procedimiento recepción y envios de correspondencia version : 4

MACROPROCESO DE APOYO
CÓDIGO: ADOP02
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
VERSION : 4
PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y ENVIOS DE
CORRESPONDENCIA
PAGINA 1 de 3:
OBJETIVO
ALCANCE
Gestionar y controlar a través de
Instrumentos la documentación que se
genere
en
la
Universidad
de
Cundinamarca y de unidades externas.
Inicia con la recepción de documentos en la
ventanilla correspondencia en forma física
y/o electrónica, aplica el respectivo trámite
para su Distribución a través de registros y
entrega física y/o electrónica en correo
institucionales y termina con la remisión al
Archivo Central.
DEFINICIONES
ARCHIVO ELECTRONICO: Es el conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a lso principios y procesos Archivísticos establecidos en la Universidad
de Cundinamarca.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne sus documentación
de la Universidad de Cundinamarca, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constante
utilización y consulta. en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación,
clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad Administrativa que coordina y controla el funcionamiento de
los archivos de gestión y reúne todos los documentos transferidos por los mismos.
CLASIFICACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánica de la Universidad de Cundinamarca (fondo, serie y/o asusnto).
CORREO ELECTRONICO: Es el servicio que se presta para enviar y recibir mensajes en
los correos de la Universidad de Cundinamarca.
DIGITALIZACION: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (papel, video, casete, cinta, película, microfilm, y otros), que
solo puede leerse o interpretarse en computador.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Pasos a seguir para la entrega de los documentos
que han sido Radicados en la Unidad de Correspondencia, ya sean internos o externos.
DOCUMENTO: Escritos o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo, ya sea en forma
impresa, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones,
etc.
RECIBIDO: Copia del documento original con el respectivo radicado.
RECEPCIÓN y/oDE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que
se hace en la Institución para realizar la admisión de los documentos que son entregados en
la Unidad de Correspondencia, ya sean internos o externos.
RADICADO: Asignación de un sello, firma y numero consecutivo, al momento de la entrega
formal de un documento.
REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS: Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas naturales.
TRANFERENCIA DOCUMENTAL: Procedimiento Archivístico que consiste en el traslado de
los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central después de haber cumplido el
período de retención de documentos.
VERIFICAR: Comprobar o examinar que la documentación que es entregada en la oficina
de correspondencia cumple con los requisitos y normas establecidas en la Universidad de
Cundinamarca.
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CORRESPONDENCIA
PAGINA 2 de 3:
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
1. Recepciona y verifica
Documentos Internos y
Externos.
Servidor Público
asignado para
correspondencia
ADOM001
¿Cumple
requisitos?
Servidor Público
asignado para
correspondencia
ADOM001
INICIO
1. Recepcionar y
verificar los
documentos.
NO
1
con
los
Cumple?
SI
ADOM001
AD0F015
AD0r015
AD0F016
AD0r016
2. Radica y Registra el
documento
en base de
datos en excel o en la
plantilla electrónica en forma
inmediata.
Servidor Público
asignado para
correspondencia
3. Clasifica, digitaliza y
distribuye documentos y
otros envíos a correos
electrónicos institucionales
de cada dependencia y/o
físicamente
cuando
lo
requiera la dependencia.
Servidor Público
asignado para
correspondencia
ADOM01
AD0F018
AD0r018
AD0F020
AD0r020
4. Controla los registros y/
o documentos a que haya
lugar.
Servidor Público
asignado para
esta actividad.
ACAP02
5. Archivar
registros y/o
documentos en
el Archivo de
Gestión.
5. Archiva registros y/o
documentos en el Archivo de
Gestión, según Tabla de
Retención Documental.
Servidor Público
asignado para
correspondencia
ADOP03
ADOr23
6. Transferir
registros y/o
documentos al
Archivo Central.
6. Transfiere registros y/o
documentos del Archivo de
Gestión, según Tabla de
Retención Documental al
Archivo Central.
Servidor Público
asignado para
correspondencia
ADOP03
ADOF21
ADOr21
ADOr23
2. Radicar, registrar
el documento o
tipo documental.
3. Clasificar,
digitalizar y
distribuir los
documentos.
4. Controlar los
registros y/o
documentos a
que haya lugar.
1
FIN
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CORRESPONDENCIA
PAGINA: 3 de 3
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
APROBACIÓN
VERSIÓN
AAAA MM
MOTIVO
DD
No. 1
2009
07
27
No. 2
2011
11
21
No. 3
2012
11
8
No. 4
2013
05
21
Emisión del Documento
Reingeniería en cuanto a sintetizar terminología en el
diagrama de flujo en la actividades
Reingeniería en cuanto a ubicar el código, en el diagrama
de flujo y en la descripción de actividades se incluye la
palabra digitalizar y se ubican los códigos de documentos
de referencia.
Actualizar los códigos en el diagrama de flujo y en la
descripción de actividades se incluye la palabra digitalizar
y se ubican los códigos de los documentos de referencia.
ELABORO: Gestores participantes
NOMBRES:
CARLOS ARTURO CELY RUGE
WILLIAM MARTINEZ BARÓN
AMANDA NIETO CUBILLOS
BLANCA INES MORENO MEDELLIN
ADRIANA BELTRAN GAVIRIA
MARIA NATALI URIBE RODRIGUEZ
RICARDO ANDRES BAQUERO BOBADILLA
JAIME ALFONSO GUTIERREZ CASTAÑO
RUTH ELISA CARDENAS BAYONA
GINETH RODRIGUEZ CASTRO
ESPERANZA ARAOS TRIANA
ANA BEATRIZ PERDOMO PEÑA
SONIA OMAIRA SÁNCHEZ HERAQUE
LUISA FERNANDA GALEANO
MARIA ESPERANZA ROJAS CUELLAR.
NEIDI GIOVANA URQUIJO CELIS
REVISO: Oficina de Calidad
NOMBRE:
Fernando Hernández Moreno – María del Pilar
Delgado Rodríguez
CARGO: Profesional Universitario III –
Profesional Universitario I
FECHA:
2013
05
21
FECHA: 2013
05
03
Secretario Auxiliar
Técnico.
Auxiliar de Oficina
Auxiliar de Oficina
Técnico I.
Técnico I.
Técnico
Técnico
Coordinadora de Archivo.
Secretaria Auxiliar -Facatativá
Técnico Administrativo I. Ubaté
Auxiliar de Oficina I. - Girardot
Secretaria Chocontá
Secretaria Auxiliar. Zipaquirá
Secretaria Auxiliar. Soacha.
Auxiliar de Oficina I. Chía
APROBO: Gestor Responsable del Proceso
NOMBRE: Ruth Elisa Cárdenas Bayona
CARGO: Coordinadora de Archivo.
FECHA:
2013
05
21
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