Oficio 220-116387 Del 11 de Octubre de 2011

Oficio 220-116387 Del 11 de Octubre de 2011
ASUNTO:
La prevalencia probatoria de dos tipos de actas, una contenida en documento
público y otra en documento privado auténtico, compete determinarla a la justicia ordinaria.
Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2011-01-271516, mediante el
cual, luego de exponer que al interior de una compañía existen dos actas que dan cuenta de la misma
reunión del máximo órgano social pero que difieren en su contenido la una de la otra consulta, una elevada
a escritura pública y la otra impresa en los folios del Libro de Actas, consulta “ … Para efectos legales, cuál
de las Actas reviste la legalidad jurídica, la que fue elevada a Escritura Pública o la correspondiente al
Libro de Actas?...” .
R/. Para dar respuesta a su consulta, se hace necesario efectuar algunas consideraciones previas sobre
el alcance probatorio de los documentos públicos y de los privados, de las cuales resulta claro que dicho
alcance no lo determina una u otra naturaleza, sino más bien la autenticidad de los mismos, de la cual se
presume gozan los libros de comercio y, además, que la ley consagra idénticos alcances a ambos tipos de
documentación dejando a la sana crítica de los jueces la apreciación del acervo probatorio.
Es así como, en primer lugar, se consideran medios de prueba, conforme lo consagra el artículo 175 del
Código de Procedimiento Civil, entre otros, los documentos en general, siempre que resulten útiles para
la formación del convencimiento del juez, quien, según el artículo 187 ídem los apreciará en conjunto con
las demás pruebas, de acuerdo con las reglas de la sana crítica
“ Art. 187. Apreciación de las pruebas. Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo
con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la
existencia o validez de ciertos actos.
El juez expondrá siempre razonadamente el mérito que le asigne a cada prueba.”
En cuanto se refiere a la escritura pública, se tiene que ésta es definida por el artículo 251 del Código de
Procedimiento Civil, como un instrumento notarial en el que se hace constar ante notario público un
determinado hecho o derecho, quien lo autoriza y da fe sobre la capacidad jurídica del otorgante, del
contenido del mismo y de la fecha en que se realizó, emitida con el lleno de los requisitos legales propios
y específicos de cada acto, para su incorporación al protocolo.
Por su parte, el documento privado es definido por el mismo artículo 251 como aquel documento que no
cumple los requisitos del documento público, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un
funcionario público, ni ha habido intervención de éste para su elaboración, que elaboran los particulares
en ejercicio de sus actividades.
En cuanto al alcance probatorio de uno o de otro, éste es determinado por el artículo 279 ídem, según el
cual “ Los documentos privados auténticos tienen el mismo valor que los públicos, tanto entre quienes
los suscribieron o crearon y sus causahabientes, como aspecto de terceros. Los documentos privados
desprovistos de autenticidad tendrán el carácter de prueba sumaria, si han sido suscritos ante dos
testigos.”
De otra parte, el alcance probatorio de un documento lo determina su autenticidad, cualidad que se deriva
tanto de escrituras públicas, como de documentos privados auténticos, siendo que la ley contempla como
auténtica la información que reposa e los libros de comercio, tal como el Libro de Actas, ya que así lo
expresa el artículo 252 del código de procedimiento civil que se transcribe a continuación:
“ Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o
firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante
tacha de falsedad.
El documento privado es auténtico en los siguientes casos:
“ …”
“ 5. … ”
“ Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal
forma, … , y demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción.” . (Subrayado y
destacado fuera de texto)
Se suma a lo anterior que el artículo 271 del mismo ordenamiento adjetivo civil, en consonancia con el
artículo 68 del Código de Comercio, reconocen, en materia comercial, pleno valor probatorio a los libros y
papeles de comercio, así:
“ Art. 271. Libros de comercio. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59 del Código de Comercio,
los libros de comercio hacen fe en los procesos entre comerciantes, siempre que estén llevados en legal
forma. En los demás casos, solamente harán fe contra el comerciante que los lleva.
Si en los procesos entre comerciantes los libros de una de las partes no están llevados en legal forma, se
estará a los de la contraparte, siempre que cumplan los requisitos legales, salvo prueba en contrario. En
los demás casos, si los libros de ambas partes estuvieren en desacuerdo, el juez decidirá según el mérito
que suministren las otras pruebas.
Al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros.”
“ Art. 68. Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que
los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente… ” .
Por todo lo expuesto, huelga concluir, para el caso de su consulta, que frente a la eficacia probatoria de
ambos tipos de actas a que allí se alude, únicamente la justicia ordinaria, con base en la sana crítica del
conjunto del acervo probatorio pertinente, podrá determinar cuál de éstas prevalece sobre la otra.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el
artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.