acciones preventivas, correctivas y de mejora

ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y
DE MEJORA
Memoria capacitación
Noviembre 6 de 2015
Introducción
El presente documento hace parte del ciclo de capacitaciones sobre el Sistema Integrado de Gestión, que viene adelantando la oficina Asesora de Planeación con el fin de
dar continuidad al proceso de fortalecimiento y mantenimiento del Sistema en el Ministerio.
Objetivo de la capacitación
Socializar a los líderes de calidad la nueva versión del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora del Sistema Integrado de Gestión.
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¿Qué es una acción correctiva?
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una No conformidad detectada u otra situación no deseable.
¿Qué es una acción de mejora?
Conjunto de acciones que incrementan la capacidad de la organización para cumplir con los requisitos y que no actúa sobre las No conformidades o situaciones potenciales no deseables.
¿Qué es una acción preventiva?
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una No conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
¿Qué es una corrección?
Es la acción inmediata que elimina el factor de inconformidad en la organización.
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¿Cuáles son las fuentes para formular una acción preventiva, correctiva o de mejora?
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Políticas de Operación
Para el análisis de cusas, el responsable del
Proceso y/o Subproceso con el líder de calidad, podrán conformar un grupo de trabajo
con los servidores involucrados en la implementación de la mejora o con aquellos involucrados en el problema detectado.
La metodología para el análisis de la causa
raíz de los hallazgos u observaciones en el Ministerio es la Espina de Pescado
A las acciones de mejora no es obligatorio realizarle análisis de causas. Para las demás acciones si es de obligatorio cumplimiento.
Una vez identificadas las causas se formulará
el plan de acción, la cual describe la gestión
a realizar por parte de los funcionarios y/o
contratistas quienes intervienen en la misma,
con el fin de subsanar la situación identificada o potencial.
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Políticas de Operación
Cada responsable de Proceso y/o Subproceso
o quien este designe, es el responsable de verificar que las acciones planteadas en la acción
de mejora se ejecuten en los tiempos establecidos
La modificación de las acciones de mejora, están permitidas para aquellas
eventualidades en las que de manera anticipada se observe que:

El tiempo para la ejecución de la acción no sea suficiente.

Las acciones planteadas presentan dificultad para su realización.

Las acciones planteadas definitivamente no resolverán la situación que
la motivó.
Se podrá efectuar máximo (2) dos modificaciones (reprogramación y/o
reformulación), sin oportunidad de una nueva solicitud de modificación, a
excepción de los requerimientos que de acuerdo a los seguimientos realizados efectué la Oficina de Control Interno
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¿Cuáles son los plazos para las acciones
de mejoramiento?
1. Para reportar el plan de acción
El plazo para la radicación de las acciones de
mejoramiento en la Oficina Asesora de Planeación es 15 días hábiles, a partir de la fecha de
entrega del informe final por parte de la Oficina de Control Interno.
2. Para reportar el avance de las acciones
El avance mensual de cada acción es reportado por el líder de calidad o quien el responsable del proceso designe, en el formato F-MC02-01 “Solicitud y Consolidación de Acciones
de Mejoramiento” a partir del décimo día hábil
de cada mes y hasta finalizar el quinto día hábil del mes siguiente. Este reporte deberá hacerse
al
correo
electrónico
SIG@mijusticia.gov.co
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3. Para el seguimiento de Control Interno
La Oficina de Control Interno realiza seguimiento trimestral al estado de las acciones, cualquiera que sea su fuente a partir del día octavo después de finalizado el trimestre y hasta los
siguiente diez días hábiles
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