Combinación de funciones y fórmulas

Operación de Microsoft Excel
C om b i n a c i ó n de f u n c i o n e s y f ó r m u l as
= S I ( Y( . . . ) . . . ) o = S i ( O( . . . ) . . . )
En secciones anteriores vimos que la función SI() debía cumplir una condición,
como por ejemplo, controlar si en una celda determinada había un texto o cierto
valor numérico. Pero, ¿qué pasaría si se tuviesen que cumplir más de una condición?
Supongamos que la función SI() debe tener en cuenta dos condiciones.
Estas dos condiciones podrían ser:
La función SI() hiciese algo sólo si se tuvieran que cumplir las dos
condiciones expuestas.
Que la función SI() hiciese algo si se cumpliese una de las dos
condiciones expuestas.
Controlaremos una u otra forma, con dos operadores lógicos: el Y, y el O
Y(condición1;condición2;...), donde podemos plantear hasta 30
condiciones, es decir que si se plantean 30 condiciones todas deben ser
verdaderas para que la función devuelva verdadero.
O(condición1;condición2;...), con la diferencia en que basta que una de
las 30 condiciones como máximo, sea verdadera para que la función
devuelva verdadero.
La combinación de estas fórmulas con la función SI(), tendría la siguiente
sintaxis: =SI(Y(Condición1;Condición2);Verdadero;Falso)
Ejemplos de Funciones SI(...) con operadores lógicos
En el siguiente ejemplo, se ha diseñado una tabla en la cual se inserta la
columna “Mejores Clientes”, dentro de la cual se mostrará las empresas de tipo
“SA” que superan el promedio de emisión de horas de todas las empresas.
Fórmula
introducida
en la primera
celda de
dicha
columna
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En la ilustración superior utilizamos la función SI(), la cual ha de controlar
que se cumplan dos condiciones, es decir, que la empresa sea “SA” y que las horas
de emisión contratadas sean mayor al promedio de horas contratadas por todas las
empresas.
Descripción de la fórmula aplicada
= S I(
nombre de la función aplicada de forma de poder
determinar un resultado condicionado.
Y(
el operador Y controla que se cumplan las dos
condiciones expuestas.
(derecha(C3;2)="SA";
primera condición, donde se toma de C3 (nombre de la
empresa) dos caracteres contando desde la derecha y
plantea si son iguales a “SA”.
promedio(D3:D8)<D3)
segunda condición, la que controla que el promedio de
horas de emisión contratada por todas las empresas, sea
menor a las horas de emisión contratada por la empresa
actual, dato tomado de la celda D3
;C3
salida verdadera, donde en caso de cumplirse las dos
condiciones expuestas, se visualizará el contenido de la
celda C3 o sea el nombre de la empresa.
;"-")
salida falsa, donde en el caso de no cumplirse por lo
menos una condición, se visualizará un guión “–“.
☞
Tener en cuenta que para la resolución de determinados problemas,
podremos encontrar distintas soluciones.
Para poder copiar la fórmula anteriormente descripta a las demás cedas de la
columna “Mejores Clientes”, debe ser modificada de forma de no perder las
referencias a las celdas que importan se mantengan constantes, del siguiente
modo: =SI(y(derecha(C3;2)="SA";promedio($D$3:$D$8)<D3);C3;"-")
☞
Excel tiene la posibilidad de anidar las funciones SI(), es decir que en
caso de ser necesario, podemos volver a plantear nuevamente un Si(), en
caso de que se cumpla o no la condición planteada para el primero y así
sucesivamente.
Es posible anidar hasta siete funciones SI(), todo depende de la
cantidad posible de salidas a contemplar. Dicho de otra forma un SI()
permite obtener dos salidas posibles, una para el caso verdadero y otra
para el caso falso; pero si tuviéramos que contemplar tres posibles
salidas o resultados, no nos alcanzaría con un SI() y deberíamos utilizar
otro en la misma fórmula.
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Ejemplos de Funciones SI(...) anidadas
Si por ejemplo tuviéramos que formular
una función que devuelva de forma
automática un juicio, dependiendo de las
notas obtenidas por los alumnos y teniendo
en cuenta los siguientes datos: las notas se
encuentran en una escala del 1 al 12, para las
notas mayores o iguales a 5 el juicio es
“aprobado”; de lo contrario (o sea notas menores e iguales que 4) el juicio será “no
aprobado”.
La fórmula a introducir en la primer celda para la columna “Juicio”, o sea en
C4, sería: =SI(B4=>5;”aprobado”;”no aprobado”)
O sea, teníamos dos posibles juicios: 1) aprobado y 2) no aprobado, los que
determinan las dos posibles salidas o resultantes de la función SI().
Por otro lado si los juicios cambiaran a:
Nota
Entre 1 y 4
Entre 5 y 7
Entre 8 y 12
Juicio
insuficiente
regular
excelente
La fórmula a utilizar para resolver esta situación sería distinta, pues ahora
existen tres posibles resultados. Dado que una sola función SI() permite
contemplar dos posibles resultados, utilizaremos una segunda función SI() anidada
en la primera. Dicha fórmula podría ser:
=SI(B4<=4;"insuficiente";SI(Y(B4>=5;B4<=7);"regular";"excelente"))
o podría ser
=SI(Y(B4>=5;B4<=7);"regular";SI(B4<=4;"insuficiente";"excelente"))
o podría ser
=SI(B4>=8;"excelente";SI(B4<=4;"insuficiente";"regular"))
Si a su vez quisiéramos una fórmula mucho más completa, donde
contemplaríamos los posibles valores inválidos para las notas, como lo pueden ser
ingresos de notas menor que 1 y mayor que 12; a dicha fórmula le agregaríamos
otro SI() anidado, dado que ahora son cuatro los posibles resultados a contemplar:
=SI(O(B4<1;B4>12);"NotaInválida";SI(B4<=4;"insuficiente";
SI(Y(B4>=5; B4<=7);"regular";"excelente")))
(sigue debajo)
o podría ser
=SI(B4<=4;"insuficiente";SI(Y(B4>=5;B4<=7);"regular";
SI(O(B4<1;B4>12);"Nota Inválida";"excelente")))
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(sigue debajo)
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= B U SCA R V ( . . . )
Esta función permite buscar el valor de una celda en un rango de celdas y
retorna el contenido de N columnas a su derecha.
Sintaxis de la función BuscarV(...)
=BUSCARV(valor-buscado;matriz-comparación;indicador-columnas;ordenado)
valor-buscado
Es el dato a buscar.
matriz-comparación
Es el rango de la tabla que contiene el dato a buscar.
indicador-columnas
Número de la columna donde se encuentra el dato que
devolverá la búsqueda.
ordenado
Se especifica Verdadero (1) o Falso (0), Verdadero
cuando la columna que contiene los datos a buscar se
encuentra ordena (valor asumido por defecto), y Falso
para indicar que la columna referida anteriormente se
encuentra desordenada.
☞
Si BUSCARV no puede encontrar el valor buscado y ordenado es
VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea menor o igual al valor
buscado.
Si valor buscado es menor que el menor valor de la primera columna de
la matriz de comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
Si BUSCARV no puede encontrar el valor buscado y ordenado es
FALSO, devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo de cómo aplicar la función BuscarV(...)
Veamos el caso de una larga lista de clientes que serán ingresados en
distintas tablas y varias veces según los controles que se deseen elaborar:
Rango nombrado
como
CodigoClientes, el
que se utilizará
como matriz de
comparación
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Por ejemplo en la planilla visualizada a continuación, se plantea la necesidad
de elaborar una tabla a través de la cual se llevará un control de las ventas
realizadas a los distintos clientes:
A través de las fórmulas del ejemplo, será posible escribir el código de
cliente en la celda A4 y Excel hará que aparezca automáticamente el nombre del
Cliente y su RUC en las celdas donde se encuentren dichas fórmulas.
Este tipo de hojas son útiles para realizar consultas a un listado. Por ejemplo
en la celda B4, la fórmula tomará lo que hay en la celda A4, y lo buscará en el rango
CodigoClientes. Una vez que lo encuentre, (lo deberá encontrar en la 1ª columna),
mostrará lo que se corresponde 2 columnas a su derecha (contándose ella), es
decir, el nombre del cliente.
Si se observa detenidamente, los tres argumentos utilizados en la función
BUSCARV() son: primero la celda donde estará lo que intentamos buscar (el
código), luego el rango donde ha de buscarlo, y por último el número de columna que
queremos mostrar.
Ahora escribiremos la fórmula para la celda C4. Básicamente es igual a la
anterior, pero ahora el número de columna donde se localiza el dato que deberá
devolver será el 3, es decir mostrará el RUC.
Ahora sólo faltará comprobar las dos fórmulas escribiendo cualquier código
de la lista de artículos, en la celda A4.
Un detalle importante de la función BUSCARV() es que si la lista o rango
donde hay que buscar está desordenada, se tendrá que añadir la palabra FALSO o
el valor 0 (cero), al final de la fórmula como cuarto parámetro. Como se muestra en
el siguiente ejemplo: =BUSCARV(A4;CodigoClientes;2;FALSO)
En el caso planteado no hace falta, pues la lista se encuentra ordenada.
E j e m p l o d e c o m b i n a c i ó n d e f u n c i o ne s y f ó r m u l a s
Con los siguientes ejemplos se tratará de mostrar las posibles soluciones a
problemas que se pueden plantear, en la confección de planillas en general.
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Partiendo de una tabla donde se tienen registrados a los socios de un club
deportivo (en una hoja nombrada como Socios), se debe resolver la situación de
establecer una fórmula que permita obtener de forma automática, el importe de la
cuota para cada socio.
Tener en cuenta lo siguiente:
1.
A los socios se les cobra una cuota mensual dependiendo del sexo y el
tipo de actividades que estos pueden desarrollar (dato registrado en la
columna Tarifa, donde (1) es para aquellos que pueden practicar
actividades básicas como aeróbica y musculación; y (2) es para aquellos
que pueden practicar todas las disciplinas del club incluyendo natación,
yoga, etc.
2.
El importe de las tarifas deberá poder ajustarse con el transcurso del
tiempo.
En una hoja llamada Tarifas existe una
tabla en la que se registran los diferentes
importes de cuota por tarifa y sexo.
Teniendo en cuenta las tablas existentes, la fórmula a generar para
establecer las cuotas de los socios podría ser la siguiente:
=SI(Y(C4=1;D4="m");Tarifas!C6;SI(Y(C4=2;D4="m");Tarifas!C7;
SI(Y(C4=1;D4="f");Tarifas!C4;Tarifas!C5)))
Esta fórmula sería introducida para el primer socio, en la celda E4, pero para
poder copiar dicha fórmula a las demás cedas de la columna “Cuota”, debe ser
modificada de forma de no perder las referencias a las celdas que importan se
mantengan constantes, de la siguiente forma:
=SI(Y(C4=1;D4="m");Tarifas!$C$6;SI(Y(C4=2;D4="m");Tarifas!$C$7;
SI(Y(C4=1;D4="f");Tarifas!$C$4;Tarifas!$C$5)))
Como se puede ver, esta forma de resolver nuestro problema requiere de la
escritura de una fórmula muy larga, la cual puede permitir que nos equivoquemos en
su ingreso.
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Claro está de que si quisiéramos evaluar la posibilidad de que los datos
pudieran ser ingresados de forma incorrecta en la tabla de Socios (como tarifas
que sean diferentes a 1 o a 2 y sexos distintos a “m” o a “f”), deberíamos modificar
la fórmula, de forma tal que la misma no tome como posible salida para el caso
falso del SI() más interno, la tarifa 2 femenina, ya que es la única que no se
contempla en toda la fórmula, sino que sale por descarte de todas las
contemplaciones anteriores. La fórmula sería aún más extensa, como la que se
muestra a continuación:
=SI(Y(C4=1;D4="m");Tarifas!$C$6;SI(Y(C4=2;D4="m");Tarifas!$C$7;
SI(Y(C4=1;D4="f");Tarifas!$C$4;SI(Y(C4=2;D4="f");
Tarifas!$C$5;”sexo o tarifa no válidos”))))
Hay otras formas de resolver nuestro problema, de forma más sencilla y
menos extensa que la anterior, como el que se detalla a continuación:
Para esto debemos modificar la
estructura de la tabla donde se registran
los importes (en la hoja Tarifas), del
modo como se muestran en la imagen.
De esta forma podremos valernos
de otras herramientas como la utilización
de la siguiente fórmula:
Rango nombrado
como importes
=SI(D4="m";BUSCARV(C4;importes;3);BUSCARV(C4;importes;2))
Esta fórmula que combina dos funciones, compara uno de los posibles valores
para el sexo ingresado en la tabla socios (en este caso si es “m”); si corresponde
este valor al sexo del socio en cuestión, buscará el dato ingresado en el rango
importes (columna Tarifas) definido en la hoja Tarifas, y devolverá lo
correspondiente a la tercera columna (masculino), de lo contrario buscará el mismo
dato pero en este caso devolverá lo correspondiente para la segunda columna
(femenino).
Si quisiéramos evaluar la posibilidad de que los datos pudieran ser ingresados
de forma incorrecta en la tabla de Socios, de la misma forma que en el ejemplo
anterior, deberíamos modificar la fórmula y plantear por ejemplo la siguiente:
=SI(O(Y(D4<>"m";D4<>"f");Y(C4<>1;C4<>2));"datos erróneos en socios";
SI(D4="m";BUSCARV(C4;importes;3);BUSCARV(C4;importes;2)))
Una variante para el caso de la resolución anterior podría ser el siguiente,
donde se cambia el orden de las funciones utilizadas:
=BUSCARV(C4;importes;SI(D4="m";3;2))
o contemplando los posibles datos inválidos de la tabla Socios:
=SI(O(Y(D4<>"m";D4<>"f");Y(C4<>1;C4<>2));"datos erróneos en socios";
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BUSCARV(C4;importes;SI(D4="m";3;2)))
Lo que hemos visto hasta el momento son posibles soluciones a casos
concretos, pero esto no quita que existan otras soluciones para los mismos, dado
que ante un problema, Excel nos permite utilizar diversas herramientas y variantes
de las mismas, para su solución.
☞
Si se quiere ver como Excel nos permite controlar el ingreso de datos a
una planilla de cálculos, de forma de poder obviar el posible ingreso de
datos erróneos en la misma y su posterior control en la generación de
fórmulas, ver el capítulo “Validación de dato.
= F R E CU E N C I A ( . . . )
Esta función permite calcular la frecuencia con que se repiten los valores de
un cierto rango y devuelve una matriz vertical de números. Cuenta la cantidad de
resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una
fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA() devuelve una matriz.
Sintaxis de la función FRECUENCIA(...)
=FRECUENCIA(datos;grupos)
Datos
Es una matriz de o una referencia a un conjunto de valores cuyas
frecuencias desea contar. Si datos no contiene ningún valor,
FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.
Grupos
Es una matriz de o una referencia a intervalos dentro de los cuales
se desean agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no
contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve el número de
elementos contenido en datos.
Una fórmula matricial se introduce después de seleccionar un rango de celdas
adyacentes en las que se desea que aparezca el resultado de la distribución, y por
último se presiona <Ctrl>+<Shift>+<Enter> para finalizar.
☞
La función FRECUENCIA, pasa por alto celdas en blanco y texto.
El número de elementos de la matriz devuelta es uno más que el número
de elementos en grupos.
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Ejemplo de cómo aplicar la función Frecuencia()
Para aplicar dicha fórmula, nos planteamos la necesidad de registrar la
cantidad de ventas hasta determinadas cantidades como se muestra en la tabla del
ejemplo.
Los pasos a seguir para la incorporación de dicha función, son los siguientes:
1.
Seleccionar el rango donde se desea obtener los resultados. En este
caso se pinta el rango: C12:C13.
2.
Ingresar la fórmula, indicando los dos parámetros (Rango de valores a
contar y Rango de valores de Referencia). En este caso:
=FRECUENCIA(C3:C8;B12:B13)
3.
Presionar las teclas <Ctrl>+<Shift>+<Enter>, para finalizar.
En este ejemplo, las celdas correspondientes a grupos serían B12:B13 las que
contienen los valores 3000 y 4000. Cuando FRECUENCIA se introduce como una
matriz, se cuenta el número de ventas con importes correspondientes a los rangos
0-3000 y 3000-4000.
Rango de valores a contar
Valores de
referencia
Resultados
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Fórmula utilizada
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