INFORME Gestión de la información y eficacia operacional de

INFORME
Gestión de la información y eficacia operacional de
SharePoint con EMC SourceOne
Patrocinado por EMC Corporation
Laura DuBois
Oficinas centrales globales: 5 Speen Street Framingham, MA 01701, EE. UU.
Tel.: 508.872.8200
Fax: 508.935.4015
www.idc.com
Mayo de 2010
RESUMEN EJECUTIVO
El propósito de este documento es orientar a las empresas acerca de cómo
hacer frente a los retos operacionales y de gestión de la información asociados
con la gestión de los sites, las librerías y la proliferación de contenido de
SharePoint. En este documento se hace hincapié en las ventajas operacionales
y los beneficios de gestión de la información inmediatos asociados al control del
contenido activo de SharePoint.
En él se resaltan los beneficios que la gama de soluciones de gestión de la
información EMC SourceOne proporciona al hacer posible una gestión más
eficaz del crecimiento de SharePoint mediante la mejora del rendimiento, la
reducción de costes de infraestructura y la gestión del contenido de SharePoint
de acuerdo con las exigencias normativas y legales. El uso de la gama de
aplicaciones SourceOne permite a las empresas, que deben conservar sus
registros y estar preparadas para afrontar posibles litigios como parte de sus
objetivos, aplicar eficazmente normas de retención del contenido y de los sites,
así como responder de forma proactiva a las solicitudes de preservación
y recopilación de contenido de SharePoint (eDiscovery). Las empresas también
pueden archivar contenido de SharePoint inactivo como un medio rentable,
coherente y acorde con las normativas de hacer frente a la proliferación de
contenido que supone el uso de SharePoint.
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SITUACIÓN
Según el estudio de IDC de 2010 sobre Archiving in the Context of Information
Management, aproximadamente el 72% de las 508 empresas entrevistadas
ya estaban usando SharePoint y solo el 20% aún no había implementado
la aplicación. Los casos de uso predominantes que contribuyen al crecimiento
de SharePoint son la colaboración, la gestión del contenido y los registros, y los
portales web. En la figura 1 se proporciona información adicional. En este mismo
estudio se pone de manifiesto que la adopción inicial de SharePoint suele
verse acelerada por su accesibilidad, facilidad de uso y asequibilidad.
En consecuencia, la adopción de SharePoint comienza a menudo como una
iniciativa impulsada por la empresa, que en ocasiones queda fuera del ámbito del
departamento de TI corporativo. Así pues, las implementaciones iniciales
carecen muchas veces de la planificación de diseño, los procesos de TI
o la supervisión de la gestión corporativa adecuados.
No obstante, a medida que aumenta el número de usuarios, equipos
y departamentos que incorporan SharePoint en sus procesos de trabajo, por
ejemplo como herramienta para comunicarse y compartir información, los
problemas de escalabilidad y rendimiento de las implementaciones iniciales
salen rápidamente a la superficie. Para abordar los requisitos relacionados con la
experiencia de usuario, los tiempos de respuesta del sistema o los métodos de
gestión de la información que no cumplen las normativas, un equipo de diseño
debe encargarse de analizar y subsanar los problemas.
FIGURA 1
Casos de uso de implementaciones de SharePoint
Nota: N=508
Fuente: estudio de IDC de 2010
Los retos de SharePoint
El crecimiento de SharePoint tanto en contenido como en número de sites
y usuarios plantea varios retos a las organizaciones. Estos retos operacionales
y de gestión de la información son los siguientes:
` Escalabilidad: Microsoft recomienda que las bases de datos de SharePoint
SQL Server no contengan más de 100 GB o 5 millones de documentos.
Esto crea la necesidad de añadir más bases de datos SQL para ampliar
la capacidad, lo que normalmente requiere licencias e infraestructura
de servidor adicionales. Con SharePoint 2010, Microsoft ha solventado esta
limitación, aunque los entornos que no estén preparados para la migración
seguirán sufriendo las consecuencias de esta limitación de la escalabilidad.
` Visibilidad corporativa: normalmente, las implementaciones iniciales de
SharePoint quedan fuera del alcance o el control del departamento de TI de
la empresa, y el crecimiento de los sites y del uso de SharePoint tiene lugar
a nivel de proyecto o de equipo. Por consiguiente, tanto las organizaciones
de TI como los profesionales responsables de la gestión y el control de la
información a menudo desconocen el contenido corporativo que se
almacena en SharePoint. La información incluida en SharePoint representa
normalmente para las empresas una fuente de conocimiento institucional
2
#
©2010 IDC
y puede estar sujeta a normas de retención, pero no se gestiona de acuerdo
con los objetivos generales de gestión de registros.
` Rendimiento: cuando la base de datos SharePoint SQL alcanza el umbral
recomendado por Microsoft de 100 GB o 5 millones de documentos, el
tiempo de respuesta de la aplicación empieza a degradarse. La degradación
del rendimiento no solo se observa en los tiempos de respuesta, sino
también en la reducción de capacidad de procesamiento para los procesos
de indexación, los backups y la devolución de resultados de búsquedas.
` Retención: las funciones de retención nativas de SharePoint no están
integradas con las estrategias generales de retención de registros ni con las
políticas de gestión de la información. Los profesionales del cumplimiento de
normativas, de los registros y de la gestión de la información deben aplicar
reglas de retención específicas para los usuarios, el contenido o los sites de
manera aislada.
` Preservación y búsquedas: es posible buscar contenido en SharePoint
con sus herramientas nativas. Sin embargo, las solicitudes de eDiscovery,
las investigaciones internas y las auditorías se realizan normalmente por
tema o por persona a cargo de los datos, lo que requiere un enfoque
horizontal entre sistemas. Disponer de procesos redundantes distintos para
la preservación, discovery y recopilación del contenido en SharePoint
es costoso y puede poner en peligro la coherencia y la capacidad
de justificación.
` Costes de infraestructura: para ampliar las implementaciones de
SharePoint, los componentes de arquitectura de SharePoint (servidor de
SharePoint, servidor de IIS, servidor de SQL y media server) se
implementan en equipos físicos distintos, lo que puede aumentar el coste
y la sobrecarga de gestión. Esto también se puede traducir en una mayor
complejidad y tiempo para las tareas de administración.
` Sites inactivos: muchas empresas utilizan SharePoint para la colaboración
en un proyecto, producto o cliente específico. Esta colaboración puede tener
períodos de inicio y finalización definidos, en los que el contenido del site de
SharePoint ya no se utilice, ni se acceda o se haga referencia a él.
El mantenimiento del contenido de un site en una instancia de SharePoint no
es eficaz desde el punto de vista operacional. SharePoint ofrece la
posibilidad de eliminar sites inactivos, pero la mayoría de las empresas no
desean destruir su propiedad intelectual sino conservarla para su posible
uso, referencia o solicitud en el futuro.
` Backup: la mayoría de los enfoques de SharePoint relacionados con las
funciones de backup y recuperación que garantizan el restablecimiento de
datos que han resultado dañados o que estaban almacenados en
componentes averiados son inflexibles: o todo o nada. Sin embargo, si se
borran archivos accidentalmente, la recuperación de un archivo individual
requiere la restauración de un site, en su ubicación o en un servidor
diferente. Asimismo, la ejecución de procesos de indexación con I/O
intensiva durante los backups que hacen un uso intensivo de la lectura
puede llevar a SharePoint al borde del desastre.
©2010 IDC
#
3
VENTAJAS OPERACIONALES Y
DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
GRACIAS AL CONTROL DEL
CRECIMIENTO DE SHAREPOINT
Como se indicó anteriormente, la proliferación del contenido de SharePoint
plantea retos relacionados con las operaciones y la gestión de la información.
El estudio de IDC revela que las empresas están aumentando el tamaño y el
alcance de sus entornos de colaboración, siendo SharePoint la fuente principal
de crecimiento de la información.
En un estudio de IDC titulado Microsoft SharePoint Server Ecosystem and
Customer Usage Trends se preguntó a 300 empresas de Estados Unidos
sobre el uso actual y previsto de SharePoint dentro de su organización.
Las implementaciones de SharePoint desempeñan un papel fundamental en la
ampliación del acceso a la información a un mayor número de empleados y en el
acceso a un grupo mayor de activos de datos empresariales. En las grandes
empresas, los sites de SharePoint están formados por miles de colaboradores
individuales y cientos de espacios de trabajo, a menudo implementados
de manera no uniforme e inicialmente sin una arquitectura y planificación de
TI centralizadas.
Cuando tiene lugar la expansión de SharePoint, las empresas deben desarrollar
una estrategia de gestión de la información centralizada y una arquitectura
de implementación estándar para garantizar la integridad de los datos,
la escalabilidad a largo plazo y la gestión de los costes. Mediante el control de
la infraestructura y el contenido de SharePoint, las empresas no solo mejoran
la eficacia operacional, sino que también amplían sus objetivos de gestión de
la información.
Beneficios del control del crecimiento del contenido y de los sites
de SharePoint para las operaciones
Los profesionales de TI encargados de la evaluación, habilitación o adquisición
de soluciones para implementar SharePoint o para mejorar la escalabilidad y el
rendimiento de las configuraciones existentes obtendrán importantes ventajas
operacionales. Son las siguientes:
` Backups más pequeños: es difícil realizar un backup uniforme de
la infraestructura de SharePoint debido a su arquitectura en niveles. Los
backups se realizan normalmente de forma completa, lo que puede suponer
un problema para ventanas cortas de backup. El archivado del contenido
fuera de los sites de producción permite reducir el tamaño de los backups.
` Mejoras en el rendimiento: los tiempos de respuesta de las aplicaciones
y de los usuarios mejoran reduciendo la cantidad de contenido almacenado
en las bases de datos SharePoint SQL. Los tiempos de búsqueda mejoran
gracias a la reducción del tamaño del índice de SharePoint.
` Mejoras en la escalabilidad: la escalabilidad del site de producción de
SharePoint se mejora transfiriendo los objetos de SharePoint de la base de
datos SQL a un archivo, lo que permite también que los usuarios tengan
acceso a esos objetos.
4
#
©2010 IDC
` Reducción de los costes de infraestructura: para hacer frente a la
expansión de las implementaciones de SharePoint, a menudo se compran
licencias de SharePoint, servidores y capacidad de almacenamiento. Sin
embargo, la incorporación de infraestructura adicional alcanza un punto de
disminución de la rentabilidad en el que la escalabilidad de la infraestructura
no se corresponde con el aumento del contenido.
Beneficios del control del crecimiento del contenido y de los sites
de SharePoint para la gestión de la información
Los responsables de la gestión de la información, como los directivos
y profesionales de los departamentos jurídicos, de cumplimiento de normativas,
de gestión de riesgos, de recursos humanos y de gestión de TI, obtendrán
ventajas considerables y tangibles en la gestión de la información. Son
las siguientes:
` Control rentable de los sites inactivos: dependiendo del uso que se haga
de ellos, los sites de SharePoint pueden dejar de estar activos con el paso
del tiempo ocupando infraestructura de servidor innecesaria. Esto puede
ocurrir cuando finalizan los proyectos, y el site se queda obsoleto, o cuando
los sites ya no son necesarios. SharePoint permite eliminar los sites, aunque
es posible que haya que conservar el contenido por motivos de gestión
o como parte de los conocimientos institucionales. El archivado de los sites
de SharePoint permite dar de baja un site y liberar recursos de SharePoint
y del servidor.
` Gestión de la retención: las empresas pueden aplicar reglas coherentes
y controladas por políticas para la retención y eliminación de contenido de
SharePoint en función de las distintas propiedades de los objetos. Con esto
se garantiza que el contenido solamente se conserva durante el tiempo
estipulado por las exigencias normativas. La retención se puede aplicar
desde dentro de SharePoint, pero el uso de un archivo independiente
permite la retención integral de diferentes tipos de contenido.
` Preservación: se pueden aplicar retenciones legales a objetos de
SharePoint desde dentro del archivo. Esto permite aplicar un enfoque integral
de retenciones legales sin necesidad de involucrar a administradores
o usuarios de SharePoint distintos. SharePoint proporciona una función de
retención legal, pero solo para los elementos incluidos en el Records Center
y no para los objetos de otros componentes de SharePoint. Por tanto, la
información incluida en los sites de equipos relevantes para los litigios puede
acabar siendo destruida.
` Búsqueda de eDiscovery: SharePoint permite realizar búsquedas con su
función de búsqueda Enterprise Search. Sin embargo, en los procesos
de eDiscovery, SharePoint es normalmente un destino secundario en
comparación con el correo electrónico y los archivos. Los equipos jurídicos
quieren y necesitan realizar búsquedas horizontales en todos los sistemas,
y no en cada uno de ellos por separado. Por tanto, aprovechar las funciones
de búsqueda en tipos diferentes de contenido archivado utilizando los
mismos procesos y palabras clave, y con las mismas personas, aumenta la
coherencia del flujo de trabajo y la capacidad de justificación, y al mismo
tiempo reduce el riesgo de que se cometan errores humanos.
©2010 IDC
#
5
` Mejora de la visibilidad: una mayor visibilidad del contenido de SharePoint
beneficia a los responsables de la gestión encargados de garantizar
el cumplimiento de los objetivos de retención según las normativas,
seguridad de la información, privacidad de los datos y exhibición de
documentos legales.
Además de cumplir los objetivos de gestión de la retención y de preparación para
eDiscovery, las empresas logran los objetivos operacionales gracias a un
enfoque de SharePoint basado en la gestión de la información.
PRESENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE
EMC SOURCEONE PARA LA GESTIÓN DE
LA INFORMACIÓN
EMC SourceOne es una gama de productos de gestión de la información
que convierte la gestión de la información en una tarea posible de realizar.
Incluye soluciones de archivado, cumplimiento de normativas y eDiscovery que
proporcionan a los clientes un punto de partida para satisfacer sus necesidades
de gestión de la información más apremiantes. Proporciona también visibilidad
de la información como base para el almacenamiento inteligente en niveles de la
información y para la reducción de riesgos. Su diseño modular proporciona a los
clientes de todos los tamaños el contar con conjuntos manejables de información
que les permiten hacer frente a sus retos de gestión de la información más
apremiantes (para obtener beneficios empresariales inmediatos) y abordar otros
desafíos más adelante. EMC SourceOne permite la gestión proactiva, coherente
y repetitiva de políticas de retención y eliminación, así como la preservación
a largo plazo basada en el valor del contenido cuando se requiera.
Según EMC, la gestión de la información está diseñada para rebajar los costes,
reducir los riesgos y garantizar el cumplimiento de las normativas legales, y de la
gestión corporativa. La gestión de la información incluye políticas y tecnología
que permiten saber en qué momento de su ciclo de vida se encuentra la
información y aplicar las políticas pertinentes, incluidas la retención, eliminación
y preservación a largo plazo según corresponda. Permite conocer la información
que hay en la organización para que esta sepa de qué información dispone
y dónde está almacenada, y emprender las acciones pertinentes.
La gestión de la información engloba a las personas, las prácticas y la tecnología
necesarias para gestionar y controlar la información de manera proactiva:
` Qué información se almacena (clasificación, visibilidad de la información)
` Dónde se almacena la información (almacenamiento en niveles, gestión in
situ y retención legal segura)
` Quién tiene acceso (acceso basado en roles para eDiscovery; búsqueda
amplia de los usuarios para mejorar la productividad general)
` Cuánto tiempo se retiene y conserva la información (incluye clasificación de
la retención, gestión de registros y almacenamiento WORM)
La gama de productos y soluciones EMC SourceOne incluye actualmente los
siguientes componentes:
6
#
©2010 IDC
EMC SourceOne Email Management: proporciona todas las funciones
principales de archivado de correo electrónico para Microsoft Exchange,
IBM Lotus Notes/Domino y mensajería instantánea. Esta nueva generación de
archivado de correo electrónico se basa en una plataforma de última generación
que permite la expansión modular de la aplicación para archivar una amplia
variedad de tipos de contenido incluidos los sistemas de archivos y SharePoint.
EMC SourceOne Email Supervisor: es un complemento opcional de la
plataforma SourceOne. Esta solución garantiza la aplicación rentable de políticas
de supervisión al correo electrónico para que los clientes puedan comprobar
la conformidad con las políticas corporativas de uso del correo electrónico.
Las reglas de ejemplo y los términos de léxico flexibles permiten a los clientes
ajustar el nivel de supervisión a su elección.
EMC SourceOne Discovery Manager: también es un complemento opcional de
SourceOne que garantiza la aplicación de políticas al correo electrónico de
manera rentable para que los clientes puedan comprobar la conformidad con las
políticas corporativas de uso del correo electrónico. Las reglas de muestra y los
términos de léxico flexibles permiten a los clientes ajustar el nivel de supervisión
a su elección.
EMC SourceOne eDiscovery Kazeon: permite recopilar contenido de forma
defendible desde equipos de escritorio, servidores de archivos, archivos,
servidores de correo electrónico y otros catálogos situados en cualquier
ubicación y también información que se puede considerar desestructurada
situada fuera de los catálogos formales. Esta solución permite procesos de
eDiscovery del contenido almacenado en distintos catálogos. Incluye funciones
de discovery, indexación, búsqueda y recopilación que permiten flujos de trabajo
de eDiscovery más amplios.
EMC SourceOne for Microsoft SharePoint: esta aplicación, la más nueva de la
gama de soluciones EMC SourceOne, amplía la plataforma SourceOne y se
puede implementar independientemente de SourceOne Email Management si los
clientes buscan únicamente una solución para hacer frente a sus problemas
operacionales con SharePoint. Sin embargo, si es necesario archivar ambos
tipos de contenido, SourceOne proporciona un marco de archivado integral para
gestionar el archivado de ambos sistemas.
EMC SourceOne for Microsoft SharePoint
EMC SourceOne for SharePoint utiliza la plataforma SourceOne subyacente,
anunciada originalmente por EMC en abril de 2009, para ayudar a las empresas
a abordar los problemas relacionados con el contenido de SharePoint.
Proporciona ventajas operacionales, de cumplimiento de normativas y de
preparación para litigios además de un modo de trabajo transparente para
los usuarios.
Un enfoque de componentes básicos a la gestión del contenido
de SharePoint
EMC SourceOne emplea un enfoque bloque a bloque para ayudar a las
empresas a gestionar el crecimiento del contenido de SharePoint activo y aplicar
políticas de gestión de la información, como retención del contenido y de sites,
y retirada de sites. En función de la implementación de SharePoint, la inversión
©2010 IDC
#
7
en SourceOne permitirá a las empresas disfrutar de una gran variedad de
ventajas, entre las que se incluyen:
` Empresas que empiezan a utilizar SharePoint: SourceOne ayuda a estas
empresas a conseguir eficacia operacional al reducir los costes, mejorar la
protección de los datos y ampliar la escalabilidad y el rendimiento. Los sites
se pueden dar de baja de manera controlada, y el contenido se puede
archivar con el fin de mejorar la eficacia de los sistemas de producción.
` Ampliación de implementaciones de SharePoint existentes: las
empresas pueden obtener visibilidad y control sobre el contenido y los
sites actuales de SharePoint. SourceOne permite a las empresas controlar
eficazmente el crecimiento del contenido y los sites actuales, y gestionar los
sites inactivos de acuerdo con las políticas sin interrumpir a los usuarios.
` Reducción de los riesgos con SharePoint: las empresas se aseguran una
gestión de la información coherente y justificable para el contenido de
SharePoint al garantizar el cumplimiento de normativas y la preparación
para eDiscovery. SourceOne permite la búsqueda y recopilación legales
de catálogos de SharePoint situados en cualquier ubicación, así como
la retención y el archivado del contenido de SharePoint en un archivo
de SourceOne.
Ventajas del uso de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint
La aplicación EMC SourceOne for Microsoft SharePoint contiene una amplia
variedad de funciones que ofrecen a las empresas las siguientes ventajas
operacionales y de gestión de la información:
` Proceso transparente para los usuarios y el help desk de TI: SourceOne
no utiliza ni mantiene stubs ni accesos directos al contenido de SharePoint.
EMC SourceOne for Microsoft SharePoint emplea la API de EBS
recomendada por Microsoft para ofrecer al usuario una experiencia de
archivado transparente y sencilla. Gracias a ello, se exime al departamento
de TI de atender las llamadas al help desk de los usuarios que intentan
gestionar sus accesos directos. Los problemas más comunes de los
accesos directos, como renombrar, mover o eliminar accesos directos
o archivos de resguardo, desaparecen. Asimismo, se reduce la sobrecarga
de indexación al eliminar la necesidad de indexar o reindexar archivos de
accesos directos.
` Interfaz de usuario de SharePoint y acceso a la información sin
complicaciones: EMC SourceOne for Microsoft SharePoint proporciona al
usuario final una experiencia sencilla de acceso al contenido archivado, ya
que los usuarios pueden acceder a este contenido desde la interfaz de
usuario de SharePoint. Los usuarios no necesitan ir a una interfaz o un
portal distinto para acceder al contenido. Además, SourceOne conserva los
atributos asociados con las estructuras de SharePoint. Por ejemplo,
SourceOne archiva y almacena el tipo de contenido y lo devuelve al usuario
en su contexto (distingue, por ejemplo, entre un contacto y una tarea).
El resultado es un proceso de archivado sencillo desde el punto de vista del
usuario. Los usuarios no necesitan saber que el contenido al que acceden
reside fuera de SharePoint.
8
#
©2010 IDC
` Mejora del rendimiento y de la escalabilidad de SharePoint:
EMC SourceOne for Microsoft SharePoint admite políticas para externalizar
el contenido de los sistemas de producción de SharePoint a un archivo de
SourceOne. La externalización permite a SourceOne transferir el contenido
de la base de datos SQL al catálogo de SourceOne, pero no interrumpe el
acceso al contenido desde SharePoint. Esto supone una mejora del
rendimiento en el sistema de producción de SharePoint, así como una
mayor escalabilidad de los servidores SQL server.
` Retención coherente de registros: EMC SourceOne for Microsoft
SharePoint admite políticas de archivado y archivado y eliminación de
contenido en el entorno de producción de SharePoint. Ambas acciones de
archivado y archivado y eliminación aplicarán una política de retención
preconfigurada al contenido. La acción de archivado transfiere el contenido
de SharePoint sin interrumpir el acceso a los usuarios. Por otro lado, la
acción de archivado y eliminación transfiere el contenido a SharePoint y lo
elimina completamente del site de SharePoint. La búsqueda de contenido de
SharePoint se realiza desde SharePoint en el caso de los usuarios finales,
pero los administradores pueden realizar una búsqueda global de todo el
contenido a través de la interfaz web de búsqueda de SourceOne.
` Retención de registros de TODO el contenido de SharePoint:
EMC SourceOne for Microsoft SharePoint puede archivar o archivar
y eliminar todo el contenido de SharePoint, incluidos los objetos, las librerías
de documentos, las librerías de formularios, las librerías de imágenes, sites
de SharePoint completos, discusiones, listas, contactos, wikis, tareas, etc.
Cualquier tipo de contenido de SharePoint se puede archivar en SourceOne.
Esto es importante porque no hay restricciones sobre el tipo de contenido
que se puede archivar, característica esta que diferencia a SourceOne de
otros productos. Otras soluciones solo admiten el archivado de sites
y librerías.
` Políticas de archivado y retención flexibles y ampliables:
EMC SourceOne for Microsoft SharePoint puede archivar contenido en
función de propiedades, como la fecha de creación, la fecha de última
modificación o la extensión del archivo, o a partir de metadatos
personalizados definidos por el usuario o de los resultados de una consulta
de búsqueda CAML. La ventaja para el usuario es la flexibilidad a la hora de
personalizar las políticas de archivado y retención en función de una regla
de retención típica basada en el tiempo o de un campo de metadatos
específico del sector empresarial o el entorno de la empresa. Por último,
los administradores pueden ejecutar una búsqueda CAML y emplear los
resultados de esa búsqueda, previa petición o mediante programación,
como el origen de una determinada política de retención. Esto ofrece a las
empresas un alto grado de flexibilidad en la aplicación de la política que
mejor se adapte a su entorno y a los requisitos de gestión de la información.
` Compatibilidad con una gran variedad de versiones: EMC SourceOne
for Microsoft SharePoint es compatible con SharePoint 2010, SharePoint
Foundation 2010, MOSS 2007 y WSS 3.0.
A diferencia de otros componentes de la infraestructura de almacenamiento,
incluidos los propios elementos de almacenamiento, EMC SourceOne for
Microsoft SharePoint tiene conocimiento tanto de los metadatos de objetos como
©2010 IDC
#
9
del contenido de SharePoint. Esta combinación es esencial para entender
el valor que estos datos tienen para la empresa en función del valor intrínseco de
la propiedad intelectual o del riesgo intrínseco asociado a su pérdida o uso
indebido. Conforme aumenta la parte del contenido empresarial que se almacena
y organiza en SharePoint, este conocimiento de los conjuntos de datos de
SharePoint se convierte en algo esencial. Este conocimiento alimenta las
políticas inteligentes de migración, clasificación, búsqueda, almacenamiento
en niveles, preservación y retención en función de las reglas activadas por
el contenido.
LOS RETOS
Una de las preguntas que se plantean las empresas cuando implementan
o amplían SharePoint es cómo encaja SharePoint, si es que encaja, con sus
catálogos de contenido y sistemas de gestión de registros existentes. De hecho,
SharePoint introduce otro catálogo más que hay que administrar y cuya
información debe gestionarse. SharePoint es otro sistema más al que hay que
aplicar reglas de retención de registros y para el que hay que realizar tareas de
recopilación y preservación de eDiscovery. El problema de la infinidad de tipos
de catálogos con contenido que hay que gestionar de acuerdo con los objetivos
operacionales y de gestión de la información aumenta cuando la empresa crece
en tamaño.
El reto al que se enfrentan las empresas y el sector en general es proporcionar
niveles adecuados de integración entre estos catálogos de contenido dispares
que incluyen cada vez más espacios de trabajo de SharePoint. Sin embargo,
a largo plazo, esta integración es necesaria para garantizar políticas y procesos
centralizados, coherentes, aplicables y repetibles para la indexación,
el archivado, la retención, la búsqueda, la eliminación y la destrucción de la
información, y para conseguir una verdadera gestión de la información.
La estrategia de EMC SourceOne es trabajar con las políticas de retención
existentes que se aplican al contenido de SharePoint activo, y no sustituirlas,
y gestionar solamente el contenido de SharePoint inactivo o el contenido de
SharePoint que se ha transferido explícitamente a un archivo. Sin embargo, todo
el contenido de SharePoint que se ha externalizado pero permanece activo sigue
estando gestionado por las políticas establecidas en la aplicación de SharePoint.
El enfoque de EMC garantiza la aplicación de las políticas según lo previsto,
además de proporcionar ventajas operacionales.
RESUMEN
Cada vez son más las personas que utilizan sites de SharePoint, tanto como un
punto central para añadir información y acceder a ella, como un lugar de
colaboración en proyectos donde se crean, se revisan y se comparten
documentos. El volumen y la importancia de la información contenida en los sites
de SharePoint también aumenta la preocupación sobre la eficacia operacional
y el cumplimiento de las prácticas de gestión y retención de datos.
Los empleados de la empresa desean estar seguros de que pueden acceder
a sus archivos y recuperarlos rápidamente, además de hacer búsquedas en
ellos, a voluntad. Los profesionales de la gestión de la información, como los
directivos de departamentos jurídicos, de cumplimiento de normativas, de riesgos
10
#
©2010 IDC
y de registros, deben asegurarse de que la información contenida en los sites de
SharePoint se conserva de conformidad con las normativas legales, se preserva
correctamente con arreglo a las órdenes de retención legal o se puede buscar
de manera eficaz como dictan las demandas empresariales, de discovery legal
o de auditoría.
La gama de aplicaciones SourceOne permite a las empresas asumir el control de
su contenido de SharePoint. EMC SourceOne for Microsoft SharePoint permite el
crecimiento de SharePoint al tiempo que mejora el rendimiento y reduce los
costes de infraestructura. Garantiza también que las empresas cumplan las
exigencias normativas y legales asociadas con la información de SharePoint.
El complemento SourceOne Discovery Manager permite indexar y buscar
fácilmente el contenido de SharePoint archivado para eDiscovery.
EMC SourceOne eDiscovery Kazeon permite recopilar el contenido de los
catálogos de SharePoint situados en cualquier ubicación para dar cabida
a flujos de trabajo de eDiscovery más amplios. Juntas, las soluciones de
EMC SourceOne permiten a las empresas satisfacer sus objetivos operacionales
y de gestión de la información relacionados con el contenido de SharePoint.
Aviso de copyright
Publicación externa de información y datos de IDC: cualquier información de IDC
que se utilice en publicidad, comunicados de prensa o materiales promocionales
requiere la aprobación previa por escrito del vicepresidente o director nacional de
IDC. Todas las solicitudes deben ir acompañadas de un borrador del documento
propuesto. IDC se reserva el derecho a denegar la aprobación del uso externo
por el motivo que sea.
Copyright 2010 IDC. Se prohíbe terminantemente la reproducción sin la
correspondiente autorización.
©2010 IDC
#
11