Para contabilizar una factura de un proveedor, se puede crear un
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Noviembre 2000 Contabilización Facturas Proveedores Todas las versiones Menú WDS: 7-1-1 Procedimiento CT-01-ALL Página 1 de 8 Para contabilizar una factura de un proveedor, para el pago de partes con Purchase Order ó cargo a un centro de costo, se puede crear un batch nuevo, con la opción <Add>, y en este caso el sistema le asigna un número automático, ó utilizar un batch existente, con la opción <Update>. En este caso vamos a crear un batch nuevo y asignarle una fecha del mes de octubre, correspondiente a la fecha de recepción de la factura. Campos Invoice Date Class Type Vendor P/O # Receipt # Bank ID Terms Discount date Date due Comments Descripción No. de la factura del proveedor. Fecha de la factura. Muy importante ya que define el tipo de cambio que se va a aplicar. Se teclea STK (Stock) en general, cuando se trata de una parte y existe un Purchase order, y NS (Non-Stock) cuando se trata de una mercancía sin P/O. (Ver la lista correspondiente). El tipo se despliega de manera automática. En este caso <Invoice> (Factura). La clave del proveedor. Puede consultarse el archivo correspondiente con <Shift ?>. No. de la orden de compra (Purchase Order). Este campo es obligatorio. Cuando se declaró la clase STK y queda deshabilitado de lo contrario. No del folio de recepción en almacén. Este campo es obligatorio, cuando se declaró la clase STK y queda deshabilitado cuando la clase es NS. Puede consultar los folios de recepción asociados a la orden de compra con la tecla <Shift ?>. Clave de banco que se utilizará para el pago de la factura (En este caso NY) Clave correspondiente a los términos de pago manejados con este proveedor Fecha de descuento Fecha a partir de la cual se deberá pagar esta factura de acuerdo con los términos de pago. Comentarios eventuales. Validar la pantalla con la tecla <F1>. Noviembre 2000 Contabilización Facturas Proveedores Todas las versiones Menú WDS: 7-1-1 Procedimiento CT-01-ALL Página 2 de 8 Ejemplo de una selección de un folio de recepción para las partes de clase STK Noviembre 2000 Contabilización Facturas Proveedores Todas las versiones Menú WDS: 7-1-1 Procedimiento CT-01-ALL Página 3 de 8 Captura de los totales de la factura Luego se capturan los importes totales en dólares de la factura en los campos siguientes: Campos Gross Merchandise amount Freignt in-DDP Freight in-CIP Sales Tax Other dispersals Discount amount Descripción Importe total de la factura Monto de la factura sin el I.V.A. Gastos de flete en caso de una venta DDP Gastos de flete en caso de una venta CIP Importe correspondiente al I.V.A. (Cero en caso de una venta CIP). Importe en cero Importe del descuento (Cuando aplica). Conteste <Yes> a la pregunta <Accept entry (no = redo)> si ya no desea hacer ningún cambio. Noviembre 2000 Contabilización Facturas Proveedores Todas las versiones Menú WDS: 7-1-1 Procedimiento CT-01-ALL Página 4 de 8 Para las partes recibidas con folio de recepción (Class = STK) El sistema refleja en este caso una variación entre el precio de la factura y el monto capturado al momento de la recepción de la mercancía. Seleccione entonces la opción <Reconcile> para corregir la diferencia. El proceso de reconciliación es obligatorio aunque no existiera diferencia alguna. Noviembre 2000 Contabilización Facturas Proveedores Todas las versiones Menú WDS: 7-1-1 Procedimiento CT-01-ALL Página 5 de 8 Seleccionar el artículo correspondiente, y modifique ya sea la cantidad, el costo unitario ó el costo total según el caso. El sistema recalcula automáticamente los importes en la línea modificada. Estado de la reconciliación antes de la modificación (Class = STK) Estado de la reconciliación después de la modificación (Class = STK) Noviembre 2000 Contabilización Facturas Proveedores Todas las versiones Menú WDS: 7-1-1 Procedimiento CT-01-ALL Página 6 de 8 El sistema luego despliega el <Reconciliation Summary> que despliega la variación entre el importe de la factura y el importe de la recepción. Reconciliation Summary Noviembre 2000 Contabilización Facturas Proveedores Todas las versiones Menú WDS: 7-1-1 Procedimiento CT-01-ALL Página 7 de 8 El sistema despliega finalmente la pantalla <G/L Distributions> enseñando las cuentas contables involucradas en este proceso. Seleccione la opción <Select line> y luego <Update> . En caso de una factura de cambio estandar que viene de AEC, llevar lo que esta en IPV a la cuenta 5066. En caso de un cargo de una parte con recepción, capturar en el campo <Div> el valor <PER> y en el campo <Dept> el valor <000>. En caso de un cargo a un Centro de Costo , capturar el campo <Div> el valor <EMSA> y en el campo <Dept> el valor correspondiente al tipo de gasto y a la persona que lo generó de acuerdo con el Anexo C. Nota: Para las partes con folio de recepción y P/O, la cuentas contables a afectar se despliegan automáticamente, mientras que en el caso de otro tipo de gasto, hay que agregar manualmente la cuentas a afectar de acuerdo con el catálogo contable. G/L Distribution Al finalizar, un último menú de acceso a las ventanas anteriores le permite efectuar cualquier corrección. Noviembre 2000 Contabilización Facturas Proveedores Todas las versiones Menú WDS: 7-1-1 Menú <Window Choices> Procedimiento CT-01-ALL Página 8 de 8
