El ABC de la conservación para documentos en bibliotecas

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El ABC de la conservación para
documentos en bibliotecas
Angulo Méndez, Sandra Marisol
Filóloga y Conservadora Gráfica, especialista en gerencia ambiental y master en bibliotecas y patrimonio documental. Actualmente coordina el Centro
de Conservación de la Biblioteca Nacional de Colombia.
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El ABC de la conservación recoge consejos útiles para abordar la gestión de la conservación en una biblioteca. Está diseñado
a manera de tabla en donde la variable constante es ¿en dónde prestar atención para trabajar la conservación: en el edificio,
reserva, mobiliario, equipos, o en los objetos; cruzada sobre el ¿qué hacer?, es decir las acciones de conservación, en diferente
orden: evaluación, sensibilización, preventivas, reproducción y corrección.
La conservación resulta ser uno de los elementos inevitables en las bibliotecas, pues ellas están habitadas
por documentos con características orgánicas susceptibles a degradarse por las interacciones bien con el
medio ambiente, el ser humano, la tecnología, o las adversidades de la naturaleza. Por esta razón se ha elaborado este ABCD la conservación para bibliotecas. Se trata de un documento básico y de tipo gerencial, que
orienta las decisiones y el quehacer para el correcto ejercicio de la conservación de documentos, colecciones
y los espacios que los contienen. Integra la evaluación y la aplicación de acciones en el orden preventivo,
correctivo, de reproducción y sensibilización en ámbitos específicos del edificio, reserva técnica, mobiliario y
documentos.
El ABC podría convertirse en una lista de chequeo, que incluso el gestor de la conservación puede ir alimentado y personalizando de acuerdo con las necesidades de la biblioteca, con esto le ayudará a planificar las diferentes acciones de conservación que se deben realizar en bibliotecas o unidades de información para alcanzar
un nivel adecuado de preservación documental.
¿En dónde?
Evaluación
¿Qué hacer?
En el edificio
Verifique cada
año el estado de
conservación de
la edificación y su
entorno, detecte
los riesgos que
afecten o puedan
atentar contra la
infraestructura, por
ejemplo, daños
en techos, canales
dañadas, vecindarios
peligrosos,
insalubridad,
daños hidráulicos;
planifique con
presupuestos reales.
Recuerde, una
edificación sana
contribuye con la
buena conservación
de los documentos.
En el depósito o
reserva técnica
En el mobiliario y
equipos
Verifique a diario los
riesgos particulares
del depósito o sala
en donde residen
los documentos, por
ejemplo goteras,
daños eléctricos,
insectos, grietas o
fisuras y alerte de
inmediato para su
reparación.
Verifique a diario los
estantes o muebles
en donde reposan
los documentos. Los
daños más usuales
son la corrosión de
muebles metálicos,
debilitamiento
de muebles en
madera por ataque
de insectos o
microorganismos,
e inseguridad o
inestabilidad de los
muebles.
Recuerde, cada día
que un documento
permanece en
situación de peligro
usted está siendo
cómplice con su
destrucción.
En los objetos
Almacenamiento
Uso
Mantenimiento
Verifique las posturas
de los libros,
teniendo en cuenta
que los documentos
de gran tamaño
deben reposar en
forma horizontal y
extendidos, y los
de menor tamaño
en posición vertical
siempre erguidos.
Verifique que al entregar el documento éste se encuentre
limpio y en buen
estado, así como
quien lo recibe y
usará, tenga sus
manos limpias.
Programe acciones
semestrales de
mantenimiento para
los documentos,
destine tiempo y
presupuesto para su
ejecución.
Haga inventario anual
de los documentos.
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¿En dónde?
En el edificio
Acciones preventivas
¿Qué hacer?
Realice
mantenimientos
preventivos
especialmente en
techos, cañerías,
bajantes, instalaciones
eléctricas,
instalaciones
hidráulicas.
Planee acciones
semestrales de
desinfección o
saneamiento
contra insectos,
microorganismos
y ratones, para ello
consulte la Biblioteca
Nacional.
Destine un espacio
ventilado para
ejecutar las acciones
de mantenimiento
de documentos,
siempre alejado de
salas o depósitos de
documentos.
Destine un lugar
para el consumo de
alimentos.
Señalice el edificio y
determine siempre las
salidas de emergencia.
Si el clima de la ciudad
es húmedo, con
temperatura alta o
el edificio está cerca
a lugares costeros,
tenga en cuenta que
estos factores aceleran
el envejecimiento
de documentos
como el papel,
fotografía, películas,
cueros y otros de
constitución orgánica,
por lo que es muy
importante cuidar
el microclima del
edificio. Prevea este
aspecto y asesórese
de profesionales para
ejecutar las acciones
que corresponda.
No espere el daño,
prevéngalo.
En el depósito o
reserva técnica
En el mobiliario y
equipos
Limpie la reserva
técnica a diario y
evite el polvo.
Ubique los muebles
siempre en sentido
opuesto a las fuentes
de iluminación
natural o artificial
ya que la radiación
ultravioleta es nociva
para la conservación
de documentos.
Utilice aspiradoras
de tanque de agua, o
traperos en seco para
barrer.
Ventile y asegure
aire limpio libre de
polución atmosférica.
Si no cuenta con
equipos mecánicos o
automáticos, abra las
ventanas pero utilice
siempre filtros que
retengan el polvo y
contaminación, por
ejemplo lienzos o
finas mallas.
Recuerde que las
zonas con niveles
altos de humedad
relativa y/o
temperatura están
más expuestas a
deterioros en la
calidad de aire y
en consecuencia
actividad biológica
que afecta
documentos,
mobiliario y
edificaciones, así
como actividad
físico-química que
deforma y debilita
documentos.
Desenchufe siempre
los artefactos
eléctricos una
vez concluya su
utilización, pero
tenga en cuenta que
en los casos de usar
sistemas de control
ambiental como aires
acondicionados o
deshumidificadores,
es importante que
éstos se mantengan
encendidos en el día
y la noche.
Asegure los muebles
a pisos o paredes,
evitando así su
caída en casos
de movimientos
telúricos.
Si presentan
oxidación o corrosión,
ubique algún
elemento de barrera,
por ejemplo cartulina,
mientras se realiza su
reparación o cambio.
Mantenga siempre
como mínimo un
extintor por depósito,
sala o salón, visible
y al acceso para
usarlo en caso de
emergencia por
fuego; éste debe ser
de agente limpio
como gas o polvo y
nunca de agua.
En los objetos
Almacenamiento
Uso
Mantenimiento
Al retirar libros del
estante, empuje un
poco hacia atrás los
dos libros vecinos de
la obra requerida y
de esta forma al ésta
sobresalir, tómela por
la mitad y nunca por
su parte de cabeza o
superior.
Escriba y exhiba
en las salas de
consulta, las reglas
y cuidados para la
conservación de
documentos, tales
como:
Utilice alcohol para la
limpieza de muebles
de almacenamiento
y espere a que
nuevamente estén
secos para ubicar los
documentos.
No consumo de
alimentos, pasar las
hojas con cuidado
sin usar saliva, no
rayar o maltratar
de cualquier forma
los documentos,
abrir sin exigirle
presión al libro, no
voltear boca abajo.
Destine el tiempo
necesario para
la limpieza de
los documentos,
manipule siempre
con seguridad y
cuidado, evite las
caídas, y use brochas
o aspiradoras y paños
blancos para eliminar
el polvo. Si es un
libro limpie primero
su exterior iniciando
por los cortes,
deslizando la brocha
desde la cabeza hacia
afuera. Continúe
igualmente de
adentro hacia afuera
con las cubiertas,
esta vez puede ser
utilizando el paño
blanco atomizado
ligeramente con
alcohol antiséptico.
Ubique los
documentos
encuadernados
siempre sobre el
corte del pie si son
de pequeño o regular
formato, y en forma
horizontal, apilando
no más de tres con
sus lomos siempre
en forma contraria al
anterior.
Acondicione
la estantería al
documento y no al
contrario; evite poner
libros sobre sus cortes
delanteros o sobre su
lomo.
No apile documentos
y si requiere hacerlo,
asegúrese que sea por
poco tiempo y ubique
siempre debajo el
documento de mayor
formato.
Aprenda a
reconocer en
los agentes
biológicos una
amenaza, pues los
microorganismos
proliferan en
ambientes
húmedos y sucios,
y los insectos
y roedores en
espacios en
donde puedan
alimentarse o
hacer nidos como
es el caso de
bibliotecas.
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¿En dónde?
Acciones de corrección
¿Qué hacer?
En el edificio
Destine en el
edificio un espacio
con dotación
mínimamente básica
para la conservación,
por ejemplo, con
suministro de agua,
ventilado, iluminado,
con mobiliario
amplio tipo mesas,
maquinaria que
incluya prensas para
libros, cortadoras
como guillotinas
y cizallas, muebles
para ubicar
materiales de trabajo
y herramientas.
En el depósito o
reserva técnica
En el mobiliario y
equipos
No realice
intervenciones sobre
los documentos,
tales como
encuadernaciones o
cambio de tejuelos
en las reservas
técnicas.
Cambie los muebles
deteriorados o
destine su reparación.
Destine y trabaje en
el área dotada para
la conservación.
Recuerde que la
corrosión puede
deteriorar los
documentos y
no siempre es
fácil determinar
si un insecto ha
abandonado un
mueble de madera
afectado, por lo tanto
los documentos
deben separarse de
los muebles.
En los objetos
Almacenamiento
Uso
Mantenimiento
Si detecta o sospecha
contaminación
biológica en los
documentos,
envuelva
rápidamente en
papel limpio y
preferiblemente
blanco, retire de
la colección y
solicite un concepto
profesional o acuda
a la Biblioteca
Nacional.
Advierta siempre
al usuario el estado
de conservación de
los documentos,
especialmente si se
presentan daños.
Los documentos
sueltos como
fotografías o folios,
deben ubicarse en
soportes rígidos
como carpetas
o bandejas para
darlos al servicio.
Elimine elementos
que causen deterioro
por ejemplo, ganchos
metálicos; zunchos,
cabuyas y reemplace
por cintas de algodón,
carpetas o cajas de
materiales estables.
Corrija la mala
posición de los
documentos y preste
mayor atención en
aquellos ubicados
en los laterales de
las estanterías. La
mejor forma de
almacenamiento es
ubicar documentos
con dimensiones
similares, pero si
esto no es posible,
ubique entre los
documentos con
diferencias de
formato, separadores
metálicos o
elementos
rígidos estables
como cartón,
polipropileno, etc.
Exija el uso de
guantes de
algodón si se trata
de documentos
audiovisuales como
fotografía, discos,
etc.
Si detecta
documentos con
cintas adhesivas
no intente
retirarlas, permita
que el tiempo se
encargue de ello;
sin embargo separe
el documento para
que el desgarro
sea reforzado
con materiales
adecuados. Si
requiere asistencia
técnica solicítela a la
Biblioteca Nacional.
No intente refilar
los documentos
encuadernados.
Proteja las
encuadernaciones
flácidas o débiles con
sobrecubiertas de
papel o poliéster, o
elabore un estuche
para su conservación.
Retire de la colección
los documentos que
presenten deterioros
y gestione su
conservación.
Si requiere asistencia
solicítela a la
Biblioteca Nacional.
¿En dónde?
Acciones de sensibilización
¿Qué hacer?
En el edificio
Disponga una
cartelera o espacio
visible para informar
a la comunidad
sobre las actividades
realizadas en
el edificio,
especialmente las
relacionadas con
la conservación de
documentos.
Programe actividades
que involucren a
la comunidad en
la conservación de
documentos.
En los objetos
En el depósito o
reserva técnica
En el mobiliario y
equipos
Almacenamiento
Uso
Mantenimiento
Sea constante en
las buenas prácticas
para la buena
conservación de
los documentos:
lávese las manos
constantemente,
consuma alimentos
en las zonas
asignadas, utilice a
diario como mínimo
dos elementos de
protección personal
es decir tapaboca
y bata, manipule
adecuadamente los
documentos.
Señalice
adecuadamente
las estanterías para
facilitar la búsqueda
de documentos ya
que esto minimiza
la manipulación
innecesaria de
documentos.
Sea consciente
del correcto
almacenamiento
de los documentos.
Recuerde que uno
de los agentes de
deterioro sobre los
documentos son los
seres humanos.
Concientice al usuario
para que haga uso
adecuado de los
documentos y sea
persistente con las
indicaciones sobre sus
cuidados básicos.
Refuerce buenas
prácticas para evitar
riesgos como por
ejemplo mutilaciones
por vandalismo, o
robo.
Sea consciente del
correcto trato sobre
los documentos
cuando se hacen
procesos de
mantenimiento
tales como limpieza
de documentos,
arreglos locativos
en donde se haga
necesario cubrir las
estanterías y demás
acciones preventivas
susceptibles a error
técnico o humano.
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¿En dónde?
Acciones de reproducción
¿Qué hacer?
En el edificio
Si posee
fotocopiadora,
ubíquela en un
lugar separado de
las colecciones ya
que ésta produce
contaminación y
calor que puede
afectarlas. Disponga
un lugar específico
para ella.
En el depósito o
reserva técnica
No ubique
fotocopiadora
o cualquier otra
clase de equipo de
reproducción en las
reservas técnicas de
colecciones.
En el mobiliario y
equipos
Realice acciones
de desinfección
o saneamiento
en los equipos
de reproducción
(lentes, bases, tapas)
utilizando paños
blancos de algodón y
alcohol antiséptico.
Evite el polvo y la luz.
Seleccione equipos
de reproducción
de trayectoria o
torres con soportes
para el descanso
de documentos
encuadernados.
Evite equipos
de cama plana
para documentos
encuadernados.
Seleccione métodos
seguros para el
almacenamiento de la
información/soporte
reproducidos. Utilice
estándares bien para
soportes análogos
(microfilm) o digitales.
En los objetos
Almacenamiento
Detecte los
documentos de
mayor consulta,
realice una copia
para su consulta y
mantenga en reserva
el documento
original.
Retire los papeles
separadores
que se ubican
cuando se hacen
reproducciones ya
que estos afectan la
conservación de los
documentos.
Uso
Evite realizar
presión sobre
los documentos
encuadernados
cuando se están
reproduciendo.
Prefiera utilizar
técnicas de
reproducción
en donde el
documento no se
voltee boca abajo
ya que esta acción
causa deterioro.
Mantenimiento
Prevea siempre el
mantenimiento
preventivo correctivo
de los equipos de
reproducción y no
espere a que se
dañen para acudir al
técnico.