CONVENIO DE COOPERACIÓN UNIVERSIDAD DEL TOLIMA – RED ALMA MATER CREAD PROPUESTA PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES Y APLICACIONES DE DINERO 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para el trámite de devoluciones y aplicaciones de dinero correspondientes a pagos no utilizados durante un periodo académico determinado de manera que se garantice la transparencia y óptimo funcionamiento del CREAD a este respecto, mediante la implementación de un procedimiento para el trámite de devoluciones y aplicaciones de dinero dando estricto cumplimiento a los lineamientos contemplados en el Convenio de Cooperación. 2. MARCO LEGAL Y NORMATIVO La RED ALMA MATER en cumplimiento a los principios de transparencia, responsabilidad, economía, eficiencia, eficacia, calidad, información, y buena fe, en el proceso para el trámite de devoluciones y aplicaciones de dinero se regirá de acuerdo con el siguiente marco legal y normativo. a. Código Civil b. Estatuto Tributario c. Convenio de cooperación celebrado entre La RED ALMA MATER y Universidad del Tolima. d. Estatuto de contratación de la Red ALMA MATER, y demás lineamientos estatutarios propios. e. Calendario académico de la Universidad del Tolima, vigente para cada periodo. f. Instructivo devolución y aplicación de dinero código PA-AU-P00-I06 versión 4 y código GF-I02 versión 5, de la Universidad del Tolima. 3. DEFINICIÓN La devolución de dinero es un mecanismo mediante el cual los estudiantes de la Universidad del Tolima solicitan les sea reembolsado un dinero, pagado a la Universidad por concepto de inscripción o matrícula, del cual no han hecho uso. La aplicación de dinero es un mecanismo mediante el cual los estudiantes de la Universidad del Tolima solicitan les sea aplicado en el valor de la matrícula del semestre inmediatamente siguiente un dinero, pagado a la Universidad por concepto de matrícula, del cual no han hecho uso. Página 1 de 4 CONVENIO DE COOPERACIÓN UNIVERSIDAD DEL TOLIMA – RED ALMA MATER CREAD 4. CASOS EN LOS QUE APLICA DEVOLUCIÓN Y/O APLICACIÓN DE DINERO Se podrá tramitar devolución y/o aplicación de dinero a todos aquellos quienes habiendo cancelado cualquiera de los conceptos que se relacionan a continuación, no utilizaron los derechos adquiridos. a. Inscripción. Este concepto solo aplica en los casos en los cuales la universidad habiendo ofertado el programa no lo abre por no completar el número mínimo de estudiantes requeridos. b. Matrícula de periodo académico c. Seminario de profundización y Matrícula adicional (curso libre, curso vacacional o convocatoria institucional). Para estos conceptos solo aplica devolución de dinero. d. Mayor valor pagado. e. Dobles pagos. No se realizará devolución ni aplicación de dinero a quienes teniendo el certificado electoral cancelaron el valor sin descuento. En los casos en que haya realizado la aplicación de dinero y no se utilice, el estudiante deberá tramitar devolución de dinero, no es posible solicitar una segunda aplicación. 5. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Para la solicitud y trámite de devolución de dinero se deberá presentar la siguiente documentación: a. Consolidado de devoluciones de dinero autorizado por el Coordinador General. (Esta información es elaborada por la parte administrativa del cread) b. Formato de devolución de dinero GF-I02-F01, completamente diligenciado. c. Original del recibo de pago debidamente cancelado y/o fotocopia certificada por el banco o autenticada. d. Formato constancia devolución y /o aplicación de dinero GF-I02-F03, completamente diligenciado. (Esta información es elaborada por la parte administrativa del cread) Página 2 de 4 CONVENIO DE COOPERACIÓN UNIVERSIDAD DEL TOLIMA – RED ALMA MATER CREAD e. Fotocopia del documento de identidad. f. Certificación bancaria, el titular de la cuenta debe ser la persona quien solicita la devolución. Este documento solo aplica para devoluciones a través de la Red Alma Mater. Para la solicitud y trámite de aplicaciones de dinero se deberá presentar la siguiente documentación: a. Consolidado de aplicaciones de dinero autorizado por el Coordinador General. (Esta información es elaborada por la parte administrativa del cread) b. Formato de aplicación de dinero GF-I02-F04, completamente diligenciado. c. Original del recibo de pago debidamente cancelado y/o fotocopia certificada por el banco o autenticada. d. Formato constancia devolución y /o aplicación de dinero GF-I02-F03, completamente diligenciado. e. Fotocopia del documento de identidad. 6. QUIEN REALIZA EL TRÁMITE La Red Alma Mater es la encargada de realizar la devolución de dinero, que ingresaron a cuentas del convenio de cooperación; esta devolución se hará por transferencia electrónica a la cuenta del estudiante. La División Unidad Académico Administrativa, DUA Administrativa, de la Universidad del Tolima es la encargada de realizar la aplicación de dinero en el recibo de pago del semestre inmediatamente siguiente al de la fecha de solicitud y la devolución de dineros que ingresaron a cuentas de la Universidad. 7. FECHAS PARA RADICAR SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN O APLICACIÓN DE DINERO Toda devolución y/o aplicación de dinero deberá ser solicitada dentro del mismo periodo académico en que se realizó el pago o como máximo en el periodo inmediatamente siguiente; de acuerdo con las fechas establecidas para tal fin en el calendario académico vigente. Página 3 de 4 CONVENIO DE COOPERACIÓN UNIVERSIDAD DEL TOLIMA – RED ALMA MATER CREAD 8. DESCRIPCIÓN a) El estudiante debe radicar ante la oficina del CREAD los documentos requeridos para la devolución o aplicación dinero. b) El CREAD revisa la documentación y remite a la: DUA Administrativa la relación de las aplicaciones solicitadas y las devoluciones de dineros recaudados en cuentas UT. Red Alma Mater la relación de devoluciones de dinero recaudadas en cuentas del convenio. c) Cada una de las áreas correspondientes realiza el trámite así: La DUA Administrativa revisa el consolidado y lo reporta a la oficina de matrículas para que sea realizada la aplicación de dinero en el recibo de pago y/o la devolución de dinero. La Red Alma Mater revisa el consolidado y realiza las transferencias correspondientes y reporta al CREAD el Comprobante de egreso con el que se hizo la devolución. d) Al finalizar cada periodo académico el CREAD debe reportar a la DUA Administrativa el consolidado de devoluciones y aplicaciones de dinero tramitadas durante el semestre. Página 4 de 4