Titulo Presentación

PROYECTO
TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL
GESTIÓN DE FACTURACION Y CARTERA
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Marzo de 2014
Agenda
• Objetivo
• Introducción
• Temas a tratar:
• Marco Metodológico de Trabajo
• Cadena de valor
• Conoce tu Proceso
• Subproceso de Administración de Cartera
• Subproceso de Gestión de cobro
Objetivo
Al final del curso usted podrá
Conocer el objetivo, alcance y modelo conceptual del Proceso
de Facturación y Cartera y reforzar los lineamientos y
actividades del subproceso de Administración de Cartera y
Gestión de cobro, con el fin de aplicarlos en la práctica diaria en
el marco de Proyecto de CRESER.
Introducción
Pre-Test
Definición de Gestión
Es la acción o efecto de hacer actividades
para el logro de un deseo cualquiera.
Definición de Proceso
Transformación
Entradas
Actividades
Mejora continua
VALOR
Salidas
Gestión por procesos
Gestión organizacional,
centrada en la
identificación y rediseño
de sus procesos, dando
evidencia del
mejoramiento continuo de
la Organización.
Gestión por procesos
Transformación
de procesos
• Definición de la estrategia.
• Mapeo y diseño optimizado.
• Implementación.
• Apoyarse en un aplicativo que ayude automatizar los procesos.
Automatización
de procesos
Inteligencia
del negocio
• Ejecución.
• Monitoreo y control de procesos.
Cadena de Valor
Cadena de valor
Modelo que permite
describir el desarrollo
de actividades de
una organización
generando valor al
cliente final.
Cadena de valor UJTL
Estudiantes Potenciales
Planeación y
Aseguramiento
de Calidad
Asuntos
Estudiantiles
Enseñanza y
Formación
Estudiantil
Desarrollo del
Conocimiento
Gestión de Personas
Gestión de las Operaciones
Gestión de las Finanzas
Gestión del Mercadeo
Gestión de la Comunicación
Relación con
el Medio
Profesionales éticos, competentes, críticos ,
creativos, autónomos y comprometidos con la
sociedad
¿En dónde está usted?
Contenido del Proceso
Cadena de Valor UJTL
Estudiantes Potenciales
Planeación y
Aseguramiento
de Calidad
Asuntos
Estudiantiles
Enseñanza y
Formación
Estudiantil
Desarrollo del
Conocimiento
Gestión de Personas
Gestión de las Operaciones
Relación con
el Medio
Profesionales éticos, competentes, críticos ,
creativos, autónomos y comprometidos con la
sociedad
1. GESTIÓN DE PROCESOS CONTABLES
2. GESTIÓN DE FLUJO DE CAJA E INVERSIONES
3. GESTIÓN DE FACTURACIÓN Y CARTERA
SUBPROCESOS
1. Facturación
Gestión de las Finanzas
2. Administración de cartera
Gestión del Mercadeo
3. Gestión de Cobro.
Gestión de la Comunicación
Macroproceso Gestión de las Finanzas
Abarca toda la gestión financiera transaccional y de
tesorería de la UJTL, incluyendo entre otros: la
facturación, cartera y cobro, la gestión contable
(causación y EEFF) y la gestión de la liquidez el manejo
de inversiones sobre excedentes.
Conoce el proceso
Marco Metodológico
El planteamiento de mejoras al proceso obedeció a la aplicación de la siguiente metodología:
Matrices Causa/Efecto
Gestión Actual
Levantamientodel
Proceso y
Subproceso
Clasificación de las
oportunidades de
mejora
Revisión de la
problemática de
manera
interdisciplinaria
Rediseño del proceso
De acuerdo con
PHVA con la
participación de
líder.
Capacitación/
Implementación
Comités de
Mejoramiento
• ¿Cómo
mejoramos
la próxima
vez?
•¿Las
cosas
pasaron según
lo planificado?
Desarrollo de
material
Implementación
de los procesos
• ¿Qué hacer?
• ¿Cómo hacerlo?
A
P
Actuar
Planificar
V
H
Verificar
Hacer
• Hacer lo
planificado
Objetivo del Proceso
Elaborar las facturas de los servicios que por
otros conceptos presta la Universidad, con el fin
de gestionar el pago oportuno por parte de los
clientes.
Asegurar el mínimo riesgo de cobro de la
cartera por financiación de matrícula y otras
cuentas por cobrar de la Universidad,
estableciendo los mecanismos y controles
necesarios para ello.
Alcance del Proceso
Inicia con la generación de facturas por
financiación de matrículas u otros conceptos,
la administración de la cartera, la gestión del
cobro y finaliza con la implementación de
acciones de mejora orientadas a incrementar
los niveles de recaudo de la cartera.
Modelo Conceptual Proceso de Facturación y Cartera
ORACLE E- BUSINESS SUITE
Proceso de
Consultorías y
Asesorías
Gestión
Financiera
Estudiantil
Cliente
Facturación
Administración
de Cartera
Gestión de
Cobro
Inscripción,
Admisión y
Matrícula.
Arrendamientos.
IMPACTOS
ADMINISTRACIÓN
 Soporte en la herramientas
 Provisión automática de la cartera
 Reportes de cartera por edades
GESTIÓN
 Lineamientos para gestionar cobro de cartera según edades (Metas, asignación de cartera)
 Seguimiento a la gestión del cobrador.
PROCESOS CONTABLES
Proceso Fomento
y Desarrollo de la
Investigación.
Gestión
Documental
Gestión de
procesos
Contables
Relación entre Procesos del área Financiera UJTL
PROCESOS CONTABLES
Documentación del Proceso
•
Caracterización
Indicadores
• Calidad de la cartera = Cartera vencida /
Total de cartera bruta.
• Recaudo de cartera = Total recaudo /
Total cartera.
• Rotación de cartera = Cuentas por
cobrar / Total cartera neta * 360 días
Documentación del Proceso
•
Caracterización
Puntos de control
Riesgos
•Realizar el seguimiento a la gestión de
cobro de obligaciones pendientes
•Probabilidad de no realizar seguimiento
oportuno a las obligaciones para la gestión
de cobranza.
SubProceso de Administración de Cartera.
ANALISTA
TECNICO III APOYO FINANCIERO
Y FACTURACION
INICIO
1. Generar informes
financieros.
Auxiliar de Cartera
Consejo Directivo
2. Realizar un análisis de
la cartera
Subproceso Gestión de
cobro.
Auxiliar de Cartera, Coordinador de
Tesorería y Cartera
¿En la
cartera
analizada
se remite a
castigo de
cartera?
6. Archiva
documentación.
5. Analizar y aprobar la
solicitud de castigo de
cartera.
4. Elaborar nota crédito
para castigo de cartera
FIN
7. Realizar ajuste de
cartera.
7. Realiza la compra.
3. Realizar reunión
financiera interna.
SubProceso de Gestión de Cobro.
ADMINISTRACIÓN DE CARTERA
Asignar cartera
a cobradores.
Cobro
preventivo
• Avisar al cliente del pago de su obligación
• Verificar pago de obligación del cliente y realizar seguimiento
Coord. Tesorería y cartera
Identificar
etapa de cobro
de cartera.
Cobrador – técnico
Cobro
Directo
• Comunicar al cliente el estado de su deuda.
• Realizar seguimiento mediante el aplicativo y realizar la gestión de cobro
(llamada, circularización)
|
Cobro pre
Jurídico
Cobro
Jurídico
•Aviso al cliente del estado de su deuda y reporte a centrales de riesgo.
•Enviar reporte a centrales de riesgo
•Informar al cliente la opción de acuerdo de pago.
•Realizar seguimiento al acuerdo de pago
• Verificar la cuantía y redactar la demanda
• Iniciar el proceso legal de cobranza
• Realizar informe mensual y enviar a la Coord. De Tesorería y Cartera
Análisis de la gestión de los cobradores y medición de indicadores
Estamos comenzando el camino del cambio
Mejora continua
del Proceso
Estandarización del
Proceso
Mejoras en los
Proceso
Definición del
Proceso,
Documentación,
Indicadores
Gestión Documental
Preguntas
Tú haces posible el crecimiento de la
Universidad
Cualquier inquietud escríbanos a: creser@utadeo.edu.co