NCI - 11 NORMAS DE CONTROL INTERNO EMPRESAS ORSAN FECHA: Marzo 2014 NORMA CONTROL DE ANTICIPOS A PROVEEDORES Pág. : 1 de 2 Objetivo Establecer las directrices bajo las cuales se orienta el control de los anticipos a proveedores de Empresas ORSAN. Alcance Aplicable a todos los empleados de Empresas ORSAN. La presente política aplicara en todas las Empresas del Holding ORSAN. Su aplicación será inmediata y obligatoria a partir de la fecha de publicación de la misma, razón por la cual los procedimientos existentes deberán ser revisados y ajustados a los lineamientos dados en este documento. Definiciones Anticipos: Se define como el desembolso en efectivo a favor de un proveedor (bienes o servicios), para cubrir el costo o gasto en cumplimiento de un contrato, convenio o acuerdo establecido con la empresa. CONTRATISTAS PROVEEDORES Servicios Insumos Suministros Licencias REQUISITOS Contrataciones de obras civiles Servicios de manteciones Servicios de Transportes Convenios Entre otros Contrato Generado por las partes Ordenes de Compra MONTO Acuerdo contractual hasta un 30% Acuerdo con el proveedor hasta un 30% Contratos Ordenes de compra Cotización Ordenes de compra Factura CONCEPTOS SOPORTE DE RESPALDO Cotización Presupuesto Ordenes de compra REVISADO POR Nombre: Emilio Arce FIRMA: APROBADO POR Nombre: Jorge Arancibia FIRMA: DOCUMENTO NCI - 11 VERSION: 1 NORMAS DE CONTROL INTERNO EMPRESAS ORSAN NCI - 11 FECHA: Marzo 2014 NORMA CONTROL DE ANTICIPOS A PROVEEDORES Pág. : 2 de 2 Normativa 1. Previo a una solicitud de anticipo debe existir una solicitud formal del producto y/o servicio que se requiere. 2. Se otorgaran anticipos, cuando la adquisición del producto o servicio a sido decidida en cuanto a proveedor, cantidad y monto total, previa cotización o presupuesto autorizado. 3. Todo Anticipo deberá tener asociada una orden de compra para el caso de los productos y/o servicios esporádicos y adicionalmente un contrato de prestación de servicios para aquellos proveedores de obras civiles, el cual deberá estar validado por el área legal de la empresa. 4. Los anticipos no podrán ser superior al 30% del monto total de producto o servicio adquirido. 5. Los anticipos deberán ser autorizados por la Gerencia de Administración y Finanzas. 6. Los anticipos solo será otorgados mediante documento (cheque), el cual deberá ser emitido de forma nominativo (tachando las palabras "a la orden de" y "al portador") a nombre de la empresa o persona natural que suministrara el producto o servicio. 7. Al momento de la emisión de la factura por el monto total del producto o servicio, el proveedor debe indicar el valor del anticipo entregado y el saldo pendiente por pagar. 8. La Contraloría del Holding, está facultada para realizar auditorías sobre la suficiencia y razonabilidad de los soportes de los anticipos otorgados. REVISADO POR Nombre: Emilio Arce FIRMA: APROBADO POR Nombre: Jorge Arancibia FIRMA: DOCUMENTO NCI - 11 VERSION: 1