Documento descargado de http://www.elsevier.es el 17/11/2016. Copia para uso personal, se prohíbe la transmisión de este documento por cualquier medio o formato. Farmacia Empresa Compras Gestión de stocks (y II) En la primera parte de este artículo, publicada en el número de febrero de 2005, se hacía un análisis de la gestión de stocks, incidiendo en sus costes (de aprovisionamiento, posesión y agotamiento). En esta segunda parte el autor analiza conceptos como el coeficiente de rotación, la media móvil o el análisis de compras ABC, entre otras nociones relevantes para la planificación, negociación y toma de decisiones. M. A. GONZÁLEZ VÁZQUEZ Socio Director de Gestock & Pharma. El beneficio comercial ligado a la rotación en función de las compras en una farmacia abarca 5 aspectos fundamentales: • La selección de la gama de productos (no debemos, ni podemos, tener de todo en nuestra farmacia, por razones de espacio y de rentabilidad económica). • La compra propiamente dicha. • La recepción de los pedidos. • El control de los pedidos. Coeficiente de rotación Se entiende por «coeficiente de rotación» (CR) el número de veces que se han vendido las existencias medias (stock medio) de un determinado producto, en un determinado período de tiempo. Dicho coeficiente deberá ser superior a 6 y tender a 8. Esto equivale a decir que deberíamos tener en stock lo que se venda entre 45 y un máximo de 60 días. CV (cantidad de ventas) = CR x stock medio Días para vender el stock medio = 360 / CR Se entiende por stock medio la media aritmética entre el stock inicial y final en ese período de tiempo para ese producto. CR = ventas a PVP / stock medio a PVP CR = stock inicial + compras - stock final / stock medio (todo a precio de costo) CR = unidades vendidas / stock medio en unidades Rentabilidad del capital = beneficio / ventas x ventas / activo Rentabilidad = margen x CR • El almacenaje. Rotación de stocks y beneficio comercial La rotación de stocks es uno de los elementos que más directamente influyen en la rentabilidad del capital invertido. Puede ocurrir que para el farmacéutico sea más rentable un producto con escaso margen y elevada rotación que otro producto con un margen superior pero que «se mueve» poco (por ejemplo, la categoría de óptica). Una buena rotación de las existencias debe proporcionar el dinero suficiente para pagar la factura en el momento en que ésta llegue. Así el producto se autofinancia y la empresa no se descapitaliza. Beneficios = ventas – gastos fijos – gastos variables + incremento de stock Beneficio total = beneficio + variaciones de stock 26 Farmacia Profesional Vol. 19, Núm. 6, Junio 2005 Documento descargado de http://www.elsevier.es el 17/11/2016. Copia para uso personal, se prohíbe la transmisión de este documento por cualquier medio o formato. La previsión de la demanda Los problemas de gestión de inventarios suponen una determinada pauta de demanda que debemos anticipar o prever, si bien, en general, no será posible hacerlo con absoluta precisión, es decir, el análisis de los datos históricos de la demanda (lo que ocurrió en el pasado) nos permite identificar pautas sistemáticas de comportamiento de la demanda y, extrapolándolas, predecir la demanda futura. En la gestión de inventarios, un aumento en la precisión de las previsiones conduce a una reducción en los stocks de seguridad. La elección de la técnica de previsión más adecuada vendrá dada por un compromiso aceptable entre el mayor coste que representa la utilización de una técnica de previsión más sofisticada, y, por tanto, más precisa, y la reducción de costes que implica un menor stock de seguridad. La media móvil. Se define la media Sesé móvil como la media aritmética de los últimos «N» datos de demanda existentes en nuestro histórico de ventas. La media móvil, así definida, puede resultar una buena estimación de la demanda media futura cuando nos encontramos en una situación estacionaria, es decir, sin tendencia ni estacionalidades. En la gestión de inventarios, un aumento en la precisión de las previsiones conduce a una reducción de los stocks de seguridad Stock de reposición y stock de seguridad Política de compras: gestión del pedido El stock de reposición es la cantidad mínima que nosotros consideramos que debemos tener de cada producto. Es un stock «tampón» que nos permite seguir vendiendo el producto mientras nos llega el pedido. El stock de reposición se calcula teniendo en cuenta el margen de seguridad del plazo de entrega (por si se retrasa la recepción del pedido). Es lo que se conoce como stock de seguridad (según los expertos 1 o 2 días de ventas medias). Conociendo el histórico de ventas en un determinado período de un determinado producto podemos optar por: Vol. 19, Núm. 6, Junio 2005 ➔ Efectuar un solo pedido para todo el período (pedido de reposición). El coste de adquisición será menor, pero el de posesión será mayor, al ser superior el stock medio. ➔ Fraccionar las unidades a pedir en varios pedidos. Tendremos mayor coste de adquisición y menor de posesión. Segmentación del inventario en familias o categorías. Con el fin de lo- grar una buena gestión activa de stocks (GAS), el farmacéutico titular deberá, para poder aplicar formulas matemáticas de previsión de la demanda, conocer de forma segmentada las características de los artículos de su almacén. O lo que es lo mismo: establecer agrupamientos de artículos en familias en un primer paso y pasar después a un agrupamiento o segmentación enfocado a la visión que sus clientes perciben o deberían percibir, con el fin de incrementar la demanda mediante ventas cruzadas. Una familia es un grupo de productos de la farmacia que tienen la misma conceptuación para el farmacéutico: igual entidad y finalidad, igual IVA, igual margen, etc. Por ejemplo, EFP, profilácticos, cosmética, ortopedia, etc. Farmacia Profesional 27 Documento descargado de http://www.elsevier.es el 17/11/2016. Copia para uso personal, se prohíbe la transmisión de este documento por cualquier medio o formato. COMPRAS. Gestión de stocks (y II) En cambio, una categoría engloba a varias familias que el consumidor percibe como familia de consumo. Por ejemplo: obesidad, plantas medicinales, etc. Ventajas de la gestión activa de stocks y compras Con una GAS eficiente, la situación del inventario se conoce en todo momento con precisión, no existiendo desviaciones apreciables entre lo registrado y lo realmente existente en el almacén, siempre y cuando todo el personal se implique en la revisión sistemática y corrección de desviaciones. De este modo lograremos: Clasificación ABC. El análisis ABC consiste en analizar los stocks según su importancia económica para la farmacia. Clasifica los productos en 3 categorías: A, B y C. Se ha comprobado que en un stock multiartículo existe una relación, determinada a partir de observaciones empíricas, entre le porcentaje acumulado de artículos y su contribución, en porcentaje también, a la demanda total anual expresada en términos monetarios, que presenta una gran regularidad estadística. Esto permite efectuar una agregación o clasificación de los artículos que guarda una estrecha relación con la importancia relativa de éstos. Esta clasificación se conoce como ABC (figs. 1 y 2) y sugiere reglas de decisión distintas para la gestión de inventarios de los artículos incluidos en cada clase. Además, nos permite determinar el nivel de servicio y el grado de atención que merece cada clase de artículos por parte del jefe de compras. • Minimizar los costes. Todos los artículos serán pedidos en cantidades o lotes cuyo tamaño implica la minimización de los costes de lanzamiento y almacenaje. • Minimizar las faltas. Cada artículo es pedido en un momento que minimiza las posibilidades de que ocurra una rotura de inventario o sus efectos. Y todo ello se traduce en: • Una mejora del servicio al cliente, al eliminar las roturas de inventario. • Una disminución del capital inmovilizado en existencias, al reducirse el stock medio. • Una carga administrativa menor por una mejor programación de los pedidos (previsiones de consumo y cálculo de necesidades). • Un mejor uso del recurso limitado e inelástico que es el tiempo. Gestión por excepción. La gestión por excepción se basa en centrar la atención y el esfuerzo en las áreas conflictivas, dejando que el resto continúe su desarrollo normal. Stock A 5-10% Ventas Coeficiente de rotación Rendimiento 7-8 250% 60-65% Fijación del stock de seguridad. El stock de seguridad se fija usando la media móvil y definiendo el número de días (diferente para cada tipo de producto —A, B o C). Para el grupo A se fijan 2-3 días. Para los grupos B y C, 0 días. Fijación del stock máximo. El stock máximo se fija igualmente haciendo uso de la media móvil, el número de días y el tipo de producto(A, B o C). Para el grupo A es 5-7. Para el B es 1. Para el C es 0 o 1. Reaprovisionamientos mensuales. Se hace igualmente mediante el uso de la media móvil, pero sólo con artículos del grupo A y para 30 días. Conclusión Para una correcta función de compras y GAS deberemos: ➔ Efectuar un análisis de las necesidades de nuestro mercado. ➔ Comprar en función de dichas necesidades. ➔ Emplear la previsión como soporte de la planificación. Los problemas de inventario están directamente relacionados con la capacidad de efectuar previsiones. ➔ Usar la media móvil como herramienta implementada en nuestra aplicación informática de gestión. ➔ Establecer los stocks necesarios (máximo y mínimo) y, en su caso, el lote óptimo. ➔ Establecer un control diferenciado de los stocks por familias y listados ABC para conseguir saber el margen, el coeficiente de rotación y la rentabilidad de forma segmentada. ■ A Bibliografía general B 25-35% C 50-70% 30% 5-10% 6-7 200% 1-3 50-150% D Fig. 1. Gestión de compras ABC B C Determinación de pedidos Rigurosa A Normal Aproximada Información de la gestión Detallada Normal Simplificada Control de las existencias Estricto Normal Simple Inventario Trimestral Semestral Anual Fig. 2. Criterios de gestión del sistema ABC 28 Farmacia Profesional Berne P. La rotación de existencias en el comercio. Barcelona: Ediciones Deusto, 1988. Laplana F. La oficina de farmacia como empresa. Barcelona: Ediciones Mayo, 1998. Martínez Moya E (SYAF). Gestión de compras: negociación y estrategias de aprovisionamiento. Madrid: Fundación Confemetal, 1999. Parra F. Gestión de stocks. Madrid: ESIC Editorial, 1996. Ramos R. Cómo gestionar los stocks. Madrid: IMPI, 1998. Trigo de Aizpuru MA. La previsión del futuro de la empresa. Madrid: IMPI, 1988. VVAA. La gestión de la oficina de farmacia (tomo 1). Barcelona: Haymarket, 1994. Zermati P. Gestión de stocks. Madrid: Ediciones Pirámide, 2004. Vol. 19, Núm. 6, Junio 2005