Claridad en la gestión de proyectos

Claridad en la
gestión de proyectos
PPM y el valor al negocio
noviembre 2011
Introducción
PPM
Manager
Management
Project
Negocio
Portfolio
Program
PMO
Valor al Negocio
PM
El Negocio
Negocio
“Un negocio consiste en una
actividad, sistema, método o
forma de obtener dinero, a
cambio de ofrecer bienes o
servicios a otras personas u
organizaciones”
El Negocio, crecimiento y proyectos
Project
La diversificación
Las redes
La transformación
La madurez
La etapa avanzada
El comienzo
La imaginación
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio o resultado único. La
naturaleza temporal de los proyectos indica un principio
y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran
los objetivos del proyecto o cuando se termina el
proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no
pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la
necesidad que dio origen al proyecto
Negocios, proyectos y el project manager
PM
— Aparece el PM (Project Manager)
16.00%
31.00%
8.10%
13.10%
Requerimientos incompletos
Finalizan
OK
9.70%
Falta de involucramiento del
usuario
Falta de recursos
Fallan
Expectativas no realistas
12.40%
9.90%
53.00%
10.60%
Fuente: Standish Group Survey . Universo 19.324
Chaos Report 2009
Falta de apoyo de la gerencia
Costo
Alcance
Tiempo
El project manager y sus características
— Preparación Profesional
— Experiencia
— Cualidades intangibles
− Capacidades y skills que complementen su experiencia y
conocimiento
− Honestidad e integridad
− Participación, perseverancia y compromiso
− Disciplina para planificar, gestionar y ejecutar.
Costo
Alcance
Tiempo
La administración de los proyectos
Management
— La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas, técnicas y experiencia a las actividades
del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Conocimientos
Habilidades
Experiencia
Herramientas
Técnicas
Pero los problemas siguen…
Cómo nace una PMO
— No podemos seguir fallando
− Pérdidas de recursos financieros
— Se requiere de manera drástica mejorar el desempeño
de los proyectos
— La oficina de proyectos – PMO – es la estrategia.
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PMO
Cómo nace una PMO
— Definiendo una PMO
− Qué tipo de proyectos estarán en el alcance de la PMO
− Quiénes serán los clientes y usuarios de la PMO
− Qué servicios necesitan los clientes y usuarios de la PMO
− Cómo entregar los servicios y generar satisfacción a clientes y
usuarios
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PMO
— La metodología de la PMO. ¿Es importante?
PMO
— Por qué una PMO es exitosa
— Por qué fracasan algunas PMOs
La creación de la PMO debe ser un proyecto.
La PMO en ejecución debe ser un proyecto de mejora
continua
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Entonces…
— Tenemos negocio, proyectos, nuestros project
manager, management de proyectos y PMO
Conocimientos
Habilidades
PMO
Experiencia
Herramientas
Técnicas
Project
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Management
— Qué falta
— Por qué ejecutamos proyectos
— Para qué ejecutamos proyectos
— ¿Los proyectos que ejecutaré o que estoy ejecutando dan valor
al negocio?
— Cómo saber si los proyectos son los correctos.
— Cómo saber si los proyectos están dando valor al negocio
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Qué es lo que quiere la Organización
— Los objetivos estratégicos
− Maximizar el valor de las acciones
− Crecimiento sostenido
− Incrementar la rentabilidad
− Fidelización de clientes
− Mejoras en la calidad de los procesos
− Motivación e Incentivos a los RRHH
−…
Los objetivos estratégicos
— Entonces los proyectos que ejecutamos o que vamos a ejecutar
deben de estar alineados a los objetivos estratégicos de la
organización.
— Es decir, debemos saber cómo y cuánto aportan los proyectos
al logro de los objetivos estratégicos.
— El proyecto del viaje a la Luna.
Portafolios de Proyectos
— Proceso administrativo
PPM
Portfolio
Program
— Permite a la organización ver información acerca de todos sus
proyectos y programas
— Priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios tales como
valor estratégico, impacto en recursos, costos etc.
— Los objetivos de un portafolio pueden ser:
− identificar, priorizar autorizar, administrar y controlar para lograr los estratégicos
objetivos de negocios.
− Ser consciente de todos los proyectos listados en el portafolio
− Desarrollar una visión general y un conocimiento profundo de la colección de
proyectos como un todo.
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Qué es la P en PPM
Fuente: Gartner
Estratégico
Gestión de Portafolios
Alcance del Trabajo
• Definición del alcance
• Optimizar inversiones, beneficios, riesgos
• Seguimiento activo del rendimiento
• Adaptación al cambio de ambiente de negocio
Gestión de Programas
• Planeamiento integral
• Gestión de cambios y riesgo
• Coordinación de entregas de proyectos
• Medición de resultados
• Colaboración Business
Gestión de Proyectos
• Iniciación
• Presupuesto
• Cronograma
• Recursos
• Entregables
• Alcance
• Riesgos
• Métricas
Táctico
Alcance de Iniciativas
Área
Negocio
Empresa
Ecosistema de PPM
TI
Servicios
Marketing
Nuevos
Productos
Finanzas
PPM
R&D
HHRR
PPM y PMO
Hacer las cosas correctas
Hacer las cosas en
forma correcta
Asegurar el alineamiento
estratégico y maximizar el
valor de todo el portafolio
de inversiones
Optimizar la utilización de
personas, presupuestos y
activos
PPM
PMO
Y el valor al negocio?
Valor al Negocio
— La gestión operativa de proyectos por si sola no añade
valor al negocio
— Es necesario definir indicadores de proyectos asociados
a los objetivos estratégicos
− Estos indicadores deben ser «medibles»
— Teniendo control sobre los indicadores podemos hacer
gestión sobre ellos desde los proyectos y desde los
portafolios.
— Si hacemos gestión de indicadores podemos optimizar
los procesos y los indicadores.
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Y el valor al negocio?
Valor al Negocio
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Y el valor al negocio
Valor al Negocio
Lo que no se mide no se controla.
Lo que no se controla no se gestiona.
Lo que no se gestiona no se optimiza
Al aplicar PPM estamos fijando una manera efectiva de
medir
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Entonces...
Valor al
Negocio
PPM
Portfolio
Program
PMO
Management
PM
Project
Negocio
Qué es CA Clarity PPM
CA Clarity PPM
Planificación de
la capacidad
Planificación
Financiera
Planificación
alineada con el
negocio
Toma de
Decisiones
Gestión del
Portafolio
Iniciativas
CA CLARITY
PPM
Gestión de
Proyectos y
Programas
Gestión de
Recursos
Gestionar con
rapidez y
eficacia
Hojas de
Tiempo
Gestión de
Riesgos y
Cambios
Colaboración
Plantillas
Optimizar con
agilidad
Inteligencia de
Negocios
Flujos de
Trabajos
Automatizado
Aceleradores de
Mejores Practicas
CA Clarity PPM es una solución completa de PPM
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Mejorar el alineamiento
estratégico con el
negocio
Ejecutar los proyectos
correctos
Proveer visibilidad
total
Incrementar la
productividad de los
recursos
Planificar y ejecutar
proyectos con agilidad
y efectividad
Optimizar los procesos
de gestión PPM
Por qué nuestros clientes eligen Clarity
Mejor conjunto de funcionalidad
para el usuario final
> Integración de portafolio, ideas,
productos, pipeline, proyectos y recursos
> Valor extendido (Innovación, ITG, Agile,
CAPA)
> Integración con MS SharePoint, ERP,
CRM y otras aplicaciones de procesos
de negocio
> Aceleradores - PMO - PMBOK –
PRINCE2
Configurable no customizable
> 100% web – altamente configurable
> Aplicación basada en perfiles
> Fácil personalización, ideal para usuarios
no técnicos
> Los procesos configurados no cambian
para nuevas versiones
> Flexibilidad en los perfiles de seguridad
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Tecnología
>
>
>
>
>
>
>
>
Altamente escalable
Oracle o SQL Server
Solaris, HP-UX, AIX, Windows, Linux,
Tomcat, WebSphere o WebLogic
100% J2EE
XML Open Gateway
Conectores de integración
Multi Leguaje- soportado en 15 idiomas
Reconocido Líder
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Reconocido líder en PPM
Rápida adopción de clientes
Más de 700.000 usuarios
Mas de 1000 clientes en el mundo
Mas de 60 clientes en Latinoamérica
Cualquier industria, cualquier geografía
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