COOPERATIVA DE AHORO Y CREDITO Código: DOCOGEGG7.8.01.01 CAMARA DE COMERCIO DE AMBATO LTDA Proceso: Gestión de Calidad y Procesos PROCESO: GÉSTION DE GOBIERNO Tipo de Proceso Gobernante X Productivo Apoyo Status: SUBPROCESO: GERENCIA Propuesto Aprobado X Publicado Fecha de Elaboración: 25.10.2011 PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIÓN Fecha de Ultima Revisión: 25.10.2011 GERENCIAL Procedimiento Planificación Gerencial ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: JEFE DE PROCESOS GERENTE GENERAL CONSEJO DE ADMINISTRACION FIRMA: FIRMA: FIRMA: Fecha: 25.10.2011 Fecha: 25.10.2011 Fecha: 25.10.2011 Contenido Planificación Gerencial ............................................................................... 1 Propósito: ............................................................................................... 1 Alcance: ................................................................................................. 1 Definiciones y Abreviaturas: ......................................................................... 1 Responsabilidad: ....................................................................................... 2 Procedimiento .......................................................................................... 2 1. Revisión de Información ...................................................................... 2 2. Análisis de la Información ................................................................... 3 3. Revisión y Aprobación ........................................................................ 3 4. Aprobación de Asamblea General .......................................................... 4 5. Ejecución ........................................................................................ 4 Referencias: ............................................................................................ 5 Registros: ............................................................................................... 5 Anexos: .................................................................................................. 5 Lista de Distribución .................................................................................. 6 Documentos controlados por el Sistema de Calidad de la Cooperativa Cámara de Comercio de Ambato 0 Modificaciones No Versión Tipo de Revisado Aprobado Fecha Modificación 00 Levantamiento Gerente Consejo de 02.01.2010 General Administración Procedimiento Planificación Gerencial Propósito: Establecer metodologías para el cumplimiento de los objetivos, políticas, procesos. De acuerdo con los conceptos de la Norma ISO 9001 - 2000 en función de lograr los resultados esperados, la conformidad del servicio y la satisfacción del cliente. Alcance: A todos los procesos involucradas en la operación de la Cooperativa. Definiciones y Abreviaturas: GG = Gerente General FODA.- Técnica utilizada para definir un Plan Estratégico. Plan Estratégico.- Herramienta de la que se valen las empresas para la correcta organización y ejecución de sus objetivos. Presupuesto.- Proyección de resultados esperados. Informe de Auditoría Externa.- Informe sobre revisión de estados financieros con www.ccca.fin.ec Página conclusiones y recomendaciones. 1 Análisis Causa - Efecto.- Estudio analítico del comportamiento por rubros, de determinadas cuentas para proyectar resultados futuros. CEDECOOP.- Corporación Ecuatoriana de Cooperativas Premisas.- Lo más importante Actas.- Registro de la planificación AG = Asamblea General CA = Consejo de Administración Responsabilidad: GG.- Elaborar la planificación, implantar, cumplimiento, seguimiento, medición y evaluación de los resultados durante el año planificado. Procedimiento 1. Revisión de Información La planificación la elabora anualmente el Gerente General GG, para lo cual se www.ccca.fin.ec Página requiere una Planeación Estratégica DOCOGEGG7.8.01.a1 2 Con la información anterior se revisa la política de calidad, los objetivos de calidad, la satisfacción del cliente de acuerdo a la Norma ISO 9001 - 2000. Una vez realizado el análisis de los elementos de planificación, se elabora: El presupuesto anual El Plan Estratégico Liquidación Presupuestaria RGCOGEGG7.8.01.c1 2. Análisis de la Información Como consecuencia de la Planificación Gerencial, una vez elaborado el presupuesto anual y la Matriz de Acción RGCOGEGG7.8.02.a1, documentos que serán controlados, deben definirse las premisas necesarias a través del presupuesto equilibrado. Deben definirse también los objetivos de calidad para el próximo año, los mismos que deben ser medibles, específicamente en el caso de planificación la tasa de interés, Ver documento Planeación estratégica, el porcentaje de incremento de los socios o participación del socio, el aumento de socios o participación del mercado para determinar en base a qué se va a llegar a los objetivos previstos. 3. Revisión y Aprobación Para tal propósito, se pide la información actualizada a los involucrados: El presupuesto, la matriz de acción y el plan estratégico, se envían al Consejo de www.ccca.fin.ec Página Administración CA para su revisión. 3 Revisados los informes y una vez aprobados, se elabora el Acta correspondiente del Consejo de Administración RGCOGEGG7.8.03.b1, el mismo que debe incluir la fecha y firma respectiva antes de ser enviado a la Asamblea General AG. 4. Aprobación de Asamblea General Si la información enviada y revisada cumple con todos los requisitos va a la AG. La AG convoca por la prensa a los socios, de acuerdo a lo dispuesto en el Estatuto de la Cooperativa Una vez aprobados los informes se elabora el Acta correspondiente de la Asamblea General de Socios RGCOGEGG7.8.04.c1, la misma que será fechada y firmada. Debe incluirse el Cronograma de Asambleas Generales RGCOGEGG7.8.04.d1 determinando fechas según el estatuto. 5. Ejecución Una vez aprobados los informes enviados por parte de la AG, el gerente general lo ejecuta notificando mediante el acta, se proceda con la ejecución. Los documentos de presupuesto, plan estratégico, y matriz de acción, deben estar incluidos en la lista de anexos del procedimiento. La evaluación de indicadores Ref: Procedimiento Revisión Gerencial DOCOGEGG5.3.01.01 se la hará mensualmente. El informe de entrada debe contener información actualizada www.ccca.fin.ec Página La liquidación presupuestaria debe tener fecha de revisión 4 Debe incluirse los resultados de las recomendaciones del informe de auditoría externa Referencias: Estatuto de la Cooperativa DOCOGE4.1 Ley de Instituciones Financieras DOEXCOGE.05 CEDECOOP DOEXCOGE.11 Procedimiento Revisión Gerencial DOCOGEGG5.3.01.01 Registros: Cronograma de Asambleas Generales RGCOGEGG7.8.04.d1 Liquidación Presupuestaria RGCOGEGG7.8.01.c1 Matriz de Acción RGCOGEGG7.8.02.a1 Acta Consejo de Administración RGCOGEGG7.8.03.b1 Acta Asamblea General RGCOGEGG7.8.04.c1 Anexos: DOCOGEGG7.8.01.a1 www.ccca.fin.ec Página Planeación Estratégica 5 Lista de Distribución www.ccca.fin.ec Página GG, RG. 6