DEPOSITARIO FIEL PREGUNTAS HABITUALES A.- De Carácter General 1. ¿Qué es el Depositario Fiel de la documentación aduanera? ¿Cuáles son sus obligaciones? R: Por medio de la Resolución General AFIP N° 2573/09, se dispuso la implementación del régimen de Resguardo de la Documentación Aduanera por parte de los Despachantes de Aduana. En este sentido el Depositario fiel es el declarante que se obliga a archivar y resguardar la documentación que queda en su poder, que deberá ser aportada a requerimiento de esta Administración Federal en un plazo no mayor de TRES (3) días hábiles desde su notificación. 2. ¿Cómo se clasifican los declarantes, en su carácter de depositario fiel? R: Se clasifican en función de la cantidad de destinaciones u operaciones aduaneras tramitadas por cada año calendario, en: a) De hasta CINCO MIL (5.000) destinaciones u operaciones declaradas. b) De más de CINCO MIL (5.000) destinaciones u operaciones declaradas. Esta Administración Federal identificará a los sujetos que cumplan con la condición prevista en el inciso b) del punto precedente y les comunicará dicha circunstancia mediante el servicio "e-ventanilla". 3. ¿Quiénes son SETI? R: SETI son los declarantes menores a 5000 destinaciones anuales, que no haya optado por PSAD. 4. ¿Quiénes son SWEB? R: SWEB son los declarantes mayores a 5000 destinaciones anuales, que no haya optado por PSAD. 5. ¿Quiénes son los PSAD? R: Son las empresas prestadoras habilitadas para digitalizar y archivar documentos aduaneros por encargo del depositario fiel obligado, en las condiciones y con los requisitos que determina la normativa vigente. Vea las Formalidades, requisitos y condiciones que deben cumplir los solicitantes a Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD) en Herramientas Asistencia en nuestro Micrositio. 1 6. Plazo de conservación de la documentación. R: El declarante en su carácter de depositario fiel, en forma directa (autoarchivo) o mediante un "Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización" (PSAD), debe conservar la documentación aduanera por un plazo de hasta CINCO (5) años después de operada la prescripción de la acción del Fisco correspondiente a la destinación u operación aduanera a que la misma se refiera. Finalizado el plazo indicado en el punto anterior, esta Administración Federal determinará el destino final de la documentación, con previa intervención de la Dirección General del Archivo General de la Nación. 7.¿Qué tipos de archivos existen? R: Según el sujeto que guarda la documentación aduanera, los archivos podrán ser: ¾ Particulares (auto-archivo): archivo individual de cada declarante, el cual, según la cantidad de destinaciones u operaciones aduaneras declaradas por año calendario, se clasifica en: * De hasta CINCO MIL (5.000) destinaciones u operaciones declaradas. * De más de CINCO MIL (5.000) destinaciones u operaciones declaradas. ¾ Generales (PSAD): archivo para más de un declarante. 8.¿Una Empresa NO habilitada por la AFIP como PSAD puede dar un servicio de archivo, digitalización y/o Web Services de forma global o individual? R: No puede 9. ¿El PSAD puede dar un servicio individual de archivo, Web Services o digitalización? R: No puede 10.¿A qué se refiere la expresión AUTO ARCHIVO? R: Auto archivo significa que el declarante archivará los legajos papel conforme lo dispuesto por norma según su perfil (Declarantes menores a 5000 (- 5000) o Declarantes mayores a 5000 (+5000)) 11.¿El declarante puede optar por un "PSAD" para las declaraciones efectuadas entre el 03-08-09 al 07.02.10? R: Sí, sólo entre los PSAD habilitados como tales. 2 12.¿El declarante puede optar por un PSAD a partir del 07.02.10? R: Sí, sólo entre los PSAD habilitados como tales. 13. ¿Qué sucede cuando un declarante mayor a 5000 destinaciones desiste de ser Web Services? Cuando un declarante desiste de ser Web Services sólo podrá transmitir sus legajos digitalizados utilizando el servicio de un PSAD, no pudiendo utilizar SETI ni WSEB. 14. A partir del 07.02.10, puedo optar para algunas destinaciones realizarlas por "AUTO ARCHIVO" y otras "PSAD”? R: Sí. 15. ¿Qué sucede si no estoy seguro con cual PSAD voy a trabajar? R: Elijo según mi perfil SETI o WSEB y hasta el 8-4 puedo optar por el servicio de un PSAD quien digitalizará y archivará mis documentos aduaneros y lo informará a la AFIP. 16. ¿Puede un declarante de - 5000 al año, optar por adquirir las condiciones de un declarante + 5000 declaraciones año? R : Sí, siempre que manifieste esta situación a través del formulario de adhesión que se encuentra la página Web de la AFIP y asuma las exigencias del desarrollo del Web Services, las normas de archivo y de su datacenter, que impone la reglamentación para los declarantes de +5000. 17. ¿A qué están obligados los declarantes que auto archivan declaraciones? R: PARA LOS DECLARANTES +5000 ¾ Si van a desistir del auto archivo en forma total, es decir que trabajarán exclusivamente con PSAD, deben completar el formulario de desistimiento que se encuentra en la página institucional de la AFIP antes del 07-02-2010. ¾ Si van a realizar auto archivo están obligados a informar el domicilio de auto archivo a través del sistema registral. PARA LOS DECLARANTES -5000 3 ¾ Los declarantes que optaren por el auto archivo deben obligatoriamente Informar el domicilio de auto archivo a través del sistema registral . 18. ¿Qué le sucede a los declarantes que al 07-02-2010 no declararon el domicilio de auto archivo en el Sistema Registral? R: A partir de el 07-02-2010 no podrán oficializar destinaciones por el SIM con la modalidad Auto Archivo. Para poder hacerlo deberán registrar su/s dirección/es de Auto Archivo en el Sistema Registral. 19. ¿ Cómo declaro el/los domicilios para Auto Archivo? R: a. Se deberá ingresar a través de la clave fiscal al servicio Web Sistema Registral. b. Luego se seleccionará la Persona física/jurídica c. Se ingresará a la opción “Registros especiales – F420/R Declaración de Domicilios” 4 d. Se procederá a agregar un nuevo domicilio eligiendo como destino comercial “ARCHIVO DE DOCUMENTACION ADUANERA” y como tipo de domicilio “LOCALES Y ESTABLECIMIENTOS”. 5 20.¿Cómo realizo el desistimiento/Inclusión por el desarrollo de Web Services ANEXO II R2721? R: A través del servicio: Desistimiento / Inclusión (adhesión) a las condiciones establecidas en el apartado II del Anexo II RG2721. Completando: Nota de Desistimiento a las obligaciones establecidas en el apartado II del Anexo II RG2721 i. Buenos Aires,--------------------------------Subdirecciones Generales de Recaudación y De Sistemas y Telecomunicaciones 1 .............................................................. CUIT 2 ………………..,en mi calidad de declarante comprendido en los alcances del apartado II del Anexo II de la RG 2721, con domicilio en 3..........................................................., declaro proceder a desistir de las obligaciones establecidas en el apartado II del Anexo II RG2721 ii. Apellido y nombres iii. Domicilio Legal i. -----------------------------------------------------a. Firma del Declarante Nota de Inclusión (adhesión) a las obligaciones establecidas en el apartado II del Anexo II RG2721 ii. Buenos Aires,--------------------------------Subdirecciones Generales de Recaudación y 1 Razón Social o Nombre del Declarante Nro de CUIT 3 Domicilio Legal del Declarante 2 6 De Sistemas y Telecomunicaciones 4 .............................................................. CUIT 5 ……………….., en mi calidad de declarante comprendido en los alcances del apartado I del Anexo II de la RG 2721, con domicilio en 6........................................, , solicito adherirme en los alcances y obligaciones establecidas en pto II del mismo ANEXO II de la RG 2721, asumiendo las obligaciones que ello implica y por lo tanto a no utilizar el servicio de remisión electrónica de los documentos digitalizados brindado por la AFIP. iv. Apellido y nombres v. Domicilio Legal i. -----------------------------------------------------a. Firma del Declarante 4 Razón Social o Nombre del Declarante Nro de CUIT 6 Domicilio Legal del Declarante 5 7 B- De Carácter Tecnológico 1. ¿Pueden compartir dos declarantes de +5000 un computador? R: No, no lo pueden compartir. 2. ¿Pueden compartir más de un declarante un ámbito físico con varios computadores? R: Lo pueden compartir si todos son propietarios de ese espacio físico, y siempre que ninguno de ellos sea del grupo de más de cinco mil (5.000) destinaciones u operaciones declaradas por año. . 3. ¿Puede e-ventanilla disparar un e-mail de aviso o comunicado? R: Sí, si se informa a cual dirección de e-mail en el servicio de e-ventanilla. 4. ¿Que se entiende por Gestión de Seguridad Informática? R: Disponer de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información que tomen como referencia la Norma ISO 27001, considerando: a) Documentación del esquema de Seguridad. b) Asignación de responsabilidades en materia de seguridad de la información y gestión de sistemas c) Gestión de riesgos d) Tratamiento de incidentes. e) Administración de contingencias. C-. De Carácter Procedimental 1. En el supuesto de haber digitalizado legajos aduaneros antes de contarse con las especificaciones de la RG 2721 los mismos serán aceptados si reúnen las siguientes condiciones: • • • Que hubieren digitalizado : Todas las fojas es decir todos los frentes y además todos los dorsos con intervenciones y los documentos exigidos por el arancel SIM. Con la calidad y el formato exigido en la RG 2721 Con posibilidad de búsqueda por CUIT, (del declarante y del Importador y Exportador), por nombre (del declarante y del Importador y Exportador), por número de destinación, por año, por Aduana y en lapsos de tiempos predeterminados. 8 2. ¿Qué se debe digitalizar? R: Obligatoriamente todas las fojas (frentes y dorsos) con intervenciones y todos los documentos requeridos por el ARANCEL SIM. Optativamente se podrán escanear aquellos documentos no requeridos por el arancel que el declarante desee guardar en el legajo (remitos, tickets, etc.) 3.¿Puede compartirse un recinto de archivo documental? R: No. 4.¿Puede alquilarse un lugar preparado para archivo físico en las condiciones que fija la AFIP? R: Sí, siempre que exista un contrato de locación y no la prestación de un servicio. 5.¿Las auditorías de AFIP son solo para PSAD? R: No, son para todo tipo de método de archivo. 6.¿Puede un Importador / Exportador autoarchivar aduaneros? R: Sí, si ofició de Declarante. sus documentos 7.¿Debo declarar el domicilio del Datacenter? R; Sí, en el Sistema Registral. 8.¿Cómo es el procedimiento para optar por "PSAD" para las destinaciones anteriores al 07.02.10? R: Al recibir el PSAD el legajo de la declaración registrará en el SIM tal circunstancia, siendo de ahí en mas su responsabilidad cumplir con las obligaciones establecidas. 9.¿Cómo le informo al SIM la decisión del método de archivo elegido para cada declaración aduanera? R: Optando al momento de la declaración por un PSAD habilitado o auto archivo. 10. ¿Puede tener un declarante que opte por auto archivo mas de un domicilio de archivo? R: Sí, siempre que haya registrado previamente todos los domicilios de auto 9 archivo. 11. ¿Puedo cambiar la opción seleccionada de Auto Archivo a PSAD? R: Siempre que: a. Desde el 07 de febrero hasta el 08 de abril de 2010 , cuando los declarantes de -5.000 opten por declarar auto archivo en sus declaraciones y tal declaración debiera ser rectificada por haber optado con posterioridad a la declaración por servicios PSAD, bastará con que el PSAD elegido informe a la AFIP como recepcionado el legajo y proceda a su digitalización, en los plazos y por los medios reglamentados, no siendo necesario que el declarante interponga solicitud de rectificación del dato declarado dado que el proceso arbitrado oficia de rectificación automática. b. Durante el citado rango de fechas, los declarantes de +5.000 que hubieren al 07 de febrero presentado formulario de desistimiento para el desarrollo de servicios WEB, podrán declarar auto archivo y luego efectuada la elección del PSAD elegido este deberá informar a la AFIP como recepcionado el legajo y proceder a su digitalización, en los plazos y por los medios reglamentados, no siendo necesario que el declarante interponga solicitud de rectificación del dato declarado dado que el proceso arbitrado oficia de rectificación automática. No podrá remitir imágenes por el servicio SETI. c. Los declarantes de +5.000 que hubieren al 07 de febrero de 2010 decidido desarrollar sus propios servicios web, podrán optar total o parcialmente por utilizar el servicio PSAD declaración por declaración. d. A partir de las declaraciones oficializadas desde el 08-04-2010 en adelante no podrán utilizarse los procedimientos descriptos en los incisos a y b. Solo tendrá validez la opción seleccionada al momento de la oficialización de cada declaración. 12. ¿De tratarse de un declarante de más de 5000 declaraciones al año que opta por archivar parte de sus declaraciones en un PSAD, con lo cual su archivo físico es menor a 5000 legajos ¿esa circunstancia lo exime de las exigencias de un declarante mayor a 5000 declaraciones anuales? R: No 13. CONDICIONES DE ARCHIVO FÍSICO PARA DECLARANTES DE MENOS DE 5.000 DECLARACIONES ANUALES: 1.- AMBIENTALES 1.1.-El ambiente de archivo debe ser exclusivo para el declarante 10 1.2.-Las estanterías deben ser metálicas tipo pesadas 1.3.-La documentación debe ser archivada en cajas de cartón rígido numeradas correlativamente y por año 1.4.- Deberán disponer de un sistema en PC que permita conocer la ubicación de cada legajo y el contenido de las cajas 2.- ACCESOS AL AMBIENTE DE ARCHIVO 2.1.-Puerta con cerradura de seguridad 2.2.-Seguridad en ventanas, si las hubiera 3.- CONTROL DE INCENDIOS Y PLAGAS 3.1.-Sistema de prevención y extinción de incendios, certificado por un técnico en la materia, que resulte adecuado en orden al tipo y carga de fuego posibles en el ambiente en que está instalado. 3.2.-Los elementos perecederos del sistema mencionado en 3.1deberá ser objeto de la revisión de su estado de uso en forma anual 3.3.-Deberán ejecutarse, con la periodicidad necesaria para su efectividad, procesos de control de plagas certificados por técnicos competentes 4.- DISPONIBILIDAD DE ACCESO AL ARCHIVO PARA PERSONAL DE LA AFIP Y LA JUSTICIA 4.1.-Los declarantes deberán comunicar oficialmente los correos electrónicos y los teléfonos de contacto de por lo menos dos personas que aseguren en forma permanente eventuales requerimientos de acceso a los archivos por parte de personal de la AFIP o la Justicia 14. CONDICIONES DE ARCHIVO FÍSICO PARA DECLARANTES DE MAS DE 5000 DECLARACIONES ANUALES: 1.- ARCHIVO 1.1- Exclusivo para su documentación (propio o alquilado). 1.2- Estanterías metálicas ignífugas. 1.3- Cajas de Archivo con identificación de contenido. 2.- ACCESOS 2.1- Disponibilidad de accesos: 365 días x 24 hs. 2.2- Sistema de Control por imágenes en accesos y ventanas (5 años) 2.3- Personal de seguridad o control digital de ingreso. 3.- INCENDIO Y CONTROL DE PLAGAS: 3.1- Incendio: Certificación de bomberos que certifiquen que la prestación de prevención y extinción de incendio está en orden a la carga de fuego prevista (anual). 3.2- Plagas: Certificación de control periódico (mensual). 11 15. Criterios para la clasificación de los documentos en Familias para su escaneo: A los efectos del armado de paquetes de documentación para su escaneo se deberán tener en cuenta los siguientes conceptos: ¾ Los documentos cuya digitalización es OBLIGATORIA son aquellos exigidos por el ARANCEL SIM, cuya nómina obra en la “Tabla de asociación de Documentos Aduaneros y sus familias”, a disposición en este Micrositio. Si el declarante considera necesaria la guarda en el respectivo legajo de otros documentos no requeridos por el ARANCEL podrá digitalizarlos a través del Codigo de Familia 05-9999. ¾ La clasificación de los documentos de la Tabla se ha elaborado utilizando la codificación de documentos requeridos en el momento del ingreso de la Declaración aduanera en el KIT MARIA mediante el Arancel, con la que los declarantes se encuentran familiarizados, agregándose un Número de documento y la pertenencia a alguna Familia. Ver “Tabla de asociación de Documentos Aduaneros y sus familias” en este Micrositio. ¾ En el OM de la Declaración Detallada está impreso el código de cada documento requerido, idéntico al que se usó en la “Tabla de asociación de Documentos Aduaneros y sus familias”. ¾ Las familias comprenden grupos de documentos, tal como se detalla en la siguiente tabla: FAMILIA 1 2 3 4 5 DOCUMENTOS A INCORPORAR OM- Declaración y Sobre Contenedor FACTURA COMERCIAL / FORMULARIO DE VALOR CONOCIMIENTO DE EMBARQUE CERTIFICADOS DE ORIGEN 3ros. ORGANISMOS y demás documentos + OTROS Obs: OTROS se refiere a documentos no requeridos por el Arancel que se puedan agregar al legajo. ¾ Familia 5 comprende a todos aquellos documentos que exige el arancel en el momento de la oficialización de la Declaración Detallada no comprendidos en las familias 1 a 4 (VER TABLA) incluidos otros documentos pedidos por el arancel. 12 Además incluye como “99999 – OTROS” a todos aquellos documentos, tickets, impresos, fotos, etc. que no son requeridos por el arancel pero se pueden archivar dentro del legajo. Ejemplos: Æ SENASA al Libramiento: solicitado por el arancel como “CERT.SENASA-AL-LIBRA” pertenece a la Familia 5 - código 00012 AL-L/CERTISENASA. Documento de escaneo OBLIGATORIO Æ Nota de asbesto: solicitado por el arancel como otro documento a la oficialización pertenece a la Familia 5 - código 00396 OTRO DOCUM/OFICIA. Documento de escaneo OBLIGATORIO Æ Remito: documento no requerido por el arancel por lo tanto se considera integrante de la Familia 05 con el código 99999 OTROS. Documento de escaneo OPTATIVO Para el correcto armado de los paquetes consultar el documento “Digitalización de documentación – Procedimiento” elaborado por el Departamento Desarrollo de Infraestructura, donde está detallado el modo correcto de armar los paquetes y la NOMENCLATURA a utilizar para nombrarlos. 16. ¿Qué es legajo completo ? El legajo completo está constituído por toda la documentación en poder del depositario fiel relacionada a una declaración detallada que le fue entregada por el Servicio Aduanero en una única entrega y que fue escaneada según el procedimiento descripto. 17. ¿Qué es documentación adicional?. Si con posterioridad al retiro y digitalización del Legajo completo se debe agregar documentación que no estaba en posesión del Declarante en aquel momento (ej. un certificado al libramiento) la misma se deberá incorporar como Documentación adicional. Cuando el servicio Aduanero entregue ese documento adicional, al registrar en el Sistema la entrega, se generará un ticket donde figurará el documento adicional y el nro de legajo al que se está agregando. El nro. de ticket es informado automáticamente al declarante a través de e-ventanilla. El servicio aduanero hace firmar el ticket como comprobante de la entrega del documento adicional, interveniendo el documento como prueba de que es aquel que él vio y entregó. En el momento de la generación de la imagen se deberá seleccionar la opción “Documentación Adicional”, mencionar el Nro. de Ticket y el código 13 de documento que agrega. El nombre del documento se deberá armar conforme a la nomenclatura detallada en el Documento "Digitalización de documentación – Procedimiento". 18. ¿Qué es un legajo disponible en aduana? Legajo disponible (estado DIEN) es aquel que está en condiciones de ser entregado por la Aduana al depositario fiel responsable de su tenencia. 19. ¿Qué es un legajo entregado?. Legajo entregado (estado ENDO) es aquel que fue entregado al depositario fiel responsable de su tenencia. 20. ¿Qué Estados puede adquirir en su circuito un legajo? ¾ ESTADOS POSIBLES DE LOS LEGAJOS: Estado DIEN Descripción OBSERVACIONES DISPONIBILIDAD DE ENTREGA Cuando el legajo está en situación de ser entregado al depositario fiel del mismo. El momento en que se alcanza este estado está determinado por las condiciones establecidas para cada tipo de operación. ANEXO V - RG N° 2721(AFIP). DEEN ENTREGA DENEGADA Cuando el Agente Aduanero registra en el sistema la denegatoria de la entrega del legajo. ANEXO IV - RG N° 2721(AFIP). ENDO DOCUMENTACION ENTREGADA Cuando el Agente Aduanero registra en el sistema la entrega física del legajo. ANEXO IV RG N° 2721(AFIP). PSAD EN DIGITALIZACION Cuando el PSAD acepta la digitalización del legajo recibido del declarante informando que acepta la digitalización. ANEXO IV - RG N° 2721(AFIP). DIGI DIGITALIZADO Cuando el responsable de la digitalización (Autoarchivo o PSAD) concluye el proceso de digitalización del legajo enviando las novedades a la AFIP. ANEXO IV - RG N° 2721(AFIP). RELE RESERVA DEL LEGAJO Cuando el Depositario Fiel, ante la controversia con el funcionario aduanero por la entrega del legajo, interpone la reserva del mismo. I.G. 01/2010 (AFIP). 14 21. ¿Por qué motivos el Servicio Aduanero puede denegar la entrega de un legajo? Tabla de Motivos de Denegatoria de entrega Código de Motivo FIDO CODO CARE EXLE OTOR OTRO RERE Descripción Falta Incorporar Documentación al legajo Legajo en proceso de Control Documental Carpeta Retenida Extravío del Legajo Otros Organismos Otros Reclamo Retiro 22. He decidido entregar toda la documentación a un PSAD y no tengo intención por el momento de realizar AUTOARCHIVO. Atento a mi decisión debo declarar domicilio o no debo realizar trámite alguno? R: Si opta por un PSAD, es decir no es Autoarchivo, no debe declarar domicilio ya que la documentación físicamente no estará en su poder, sino en el PSAD. 23. Un Despachante opera con sus propias declaraciones y como apoderado de otro despachante. Opta por Autoarchivo. Tiene un lugar físico con varias habitaciones. ¿Puede habilitar una habitación como recinto para sus operaciones y otra para las operaciones que realiza como apoderado?. R: Cada declarante guarda su documentación aduanera en recintos no compartidos con otros declarantes y cada declarante puede tener su vez uno o más domicilios de archivo. El archivo del declarante puede tener la organización que él quiera en la medida que no vulnere los requisitos exigidos que ya fueron publicados. En las declaraciones en las que él actúa como apoderado, la obligación de guarda no la tiene el apoderado sino el apoderante. Si el apoderante quiere guardar parte de sus declaraciones en ese domicilio, lo puede hacer siempre que el apoderante haya registrado ese domicilio como domicilio de archivo y el recinto donde solo él guarda la documentación cumpla con las condiciones exigidas por la reglamentación. 24. ¿Cómo consulto el estado de situación de un documento enviado por SETI? R: Para visualizar la presentación en SETI debe ingresar a la Consulta de 15 SETI ,a la cual se accede con clave fiscal, y consultar la presentación con el número de ticket que éste le entrega por el ingreso el documento o bien con la CUIT con que se presentó, y proceder a abrir el archivo. 25. ¿Qué pasa si el Declarante pierde un despacho, que no tenía digitalizado? R: Con las formalidades y requisitos de rigor deberá solicitar la reconstrucción del legajo. 26. ¿Se podrá avisar por e-ventanilla o el SIM la falta de digitalización de un despacho, antes de que se nos inhabilite, y los tres días se podrán estirar.? R: No, salvo que específicamente y con carácter general se establezcan excepciones. 27.¿Cuál es el plazo o el procedimiento para poder retirar las DDT retenidas en las terminales portuarias, depósitos fiscales, etc., por encontrarse en el sistema como “Denegada de Entrega”? R: Las declaraciones Denegadas cuya entrega fue denegada por el Servicio Aduanero no se pueden retirar hasta que el mismo Servicio, subsanado el motivo de la retención, ingrese la Continuidad del Trámite para que el declarante pueda retirar la documentación. 16