LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES Y TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Aprobado mediante el Acuerdo 001 de marzo 3 de 2010 UNIDAD DE CONSERVACIÓN CICLO VITAL CÓDIGO SERIES CÓDIGO 01 01 SUBSERIES ACTAS DE COMITÉ ACTAS 02 03 UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D PROCEDIMIENTO Actas Comité de Gerencia Actas Comité Administrativo Actas Comité de Calidad Actas Comité de Control Interno Actas Comité de Salud Ocupacional Actas Comité de Seguridad Actas Comité de Compras Actas Comité de Archivo 5 20 Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico porque se considera memoria para la Institución. X ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA ACTAS DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Junta de Socios 04 01 02 03 02 03 COMPROBANTES ACTAS DE REUNIONES COMPROBANTES DE AJUSTES CONTABLES COMPROBANTES DE EGRESO COMPROBANTES DE INGRESO Locales Comerciales y Parqueaderos 2 X X Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra aleatoria del 2% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. X Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. Recibos de Caja 04 COMPROBANTES DE NÓMINA 05 COMPROBANTES DE VENTAS Facturación 06 COMPROBANTES DE PRESUPUESTO Compromiso Presupuestal Disponibilidad Presupuestal 01 CIRCULARES 02 COMUNICADOS DE PRENSA COMUNICACIONES OFICIALES 10 Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. 2 100 2 10 5 5 1 5 X Avisos X Boletines de Prensa 03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 5 04 MEMORANDOS 1 5 X X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central a los 11 años se elimina. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico el documento físico y el soporte electrónico porque se considera memoria institucional. Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central a los 7 años se elimina. CÓDIGO 04 05 SERIES CONTRATOS SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D 02 COMODATO 03 CONCESIÓN 04 CONSULTORÍA 05 PRESTACIÓN DE SERVICIOS 06 OBRA 07 ASOCIACIÓN 08 COMPRAVENTA 09 SUMINISTROS 10 INTERADMINISTR ATIVOS 01 TRANSFERENCIAS A LA SEGURIDAD SOCIAL 2 100 X 02 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 2 20 X ESTUDIOS 1 20 X 07 HISTORIAS X INFORMES 01 HISTORIA LABORAL 2 100 01 INFORMES A LA JUNTA 2 20 02 INFORMES CONTABLES ANUALES 03 Informes del Revisor Fiscal PROCEDIMIENTO Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra por polo de interés del 2% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra por polo de interés del 2% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. DECLARACIONES 06 08 CÓDIGO Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico porque se considera memoria para la Institución X 1 20 INFORMES DE GESTIÓN 2 20 04 INFORMES ORGANISMOS DE CONTROL 2 10 05 INFORMES EVENTOS 1 10 X 06 INFORMES DE AUDITORÍA 1 20 X 07 INFORMES DE VENTAS 1 10 X 08 INFORMES DE CARTERA 1 10 X 09 INFORMES A ENTIDADES OFICIALES 1 5 Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico porque se considera memoria para la Institución X X Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria institucional, los de más documentos eliminarlos X Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria institucional, los de más documentos eliminarlos Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, a los 7 años se elimina. CÓDIGO SERIES CÓDIGO SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D PROCEDIMIENTO Consecutivos de Memorando Internos 1 10 X Cumplido el tiempo en el archivo central, a los 12 años eliminarlos. 1 10 X Cumplido el tiempo en el archivo central, a los 12 años eliminarlos. Registro de Reservas y/o cotizaciones 1 5 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, a los 7 años se elimina. Registro de Ingreso de vehículos 2 5 1 10 2 20 2 20 2 20 2 20 2 20 2 20 Consecutivo de Correspondencia Enviada Registro de correspondencia recibida Registros de clientes y Proveedores 02 03 01 10 INVENTARIOS 02 03 11 12 LIBROS CONTABLES REGISTROS TÍTULOS Registro conciliaciones bancarias Títulos de Propiedad Títulos Valores INVENTARIO DE BIENES MUEBLES INVENTARIO DOCUMENTAL INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CONSUMO 01 LIBRO MAYOR Y BALANCES 02 LIBROS AUXILIARLES 03 LIBRO DIARIO 01 DE FUNCIONES Manual de Funciones Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico porque se considera memoria para la Institución. X X X X 02 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS X 02 13 PLAN DE EVALUACIÓN PLANES Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar una muestra del 5% por cada año y transferir al archivo histórico. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico, ya que se constituye memoria Institucional y posee valores secundarios para la Institución. Manual de Interventora 2 20 X 1 20 X 2 10 Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico porque se considera memoria para la Institución. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico, ya que se constituye memoria Institucional y posee valores secundarios para la Institución. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico porque se considera memoria para la Institución Manual de Normas de Seguridad PLAN DE ACCIÓN Cumplido el tiempo en el archivo central, eliminarlos. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico ya que se constituye memoria institucional y posee valores secundarios para la Institución. X Manual de Calidad 01 Cumplido el tiempo en el archivo central, eliminarlos. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico porque se considera memoria para la Institución. Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, transferir al archivo histórico físico y el soporte electrónico porque se considera memoria Institucional. X Manual de Archivo Manual de Contratación MANUALES Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar una muestra del 10% y transferirla al archivo histórico. X Evaluación del Desempeño Laboral Evaluación de Proveedores X 03 PLAN DE MEJORAMIENTO 04 PLAN DE MERCADEO 1 20 X 05 PLAN DE EMERGENCIAS 2 20 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 2% anual y transferirla al archivo histórico como memoria Institucional. Cumplido el tiempo de retención en central, transferir al archivo histórico considera memoria para la Institución. Cumplido el tiempo de retención en central, transferir al archivo histórico considera memoria para la institución. el archivo porque se el archivo porque se CÓDIGO SERIES CÓDIGO PROCESOS 2 20 01 SALUD OCUPACIONAL 2 8 02 CAPACITACIÓN 2 8 X 03 EVENTOS 1 10 X 04 MANTENIMIENTO 1 20 X 2 10 X 2 8 2 20 02 03 15 06 07 01 PROYECTOS O2 03 17 LICITACIONES 18 RESOLUCIONES 01 AUDITORÍAS INTERNAS S.G.C. BIENESTAR LABORAL RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL PROYECTOS DE REESTRUCTURACI ÓN PROYECTOS DE PRESUPUEST0 PROYECTOS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL RESOLUCIONES DE LA GERENCIA 1 20 5 20 X X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar en su totalidad por haber perdido sus valores y además se encuentra consolidado en los informes de gestión Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dejando una muestra del 2% anual y transferirla al archivo histórico como memoria Institucional. Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central. Seleccionar una muestra del 1% por años y transferirla al archivo histórico. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar una muestra del 1% por cada año y transferirla al archivo histórico. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, eliminar en su totalidad por haber perdido sus valores y además se encuentra consolidado en los informes de gestión. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico porque se considera memoria para la Institución. X X X PROCEDIMIENTO Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico porque se considera memoria para la Institución. X PROGRAMAS 05 16 UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D PROCESOS DISCIPLINARIOS PROCESOS JUDICIALES PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL 01 14 SUBSERIES Una vez cumplido su tiempo en el archivo central, seleccionar una muestra de forma aleatoria del 5% por cada año y transferirla al archivo histórico como parte de la memoria Institucional, los demás documentos eliminarlos Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico porque se considera memoria para la Institución. O2 JUNTA DE SOCIOS ABREVIATURAS: A.G: Archivo de Gestión / A.C: Archivo Central / CT: Conservación Total / S: Selección / E: Eliminación / M/D: Microfilmación y/o Destrucción FECHA DE EMISIÓN: 09/11/2009 REVISION: 1 FECHA DE REVISIÓN: 14/04/2010