5 Estructura divisional

Diseño Organizacional
Lectura No. 8
Estructura y Diseño Organizacional
Contextualización
1. Concepto
9. Características
de las estructuras
efectivas
8. Tendencias
actuales: la
organizacion
virtual y la
organización que
aprende
2. Elementos de
la estructura
organizacional
Estructura y
Diseño
Organizacional
7. EStructura por
proyecto y
matricial
3. Estructura
funcional
4. Estructura
divisional
6. Estructura
híbrida
5. Estructura
geográfica
Introducción
Para abordar los temas correspondientes de esta semana
es necesario vincular los conceptos de estructura
organizacional, sus elementos y el diseño organizacional,
ya que serán necesarios para la comprensión de los tipos
de estructuras en que pueden las organizaciones ser
diseñadas. En otros términos, las formas de aplicar el
diseño de estructuras organizacionales.
Objetivos específicos
•
•
El alumno analizará la importancia que tiene la aplicación del diseño de
la estructura organizacional.
El alumno identificará las diferentes estructuras que pueden tener las
empresas, sus características, sus ventajas y sus desventajas.
3 Aplicaciones del diseño organizacional
Recordemos que el diseño general de la estructura organizacional indica la forma
de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización. Para este fin,
las organizaciones necesitan tener una estructura que les resulte funcional y que
les sirva para contener e integrar todos los órganos que la integran.
Podríamos comparar la estructura organizacional con un esqueleto en el que se
soportan todos los componentes que la integran y en el que se coordinan todos
los elementos vitales para su funcionamiento (sistemas, personas, procesos,
equipos, recursos, tareas, recursos, jerarquías, puestos, relaciones, etcétera).
El diseño organizacional refleja la estructura, es decir, representa el formato de
los elementos que componen la organización. En la práctica, cada organización
tiene su propio diseño, su forma de integrar y de asignar los recursos para operar
con eficiencia y eficacia. El diseño de la organización es como su ADN.
3 Aplicaciones del diseño organizacional
¿Cuáles crees que puedan ser las aplicaciones del diseño organizacional?
¿Podrías mencionar un ejemplo?
Se puede decir que el diseño o formato organizacional es de esencial importancia
para la organización, ya que es la forma en que ésta moldea sus componentes
para que realicen su actividad central y alcancen sus objetivos.
4 Estructura funcional
Este tipo de diseño estructural es uno de los más comunes en las organizaciones. La
característica principal de este tipo de estructura es que las actividades se reúnen por
funciones comunes desde la base hasta la cima de la organización. En la estructura
funcional los conocimientos y habilidades del personal determinan la ubicación
departamental.
Por ejemplo: pertenecen al departamento de mercadotecnia todas aquellas personas que
conocen y desempeñan funciones y actividades relacionadas con la comercialización de
productos o servicios. Se trata del personal que labora en manufactura, investigación y
desarrollo y publicidad. El grupo de trabajo que integra el departamento de mercadotecnia
dependerá de un dirigente denominado director de comercialización o mercadotecnia.
En resumen, en la estructura funcional, son precisamente las funciones que desempeñan
las personas las que determinan la forma de administrar la organización y, a partir de esto,
se relacionan los elementos de la estructura organizativa.
4 Estructura funcional
Una ventaja de la estructura funcional es que permite la economía a escala,
esto significa, que todos los colaboradores se localizan en instalaciones que
pueden compartir. Esta ventaja le permite a la organización que sus
empleados desarrollen habilidades adicionales a sus funciones básicas, es
decir, se ven en la necesidad de realizar una variedad de actividades
funcionales dentro de su departamento.
Una desventaja de la estructura funcional es que prevalece la jerarquía
vertical, lo que significa que las decisiones se centran en los altos mandos y
en los mandos medios. Esto retrasa las acciones ya que los ejecutivos no dan
soluciones fluidas a las diversas situaciones que requieren coordinación
departamental. Se puede decir que la jerarquía vertical sobrecarga las
actividades de la estructura organizacional.
4 Estructura funcional
Recordemos que una estructura horizontal permite la coordinación y la
comunicación directa entre el personal de los diferentes departamentos. En la
estructura funcional, esta posibilidad es casi nula, ya que los colaboradores
tienen limitada visión de las metas globales y se conducen conforme lo regula
su línea de mando y, fuera de esto, no tienen alcances para coordinarse con
otras áreas, si no es por medio de sus jefes (supervisores, gerentes y
ejecutivos).
Los administradores eligen diseñar estructuras funcionales para que la
eficiencia sea importante cuando los conocimientos y experiencia son críticos
para obtener los objetivos funcionales de la organización.
5 Estructura divisional
A la estructura divisional la caracteriza el agrupamiento estratégico en función de los productos
o servicios de la organización.
Este tipo de estructura se encuentra en organizaciones grandes con múltiples líneas de
producto, donde la administración da prioridad a los objetivos de productos o servicios y a la
coordinación por medio de funciones.
A esta estructura también se le conoce como estructura de producto o unidades de negocios
estratégicos.
La principal diferencia entre una estructura funcional y una divisional es que en la última, la
empresa se organiza agrupando de manera separada cada unidad estratégica de producción,
es decir, se da prioridad a todos los objetivos de producto o servicio, los cuales generan
departamentos o subdivisiones de actividades funcionales necesarias para cumplan sus
metas.
5 Estructura divisional
En una estructura funcional existen departamentos que agrupan personas de acuerdo a
funciones en común. Mientras que en el caso de la estructura divisional las personas se
agrupan en función de las líneas de producto o servicio que ofrece de la organización.
Por ejemplo: una organización cuya actividad central es la tecnología de información,
divide su línea de servicios en unidades o divisiones de producción: publicación
electrónica, oficina automatizada y realidad virtual. De estas unidades o divisiones se
originan departamentos destinados a realizar las funciones necesarias para que la
empresa pueda lograr sus objetivos de producción. Entonces, existirán departamentos
o subdivisiones de investigación y desarrollo, producción, contabilidad y mercadotecnia
para que las divisiones de la organización cumplan sus metas.
El siguiente organigrama muestra la estructura divisional de la organización que se
mencionó en el ejemplo anterior.
5 Estructura divisional
5 Estructura divisional
El siguiente organigrama representa el mismo ejemplo, pero de acuerdo con
la estructura funcional.
¿Cuál de estos organigramas te parece más objetivo y por qué?
5 Estructura divisional
Una de las principales ventajas de la estructura divisional es que permite descentralizar la
toma de decisiones, debido a que las jerarquías de autoridad se encuentran en un nivel
más bajo y por la necesidad de coordinarse de manera más rápida y directa entre los
departamentos funcionales dentro de cada grupo o división de productos.
Otra ventaja en este tipo de estructura es que cada unidad o división es más libre de
adaptarse a su propio ambiente, propiciando la flexibilidad al cambio. Este tipo de
estructura funciona bien en organizaciones grandes y complejas con cambios constantes.
Como ejemplo de organizaciones con estructuras divisionales se pueden mencionar
empresas con divisiones o unidades de negocios separados con autonomía en sus
operaciones y en su constitución legal, pero que opera con la orientación de una matriz o
de un corporativo. Las instituciones de gobierno crean divisiones para poder alcanzar a
cubrir las demandas de la sociedad. Empresas como Microsoft® operan con divisiones
que permiten agilizar sus operaciones y responder a los cambios externos.
5 Estructura divisional
Como requisitos de la estructura divisional se puede determinar que la organización cuente con el
suficiente personal, infraestructura y recursos para abarcar las divisiones o unidades en las que se
puede organizar, por ello es que este tipo de estructura es apropiada en organizaciones muy
grandes.
Una desventaja de la estructura divisional es que no permite que la organización economice. Al
momento de crear “pequeños negocios”, éstos demandarán equipamiento e instalaciones que les
permitirán ser autosuficientes.
Empresas grandes, con un gran número de divisiones sufren problemas de coordinación horizontal.
Esto significa que es difícil comunicarse de manera directa y deben crear otros medios de enlace
para coordinar las divisiones.
Si en la estructura funcional los colaboradores amplían sus funciones y adquieren habilidades que
respondan a varias actividades a favor de los objetivos generales de la organización, en la
estructura divisional las personas sólo se especializan en su división, se enfocan en su línea de
productos o servicios más que en trabajar en beneficio de toda la organización.
6 Estructura geográfica
Este tipo de estructura es necesaria para aquellas organizaciones que necesitan
dispersarse en diferentes regiones o países cuando sus clientes o usuarios demandan
sus productos o servicios.
Podemos decir que cuando una organización se estructura en divisiones o unidades de
negocio y la tendencia es continuar en crecimiento, la expansión territorial podría ser
consecuencia lógica. Sin embargo, el determinante principal de la estructura geográfica
radica en la demanda de sus clientes.
Un claro ejemplo de organizaciones con estructuras geográficas, son las empresas
multinacionales (Coca-Cola®, PepsiCo®, Hewlett-Packard®, Ford Company®). Este
tipo de organizaciones se expandieron por demanda de sus clientes a todo el mundo y
se organizaron por zonas geográficas, pasaron de una estructura divisional a una
estructura geográfica.
6 Estructura geográfica
Las ventajas y desventajas de una estructura geográfica son similares a las de una
estructura divisional. En el caso de las estructuras geográficas, los enlaces de tipo
horizontal se acentúan más dentro de una región y es menor la coordinación entre las
diferentes regiones.
A continuación se presenta un organigrama que representa una estructura geográfica.
7 Estructura híbrida
Este tipo de estructura hace referencia al término hibridación, el cual supone una mezcla de
rasgos o características para conformar un nuevo concepto o producto de esa combinación.
En la realidad, muchas estructuras organizacionales no existen de manera pura. Las
organizaciones algunas veces utilizan una estructura híbrida que combina características de
varios enfoques hechos para específicas necesidades estratégicas.
La finalidad de implementar estructuras híbridas en las organizaciones es combinar
características de otras estructuras (divisional, funcional, geográfica, matricial) para tomar los
beneficios que ofrece cada una y evitar las desventajas.
Resulta muy útil emplear esta estrategia de diseño de estructura organizacional cuando las
organizaciones se encuentran inmersas en ambientes inestables o con cambios constantes.
La estructura híbrida ofrece a las organizaciones flexibilidad para adaptarse a cambios del
ambiente.
7 Estructura híbrida
Cuando una organización crece y tiene varios productos en el mercado será necesario que
diseñe una estructura divisional. Las funciones que se requieren más por la misma demanda
del producto, mediante la estructura divisional, serán descentralizadas. Aunque, puede
suceder que no se requiera por completo utilizar una estructura divisional, sino que se combine
con las ventajas de otro tipo de estructura.
Por ejemplo: si algunas otras funciones de la organización son estables y funcionales y resulta
más rentable para la empresa dejarlas como están, es decir, utilizando una estructura
funcional que le permita coordinar estas funciones de manera central a través de la dirección y
que el personal que las desempeña continúe utilizando instalaciones que le permitan
economizar recursos.
El caso anterior es un ejemplo donde resulta útil para la organización, una estructura híbrida,
ya que combina algunos beneficios de la estructura funcional y ciertas ventajas de la
estructura divisional.
8 Estructuras por proyecto y matricial
La estructura por proyecto y matricial también es conocida como de matriz u organización por
grados. Se trata de una estructura híbrida o mixta que combina dos formas de división de
departamentos en una misma estructura de organización: la división en departamentos por
funciones y la división en departamentos por productos o proyectos.
A diferencia de las estructuras funcional, divisional y geográfica, las estructuras matriciales
pueden combinar dos enfoques diferentes. Por ello, se dice que este tipo de estructuras son
híbridas o mixtas, ya que a algunas organizaciones les interesa organizarse en función de sus
productos y en la geografía, al mismo tiempo.
La estructura matricial es una forma fuerte de enlace horizontal. Recordemos que el enlace de
tipo horizontal se diseña para propiciar la coordinación, cooperación y comunicación entre el
personal de la organización, además de reducir las cadenas de mando, eliminar barreras entre
departamentos, agilizar la toma de decisiones y emplear la tecnología de la información para
establecer comunicaciones rápidas y fluidas.
8 Estructuras por proyecto y matricial
Entonces, la característica distintiva de una estructura matricial es que tanto la estructura de
división de productos como la funcional (horizontal y vertical) se implantan al mismo tiempo.
En una organización con este tipo de estructura matricial, los gerentes de producto o servicios
(enlace horizontal) y los gerentes funcionales (enlace vertical) tienen autoridad igual dentro de
la organización y los empleados se reportan a ambos. Por tanto, la estructura matricial supone
una doble autoridad.
Un ejemplo se representa en el siguiente organigrama. Supongamos que se trata de una
empresa que fabrica ropa. La línea de productos que maneja se divide por las características
de las prendas. El producto A será ropa para dama. El producto B ropa infantil y el producto C
ropa para caballero. Cada línea de producto sirve a mercados y productos diferentes. Estos
departamentos son dirigidos por administradores y se interrelacionan con los gerentes
funcionales (enlace vertical), quienes representan la otra línea de mando o autoridad.
8 Estructuras por proyecto y matricial
Presidente
Director de
operaciones de
producto
Administrador
de producto A
Administrador
de producto B
Administrador
de producto C
Gerente
de diseño
Gerente
de diseño
Gerente de
mercadotecnia
Contador
Gerente de
recursos
8 Estructuras por proyecto y matricial
Una estructura matricial es la más adecuada cuando la incertidumbre del entorno es alta
y los objetivos reflejan un requerimiento doble, como metas de producto y funcionales. La
estructura dual de autoridad facilita la comunicación y la coordinación para atender
cambios ambientales rápidos y permite el equilibrio entre los jefes de producto y
funcionales.
La principal fuerza de la estructura matricial es que le permite a una organización
enfrentar demandas dobles del entorno. Los recursos (humanos y materiales) se pueden
asignar con flexibilidad a productos diferentes y la organización puede adaptarse a los
requerimientos externos.
En cuanto a las desventajas de la estructura matricial se puede decir que no todo el
personal de una organización tiene la capacidad de adaptarse a desempeñar sus
actividades bajo una doble autoridad, quizás algunos colaboradores manifiesten
sentimientos de confusión, tensión o cierta incertidumbre.
8 Estructuras por proyecto y matricial
En la estructuras por proyecto y matricial los gerentes deben crear muy
buenas relaciones interpersonales respecto a los grupos de trabajo, debido al
hecho de que los subordinados tienen que reportar a dos cadenas de mando
en forma simultánea, es muy importante que mantengan comunicaciones
fluidas para evitar confusiones o desacuerdos.
En esta estructura, la capacitación debe ser constante, ya que por este medio
se pueden desarrollar habilidades, actitudes y aptitudes que le permitan al
personal aprender a coordinarse y desempeñar de manera eficaz sus
actividades. Los colaboradores deben dominar el sistema matricial para poder
manejarse con eficacia dentro de éste, de lo contrario, será imposible trabajar
en equipo para el logro de objetivos.
8 Estructuras por proyecto y matricial
Si se logra que el personal conozca perfectamente los lineamientos y
características en que opera esta estructura de matriz, el hecho de reportar a
dos jefes no será una carga o un motivo de confusiones, por el contrario
ampliará las opciones de resultados. Además, el personal desarrollará
capacidades de cooperación que permitirá generar sentimientos de seguridad
en el desarrollo de las actividades.
En resumen, la estructura matricial formaliza los equipos de trabajo
horizontales, combinando la tradicional jerarquía de mando vertical. El punto
clave es lograr un equilibrio en esta conexión estructural: enlaces
horizontales y enlaces verticales.
Conclusión
En esta semana aprendimos sobre la estructura
organizacional, podemos compararla con un
esqueleto, ya que en el se soporta todo lo que
integra al cuerpo, así mismo es con las
organizaciones, sobre la estructura se soporta
todo lo que la integra.
También comprendimos que el diseño organizacional es la forma en que una
organización moldea cada uno de sus componentes para el logro de su óptimo
funcionamiento y la consecución de sus objetivos y metas.
Analizamos cinco estructuras organizacionales: la funcional, la divisional, la
geográfica, la híbrida y la que es por proyecto y matricial.
Conclusión
En la estructura funcional encontramos el tipo más común de estructura que manejan las
organizaciones. En ella las funciones que desempeña cada persona determina el cómo se
administrará la organización.
En la estructura divisional encontramos un modelo que se caracteriza por un agrupamiento
estratégico, donde cada grupo de manera separada se maneja como unidad estratégica. Es también
conocida como estructura de producto o unidad de negocio.
En la estructura geográfica la organización está repartida en varias regiones, es decir se encuentra
en diferentes zonas geográficas.
Éstas estructuras son las que manejan las empresas
multinacionales.
La estructura híbrida es la que combina características de otras estructuras tomando los beneficios
que cada una ofrece evitando así estar en desventaja.
Por último vimos las estructuras por proyecto y matricial, estas son conocidas como organización por
grados ya que divide a sus departamentos por funciones y la división de los departamentos es por
productos y servicios.
Referencias
•
Chiavenato, I. (2004). Comportamiento organizacional: La
dinámica del éxito en las organizaciones. México: Thomson.
•
Daft, R. (2005). Teoría y diseño organizacional. México.
Thomson.