metodología de entrega-recepción

GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
ÍNDICE
Página
I.
Presentación
2
II. Glosario de términos
3
III. Objetivo
6
IV. Marco Jurídico
7
V. Lineamientos generales
9
VI. Metodología
12
VII. Modelos de actas de entrega-recepción
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VIII. Anexos (formatos e instructivos)
41
IX. Histórico de Revisiones
45
X. Firmas de Autorización
45
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I. PRESENTACIÓN
La entrega-recepción con motivo del cambio de titulares en las entidades académicas y
dependencias de la Universidad Veracruzana es una de las obligaciones de las
autoridades unipersonales y funcionarios contempladas en el Estatuto General de esta
casa de estudios.
Para ese efecto, el citado ordenamiento establece como una atribución de la
Contraloría General, intervenir en dicha entrega-recepción a través de la Dirección de
Control y Evaluación e informar a la Junta de Gobierno sobre los compromisos y
responsabilidades que pudieran derivarse de los citados procesos, en atención a lo
estipulado por el reglamento de este órgano colegiado.
Por lo anterior, y consciente de la importancia del cumplimiento de esta obligación, la
Junta de Gobierno instruyó a la Contraloría General para formular la presente guía, que
incluye, entre otros elementos importantes, su objetivo, marco jurídico, lineamientos y
metodología, así como una serie de formatos e instructivos, con la finalidad de que los
servidores universitarios que, por disposición de la superioridad, asuman o se separen
de los cargos, empleos o comisiones, se apoyen en esta herramienta administrativa
para transmitir los recursos, documentos y asuntos institucionales encomendados a su
resguardo, de manera ordenada y transparente.
Consecuente con tal disposición, esta guía se constituirá en un instrumento
indispensable en el proceso de entrega-recepción, toda vez que el titular saliente
encontrará las recomendaciones para organizar e integrar adecuadamente la
información y documentación a entregar, sin importar la magnitud ni la complejidad de
los recursos y asuntos que maneje la entidad académica o dependencia y, por su parte,
el titular entrante hallará la debida orientación de cómo debe organizarse y recibirlos.
En conclusión, la presente guía favorecerá que el proceso de entrega-recepción en las
entidades académicas y dependencias de la Universidad Veracruzana resulte una
muestra de cultura administrativa que revele la transparencia y manejo escrupuloso en
la transmisión de los recursos, documentos y asuntos institucionales, propicie la
rendición de cuentas y, consecuentemente, la preservación del patrimonio de nuestra
casa de estudios.
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II. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acta de entrega-recepción.- Documento donde se plasman los resultados del proceso
de entrega-recepción y se enlistan sus anexos, en los que se detallan los recursos
financieros, materiales, humanos y físicos, así como los documentos y asuntos que son
objeto de la entrega, una vez efectuada la inspección física de los bienes y la
verificación de la información, a satisfacción del titular entrante.
Acto protocolario.- Evento llevado a cabo en las oficinas de la entidad académica o
dependencia objeto de la entrega, con la participación de los comités de entrega y de
recepción donde, mediante la firma de un acta administrativa y sus anexos, se formaliza
la transmisión de los recursos administrados y los asuntos y documentos manejados
durante el período de gestión del titular saliente.
Anexos del acta de entrega-recepción.- Formatos y documentos donde se plasma la
información relativa a los recursos administrados y los asuntos manejados que son
materia de la entrega-recepción.
Archivo activo.- Información pública contenida en expedientes o documentos en uso o
consulta permanente dentro de su vigencia que no excederá de cinco años, con
excepción de la información reservada la cual podrá estar en esa condición hasta por
un período máximo de doce años.
Archivo pasivo.- Información confidencial contenida en expedientes o documentos que
se utilizan o consultan ocasionalmente, pero que por la importancia de su contenido no
tienen período de vigencia; incluye los documentos considerados como históricos los
que no podrán destruirse en ningún tiempo y bajo ninguna circunstancia.
Autoridades
unipersonales.Los
servidores
individualmente en el Título II de la Ley Orgánica.
universitarios
considerados
Bienes no localizados.- Mobiliario y equipo no encontrado físicamente en el momento
de levantar el inventario físico por parte del Departamento de Control de Inventarios; se
consideran en esa situación porque pudieran haberse movido del área o espacio donde
se encuentran asignados.
Bienes faltantes.- Una vez transcurrido el plazo de 15 días hábiles otorgado por el
Departamento de Control de Inventarios para encontrar los bienes “no localizados” en el
momento del inventario, se considerarán como faltantes y tal situación obligará a su
restitución en los términos previstos en el Reglamento para el Control Patrimonial de la
UV.
Comité de entrega.- Cuerpo colegiado integrado por el titular de la entidad académica
o dependencia y sus principales colaboradores que se reúne a fin de organizar y
ejecutar las fases del proceso de entrega para transmitir los recursos administrados y
los asuntos y documentos manejados durante el período de su gestión administrativa.
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Comité de recepción.- Cuerpo colegiado integrado por el servidor universitario
designado por la superioridad para asumir la titularidad de la entidad académica o
dependencia, así como por las personas que juzgue conveniente, preferentemente
servidores universitarios, que se reúne y organiza para recibir los recursos
administrados y los asuntos y documentos manejados durante el periodo de gestión del
titular saliente.
Comodato.- Figura jurídica que consiste en el otorgamiento de la posesión de los
bienes de manera temporal, por parte del propietario denominado “comodante” a otra
persona física o moral denominada “comodatario”, mediante la celebración de un
contrato civil (de comodato) donde se estipulan los derechos y obligaciones de ambos.
Constancia de no adeudo.- Oficio expedido por la Dirección de Contabilidad donde se
hace constar que a la fecha de su emisión, el servidor universitario de quien se trate, no
tiene ningún adeudo pendiente a favor de la Universidad.
Declaración de situación patrimonial de conclusión.- Documento que comprende la
manifestación de datos relativos al patrimonio del servidor universitario, que se presenta
a la Contraloría General de la Universidad dentro de los treinta días siguientes a la
separación del cargo, empleo o comisión, en cumplimiento de lo dispuesto por el
Reglamento en Materia de Registro Patrimonial de los Servidores de la Universidad
Veracruzana.
Declaración de situación patrimonial de inicio.- Documento que comprende la
manifestación de datos relativos al patrimonio del servidor universitario, que se presenta
a la Contraloría General de la Universidad dentro de los sesenta días siguientes al inicio
del encargo, empleo o comisión, en cumplimiento de lo dispuesto por el Reglamento en
Materia de Registro Patrimonial de los Servidores de la Universidad Veracruzana.
Expediente protocolario.- Paquete documental conformado por las actas
administrativas levantadas al inicio, durante y al final del proceso de entrega-recepción.
Finiquito de cancelación del vale.- Oficio expedido por la Dirección de Contabilidad
donde se hace constar que el servidor universitario a quien se hace referencia, ha
comprobado en su totalidad el vale de gastos a comprobar de que se trate y,
consecuentemente, no tiene ningún adeudo pendiente a favor de la Universidad por ese
concepto.
Funcionarios.- Los servidores universitarios considerados en el Capítulo XI de la Ley
Orgánica, así como a todos aquellos que mencione el Estatuto General.
Manual de Procedimientos Administrativos.- Compendio de políticas y
procedimientos de observancia obligatoria para todos los servidores universitarios,
complementario de los ordenamientos respectivos, emitido por la Secretaría de
Administración y Finanzas para regular los aspectos administrativos de la Universidad.
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Marco normativo universitario.- Conjunto de leyes, estatutos y reglamentos que rigen
el desempeño de los servidores universitarios.
Órgano interno de control.- Contraloría General de la Universidad Veracruzana,
dependiente de la H. Junta de Gobierno.
Órganos Superiores de Fiscalización.- Auditoría Superior de la Federación y Órgano
de Fiscalización del Estado de Veracruz.
Patrimonio documental.- Paquete documental integrado por las relaciones de archivos
activos y pasivos de la entidad académica o dependencia objeto de la entrega.
Políticas de cierre.- Lineamientos de observancia obligatoria para todos los servidores
universitarios, emitidos por la Secretaría de Administración y Finanzas de la
Universidad, donde se contemplan las acciones a realizar para concluir las operaciones
del ejercicio y facilitar el cierre de los registros contables, lo que permite la oportunidad
en la emisión de los estados financieros anuales.
Programa Operativo Anual (POA).- Instrumento de evaluación que integra los
proyectos autorizados para ser ejercidos en el período del 1º de enero al 31 de
diciembre de cada ejercicio.
Servidor universitario.- Todos los individuos que laboren para la Universidad
Veracruzana y, como consecuencia, sean remunerados por desempeñar un cargo,
empleo o comisión.
Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU).- Sistema institucional
informático modular que integra los datos relativos a los estudiantes y a los recursos
humanos y financieros.
Testigo de asistencia.- Persona que interviene en un acta de entrega-recepción a
invitación de quien entrega; firma únicamente para dejar constancia de que presenció
que se llevaron a cabo por los participantes las diligencias narradas en el documento
citado.
Titular de entidad académica o dependencia.- Servidor universitario que ostenta el
rango jerárquico más alto en la estructura orgánica de la entidad académica o
dependencia.
Titular entrante.- Servidor universitario que asume el cargo, empleo o comisión por
disposición de la superioridad.
Titular saliente.- Servidor universitario que por cualquier motivo se separa del cargo,
empleo o comisión para el que fue nombrado.
Transferencia de mobiliario y equipo.- Acción documentada mediante la cual una
entidad académica o dependencia cede físicamente a otra, algunos muebles o equipos
para que queden bajo su adscripción y resguardo.
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III. OBJETIVO
Integrar, de manera organizada y oportuna, mediante un proceso legal-administrativo, la
información relativa a los recursos financieros, humanos y materiales, así como los
asuntos y documentos manejados por parte de los servidores universitarios que
concluyen su gestión administrativa, para dejar constancia del estado que guardan,
agilizar su recepción y facilitar la instalación de los servidores universitarios entrantes,
con la finalidad de delimitar las responsabilidades y propiciar la continuidad de las
acciones.
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IV. MARCO JURÍDICO
ESTATUTO GENERAL
TÍTULO QUINTO: DE LOS ÓRGANOS COLEGIADOS
CAPÍTULO III
DE LA CONTRALORÍA GENERAL
SECCIÓN II1
DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL Y EVALUACIÓN
Artículo 235.3.- El Director de Control y Evaluación tendrá las atribuciones
siguientes:
I a VI…
VII. Intervenir en los procesos de entrega-recepción de autoridades y funcionarios
de las entidades académicas y dependencias
VIII a X.
TÍTULO SEXTO: DE LAS OBLIGACIONES FALTAS Y SANCIONES DE LAS
AUTORIDADES UNIPERSONALES Y FUNCIONARIOS
Artículo 266. Además de las atribuciones establecidas en la Ley Orgánica, Estatutos y
Reglamentos respectivos, las autoridades y funcionarios de la Universidad tendrán las
obligaciones siguientes:
XVIII. Preparar la documentación requerida para el levantamiento del acta de entregarecepción correspondiente cuando se dé el cambio de titular, y firmar quienes en este
acto intervengan;
CAPÍTULO II: DE LAS FALTAS
Artículo 269. Se consideran faltas de las autoridades unipersonales y funcionarios
universitarios, además de las establecidas en la Ley Orgánica, las siguientes:
III. Incumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 266 de este Estatuto;
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1
Acuerdos de la Comisión de Reglamentos, ratificados en CUG del 14 de diciembre de 2009
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REGLAMENTO EN MATERIA DE REGISTRO PATRIMONIAL DE LOS SERVIDORES
DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA
ARTÍCULO 6.- Los plazos para la presentación de la declaración de situación
patrimonial serán los que a continuación se mencionan:
I.
Dentro de los sesenta días naturales siguientes a la toma de posesión;
II. Dentro de los treinta días naturales siguientes a la terminación del encargo, o a la
designación para otro puesto dentro de la Universidad;
REGLAMENTO DE
VERACRUZANA
LA
JUNTA
DE
GOBIERNO
DE
LA
UNIVERSIDAD
Artículo 45.- El Contralor General deberá informar a la Junta de Gobierno los
compromisos y responsabilidades que pudieran derivarse de los procesos de entregarecepción, cuando se dé el cambio de Titular en las Entidades Académicas y
Dependencias de la Universidad.
CÓDIGO PENAL PARA EL ESTADO DE VERACRUZ
CAPÍTULO III INCUMPLIMIENTO DEL DEBER LEGAL
Artículo 320.- Se impondrán de tres a diez años de prisión y multa hasta de
cuatrocientos días de salario al servidor público que:
I.
…
II. Al concluir el empleo, cargo o comisión no entregue a la persona autorizada para
recibir los bienes, documentación, archivos, expedientes y todo lo que haya estado
bajo su responsabilidad.
LEY ORGÁNICA DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA
TÍTULO CUARTO
CAPÍTULO II
DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES
Artículo 114.- Si al investigar las faltas de carácter universitario se advierte la comisión
de un delito, deberá hacerse la denuncia a las autoridades competentes, sin perjuicio
de que se imponga la sanción prevista por la reglamentación respectiva.
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V. LINEAMIENTOS GENERALES
1. Las disposiciones establecidas en estos lineamientos serán aplicables para
documentar la entrega-recepción de recursos financieros, humanos y materiales,
así como para los asuntos y documentos que tengan asignados los servidores
universitarios sujetos al cumplimiento de esta obligación.
2. Estarán obligados a la entrega-recepción:
a) Las autoridades y funcionarios designados por la Junta de Gobierno como el C.
Rector, el Secretario Académico, el Secretario de Administración y Finanzas, así
como el Contralor General y los funcionarios adscritos a esta dependencia.
b) Los funcionarios y autoridades nombrados directamente por el C. Rector, como
el Abogado General, el Director de Planeación Institucional, el Director General
de Tecnología de Información, el Director de Proyectos, Construcciones y
Mantenimiento, el Director de Comunicación Universitaria, el Director Editorial, el
Director General de Difusión Cultural, los Vicerrectores, el Director General de la
Universidad Veracruzana Virtual, el Director de Vinculación General, los
Directores Generales de Área Académica, los Directores y Administradores de
las entidades académicas, los Secretarios Académicos y de Administración y
Finanzas Regionales, Directores Generales, Directores de Área, Directores de
Grupos Artísticos, etc.
c) El demás personal que maneje directamente valores y/o recursos, así como los
titulares de cargos equivalentes a los mencionados en las fracciones anteriores.
3. Los titulares de las dependencias y entidades académicas de la Universidad
Veracruzana determinarán, en sus respectivas áreas de competencia, los
servidores universitarios de nivel inferior a los señalados en los incisos “a” y “b” del
lineamiento anterior, que por la naturaleza e importancia de las funciones que
realizan o por administrar o manejar fondos, bienes o valores públicos, documentos
o asuntos oficiales, quedarán sujetos a estos lineamientos y a las demás
disposiciones jurídicas que resulten aplicables. Estos procesos de entregarecepción se podrán llevar a cabo sin la presencia de la Contraloría General; no
obstante, deberán ser realizados de acuerdo a los procedimientos establecidos en
esta guía, debiendo intervenir el titular de la entidad académica o dependencia en
dicho proceso y remitir a este órgano interno de control, copia del acta de entrega
recepción y anexos, dentro de los 5 días hábiles posteriores a la realización del
evento.
4. Previo al proceso de entrega-recepción, el Rector solicitará a la Junta de Gobierno,
la participación y supervisión de la Contraloría General, la cual podrá efectuarse,
antes, durante y después del proceso de entrega-recepción.
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5. La entrega-recepción se formalizará por escrito mediante acta administrativa y
anexos, donde se describa el estado que guarda la administración de los recursos,
documentos y asuntos de la entidad académica o dependencia sujeta a este
proceso.
6. La formalización de la entrega-recepción se efectuará invariablemente con la
intervención del personal de la Contraloría General, exceptuando los casos
mencionados en el lineamiento tercero; asimismo, se deberá contar con la
presencia de dos testigos de asistencia, propuestos por el servidor universitario
saliente. En caso de que se abstenga de nombrarlos, serán propuestos por el
representante de la Contraloría General, y su participación consistirá únicamente en
hacer constar que se llevó a cabo la formalización del acta administrativa de
entrega-recepción, mas no de su contenido.
7. El servidor universitario saliente será responsable de integrar la información relativa
a los recursos financieros, humanos y materiales, así como los asuntos y
documentos manejados durante su gestión, mismos que se harán constar en el acta
de entrega-recepción y en los anexos correspondientes.
8. El proceso de entrega-recepción se realizará en las oficinas donde se llevan a cabo
las actividades inherentes al empleo, cargo o comisión objeto de la entrega.
9. La verificación física del mobiliario y equipo de la entidad académica o dependencia
deberá ser realizada previamente a la entrega-recepción por el Departamento del
Control de Inventarios, quien dejará constancia de los resultados en un acta
administrativa firmada por el servidor universitario saliente y por personal que
participe en la misma, de la cual se turnará copia a la Contraloría General con la
finalidad de que se integre dentro de los anexos del acta de entrega-recepción.
10. Quien entrega será responsable de efectuar las aclaraciones correspondientes
sobre los bienes que pudieran determinarse en calidad de “no localizados” en el
momento del levantamiento del inventario o a la reposición de los mismos en caso
de faltantes definitivos, en los términos del Reglamento para el Control Patrimonial
de la UV.
11. El servidor universitario entrante será responsable de constatar la existencia física
de los bienes que reciba, así como de verificar la información relativa a los recursos
financieros, humanos y materiales, y a los asuntos y documentos manejados por la
administración anterior, contenidos en el acta de entrega-recepción y sus anexos.
12. Durante los 15 días hábiles posteriores a la firma del acta de entrega-recepción, el
servidor universitario saliente, a petición escrita del servidor universitario entrante,
hará las aclaraciones que procedan y proporcionará, en su caso, la información
adicional. El servidor universitario entrante deberá informar por escrito a la
Contraloría General, sobre las aclaraciones realizadas en un lapso no mayor a 5
días hábiles.
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13. En caso de que el servidor universitario entrante detecte alguna irregularidad de
acción u omisión en el contenido del acta respectiva o en los anexos de la misma,
durante el término señalado en el lineamiento 12, deberá hacerlo del conocimiento
de la Contraloría General para que proceda según corresponda.
14. La entrega formal por la causa o motivo que origine su separación, no releva al
servidor universitario saliente de la responsabilidad en que pudiese haber incurrido
durante el período de su gestión, en su empleo, cargo o comisión.
15. No podrá recibirse o asumirse otro cargo, empleo o comisión, mientras no se haya
efectuado la entrega del anterior.
16. Posteriormente a la entrega-recepción, el servidor universitario saliente estará
obligado a presentar su declaración de situación patrimonial por conclusión de
encargo. Por su parte, el servidor universitario entrante estará obligado a presentar
su declaración patrimonial por inicio de encargo, en los términos que establece el
Reglamento en Materia de Registro Patrimonial de los Servidores de la Universidad
Veracruzana.
17. La Contraloría General será la dependencia facultada para interpretar estos
lineamientos y sus efectos administrativos, así como para emitir las disposiciones
que requieran su adecuada aplicación y cumplimiento.
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VI. METODOLOGÍA
INTRODUCCIÓN
El proceso de entrega-recepción en la Universidad Veracruzana es motivado por el
cambio de autoridades y funcionarios titulares de sus entidades académicas y
dependencias y puede ser originado principalmente por las causas siguientes:
A. Término de la gestión administrativa
B. Políticas internas o reorganización
C. Causas de fuerza mayor
En el primero de los casos, que se presenta por haber cumplido los servidores
universitarios el período para el cual fueron designados, de acuerdo a lo establecido en
el marco normativo universitario, el evento se conoce con la debida anticipación,
pudiéndose contar con el tiempo suficiente para planear y desarrollar los trabajos que
anteceden al acto de entrega-recepción, lo cual permite la preparación, ordenamiento y
actualización oportuna de la información requerida para efectuar un proceso formal de
transmisión, una vez que se conoce de manera oficial.
En el segundo y tercer caso, la remoción de los titulares o la instalación de sus relevos
se hacen, por lo regular, de manera repentina, lo cual limita la planeación y,
consecuentemente, el trabajo previo.
Cabe señalar que en todas las situaciones, el proceso formal inicia cuando el C. Rector
solicita a la Junta de Gobierno la intervención de la Contraloría General para participar
en el proceso de entrega-recepción que corresponda, consecuentemente, resulta
conveniente que este comunicado se emita conjuntamente con el nombramiento del
titular entrante para propiciar que inicie su gestión administrativa oportuna y
formalmente.
A. Cambio de titulares por término de gestión administrativa
A efecto de facilitar el procedimiento de entrega-recepción en estos casos, como
pudieran ser la entrega del Rector, Vicerrectores o de los titulares de las entidades
académicas, cuyos períodos de gestión se encuentran contemplados en el marco
normativo universitario, se han dividido las acciones a realizar en las siguientes etapas:
1. Planeación de la entrega
2. Integración y verificación de la Información
3. Acto de entrega-recepción
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1. Planeación de la entrega
Esta fase comprende las siguientes actividades:
1.1 Constitución de los Comités de entrega y de recepción: Dependiendo de la
magnitud de la entrega y para llevarla a cabo de manera ordenada y en el menor
tiempo posible, se recomienda a los servidores universitarios involucrados, tanto a
los que entregan como a los que reciben, compartir la responsabilidad,
constituyendo comités de entrega y de recepción.
El comité de entrega deberá estar integrado por el titular y sus principales
colaboradores, quienes a su vez, podrán auxiliarse con el personal que tenga
relación directa con las funciones siguientes de la entidad académica o
dependencia, como pudieran ser:
a. Académicas
b. De planeación, control y evaluación de programas
c. Recursos financieros
d. Recursos humanos
e. Recursos materiales
f. Obra pública
g. Control patrimonial
h. Patrimonio documental
El comité de entrega funcionará de acuerdo a un programa calendarizado que
contemple la ejecución de todas las fases del proceso de entrega-recepción.
El comité de recepción podrá ser integrado por el titular entrante, así como por las
personas que juzgue conveniente, preferentemente servidores universitarios,
debiendo responder de su actuación el citado titular que recibe.
De acuerdo a la magnitud de la entidad académica o dependencia que se entregue,
una sola persona puede hacerse responsable de la coordinación de la integración
de la información, correspondiente a varias áreas administrativas.
La constitución de los comités se formalizará mediante acta administrativa de la que
se remitirá copia a la Contraloría General, en un período no mayor a tres días
hábiles posteriores a su establecimiento.
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1.2 Capacitación: La Contraloría General, en coordinación con la Dirección General de
Recursos Humanos, será la responsable de la capacitación de los comités,
actividad que se programará conjuntamente con los interesados, una vez recibida la
copia del acta de su constitución.
1.3 Difusión del programa: Es importante dar a conocer los detalles del programa y
acciones calendarizadas a todo el personal de la entidad académica o dependencia
involucrado en el proceso, de modo que los objetivos, procedimientos y acciones le
resulten claros y comprensibles.
1.4 Operación de los Comités: El comité de entrega será el responsable del proceso de
entrega-recepción, desde su inicio hasta su terminación.
Es conveniente dotarlo de los recursos financieros, humanos y materiales
necesarios, a efecto de facilitar la realización y cumplimiento en tiempo y forma de
cada fase del proceso. Por ello, se recomienda presupuestar los recursos
necesarios en el ejercicio fiscal que corresponda al término de la gestión
administrativa.
Tratándose de la entrega del Rector, la Secretaría de Administración y Finanzas
será la responsable de emitir las políticas programáticas, presupuestales y
financieras, así como el calendario con las acciones y tiempos para el cierre de la
gestión financiera y administrativa.
Por su parte, la Secretaría Académica será la responsable de dictar las políticas de
cierre y calendario en lo referente a los programas académicos y estratégicos.
2. Integración de la información
En esta etapa, el comité de entrega deberá preparar la información procurando que
se facilite su validación y comprendiendo las acciones siguientes:
2.1 Preparación de la información: Conocer, con la debida anticipación, la fecha en que
deberá efectuarse la entrega por término de gestión permite contar oportunamente
con la información relativa a las autorizaciones, acuerdos, contratos, convenios y,
en general, con los archivos documentales que constituyen el soporte legal de actos
como la realización y contratación de adquisiciones, arrendamientos y servicios,
obra pública, enajenación y donación de bienes en desuso, prestación de servicios,
modificaciones presupuestales, etc.
La información deberá quedar ordenada y clasificada en expedientes, de acuerdo a
la materia de que se trate, de la forma siguiente:
a) Expediente protocolario
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b) Organización y marco normativo
c) Situación programática
d) Situación presupuestaria
e) Estados financieros
f) Recursos financieros
g) Recursos humanos
h) Recursos materiales
i) Recursos físicos
j) Obra pública
k) Recursos documentales
l) Patrimonio documental
m) Asuntos pendientes y en trámite
n) Estado de atención de observaciones de auditorías
o) Diversos
Cuando se conoce el evento con la debida anticipación, quien entrega deberá
procurar actualizar la información a fin de dejar la menor cantidad posible de
asuntos pendientes, para lo cual es recomendable realizar trabajos preparatorios
con la finalidad de facilitar y simplificar el proceso. Los expedientes que forman el
paquete documental estarán integrados, entre otros, con los documentos
siguientes:
a) Expediente protocolario.- Se integra con todas las actas de entrega previa y/o
definitivas que precisen ser levantadas, según el caso.
b) Organización y marco normativo.- Está constituido principalmente por el
organigrama, los manuales de organización y procedimientos, instructivos, guías
y circulares, así como por el acervo legislativo, consistente en leyes, estatutos y
reglamentos en vigor.
c) Situación programática.- Comprende la información relativa al Programa
Operativo Anual integrado con todos los proyectos autorizados para realizarse
durante el ejercicio que corresponda, por la entidad académica o dependencia
que entrega, así como la autoevaluación que se haya realizado.
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Para el efecto, obtener el POA del Sistema Integral de Información Universitaria
(SIIU), y verificar que coincida con el importe del presupuesto anual consignado
en el Reporte de Avance Presupuestal; en caso contrario, explicar el origen de
las variaciones.
d) Situación presupuestaria.- Comprende principalmente el Reporte de Avance
Presupuestal, las modificaciones presupuestales autorizadas en el ejercicio y su
justificación. En su caso, se requerirá incluir el anteproyecto o proyecto de
presupuesto para el ejercicio fiscal siguiente.
e) Estados Financieros.- Se integra con los estados financieros y sus notas
complementarias, formulados con base en registros contables actualizados con
corte al fin del mes inmediato a la entrega. Comprende el Balance General,
integrado por fondo y consolidado, el Estado de Resultados y la Balanza de
Comprobación.
f) Recursos financieros.- Contiene la información relativa a los ingresos, egresos,
fondos rotatorios, y la referente al manejo de las cuentas bancarias, etc.
Fondo rotatorio.- Conocer con la debida anticipación el cambio de titulares,
permitirá comprobar oportunamente todos los gastos efectuados del fondo
rotatorio y, en su caso, efectuar el reintegro del saldo, con el objeto de entregar
únicamente copia del oficio de finiquito de cancelación del vale correspondiente o
la constancia de no adeudo expedidos por la Dirección de Contabilidad, con la
finalidad de que el titular entrante tramite el nuevo fondo rotatorio mediante la
firma del vale correspondiente.
Tratándose de cambios repentinos, se deberán arquear y entregar, el efectivo y
los documentos comprobatorios existentes en el momento de la entrega, así
como las afectaciones presupuestales por aquellos comprobantes que se
encuentren en trámite para su reintegro en efectivo. Quien recibe deberá tramitar
la comprobación de los importes recibidos y la cancelación del vale
correspondiente, así como gestionar un nuevo fondo rotatorio mediante la
expedición de un nuevo vale a su nombre.
Vales de gastos a comprobar.- Estos vales deberán ser comprobados dentro del
período establecido en el documento, de conformidad con las políticas
establecidas en el Manual de Procedimientos Administrativos en vigor, si dicho
plazo vence antes del momento de la entrega. En caso de que el proceso se
realice dentro del plazo estipulado para la comprobación, se deberán entregar al
nuevo titular los documentos y el efectivo que integren el saldo pendiente de
comprobar. Quien recibe será responsable de la comprobación y cancelación del
vale correspondiente.
Afectaciones presupuestales en trámite.- En las relaciones de afectaciones
presupuestales en trámite por pagos directos a proveedores, se deberá
identificar con precisión en qué fase del proceso o dependencia se encuentran
las afectaciones presupuestales en trámite.
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Cuentas bancarias.- Previo a la entrega, aclarar las partidas en conciliación y
efectuar las correcciones procedentes, con el objeto de que las cuentas
bancarias y el registro de firmas sean cancelados antes del evento protocolario y
entregar únicamente para el efecto el saldo conciliado, mediante cheque
certificado expedido a nombre de la entidad académica o dependencia. El
servidor universitario que recibe deberá recabar el oficio de cancelación de la
cuenta bancaria y verificar que se hayan devuelto a la institución de crédito los
cheques pendientes de utilizar; además, que se hayan dejado en la cuenta como
saldo, exclusivamente los fondos correspondientes a los cheques en circulación.
Con lo anterior, el titular entrante estará en posibilidad de tramitar la apertura de
una nueva cuenta bancaria con firmas mancomunadas. Tratándose del relevo
del administrador, únicamente se hará el cambio de firmas de no existir
inconveniente por parte del titular en funciones.
Dejar pendientes de pago la menor cantidad posible de cheques, procurando
entregarlos a sus beneficiarios antes de la entrega.
En caso de tratarse de la entrega del Rector, las entidades académicas y
dependencias deberán sujetarse a las políticas de cierre establecidas por los
Secretarios, Académico y de Administración y Finanzas.
g) Recursos humanos.- Se compone de los documentos correspondientes a la
plantilla del personal, relación de sueldos no cobrados, relación de movimientos
de personal en trámite, resumen de plazas asignadas y pendientes de asignar,
etc.
Plantilla de personal.- En la plantilla de personal que se entregue, se deberá
señalar el personal que se encuentre comisionado de otras y en otras
dependencias, así como aquellos empleados con licencia o incapacidad y los
que tengan horarios de labores distintos a los oficiales con su debida
justificación.
Nóminas pagadas.- Se deberá entregar la última nómina pagada, junto con la
relación de cheques pendientes de pago, la relación de cheques cancelados, y
las cartas poder, en su caso. De estar comprobada, entregar únicamente el vale
de distribución de nómina correspondiente a la quincena de que se trate. Las
demás nóminas pagadas deberán consignarse en el anexo correspondiente al
patrimonio documental (archivos).
h) Recursos materiales.- Se integra con los inventarios de mobiliario y equipos,
transferencias de y hacia otras entidades académicas o dependencias, actas por
denuncias de robo o extravío, así como los resguardos actualizados firmados por
el personal que los tenga en uso o bajo custodia.
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Inventario de mobiliario y equipos.- Previo al levantamiento del inventario de
mobiliario y equipos por parte del Departamento de Control de Inventarios (DCI),
se recomienda, en su caso:
 pegar las etiquetas de código de barras que se encuentren pendientes de
colocar o solicitar al DCI etiquetas nuevas, en caso de que algunas se hayan
deteriorado o desprendido de los equipos;
 tramitar las transferencias correspondientes de aquellos bienes que se tengan
en posesión pero que pertenezcan a otras entidades o dependencias;
 aplicarse en la búsqueda de los bienes que se tengan en condición de “no
localizados”;
 contar con los resguardos debidamente actualizados y
 soportar la sustracción de bienes, con la copia de las actas y oficios remitidos
a la Dirección de Asuntos Jurídicos o con las denuncias presentadas al
ministerio público correspondiente.
Asimismo, se deberán reportar el mobiliario y los equipos:
 en comodato;
 que se encuentren sin instalar o sin funcionar, especificando la antigüedad de
su recepción;
 en poder de terceros, porque se haya autorizado a servidores de la entidad
académica o dependencia mediante vales, su utilización fuera de las
instalaciones donde se encuentren asignados o adscritos y
 en reparación, debiendo especificar, en este caso, los proveedores de
servicios que los tengan en posesión.
Equipo de transporte.- En cuanto al equipo de transporte, se recomienda
concentrarlo en las instalaciones de la entidad académica o dependencia objeto
de la entrega para la verificación de su estado físico, procurando que:
 tenga placas vigentes;
 cuente con su etiqueta de código de barras;
 se encuentren dentro del vehículo documentos actualizados, como tarjeta de
circulación, copia de la póliza de seguro, calcomanías de tenencia y
verificación;
 cuente con llanta de refacción útil, utensilios (gato, llave para tuercas, etc.) y
herramientas;
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 hacer entrega del expediente relativo, el cual deberá contener, entre otros
documentos, pagos de tenencias actualizadas, copia de los comprobantes de
las reparaciones efectuadas y demás documentos inherentes a la unidad.
Inventario de obras de arte.- En el inventario de obras de arte, además de las
existentes, considerar las obras de arte otorgadas y recibidas en comodato,
procurando contar con los contratos y resguardos debidamente formalizados y
actualizados. Asimismo, consignar su estado de conservación y verificar que las
obras cuenten con etiquetas con código de barras correspondientes a su número
de inventario.
i) Recursos físicos.- Se integra con la relación de inmuebles reconocidos dentro del
patrimonio institucional, así como con los bienes raíces que se encuentren en
proceso de regularización. Asimismo, con la relación de inmuebles recibidos y
otorgados en arrendamiento, su ubicación y el importe del arrendamiento
mensual.
j) Obra pública.- Se integra con la información correspondiente a las obras
ejecutadas durante la gestión administrativa, diferenciando las concluidas de las
que se encuentren en proceso a la fecha de la entrega, incluyendo su avance
físico y financiero.
k) Recursos documentales.- Lo constituyen los inventarios de libros, revistas,
periódicos, videos, etc., así como los vales debidamente autorizados por el
préstamo de estos bienes. Se debe verificar que cuenten con número de
inventario y, en su caso, solicitarlo a la Dirección General de Bibliotecas.
Asimismo, requerir oportunamente, antes de la entrega, la devolución de
aquellos bienes por los que haya vencido el plazo otorgado para su préstamo.
l) Patrimonio documental.- Consta de todos los archivos activos y pasivos que se
encuentren bajo resguardo de la entidad académica o dependencia objeto de la
entrega. Es importante que se relacionen, entre otros, los expedientes de los
alumnos, tanto los que correspondan a los egresados, como los relativos a los
estudiantes en activo, así como los expedientes del personal y los documentos
que soporten la autenticidad de la propiedad de los bienes que conforman el
patrimonio institucional.
Los archivos deberán estar clasificados:
 por ejercicio;
 por su unidad de presentación (folders, carpetas, recopiladores, etc.) y
 por su ubicación física, para facilitar su localización, debiendo numerarse los
muebles donde se contengan (gaveteros, vitrinas, estantes, escritorios,
credencias, etc.), en orden progresivo, de izquierda a derecha en cada área
donde se encuentren; los entrepaños, gavetas o cajones serán numerados
progresivamente de arriba hacia abajo.
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Se recomienda contar con los convenios y contratos debidamente actualizados y
formalizados. Asimismo, depurar la documentación antes del proceso, con
excepción del archivo pasivo, con el objeto de asegurarse de entregar la
documentación activa por encontrarse vigente dentro del término de cinco años.
m) Asuntos pendientes y en trámite.- Conformado por la documentación relativa a
los asuntos en proceso de atención, como obras pendientes de iniciar,
afectaciones presupuestales, requisiciones, pedidos, recepción de bienes
adquiridos y pagados, estimaciones, celebración de contratos y convenios, así
como las solicitudes de información y resoluciones pendientes de atender,
efectuadas por la Coordinación Universitaria de Transparencia y Acceso a la
Información y por la Defensoría de los Derechos Universitarios, etc. Las
relaciones deberán contener los datos necesarios para su identificación, el
responsable del trámite, el área administrativa donde se encuentre en proceso y
el avance de su gestión. Asimismo, señalarán aquellos que requieran atención
inmediata y que, de no hacerlo, pudieran causar algún daño o perjuicio a la
institución.
Si se conoce con antelación la fecha del evento, procurar resolver los asuntos
pendientes, con la finalidad de entregar la menor cantidad en esas condiciones.
De ser imposible solucionar todos los asuntos pendientes, por causas ajenas a la
voluntad de quien entrega, señalar, en su caso, al responsable del asunto, el
grado estimado de atención, así como la entidad o dependencia donde se
encuentre en trámite.
n) Estado de atención de observaciones de auditorías.- Comprende la entrega de
los resultados de las auditorías practicadas por la Contraloría General, por los
auditores externos y por los órganos superiores de fiscalización, durante el
período de gestión de quien entrega, haciendo especial énfasis a las
observaciones pendientes de solventar y en proceso de atención.
o) Diversos.- Comprende la entrega de llaves de oficinas y muebles, sellos y
combinación de cajas de seguridad.
Cuando la información sea demasiado voluminosa, como en los casos relativos a la
plantilla de personal, inventario general de mobiliario y equipo, etc., se podrá
entregar un resumen de la información por dependencia, adicionada con un archivo
electrónico, indicando en el cuerpo del acta de entrega-recepción donde podrá
consultarse en el Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU). No obstante,
si el titular que recibe lo juzga necesario, estará en todo su derecho de solicitarla en
forma impresa.
2.2 Verificación: Conocer con la debida anticipación la fecha de la entrega permite al
comité de entrega transmitir paulatinamente los paquetes de información, conforme
van siendo integrados, en apego al calendario, para que el comité de recepción
proceda a la inspección física de los bienes, a la verificación de la corrección de la
información y a su firma, con el objeto de abreviar el acto protocolario, al estar
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plenamente satisfechos tanto el titular que entrega como el que recibe, por
constatar que dicho proceso ha sido efectuado por sus respectivos representantes
según lo planeado. Dicho de otra manera, en este procedimiento se realiza la
inspección y se verifica antes de llevar a cabo el acto protocolario, en virtud de que
se cuenta con el tiempo suficiente para hacerlo.
Cada paquete de información debe ser firmado también por los servidores
universitarios que hayan tenido directamente bajo su responsabilidad el control,
custodia o posesión de los bienes patrimoniales, archivos y documentos legales de
la entidad o dependencia, como cajeros, administradores, responsables de los
fondos rotatorios, pagadores, almacenistas, responsables del control presupuestal,
de la contabilidad, del control de inventarios, etc.
2.3 Actualización de la información: La información documental materia de la entrega
deberá ser lo más actualizada posible, de acuerdo al calendario de cierre, a efecto
de no sufrir nuevas actualizaciones cuando se lleve a efecto el acto protocolario,
debido a los nuevos eventos que van sucediendo por tratarse de una información
dinámica.
3. Acto de entrega-recepción
Una vez efectuada la inspección física y la verificación de la corrección de los datos
contenidos en los paquetes documentales a satisfacción del titular entrante, en la
fecha programada se procederá a la entrega-recepción de la entidad académica o
dependencia, mediante la elaboración del acta respectiva (formato VII.2) con la
intervención del personal designado por la Contraloría General, detallándose, en el
cuerpo de la misma, los anexos correspondientes, así como las observaciones que
se juzguen pertinentes.
De ser necesario, dada la magnitud de la entrega, como en el caso de cambio de
Rector, se deberán formular y anexar actas adicionales, correspondientes a las
entregas de cada área administrativa que se entregue, las cuales estarán firmadas
por los servidores que entregan y por los que reciben.
3.1 Distribución: Los paquetes de información deberán formularse en cuatro tantos con
firmas autógrafas, distribuidos de la siguiente manera:
 Un tanto para el titular entrante
 Un tanto para el titular saliente
 Un tanto para el archivo de la entidad o dependencia que se entrega
 Un tanto para la Contraloría General
El tanto correspondiente a la Contraloría General, será para su archivo o, en su
caso, para su seguimiento. Tratándose del cambio de Rector, únicamente se
proporcionará a la Contraloría General copia del acta de entrega-recepción.
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3.2 Aclaraciones: Una vez firmada el acta de entrega-recepción, el titular entrante
contará con un período de 15 días hábiles posteriores a este acto protocolario para
solicitar por escrito, en su caso, al saliente con copia a la Contraloría General, las
aclaraciones procedentes y/o la información adicional relevante que no se hubiera
detectado como materia de la entrega durante el proceso citado. Asimismo,
informará por escrito a la Contraloría General dentro del término de 5 días hábiles
sobre las correcciones efectuadas.
B. Cambio de titulares por políticas internas o reorganización
Como se mencionó al inicio de este documento, los cambios repentinos por
reorganización o políticas internas de la institución, como la rotación del personal,
no permiten planear con la debida anticipación el proceso de la entrega-recepción,
por lo que tampoco se podrá efectuar la inspección de los bienes y la verificación de
la corrección de la información de manera previa al acto protocolario de entrega. En
consecuencia, se deberá emplear un método práctico adaptable a las
circunstancias, que finalmente otorgue los mismos resultados por lo que se refiere a
lograr un proceso ordenado, que permita la inmediata instalación del titular que
recibe y facilite la continuidad de la gestión administrativa sin demora; esto no
quiere decir que no se puedan planear algunas partes del proceso dentro de los
plazos disponibles; por tanto, deberá comprender las siguientes etapas:
1. Acto de entrega previa
2. Integración y verificación de la información
3. Acto de entrega definitiva
1. Acto de entrega previa
Una vez recibida en la Junta de Gobierno la solicitud del Rector, en el lugar y la
fecha señalada para efectuar el cambio, el auditor designado por la Contraloría
General hará acto de presencia en la entidad académica o dependencia
correspondiente, para levantar un acta previa de entrega-recepción.
En este acto, el titular de la entidad académica o dependencia que entrega se
comprometerá a presentar debidamente integrado el “paquete de entrega” en un
plazo no mayor de 10 días hábiles.
Este evento tiene el propósito fundamental de que el titular entrante se avoque de
inmediato, de manera oficial, a la atención de los asuntos inherentes al cargo para
el que fue designado.
En caso de que el titular saliente presente alguna información que le hubiera dado
tiempo de preparar para el efecto, deberá ser recibida por el titular entrante,
haciéndose constar en el acta respectiva. Esta recepción debe entenderse que se
limita exclusivamente a la presencia física de los documentos, mas no a su
corrección y contenido, toda vez que el evento tiene como único propósito facilitar la
instalación del titular de manera inmediata.
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Para darle formalidad a este acto, el personal designado por la Contraloría General,
levantará el acta circunstanciada correspondiente (formato VII.1) indicando en el
texto de la misma que la administración entrante recibe la información en las
condiciones descritas anteriormente.
2. Integración y verificación de la información
Como ya se ha dicho, el titular saliente es responsable de integrar la información, lo
cual tendrá que completar dentro de los 10 días establecidos para el efecto en el
acta de entrega previa.
Por su parte, el titular entrante contará con 5 días hábiles después de haberse
cumplido la fase de integración, para verificar la corrección de la información, así
como para llevar a efecto la inspección para constatar la existencia física del
efectivo, valores, bienes y recursos documentales, todo ello con la cooperación de
los servidores designados por el titular que entrega.
3. Acto de entrega definitiva
Una vez transcurridos los 15 días hábiles otorgados para llevar a cabo la totalidad
del proceso, el auditor designado para el efecto se presentará en la entidad o
dependencia en proceso de entrega para levantar el acta de entrega definitiva
(formato VII.2), en la cual se detallarán los anexos correspondientes, así como las
observaciones que se juzguen pertinentes.
3.1 Distribución: De igual forma que en el proceso de entrega recepción por término de
gestión administrativa, los paquetes documentales de información serán elaborados
en cuatro tantos, uno para el titular que recibe, otro para el que entrega, otro para el
archivo de la entidad o dependencia que se entrega y uno más para la Contraloría
General para su archivo o seguimiento.
3.2 Aclaraciones: Una vez firmada el acta de entrega-recepción, el titular entrante
contará, en su caso, con un periodo de 15 días hábiles posteriores a este acto
protocolario para solicitar por escrito, al saliente, con copia a la Contraloría General,
las aclaraciones procedentes y/o la información adicional relevante que no se
hubiera detectado como materia de la entrega durante el proceso citado. Asimismo,
informará por escrito a la Contraloría General dentro del término de 5 días hábiles
sobre las correcciones efectuadas.
C. Cambio de titulares por causas de fuerza mayor
Para el cambio de titulares en casos como la aceptación para realizar estudios de
postgrado, renuncia, destitución o fallecimiento, se aplicará el mismo procedimiento
que para el cambio de titulares por políticas internas o reorganización.
[INICIO]
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VII. MODELOS DE ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN
Como ya quedó establecido en el apartado B de la metodología, el acta de entrega
previa tiene el propósito de dejar constancia de que el servidor entrante ha quedado
formalmente instalado en el empleo, cargo o comisión para el que fue designado por la
superioridad.
Por su parte, el acta de entrega definitiva es el documento donde quedan plasmados
los resultados del proceso de entrega-recepción.
Aspectos a considerar en la formulación de las actas de entrega-recepción:
N° RECOMENDACIÓN
1. Usar el papel oficial de la entidad académica o dependencia correspondiente.
2. Dejar un margen izquierdo y derecho de 2.5 cms.
3. Escribir con mayúsculas y minúsculas a renglón seguido y sin sangría.
4. Cancelar o testar con guiones los espacios no utilizados de cada renglón, así como
los renglones no utilizados.
5. Las actas deberán consignar la relación completa de los anexos propuestos. En los
conceptos (anexos) que no resulten aplicables a la entidad académica o
dependencia, se deberá anotar “NO APLICA”.
6. Anotar las cantidades con número y con letra.
7. Los comentarios que se formulen deberán redactarse en términos claros que
permitan apreciar fehacientemente que los bienes y documentación se reciben de
conformidad o en su defecto, efectuar las aclaraciones pertinentes por las
observaciones que ameriten ulterior revisión.
8. Las declaraciones de los participantes deben consignarse en forma textual.
9. No hacer uso de abreviaturas.
10. El acta no deberá contener borrones, tachaduras o enmendaduras.
11. El acta deberá ser firmada al margen y al calce en forma autógrafa con tinta azul en
todas sus fojas por quienes participen en ella.
12. Numerar las fojas de que constan los anexos.
[INICIO]
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VII.1 ACTA DE ENTREGA PREVIA
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
CONTRALORÍA GENERAL
REGIÓN:-------------------------------------------------------------(1)---------------------------------------ENTIDAD ACADÉMICA O DEPENDENCIA: ---------------(2)--------------------------------------ACTA PREVIA DE ENTREGA-RECEPCIÓN POR CAMBIO DE --------(3)--------------------ENTREGA: -------------------------------------(4) ----------------------------------------------------------RECIBE: ----------------------------------------(5)-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Lugar, hora y fecha-----------------------------------------En la ciudad de (6), Ver., siendo las (7) horas del día (8) de (9) de dos mil (10), se
levanta la presente acta en la oficina que ocupa la (11) de la (12) de la Universidad
Veracruzana ubicada en (13).----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Motivo-------------------------------------------------------Hacer constar la entrega–recepción previa de la (14) de la (15), en cumplimiento a lo
establecido en los artículos 235.3, fracción VII, 266 fracción XVIII y, 269 fracción III, del
Estatuto General de la Universidad Veracruzana, la cual tiene como finalidad la
inmediata instalación del titular que recibe y facilitar la continuidad de la gestión
administrativa. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Autorizaciones-----------------------------------------------------El C. (16) asume el cargo de (17) de (18) en base a su nombramiento de fecha (19)
firmado por el C. (20) Rector de la Universidad Veracruzana.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Oficio número CG (21), de fecha (22), signado por el/la C.(23), Contralor (a) General de
la Universidad Veracruzana, dirigido al C. (24), donde se indica que se ha comisionado
al C.(25), auditor (a) adscrito (a) a la Contraloría General, para intervenir en el
levantamiento del acta de entrega-recepción correspondiente. ---------------------------------------------------------------------------------- Participantes -----------------------------------------------Intervienen en el presente acto por parte de la (26), el (la) C. (27), titular saliente, con
número de personal (28), con domicilio particular en la calle (29), número (30), colonia
(31) y código postal (32) en (33), Ver. y el/la administrador (a) C.(34), con número de
personal (35), con domicilio particular en la calle (36), número (37), colonia (38) y
código postal (39), en (40), Ver., quien participa aportando información sobre los
recursos administrados y los documentos y asuntos manejados en la entidad
académica/dependencia. Así como, el (la) C. (41), titular entrante, con número de
personal (42), con domicilio particular en la calle (43), número (44), colonia (45) y
código postal (46), en (47), Ver.--------------------------------------------------------------------------Por parte de la Contraloría General, el auditor(a) comisionado, C.(48).------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página dos -----25/148
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---------------------------------------------- página dos ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Testigos de asistencia--------------------------------------Como testigos de asistencia de la presente diligencia, designados por el titular
saliente, intervienen en este acto el (la) C.(49) y el (la) C. (50), manifestando el
primero ser mayor de edad de (51) años, estado civil (52) prestar sus servicios en (53)
con cargo o funciones de (54) con RFC. (55) y con domicilio particular en la calle (56)
número (57), colonia (58) y código postal (59), en (60), Ver; el segundo manifiesta ser
mayor de edad de (61) años, estado civil (62), prestar sus servicios en (63) con cargo o
funciones de (64), con RFC. (65) y con domicilio particular en la calle (66), número (67),
colonia (68) y código postal (69), en (70), Ver. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Diligencias-------------------------------------------------El (la) C.(71), que concluye el cargo, dio curso a la entrega de la (72) al (la) C.(73),
manifestando que en este momento la información que se entrega es la única de que se
dispone (en caso de que se cuente con alguna información en el momento de levantar
el acta de entrega previa). Quien toma posesión del cargo recibe la documentación
existente, relativa a los bienes, documentos y asuntos, inherentes a la (74) mediante los
siguientes anexos que se relacionan conforme al orden que les corresponde en la Guía
para el Proceso de Entrega-recepción: ---------------------------------------------------------------Anexo No..-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Anexo No..-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Anexo No-------------------------------------------------------------------------------------------------------Etcétera. -------------------------------------------------------------------------------------------------------A partir de esta fecha, el (la) C. (75), asume formalmente el cargo de (76), haciendo
notar que junto con el titular saliente se han dado instrucciones al (los) C. (77), quien
(es) funge (n) en la (78) como (79) para preparar los anexos con la información y
documentación complementaria a la entregada en este acto y que servirá para efectuar
la entrega definitiva: ----------------------------------------------------------------------------------------(Seleccionar de entre los anexos contemplados en la Guía para el Proceso de Entregarecepción los que tendrán que prepararse conforme al orden siguiente)------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------I ---------------- Organización y marco normativo ------------------------------------------------CGER-ON-01 Organigrama (documento). ----------------------------------------------------------CGER-ON-02 Relación de legislación y normatividad universitaria. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------II --------------- Situación programática -------------------------------------------------------------CGER-SP-01 Oficio de techo financiero del ejercicio vigente (documento). ---------------CGER-SP-02 Programa Operativo Anual de los fondos que se tengan en
------------------ operación en el ejercicio vigente (reporte). --------------------------------------CGER-SP-03 Plan de Desarrollo de la Entidad Académica (documento). ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página tres -----26/148
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--------------------------------------------- página tres -----------------------------------------------------III --------------- Situación presupuestaria ----------------------------------------------------------CGER-SR-01 Avance presupuestal de los fondos que se tengan en operación
---------------- (reporte). ---------------------------------------------------------------------------------CGER-SR-02 Modificaciones presupuestales y su justificación (reporte). ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------IV -------------- Estados financieros ------------------------------------------------------------------CGER-EF-01 Balance General (reporte).-----------------------------------------------------------CGER-EF-02 Estado de Resultados (reporte). ---------------------------------------------------CGER-EF-03 Balanza de comprobación (reporte). ----------------------------------------------CGER-EF-04 Notas a los estados financieros (documento). ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------V --------------- Recursos financieros: ---------------------------------------------------------------CGER-RF-01 Arqueo de caja del fondo rotatorio -------------------------------------------------CGER-RF-02 Oficio de finiquito de cancelación de vale de fondo rotatorio (documento)
CGER-RF-03 Arqueo de caja de vales de gastos a comprobar. ------------------------------CGER-RF-04 Oficio de finiquito de cancelación de vale de gastos a comprobar
----------------- (documento). -----------------------------------------------------------------------------CGER-RF-05 Constancia de no adeudo (documento) ------------------------------------------CGER-RF-06 Conciliación bancaria actualizada. -------------------------------------------------CGER-RF-07 Relación de recibos de ingresos útiles. -------------------------------------------CGER-RF-08 Relación de facturas útiles. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VI -------------- Recursos Humanos: -----------------------------------------------------------------CGER-RH-01 Plantilla de personal. ------------------------------------------------------------------CGER-RH-02 Copia del vale correspondiente a la nómina de la última quincena
----------------- pagada, sellada de recibido por la Dirección de Contabilidad. -------------CGER-RH-03 Nómina en proceso de pago, y relación de cheques de sueldos no
----------------- cobrados y cancelados. ---------------------------------------------------------------CGER-RH-04 Relación de becarios. -----------------------------------------------------------------CGER-RH-05 Relación de prestadores de servicio social. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VII ------------- Recursos Materiales: ----------------------------------------------------------------CGER-RM-01 Inventario de Mobiliario y Equipo. --------------------------------------------------CGER-RM-02 Inventario de equipo de transporte. ------------------------------------------------CGER-RM-03 Inventario de obras de arte. ----------------------------------------------------------CGER-RM-04 Inventario de material de limpieza. -------------------------------------------------CGER-RM-05 Inventario de material de laboratorio. ---------------------------------------------CGER-RM-06 Inventario de papelería, útiles de escritorio y cómputo. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VIII ------------ Recursos físicos:----------------------------------------------------------------------CGER-RF-01 Relación de inmuebles propiedad de la Universidad Veracruzana. -------CGER-RF-02 Relación de inmuebles en proceso de regularización. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página cuatro ---27/148
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--------------------------------------------- página cuatro --------------------------------------------------CGER-RF-03 Relación de inmuebles recibidos en arrendamiento. --------------------------CGER-RF-04 Relación de inmuebles otorgados en arrendamiento. -------------------------CGER-RF-05 Relación de inmuebles recibidos en comodato. --------------------------------CGER-RF-06 Relación de inmuebles otorgados en comodato. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------IX -------------- Obra pública ----------------------------------------------------------------------------CGER-OP-01 Relación de obras concluidas. ------------------------------------------------------CGER-OP-02 Relación de obras en proceso. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------X --------------- Recursos documentales ------------------------------------------------------------CGER-RD-01 Inventario de bibliografía (reporte). ------------------------------------------------CGER-RD-02 Relación de vales vencidos por préstamos de libros. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XI -------------- Patrimonio documental -------------------------------------------------------------CGER-PD-01 Relación de contratos y/o convenios vigentes. ---------------------------------CGER-PD-02 Relación de expedientes de personal. --------------------------------------------CGER-PD-03 Relación de facturas que amparan la propiedad del mobiliario y equipos.
CGER-PD-04 Relación de escrituras que amparan la propiedad de los inmuebles. -----CGER-PD-05 Relación de archivo común. ---------------------------------------------------------CGER-PD-06 Relación de matrícula de alumnos del último periodo escolar (reporte). –
CGER-PD-07 Relación de expedientes de alumnos activos y egresados. -----------------CGER-PD-08 Relación de cartas de pasantes. ---------------------------------------------------CGER-PD-09 Relación de certificados de estudios profesionales y de posgrado. -------CGER-PD-10 Relación de autorizaciones de examen profesional o de grado
------------------ académico. -------------------------------------------------------------------------------CGER-PD-11 Relación de actas de examen profesional o de grado académico. --------CGER-PD-12 Relación de títulos profesionales o de grado académico. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XII ------------- Asuntos pendientes y en trámite ------------------------------------------------CGER-AP-01 Relación de afectaciones presupuestales por pagos directos. -------------CGER-AP-02 Relación de requisiciones (reporte). -----------------------------------------------CGER-AP-03 Relación de pedidos (reporte). ------------------------------------------------------CGER-AP-04 Relación de bienes pagados pendientes de recibir (reporte). ---------------CGER-AP-05 Relación de cheques pendientes de entregar a sus beneficiarios. --------CGER-AP-06 Relación de movimientos de personal en trámite. -----------------------------CGER-AP-07 Relación de plazas pendientes de asignar. --------------------------------------CGER-AP-08 Relación de estimaciones de obra. ------------------------------------------------CGER-AP-09 Relación de contratos y convenios. ------------------------------------------------CGER-AP-10 Relación de asuntos penales en proceso. ---------------------------------------CGER-AP-11 Relación de solicitudes de información y resoluciones efectuadas por la
---------------- Coordinación Universitaria de Transparencia y Acceso a la Información.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página cinco ---28/148
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--------------------------------------------- página cinco ---------------------------------------------------CGER-AP-12 Relación de solicitudes de información sobre denuncias y resoluciones
----------------- efectuadas por la Defensoría de Derechos Universitarios. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XIII ------------- Estado de atención de observaciones de auditoría pendientes o en
----------------- proceso de atención ----------------------------------------------------------------CGER-OP-01 Relación de observaciones de la Contraloría General. -----------------------CGER-OP-02 Relación de observaciones de auditoria externa. ------------------------------CGER-OP-03 Relación de observaciones de los órganos superiores de fiscalización. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XIV ------------ Diversos ----------------------------------------------------------------------------------CGER-DI-01 Combinación de caja fuerte en sobre cerrado. ---------------------------------CGER-DI-02 Relación de llaves de mobiliario, equipo y oficinas. ---------------------------CGER-DI-03 Relación de sellos oficiales. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aclaraciones----------------------------------------------------El C. (80), recibe con las reservas de Ley del C. (81), todos los recursos y documentos
que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos.----------------------------La verificación del inventario físico de mobiliario y equipo será realizada por el
Departamento de Control de Inventarios.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El titular que entrega se compromete a presentar debidamente integrado el “paquete de
entrega” en un plazo no mayor a 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de la
presente acta.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Una vez concluido el término señalado en el párrafo anterior, el titular que recibe se
compromete a verificar la existencia de los recursos, bienes e información contenidos
en los anexos que integran el “paquete de entrega” en un plazo de 5 días hábiles, así
como asistir el día en que se levante el acta de entrega definitiva a su lectura y firma -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------La presente entrega previa no implica liberación alguna de responsabilidades que
pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la autoridad competente.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En este acto, la Contraloría General como parte de sus actividades tendientes a la
difusión del marco normativo vigente de la Universidad Veracruzana, a través de su (s)
representante (s), hace (n) saber al (la) (82) titular entrante y dejan constancia en la
presente acta, que dicho marco jurídico universitario puede ser consultado en Internet
en la página www.uv.mx .----------------------------------------------------------------------------------El Titular entrante, manifiesta que se da por sabedor de tales ordenamientos
universitarios y bajo protesta de decir verdad, se compromete a desempeñar su función
dentro del marco de legalidad establecido por la Legislación Universitaria y vigilar en el
ámbito de su competencia el cumplimiento de dicha normatividad. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página seis ----29/148
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
--------------------------------------------- página seis ------------------------------------------------------En este acto, el (la) C. (83), hace entrega de los formatos de Declaración de Situación
Patrimonial al (la) C. (84), Titular saliente y al (la) C. (85), Titular entrante, quienes
cuentan con 30 y 60 días naturales respectivamente, para presentarlos debidamente
requisitados ante la Contraloría General de la Universidad Veracruzana como lo
estipulan los Artículos, 4, fracción IV, 6, fracción I, y 7 del Reglamento en Materia de
Registro Patrimonial de los Servidores de la Universidad Veracruzana.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cierre del Acta----------------------------------------------------Previa lectura de la presente, por los que en ella intervinieron, y habiendo sido aceptada
en todas sus partes, se da por concluida a las (86) horas del día de su inicio, firmando
en ella para constancia al margen derecho y al calce todos los que en ella
intervinieron.---------------------------------------------------------------------------------------------------===================================================================
Por la Entidad Académica o Dependencia
Entrega
Recibe
__________(87)_______________
____________(88)_________________
Testigos de asistencia
__________(89)_______________
____________(90)_________________
Por la Contraloría General
------------------(91)--------------------[INICIO]
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE ACTA PREVIA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN
N°
1
2
3
4
5
6
7, 8, 9 y 10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29,30,
31,32 y 33
34
35
36,37, 38 y
39 y 40
41
42
ANOTACIONES
Nombre de la Región donde se encuentra la entidad académica o
dependencia.
Nombre de la entidad académica o dependencia.
Nombre institucional del cargo, empleo o comisión objeto de la
designación.
Nombre del servidor universitario que entrega.
Nombre del servidor universitario que recibe.
Nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad
académica o dependencia.
Hora, día, mes y año en que se levanta el acta.
Nombre de la oficina donde se levanta el acta (Dirección,
Administración, etc.).
Nombre de la entidad académica o dependencia.
Domicilio de la entidad académica o dependencia.
Nombre de la entidad académica o dependencia.
Nombre de la región donde se encuentre ubicada la entidad
académica o dependencia.
Nombre de quien recibe.
Nombre del cargo, empleo o comisión.
Nombre de la entidad académica o dependencia.
Fecha del nombramiento.
Nombre del rector en funciones que otorga el nombramiento.
Número de oficio de comisión.
Fecha del oficio de comisión.
Nombre del (la) Contralor (a) General en funciones.
Nombre del destinatario del oficio de comisión.
Nombre del auditor comisionado.
Nombre de la entidad académica o dependencia.
Nombre del titular saliente.
Número de personal del titular saliente.
Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
donde se encuentre el domicilio del titular saliente.
Nombre del administrador de la entidad académica o
dependencia.
Número de personal del administrador.
Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
donde se encuentre el domicilio del administrador.
Nombre del titular entrante.
Número de personal del titular entrante.
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
N°
43,44,45,46
y 47
48
49
50
51
52
53
54
55
56,57,58,59
y 60
61
62
63
64
65
66,67,68,69
y 70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
ANOTACIONES
Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
donde se encuentre el domicilio del titular entrante.
Nombre del auditor designado para intervenir en la entregarecepción.
Nombre del primer testigo de asistencia.
Nombre del segundo testigo de asistencia.
Edad del primer testigo de asistencia.
Estado civil del primer testigo de asistencia.
Nombre de la oficina o área donde se desempeña el primer
testigo de asistencia.
Cargo o funciones que desempeña.
Siglas y números de su Registro Federal de Contribuyentes.
Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
donde se encuentre el domicilio del primer testigo de asistencia.
Edad del segundo testigo de asistencia.
Estado civil del segundo testigo de asistencia.
Nombre de la oficina o área donde se desempeña el segundo
testigo de asistencia.
Cargo o funciones que desempeña.
Siglas y números de su Registro Federal de Contribuyentes.
Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
donde se encuentre el domicilio del segundo testigo de
asistencia.
Nombre del titular saliente.
Nombre de la entidad académica o dependencia.
Nombre del titular entrante.
Nombre de la entidad académica o dependencia.
Nombre del titular entrante.
Nombre del cargo, empleo o comisión para el que fue designado.
Nombre del o los servidores universitarios designados por el
titular entrante para preparar los anexos faltantes.
Nombre de la entidad académica o dependencia.
Cargo, empleo o comisión de los servidores universitarios
designados para preparar los anexos faltantes.
Nombre del titular entrante.
Nombre del titular saliente.
Nombre del titular entrante.
Nombre del auditor designado.
Nombre del titular saliente.
Nombre del titular entrante
Hora de conclusión del acta.
Nombre y firma del titular saliente.
Nombre y firma del titular entrante.
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
N°
89
90
91
ANOTACIONES
Nombre y firma del primer testigo de asistencia.
Nombre y firma del segundo testigo de asistencia.
Nombre y firma del auditor que intervino.
[INICIO]
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
VII.2 ACTA DEFINITIVA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
CONTRALORÍA GENERAL
REGIÓN:---------------------------------------------------------------------(1)-----------------------------ENTIDAD ACADÉMICA O DEPENDENCIA:------------------------2)------------------------------ACTA DEFINITIVA DE ENTREGA-RECEPCIÓN POR CAMBIO DE:-----------------------------------------------------------------------------------(3)-------------------------------------------------------ENTREGA:------------------------------------------(4)-------------------------------------------------------RECIBE:---------------------------------------------(5)----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Lugar, hora y fecha-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En la ciudad de (6), Ver., siendo las (7) horas del día (8) de (9) de dos mil (10), se
levanta la presente acta en la oficina que ocupa la (11) de la (12) de la Universidad
Veracruzana ubicada en (13).---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Motivo------------------------------------------------------Hacer constar la entrega–recepción definitiva de la (14) de la región (15), en
seguimiento al acta previa del (16) de (17) de (18) y en cumplimiento a lo establecido en
los artículos 235.3, fracción VII, 266 fracción XVIII y, 269 fracción III, del Estatuto
General de la Universidad Veracruzana ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Autorizaciones------------------------------------------------Nombramiento de fecha (19) firmado por el C. (20) Rector de la Universidad
Veracruzana, donde designa al C. (21) como (22) de la (23).--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Como se mencionó en el acta previa, la presente, se realiza en atención a las
instrucciones contenidas en el oficio número CG (24), de fecha (25), signado por el/la
C.(26), Contralor (a) General de la Universidad Veracruzana. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Participantes------------------------------------------------Intervienen en el presente acto por parte de la (27), el (la) C. (28), titular saliente, con
número de personal (29), con domicilio particular en la calle (30), número (31), colonia
(32) y código postal (33) en (34), Ver. y el/la C. (35), con número de personal (36), con
domicilio particular en la calle (37), número (38), colonia (39) y Código Postal (40) en
(41), Ver., quien funge como administrador de la misma y participa aportando la
información sobre los bienes y recursos radicados y adscritos en la (42). Así como, el
(la) C. (43), Titular entrante, con número de personal (44), con domicilio particular en la
calle (45), número (46), colonia (47) y Código Postal (48), en (49), Ver.----------------------Por parte de la Contraloría General, interviene el auditor(a), C.(50).--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página dos -----34/148
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
--------------------------------------------- página dos -------------------------------------------------------------------------------------------------Testigos de asistencia------------------------------------------Como testigos de asistencia de la presente diligencia, designados por el Titular saliente,
intervienen en este acto el (la) C. (51) y el (la) C. (52), manifestando el primero ser
mayor de edad de (53) años, estado civil (54), prestar sus servicios en (55) con cargo o
funciones de (56) con RFC. (57) y con domicilio particular en la calle (58), número (59),
Colonia (60) y Código Postal (61), en (62), Ver; el segundo manifiesta ser mayor de
edad de (63) años, estado civil (64), prestar sus servicios en (65) con cargo o funciones
de (66), con RFC. (67), y con domicilio particular en la calle (68), número (69), Colonia
(70) y Código Postal (71), en (72), Ver. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Antecedentes-----------------------------------------------Con fecha (73) de (74) de dos mil (75), se levantó el acta previa de entrega recepción
en la que se asentaron los anexos siguientes: ------------------------------------------------------(enlistar los anexos que se entreguen identificándolos con la clave que le
corresponda de acuerdo al catálogo de anexos incluido en la Guía para el
Proceso de entrega-recepción).-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Diligencias------------------------------------------------El (la) C. (76), que concluye el cargo, dio curso a la entrega definitiva de la (77) al (a la)
C.(78), quien recibe la documentación existente, relativa a los bienes, documentos y
asuntos, inherentes a la entidad/dependencia mediante los anexos siguientes: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------I ---------------- Organización y marco normativo ------------------------------------------------CGER-ON-01 Organigrama (documento). ----------------------------------------------------------CGER-ON-02 Relación de legislación y normatividad universitaria. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------II --------------- Situación programática -------------------------------------------------------------CGER-SP-01 Oficio de techo financiero del ejercicio vigente (documento). ---------------CGER-SP-02 Programa Operativo Anual de los fondos que se tengan en operación en
----------------- el ejercicio vigente (reporte). --------------------------------------------------------CGER-SP-03 Plan de Desarrollo de la Entidad Académica (documento). ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------III --------------- Situación presupuestaria ----------------------------------------------------------CGER-SR-01 Avance presupuestal de los fondos que se tengan en operación
----------------- (reporte). ----------------------------------------------------------------------------------CGER-SR-02 Modificaciones presupuestales y su justificación (reporte). ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------IV -------------- Estados financieros ------------------------------------------------------------------CGER-EF-01 Balance General (reporte). ----------------------------------------------------------CGER-EF-02 Estado de Resultados (reporte). ---------------------------------------------------CGER-EF-03 Balanza de comprobación (reporte). ----------------------------------------------CGER-EF-04 Notas a los estados financieros (documento). ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página tres -----35/148
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
--------------------------------------------- página tres -------------------------------------------------------V --------------- Recursos financieros: ---------------------------------------------------------------CGER-RF-01 Arqueo de caja del fondo rotatorio. ------------------------------------------------CGER-RF-02 Oficio de finiquito de cancelación de vale de fondo rotatorio (documento)
CGER-RF-03 Arqueo de caja de vales de gastos a comprobar. ------------------------------CGER-RF-04 Oficio de finiquito de cancelación de vale de gastos a comprobar
----------------- (documento). -----------------------------------------------------------------------------CGER-RF-05 Constancia de no adeudo (documento) ------------------------------------------CGER-RF-06 Conciliación bancaria actualizada. ).-----------------------------------------------CGER-RF-07 Relación de recibos de ingresos útiles. -------------------------------------------CGER-RF-08 Relación de facturas útiles. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VI -------------- Recursos Humanos: -----------------------------------------------------------------CGER-RH-01 Plantilla de personal. ------------------------------------------------------------------CGER-RH-02 Copia del vale correspondiente a la nómina de la última quincena
----------------- pagada, sellada de recibido por la Dirección de Contabilidad. -------------CGER-RH-03 Nómina en proceso de pago, y relación de cheques de sueldos no
----------------- cobrados y cancelados. ---------------------------------------------------------------CGER-RH-04 Relación de becarios. -----------------------------------------------------------------CGER-RH-05 Relación de prestadores de servicio social. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VII ------------- Recursos Materiales: ----------------------------------------------------------------CGER-RM-01 Inventario de Mobiliario y Equipo. --------------------------------------------------CGER-RM-02 Inventario de equipo de transporte. ------------------------------------------------CGER-RM-03 Inventario de obras de arte. ----------------------------------------------------------CGER-RM-04 Inventario de material de limpieza. -------------------------------------------------CGER-RM-05 Inventario de material de laboratorio. ---------------------------------------------CGER-RM-06 Inventario de papelería, útiles de escritorio y cómputo. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VIII ------------ Recursos físicos ----------------------------------------------------------------------CGER-RF-01 Relación de inmuebles propiedad de la Universidad Veracruzana. -------CGER-RF-02 Relación de inmuebles en proceso de regularización. ------------------------CGER-RF-03 Relación de inmuebles recibidos en arrendamiento. --------------------------CGER-RF-04 Relación de inmuebles otorgados en arrendamiento. -------------------------CGER-RF-05 Relación de inmuebles recibidos en comodato. --------------------------------CGER-RF-06 Relación de inmuebles otorgados en comodato. -------------------------------IX -------------- Obra pública ----------------------------------------------------------------------------CGER-OP-01 Relación de obras concluidas. ------------------------------------------------------CGER-OP-02 Relación de obras en proceso. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------X --------------- Recursos documentales ------------------------------------------------------------CGER-RD-01 Inventario de bibliografía (reporte). ------------------------------------------------CGER-RD-02 Relación de vales vencidos por préstamos de libros. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página cuatro --36/148
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
-------------------------------------------- página cuatro ---------------------------------------------------XI -------------- Patrimonio documental -------------------------------------------------------------CGER-PD-01 Relación de contratos y/o convenios vigentes. ---------------------------------CGER-PD-02 Relación de expedientes de personal. --------------------------------------------CGER-PD-03 Relación de facturas que amparan la propiedad del mobiliario y equipos.
CGER-PD-04 Relación de escrituras que amparan la propiedad de los inmuebles. -----CGER-PD-05 Relación de archivo común. ---------------------------------------------------------CGER-PD-06 Relación de matrícula de alumnos del último periodo escolar (reporte). -CGER-PD-07 Relación de expedientes de alumnos activos y egresados. -----------------CGER-PD-08 Relación de cartas de pasantes. ---------------------------------------------------CGER-PD-09 Relación de certificados de estudios profesionales y de posgrado. -------CGER-PD-10 Relación de autorizaciones de examen profesional o de grado
----------------- académico. -------------------------------------------------------------------------------CGER-PD-11 Relación de actas de examen profesional o de grado académico. --------CGER-PD-12 Relación de títulos profesionales o de grado académico. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XII ------------- Asuntos pendientes y en trámite ------------------------------------------------CGER-AP-01 Relación de afectaciones presupuestales por pagos directos. -------------CGER-AP-02 Relación de requisiciones (reporte). -----------------------------------------------CGER-AP-03 Relación de pedidos (reporte). ------------------------------------------------------CGER-AP-04 Relación de bienes pagados pendientes de recibir (reporte). ---------------CGER-AP-05 Relación de cheques pendientes de entregar a sus beneficiarios. --------CGER-AP-06 Relación de movimientos de personal en trámite. -----------------------------CGER-AP-07 Relación de plazas pendientes de asignar. --------------------------------------CGER-AP-09 Relación de contratos y convenios. ------------------------------------------------CGER-AP-10 Relación de asuntos penales en proceso. ---------------------------------------CGER-AP-11 Relación de solicitudes de información y resoluciones efectuadas por la
----------------- Coordinación Universitaria de Transparencia y Acceso a la Información.CGER-AP-08 Relación de estimaciones de obra. ------------------------------------------------CGER-AP-12 Relación de solicitudes de información sobre denuncias y resoluciones
----------------- efectuadas por la Defensoría de Derechos Universitarios. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XIII ------------- Estado de atención de observaciones de auditoría pendientes o en
----------------- proceso de atención -----------------------------------------------------------------CGER-OP-01 Relación de observaciones de la Contraloría General. -----------------------CGER-OP-02 Relación de observaciones de auditoria externa. ------------------------------CGER-OP-03 Relación de observaciones de los órganos superiores de fiscalización. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XIV ------------ Diversos ----------------------------------------------------------------------------------CGER-DI-01 Combinación de caja fuerte en sobre cerrado. ---------------------------------CGER-DI-02 Relación de llaves de mobiliario, equipo y oficinas. ---------------------------CGER-DI-03 Relación de sellos oficiales. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página cinco ---37/148
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
--------------------------------------------- página cinco ---------------------------------------------------------------------------------------------------Aclaraciones---------------------------------------------------El C. (79), recibe con las reservas de Ley del C.(80), todos los recursos y documentos
que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------La presente entrega definitiva no implica liberación alguna de responsabilidades que
pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la autoridad competente.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El titular que entrega manifiesta bajo protesta de decir verdad, haber entregado en su
totalidad los recursos, bienes, documentos y asuntos que manejó durante su gestión
administrativa y que no existen otros en poder de terceros ni tampoco adeudos a favor
o en contra de la (81).---------------------------------------------------------------------------------------Se hace la aclaración que los formatos para la formulación de las declaraciones de
situación patrimonial de inicio y de terminación de encargo fueron entregados por el
auditor al titular entrante y al titular saliente, cuando se levantó el acta de entrega
previa.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cierre del Acta-------------------------------------------------Previa lectura de la presente, por los que en ella intervinieron, y no habiendo mas que
hacer constar, se da por concluida a las (82) horas del día de su inicio, firmando de
conformidad para constancia, en todas sus fojas al margen y al calce todos los que en
la misma intervinieron.--------------------------------------------------------------------------------------===================================================================
Por la Entidad Académica o Dependencia
Entrega
Recibe
_____________(83)______________
______________(84)_______________
Testigos de asistencia
____________(85)_______________
______________(86)_______________
Por la Contraloría General
____________(87)_______________
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE ACTA DE ENTREGA
RECEPCIÓN DEFINITIVA
N°
ANOTACIONES
1
Nombre de la Región donde se encuentra la entidad académica o
dependencia.
2
Nombre de la entidad académica o dependencia.
3
Nombre institucional del cargo, empleo o comisión objeto de la
designación.
4
Nombre del servidor universitario que entrega.
5
Nombre del servidor universitario que recibe.
6
Nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad
académica o dependencia.
7, 8, 9 y 10
Hora, día, mes y año en que se levanta el acta.
11
Nombre de la oficina donde se levanta el acta (Dirección,
Administración, etc.).
12
Nombre de la entidad académica o dependencia.
13
Domicilio de la entidad académica o dependencia.
14
Nombre de la entidad académica o dependencia.
15
Nombre de la región donde se encuentre ubicada la entidad
académica o dependencia.
16,17 y 18
Día, mes y año del levantamiento del acta de entrega previa.
19
Fecha del nombramiento.
20
Nombre del rector en funciones que otorga el nombramiento.
21
Nombre del servidor universitario que recibe.
22
Nombre del cargo, empleo o comisión.
23
Nombre de la entidad académica o dependencia.
24
Número del oficio girado por el/la Contralor (a) General.
25
Fecha del oficio girado por el/la Contralor (a) General.
26
Nombre del (la) Contralor (a) General en funciones.
27
Nombre de la entidad académica o dependencia.
28
Nombre del titular saliente.
29
Número de personal del titular saliente.
30,31,32,33
Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
y 34
donde se encuentre el domicilio del titular saliente.
Nombre del administrador de la entidad académica o
35
dependencia.
36
Número de personal del administrador.
37,38,39,40
Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
y 41
donde se encuentre el domicilio del administrador.
42
Nombre de la entidad académica o dependencia.
43
Nombre del titular entrante.
44
Número de personal del titular entrante.
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
N°
45,46,47,48
y 49
50
51
52
53
54
55
56
57
58,59,60,61
y 62
63
64
65
66
67
68,69,70,71
y 72
73,74 y 75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
ANOTACIONES
Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
donde se encuentre el domicilio del titular entrante.
Nombre del auditor designado para intervenir en la entregarecepción.
Nombre del primer testigo de asistencia.
Nombre del segundo testigo de asistencia.
Edad del primer testigo de asistencia.
Estado civil del primer testigo de asistencia.
Nombre de la oficina o área donde se desempeña el primer
testigo de asistencia.
Cargo o funciones que desempeña.
Siglas y números de su Registro Federal de Contribuyentes.
Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
donde se encuentre el domicilio del primer testigo de asistencia.
Edad del segundo testigo de asistencia.
Estado civil del segundo testigo de asistencia.
Nombre de la oficina o área donde se desempeña el segundo
testigo de asistencia.
Cargo o funciones que desempeña.
Siglas y números de su Registro Federal de Contribuyentes.
Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
donde se encuentre el domicilio del segundo testigo de
asistencia.
Día, mes y año en que se levantó el acta de entrega previa.
Nombre del titular saliente.
Nombre de la entidad académica o dependencia.
Nombre del titular entrante.
Nombre del titular entrante.
Nombre del titular saliente.
Nombre de la entidad académica o dependencia.
Hora de cierre del acta.
Nombre y firma del titular saliente.
Nombre y firma del titular entrante.
Nombre y firma del primer testigo de asistencia.
Nombre y firma del segundo testigo de asistencia.
Nombre y firma del auditor que intervino.
[INICIO]
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VIII. ANEXOS (formatos e instructivos)
La información relativa a los recursos administrados y a los documentos y asuntos
manejados deberá contemplarse en los anexos al acta de entrega-recepción
consistentes en formatos, documentos y reportes enlistados en este apartado.
Dichos anexos se presentan de forma enunciativa y mediante una serie de ejemplos,
con la finalidad de que se seleccionen por el titular que entrega, aquellos que
correspondan a los bienes, documentos y asuntos inherentes a la entidad académica o
dependencia de que se trate.
Asimismo, han sido clasificados por grupos de información homogénea, pudiéndose
apreciar que cada bloque cuenta con su numeración progresiva, con el objeto de
facilitar el orden e identificación, en caso de incorporar otros anexos que sean
necesarios, dependiendo de la diversidad de bienes e información que maneje la
entidad académica o dependencia que se entregue.
De existir algún reporte institucional o formato en uso, adoptado por la entidad
académica o dependencia objeto de la entrega que contemple cuando menos los datos
básicos solicitados en los anexos citados, podrá utilizarse en lugar del formato
propuesto, debiéndose clasificar en el apartado que corresponda, anotando en la parte
superior derecha del documento la clave que le corresponda en el orden de acuerdo al
catálogo, haciendo además, la aclaración en el cuerpo del acta de entrega-recepción
por todos los anexos que se agreguen a la relación original.
Como se ha comentado en el apartado VII, se debe consignar en las actas de entrega
la relación completa de los anexos propuestos y, en caso de que algunos no tengan
relación con los recursos y asuntos de la entidad académica o dependencia que se
entregue, se deberá anotar “NO APLICA” en el renglón respectivo al anexo de que se
trate. La recomendación de enlistar todos los anexos es para evitar que
involuntariamente pudieran excluirse algunos recursos o asuntos que debieran ser parte
de la entrega.
[INICIO]
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
ÍNDICE DE ANEXOS
REF.
ANEXO
I
Organización y marco normativo
CGER-ON-01 Organigrama (documento).
CGER-ON-02 Relación de legislación y normatividad universitaria.
II
Situación programática
CGER-SP-01 Oficio de techo financiero del ejercicio vigente (documento).
CGER-SP-02 Programa Operativo Anual de los fondos que se tengan en operación en
el ejercicio vigente (reporte).
CGER-SP-03 Plan de Desarrollo de la Entidad Académica (documento).
III
Situación presupuestaria
CGER-SR-01 Avance presupuestal de los fondos que se tengan en operación
(reporte).
CGER-SR-02 Modificaciones presupuestales y su justificación (reporte).
IV
Estados financieros
CGER-EF-01 Balance General (reporte).
CGER-EF-02 Estado de Resultados (reporte).
CGER-EF-03 Balanza de comprobación (reporte).
CGER-EF-04 Notas a los estados financieros (documento).
V
Recursos financieros:
CGER-RF-01 Arqueo de caja del fondo rotatorio.
CGER-RF-02 Oficio de finiquito de cancelación de vale de fondo rotatorio (documento)
CGER-RF-03 Arqueo de caja de vales de gastos a comprobar.
CGER-RF-04 Oficio de finiquito de cancelación de vale de gastos a comprobar
(documento).
CGER-RF-05 Constancia de no adeudo (documento)
CGER-RF-06 Conciliación bancaria actualizada.
CGER-RF-07 Relación de recibos de ingresos útiles.
CGER-RF-08 Relación de facturas útiles.
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
VI
Recursos Humanos:
CGER-RH-01 Plantilla de personal.
CGER-RH-02 Copia del vale correspondiente a la nómina de la última quincena
pagada, sellada de recibido por la Dirección de Contabilidad.
CGER-RH-03 Nómina en proceso de pago. Relación de cheques de sueldos no
cobrados y cancelados
CGER-RH-04 Relación de becarios.
CGER-RH-05 Relación de prestadores de servicio social.
VII
Recursos Materiales:
CGER-RM-01 Inventario de Mobiliario y Equipo.
CGER-RM-02 Inventario de equipo de transporte.
CGER-RM-03 Inventario de obras de arte.
CGER-RM-04 Inventario de material de limpieza.
CGER-RM-05 Inventario de material de laboratorio.
CGER-RM-06 Inventario de papelería, útiles de escritorio y cómputo.
VIII
Recursos físicos:
CGER-RF-01 Relación de inmuebles propiedad de la Universidad Veracruzana.
CGER-RF-02 Relación de inmuebles en proceso de regularización.
CGER-RF-03 Relación de inmuebles recibidos en arrendamiento.
CGER-RF-04 Relación de inmuebles otorgados en arrendamiento.
CGER-RF-05 Relación de inmuebles recibidos en comodato.
CGER-RF-06 Relación de inmuebles otorgados en comodato.
IX
Obra pública
CGER-OP-01 Relación de obras concluidas.
CGER-OP-02 Relación de obras en proceso.
X
Recursos documentales
CGER-RD-01 Inventario de bibliografía (reporte).
CGER-RD-02 Relación de vales vencidos por préstamos de libros.
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GUÍA PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
XI
Patrimonio documental
CGER-PD-01 Relación de contratos y/o convenios vigentes.
CGER-PD-02 Relación de expedientes de personal.
CGER-PD-03 Relación de facturas que amparan la propiedad del mobiliario y equipos.
CGER-PD-04 Relación de escrituras que amparan la propiedad de los inmuebles.
CGER-PD-05 Relación de archivo común.
CGER-PD-06 Relación de matrícula de alumnos del último periodo escolar (reporte).
CGER-PD-07 Relación de expedientes de alumnos activos y egresados.
CGER-PD-08 Relación de cartas de pasantes.
CGER-PD-09 Relación de certificados de estudios profesionales y de posgrado.
CGER-PD-10 Relación de autorizaciones de examen profesional o de grado
académico.
CGER-PD-11 Relación de actas de examen profesional o de grado académico.
CGER-PD-12 Relación de títulos profesionales o de grado académico.
XII
Asuntos pendientes y en trámite
CGER-AP-01 Relación de afectaciones presupuestales por pagos directos.
CGER-AP-02 Relación de requisiciones (reporte).
CGER-AP-03 Relación de pedidos (reporte).
CGER-AP-04 Relación de bienes pagados pendientes de recibir (reporte).
CGER-AP-05 Relación de cheques pendientes de entregar a sus beneficiarios.
CGER-AP-06 Relación de movimientos de personal en trámite.
CGER-AP-07 Relación de plazas pendientes de asignar.
CGER-AP-08 Relación de estimaciones de obra.
CGER-AP-09 Relación de contratos y convenios.
CGER-AP-10 Relación de asuntos penales en proceso.
CGER-AP-11 Relación de solicitudes de información y resoluciones efectuadas por la
Coordinación Universitaria de Transparencia y Acceso a la Información.
CGER-AP-12 Relación de solicitudes de información sobre denuncias y resoluciones
efectuadas por la Defensoría de Derechos Universitarios.
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XIII
Estado de atención de observaciones de auditoría emitidas,
atendidas y pendientes o en proceso de atención
CGER-OP-01 Relación de observaciones de la Contraloría General.
CGER-OP-02 Relación de observaciones de auditoria externa.
CGER-OP-03 Relación de observaciones de los órganos superiores de fiscalización.
XIV
CGER-DI-01
CGER-DI-02
CGER-DI-03
Diversos
Combinación de caja fuerte en sobre cerrado.
Relación de llaves de mobiliario, equipo y oficinas.
Relación de sellos oficiales.
NOTA:
En los apartados únicamente se incluyen los formatos propuestos por la Contraloría General.
No se incluyen los apartados II Situación programática, III Situación presupuestaria, IV Estados
financieros, en virtud de que se trata de documentos emitidos por el Sistema Integral de
Información Universitaria (SIIU) o formatos establecidos por la administración de la Universidad.
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IX.
HISTÓRICO DE REVISIONES
No. DE
REVISIÓN
FECHA
REVISIÓN O
MODIFICACIÓN
SECCIÓN O
PÁGINA
MODIFICADA
1
20/05/2010
2y7
2
17/06/2010
7, 25 y 34
X.
DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN O MODIFICACIÓN
La creación de la Dirección de Control y Evaluación,
sustituye a la Dirección de Auditoría en el Proceso de
Entrega-Recepción.
Por acuerdo de la Comisión de Reglamentos en sus
sesiones del 31 de marzo y 18 de noviembre de 2009.
Reforma y adiciona el Título Quinto del Estatuto General,
en sus artículos del 227 al 235.3, ratificados en el Consejo
Universitario General del 14 de diciembre de 2009.
Derivadas el acuerdo anterior, se modifican las siguientes
referencias en los artículos y fracciones:
Artículo 269, fracción III.
Artículos 235.3, fracción VII, 266 fracción XVIII y, 269
fracción III, del Estatuto General.
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
FECHA
PROPONE
AUTORIZA
AUTORIZACIÓN
ENTRADA EN
VIGOR
C.P. EVANGELINA MURCIA VILLAGÓMEZ
Contralor General
DR. ROMUALDO LÓPEZ ZÁRATE
Presidente en Turno de la Junta de
Gobierno
17/06/10
17/06/10
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