INFORME DE AUDITORIA INFORME DE AVANCE

INFORME DE AUDITORIA
INFORME DE AVANCE PLANES DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2014
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
DOCUMENTO CONTROLADO
Presentado a
EDWIN CABRALES BONIVENTO
Asesor de Control Interno
TOMAS SOLANO URECHE
Profesional de Apoyo
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
RIOHACHA, LA GUAJIRA
JULIO DE 2014
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Edwin Cabrales B.
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Carlos Robles Julio
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INTRODUCCIÓN
El propósito de esta auditoría es para la evaluación y verificación del plan de
mejoramiento a todos los coordinadores de los diferentes procesos,
directores de
programa y las diferentes extensiones de la universidad de la guajira, que tiene como
objeto la confrontación de cada uno de los requisito propuesto y el avance que se
realizan en forma ordenada dentro de la funciones establecida que le corresponde
DOCUMENTO CONTROLADO
como directores, coordinadores de procesos, y hacer el seguimiento para ver si han
cumplido con sus funciones correspondiente y determinar si están realizando y
aplicando los requerimientos de la auditoría realizada en las fecha del periodo
académico de 2013, a los diferentes hallazgo encontrados por la oficina de control
interno de las auditorías realizadas.
Esta verificación y evaluación del plan de mejoramiento de los diferentes hallazgo del
2013, será verificado por la oficina de control interno, como ente de control, que
tendrá como objeto la solicitud de la información requerida a todos los coordinadores de
procesos, directores de programa y las diferentes extensiones para poder revisar los
diferentes hallazgo encontrados en las auditoría realizada
a los proceso de la
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HECHOS RELEVANTES DEL PROCESO AUDITADO
En el ejercicio de seguimiento y control a todos los procesos de la Institución, se puede
describir las diferentes situaciones en las que no se cumple con las directrices
establecidas en la programación diseñada para tal fin.
DOCUMENTO CONTROLADO
En tal sentido, como hecho relevante, consideramos que no se le dio cumplimiento
efectivo a la programación efectuada, aplazando en repetidas ocasiones las visitas y en
muchos casos no se cumplió con la programación.
La ley 87 de 1993 en algunos de sus articulo establece que se le debe dar prioridad a
los ejercicios programados; auditorias de seguimiento y control, por la oficina de control
Interno en la que le asiste la indelegable responsabilidad de evaluación, seguimiento,
control y acompañamiento, para verificar el cumplimiento de las políticas, directrices y
lineamientos establecidos por la entidad para cumplir cabalmente con los objetivos,
metas y lineamientos establecidos.
En virtud a lo anterior, se pudo determinar que no se le está dando cumplimiento
oportuno
a los requerimientos de la oficina, en cuanto a la programación de las
Auditorias, es importante el cumplimiento de estos procesos para que logremos mejorar
las actividades de cada uno de los procesos y de esta manera avanzar en la calidad
Institucional.
DEFINICIÓN DEL MARCO GENERAL DEL INFORME
Esta auditoría está enmarcada en la ley 87 de 1993, el acta del comité de control
interno por medio del cual se aprobó el plan anual de auditoría vigencia 2014, que va a
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determinar cuál es el grado de cumplimiento e implementación del proceso de
evaluación identificado de los planes de mejoramiento de La Universidad de La Guajira.
En el término de la formulación y presentación del plan anual de auditoría presentado
por la oficina de control interno, se pretende verificar el cumplimiento de los planes de
mejoramiento y su avance frente a las acciones de mejora producto de las evaluaciones
y seguimientos anteriores. Este ejercicio permite determinar la pertinencia de los
controles y establecer la efectividad en el cumplimiento de las actividades, acciones,
políticas y lineamientos identificado para cada Proceso.
Asimismo, se pretende cerciorarse que en toda la institución se cumplan con los
DOCUMENTO CONTROLADO
programas, actividades, metas, objetivos programados.
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA
Evaluar, verificar, analizar, recomendar y presentar un informe sobre la aplicación de los
planes de mejoramiento y operaciones relacionadas con el proceso de evaluación del
sistema integrado de gestión para la calidad de la Universidad de la Guajira vigencia
2013.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Verificar el cumplimiento o avance de las acciones de mejoras contempladas en el
plan de mejoramiento de los procesos auditados durante la vigencia 2013.

Aplicar las técnicas de acuerdo con las norma de auditorías Generalmente
aceptadas y cumplir con el plan de Auditoria aprobado para la vigencia 2014.
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
Verificar los soportes, evidencias, documentos, procedimientos o cualquier otro
medio de prueba, en los que se demuestre las acciones de mejora para el
cumplimiento del plan de mejoramiento vigencia 2013.

Presentar un informe de avance de la aplicación de acciones de mejoras
contempladas en el plan de mejoramiento propuesto para la vigencia 2013
ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO AUDITADOS
DOCUMENTO CONTROLADO
Dentro del marco de la ley 87 de 1993, y el programa de Auditoria vigencia pudimos
aplicar el seguimiento a los siguientes elementos del subsistema control de evaluación:
-
Autoevaluación del control
-
Autoevaluación de la Gestión
-
Plan de mejoramiento por procesos
ALCANCE
Comprende el análisis del proceso de evaluación que se va auditar señalado en el
Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de la Guajira, a los
planes de mejoramiento para la vigencia 2013, que esto implica todos los
procedimientos que durante un periodo determinado hayan producido resultados de los
hallazgos obtenidos.
PERIODO A AUDITAR
El periodo al cual se le practicó la evaluación y seguimiento comprende la vigencia
2013.
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TÉCNICAS DE AUDITORIAS
Las técnicas de auditoría son procedimientos especiales utilizados por el auditor para
obtener las evidencias necesarias y suficientes, con el objeto de construir un juicio
profesional y objetivo sobre la materia examinada. En general las técnicas a utilizar son
las siguientes:
DOCUMENTO CONTROLADO
DOCUMENTALES

Cálculo

Comprobación

Análisis

Confirmación
FÍSICAS

Inspección
IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE DE LA AUDITORIA
Los resultados de la evaluación y seguimiento, respecto del plan de auditoria aprobado,
es el insumo para presentar este informe de avance de las acciones encaminadas a
mitigar las desviaciones y a controlar la materialización de los riesgos.
En consonancia con lo antes dicho, los líderes de procesos que presentaron planes de
mejoramientos y a los que se les realizo el seguimiento son:
- José Pinto Andrade: Dir. Programa administración de Empresas
- Yairina Palmezano: Dir. Programa Contaduría publica
- Paola Vanegas: Dir. Negocios Internacionales
- Ener marina Aguilar Meza Dra. Administración Turística y Hotelera
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- José Luis Palacio: Dir. Ingeniería Mecánica
- Alain Cárdenas Dir. Ingeniería Civil
- Luis Viecco Rivadeneira Dir. Ingeniería de Sistemas
- Vivian Solano Dir. Ingeniería Ambiental
- Yaneth Raigoza Acuña: Gestión Proyección Social
- Melissa Consuegra: Gestión de Internacionalización
IDENTIFICACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORIA
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Edwin Cabrales Bonivento – Asesor de Control Interno - Coordinador de Auditoria
Tomas Solano Ureche – Apoyo a los procesos Administrativos - Auditor Auxiliar
FECHAS Y LUGARES EN QUE SE REALIZÓ LA AUDITORIA
El proceso de evaluación y Seguimiento a los Planes de mejoramientos para la vigencia
2013, se efectuó en las distintas oficinas en donde se llevan a cabo las actividades de
apoyo, estratégicas y misionales de la Institución.
DOCUMENTACIÓN VERIFICADA
La información o documentación que se verifico para evidenciar el cumplimiento a las
acciones descritas en el plan de mejoramiento propuesto por cada una de los líderes de
procesos para la vigencia 2013 son:
Actas, Acuerdos, Lista de asistencias, Informes, Evaluaciones, Formatos, Normatividad,
Procedimientos, entre otros.
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RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICA EMPRESARIALES
El proceso de la auditoría a los planes de mejoramiento de esta facultad está liderado
por la Doctora. Edilma Frías Acosta, Quien posteriormente delego a cada director de
programa de las diferentes áreas junto a su equipo de colaboradores para atender
nuestra visita, la cual se consideró oportuna y de gran importancia, de este seguimiento
para ver las evidencias de los hallazgos encontrados en las
auditorías realizadas
DOCUMENTO CONTROLADO
anteriormente
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA
Dentro de la información y acciones evaluadas y verificadas respecto a las acciones de
mejora contempladas en el plan de mejoramiento de este programa encontramos los
siguientes resultados:
1. Proyecto: de Actualización Bases de Datos de los Docentes
 La actualización de la base de datos de todos los docentes de este programa, no es
efectiva, es importante que se actualice los datos de los docentes adscritos a este
programa, puesto que proporciona insumo para los indicadores de Gestión y
dinamiza la Contratación de los mismos
2. Proyecto de Evaluación Docente
 Se evidencio, que se está realizando el seguimiento y la evaluación a todos los
docentes, lo cual consiste en aplicar las tres evaluaciones (heteroevaluacion,
coevaluacion y la autoevaluación), pero se hace necesario consolidarla y
sistematizarla para que se tomen acciones de mejora respeto a los resultados.
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Asimismo se observó que cada una de las evaluaciones la aplican en los tiempos
establecidos, dando cumplimiento a los lineamientos fundados, se hace necesario
remitir un informe al consejo de facultad para que tome las acciones pertinentes
respecto a los resultados obtenidos.
3. Proyecto Seguimiento a las Salidas de Campos
 Evidenciamos que en el procedimiento de las salidas de campos, realizan y llevan
todo los soportes, solicitan a los docentes un informe detallado de las actividades
realizadas, se coordina en conjunto con el proceso de gestión de recursos físico, la
DOCUMENTO CONTROLADO
efectividad respecto a la asignación y aprobación de salidas de campo, asimismo se
llevan las estadísticas y el control de las mismas por semestres, existen los soportes
de verificación, tales como informes, formatos diligenciados en físicos y los correo
enviados a los docentes, es necesario o importante que se exija un informe a cada
docente que se le apruebe las salidas de campo para que se conozco sobre el logro
del objetivo o propósitos de la salida de campo.
4. Revisión e Implementación de Controles al Proceso Académico
 Se evidencio que se aplican y se socializan los controles inmersos al proceso
docencia, en tal sentido que, la mayoría de los docentes conocen y aplican el mapa
de riesgos del proceso, la guía propedéutica, y realizan la revisión y seguimiento de
manera semestral a las mismas.
Igualmente, se le hizo seguimiento al cumplimiento del calendario académico, para
determinar el cumplimiento de parte de los docentes según las actividades y la
programación de los exámenes, caso puntual con el cumplimiento de la
presentación de las calificaciones, la planeación académica y el desarrollo de los
temas propuesto en su planeación docente en la fecha estipulada por la facultad
con los soportes solicitados.
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PROGRAMA DE ADMINISTRACION TURISTICA Y HOTELERA
Dentro de los procedimientos evaluados y verificados de las acciones de mejoras
establecidas en el plan de mejoramiento de este programa para la vigencia 2013, se
encontró los siguientes resultados por proyecto:
1. Proyecto : seguimiento a los planes de mejoramiento
 Se evidencio que los soportes en cuanto al seguimiento a los planes y programas,
están respaldados con soportes o documentos que demuestran la aplicación, las
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socializaciones a los docentes, respecto a las debilidades encontradas en cada
evaluación, se tienen identificado y archivado, lo cual demuestra que se le hizo
seguimiento a las debilidades encontradas en los docentes. la formulación y
presentación del plan de mejoramiento de este programa, logrando de esta manera,
fortalecer los procesos académicos a través del cumplimiento de las acciones de
mejora de cada una de las actividades misionales.
2. Proyecto: Selección Docente por Concurso de Mérito
 Se evidencio que esta actividad de realizo efectivamente, dando cumplimiento a las
recomendaciones efectuadas en el plan de mejoramiento. Igualmente se tiene
soportes o se puede verificar los documentos que respaldan esta acción, lo cual
culmino con la selección el personal docente idóneo a través de las convocatorias
públicas o abiertas programadas por la facultad.
3. Proyecto: Sistema de Recepción para las Peticiones, Quejas y Reclamos
 Se evidencio que en este proceso se designó un encargado para agilizar, dinamizar
e implementar la recesión de las peticiones quejas y reclamos.
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4. Proyecto: Evaluación al Desempeño de los Docentes.
 Se verifico el cumplimiento de las evaluaciones a cada uno de los docentes que
pertenecen a este programa, asimismo se observó la aplicación de los formatos
establecidos para este procedimiento, igualmente se tienen los soportes a cerca de
la planificación profesoral. Estas evaluaciones se cumplen en el tiempo y según los
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parámetros establecidos.
Es importante mencionar que no se tiene un formato establecido para evaluar a los
docentes catedráticos, lo cual es importante contar con esta herramienta que le
permita a la administración o al líder del proceso, tomar acciones de mejora respeto
a los resultados obtenidos.
 Se pudo observar que los resultados de las evaluaciones no son reportadas al
consejo de facultad, de tal manera que de ese informe se emitan acci9ones de
mejoras para el fortalecimiento docente. Se recomienda sistematizar las tres
evaluaciones, esto con el fin de agilizar los procedimientos y tomar acciones de
mejoras que midan la eficiencia del programa.
5. Proyecto: Socialización y Sensibilización a los Estudiantes Sobre el
Diligenciamiento del Formato de la Heteroevaluacion Aplicado a los Docentes
 Se verifico que a pesar de que se realiza la socialización y sensibilización a los
estudiantes sobre cómo debe tramitar el formato de la heteroevaluacion, no se
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cumple con el tiempo establecido para efectuarla, este tiempo está condicionado por
el estatuto docente acuerdo 005 de 2006.
6. Proyecto: Recepción de Documentos Relacionado con las Salidas de Campos
 Evidenciamos que el procedimiento para las salidas de campos en esta facultad, es
bastante recurrente, es decir muchos de los docentes solicitan en el semestre varias
salidas de campo, además llevan todo los soportes, tales como informe detallados
de las actividades realizadas, actas, formatos de asistencias, estadística de las
salidas realizadas por semestres, con los soportes de verificación y los correo
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enviados a los docentes.
PROGRAMA DE NEGOCIO INTERNACIONAL
Proyecto: Evaluación al Desempeño Profesoral
 Se evidencio que las acciones contempladas en el plan de mejoramiento, no se
cumplieron de manera efectiva, faltaron algunos docentes en el proceso, asimismo
no se evidencio la planeación de esta actividad.
 La efectividad en el proceso de evaluación a los docentes, tanto la heteroevaluacion;
de parte de los estudiantes, la autoevaluación de parte
de los docentes y la
coevaluacion que le efectúa el Coordinador Académico, es deficiente, no se cumple
en los tiempos establecidos y no se tiene evidencias o soportes que demuestren su
cumplimiento. Artículo 102 del acuerdo 005 de 2006.
 Se evidencio, que no se envió el informe del desempeño docente al consejo de
facultad para la toma de acciones, teniendo en cuenta que el estatuto docente
acuerdo 005 de 2006 en su artículo 108, establece lo siguiente:
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“ARTÍCULO 108. Informes de las Evaluaciones. Al finalizar cada semestre, el
proceso de evaluación del desempeño profesoral tiene como meta, la elaboración de
un informe con destino al Consejo Académico…..”
 En la aplicación de los instrumentos, Se evidencio que no se presentó un informe
detallado en la aplicación de los instrumentos para evidenciar el alcance y los logros
obtenidos en cada uno de las aplicaciones al proceso de autoevaluación.
 En relación a las estrategias de acompañamiento y seguimiento a los docentes en el
salón de clases, se observó que no se hizo efectiva esta actividad incumpliendo con
DOCUMENTO CONTROLADO
esta acción de mejora.
 En cuanto a la implantación de acciones como la formulación y aplicación de un plan
de capacitaciones de alto nivel para los docentes de este programa, se hizo efectivo
siendo notorio el avance que se obtuvo con el otorgamiento de comisiones de
estudios a docentes en diferentes disciplinas.
 El comité curricular se reúne respeto a los tiempos establecidos, asimismo emite
recomendaciones y directrices que son acatadas por los miembros de la comunidad
académica, esta acción viene fortaleciendo el programa para ofertar programas
pertinentes y mantener actualizado la malla curricular.
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
Proyecto: Investigación
 Se evidencio el cumplimiento en la actualización de la base de datos de los
docentes de este programa, respecto a los proyectos de investigación que son
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ejecutados por los docentes descargados para desarrollar una o varias
investigaciones, esta acción es certificada por el centro de investigación.
Proyecto: Extensión y proyección Social
 Se evidencio la actualización de la base de datos de los docentes del programa de
contaduría pública con los proyectos de extensión que son ejecutados por los
profesores, lo cual se expido certificados por el centro de extensión.
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Proyecto: Evaluación a Estudiantes
 El calendario académico se cumplió en la fecha establecida, dando consecución a lo
planeado, esto significa que se está cumpliendo con la aplicación de las
evaluaciones en donde tanto el estudiante, docentes y administrativos dinamizan los
procedimientos para lograr los objetivos y metas planeadas.
Proyecto: ejecución de la Heteroevaluacion
 El
procedimiento
para
la
realización
de
la
evaluación
a
los
docentes
(heteroevaluacion) Se efectuó, esto permite que los docentes sean cualificados,
asimismo se sensibilizo a los docentes y estudiantes para que desarrollaran esta
actividad de manera objetiva e imparcial, lo cual va a permitir tomar acciones de
mejora producto de esos resultados.
Proyecto: Autoevaluación
 Se evidencio que el proceso de Autoevaluación que efectúan los docentes es
realizado oportunamente, asimismo son diligenciados en los formatos establecidos,
lo cual evidencia la aplicación de los documentos asociados al proceso docencia.
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Proyecto: Salidas de Campo
 Se evidencio que el proceso de salidas de campo, transversal en todos programas
Académicos de la Institución, registran en los documentos establecidos, el
cumplimiento de los lineamientos establecido, los tiempos, el responsable, los
soportes para la legalización de avances y los informes producto de esas descargas.
Esta acción de mejora se ha cumplido según lo recomendado.
DOCUMENTO CONTROLADO
Proyecto: Autoevaluación con Fines de Acreditación
 El procedimiento para la formulación y presentación del plan de mejoramiento con
base en las oportunidades de mejora del proceso de autoevaluación para la
acreditación, se ejecutó teniendo en cuanta la implementación y seguimiento según
los 10 factores de la autoevaluación del programa de contaduría pública.
Proyecto: Convocatorias para la contratación de Nuevos Docentes
 En el proceso de las convocatorias para la contratación de nuevos docentes, se
efectuó de manera efectiva, lo cual ha permitido mejorar la credibilidad de la
Institución aplicando la ley, la constitución y los principios propios de la entidad.
Proyecto: Peticiones, Quejas y Reclamos.
 El proceso para la aplicación de Peticiones, Quejas y Reclamos del programa, Se
evidencio que es efectuado según los lineamientos establecidos. Asimismo como
estrategia para la dinámica e implementación se asignó un gestor que se encarga de
llevar este procedimiento directamente con los docentes, estudiantes y el personal
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vinculado a este programa. Se tienen datos estadísticos e informes que permiten
tomar acciones de mejora frente a los resultados obtenidos.
RECOMENDACIONES
Recomendaciones
 Es urgente que el procedimiento de Evaluación al Desempeño Profesoral en el
Programa de Negocio Internacionales, debe aplicarse según el acuerdo 005 de
2006, asimismo presentar un informe al consejo de facultad para que se tomen
DOCUMENTO CONTROLADO
acciones de mejora, respecto a los resultados obtenidos.
 El sistema de Gestión para la Calidad, permite reorganizar y reestructurar la
operativisacion de los procedimientos en la entidad, por lo tanto, es necesario que
todas las acciones del proceso misional deben efectuarse teniendo en cuenta las
políticas y objetivos de calidad. Igualmente se debe consolidar de manera
sistematizada, las tres evaluaciones que contempla el acuerdo 005 de 2006, de tal
manera que se apliquen en los tiempos y según los parámetros establecidos.
 Es imperioso que las decanaturas o unidades académicas, articulen las actividades
según la resolución 0770 de 2010, por medio del cual se aprueba la implementación
de un Sistema de Gestión para la Calidad, por lo tanto, es urgente que se tomen
acciones que demuestre la articulación del proceso docencia con el sistema, esto
debe reflejar la mejora continua de sus actividades y la aplicación de las políticas
referente a la calidad de sus procedimientos.
 Es importante que se forje una transformación de cambio efectivo en cada una de
las unidades o decanaturas, que articule o armonice cada uno de los procedimientos
respecto de las actividades identificadas con el proceso misional de la institución.
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 Se debe mejorar las acciones, actividades, controles, políticas, estrategias,
mecanismos o lineamientos que permita reflejar un cambio de aptitud de los
funcionarios, tanto de las unidades académicas como los de la institución en
general.
 El alto compromiso de los líderes de procesos, debe ser más notorio, mas operativo
y visible, en los que se desarrollen efectivamente cada una de las acciones
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planeadas en los programas, planes y proyectos establecidos.
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