3.7. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN

Procedimiento de Solicitud de Información
OBJETIVO
EL propósito de presente documento es el definir y establecer las políticas, criterios,
normas y secuencia de las actividades que se suscitan para atender las solicitudes de
información realizadas por parte de los diferentes usuarios del Instituto Belisario
Domínguez del Senado de la República.
ALCANCE
El presente documento de trabajo está dirigido al personal del Instituto que participa en
las acciones de respuesta a las solicitudes de información legislativa que le son
presentadas por parte de los 128 Senadores, los órganos de gobierno del Senado de la
República y las otras áreas del senado, las instancias legislativas de carácter nacional o
internacional, o bien, por parte de los organismos con las cuales este Instituto cuenta
con algún convenio de colaboración.
REFERENCIAS NORMATIVAS
1. Capítulo V, Del Grupo Ejecutivo de Dirección, Artículo 9, V, del Reglamento interno
del Instituto del Instituto Belisario Domínguez del Senado de la República.
2. Capítulo VI, De las Direcciones Generales, Artículo 12, III, del Reglamento interno del
Instituto del Instituto Belisario Domínguez del Senado de la República.
POLITICAS
1. Para efectos del presente procedimiento se entenderá como usuarios a los 128
Senadores integrantes de la Cámara alta, los órganos de gobierno del Senado de
la República y las otras áreas del senado, las instancias legislativas de carácter
nacional o internacional, o bien, por parte de los organismos con las cuales este
Instituto cuenta con algún convenio de colaboración.
2. Las Direcciones Generales de Estudios Legislativos deberán notificar para su
registro las solicitudes de información desde su entrada hasta su atención y
conclusión, a efecto de que queden registradas en el Libro de Gobierno,
señalando nombre de quien realiza la solicitud, fecha en la que se realiza la
petición, fecha en la que se atendió la misma, así como el nombre de la Dirección
General de Estudios Legislativos a la que fue ingresada, así como el nombre del
investigador o investigadores que atendieron la solicitud de referencia.
3. El Libro de Gobierno será resguardado y administrado por la Dirección General
de Estudios Legislativos correspondiente al Senador- Presidente del Instituto
Belisario Domínguez del Senado de la República (IBD), ésta reportará el
seguimiento de dicho libro cuatrimestralmente según los reportes del Programa
Operativo Anual (POA).
4. Las Direcciones Generales de Estudios Legislativos deberán formular cada uno de
los insumos que den respuesta a las solicitudes de información.
NORMAS
1. Para efecto de este procedimiento se entenderá como titular de la Presidencia
del Comité Directivo del IBD: al Presidente nombrado por la Mesa Directiva del
Senado.
2. Para efecto de este procedimiento se entenderá como Grupo Ejecutivo de
Dirección: al Órgano integrado por los titulares de las Direcciones Generales de
Estudios Legislativos: Política y Estado, Investigaciones Sociales y de Gobierno y
Administración Pública del Instituto Belisario Domínguez.
3. Para efecto de este procedimiento se entenderá como titulares de las Direcciones
Generales de Estudios Legislativos del Instituto Belisario Domínguez.: A los
directores nombrados por el Comité Directivo a propuesta de cada uno de sus
secretarios.
4. Para efecto de este procedimiento estarán involucrados al interior de la
Presidencia del Comité Directivo del Instituto Belisario Domínguez del Senado de
la República (IBD): el Secretario Técnico, Asesor(es) o integrante(es) del equipo de
la Presidencia del Instituto Belisario Domínguez del Senado de la República (IBD).
5. Para efecto de este procedimiento estarán involucrados al interior de las
Direcciones Generales,
el Director General, el Director de Área y los
Investigadores.
6. Cada uno de los servidores públicos arriba descritos observarán las políticas y
normas establecidas en esta guía para la elaboración de insumos que den
respuesta a las solicitudes de información presentadas al Instituto Belisario
Domínguez del Senado de la República (IBD).
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA
No.
ACTIVIDAD
PRESIDENCIA
1.
Recibe solicitudes de información de los
usuarios y remite a la Dirección General de
Estudios Legislativos que corresponda
según la temática y línea de investigación.
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS
LEGISLATIVOS
2.
Recibe solicitudes de información, elabora y
remite tarjeta informativa al responsable del
Libro de Gobierno para indicar la entrada de
una solicitud de información a la Dirección
General a su cargo.
RESPONSABLE DE LIBRO DE
GOBIERNO
3.
Recibe la tarjeta y registra la entrada de la
solicitud y le asigna un número consecutivo
que será la base para un seguimiento
posterior. Asimismo, el nombre de quien
atenderá la solicitud.
DIRECTOR GENERAL DE ESTUDIOS
LEGISLATIVOS
4.
Solicita a algún investigador (es) adscrito (s)
a su área de acuerdo con su especialidad
realice(n), elabore(n) y conjunte(n) los
insumos necesarios que den respuesta a la
solicitud planteada y remite tarjeta
informativa al responsable del Libro de
Gobierno
para
las
solicitudes
de
información para registrar
INVESTIGADOR (ES)
5.
Recibe la solicitud de la Dirección General y
Genera(n) el proyecto de respuesta
acompañado del soporte para atender la
solicitud especifica y lo turna(n) al Director
General para recabar su aprobación y Visto
Bueno.
PRESIDENCIA
6.
Recibe el proyecto lo revisa y da visto bueno
sobre la petición de origen,
¿Es aprobado?
Si: Continua con la actividad 7
No: Regresa a la actividad 5
DIRECTOR GENERAL DE ESTUDIOS
LEGISLATIVOS
7.
Envía de manera formal la respuesta,
acompañada del soporte y registra en el
Libro de Gobierno la atención de dicha
solicitud, adjuntando el acuse de recibo
recabado como evidencia física de su
atención.
Para los casos en que la Presidencia reciba
directamente las solicitudes de información,
la Dirección General de Estudios Legislativos
a la que se haya remitido la petición de
origen envía a la Presidencia, de manera
formal, la respuesta acompañada del
soporte y registra en el Libro de Gobierno la
atención de dicha solicitud, adjuntando el
acuse de recibo recabado como evidencia
física de su atención.
¿Envío a la Presidencia?
Si: continua actividad 8
No: continua actividad 9
PRESIDENCIA
8.
Recibe, turna al solicitante y solicita registro
de la conclusión de la solicitud.
RESPONSABLE DEL LIBRO DE
GOBIERNO
9.
Recibe la respuesta junto con el soporte y
registra la conclusión de la solicitud de
información a través de la identificación del
nombre de quien atendió la solicitud, fecha
en la que se realizó la entrada, así como el
turno al investigador o investigadores a
realizar el insumo.
Termina el procedimiento.
DIAGRAMA DE FLUJO
DIRECTOR
GENERAL
PRESIDENCIA
INVESTIGACIONES
Inicio
Inicio
Recibe solicitudes de
información de los
usuarios y remite.
Recibe solicitudes de
información de los
usuarios y remite.
1
RESPONSEBLE DE
LIBRO DE
1
Recibe solicitudes de
información, elabora y
remite tarjeta informativa.
2
Recibe tarjera y registra
la entrada de la solicitud.
3
Solicita a algún
investigador que realice la
respuesta a la solicitud
planteada y remite tarjeta.
4
Recibe solicitud y genera
el proyecto de respuesta
acompañado del soporte.
Y lo turna.
5
A
PRESIDENCIA
DIRECTOR GENERAL
RESPONSEBLE DE LIBRO DE
GOBIERNO
A
Recibe el proyecto lo
revisa y da visto bueno
sobre la petición de
origen.
6
5
¿Es aprobado?
No
Si
Envía de manera formal
respuesta junto con el
soporte a la Presidencia
o al Responsable del
7 libro de gobierno.
Si
¿Envío a la
presidencia?
Recibe, turna al
solicitante y solicita
registro de la conclusión
de la solicitud.
8
No
Recibe la respuesta junto
con el soporte y registra
la conclusión de la
solicitud.
9
Fin
Junio 2010