Cómo participar en Ferias, Ruedas de Negocios y Misiones Comerciales Autor: Mauricio Molina Actualización: Marvel Borbón Huérfano Contenido resumen Bogotá, D. C., diciembre de 2010 Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 1 Contenido Introducción Glosario I. Ferias nacionales A. ¿Qué son? B. Objetivos de participación C. Clasificación D. ¿Cómo elegir la feria en la que quieres participar? 1. La feria 2. El mercado 3. El producto 4. La empresa 5. Análisis costo/ beneficio E. Maneras de participar 1. Como visitante a. Beneficios b. ¿Cómo lograr el éxito en una feria como visitante? c. Preparación d. Desarrollo e. Posferia 2. Como expositor a. Beneficios b. Preparación de la exhibición en la feria El presupuesto El stand F. Representación de la empresa en la feria 1. Personal de promoción 2. Material de promoción 3. Muestras Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 2 G. Logística de traslados y alojamiento 1. Transporte de mercancía 2. Alojamiento H. Desarrollo 1. Apertura de la feria 2. Promociones en el stand I. Posferia II. Misiones comerciales A. ¿Qué son? B. Objetivos C. Características D. Clases E. Criterios para participar F. Cómo elegirla G. Cómo participar 1. Preparación 2. Desarrollo H. Pos-misión comercial I. Compromisos de las empresas en una misión comercial III. Ruedas de negocios A. ¿Qué son? B. Beneficios C. Características D. Criterios para participar E. Cómo participar 1. Preparación 2. Desarrollo F. Pos-rueda de negocios IV. Citas de negocios especializadas A. ¿Qué son? B. Beneficios Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 3 C. Características V. Vitrinas comerciales A. ¿Qué son? B. Ventajas C. Requisitos para exhibir VI. Muro de oportunidades A. ¿Qué es? B. Características VII. Conclusiones Referencias Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 4 Introducción Cada día, las empresas conocen o son testigos de numerosos cambios en los diferentes sectores de la economía, que las obligan a buscar estrategias para enfrentar la competencia que las intenta sacar del mercado, si no cumplen las exigencias de los clientes. Por esta razón, la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB) y la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través del Centro de Emprendimiento Bogotá Emprende, se propone apoyar a los emprendedores y empresarios a identificar y aprovechar las oportunidades que ofrecen los mercados y a fortalecer las entidades tanto públicas como privadas para el desarrollo económico de la ciudad y el mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes. En esta cápsula de conocimiento se les informa a los participantes los pasos que deben seguir antes, durante y después de participar en una feria, una rueda de negocios y/o una misión comercial nacional, para lograr los objetivos de la empresa, además de constituirse en una guía de consulta frecuente para participar con éxito en estas estrategias comerciales. Entonces, este documento pretende: Proporcionarles a los empresarios y emprendedores información práctica que les permita identificar y aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado. Dotar a los empresarios y emprendedores de herramientas que les faciliten la toma de decisiones comerciales. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 5 Proveer una visión más clara sobre la importancia de ampliar sus mercados a otras regiones del país y de los pasos que debe seguir para realizar negociaciones exitosas. Suministrarles a los empresarios y emprendedores los conocimientos que les permitan evaluar si la empresa está preparada para participar en ferias, ruedas y misiones nacionales. A la vez, quiere proveerles a los empresarios y emprendedores los conocimientos para participar eficazmente en eventos comerciales que les permitan cumplir sus expectativas de mercadeo y ventas en actividades masivas de alto impacto como ferias, ruedas de negocios y misiones nacionales. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 6 Glosario Acceso al Mercado: Capacidad de productores, proveedores y comercializadores de bienes y servicios para ingresar al mercado correspondiente de nuevos mercados ya sea locales, nacionales ó internacionales. Acuerdo Comercial: Es un entendimiento bilateral de intercambio entre oferentes y demandantes. Ponerse de acuerdo para el intercambio de productos y servicios. Agenda: Programa de actividades, de trabajo o de citas en un periodo de tiempo determinado. Agente: Persona o firma, que a base de comisión, se encarga de promover las ventas de productos o servicios. Avería: Pérdida o daño que sufre la mercancía, durante su traslado de un lugar a otro. Beneficiario: Persona o empresa que tiene derecho a percibir ciertas prestaciones económicas o al reconocimiento de ciertos derechos en función de un contrato suscrito. Bienes de Consumo: Bienes que son utilizados para satisfacer las necesidades individuales de quienes los adquieren, es decir, cuya utilidad está en satisfacer la demanda final de los consumidores. Bienes de Producción: Son bienes que sirven para producir otros bienes o dar servicios productivos. Bienes Intangibles: Se denominan así a los servicios. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 7 Cámara de Comercio: Asociación o institución que agrupa a los comerciantes a fin de proteger sus intereses comunes. Canal de Distribución: Medio mediante el cual los productos llegan al consumidor final. Carga: Mercancía para ser transportada por cualquier medio de transporte mediante el pago de un precio. Catálogo: Herramienta de promoción de una empresa. En ellos se describe la empresa y los productos y servicios que esta ofrece. Citas de Negocios: Actividades mediante las cuales se brinda apoyo a las empresas en la búsqueda y selección de proveedores de los productos y servicios que ella demanda, ofreciéndole alternativas de calidad, precio y cantidades que mejor se adapten a las necesidades de la organización. Cliente: Persona que adquiere los productos y/o servicios que ofrece una empresa. Código de Barras: Sistema de codificación de bienes de consumo, compuesto por líneas negras verticales, con una numeración en su base. Esta información facilita la gestión de control en los puntos de venta. Comercialización: Procesos necesarios para llevar los bienes del productor al consumidor. Las grandes empresas tienen áreas especializadas en la comercialización de sus productos y/o servicios. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 8 Comercio: Actividad negociación que propia hacen las del intercambio, personas representa comprando, vendiendo la o permutando toda clase de bienes. Compañía: Contrato por el cual dos o más personas se asocian para desarrollar actividades mercantiles contribuyendo cada una con la propiedad o el uso de las cosas, o con su propio trabajo, a la realización de un fin económico común. Competencia: Rivalidad entre productores, comercializadores por un determinado mercado. Compra: Operación por la cual una persona o institución, adquiere por un precio en dinero algún bien o servicio. Consolidación: Combinación de varias cargas pequeñas en un embarque unitario para beneficiarse de las tasas aplicables a contenedores completos de carga. Consumo: Utilización de productos y/o servicios para satisfacer necesidades primarias y secundarias. Contenedor: Embalaje metálico grande y recuperable, en el cual se consolida la mercancía para ser transportada. Costo-beneficio: Herramienta del análisis económico usada para tomar una decisión comparando los beneficios con los costos asociados con una acción determinada. Cotización: Oferta de venta. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 9 Demanda: Cantidad de mercancía o servicio que se compra a un precio determinado y en un tiempo dado. Distribución Física: Movimiento y manejo de la mercancía desde el punto de producción hasta el lugar de consumo. Distribuidor: Persona o empresa que compra directamente al productor para vender a mayoristas y minoristas. Economía: Ciencia que investiga la producción de bienes y servicios, asi como también la oferta y la demanda. Embalaje: Objeto en el que se envuelve un producto o conjunto de productos para protegerlo durante su manipulación desde que sale de la fábrica hasta que llega al consumidor final. Empaque: Caja de cartón, paca o tambor que se utiliza para proteger y conservar la mercancía desde el punto de origen hasta el destino final. Envase: Recipiente en que se conservan y transportan ciertos alimentos. Recipiente en el cual se presentan las mercancías. Etiqueta: Elemento que hace parte del producto y suministra información acerca de este y del fabricante. Sirve para orientar al consumidor sobre su uso y consumo. Exposición: Es una exhibición organizada donde las empresas, asociaciones, gobiernos o alguna otra entidad prepara una muestra de sus productos o servicios Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 10 Expositor: Organismo, Industrial o comerciante que concurre a una feria o exposición para exhibir y vender sus productos. Feria Comercial: Es una exhibición organizada para hacer posible que los industriales y proveedores den a conocer sus productos o servicios a los compradores potenciales. Feria Comercial Especializada: Lugar donde concurren los productos y comerciantes a exponer productos similares, de un mismo sector económico ó industrial: Ej. Alimentos, cueros, plásticos, químicos, etcétera. Feria Comercial General: Actividad en la que industriales y comerciantes exponen toda la oferta de productos y servicios de todos los sectores de la economía. Franquicia: Licencia exclusiva de venta o fabricación bajo patente. Sistema de cooperación entre empresas diferentes, pero ligadas mediante un contrato, en virtud del cual una de ella otorga a otra el derecho a explotar una marca o y/o formula comercial a cambio de una contraprestación. Fuerza Mayor: Cláusula que limita las responsabilidades de los proveedores y transportistas bajo ciertas circunstancias. Inscripción: Información que debe suministrar un expositor al organizador o promotor de una feria, exposición, misión o rueda de negocios. Intercambio: Transferencia de una mercancía o servicio de una persona a otra. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 11 Lista de Precios: Lista de artículos para la venta y sus precios. Logística de Distribución: Proceso de abastecimiento de un producto en el lugar y tiempo en que se requiere Marca: Es un signo, un nombre, un término y/o un diseño especial para la identificación de un producto o un servicio en el mercado. Una marca diferencia un producto de sus competidores. Marca Registrada: Es aquella marca que, de acuerdo con la ley, se ha convertido en propiedad de quién la registra, por lo tanto está protegida legalmente. Materia Prima: Materia utilizada para la producción de un bien. Los procesos productivos alteran su estructura original. Mercado: Lugar público que se utiliza de manera permanente ó en determinados días para vender y comprar mercancías. Misiones Comerciales: Son actividades de negocios colectivas, en las cuales un grupo de empresarios de un mismo sector o diferentes sectores se desplazan a un mercado objetivo (región o ciudad), con el fin de contactar empresarios locales o compradores potenciales para los productos o servicios que la empresa participante ofrece. Módulo: Estructura básica suministrada por el promotor de una feria o exposición. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 12 Muestra Comercial: Artículo representativo de una categoría determinada de mercancías que permite conocer las características y la calidad del mismo. Muro de Oportunidades: Es un espacio diseñado para dar a conocer una necesidad específica del negocio o empresa, mediante la publicación de un aviso o anuncio. Negociación: Hacer propuestas y recibirlas para llegar a un acuerdo sobre preciso, condiciones, plazos de entrega. Oferta: Cantidad de bienes o servicios que se ofrecen al mercado a un precio dado. Pabellón: Espacio que hace parte de un conjunto. En este caso los pabellones de una feria utilizados para la exhibición de sus productos. Participantes: Instituciones, industriales y comerciantes que concurren a una feria a exponer sus productos y servicios. Pedido: Es la solicitud de mercancía que el comprador formula al vendedor. Contrato de compraventa de mercancías. Plaza: Espacio público, amplio y descubierto, en el que confluye la oferta y la demanda con el fin de lograr un intercambio comercial. Precio: Valor que se da a un producto o servicio. Presupuesto: Cálculo anticipado de ingresos y gastos de una actividad económica durante un período de tiempo, por lo general anual. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 13 Producto: Mercancías y servicios puestos a disposición de los consumidores. Promoción: Incentivos de corto plazo que la empresa realiza para fomentar la venta de un producto o servicio. Promotor: Persona que promueve o promociona profesionalmente algo. Proveedor: Persona ó empresa que se dedica a proveer o abastecer a otra persona lo necesario o conveniente para un fin determinado. Recinto Ferial: Espacio donde se realiza una feria. Ruedas de Negocios: Son actividades para fomentar el intercambio comercial, donde un comprador y un vendedor potencial con intereses comunes se reúnen de acuerdo con un programa de citas previamente establecidas. Sala de Conferencias: Lugar disponible dentro del complejo ferial para que los expositores, instituciones, fabricantes, comerciantes puedan dar a conocer sus productos, mediante charlas o conferencias. Stand: Espacio donde cada expositor exhibe sus productos. Tendencia: Orientación hacia una dirección determinada, precios, consumo, moda. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 14 Transporte: Traslado de un lugar a otro de personas, mercancías o bienes, fluidos. Visitante: Son los industriales, comerciantes y cualquier persona que visita un recinto ferial o una exposición. Vitrinas: Son pequeños espacios, diseñados para facilitar la exhibición los productos y servicios. Vitrinismo: Técnicas de montaje de vitrinas con el fin de obtener los mejores resultados posibles en la exhibición de productos. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 15 I. Ferias nacionales A. ¿Qué son? Son actividades en las que los empresarios tienen la oportunidad de exhibir, promocionar y vender sus productos o servicios y realizar contactos comerciales con los diferentes actores de la cadena productiva. Se constituyen en un punto de encuentro muy importante entre productores y clientes. B. Objetivos de participación Una adecuada participación en una feria debe producir un incremento en el ROI (retorno de inversión), por lo que la planeación para hacer presencia debe tener los objetivos precisos, implementar la metodología que se sugiere y desarrollar los elementos diferenciales que hacen de su empresa un negocio exitoso. Los objetivos de participar en una feria deben ser coherentes con los recursos económicos, humanos y logísticos con los que cuenta tu empresa. Deben cumplir las expectativas de la compañía por lo que se debe evitar participar en ferias que no correspondan al mercado de sus productos y/o servicios. Igualmente, los objetivos condicionan la planeación y su ejecución y al fijarlos es necesario tener presente que en una feria no solamente se va a vender productos o servicios. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 16 Algunos objetivos de participar en una feria son: Contactar nuevos clientes Fidelizar los clientes actuales Incursionar en nuevos mercados Lanzar nuevos productos y relanzar los que están en el mercado Conocer nuevas tecnologías y tendencias Posicionar una marca Hacer inteligencia de mercados Incrementar las ventas Buscar agentes o distribuidores para nuevos mercados C. Clasificación Las ferias son canales de ingreso en nuevos mercados y hacer presencia en los que ya cuenta la empresa. Son una forma eficiente de contactar clientes potenciales de manera masiva, por tanto, es necesario seleccionar adecuadamente el evento en el cual va a participar. Para escoger la feria acorde con los intereses de la empresa, es necesario tener en cuenta la clasificación que se consigna en el cuadro 1.1. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 17 Cuadro 1.1 Clases de ferias CLASES DE FERIAS FRECUENCIA PÚBLICO COBERTURA SECTORES ACTIVIDAD Profesionales Están orientadas a un determinado sector o actividad específico. Están abiertas a un público específico. Los productos se venden al por mayor. Abiertas a todo público No hay restricción para el ingreso y los productos que se exhiben están a la venta. Locales Están orientadas a expositores y visitantes de la ciudad donde se realizan. Anuales Se realizan una vez por año. Generales o multisectoriales Están orientadas a todos los sectores y clases de productos o servicios. Comercial Nacionales Confluyen expositores y compradores procedentes de diferentes regiones del país. Bienales Se realizan cada dos años. Industrial Mixtas Son visitadas por profesionales y público en general. Internacionales Participan expositores y compradores provenientes de distintos países. Sectoriales o especializadas Dirigidas a expositores de un determinado sector. Son visitadas por potenciales compradores; por tanto, son más efectivas. Monográficas Son aquellas especializadas en un solo producto o en un subsector específico de la cadena. Artesanal Algunos ejemplos de clases de ferias son: Sectoriales o especializadas: Feria del Libro, Alimentec, Feria del Automóvil, Agroexpo, Artbo, Expoconstrucción, Leather Show, Expoartesanías. Generales o multisectoriales: Jóvenes Emprendedores, Feria del Hogar, Feria de las Colonias, Expoempresaria. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 18 Internacionales: Feria Internacional de Bogotá. D. ¿Cómo elegir la feria en la que quieres participar? Debes tener en cuenta algunos factores que permitan precisar cuál es el evento que ofrece mayores posibilidades de alcanzar los objetivos de tu empresa. Algunos criterios sugeridos para la selección de la feria incluyen: 1.La feria Clase de feria: la clasificación anterior te ayudará a precisar en qué feria debes participar. Busca la promoción masiva de tus productos o de contactos comerciales. Lugar donde se realizará la feria. Fecha de realización: fecha adecuada, si tienes producto suficiente para exhibición y entrega de muestras, si es necesario. Visitantes: origen de los visitantes. Los visitantes son productores, distribuidores, proveedores y los sectores o subsectores que representan. Expositores: ¿los expositores son productores o comercializadores?¿A qué sectores pertenecen? Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 19 Frecuencia:¿cada cuánto se realiza la feria? ¿Cuántas veces se ha realizado? ¿Cuántos visitantes y expositores han participado, por lo menos en las dos últimas versiones? Organizadores de la feria: ¿son organismos reconocidos, con experiencia en la organización de este tipo de actividades? ¿Conoces su poder de convocatoria y los servicios que ofrece? 2. El mercado ¿Es el mercado apropiado para tus productos? ¿La feria coincide con los productos que vas a ofrecer? ¿Tu producto tiene demanda en el mercado de tu interés? ¿Las condiciones de oferta precio, cantidad, calidad, tiempos de entrega, etcétera, que ofrece la competencia pueden ser superadas por tu producto? 3. El producto ¿Cuenta con los requisitos formales: etiquetado, registro sanitario, contenido nutricional, cantidad, etcétera? ¿Cumple los requisitos de calidad y cantidad para comercializarlo a gran escala? ¿El producto forma parte de la imagen corporativa de tu empresa? Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 20 4. La empresa ¿Cuenta con los recursos financieros suficientes para cubrir los gastos de participación en la feria (stand, producto, promoción, publicidad, etcétera)? ¿Cuenta con el personal calificado que atenderá el stand? 5. Análisis costo/ beneficio En este análisis se debe proyectar el nivel de inversión y la utilidad esperada en un lapso de tiempo predeterminado para recuperarla. Adicionalmente, hay otros beneficios intangibles como consecución de clientes, posicionamiento de marca e imagen de la empresa que monetizados justificarán la inversión en la participación en las ferias. E. Maneras de participar Existen dos maneras de participar en una feria. Cada una requiere un proceso de preparación antes, durante y después de la actividad, para lograr los resultados esperados. 1. Como visitante a. Beneficios Libre movilidad con mínimo nivel de riesgo financiero. Visión del mercado. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 21 Reunir la mayor cantidad y variedad de información a corto plazo y en el mismo espacio, en torno del mercado. Conocer las novedades del sector al asistir a demostraciones y presentaciones de productos y servicios. Conocer las tendencias del sector al participar en eventos paralelos (congresos, degustaciones, seminarios, etcétera) e desfiles, intercambiar muestras, información con expertos y otros agentes representantes del sector. Examinar los productos antes de adquirirlos. Analizar la oferta del sector, comparando precios, condiciones y características técnicas de los productos y servicios. Encontrar soluciones técnicas a problemas y necesidades existentes. Generar ideas para aplicarlas a nuestros productos. Establecer contactos y redes de cooperación con otros agentes del sector. Conocer la competencia y compararse con ella. Visitar a proveedores actuales, establecer contactos con proveedores nuevos. Buscar representaciones o distribuciones de productos Examinar la posibilidad de participar como expositor en futuras ferias. b. ¿Cómo lograr el éxito en una feria como visitante? Cuando los resultados obtenidos por el visitante son iguales o mayores que los objetivos y expectativas, la participación se puede calificar como exitosa. Ten en cuenta los siguientes aspectos: Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 22 No improvises la participación en una feria. Fija objetivos claros, concretos y planificar la visita con suficiente tiempo de anticipación. Los resultados de la participación en una feria no son inmediatos, a mediano y largo plazo también se aprecian los beneficios de asistir a ella. Prioriza las visitas de acuerdo con el nivel de interés. Toma nota sobre los productos y sus características: precio, forma de pago, garantías, asistencia técnica, etcétera para clasificar y evaluar las propuestas una vez haya terminado la feria. Asiste a las actividades paralelas: seminarios, congresos, presentación de nuevos productos para conocer las tendencias y novedades del sector. Evalúa la participación en la feria con base a todos los beneficios que reporta su participación. Además de los pedidos realizados, debes tener en cuenta valores agregados como las ideas que se obtienen para aplicarlas en tu empresa, el intercambio de opiniones, el contacto con otros profesionales del sector, ver directamente los productos y conocer los nuevos productos y tendencias. c. Preparación Es necesario planificar y preparar adecuadamente las actividades por desarrollar. Se sugiere que elabores una lista de comprobación, como herramienta de seguimiento a la programación establecida. Adquiere un directorio ferial para apoyar la planeación del recorrido y la elaboración de agendas. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 23 Tres o cuatro meses antes: Define los objetivos de tu participación en la feria. Infórmate sobre la feria. Solicítale al organizador datos sobre los sectores representados, empresas expositoras, actividades paralelas, etcétera. Organiza el viaje. Medio de transporte, adquiere pasajes, haz reservas de hospedaje, regístrate y solicita tarjeta de visitante profesional. Dos meses antes: Traza un plan de actividades diario. Define un programa de visitas a empresas expositoras. Establece el tiempo que vas a dedicar a actividades paralelas (recorrido de los diferentes pabellones para encontrar nuevos productos, nuevos proveedores). Prepara las entrevistas con los empresarios que vas a contactar, con preguntas que respondan lo que desees saber. Organiza encuentros con visitantes conocidos previamente para aprovechar el punto de encuentro en negociaciones directas en campo neutral. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 24 Un mes antes: Diseña la ficha comercial: nombre de la empresa, nombre de contacto, ubicación en la feria (pabellón, stand, hora de la cita). Deja un espacio para hacer las anotaciones de lo más importante de la reunión, acuerdos y compromisos a los que llegaste. d. Desarrollo Recopila y registra información para futuras participaciones como visitante o como expositor. Recolecta muestras de productos y materias primas. Analiza las mejores prácticas de exhibición, muestreo, vitrinismo, promotoras de ventas. Contacta estos expositores. Afianza tus relaciones con clientes actuales. e. Posferia Contacta los nuevos clientes o proveedores de interés que estableciste durante la feria. Cumple los compromisos adquiridos. Envía cartas de agradecimiento. Analiza la información recopilada y compara las diferentes alternativas que ofrecen los nuevos clientes y/o proveedores. Evalúa los resultados obtenidos durante la actividad. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 25 2. Cómo expositor a. Beneficios El encuentro entre la oferta y la demanda en un mismo tiempo y mismo lugar, hace más eficiente el intercambio comercial y genera sinergias entre los diferentes actores de la cadena. La participación en ferias constituye un ahorro importante para la compañía debido a la facilidad de encontrar en un mismo lugar a compradores y proveedores. Los beneficios que ofrecen las ferias son los siguientes: Contactos comerciales: los contactos realizados en el marco de una feria requieren menos tiempo, esfuerzos e inversión que los que se realizan a través de otros medios. Contacto personal: permite analizar la reacción del cliente al apreciar el producto que tú ofreces. Eficiencia comercial: las ferias, por sus características especiales, se convierten en un instrumento de marketing que favorece y acelera el proceso de venta. Marketing: actividades la participación de: publicidad, en ferias conlleva promoción, muchas comunicación, relaciones públicas e investigación de mercados. Las ferias, después de la publicidad, constituyen un medio importante de promoción de la marca e imagen de las empresas. Tendencias: son el lugar idóneo para enterarse de las últimas tendencias y novedades de producción y de consumo. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 26 Nuevos productos: ideales para lanzar nuevos productos y relanzar los que están en el mercado. Competencia: excelente espacio para obtener información sobre la competencia y realizar inteligencia de mercados. b. Preparación de la exhibición en la feria El logro de los objetivos planteados por la empresa, al participar en una feria, depende de una adecuada preparación, labor que requiere inicialmente un mínimo de cuatro (4) a seis (6) meses de anticipación y gradualmente por la curva de aprendizaje no más de dos meses. Se sugiere conformar un equipo de trabajo integrado por representantes de áreas claves como: gerencia, financiera, producción, mercadeo y ventas y logística, a fin de coordinar las actividades que conduzcan a un excelente desempeño en la feria seleccionada. Los pasos por seguir incluyen: El presupuesto: elaborar el presupuesto de inversión con los rubros más representativos, permite establecer el esfuerzo económico por realizar y, a su vez, determinar las metas de corto y mediano plazo que faciliten la toma de decisión de la conveniencia y beneficios de participar en la feria. En el cuadro 1.2 se presenta un modelo de presupuesto básico. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 27 Cuadro 1.2 Presupuesto básico para la participación en ferias EMPRESA: FERIA: Lugar y fecha: Stand Servicios Otros Recurso humano Promoción Muestras promocionales Publicidad ferial ÍTEM Costo M2 Diseño montaje y desmontaje Muebles y enseres (básicos y adicionales) Total stand Teléfono / fax Internet Agua Luz Aseo Seguridad Total servicios Otros Transporte y embalaje de mercancía Total otros Personal interno atención stand Personal externo atención stand Pasajes Hospedaje Manutención Transporte local Total recurso humano Folletos y catálogos Tarjetas de presentación Invitación a clientes Pendones, dumies Total promoción COSTO ÍTEM $ $ $ $ $ Producto Rifas Total promocionales $ Directorio de la feria Revista Total publicidad ferial $ Gastos de representación $ Imprevistos 5% $ TOTAL PRESUPUESTO $ Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 28 El stand: El stand es el espacio dentro de una feria en el que una empresa expone sus productos o servicios ante los clientes y la competencia, por lo que debe reflejar un ambiente agradable y atractivo. El tamaño depende en gran medida del presupuesto asignado así como del tipo de producto o servicio que se quiere exponer. Inscripción a la feria y selección del stand: La inscripción a la feria debe hacerse con bastante tiempo de anticipación para lograr una buena ubicación del stand. El precio depende de la ubicación, del tamaño y del momento de compra del espacio. Se sugieren los stands ubicados sobre los corredores laterales, pues son los más visitados. Diseño y decoración del stand: Debe ser atractivo visualmente y funcional, para llamar la atención del público. Se sugiere contratar expertos en el tema para su decoración y la utilización de diferentes clases de materiales. En el diseño deben sobresalir los productos y servicios, así como la imagen corporativa de la empresa. Para ello, se recomienda colocar en una zona alta y muy visible el logotipo y marca de la compañía en los colores que identifican la organización. F. Representación de la empresa en la feria Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 29 El contacto directo con el cliente es muy importante para identificar sus necesidades, ofrecerles soluciones y alternativas y mantener una relación comercial permanente. El empresario, emprendedor o representante de la empresa en una feria debe contar con los siguientes aspectos: Conocimiento técnico de los productos y servicios, sus características y el proceso de producción. Poder de decisión y potestad para negociar en nombre de la empresa Habilidad en el trato con las personas, amabilidad, excelente presentación. Ser activo, tener iniciativa y demostrar entusiasmo. Estar informado sobre el mercado donde se va a realizar la feria, conocer el sector al cual pertenece la empresa que representa, canales de distribución, productos competidores y/o sustitutos; objetivos comerciales de la empresa en el mercado de destino, diferenciación del producto de los demás. Conocimiento de los precios y condiciones de pago, tiempos de entrega, perfil de los visitantes a la feria, etcétera. De otro lado, los representantes de la empresa deben conocer el reglamento general del recinto ferial, en el que se establecen las obligaciones y compromisos que debe cumplir la empresa, fechas de montaje, desmontaje, horarios, distribución de material de promoción, así como tener conocimiento sobre planes de seguridad industrial y salud ocupacional, como rutas de evacuación, localización de extintores, etcétera. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 30 La representación en la feria debe ser mínimo de dos personas, de manera que una se dedique a atender al público mientras la otra visita los clientes actuales, realiza inteligencia de mercados y contacta clientes potenciales y proveedores entre los demás expositores. 1. Personal de promoción El personal de promoción en una feria debe estar identificado con la empresa y conocer los detalles técnicos del producto. Debe ser amable y creativo y estar en capacidad de presentar el producto o servicio que está promocionándose, ampliar información y aclarar dudas; capaz de despertar el interés, tanto de los visitantes de paso como de los clientes verdaderamente interesados. Suminístrale al personal uniformes y carnés que facilite su identificación con la empresa que está representando. 2. Material de promoción La promoción es uno de los medios para llegarle al público objetivo, para estimular o fomentar la compra o venta de un producto o servicio, por tanto, se deben utilizar herramientas para describir adecuadamente la empresa, la calidad y atractivos de los bienes que ésta ofrece. En general, para este tipo de eventos se utiliza material promocional impreso: Folletos: deben contener información breve y concisa que describa el producto o servicio, el mercado objetivo y beneficios que ofrece; datos de la empresa. Su diseño debe ser creativo, atractivo y fácil de leer. Se sugiere utilizar colores que Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 31 armonicen entre sí y la impresión debe ser de muy buena calidad. Estos son distribuidos masivamente, por tanto, se requiere imprimir una gran cantidad. Catálogos: su tamaño puede ser un poco más grande que el de un folleto. Aparte de las características y bondades del producto debe contener fotografías y datos técnicos de los productos y servicios, el papel y la impresión debe ser de la más alta calidad. Su distribución es más restringida, se acostumbra entregarlos a clientes con los cuales hayan probabilidades de negocios. Tarjetas de presentación: deben guardar coherencia con el resto del material promocional, fáciles de leer, diseño agradable, impresas en papel de buena calidad. En ellas se incluyen todos los datos de la empresa como: nombre y logo de la empresa, nombre del representante, cargo, teléfono, fax, (código de área) e-mail, dirección, ciudad y país y página web, si tiene la empresa. Otras herramientas promocionales son los volantes, avisos de prensa, videos, etcétera. 3. Muestras Las muestras en una feria son un factor fundamental; deben ser de la misma calidad de los productos que se exhiben. Las muestras pueden ser de exhibición y de consumo; si son de consumo se deben hacer presentaciones más pequeñas sin variar las propiedades del producto (calidad, sabor, olor, textura, etcétera). El empaque debe ser de las mismas características del empaque original con la advertencia Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 32 impresa de “muestra no comercial”, “prohibida su venta” u “obsequio”. G. Logística de traslados y alojamiento 1. Transporte de mercancía La logística consiste en colocar los productos que se exhibirán en el tiempo que se requiere y en el sitio donde se realizará la feria. A fin de evitar percances a la hora del transportar la mercancía, se recomienda contratar una agencia de transporte que le asegure que la mercancía llegará en buen estado a su destino. Igualmente se aconseja designar una persona responsable de esta actividad, además de seguir y respetar las reglas establecidas por los organizadores de la feria, entre las cuales se pueden citar: Seguir la señalización de la feria. Parquear los camiones para su descargue en el sitio establecido para tal fin. Tener la lista de la mercancía a la mano para su comprobación, de modo que haya certeza de que lo que se cargó sea lo que llegó, su estado (verificar que no esté roto o dañado). Verificar que el sitio donde se descargará la mercancía esté en buenas condiciones climáticas y de humedad. 2. Alojamiento Adquiere pasajes y haz tu reservación hotelera con anticipación. Esto te ahorra tiempo y dinero y te evita contratiempos. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 33 Consulta y benefíciate de las tarifas corporativas y precios promocionales por grupo que ofrecen las aerolíneas y sitios de hospedaje. H. Desarrollo El desarrollo de la feria es la etapa más corta de todo el proceso, la más importante y representativa. En esta fase se refleja toda la dedicación puesta en la organización, planeación y preparación. 1. En la apertura de la feria El personal que va a atender el stand debe estar presente. El stand debe estar montado en su totalidad. El material promocional debe estar ubicado en el sitio destinado para esto. Las líneas telefónicas, fax, equipos informáticos e internet deben estar debidamente instalados y conectados. Los datáfonos y cajas registradoras deben estar habilitados. Conocer la disponibilidad de inventarios de productos y ubicación en bodegas. 2. Promociones en el stand El material promocional está orientado a despertar verdadero interés de compra actual o futura, por lo que debe ser de muy buena calidad, divertidos, de fácil portabilidad y recordación para mantener conectado al cliente con la necesidad y el proveedor. Las técnicas promocionales más comunes que tiene un empresario para estructurar una campaña de promoción son: Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 34 Cupones: otorgan a los compradores un ahorro cuando compran los productos especificados. Descuentos: son una reducción del precio sobre el valor normal del producto. Bonificaciones: son artículos que se ofrecen gratuitamente o a costo muy bajo como incentivo para comprar un producto. Muestras gratuitas: se distribuyen cantidades pequeñas del producto con el propósito de que un cliente potencial pruebe el producto. Concursos o sorteos: son aquellas actividades mediante las cuales los consumidores tienen la oportunidad de ganar algo, como dinero en efectivo, viajes o mercancía. Demostraciones del producto: son una manera de presentar al público en general o clientes potenciales las bondades de un producto (cómo funciona y la mejor manera de usarlo). Degustaciones: muestra las características y beneficios del producto mediante entregas masivas de una presentación reducida (muestras gratis) o bien con degustaciones o demostraciones en el punto de venta. Se recomienda en el lanzamiento de nuevos productos. Programa de rifas, concursos y juegos: se utilizan para despertar el interés y animar a que los clientes adquieran el nuevo producto o nueva línea de productos o servicios que la empresa esté lanzando al mercado. Artículos publicitarios: son artículos que se obsequian a los consumidores. Estos llevan impresos el nombre de la empresa. Los más comunes: esferos, calendarios, llaveros, bolsas para compras, camisetas, gorras, tazas para café, etcétera. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 35 I. Posferia La feria no termina en el punto en que se cierra. De aquí en adelante comienza una tarea esencial. Cierra negocios: la venta y comercialización es la actividad posferia; de lo contrario, todo el esfuerzo realizado sería inútil, Hazles seguimiento a los contactos logrados durante la feria inmediatamente termine la actividad; hazlo en caliente. No esperes a que transcurra el tiempo ni a que la contraparte te contacte antes que tú. Evalúa resultados frente a objetivos (retorno de la inversión): esto solo se puede hacer unos meses después de finalizada la feria. Evalúa costo versus beneficio. Envía información y cumple compromisos. Invita a conocer tu empresa. Construye base de datos con los contactos realizados durante la actividad. Envía mensajes de agradecimiento por la atención y el interés manifestados en los productos. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 36 II. Misiones comerciales A. ¿Qué son? Son actividades de negocios colectivas, en las cuales un grupo de empresarios de un mismo sector o diferentes sectores se desplazan a un mercado objetivo (región o ciudad), con el fin de contactar empresarios locales o compradores potenciales para los productos o servicios que la empresa participante ofrece. Los empresarios asistentes a una misión comercial cuentan con una agenda de citas previamente elaboradas, con base en las necesidades concretas de la empresa, el perfil de las empresas participantes y las posibilidades de mercado para los productos ofrecidos. La realización de una buena agenda de reuniones depende, en gran medida, de la información que la empresa brinde sobre el producto o servicio que ofrece y el perfil de las empresas que desee contactar. B. Objetivos Conocimiento de canales de distribución en el mercado objetivo. Colocación de tus productos en nuevos mercados. Posicionamiento de tus productos en el mercado de interés. Conocimiento de las características de producción y distribución en el mercado. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 37 C. Características Las agendas se elaboran en función de las necesidades de las empresas. De aquí la importancia de brindar información precisa y detallada sobre la actividad de tu compañía, los productos y servicios que ofrece/demanda y el tipo de relación comercial que deseas en el mercado por visitar. Se optimiza el tiempo. En tres (3) días puedes realizar hasta dieciséis (16) contactos con clientes potenciales y recolectar información sobre el mercado, que te servirá de base para tomar la decisión de iniciar relaciones comerciales con la contraparte. Se concretan las citas de negocios de manera individual en las instalaciones de las empresas o con clientes potenciales. Asesoramiento en la organización y preparación del empresario, por la entidad organizadora de la actividad, antes de salir a una misión comercial. Acompañamiento y apoyo de un asesor especializado durante el desarrollo de la actividad. D. Clases 1. Misiones receptivas Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 38 Son aquellas en las cuales un grupo de empresarios oferentes, de una determinada región, se desplaza a la ciudad de Bogotá para conocer posibles clientes. En esta misión se busca que los empresarios que viajan promuevan y den a conocer sus productos o servicios. 2. Misiones emitivas En estas misiones los empresarios de Bogotá se desplazan a otras regiones o ciudades para contactar clientes potenciales y presentar sus productos o servicios. 3. Misiones comerciales exploratorias No son de tipo comercial, son más bien un trabajo de campo, cuyo objetivo principal es conocer nuevas tecnologías, tendencias de la oferta y la demanda, probabilidades de negocios en el mercado visitado. 4. Misiones comerciales de compradores Facilita la identificación de productos y/o servicios de interés para la empresa con el propósito de compras futuras. E. Criterios para participar Se debe tener en cuenta que las misiones comerciales: Son una excelente estrategia comercial para ingresar a nuevos mercados. Son el escenario ideal para presentar nuestros productos y servicios. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 39 Son el contacto directo con un gran número de empresas interesado en tu producto. Amplían las cuotas del mercado, fortalecen los vínculos con clientes actuales y captan potenciales compradores. Proporcionan conocimiento de las costumbres del mercado (hábitos de consumo, cómo compran en la región, tendencias del mercado). Facilitan la identificación de las fortalezas y debilidades para competir en otros mercados. Facilitan la realización de inteligencia de mercados. Dan experiencia empresarial y comercial. F. Cómo elegirla Para esto, considera los siguientes aspectos: Objetivos. Demanda de tu producto en el mercado objetivo. ¿Tus productos satisfacen las exigencias del mercado? ¿Tu empresa está en condiciones de atender la demanda en cuanto a calidad, precio y cantidad permanentemente? Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 40 Canales de distribución en el mercado de destino. Revisa las visitas anteriores a ese mercado. G. Cómo participar 1. Preparación Fija los objetivos de tu participación en la actividad. Genera ventas. Obtén contactos de interés. Promueve productos y servicios de tu empresa. Contacta a tus clientes actuales y amplía la red de ventas. Analiza el mercado de tu competencia. Identifica fortalezas y debilidades para competir en el mercado destino. Busca información sobre las necesidades de tus clientes potenciales y la empresa que visitarás; esto demostrará tu interés en ella. Organiza tu agenda o plan de visitas. El tiempo es limitado, por tanto, una agenda de encuentros bien diseñada te permitirá optimizar la visita al mercado objetivo. Prepara la logística de muestras. Cuenta con un mapa de la ciudad que visitarás. Documéntate sobre aspectos que tienen que ver con tu mercado. Conoce tus competidores regionales, locales y/o nacionales. Prepárate para la negociación. Conoce la cultura de negocios, costumbres, y diferencias culturales de la región o ciudad donde se va a realizar la misión comercial, lo cual redundará en una imagen profesional seria en beneficio de tu compañía. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 41 Prepara folletos, catálogos de la empresa, tarjetas de presentación y lista de precios. Planea tu viaje. Ten en cuenta el desplazamiento, itinerario, medios de transporte pr utilizar en la ciudad de destino, el alojamiento e incluso el clima. 2. Desarrollo *La negociación debe girar en torno a: Captar el interés del potencial comprador. Destacar las características más sobresalientes de tu empresa. Resaltar las características más importantes de tu producto. Enfatizar la capacidad de producción de tu empresa. Acentuar la calificación de tu personal. Protocolo: sé puntual. Procura estar, mínimo cinco minutos antes en el lugar de la cita. Si no alcanzas a llegar, llama, ofrece disculpas y reprograma la cita. *Escucha atentamente y toma nota de las observaciones que te hace la contraparte sobre el producto o servicio que tu empresa ofrece. H. Posmisión Una vez finalizada la misión comercial: Cumple los compromisos adquiridos, envíos de muestras, documentación, cotizaciones. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 42 Elabora un informe que te permita evaluar el cumplimiento de los objetivos planteados. Recuerda que después de la misión comercial se reflejan los resultados. Evalúa tu producto y toma en cuenta los comentarios que recibiste para realizar mejoras. Elabora un plan post evento Hazle seguimiento a los contactos realizados (vía e-mail, teléfono), inmediatamente después de terminada la actividad. Envía cartas de agradecimiento. Evalúe tu gestión con los organizadores del evento. I. Compromisos de las empresas en una misión comercial Las empresas participantes en una misión comercial adquieren el compromiso de cumplir los requisitos y las actividades que implica participar en ella. Diligenciar completamente el formulario de inscripción con información clara, concreta y veraz de la empresa, producto y/o servicio que ofrece y lo que busca en la misión comercial. Asistir a las actividades de coordinación previas a la salida a la misión. Conocer y respetar los requisitos de participación en una misión comercial. Facilitar la información que se te solicite ya que esta es de suma importancia para la elaboración de la agenda. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 43 Respetar los tiempos, responder con la celeridad que requiere este tipo de actividad, los requerimientos que te formule el organizador. Asistir a las reuniones logísticas que cite el organizador con el fin de conocer a los demás empresarios que participarán en la misión y aclarar las inquietudes que tenga en relación con esta actividad. Mostrar una actitud positiva y abierta durante la actividad. III. Ruedas de negocios A. ¿Qué son? Son actividades para fomentar el intercambio comercial, donde un comprador y un vendedor potencial con intereses comunes se reúnen de acuerdo con un programa de citas previamente establecidas. B. Beneficios Facilidad para ofrecer sus productos a una demanda previamente identificada. Contactos y relaciones directas con empresarios de manera rápida y eficiente. Promoción de su portafolio de productos y/o servicios. Oportunidad de conocer los productos de la competencia, condiciones de oferta, calidad y tendencias del mercado. Oportunidad para abrir espacio a nuevos negocios. Ampliación de la información acerca del mercado. Facilidad de negociaciones directas con compradores, inversionistas y distribuidores. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 44 Espacio para conocer la competencia y sus productos. C. Características Agenda: el empresario selecciona las empresas y prepara la agenda con aquellas que le llama la atención reunirse, de acuerdo con las necesidades de su propia compañía. Duración: se realizan entre uno y dos días, por tanto, se maximiza el tiempo en la aproximación con clientes potenciales. Lugar: se realizan en un mismo recinto, dispuesto por el organizador para tal fin. Contactos: en un mismo lugar tiene la oportunidad de realizar dieciséis (16) contactos, por agenda, y otros tantos esporádicos, durante dos (2) días de actividad. Propósito: el objetivo primordial de una rueda de negocios es hacer contactos, por tanto, debe estar abierto a escuchar diferentes propuestas de negocios. Esto quiere decir que un participante puede actuar como oferente o demandante a la vez. D. Criterios para participar El evento: infórmate sobre la actividad en páginas web, catálogos, revistas u otros medios. Organizadores: averigua sobre la capacidad y experiencia de la entidad que organiza el evento y el apoyo que ofrece a las empresas participantes. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 45 El mercado: asegúrate de que el mercado sea de interés para tu empresa. Asistentes: deben ser los clientes con los que deseas hacer negocios o alianzas. Desarrollo de la actividad: organización logística, cuántas citas de negocios te garantizan durante el desarrollo de la actividad. E. Cómo participar 1. Preparación Inscripción. Diligencia la ficha de inscripción con la información de la empresa y los productos o servicios que ofreces. Esta información debe ser clara, concisa y veraz, ya que es clave para la concertación de citas y la elaboración de la agenda. Selecciona las empresas con las que quieres reunirte. Para ello, consulta el catálogo (software) de empresas participantes publicado en la página web del organizador. Prepárate para la actividad. Para eso es recomendable asistir a la capacitación previa preparada por la empresa organizadora del evento. Conoce el mercado, clientes, competencia, productos y servicios, procedimientos internos, legislación y factores que inciden en la venta. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 46 Investiga las necesidades reales de las empresas con las que te reunirás (cantidades, entregas, ficha técnica del producto, etcétera). Elige los productos o servicios que consideres competitivos para promover durante la actividad y lleva muestras de alta calidad. Prepara el material promoción que entregarás en las citas de negocios (tarjetas de presentación, folletos, catálogos, fotografías, etcétera). Estos deben vender la imagen o marca de tu empresa. Igualmente debes preparar la información técnica de los productos y/o servicios. Las listas de precios deben incluir el valor de los fletes y seguros. Prepara papelería y sello de tu empresa para entrega de cotizaciones. Cuenta con un computador portátil y las ayudas audiovisuales necesarias para la presentación de tu empresa. Lleva una calculadora de mano. 2. Desarrollo Regístrate en el punto de información y reclama la carpeta que contiene la agenda definitiva y la escarapela que te identificará como participante en la rueda de negocios. Si eres comprador, ubica la mesa asignada para atender las citas. Esta está identificada con el nombre de la empresa y un número que tú debes conocer previamente. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 47 Agenda de citas. Durante la jornada de encuentros debes cumplir el horario, el orden establecido para citas y el tiempo destinado para cada acercamiento que es de 20 minutos. Durante el desarrollo de la actividad te pueden surgir citas de última hora. No te apresures a hacer ventas pequeñas y de poco impacto a corto plazo; es más valioso un negocio estable a mediano y largo plazo. Entrega muestras sin valor comercial. Registra los contactos y toma nota de los aspectos más relevantes de cada reunión. Esta información es el insumo para el informe final y de evaluación de la actividad. Diligencia los formatos de registro y evaluación de citas, una vez termines cada reunión, y el formato de evaluación de la actividad entregados por el organizador antes de iniciarse el evento. Estos dos formatos serán recogidos al finalizar la actividad. F. Posrueda de negocios Cumple los compromisos adquiridos, envía la información solicitada, cotizaciones, muestras, fichas técnicas; despacha a tiempo los pedidos. Hazle seguimiento a los contactos realizados una vez termine el evento. Envía cartas de agradecimiento. Elabora un informe de resultados para evaluar el cumplimiento de los objetivos (número y calidad de los contactos, número de negocios realizados, expectativas de negocios). Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 48 IV. Citas de negocios especializadas A. ¿Qué son? Son actividades mediante las cuales se brinda apoyo a las empresas en la búsqueda y selección de proveedores de los productos y servicios que ella demanda, ofreciéndole alternativas de calidad, precio y cantidades que mejor se adapten a las necesidades de la organización. B. Beneficios Dinamizar y optimizar la búsqueda de proveedores para la gestión o el desarrollo de tu empresa o proyecto. Generación de nuevos contactos. Intercambio comercial a costos favorables para la organización. Reducción de gastos. Descubrimiento de novedades que ofrece el mercado. C. Características Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 49 La promoción, consecución de las empresas oferentes, elaboración de las agendas y la organización logística está a cargo de la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB), mediante las siguientes actividades: La empresa anfitriona entrega a la CCB el perfil de empresarios con los cuales desea reunirse. Recepción de las inscripciones y evaluación conjunta con la empresa demandante. Preparación de la agenda. No se incluirán empresas que ya tengan relación comercial con la empresa anfitriona. Acompañamiento durante la actividad. Preparación y capacitación de los empresarios para que las entrevistas sean más productivas. Evaluación de los resultados obtenidos tanto por la empresa anfitriona como por las empresas oferentes. Servicio sin costo para ninguna de las empresas participantes (demandantes y oferentes). V. Vitrinas comerciales “…. Espacios pequeños negocios grandes” A. ¿Qué son? Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 50 Son pequeños espacios, diseñados para facilitar la exhibición multisectorial, itinerante, de la mejor pieza, proceso y/o acabado de los productos y servicios de emprendedores y empresarios vinculados a Bogotá Emprende. Las vitrinas comerciales hacen visibles los productos y/o servicios a los visitantes del Centro de Emprendimiento Sedes Chapinero y Kennedy. Participantes Sede Chapinero: mínimo 16 empresas. Participantes Sede Kennedy: mínimo 44 empresas. Duración: un (1) mes. B. Ventajas A través de la participación en este servicio, el emprendedor y/o empresario podrá desarrollar competencias de decoración y exhibición, ya que es el mismo expositor quien decora el nicho asignado, con los elementos necesarios para el manejo adecuado de la imagen corporativa de la empresa. Intercambio de conocimiento y experiencias. Se conocen y establecen alianzas estratégicas con los demás expositores y visitantes del Centro de Emprendimiento, y así mismo se hacen contactos; se consiguen clientes potenciales y nuevos proveedores. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 51 C. Requisitos para exhibir • Estar vinculado al Programa Bogotá Emprende. • Acudir a la Sesión de Selección en la cual se verifica que el producto/servicio que se va a exhibir, cumpla los requisitos de presentación y calidad que exige el servicio. • Asistir a la reunión logística y asesoría grupal sobre vitrinismo. • Firmar la carta de compromiso de la utilización del espacio. • Los cupos son limitados, por tanto, las personas que no alcanzaron a clasificar quedan seleccionadas para el mes siguiente. • Hacer el montaje en la fecha y hora establecidas, los participantes deben llevar las muestras de los productos a exhibir y los materiales que requieran para la decoración del espacio asignado. Los espacios se agrupan por sectores económicos. • Recoger las muestras en la fecha y hora fijadas para el desmontaje. El no retiro de la mercancía se entiende como abandono de responsabiliza la por mercancía pérdida, y Bogotá daños Emprende y no se almacenamiento. Igualmente se comprometen a dejar los nichos en las mismas condiciones en que fueron recibidos. • Utilizar material publicitario para promocionar el producto. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 52 VI. Muro de oportunidades A. ¿Qué es? Es un espacio empresarios diseñado vinculados al para que Centro tanto de emprendedores Emprendimiento y/o Bogotá Emprende den a conocer una necesidad específica del negocio o empresa, mediante la publicación de un aviso o anuncio. El muro de oportunidades es un complemento a las actividades de negocios y de contacto de Bogotá Emprende. También se concientiza a los emprendedores y empresarios sobre la importancia de aprovechar los espacios comerciales que le brinda el Centro de Emprendimiento Bogotá Emprende. B. Características Los empresarios y/o emprendedores vinculados a Bogotá Emprende colocarán sus avisos de ofertas o demandas en el muro y revisarán los que sean de su interés para hacer los contactos. El tiempo de permanencia de las ofertas y/o demandas es de quince (15) días calendario; al finalizar cada quincena en el Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 53 mes se quitan los avisos para darle espacio a nuevas ofertas y demandas. En tamaño de cada anuncio será máximo media hoja carta por empresa participante. Bogotá Emprende, la Cámara de Comercio de Bogotá y la Alcaldía Mayor de Bogotá no se hacen responsables por la información y/o contenidos exhibidos, mostrados y/o presentados en el muro de las oportunidades de Kennedy y Chapinero. No está permitido el anuncio de oferta o demanda de interés personal; por ejemplo: arriendos, ventas de vehículos, casas, permutas, entre otros, así como anuncios que utilicen niños como medio de explotación, entre otros. No se permite dejar material promocional extra al publicado ya en el muro (material puesto en los bordes del muro). VII. Conclusiones Las ruedas, ferias y misiones nacionales constituyen una excelente herramienta para la promoción de los productos y/o servicios que las empresas productoras ofrecen. Estas estrategias son la puerta de entrada a diversos mercados regionales y/o nacionales. Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 54 Un adecuado conocimiento de los factores que inciden directamente en la realización de cada una de estas actividades se reflejará gen el resultado de las mismas. Los objetivos que se plantee la empresa al participar en estas actividades inciden en su planeación y preparación. Estas actividades comerciales brindan la oportunidad de conocer, analizar, comparar y mejorar el trabajo de la empresa y los productos y/o servicios que ofrece. Referencias Departamento Administrativo Nacional de Estadística www.dane.gov.co Cámara de Comercio de Bogotá, www.ccb.org.co Proexport, www.proexport.com.co Ministerio de Comercio, Industria y Turismo www.mincomercio.gov.co Organización de Naciones Unidas- International Trade Center www.intracen.org Expodatabase www.expodatabase.com Red de expositores www.redexpo.at Corferias www.corferias.com.co Cómo participar en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales. Documento Contenido Matriz. Diciembre de 2010. © Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 55