UNIDAD DE COMPETENCIA LABORAL – Ministerio de Relaciones Exteriores

UNIDAD DE COMPETENCIA LABORAL – Ministerio de Relaciones Exteriores
UCF-MIREL-125 RESGUARDAR LOS FLUJOS DE COMUNICACIÓN OFICIAL A
TRAVÉS DE UNA GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y VALIJA DIPLOMÁTICA
1. Gestionar Documentación Oficial
Código: UCF-MINREL 125
Vigencia: 2014
2. Gestionar Valija Diplomática
1.1. Analiza documentación recibida, efectuando recepción de
documentación pública, reservada o correspondencia para
funcionarios en el exterior, tanto de origen interno como externo,
registrando en planilla de control y SISCO (si corresponde),
clasificando la documentación recibida, de acuerdo a los
procedimientos del Departamento de Documentación y de
acuerdo al Manual de Estilo.
2.1 Gestiona la recepción de Valija Diplomática desde las Misiones (cuando
corresponda), a través de Courier contratado, efectuando recepción
conforme, realizando la apertura, ejecutando el pesaje, manteniendo registro
correspondiente y derivando a oficina pública o reservada, de acuerdo al
procedimiento del Departamento.
1.2. Controla el cumplimiento de formalidades de la documentación
que se despacha desde el Ministerio, revisando formato y
destinatarios, resguardando la correcta aplicación de la
normativa vigente respecto a la confección y despacho de la
documentación,
de
acuerdo
a
procedimientos
del
Departamento.
2.2 Elabora guía de documentos (públicos o reservados) generados por el
Ministerio para despacho de Valija, individualizando contenido (documentos,
bultos, etc.), manteniendo registro de dicha guía, enviando a la Sección
Valija Diplomática para su despacho, de acuerdo a normativa de valija.
1.3. Deriva Documentación (de manera interna o externa),
registrando en sistema SISCO, Foliando Documentación a
despachar fuera del ministerio (considera misiones de Chile en el
Exterior), entregándola directamente o mediante terceros
(según corresponda), manteniendo el registro de despacho
efectuado, de acuerdo a la normativa vigente relativa a la
materia y procedimientos del departamento.
2.3 Recibe y analiza guía de valija, corroborando características formales del
paquete (peso, cantidad, etc), elaborando guía general de valija por cada
misión, de acuerdo a normativa vigente relacionada con el despacho de
valija y procedimientos del Departamento.
1.4. Gestiona Minuta de entrega de
Documentación a cada
Dirección, dejándola a disposición en oficina de partes,
verificando la correcta recepción de los documentos,
realizando las correcciones pertinentes de ser necesario y
actualizando registros, de acuerdo a los procedimientos del
Departamento de Documentación.
2.4 Gestiona servicio de despacho por Courier,
entregando valija
diplomática a empresa de traslado, respetando los plazos establecidos,
realizando seguimiento del servicio prestado, verificando recepción
conforme en la Misión, de acuerdo al contrato con empresa de traslado.
Fecha de Última Modificación
Noviembre de 2010
Elaborado por
Dirección de Recursos Humanos
Ministerio de Relaciones Exteriores
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Conductas asociadas:
1.1 Orientación a la rigurosidad, coordinación y colaboración, comunicación efectiva.
Equipos y
herramientas
Conocimientos



Normativa vigente de
documentación
Funcionamiento y
estructura del Ministerio
Funcionamiento de servicio
Courier



Office Intermedio
SISCO
Sistema de Valija
Indicadores de Negocio
(No se identifica durante levantamiento 2010)
Perfiles





Fecha de Última Modificación
Noviembre de 2010
Elaborado por
Dirección de Recursos Humanos
Ministerio de Relaciones Exteriores
Jefa Departamento de
Documentación
Jefe de Sección oficina de
partes
Jefe de sección
documentación pública
Jefe de sección
documentación reservada
Jefe de Sección Valija
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