Conceptos básicos - Universidad de Antioquia

Material de Estudio DCC-PC1-21 V1
Procesos Contables I
Conceptos básicos
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Procesos Contables I
Artículo 63 D.R. 2649 de 1993. “Aquellos que
representan bienes corporales destinados a la
venta en el curso normal de los negocios, así
como aquellos que se hallen en proceso de
producción o que se utilizarán o consumirán
en la producción de otros que van a ser
vendidos”.
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“Los inventarios incluyen los bienes comprados y
disponibles para su venta, como las mercancías
compradas por un ente económico para luego
vender a sus clientes, los terrenos y otros bienes
raíces que se tienen para ser vendidos a terceros.
Dentro del rubro de inventarios se encuentran
igualmente los productos terminados o en proceso
de producción” (Carvalho, 2009: 188).
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“Las cantidades excesivas que no se espera razonablemente usar o vender
dentro del ciclo normal de las operaciones del negocio. En este caso, el
exceso se clasifica como no corriente. (Miller y Holzman, 1984: 24)
Las mercancías recibidas en consignación, dado que no se tiene la propiedad
de las mismas.
Propiedad, planta y equipo sujetos o no a depreciación. Estos bienes así se
puedan inventariar, no deben incluirse en el inventario.
Los artículos de mantenimiento que no se consuman durante el ciclo normal
de operaciones y los que se utilizan en la construcción de inmuebles o
maquinaria no deben clasificarse como activo circulante.
Los anticipos otorgados a los proveedores y a los agentes de aduana,
deberán registrarse dentro de las cuentas por cobrar en una subcuenta
apropiada” (Carvalho, 2009: 189).
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Los inventarios pueden clasificarse de acuerdo
al tipo de empresa que los comercialice o los
procese:
• Empresas comerciales.
• Empresas industriales.
• Empresas constructoras.
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“Esta clase de empresas posee principalmente
inventarios de mercancías, es decir, aquellos
artículos que se compran para ser vendidos
posteriormente, pero que no sufren procesos
de transformación” (Carvalho, 2009: 190).
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1. Productos terminados: Son aquellos que han sido
transformados y están para la venta.
2. Productos en proceso: Representan productos
terminados parcialmente, que requieren aún la
aplicación de material, mano de obra o costos
indirectos.
3. Materias primas: Artículos que se compran para ser
transformados en un producto diferente.
4. Materiales y suministros: Estos se distinguen de la
materia prima en cuanto estos no se identifican en el
producto terminado.
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Obras terminadas (Edificios, oficinas).
Terrenos.
Obras en construcción.
Materiales de construcción.
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Los sistemas empleados por la técnica
contable en el manejo de los inventarios son
los siguientes:
1. Sistema de inventario periódico o juego de
inventarios.
2. Sistema de inventario perpetuo, permanente
o continuo.
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“En este sistema, el inventario se determina por el conteo
físico de los inventarios en un momento determinado y
luego se valúa por alguno de los métodos reconocidos por
la técnica contable. El sistema de inventario periódico o
juego de inventarios es un sistema utilizado para
determinar periódicamente el costo de la mercancía
vendida y el inventario manejado por el ente económico; es
usado generalmente cuando se dificulta el control
detallado de unidades y precios que ingresan y salen del
inventario, por el volumen o clase de mercancías que se
están manejando” (Carvalho, 2009: 197).
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“El costo de lo vendido dentro del sistema de
juego de inventarios, está constituido por el
valor del inventario a finales del periodo
anterior, más el costo de las mercancías
compradas, transformadas, extraídas o
producidas en el periodo, suma de la cual
deberá sustraerse el inventario físico
efectuado en el último día del mismo periodo”
(Carvalho, 2009: 198).
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1. Cuando se adquieren mercancías, se emplea
una cuenta de compras, la cual es dinámica,
es decir, tiene movimiento cada que se
efectúa una nueva adquisición de mercancías
o materias primas. Esta cuenta es de carácter
temporal y debe cerrarse al final del periodo
en la determinación del costo de la mercancía
vendida.
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2. La cuenta de inventario de mercancías es
estática durante el período, es decir, no se
modifica cuando se compran, ni cuando se
venden
mercancías.
Sólo
presenta
movimiento al final del ejercicio cuando se
realiza el inventario físico.
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3. Al final del período es necesario practicar un
inventario físico de los artículos en existencia,
determinándose así el valor del inventario
final. Es precisamente en este momento
cuando se modifica la cuenta de “Inventario
de mercancías”.
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4. El costo de la mercancía vendida se
determina por un juego de inventarios, así:
1. Inventario inicial del período, el cual es el
inventario final del período anterior.
2. Compras del período.
3. Inventario final determinado por conteo físico.
El costo de ventas se expresa a través de la
siguiente fórmula:
CMV = II + C - IF
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“Este sistema de inventarios permite conocer en cualquier
momento el valor de los inventarios y el costo de lo vendido. Aquí,
el precio de adquisición, la valoración y la valuación, deben
registrarse en tarjetas especiales por cada tipo de artículos si se
lleva un sistema de contabilidad manual, en caso de utilizarse
sistemas computarizados, la información que éstos generan es
similar a la anterior. El costo de lo vendido se toma de dichas
tarjetas que son parte integrante de la contabilidad y deben
contener: clase de artículos, fecha de la operación, número del
comprobante de diario de la operación, número de unidades
compradas, vendidas, consumidas o transformadas, existencias,
costo de lo comprado, vendido o consumido y costo de los
inventarios” (Carvalho, 2009: 203).
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1. La cuenta de inventario de mercancías es
dinámica, es decir, tiene movimiento cada que
hay entradas o salidas de mercancías.
2. La cuenta Compras no es utilizada en este
sistema.
3. En cualquier momento se tiene el inventario
final. El inventario físico sólo se realiza como
medida de control y para cumplir con las normas
legales que obligan a realizar siquiera un
inventario cada año
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4. La cuenta Costo de mercancía vendida es dinámica
durante todo el período, permitiendo el sistema
conocer en todo momento su valor.
5. Para cada operación de venta es necesario efectuar
dos asientos: uno para registrar el ingreso y otro
para el costo de la mercancía vendida y la salida de
inventarios.
6. La tarjeta de inventarios se utiliza para cada tipo o
referencia de inventario de la empresa.
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1. Permite presentar estados financieros con gran rapidez y
en cualquier momento puesto que no requiere realizar el
inventario físico de mercancías.
2. Permite una adecuada planeación y control de inventarios
en cuanto a existencias máximas y mínimas.
3. Proporciona herramientas para evaluar proveedores en
cuanto a precios, calidad y cumplimiento.
4. Permite establecer índices de evaporación y mermas
naturales.
5. Facilita la planificación de las compras y de la producción.
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6. Aporta información para el descubrimiento
de robos continuados en mercancías
mediante la confrontación de los inventarios
físicos e inventarios según libros.
7. Mejora la presentación en los estados
financieros en cuanto a sobrantes y faltantes.
8. El inventario físico puede tomarse por partes
o a intervalos, es decir, que puede hacerse en
distintos instantes del tiempo.
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La selección de un método de valuación de
inventarios permite la presentación razonable
de los inventarios en el balance general y de
las utilidades en el estado de resultados,
puesto permite la medición razonable del
costo de las mercancías. (Carvalho, 2009).
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“Casa empresa debe seleccionar los sistemas y
métodos de valuación que más se adecuen a sus
características y aplicarlos en forma consistente, a no
ser que se presenten cambios en las condiciones
originales, en cuyo caso debe hacerse la revelación
necesaria. Los sistemas y métodos que se apliquen
pueden influir en forma importante en el costo de los
inventarios y en el resultado de las operaciones, por
lo que es necesario que en su selección se utilice un
juicio profesional” (IMCP, 1984: 294).
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1. Inventario final subestimado  Utilidad del período
subestimada.
2. Inventario final sobrestimado  Utilidad del
período sobrestimada.
3. Inventario inicial subestimado  Utilidad del
período sobrestimada.
4. Inventario inicial sobrestimado  Utilidad del
período subestimada.
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Identificación específica.
Precio de la última factura.
Promedio simple.
Promedio ponderado.
Primeras en Entrar, Primeras en Salir (PEPS).
Últimas en Entrar, Primeras en Salir (UEPS).
Promedio móvil.
Próximas en Entrar, Primeras en Salir.
Retail. (Método de estimación).
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“Este método se utiliza cuando los artículos en existencia
pueden identificarse como pertenecientes a determinada
compra u orden de producción y, se considera el más
apropiado cuando se manejan artículos de gran volumen,
alto precio y baja rotación. Este sistema requiere que se
lleven registros por medio de los cuales, los artículos
puedan identificarse con toda precisión y sus costos
determinarse con exactitud; si se cumple lo anterior, es
un enfoque objetivo para la correcta asociación de
ingresos y costos” (Carvalho, 2009: 219).
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“Este método valora las cantidades en existencia
usando el costo de la última operación de compra,
sin importar el número de unidades compradas.
(…)
Este método es exacto cuando la rotación del
inventario es grande y los artículos s venden en el
mismo orden en que se adquieren y además la
última compra garantice la cantidad en inventario”
(Carvalho, 2009: 221).
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“Consiste en sumar los precios unitarios del
inventario inicial y de cada una de las compras
y dividirlos entre el número de compras del
período, más 1 que representa el inventario
inicial”. (Carvalho, 2009: 221)
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“En este método se divide el costo total de las
compras más el valor del inventario inicial, entre el
número de las unidades compradas en el período,
más las unidades del inventario inicial. La empresa
consideran que se mezclan los costos de todas las
unidades, evitando identificar las unidades y sus
costos particulares. Algunos autores consideran que
el método del promedio ponderado es aplicable al
sitema de inventario periódico, y que en inventario
permanente debe llamarse promedio móvil”
(Carvalho, 2009: 222).
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“Este procedimiento supone que las primeras
mercancías compradas son las primeras en ser
vendidas, por lo tanto, el inventario final estará
valorado a los últimos precios, de esta manera los
costos de las primeras compras se llevan al estado de
resultados como costo de la mercancía vendida,
mientras que los últimos costos aparecen en el
balance general en forma de inventario” (Carvalho,
2009: 222).
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“Este método supone que las últimas
mercancías compradas son las primeras que
se venden, contrariando el flujo físico de las
mercancías en muchas empresas” (Carvalho,
2009: 227).
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“Se usa cuando se llevan inventarios
perpetuos únicamente, calculándose nuevos
costos unitarios después de cada compra. En
la práctica corriente este método es conocido
también como costo promedio” (Carvalho,
2009: 233).
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“Este método teórico de valuación de inventarios, no
ha tenido el respaldo necesario para ser empleado
en la práctica. Como el nombre lo indica, el costo del
inventario estará calculado a valores de reposición, lo
cual traería una distorsión en la norma de asociación
de los ingresos con los costos y gastos, puesto que
asociaría ingresos corrientes o actuales con los
costos de reposición de la mercancía vendida”.
(Carvalho, 2009: 236).
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Para la utilización de este método se requiere de la
siguiente información:
Compras y devoluciones en compras, tanto al costo,
como al precio de venta o menudeo.
El inventario inicial tanto al costo, como al precio de
venta o menudeo.
Ventas y devoluciones en ventas.
Cambios en los precios de ventas.
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Con dicha información, se procede a:
Calcular la disponibilidad de mercancías (inventario inicial más
compras) tanto al costo como al precio de venta.
Determinar la razón de costo al menudeo, dividiendo el costo
del inventario disponible y el precio minorista de venta.
Calcular el inventario final a precio de venta, restando de la
disponibilidad de mercancías a precio de venta, las ventas del
período.
Calcular el inventario final al costo aplicándole la razón de
costo al menudeo al inventario final estimado.
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Identificación específica.
Promedio.
Primeras en Entrar, Primeras en Salir.
Últimas en Entrar, Primeras en Salir.
Retail.
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El ajuste para faltantes será el siguiente:
Gasto - Ajuste inventarios
Inventarios
XXX
XXX
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Los sobrantes por su parte se ajustarán así:
Inventarios
Ingreso - Ajuste inventarios
XXX
XXX
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• Artículo 63 del D.R. 2649 de 1993: Al cierre del período
deben reconocerse las contingencias de pérdida del
valor reexpresado de los inventarios, mediante las
provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto
de realización.
• Artículo 10 del D.R. 2649 de 1993: El valor de mercado
se determina por el valor neto de realización; este valor
es el que resulta de deducir del valor de mercado los
gastos directamente imputables a la conversión del
activo o a la liquidación del pasivo, tales como
comisiones, impuestos, transporte y empaque.
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1. Comparación del costo y el precio de mercado para
cada partida del inventario y usando el más bajo
2. Comparación de los totales de costo o precio de
mercado de las principales secciones del inventario
y utilizando el dato más bajo para cada categoría.
3. Comparación de totales, del costo y del precio de
mercado para el inventario total y utilizando el
menor.
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Gasto Provisión de inventarios
XXX
Provisión de inventarios
XXX
Para registrar la provisión de inventarios
Provisión de inventarios
XXX
Ingreso Recuperación de provisiones
Para registrar ajuste a la provisión de inventarios
XXX
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• Los inventarios deben ser presentados en el
balance general como activos corrientes.
• Es necesario detallar las clases que lo
conforman.
• Debe indicarse el sistema y el método de
valuación de inventarios que se emplee.
• Debe indicarse si existen gravámenes sobre los
inventarios y si han sido ofrecidos en garantía.
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“Cuando los sistemas y/o métodos de
valuación de inventarios hubieren sufrido
cambio en relación con el período anterior,
deberá revelarse la naturaleza y justificación
de tales cambios y los efectos sobre la
información contable” (Carvalho, 2009: 273).
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Remitirse a Actividades PC1-I-3 Ejercicio de aplicación Inventarios
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Bibliografía:
Diccionario de términos contables para Colombia. Horacio
Aguiar; Luis Alberto Cadavid Arango; John Cardona; Javier
Caravalho; María Eugenia Upegui Velásquez. 2. ed. Medellín:
Universidad de Antioquia, 1990, 1998. 278p.
Estado de resultados: procesos contables. Javier Alonso
Carvalho Betancur. 1. ed. Bogotá: ECOE Ediciones, 2009. 366
p.: il. Ciencias administrativas: Contabilidad
Decreto Reglamentario 2649 de 1993.
Estatuto Tributario de Colombia.
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Elaboración de contenidos:
Julián Esteban Zamarra Londoño
Docente Departamento de Ciencias Contables – UdeA
Andrés Mateo Martínez Gaviria
Estudiante en modalidad de pasantía