Correspondencia Es muy probable que a lo largo de tu vida laboral tengas que redactar cartas o imprimir títulos. Y es casi seguro que una misma carta debas enviarla a distintos destinatarios modificando por ejemplo, el nombre, el domicilio y posiblemente otros datos como el teléfono, o el número de documento. Igual sucede con los títulos o certificados en donde hay datos que deben personalizarse. Este proceso recibe el nombre de mailing. En forma manual podrás redactar un documento, imprimirlo y luego cambiar los datos, pero resultaría muy tedioso hacerlo para los 250 alumnos de la escuela o para todos los egresados del año. Los procesadores de texto cuentan con una opción que automatiza este trabajo. Requiere de una serie de definiciones iniciales y el resto será hacer clic para ver los resultados. Antes de avanzar, es necesario que tengamos en cuenta algunos conceptos previos y terminología: • • Documento principal: Es el documento maestro, la carta modelo que redactas, o el texto que deba tener el título. Este contiene los datos fijos y también aquellos que deberán modificarse para cada destinatario. Origen de datos: es otro documento en donde se encuentran almacenados en forma de tabla, los datos que irán modificándose en el documento principal o maestro. Quizás ya tengas almacenados los datos en un archivo de otra aplicación (Planilla de cálculo, Administrador de Base de Datos, Programa cliente de correo, etc) o bien puede ser creada por el procesador de textos para ser usada en el documento maestro. El formato de esta lista habitualmente es una tabla, en donde se llamará registro a las filas y campo a las columnas. El conjunto formará la fuente de datos. Combinar correspondencia Mediante el combinar correspondencia se pueden crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres o catálogos. Combinar correspondencia es un proceso automático, guiado por un asistente, que te organizará los pasos a seguir para crear el documento principal (1), el origen de datos (2) y el documento final resultante de combinar los datos con el documento (3). Al documento final obtenido, podrás imprimirlo, guardarlo o bien verlo por pantalla, teniendo también la posibilidad de modificar "a mano" algunos de los datos. Procesando textos - Combinar correspondencia Prof. Silvia Iarmusch -1- Al redactar el documento maestro, deberás dejar señalados, aquellos datos que irán variando, por ejemplo el nombre del destinatario, su domicilio, el número de documento, la calificación obtenida, etc. Tantos datos variables como necesites en el documento principal, deberán luego definirse como campos en el origen de datos. Siguiendo el ejemplo anterior, deberías tener una tabla con el nombre, el domicilio, el número de documento y la calificación (cada rótulo como título de una columna) y por fila irás completando los datos asociados. Si los datos ya están cargados en un archivo, entonces en el punto 2, sólo resta definir en donde se encuentra ubicado ese archivo, de lo contrario tendrás la posibilidad de crear esa tabla de datos y completarla. Habiendo definido ya los datos, deberás volver al documento principal y reemplazar los datos que has dejado señalados por el nombre del campo que contiene ese dato (el título de la columna), quedando registrado con el doble signo mayor y menor y con un fondo gris, tal como lo muestro a continuación en el documento principal <<nombre>>. Todos los campos así colocados, serán reemplazados por el dato en sí, en el momento de combinar los datos. Lo ilustra la siguiente imagen: El secreto de combinar correspondencia es el manejo de datos. Estos podrán ser accedidos y actualizados en todo momento desde los comandos habilitados en el documento principal. El resto es imprimir. Etiquetas y sobres Una vez realizadas las cartas, seguramente necesitarás despacharlas por correo. ¡¡¡No estarás pensando en completar los 250 sobres a mano!!! Deberás usar ese tiempo para otra cosa, porque así como pudiste realizar 250 cartas distintas con un Procesando textos - Combinar correspondencia Prof. Silvia Iarmusch -2- clic, tendrás los 250 sobres o bien las 250 etiquetas autoadhesivas para pegar en el sobre. Tengo que destacar primero que antes de seguir con este tema, es fundamental que conozcas cual es el formato que utilizarás o bien las medidas (o identificación comercial) de los sobres o de las etiquetas. Seguramente podrás encontrarlos luego en la gran lista de productos que ya viene incluida en el procesador de textos. Pone especial atención en este punto, porque quedará descentrado o mal impreso si elegis las medidas incorrectas. El resto es similar a combinar correspondencia, deberás ir seleccionando los campos desde el Origen de datos, colocándolos en la ubicación que desees, podrás agregar texto fijo o bien colocar estilos de formato de texto. Ya estas listo para comenzar con tu primer mailing Procesando textos - Combinar correspondencia Prof. Silvia Iarmusch -3-