PG-Adm-4-Instructivo-1-Pagos- Rev.01
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Tec-Precinc Titulo PG-Adm-4 Rev.01 31/03/10 INSTRUCTIVO 1: PAGOS 1- OBJETIVO: Instruir sobre los pasos para la realización de los pagos. 2- ALCANCE: Área administración general y Área RRHH. 3- DEFINICIONES: No hay términos que requieran definición. 4- DESARROLLO: 4.1. Análisis de pagos necesarios: La persona responsable de pagos, deberá analizar periódicamente con una frecuencia no menor a la semanal la información que se genere de cuentas a pagar como así también de cualquier otra información sobre compromisos de pago de la empresa entre los que se encuentran: - Saldo de deuda de proveedores y compras: proveniente del listado que genere el sistema contable a través del proceso de cuentas a pagar (PG-ADM-4) - Documentación de cuentas a pagar: - Datos de acuerdo con los proveedores: información que se le debe consultar al responsable de compras - Saldo de deudas con servicios: generado por cuentas a pagar. - Nómina de sueldos a pagar: montos netos informado por RRHH en forma mensual - Saldo de deudas de impuestos a pagar: informada por asesora contable en forma periódica: generado por cuentas a pagar. - Necesidades de caja chica de las distintas bases: informado por los responsables de control de cajas chicas. - Necesidades de inversiones: informado por la gerencias o los distintos responsables cuando existan - Necesidades de compras urgentes: informado por el responsable de compras cuando exista la necesidad. Toda vez que se analicen los saldos se deberá consultar el compromiso asumido por la empresa con cheques emitidos, que surge del módulo “fondos del sistema” Nombre y apellido Firma Preparo Mariana García Reviso Sandra Sanzana Página 1 de 3 Aprobó Marcelo Volonté Tec-Precinc Titulo PG-Adm-4 Rev.01 31/03/10 INSTRUCTIVO 1: PAGOS de procesamiento contable, de manera de poder proyectar compromisos a futuro más acertadamente. El análisis debe realizarse en forma periódica y volcarse los resultados de las decisiones tomadas en planilla Anexo 2-Planilla de seguimiento de pagos, para ello los criterios de carga son los siguientes: En la primera columna se asienta el proveedor o tipo de deuda, en la segunda el saldo a la fecha, en la tercera el pago proyectado y en la cuarta las fechas de los mismos, este ultimo para el caso de cheques. Cuando se concluye no realizar el pago a algún proveedor incluido en la planilla, las columnas tres y cuatro irán vacías. 4.2. Planificación de pagos: Con la información de cuentas a cobrar, acuerdo con proveedores, situación de deuda y nivel de endeudamiento general de la empresa, se realizará la planificación de los pagos necesarios, con los datos del registro Anexo 2 , el listado completo de proveedores que emite el proceso de cuentas a pagar con sus saldos, más el listado de otras deudas que se analiza pagar. 4.3. Comunicación a gerencia del listado de pagos críticos. Toda vez se crea necesario la responsable de pagos , remitirá la planilla a la gerencia a fin que ésta pueda aprobar o realizar algún comentario sobre la planificación realizada. 4.4. Confirmación o modificación de la planificación: En los casos en los que la gerencia no realice ningún comentario, se deberá tomar como aceptada. En los casos en que la gerencia realice sugerencias, se analizarán las mismas y se acordará con la mencionada gerencia la proyección 4.5. Ejecución de pagos Una vez culminados los pasos anteriores, la persona responsable de pagos, deberá confeccionar el cheque y procesar en forma inmediata la orden de pago. En los casos de corresponder transferencia, se deberá confeccionar el formulario bancario correspondiente, e inmediatamente la orden de pago. Nombre y apellido Firma Preparo Mariana García Reviso Sandra Sanzana Página 2 de 3 Aprobó Marcelo Volonté Tec-Precinc Titulo PG-Adm-4 Rev.01 31/03/10 INSTRUCTIVO 1: PAGOS En los casos de efectivo, se separará el monto y se genera el comprobante por el módulo de fondos del sistema contable. Luego de estos pasos, se deberá adjuntar a cada comprobante el cheque y el documento de transferencia, en caso de corresponder. Una vez adjuntados se deberá elevar a gerencia para la firma o el responsable asignado 4.5.1. Pagos por débito bancario directo En este tipo de pagos (Ej. Débito de AFIP), se deberá identificar periódicamente la efectiva realización del débito, de manera de realizar el procesamiento contable respectivo a la cuenta contable de pasivo que corresponda. 4.5.2. Pagos periódicos por sueldos En los casos de los pagos por sueldos, donde la empresa emite una autorización para el débito de su cuenta y la acreditación en las distintas cuentas de los empleados, se contará con el extracto bancario como comprobante de la transacción. 4.6. Entrega de pagos En los casos de pagos en efectivo o cheques, una vez cumplimentados los pasos anteriores, se deberá contactar al proveedor de manera de acercarles los valores. Esto puede ser coordinado con el área de compras. Asimismo, el proveedor deberá emitir un recibo por el pago o firmar en conformidad la orden de pago emitida por el sistema contable (firma y aclaración) Una vez culminada la entrega, se deberá trasladar el recibo o la orden de pago a la persona encargada del archivo de documentación de proveedores, la cual deberá adjuntar el recibo y orden de pago a la factura correspondiente. Estos pasos deben ser realizados en forma inmediata a la realización del pago. 5- REGISTROS: Anexo 2-Planilla seguimiento de pagos, Recibos de pago y Resúmenes de cuenta. 6-REGISTROS ASOCIADOS: Registros contables. Anexo-1-Cuadro de seguimiento de deuda periódica. Nombre y apellido Firma Preparo Mariana García Reviso Sandra Sanzana Página 3 de 3 Aprobó Marcelo Volonté
