilidad y de Tesorería y Recaudación, analizarán el "Reporte Mensual de Existencias de Diesel" emitido por la Unidad Departamental de Recursos Materiales, a efecto de conciliar la información y le solicitarán en su caso, las aclaraciones que consideren pertinentes. Las Direcciones de Operación y Finanzas a través de las Gerencias de Operación del Servicio y de Contabilidad, respectivamente, determinarán las acciones a seguir derivadas de las diferencias que se presenten en los registros del combustible diese!. Todas aquellas situaciones no previstas en este documento, serán atendidas en el ámbito de su competencia por las Direcciones de Operaci9n.-Administración_y ~tL.~.:~:}! Finanzas respectivamente. I~"" ... . D . ----------------------------...---...-----------------------..-- .W. D o 1m" (\ loitio ~ 1, C> ~ '. o I '- o' o';.' -------........--------- RE6ISTRO MA-100 RT-08/0S MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedimiento: CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL MP/DO/GM/11-05/03 DESCRIPCiÓN NARRATIVA GOBIERNODELDISTRITOFeDEIlAL OFICIALíA MAYI 1 ,}" .'" COORDINACION GENERA MODERNIZACiÓN ADMINIST MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte Distrito Federal Nombre del Procedimiento: de Pasajeros del (POq: De" CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL Unidad Administrativa ~ ~ 12 LV MP/DO/GM/11-05/03 Tiempo (Días) Descripción de la Actividad JUD. DE RECURSOS MATERIALES (JEFE DE OFICINA DE COMBUSTIBLE Y LUB.) ) Registra al inició de la jornada laboral, la existencia física de diesel en depósitos y la lectura inicial de cada bomba de despacho en la "Nota de Salida de Combustible", así como, revisa el buen estado de los señalamientos y equipo de seguridad en la estación. AL PRESENTARSE EL OPERADOR CON EL AUTOBÚS EN EL AREA DE SUMINISTRO DE DIESEL. JUD. DE OPERACiÓN (OPERADOR DE AUTOBÚS) 2 I Acciona la bomba de despacho de diesel hasta que marque ceros y suministra el diesel al autobús, llenando el tanque a su máxima capacidad considerando los lineamientos en materia ecológica. 3 I Registra en "Nota de Salida de Combustible" la cantidad de litros despachados, número económico del autobús, nombre y número de credencial del operador; recaba firma de conformidad del mismo, 4 Revisa los datos asentados en la "Nota de Salida de Combustible", verificando que los litros despachados coincidan con los suministrados al autobús a su cargo, en caso contrario, solicita al despachador que corrija la anomalía para firmar de conformidad la "Nota", AL FINALIZAR LA JORNADA DE TRABAJO. JUD. DE RECURSOS MATERIALES ( JEFE DE OFICINA DE COMB.Y LUB). 5 Registra la lectura final de cada bomba de despacho de diesel en la "Nota de Salida de Combustible", 6 I Efectúa la sumatoria de las cantidades de litros de diesel suministrados a los autobuses, según registros de " Nota de Salida de Combustible" utilizadas en cada una de las bombas de despacho; a efecto de determinar el consumo total del día. 7 I Verifica existencias físicas de diesel en I almacenamiento, a través de la utilizació medición (estaciones antiguas) o con el Sis de Medición (estaciones nuevas); com registros asentados en la "Nota de Salida d las existencias según kárdex del " Res Suministro de Diesel ", MA-100RT-08/05 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL Nombre del Procedimiento: Unidad Administrativa MPIDO/GM/11-05/03 Descripción de la Actividad ¿ COINCIDEN FíSICAS? REGISTROS CONTRA Tiempo Días EXISTENCIAS NO Detecta irregularidades, si fue error de registro procede a corregir; en caso contrario, elabora en original y copia reporte explicando la anomalía encontrada, turna original al Gerente Modular para su atención procedente, recaba acuse en segunda copia. JUD. DE RECURSOS MATERIALES (JEFE DE OFICINA DE COMB.Y LUB). 8 GERENTE MODULAR 9 Recibe reporte original, obtiene fotocopia del mismo, elabora oficio en original y copia, notificando la anomalía, turna oficio original junto con fotocopia del reporte al Gerente de Operación del Servicio, recaba acuse en copia y archiva documentos. GERENTE DE OPERACiÓN DEL SERVICIO 10 Recibe oficio y copia de reporte, asigna a personal de su área para que se traslade al Módulo a efectuar la revisión. JUD. DE RECURSOS MATERIALES ( JEFE DE OFICINA DE COMB.Y LUB). 11 Entrega al personal designado para la revisión, los registros asentados en la " Nota de Salida de Combustible" y las existencias según kárdex del " Resumen Diario del Suministro de Diesel", así como explica la situación del reporte presentado. GERENCIA DE OPERACiÓN DEL SERVICIO 12 Recibe documentación, revisa la misma y emite la conclusión correspondiente. En su caso, Enlace trámite "Levantamiento de Actas Administrativas". Se remite al fin del procedimiento. SI JUD. DE RECURSOS MATERIALES (JEFE DE OFICINA DE COMB.Y LUB). 13 JUD. DE RECURSOS MATERIALES 14 Captura en el Sistema de Control de Combustible las cantidades de diesel despachado por bomba a cada uno de los autobuses; según registros de la " Nota de Salida de Combustible", obtiene tres impresiones del "Resumen Diario del Suministro de Diesel" y los turna al JUD. de Recursos Materiales, archiva en expediente los originales de la "Nota de Salida de Combustible. Continúa con actividad 14 y 16. Recibe "Resumen Diario del Suministro de tantos, firma de aprobación los mismos, el original y dos copias informando de las diesel, turna oficio original y un tanto del" Gerente Modular, primera copia y segu "Resumen" al Gerente de Operación del S .. .~.~, acuse en segunda copia de oficio y archiva ~DlS :' "!..., : ~\ GERENTÉ MODU~AR y" 1, GERENTE;OEOPE~GIÓN DI;~.SERVICIO ,,~ ...'-" -' - 15 i 'TO FI\DEIiAL AYO Reciben oficio y "Resumen" para seguim ento QFo'~~1 .. . CO~IINACI~NG NERA correspondiente, Integran en expediente y a~Qftj"~IZACIÓNAOINISTRAT4\lA RE61~~ MA-10DRT-08/0 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombredel Procedimiento: CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL Unidad Administrativa MP/DO/GM/11-05/03 Tiempo (Días) Descripción de la Actividad AL CIERRE DE CADA MES JUD. DE RECURSOS MATERIALES (JEFE DE OFICINA DE COMB.Y LUB). 16 Elabora "Reporte Mensual de Existencias de Diesel", en original y tres copias, con base a la información registrada en el "Resumen Diario del Suministro de Diesel" y los entrega al Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales para su trámite. JUD. DE RECURSOS MATERIALES 17 Recibe "Reporte" en original y tres copias, elabora oficios de envio a la Gerencias de Contabilidad, Operación del Servicio, y Gerencia de Tesorería y Recaudación, obtiene firma del Gerente Modular y turna documentación, recaba acuse en copias y archiva. GERENCIAS DE OPERACiÓN DEL SERVICIO, CONTABILIDAD Y DE TESORERIA y RECAUDACiÓN 18 Reciben oficio y copia del "Reporte Mensual de Existencias de Diesel", llevan a cabo la conciliación entre las cifras presentadas como entradas, salidas y existencias finales de diesel contra sus registros. Enlace procedimiento Programación, Recepcióny Pago de Diese!. 19 GERENTE MODULAR Y JUD. DE RECURSOS MATERIALES 20 GERENCIA DE CONTABILIDAD 21 GERENCIA DE OPERACiÓN DEL SERVICIO 22 GERENCIA DE TESORERIA y RECAUDACiÓN 23 ¿ CONCILIAN LAS CIFRAS? NO Establecen comunicación telefónica con el Titular de la Gerencia Modular y Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales respectivo a efecto de solicitar las aclaraciones que en su caso correspondan. Atienden comunicado y aclaran irregularidadesdetectadas, efectuando en su caso las correcciones al "Reporte Mensual de Existencias de Diesel" y se remite a la actividad 16. SI Efectúa registro contable. .~. '.'1.- 11)/)RT-O8V05 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedimiento: CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL MPIDO/GM/11-05/03 DIAGRAMA DE FLUJO ..- I , ! ., ... ~ .. ',1;' 1 GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL OFICIALíA MAYOR COORDINACiÓN GENERALDE MODERNIZACiÓN ADMINISTRATIVl\' RU/STRO MA-10DRT-08/05 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte Distrito Federal de Pasajeros CONTROL y SUMINISTRO DE DIESEL Nombre del Procedimiento: JUD. DE RECURSOS MATERIALES (JEFE DE OFICINA DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTE) JUD. DE OPERACION (OPERADOR DE AUTOBUS) del MP/DO/GM/11.05/03 JUD. DE RECURSOS MATERIALES (JEFE DE OFICINA DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTE) s REGISTRA 4 REGISTRA REVISA SOLICITA CORREGE ANOMALIAS Y REVISA 0-' NOTA DE SAL! DA DE COMBUSTI- 0-1 BLE REAL! ZA SUMATORIA DETERMINA CONSUMO ~ AL PRESENTARSE EL OPERADOR CON EL AUTOBUS EN EL AREA DE SUMINISTRO DE ~ AL LA FINALIZAR JORNADA O ~ 7 2 ACCIONA BOMBA SUMINISTRA DIESEL VERIFICA EXISTENCIAS, COMPARA REGISTROS REGISTRA, RECABA FIRMA DEL OPERADOR -. 1/4 C/SUM/D' ~ ~ MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal [paq: De: Nombredel Procedimiento:CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL GERENTE GERENTE DE OPERACION DE ACT.8 PAG.16 DEL JUD. DE RECURSOS MATERIALES (JEFE DE OFICINA DE COMBUSTIBLE Y LUBRI CANTE) 11 10 RECIBE ENTREGA EXPLICA V CAPTURA TURNA V V ASIGNA 9 RECIBE ELABORA NOTIFICA TURNA ) MP/DO/GM/11-05/03 SERVICIO MODULAR 17 20 V O RECIBE REVISA EMITE V NOT A SALI l REPORT.SUMIDA NISTRO DIESEL 01 BOMBA - 6 .' E N A L C E 1 RTE. FIN DE PROCED ,~R~SUM. ~RESUM. ID. S. D E DE AC T . 20 O O r-- -- -- 1 16 PAG.18 ELABORA TURNA REGISTRA EN SU CONTROL .~. I A ~, ," ~, 2/4 ACT.23 C/SUM/D' PAG.19 ,-.-. ~ ~ MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombredel Procedimiento:CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL JUD. DE RECURSOS MATERIALES GERENCIAS DE OPERACION DEL SERVICIO,CONTABILIDAD y DE TESORERIA y RECAUDACION DE AC T. 1 3 PAG.17 MP/DO/GM/11.05/03 JUD. GERENTE MODULAR Y DE RECURSOS MATERIALES 18 20 RECIBE, ELABORA,RECABA FIRMA AC L AR A IRREGULARIDADES EFECTUA 14 RECIBE FIRMA .20 18 De: [POq: CORRECCIONES Y ELABO RA O ¿ 3 SE RTE. ACT.16 PAG.1? DE ACT. 16 PAG. 17 17 SOLICITA RECIBE, ELABORA RECABA FIRMA Y TURNA ACLARACION A ACT.21 PAG. 19 GOBIERNO DEL DISTRITO FEO 3/4/.C/SUM/D OFICIALíA MAY~ COORDINACIÓN GENER'¡(L t1E MODERNIZACiÓN ADMINISTRAh,l.. Eif¡STRD ) MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Nombre del Procedimiento: GERENCIA DE CONTROL Y SUMINISTRO DE DIESEL CONTABILIDAD GERENTE MODULAR Y GERENTE DE OPERACION MP/DO/GM/11-05/03 DEL GERENCIA DE TESORERIA RECAUDACION y SERVICIO F DE ACT. 19 PAG. 18 D DE ACT.14 PAG.18 DE AC T . 22 PAG. 1 7 SI 23 21 REAL! ZA REGISTRO CONTABLE REALIZA REGISTRO 15 RECIBE E INTEGRA EXPEDIENTE 2 E N L AC E r------..- , I 1 DE ACT. 12 PAG.1? 6 1 ~ O : :" . " PAG.1? I GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL OFICIALíA MAYOR 4/4 ,~\.; C/SUM/D COORDINACION GENERAL DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRAT"'~ REGISTRO MA-10DRT-08/05 MANUAL ADMINISTRATIVO 11I Nombre del Procedimiento: Red de Transporte Distrito Federal CONTROL Y SUMINISTRO de Pasajeros del DE DIESEL FORMATOS E INSTRUCTIVOS NOTA DE SALIDA DE COMBUSTIBLE (DO/GM/02) INSTRUCTIVO NOTA DE SALIDA DE COMBUSTIBLE REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS DE DIESEL (DF/GC/01) INSTRUCTIVO DE REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS DE DIESEL RESUMEN DIARIO DEL SUMINISTRO DE DIESEL (SISTEMA INFORMÁTICO) CONTROL DE REGRESO DE UNIDADES ,\, ) ~ ~ De: [paq: MP/DO/GM/11.05/03 20 ) RH DIRECCION DE OPERACION GERENCIA MODULAR NOTA DE SALIDA DE COMBUSTIBLE [ FOLIO UULJ:T:J~~JA NÚMERO DE CREDENCIAL NÚMERO TIPO LITROS DE DIESEL DEL OPERADOR FIRMA ECONÓMICO ........ TOTAL LECTURAFINAL LECTURAINICIAL SIMBOLOGIA TIPO DE UNIDAD B BOXER S SOMEX IL AYCO IC RECO A ARTICULADO TOTAL V SURTIO TIPO DE SERVICIO .. SAliDA DEMANTENIMIENTO + TORCIDO FTONOTASALCOMB - R.F. O. NOMBRE Y FIRMA DO/GM/02 9 ,1 PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVODE LLENADO NOMBRE DEL FORM¡\TO: CLASIFICACION NOTA DE SALIDA DE COMBUSTIBLE DO I GM 102 INSFDIS OBJETIVODEL FORM¡\TO: Registrar la salida por el suministro de Combustible Diesel, por cada bomba de despacho por cada autobús. No. DICE Número de Folio. FECHA y PAG. 22 de 26 DEBE ANOTARSE Número consecutivo que asigna a la Nota de Salida para su Control Interno. (Espacio exclusivo para ser llenado por la Unidad Departamental de Recursos Materiales). 2 lBomba. Número de Bomba que cOITesponda. 3 IMódulo Número de Módulo cOITespondiente. 4 IFecha. El día, mes y año de elaboración. 5 lHoja 6 INúmero Económico. El Número Económico del autobús. 7 I Tipo. La letra que cOITespondasegún la simbologia y clasificación al tipo de Unidad que cOITesponda. 8 ILitros de Diesel. La cantidad de litros de diesel surtido. 9 INúmero de Credencial. El Número de credencial del operador. 10 IFinna. Recabar la finna del operador. 11 ITotal. El total de litros de Diesel surtidos. 12 ILectura Inicial. Anotar la lectura inicial de la bomba antes de iniciar el despacho del Diesel. 13 ILectura Final. Anotar la lectura final de la Bomba después de haber surtido el &el. 14 ITotal. de. El número de hojas que conste. Anotar la cantidad que resulte de restar a la cantidad de la lectura\iniaial la cantidad de la lectura final de diesel. 15 ISurtió. Nombre y Finna de la persona que surtió el diesel. RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS PERIODO: MODULO: FECHA: EMISION DE 200 DE DIESEL AL DIA DE OlA MES Totales Elaboró : Revisó : Jefe de Oficina de Combustible y Lub. Nombre y Firma Jefe de Depto. de Rec. Mal. Nombre y Firma ('la\'(' de Organización ~. Métodos DF / GC / 01 Autorizó : Gerente Modular Nombre y Firma Pág. 23 de 26 PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVODE LLENADO NOMBRE DEL FORMATO: REPORTE MENSUAL DE DIESEL CLASIFICACION Reportar mensualmente a la Gerencia de Contabilidad la existencia física, en registros y en su caso diferencias, por cada uno de los modulos; con el propósito de efectuar su conciliación contable. OBJEn\lO DEL FORMATO: No. DF I GC I 01 DE EXISTENCIAS DICE FECHA PAG. 24 de 26 DEBEANOTARSE 1 Fecha. Anotar el día, mesy año de elaboración. 2 Emisión. Anotar el día, mesy año de emisión. 3 Módulo Anotar el número de Módulo correspondiente. 4 Período. Anotar de que día a que día del mes corresponde. 5 Fecha de Movimiento. Anotar la fecha de la ( s ) Factura ( s ) del Proveedor. 6 Existencia Inicial de Diesel según Registro. Deberá anotar la existencia final de diesel según registro del día anterior. 7 Número N° de Factura. Anotar número de factura ( s ) que soporta (n) el ingreso del diesel. 8 Nota de Remisión. Anotar número de Nota (s) de Remisión que soporta (n) el ingreso. 9 Nota de Entrada. Anotar número de Nota (s) de Entrada que soporta (n) el ingreso. 10 Entradas de Diesel. Anotar la cantidad de Litros recibidos según factura (s), y/o Remisión.. 11 Salidads de Diesel. Anotar el consumo del día. 12 Existencia Final de Diesel según Registro. Anotar la existencia inicial de diesel según registro más las entradas, según factura (s), menos las salidas del día. 13 Existencia Física Final de Diesel. Anotar la existencia fisica de los depósitos, tomada al término del despacho del día. 14 Variaciones. Se determina entre la existencia física final de diesel contra la existencia final de diesel según registro, adicionalmente se acumulará de más o de menos a la variación del día anterior, ésta representará el efecto neto por sobrante o faltante al día del cierre. 15 Totales. Anotar el total de cada columna 16 Elaboró 17 Revisó. 18 Autorizó. Anotar nombre y firma del Jefe de Oficina de Comustible y Lubrica ter Anotar nombre y firma del JUD. de Recursos Materiales. / i7 I Anotar nombre y firma del Gerente Modular. 6 \ MODULO: 03 Fe-cha Zona 01 31/10/2000 ~---------- ~ LEC , Bomba Inicial 01 02 03 TOTAL T U R A Final Con s u m o 427~710.00 429,914.00 2,204.00 841,983.00 95,502.00 345,612.00 98,942.00 3,629.00 3,440.00 1,365,195.00 1,374,468.00 9,273.00 ~---------------Total de a las Unidades Bomba litros Suministrados segun 01 Bomba 02 Bomba TOTAL 03 Consumo relación 2,204.00 3,629.00 3,440.00 por .. Bomba 2,204.00 3~9.00 3f440.00 9,273.00 DiMencia I L I i I I II 9,273.00 I ~---~---------------------------------- Inve-ntario Segun 29,6E.00 Karde-x Recepción Factura 190677 . Inicial Inventario Fisico en LTS. I 7:00 amo Hora I I (Pipas) No. i t r o s 19,932.00 Cheque 49,623.00 9,273.00 40,350.00 Total Inv. Segun Kardex Diferencia Tanque 01 1 1, 7 O O N.ENT. 756 4 O . O O 350.00 02 03 21,200.00 04 7,100..(10 ------------------------------------------------------------------------------- E Subtotal ~consumo S/Reportes Inv. Final S/Kardex . :-... 40,350.00 40,350.00 - .- ------------------------------------------------------------------------------- OBSERVACIONES Elaboro Encargado del Suministro Re-viso J. U. Deptal. Reviso Rec Mat --Gerente Modular I AJ -"v I RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL GERENCIA DEL MÓDULO UNIDAD DEPARTAMENTALDE OPERACiÓN FECHA DIA I RUTA I ..-.-...---.-.-.-......-..-".---. MES HORA AÑO ICRED I _. _m____.._. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 _m"._ .- ------ 17 18 19 ._h_._..___.._ --20 21 22 .-....--23 24 25 ..-.-..-..,--. . 26 27 -- 28 29 30 --,-,-----_.. REGRESOS REGRESOS REGRESOS REGRESOS REGRESOS REGRESOS REGRESOS POR POR POR POR POR POR POR RINDE DIESEL RELEVO RELEVO RELEVO RELEVO RELEVO EN MODULO INCAPACIDAD EN APOYO O COMISION EN SEFI EN CURSO REGRESOS POR RELEVO (FALTA) REGRESOS POR FALLAMECANICA REGRESOS ADMINISTRATIVOS(ACLARACIÓN, ACCIDENTES, VERIFICACiÓN, ETC.) TOTAL Pág. 26 de 26 I I I I I