III Contenido INFORME ESPECIAL PREGUNTAS Y RESPUESTAS Recursos Públicos bajo la modalidad de encargos (Instructivo Contable Nº 16) ........................................................................................................................................................... III-1 ..................................................................................................................................................................................................................................................... III-4 (Instructivo Contable Nº 16) Ficha Técnica - Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil Título : Recursos Públicos bajo la modalidad de encargos (Instructivo Contable Nº 16) Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 162 - Primera Quincena de Julio 2008 - 1. Aspectos Generales Cuando se realice el manejo de los fondos entre unidades ejecutoras que pertenecen a los diferentes pliegos presupuestales deben suscribirse un convenio entre los respectivos titulares del pliego o por el funcionario a quien se le delega esta función. - Las unidades operativas “Engargantes“ deben efectuar el registro de sus operaciones de gasto en el módulo SIAF-SP, que será instalado en la oportunidad en que la unidad ejecutora correspondiente asegure a la Dirección Nacional de Tesoro Público (DNTP), la disponibilidad de equipos, software, líneas de comunicación, etc. - Sólo proceden los encargos a las Municipalidades que tienen SIAF-GL (Artículo Nº 63 Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15). Para efectos de las transferencias, dichos convenios y Directivas deben considerar los siguientes términos y condiciones para sus correspondientes rendiciones de cuenta y, en su caso, las reversiones respectivas; así tenemos las más importantes: - Que el plazo para las rendiciones de cuenta no excederá de treinta días calendario después de haber decepcionado la remesa correspondiente. N° 162 Primera Quincena - Julio 2008 - Los comprobantes de pago sustentados de los gastos deben ser emitidos a nombre de la Unidad Ejecutora encargante, de acuerdo al artículo Nº 7 del D.S.Nº 053-97-PCM. Al realizar las rendiciones de cuenta, la Unidad Ejecutora Encargada debe indicar el número de registro de la operación en el SIAF –SP, a través del cual en la unidad Ejecutora Encargante se realizó la ejecución del gasto en la oportunidad de las transferencias correspondientes. Las reversiones de los fondos autorizados por la Dirección General del Tesoro Público que las dependencias o Unidades Ejecutoras encargadas deben realizar por devoluciones de pagos en exceso o indebidos son depositados directamente por ellos en la respectiva cuenta de encargos, indicando su nombre y código de la subcuenta bancaria de gasto, así como el numero de registro de la operación en el SIAF-SP. 2. ¿Qué entidades intervienen en la Modalidad de Encargo? Dentro de las que intervienen tenemos: a) Encargante Es la unidad ejecutora donde proceden los recursos, determina los montos, conceptos de las transferencias y realiza el gasto comprometido, devengado y girado. b) Encargada Unidad ejecutora u Operativa que recibe el encargo, debe configurar la ejecución de determinadas actividades y proyectos, como lo conforma: - Unidades desconcentradas conformantes de la misma unidad - ejecutora, en efecto, se denominan unidades operativas. Otra unidad ejecutora, distinta de aquella en la cual han sido aprobadas los créditos presupuestarios correspondientes, siempre y cuando pertenezcan a otro pliego presupuestal. Informe Especial Recursos Públicos bajo la modalidad de encargos Base Legal: Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, R.D.Nº 002-2007-EF/77.15. Ley Nº 28411, ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. (Artículo Nº 59, inciso b) 3. Principales Convenios y Directivas de Encargos Referente a las directivas y convenios a que se refiere el artículo, se contempla lo siguiente: a) Las fuentes de financiamiento de los recursos deben ser ejecutados en la modalidad de “Encargos”. b) Los fondos que provengan de la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios u otros administrados y procesados a través de la DNTP son manejados exclusivamente por el Banco de la Nación, en el caso de las Unidades ejecutoras. La Encargante debe solicitar la apertura de una cuenta central de “Encargos” de las cuentas bancarias de reversión necesaria y, de ser pertinentes. Los Encargos otorgados por las Municipalidades se manejan en cuentas corrientes específicas a solicitud de la “Encargante”. c) los requisitos de los actos administrativos propios de la ejecución del gasto que es materia del encargo, en el marco de los procedimientos y plazos establecidos a través de la normatividad presupuestal y de tesorería vigente. Actualidad Empresarial III-1 III Área Sector Público d) Inmediatamente después de aprobado el crédito suplementario a través del calendario de compromiso del período, el “Encargante“determina los conceptos y monto de las transferencias y realiza el Gasto comprometido, Devengado y Girado en el mismo período y con la debida oportunidad, a fin de permitir que la “Encargada” registre en el SIAF-SP la información de sus operaciones. e) Las rendiciones de cuentas documentadas sobre el estado de ejecución del gasto por los encargos recibidos deben realizarse cada 30 días. f) Los comprobantes de pago que sustenten la ejecución del gasto deben ser emitidos al nombre de la “Encargante”. g) Las reversiones a que hubiera lugar por parte de las “Encargadas” producto de la recuperación de pagos indebidos y devoluciones, deben ser depositados directamente por ellas en la respectiva cuenta central de Encargos de la Encargante, a través del SIAF-SP, mediante la papeleta de depósito (T-6), con indicación expresa del número de registro de la operación en el SIAF-SP, en virtud de la cual se afectó la ejecución del gasto para efecto de las remesas correspondientes. h) El incumplimiento de los términos y condiciones establecidos a través de la correspondiente Directiva o Convenio dará lugar a la suspensión de la entrega de nuevas remesas. (Base Legal: Artículo 64 Directiva Nº 0012007-EF/77.15.). 4. Transferencias o Habilitaciones de Fondos bajo la modalidad de Encargos a) La unidad ejecutora “Encargante“ otorga los fondos previstos para la ejecución del encargo mediante transferencias a favor de la cuenta corriente bancaria específica o disponiendo la habilitación de las “Cuentas Bancarias de Reversión” con cargo a las transferencias que para el efecto realice, en este caso a favor de las cuentas centralizadas, de acuerdo con los montos que sean autorizados por la Dirección General del Tesoro Público. b) Aspectos: - Para efecto del giro destinado al depósito en la respectiva cuenta central, el importe previsto para los encargos deben ser registrados en el SIAF-SP como gasto comprometido devengados respecto a determinadas metas presupuestarias y sus correspondientes específicas de gasto. III-2 Instituto Pacífico - - - Cuando se vaya ejecutando el gasto la Unidad Ejecutora“Encargadas“presentará la documentación sustentatoria del gasto, de acuerdo a los términos correspondientes convenio o directiva con la cual se procederá a Registrar en el SIAF-SP respecto de las específicas. Los fondos al cierre de cada año o período fiscal quedarán pendientes de rendición por concepto de encargos, deben ser revertidos. Está prohibido el traslado de recurso de las cuentas de encargo a otras cuentas del Banco de la Nación o a otras entidades del sistema financiero bajo la responsabilidad del Director General de Administración y el Área de Tesorería (Tesorero). 5. Manejo de Fondos autorizados por la Dirección General del Tesoro Público, en la Modalidad de Encargo Las cuentas bancarias para el manejo de fondos que autoriza la Dirección General de Tesoro Público en la modalidad de “Encargo“ a Unidades Ejecutoras serán abiertas de oficio, tanto la cuenta central para las unidades ejecutoras”Engargantes” como las cuentas bancarias de reversión correspondientes a Unidades Ejecutoras “Encargadas“ y son manejadas exclusivamente en el Banco de la Nación para cuyo efecto el “Encargante” debe solicitar la apertura de una cuenta central de “Encargos” y las cuenta de reversión. 6. Características de la Cuenta Bancarias de reversión para Encargos a) Funciona con el mecanismo de reversión automática respecto de la cuenta central de la unidad ejecutora “Encargante“. b) Bajo ningún concepto reciben bonos. c) Sólo registran cargos por los cheques girados o carta de órdenes emitidas. d) El giro y pago de cheques se sujetan, en lo pertinente, a lo establecido en la normatividad del Sistema de Tesorería. e) Las operaciones en la cuenta central de la unidad ejecutora “Encargante” se realizan únicamente mediante cartas de orden, siendo responsabilidad del Director General de Administración o quien haga sus veces, como el tesorero los giros en exceso de lo autorizado en dichas cuentas centrales. f) Los montos remesados a las Unidades ejecutoras o Unidades operativas “Encargadas” que no se hubieran comprometido en el mes, serán devueltos por la Unidad Ejecutora “Encargante” a la cuenta principal del Tesoro Público mediante una carta de orden, dentro de los primeros 05 días del período siguientes. g) Realizar las conciliaciones de los movimientos autorizados en las cuentas centrales de encargos respecto de las correspondientes cuentas bancarias de reversión, las mismas que deben sujetarse a los montos que las Unidades Ejecutoras encargantes autorizan. 7. “Encargos” a Personal de la Institución Puede utilizarse excepcionalmente la modalidad de “Encargo” a personal expresamente designado para la ejecución del gasto que una unidad Ejecutora tenga la necesidad de realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales. El uso de esta modalidad debe regularse mediante Resolución del Director General de Administración o quien haga sus veces, estableciéndose que, para cada caso, se realice la descripción del objeto del encargo, los conceptos de gastos, montos máximos, y deben sujetarse a las Normas de Adquisiciones y Contrataciones del Estado a ser realizadas, señalándose el tiempo para la rendición de cuentas debidamente sustentadas, que no debe exceder los tres (3) días hábiles después de concluida la actividad del encargo. Salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del país, en cuyo caso puede ser hasta (15) días calendario. 8. Caducidad, anulación de cheques y cartas, Orden-Encargos EL Banco de la Nación efectiviza los cheques girados o atiende las cartas de orden emitidas contra subcuentas bancarias de gasto o cuentas bancarias de revisión “Encargos” siempre y cuando su presentación se efectué dentro de los treinta (30) días calendarios contados a partir de la fecha de giro o emisión. Los cheques girados con cargo a la cuenta central, cuentas bancarias de encargos de la fuente de financiamiento Recursos Directamente Recaudados (R.D.R.), así como otras cuentas corrientes autorizadas por la DNTP, tiene vigencia de un año, a partir de la fecha de su emisión. (Base Legal Directiva de Tesorería Nº 0012007-EF/77.15, Artículo Nº 33. N° 162 Primera Quincena - Julio 2008 III Área Sector Público 9. Cuentas “Encargos” con Gobiernos Locales y Empresas Públicas Todo manejo de fondos en la modalidad de “Encargos con Gobiernos Locales y Empresas Públicas”, deberá realizarse en cuentas corrientes específicas en el Banco de la Nación, para cuya apertura y demás aspectos relacionados es necesaria la autorización de la Dirección Nacional del Tesoro Público, a solicitud de la unidad ejecutora encargante. La cuenta abierta servirá exclusivamente para el manejo de fondos por la modalidad de encargos otorgados con cargo a Recursos Ordinarios u otros administrados por la Dirección Nacional del Tesoro Público, bajo responsabilidad del Director General de Administración quien haga sus veces en el Gobierno Local o de ser el caso, la empresa Pública encargada. Bancaria(s) de reversión a nombre de cada una de las Unidades ejecutoras. Contabilización Ejemplo. Compromiso del monto que se otorga como Encargo. ———————— x ———————— DEBE HABER 94 CALENDARIO DE COMPROM. 95 ASIGNAC. COMPROMETIDAS Por la obligación contraída en cumplim. del convenio suscrito. 3,000 3,000 ———————— x ———————— 10. Rendición de Cuenta Sustentada La Entidad manejará los Recursos de la fuente de financiamiento (R.O.), que se le transfiera, bajo la modalidad de encargo y realizará sus operaciones a través de una cuenta corriente en el Banco de la Nación, que será aperturada por la entidad. El manejo de la cuenta corriente de Encargo, se sujetará a lo dispuesto en la Directiva de Tesorería para el año fiscal 2007, vigente a la fecha, en las disposiciones establecidas por las entidades. La rendición de cuenta documentada deberá presentarse dentro de los 30 días calendarios de efectuada la transferencia de recursos financieros de la cuenta centralizada de la Unidad Ejecutora a la cuenta corriente de encargos de la Municipalidad. 38 CARGAS DIFERIDAS 385 Encargados otorgados 385.01 Encargos generales 42 CUENTAS POR PAGAR Por el giro de cheque de encargos otorgados para habilitar la cuenta central de encargos, según sea Gobiernos regionales o locales. 3,000 3,000 ———————— x ———————— 42 CUENTAS POR PAGAR 3,000 44 OBLIGACIONES DEL TESORO PÚBLICO Por la incidencia presupuestal del pago del encargo otorgado. 3,000 ———————— x ———————— Los documentos originales que sustenten el gasto deberán ser adjuntadas a rendición de cuenta, deberán ser emitidos con el RUC y a nombre del Gobierno Regional o Gobierno Local. Los giros de Cheques deberán sustentarse emitiendo previamente un comprobante de pago, el mismo que deberá contener la información mínima. Los saldos por las menores ejecuciones y/o devoluciones deberán ser saldos revertidos al Gobierno Regional. La falta de incumplimiento de los términos y condiciones establecidos en el convenio dará lugar a la suspensión de las entregas previstas en el cronograma de desembolsos. El Uso del Libro Auxiliar del Banco es obligatorio y debe estar legalizado. En el se registrarán las transferencias de fondos recibidos de la cuenta centralizadora de encargos del Gobierno Regional, así como el giro de todo cheque, incluyendo los anulados. La copia de estos últimos deberá presentarse en cada rendición de cuenta del mes calendario que corresponda. La Municipalidad realizará Conciliaciones Bancarias, las mismas que deberán estar sustentadas en el Registro Auxiliar de Bancos concordados con el formato “Conciliación de Movimiento de la Cuenta Corriente”. La Rendición se organiza como base al número de registro SIAF-SP, la asignación Específica del gasto consignada en el comprobante de pago. 11. Procedimiento Contable de Encargos generales otorgados con Fuente de Financiamiento de Recursos Ordinarios Encargante a) Cuando la Unidad ejecutora Encargante otorgue recursos financieros administrados por la Dirección General del N° 162 Primera Quincena - Julio 2008 Tesoro Público (Recursos Ordinarios) a más de la Unidad Ejecutora operativa de la directiva de tesorería señala que solicitará a la Dirección General del Tesoro Público la apertura de la respectiva “Cuentas Central de Encargos” a su nombre, en la que se centralizará el importe total de los encargos a otorgarse y la apertura de las Cuenta(s) 95 ASIGNAC. COMPROMETIDAS 3,000 97 EJECUCIÓN DE GASTOS Por los cheques cancelados según extracto bancario. 3,000 ———————— x ———————— 44 OBLIGACIONES TESORO PÚBLICO 3,000 30 TRANSF. Y REMESAS DE CAP. 301 Transferencias recibidas 301.01 Tesoro Público 75 TRANSFER. CTES. RECIBIDAS 751 En efectivo 751.01 Tesoro público 2,000 1,000 b) La operación de recepción de recursos en la “Cuenta central de Encargos“ de la Unidad Ejecutora “Encargante“ se realizará únicamente mediante de orden. Contabilización: ———————— x ———————— DEBE HABER 10 CAJA Y BANCOS 3,000 104 Bancos cuentas corrientes 104.01Encargos 42 CUENTAS POR PAGAR 429 Cuentas por pagar diversas Por la habilitación de la cuenta centralizada de Encargos. 3,000 c) Por los cheques cancelados de la cuenta bancaria de reversión con cargo a la cuenta central “Encargos”. ———————— x ———————— DEBE HABER 42 CUENTAS POR PAGAR 3,000 429 Cuentas por pagar diversas 10 CAJA Y BANCOS Actualidad Empresarial 3,000 III-3 III Área Sector Público d) Recursos devueltos a Tesoro Público de la cuenta “Central Encargos“ por reversiones de fondos, como consecuencia de menores utilizaciones en las cuentas bancarias de reversión, así como la recuperación de pagos indebidos o en exceso será depositado mediante papeleta de depósito a favor del Tesoro Público. Contabilización: ———————— x ———————— DEBE HABER 75 TRANSFER. CTES. RECIBIDAS 1,100 751 En efectivo 30 TRANSF. Y REMES. DE CAPITAL 500 302 Transferencias entregadas 302.01 Tesoro Público 38 CARGAS DIFERIDAS 385 Encargos otorgados 385.01 Encargos generales 1,600 1,500 ———————— x ———————— 42 CUENTAS POR PAGAR 1,500 429 Cuentas por pagar diversas 10 CAJA Y BANCOS 104 Bancos cuentas corrientes 104.10 Encargos Por la cancelación 1,500 ———————— x ———————— DEBE HABER Registro de los debitos de la cuenta bancaria de reversión con cargo a la “Cuenta central de Encargos”. ———————— x ———————— DEBE HABER 1,500 10 CAJA Y BANCOS 1,500 104 bancos cuentas corrientes 104.10. Encargos 43 ENCARGOS RECIBIDOS 43 ENCARGOS RECIBIDOS 38 CARGAS DIFERIDAS 385. Encargos otorgados 385.01. Encargos generales 1,500 1,500 1,500 Gobiernos Locales Los Recursos ordinarios que reciban los Gobiernos locales, encargados, a través de la cuenta corriente especifican abierta en el Banco de la Nación, se procederá a pagar y girar los cheques por los gastos incurridos, según el procedimiento de la Directiva de tesorería. - Contabilización: ———————— x ———————— DEBE HABER 10 CAJA Y BANCOS 1,500 104 Banco cuentas corrientes 104.10 Encargos 43 ENCARGOS RECIBIDOS Por la utilización de los fondos para ejecutar encargos. rios, después de haber decepcionado el encargo correspondiente. - Las rendiciones de cuenta por parte de la unidad ejecutora y operativa ”encargada” deben sujetarse al cumplimiento de los convenios y/o directivas. - La documentación que sustenta el gasto por el encargo recibido presentada por la unidad ejecutora y debe ser emitido a nombre de la Unidad Ejecutora “Encargante”. Contabilización: Rendición de cuentas por Encargos recibidos ———————— x ———————— DEBE HABER Habilitación de fondos autorizados en la cuenta bancaria de reversión. - 38 CARGAS DIFERIDAS 1,500 385 Encargos otorgados 42 CUENTAS POR PAGAR DIV. 429 Cuentas por pagar diversas Por el giro de cheques - Encargada a) La cuenta Bancaria de reversión de la Unidad Ejecutora “Encargada” es habilitada para efectuar pagos por la modalidad de Encargos. Sólo se registra cargo por los cheques girados o carta de órdenes emitidas. b) Mediante la contabilización en cuentas de orden, la unidad ejecutora “Encargada” controlará la habilitación de de los recursos según cartas de orden. Ejemplo: 05 VALORES Y DOCUMENTOS 1,500 05.07 Doc. emitidos, recibidos 06 VALORES Y DOC. CIRCULACIÓN 06.07. Control de doc. ———————— x ———————— DEBE HABER 1,500 Por el Devengado que efectúa la Unidad Ejecutora “Encargada”. Las Rendiciones - Las rendiciones de cuenta no deben exceder los treinta (30) días calenda- Preguntas y Respuestas Área Sector Público La Unidad Operativa encargada llevará un control administrativo de los encargos recibidos y sus correspondientes rendiciones de cuenta. - Las Reversiones se efectúan las Unidades Ejecutoras “Encargadas” por la recuperación de los pagos indebidos y/o devoluciones. Recuperación de los pagos indebidos y/o devoluciones, según recibos de Ingresos Contabilización: ———————— x ———————— DEBE HABER 10 CAJA Y BANCOS 1,500 101 caja 42 CUENTAS POR PAGAR 429 Cuentas por pagar diversas 1,500 Reversión de los Fondos recuperados según papeleta de depósito ———————— x ———————— DEBE HABER 43 ENCARGOS RECIBIDOS 2,000 42 CUENTAS POR PAGAR 500 42.9 Cuentas por pagar diversas 10 CAJA Y BANCOS 101 Caja 2,500 Respuesta a las preguntas planteadas en la segunda quincena de junio de 2008 1. ¿Qué se entiende por Presupuesto de Ingresos (P.P.I.)? Es un estado presupuestario que nos muestra la ejecución de los ingresos del ejercicio por fuente de financiamiento, partida genérica del gasto y por niveles operativos (Ingresos Corrientes, ingreso de capital, donaciones y transferencias, endeudamiento interno y financiamiento), versus los gastos ejecutados con estos ingresos, clasificados en gastos corrientes. 2. ¿Qué son Fondo de Compensación Regional (F.C.R.)? De acuerdo con lo establecido por el artículo 73 de la Ley Nº 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, los fondos son íntegramente utilizados para financiar proyectos de inversión regional que hayan cumplido con las normas establecidas por el Sistema Nacional de Inversión Publica, así como los programas sociales de lucha contra la pobreza. 3. ¿Qué son Recursos Ordinarios para Gobiernos Locales (R.O.G.L.)? Son recursos transferidos por el Tesoro Público a los gobiernos locales y están destinados a financiar gastos corrientes tal como el programa de vaso de leche, comedores populares, etc., así como gastos de inversión social. Las preguntas planteadas a continuación serán absueltas en la segunda quincena de julio de 2008 1. ¿En qué consiste el Estado de Fuentes y Usos de Fondos? 2. ¿Qué es un Clasificador del Gasto? 3. ¿Qué es una Distribución Geográfica del Gasto? III-4 Instituto Pacífico N° 162 Primera Quincena - Julio 2008