Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión

Universidad de Nariño
Sistema Integrado de Gestión de la Calidad
Guía Metodológica para la Elaboración
del Informe de Gestión
Versión 01
Código: REC-DIE-GU-01
Proceso: Direccionamiento Estratégico
Fecha: 2013-03-07
EQUIPO DIRECTIVO
JOSÉ EDMUNDO CALVACHE LÓPEZ
Rector
LUZ ESTELA LAGOS MORA
Vicerrectora Académica
FREDY HERNÁN VILLALOBOS GALVIS
Vicerrector de Investigaciones, Postgrados
y Relaciones Internacionales
GERMÁN GUILLERMO ARTEAGA MENESES
Vicerrector Administrativo
FERNANDO GUERRERO FARINANGO
Secretario General
RAÚL ALBERTO QUIJANO MELO
Director Oficina de Planeación y Desarrollo
EQUIPO OFICINA DE PLANEACIÓN
Y DESARROLLO
RAÚL ALBERTO QUIJANO MELO
Director Oficina de Planeación y Desarrollo
PATRICIA ENRÍQUEZ ARELLANO
Asesora Información y Estadística
HERNANDO MENESES LINARES
Asesor Financiero y de Presupuesto
ADRIANA ISABEL YÉPEZ VILLOTA
Asesora Planeación Económica y Proyectos
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUELLAR
Asesora Administrativa y de Calidad
FELIPE SANTIAGO CALDERÓN GARZÓN
SOLIER MEDINA CALVACHE
Profesionales Universitarios
JENNY LORENA LUNA ERASO
DIANA MARIELA MOLANO RODRÍGUEZ
Equipo Asesor de Calidad
SALOMÉ MARÍA GARZÓN CORAL
Secretaria
CONTENIDO
PRESENTACIÓN
OBJETIVOS 1.1 Objetivo General 1.2 Objetivos Específicos 2. ALCANCE 3. TERMINOS Y DEFINICIONES
4. REFERENTES NORMATIVOS
5. REFERENTES METODOLÓGICOS
5.1. Cronograma para la presentación del Informe de Gestión
5.2. Elaboración del Informe de Gestión
6. ORGANIZACIÓN DEL CONTENIDO DEL INFORME DE GESTIÓN
7. REVISIÓN Y VALIDACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
8. PUBLICACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
9. SOCIALIZACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
10. EVALUACIÓN DE LA SOCIALIZACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
7
9
9
9
9
10
10
11
11
12
16
17
17
19
19
ANEXO 1. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL
INFORME DE GESTIÓN REC-DIE-PR-04
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ANEXO. 2. PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN CÓDIGO REC-DIE-FR-02
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PRESENTACIÓN
El buen gobierno de una administración se hace evidente, ante la opinión
pública y organismos del Estado, a través de informes técnicamente elaborados, en los cuales se registren las acciones desarrolladas, se indiquen las fuentes, los alcances obtenidos, con la referencia a documentos que posibiliten la
constatación de los hechos descritos. En este sentido, la Universidad de Nariño
como una institución de carácter estatal debe asumir ciertas normatividades
que permitan dar cumplimiento a los Sistemas de Evaluación y Autorregulación, como insumos para el cálculo y análisis de los Indicadores de Gestión y
para la estructuración de Planes de Mejoramiento.
Con el fin de orientar el proceso de construcción del Informe de Gestión y a
partir del trabajo en equipo de la Oficina de Planeación y Desarrollo, la Unidad
de Calidad de la Universidad y con el aval de la Administración, se ha elaborado
la “Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión” Versión 01,
Código: REC-DIE-GU-01, como instrumento descriptivo de los factores a tenerse en cuenta por los Líderes de Proceso y las Unidades Académico/Administrativas de la institución.
Esta guía se ha dimensionado en los siguientes apartes indicativos: formulación de los objetivos, alcance, términos y definiciones, referentes normativos,
referentes metodológicos e instrucciones paso a paso para la elaboración del
Informe de Gestión.
Se espera que esta guía, además del acompañamiento inherente al desarrollo de la misma, contribuya al cumplimiento y organización de un Informe
de Gestión en consonancia con los planes, programas y proyectos que se hayan formulado en las diferentes Unidades Académico/Administrativas de la
Universidad de Nariño.
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1. OBJETIVOS
1.1
Objetivo General
Establecer la metodología para la elaboración del informe de Gestión dela Universidad de Nariño, en la vigencia correspondiente, para socializarlo ante la
Comunidad Universitaria y Grupos de Interés.
1.2 Objetivos Específicos
1.2.1. Definir el referente metodológico para la elaboración de los Informes
de Gestión de las Unidades Académico/Administrativas como insumo para la
presentación del Informe de Gestión de la Universidad de Nariño.
1.2.2. Establecer el procedimiento para la Elaboración y Socialización del Informe de Gestión de la Universidad de Nariño.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión
de Calidad (SIGC) de la Universidad de Nariño en cumplimiento a la Ley 489 de
1998, el Modelo Estándar de Control Interno MECI, Decreto 1599 de 2005, la
Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTC GP 1000:2009 y demás
normas que lo regulen.
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Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Informe de Gestión: Presenta una síntesis de las actividades desarrolladas en cada una de las Unidades Académico/Administrativas en el
marco del Plan de Desarrollo y se consolida la información sobre los
avances en cada uno de los programas, planes y proyectos desarrollados. Es una herramienta de balance y presentación social de los resultados institucionales.
Rendición de Cuentas: Es un acto de comunicación donde el Rector de
la Universidad de Nariño debe informar sobre su gestión y escuchar a
la ciudadanía en general y grupos de interés. (Cartilla para tejer la Rendición de Cuentas que cuente con la gente. Presidencia de la República,
septiembre de 2008).
4. REFERENTES NORMATIVOS
• Estatuto General de la Universidad de Nariño.
• Ley 489 de 1998 (Artículo 32 y 33) por la cual se regula el ejercicio de
la Labor Administrativa en las entidades públicas.
• Documento CONPES 3654, Política de Rendición de Cuentas de la Rama
Ejecutiva a los ciudadanos.
• Guía para la Rendición de Cuentas de la Administración Pública para la
ciudadanía, Mayo de 2005 del DAFP.
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5. REFERENTES METODOLÓGICOS
Para construir el Informe de Gestión se debe tener en cuenta lo siguiente:
5.1. Cronograma para la presentación del Informe de Gestión
Es un diagrama que se usa para la planeación y el control para el desarrollo
de las actividades con relación al tiempo. Donde se establecen las siguientes
fechas requeridas:
• Fecha de solicitud de la elaboración de los Informes de Gestión de las
Unidades Académico/Administrativas.
• Fecha de elaboración de los Informes de Gestión de las Unidades Académico/Administrativas.
• Fecha de recepción de la documentación.
• Fecha de ajuste de la información.
• Fecha de consolidación del Informe de Gestión.
• Fecha de revisión del Informe de Gestión por el Rector, los Vicerrectores, el Director de la Oficina de Planeación y Desarrollo y el Secretario
General.
• Fecha para el ajuste del Informe de Gestión.
• Fecha para la publicación del Informe de Gestión.
• Fecha para la inscripción de preguntas y propuestas para la Rendición
Pública de Cuentas.
• Fecha de socialización del Informe de Gestión.
• Fecha de evaluación de la Rendición Pública de Cuentas.
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Ejemplo de formato de cronograma de actividades:
Id.
Nombre de tarea
1
Solicitud de la elaboración del Informe
de Gestión a las unidades académico/
administrativa
2
Elaboración del Informe de Gestión de Unidades
Académicas/
las unidades académico/
administrativas
administrativa
3
Recepción de la Documentación
4
Fecha de Ajuste
5
Responsables
Comienzo
Oficina de
Planeación y
Desarrollo
Oficina de
Planeación y
Desarrollo
Unidades
Académicas/
administrativas
Oficina de
Consolidación del Informe de Gestión Planeación y
Desarrollo
Fin
Duración
mar 2013
18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1d
xx
5d
x
x
2d
3d
5d
5.2. Elaboración del Informe de Gestión
Para la realización del Informe de Gestión se debe tener en cuenta el formato
presentación de Informe de Gestión (Plantilla Excel-Código REC-DIE-FR-02), tal
y como se describe a continuación para cada uno de sus componentes:
A. Identificación de la Unidad Académico Administrativa
En la primera parte se debe registrar:
Fuente: Plantilla Excel-Código REC-DIE-FR-02
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B. Actividades Realizadas
En estos campos se deben describir las actividades desarrolladas durante
el periodo de tiempo a evaluar (se recomienda que el periodo de tiempo
sea anual), de acuerdo con los planes, programas y proyectos formulados
y ejecutados en cada una de las Unidades Académico/Administrativas y que
deben corresponder con el Direccionamiento Estratégico de la Universidad
de Nariño, descrito en dimensiones, compromisos y actividades alineadas
con el Plan de Desarrollo, el Plan Indicativo y/o Programa de Gobierno del
Rector, según se identifique la necesidad y la correspondencia con los procesos y procedimientos realizados en la unidad, de igual manera, se deben
tener en cuenta los resultados de los indicadores identificados y su respectiva lectura para cada una de las actividades realizadas.
A continuación se explica en detalle los campos a diligenciar:
Actividades Realizadas:Descripción del logro obtenido y/o resultado.
Peso Ponderado de la Actividad (%): Dar un valor a cada actividad según la
importancia, la sumatoria del peso ponderado de todas las actividades debe
ser igual a 100.
Nombre del Indicador: Denominación clara y explícita de lo que se quiere
medir.
Fórmula del Indicador: Expresión matemática que permite identificar de manera precisa el valor requerido acorde al nombre del Indicador formulado.
Línea Base: Datos iniciales acumulados correspondientes al año anterior al periodo evaluado de la gestión.
Meta: Valor que se espera alcanzar al final del año evaluado y por lo tanto no
es acumulativo.
Valor Alcanzado:Es el valor real obtenido durante la vigencia.
Resultado del Indicador: Registrar el resultado obtenido del cálculo de acuerdo
al periodo evaluado aplicando la fórmula del Indicador. Teniendo en cuenta el
valor alcanzado del último año sobre la meta establecida para el mismo periodo. Ejemplo: Documento, porcentaje o número.
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Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión
Lectura del Indicador:Análisis de la información teniendo en cuenta el comportamiento histórico y el cumplimiento de las metas establecidas para cada
periodo, de lo anterior se describe el logro obtenido.
Variación Porcentual: Cambio de la variación porcentual que puede ser positivo (aumento) o negativo (disminución) con relación a lo obtenido en la línea
base.
Imagen de los campos a diligenciar:
Fuente: Plantilla Excel-Código REC-DIE-FR-02
C. Aspectos Relevantes de la Gestión
Describa aquí los logros obtenidos en la gestión, priorizando lasactividades
en orden de importancia.
Fuente: Plantilla Excel-Código REC-DIE-FR-02
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D. Esfuerzos de la Gestión para la Consecución de Recursos Financieros
En este espacio se debe especificar la gestión realizada que permitió conseguir recursos con otras entidades. (Diligencie únicamente los Contratos,
Convenios, Proyectos con Entidades Externas).
D. ESFUERZOS DE LA GESTIÓN PARA LA CONSECUCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS E INVERSIONES
Fuente: Plantilla Excel-Código REC-DIE-FR-02
E. Asuntos en Proceso
Registrar todas las acciones realizadas que aún no han sido concluidas, que
tengan un porcentaje de ejecución mayor al 70%.
E. ASUNTOS EN PROCESO
Fuente: Plantilla Excel-Código REC-DIE-FR-02
F. Dificultades Presentadas en la Gestión.
Registrar todas las novedades que limitaron el logro de los objetivos propuestos.
F. DIFICULTADES PRESENTADAS EN LA GESTIÓN
Fuente: Plantilla Excel-Código REC-DIE-FR-02
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G. Recomendaciones
Describir desde su perspectiva todas las propuestas y acciones de mejora
para la consecución de los objetivos.
G. RECOMENDACIONES
Fuente: Plantilla Excel-Código REC-DIE-FR-02
Al finalizar el Informe de Gestión debe validarse con la firma del Responsable de la
Unidad Académico/Administrativa.
FIRMA RESPONSABLE UNIDAD ACADÉMICO/ADMINISTRATIVA
Fuente: Plantilla Excel-Código REC-DIE-FR-02
6. ORGANIZACIÓN DEL CONTENIDO DEL INFORME DE GESTIÓN
El Contenido del Informe de Gestión de cada una de las Unidades Académico/Administrativas se revisará en la Oficina de Planeación y Desarrollo para
verificar si está acorde con los requisitos del formato Presentación Informe
de Gestión Código REC-DIE-FR-02, si se requieren ajustes se enviará a los
responsables que reportaron la información para la corrección correspondiente en un plazo no mayor a 4 días hábiles. Con las correcciones realizadas, se iniciará la consolidación de la información para construir el Informe
de Gestión.
Universidad de Nariño
Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión
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7. REVISIÓN Y VALIDACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
El Rector, los Vicerrectores, el Director de la Oficina de Planeación y Desarrollo y el Secretario General, se reunirán para revisar el documento final,
si no sugieren cambios, se valida la información y se construye el Informe
de Gestión.
8. PUBLICACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
El informe de Gestión se publicará antes de la socialización en Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, actividad que debe realizarse por los medios
de comunicación disponibles en la Universidad.
La Comunidad Universitaria y Grupos de Interés podrán dirigir las preguntas
y propuestas al Informe de Gestión publicado en la página web, diligenciando sus inquietudes en el formato “Inscripción de Preguntas o Propuestas
para la Rendición Pública de Cuentas”, código REC-DIE-FR-03 disponible en
línea, este registro se debe descargar, imprimir y entregar en Rectoría antes
de la socialización, lo cual garantizarála participación e interacción de la
Comunidad Universitaria y los Grupos de Interés.
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OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO
Universidad de
Nariño
INSCRIPCIÓN DE PREGUNTAS O PROPUESTAS PARA LA
RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS
Disponible en: Link http://calidad.udenar.edu.co/
Universidad de Nariño
CODIGO: REC-DIE-FR-03
PAGINA: 1 de 1
VERSIÓN: 1
VIGENTE A PARTIR DE:
2013-02-13
Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión
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9. SOCIALIZACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
Se realizará la socialización en el lugar previsto, además se extenderá la
invitación a toda la Comunidad Universitaria y Grupos de Interés, dicha convocatoria estará a cargo del Centro de Comunicaciones, labor que debe hacerse con las directrices fijadas por la Rectoría o su delegado.
Del evento de socialización se dejará registro de asistencia, código (SGC-FR02), además se levantará Acta Formato, código (SGC-FR-01) y quedará un
registro fílmico y fotográfico.
10. EVALUACIÓN DE LA SOCIALIZACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
La evaluación de la socialización se realizará con información proveniente
de los participantes a quienes se les entregará el formato Evaluación del
Informe de Gestión, código (REC-DIE-FR-04). Posteriormente, los datos se
tabularan y se publicarán los resultados en la página Web de la Universidad.
Finalmente, los aportes de la Comunidad Universitaria serán puestos a consideración de la Alta Dirección para la formulación de acciones preventivas,
correctivas y de mejora que fortalezcan la gestión y permitan alcanzar los
objetivos del Alma Mater.
Universidad de Nariño
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Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión
CODIGO: REC-DIE-FR-04
OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO
Universidad de
Nariño
EVALUACIÓN DE LA RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS
Disponible en: Link http://calidad.udenar.edu.co/
Universidad de Nariño
PAGINA: 1 de 1
VERSIÓN: 1
VIGENTE A PARTIR DE:
2013-02-13
Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión
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ANEXO. 1 PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL
INFORME DE GESTIÓN CÓDIGO REC-DIE-PR-04
Còdigo : REC-DIE-PR-04
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
Página : 1 de 3
Versión: 1
Vigente a partir de: 2013-03-07
1. OBJETIVO : Elaborar de manera sistemática el Informe de Gestión de la Universidad de Nariño , en la vigencia
correspondiente , para socializarlo ante la comunidad universitaria y grupos de interés .
2. ALCANCE: Inicia desde la planeación hasta la evaluación del Informe de Gestión por los participantes en la socialización.
3. RESPONSABLE : Rectoría, Vicerrectorías , Oficina de Planeación y Desarrollo, Unidades Académico /Administrativas.
4.a PROVEEDOR
4.b INSUMOS
- Informe de Gestión del año inmediatamente anterior y de la
vigencia.
- Direccionamiento.
- Informe de Gestión del año inmediatamente anterior y de la
vigencia.
- Guía metodológica del Informe de Gestión.
- Propuesta de cronograma.
- Informe de Gestión del año inmediatamente anterior y de la
vigencia.
Rector
Vicerrectorías
Oficina de Planeación y Desarrollo
- Plan de acción y/o de mejoramiento.
- Informes del año inmediatamente anterior y de la vigencia.
- Indicadores
Unidades Académic o/Administrativas
5.a RESULTADO
5.b QUIEN RECIBE LAS SALIDAS
Informe de Gestión (preliminar )
- Rectoría
- Vicerrectorías
- Planeación y Desarrollo
- Secretaria General
Informe de Gestión final
- Consejo Académico
- Consejo Superior
- Comunidad universitaria y grupos de interés
6. REQUISITOS LEGALES:
- Estatuto General de la Universidad de Nariño.
- Ley 489 de 1998 (Artículo 32 y 33) por la cual se regula el ejercicio de la Labor Administrativa en las entidades públicas
.
- Documento CONPES 3654 Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los ciudadanos
.
- Guía para la Rendición de Cuentas de la Administración Pública para la ciudadanía
, Mayo de 2005 del DAFP.
7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR:
- Plan de Desarrollo Vigente.
- Plan Indicativo y/o Propuesta de Gobierno.
- Informe de Gestión del año inmediatamente anterior.
- Informe de Gestión de la vigencia
- Guía metodológica del Informe de Gestión REC-DIE-GU-01.
8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERAR :
- Cronograma.
- Presentación Informe de Gestión REC-DIE-FR-02.
- Inscripción de preguntas o propuestas para la Rendición Pública de Cuentas REC
-DIE-FR-03.
- Evaluación de la Rendición Pública de Cuentas REC-DIE-FR-04.
-Acta SGC-FR-01.
9.a. NOMBRE DEL INDICADOR
9.b. FÓRMULA
Informe de Gestión elaborado
Documento
9.c. FRECUENCIA
Anual
(Número de actividades ejecutadas del Plan
Plan Indicativo y/o Propuesta de Gobierno/ Total de las
actividades programadas del Plan Indicativo y/o
Propuesta de Gobierno)*100
Anual
(Número de las actividades ejecutadas de los
Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Planes de Acción y/o Planes de Mejoramiento/
Acción y/o Planes de Mejoramiento de las
Total
de las actividadesprogramadas de los Planes
Unidades Académico/Administrativas.
de Acción y/o Planes de Mejoramiento)*100
Anual
Porcentaje de cumplimiento del
Indicativo y/o Propuesta de Gobierno
Universidad de Nariño
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Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión
CODIGO: REC-DIE-FR-04Còdigo :
OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO
PAGINA: 1 de 1
PROCEDIMIENTO:
VERSIÓN: 1
ELABORACIÓN
Y SOCIALIZACIÓN
DELDE
INFORME
EVALUACIÓN
DE LA
RENDICIÓN PÚBLICA
CUENTASDE GESTIÓN
Universidad de
Nariño
REC-DIE-PR-04
Página : 2 de 3
Versión: 1
VIGENTE A PARTIR DE:
2013-02-13
Vigente a partir de: 2013-03-07
INICIO
La Oficina de Planeación y Desarrollo es la encargada de diseñar y proveer la Guía
Metodológica del Informe de Gestión , que contempla el formato Presentación
Informes de Gestión REC- DIE-FR-02.
Asesores
Planeación y
Desarrollo
De igual manera para esta actividad se debe establecer el calendario para la
elaboración del informe de gestión , el cual es validado por Rectoría y la Oficina de
Planeación y Desarrollo , teniendo en cuenta lo siguiente :
Planear la
elaboración del
Informe de Gestión
- Fecha de solicitud de la elaboración de los Informes de Gestión de las Unidades
Académico/Administrativas.
- Fecha de elaboración de los Informes de Gestión de las Unidades Académico /
Administrativas.
-Fecha de recepción de la documentación.
-Fecha de ajuste de la información.
-Fecha de consolidación del Informe de Gestión.
-Fecha de r evisión del Informe de Gestión por el Rector , los Vicerrectores, el
Director de la Oficina de Planeación y Desarrollo y el Secretario General.
-Ajuste del Informe de Gestión.
- Publicación del Informe de Gestión.
- Inscripción de preguntas y propuestas para la Rendición Pública de Cuentas.
-Socialización del Informe de Gestión.
- Evaluación de la Rendición Pública de Cuentas.
P
Solicitar la
elaboración de los
Informes de Gestión.
Se envía oficio a Jefes y Directores de Unidades
Académico/Administrativas, quienes deben elaborar el
informe de Gestión de su dependencia de acuerdo a la
Guía Metodológica del Informe de Gestión, código
REC-DIE-GU-01
H
V
Unidades
Académicas y
Administrativas
Realizar
Correcciones a los
Informes de
Gestión
H
Asesores
Planeación y
Desarrollo
Remitir a las
Unidades Académico/
Administrativas para
su corrección
Asesores
Planeación y
Desarrollo
Revisar los
Informes de
Gestión de las
dependencias
Nota: Es necesario publicar este cronograma por los medios de comunicación
disponibles en la Universidad.
Asesores
Planeación y
Desarrollo
Los Informes de Gestión
cumplen con los requisitos de
la Guia ?
No
A
Si
Asesores
Planeación y
Desarrollo
Asesor es
Planeación y
Desarrollo
Organizar el
contenido del
Informe de Gestión
Teniendo el cuenta el Plan de Desarrollo institucional y el Plan
Indicativo y/o Propuesta de Gobierno de Rectoría se elabora el
Informe de Gestión siguiendo los parámetros de la Guía metodológica
del Informe de Gestión REC-DIE-GU-01.
H
Remitir el Informe de
Gestión a Rectoría,
Vicerrectorías y Secretaría
General para revisión
V
Se avala el informe sin
observaciones ?
No
Rector,
Vicerrectores ,
Secretario
General
Si
Asesores
Planeación y
Desarrollo
Elaborar documento
final
H
3
Universidad de Nariño
A
Remitir el informe a la
Oficina de Planeación
y Desarrollo para su
ajuste
H
Ajustar el Informe de
Gestión
Asesores
Planeación y
Desarrollo
Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión
OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO
Universidad de
Nariño
CODIGO: REC-DIE-FR-04
Còdigo : REC-DIE-PR-04
PAGINA: 1 de 1
Página : 3 de 3
PROCEDIMIENTO:
VERSIÓN:
1
ELABORACIÓN
SOCIALIZACIÓN
INFORME DE
GESTIÓN
EVALUACIÓN
DE LAYRENDICIÓN
PÚBLICADEL
DE CUENTAS
VIGENTE A PARTIR DE:
2013-02-13
3
Asesores
Planeación y
Desarrollo
Publicar el Informe
de Gestión
H
Rector
Dirección
Planeación y
Desarrollo/
Dirección Centro de
Comunicaciones
Para la socialización e l equipo de Asesores de
la Oficina de Planeación y Desarrollo, debe
elaborar una presentación institucional y
preparar el lugar y la logística necesaria para
dicho evento. De igual manera es importante
levantar Acta de socialización código SGC FR-01.
Rector
Asesores
Planeación y
Desarrollo
Asistentes
Recibir el formato
de inscripción de
preguntas y
propuestas
H
Realizar
convocatoria para
socialización
H
Socializar el
Informe de
Gestión
23
Versión: 1
Vigente a partir de: 2013-03-07
Antes de la socialización del informe de Gestión, el documento se publicará
a través de los medios de comunicación disponibles en la Universidad,
para el caso de la publicación por la página Web y el correo electrónico , se
adjunta el formato Inscripción de Preguntas y Propuestas para la Rendición
Pública de Cuentas código REC-DIE-FR-03, este formato es la herramienta
de participación e interacción de la comunidad universitaria y grupos de
interés con la Rectoría.
La información que se solicita sirve para estandarizar la presentación de
las propuestas para posteriormente ser consideradas el día de la Audiencia
Pública de Rendición de Cuentas.
Antes de la socialización , en la Oficina de Rectoría se reciben los formatos
Inscripción de Preguntas y Propuestas para la Rendición Pública de
Cuentas código REC-DIE-FR-03 debidamente diligenciados, con el fin de
que el Rector y su equipo de asesores preparen las respuestas a dichas
inquietudes y sean socializadas en la plenaria .
Bajo las directrices del Rector y el Director de la Oficina de Planeación y
Desarrollo, el Director del Centro de Comunicaciones de la Universidad
de Nariño se encargará de realizar la convocatoria, definir los medios a
utilizar y la publicidad requerida.
Rector
H
Al ingresar al lugar dispuesto para la socialización se entregará a los
participantes un formato para la Evaluación de la Rendición Pública de
Cuentas código REC-DIE-FR-04. Posteriormente los resultados serán
tabulados y publicados en la página Web de la Universidad .
Realizar
evaluación de la
socialización del
informe.
V -A
De igual manera los participantes hacen sus recomendaciones las cuales
según su pertinencia serán tenidas en cuenta por el Rector y su equipo de
trabajo para formular acciones correctivas, preventivas y de mejora que
fortalezcan la gestión y permitan alcanzar l os objetivos de la Universidad.
FIN
Universidad de Nariño
24
Guía Metodológica para la Elaboración del Informe de Gestión
ANEXO. 2 PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN CÓDIGO REC-DIE-FR-02
Disponible en: Link http://calidad.udenar.edu.co/
Universidad de Nariño