Requisitos necesarios para el funcionamiento de la Actualización 7
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Documento Anexo al LEEME de la Actualización #7 del VERSAT Sarasola A continuación se muestran, por cada uno de los Subsistemas, los elementos que se deben definir para que funcione adecuadamente la Versión 2.0.0, la Actualización 7.00. Subsistema Configuración 1. En esta actualización se introduce un nuevo tipo de usuario (usuario con interfaz simplificada) para facilitar la utilización del sistema por personal no profesional de la actividad económica, minimizando para este la gestión de documentos y centralizando las operaciones de cierre informativo. Por tal motivo se crean los siguientes elementos en el subsistema de Configuración. En la “Vista Usuarios” se incorporan los “Permisos simplificados”, que habilitan el tratamiento del usuario con interfaz simplificada. ( A este usuario, se le darán permisos para ejecutar acciones, por subsistemas) 2. Se incorpora la herramienta de Mensajería-VERSAT para gestionar la agregación de información VERSAT a través del intercambio de paquetes de correo electrónico. En “Datos de la Organización” se incluye la sección “Comunicación” para definir los parámetros de uso del correo electrónico para el intercambio de información. Subsistema Contabilidad En el sistema se introduce la moneda de presupuesto por unidad para dar solución a la agregación de información en un organismo con unidades operando en moneda contable diferente a la moneda contable de la unidad agregadora o consolidadora, tal es el caso del MINREX y servicios médicos. Por tal motivo para lograrlo se han agregado toda una serie de configuraciones y opciones que a continuación se explican. 1. Se definen nuevos parámetros en la opción de Configuración a Nivel Empresarial a. Ficha General Tipo de tasa que se aplica al importar comprobantes en moneda no contable Se incluye esta opción para elegir la tasa a utilizar en el nuevo tipo de agregación cuando la moneda que se exporta es diferente a la que se importa. En este caso se considera la importación de comprobantes desde una base de datos cuya moneda contable es diferente a la definida como contable en la base de datos que Agrega, o sea donde se importa. Cuando se recibe el comprobante en moneda diferente a la contable, este se registra tal cual es, y además se crea un comprobante complementario que es el resultado de aplicar el tipo de cambio configurado. Tipo de agregación a utilizar _ Todos los Comprobantes: Este tipo de agregación se incorpora nueva en la versión 7 y se caracteriza por la exportación de todos y cada uno de los comprobantes realizados desde la fecha actual de la contabilidad hasta la fecha a la que se desee pasar. (Se incorpora en Contabilidad la opción para el cambio de fecha) _ Comprobantes Resúmenes: Se refiere a la agregación estándar que posee el sistema actualmente, la cual está disponible con iguales características. Opción para validación al importar comprobantes Se incluye una opción para el nuevo tipo de agregación, donde se puede invalidar la importación de la información si los saldos resultantes de esta en el destino no coinciden con los previamente enviados en el origen. Opción para habilitación de cierre centralizado de subsistemas desde la Contabilidad Esto implica que desde la contabilidad se realizarán los cierres de todos los subsistemas que estén iniciados. Nota Aclaratoria: Si se ha marcado lo anterior, en el menú “Sistema” de Contabilidad se podrá invocar a la opción “Cambiar fecha de procesamiento”, nueva en el sistema y que más adelante se detalla. Ejecutar la agregación de los Subsistemas durante el cierre centralizado En el nuevo tipo de agregación, no solo la Contabilidad exporta información hacia los niveles superiores también lo hacen los subsistemas de Activo, Nomina, Planificación y Finanzas, a través de esta opción podemos seleccionar cuáles de ellos exportarán su información durante el cierre centralizado. Ejecutar la agregación de contabilidad al cierre De esta forma podrá optar si la contabilidad aun con cierre centralizado o no, exportará su información. b. Ficha Valuación Se incluye la opción para elegir las cuentas a valuar de medios monetarios en el cierre de período, así como las cuentas por moneda donde se registrarán dichas fluctuaciones. También se eligen las cuentas a valuar de activos y pasivos, así como las cuentas por moneda donde se registrarán dichas fluctuaciones c. Ficha Monedas y Tasas Esta opción permite elegir para cada unidad contable la Moneda de Presupuesto con la que va a trabajar en caso de necesitarla, así como las tasas de presupuesto por monedas que se utilizarán en el proceso de importación de los comprobantes. d. Ficha Otras Operaciones de Cierre Con esta opción se pretende configurar las operaciones de cierre de ejercicio que no están automatizadas en el subsistema, dígase operaciones posteriores a Cierre de las Cuentas nominales, entre otras, ya que están muy relacionadas con el organismo o entidad en sí, donde de manera general se eligen Cuentas Orígenes a cualquier nivel y Cuentas Destinos a nivel de hoja, así como la naturaleza del saldo que estas tengan. Esta configuración se realiza indistintamente para cada Unidad Contable y el resultado es la obtención de un comprobante de operaciones por unidad y para cada una de las operaciones configuradas, según el orden que estas tengan, el cual se crea durante el cierre del ejercicio, posterior al cierre de las nominales, de forma automática en el Cierre de Período. 2. En el menú “Sistema” se incorpora la opción Cambiar fecha de procesamiento Desde esta opción se ejecutarán los cierres de todos los subsistemas en un orden lógico (previa configuración de cierre centralizado) chequeando o ejecutado cada una de las acciones que a continuación se detallan: 1. En el subsistema de Planificación Se agregan las proformas que han sido actualizadas, creando un paquete, se limpia el registro de proformas pendientes a enviar. Si se cambia de ejercicio, se copia la versión de plan vigente como versión oficial del plan para el ejercicio que empieza y se pone en etapa de desagregación. 2. En el subsistema de Activos Se Verifica que no existan documentos sin confirmar para poder cambiar Si el cambio incluye Cierre de Período se hace y confirma la amortización en el último día del período y genera la obligación de aporte al presupuesto en finanzas. Si el cambio incluye cierre de ejercicio además de cambiar periodo crea los ciclos de amortización del nuevo ejercicio. 3. En el Subsistema de Inventarios El cambio de fecha en inventarios, diariamente actualiza la fecha para el subsistema y hace un cierre contable del día. 4. En el subsistema de Nóminas Se cambia la fecha del subsistema Si es cierre de período activa el próximo período de pago 5. En el subsistema de Finanzas Se valida que no existan documentos sin confirmar Se valida que si está configurado el Arqueo de caja de cierre de período, este haya sido elaborado. Se chequea que existan las tasas de cambio para la valuación en caso de que el cierre incluya cierre de período. Se Valúa en caso de que sea Cierre de Período Se Cambia de Fecha Se revierte la Valuación en caso de que sea cierre de período Se cambia de fecha 6. En el subsistema de Contabilidad Cambio de Fecha dentro del período actual 1) Se validan los Indicadores Reales 2) Se Asentarán todos los comprobantes con fecha menor a la que se desea pasar 3) Se cambia hacia le fecha seleccionada 4) Se exportan los comprobantes que se encuentran entre la fecha actual y la fecha a la que se pasó, así como los Indicadores Reales Cambio de fecha que implica cambio de período 1) Se realizan chequeos que pueden invalidar el cierre tales como (Cuentas Transitorias con saldo, Saldos inversos en cuentas, que todos los subsistemas hayan cerrado el período) 2) Se validan los Indicadores Reales 3) Se Asentarán todos los comprobantes con fecha menor a la que se desea pasar 4) Se cambia hacia le fecha seleccionada 5) Se actualizan los acumulados de los reales de indicadores 6) Se exportan los comprobantes que se encuentran entre la fecha actual y la fecha a la que se pasó, así como los Indicadores Reales Cambio de Fecha que implica cierre de Ejercicio Cuando estando en el período de diciembre en la última fecha que se desee procesar, se invoque el cambio de fecha para un día del próximo ejercicio (Importante aclarar que el usuario simplificado no pasará de forma visual por el período de Cierre) se realizarán las siguientes acciones: 1) Se realizan chequeos que pueden invalidar el cierre tales como (Cuentas Transitorias con saldo, Saldos inversos en cuentas, que todos los subsistemas hayan cerrado el período) 2) Se validan los Indicadores Reales 3) Se Asentarán todos los comprobantes con fecha menor a la que se desea pasar 4) Se actualizan los acumulados de los reales de indicadores 5) Se cierra el período de diciembre y se cae en el período de cierre 6) Se invoca de forma automática el cierre de las nominales, más el resto de las operaciones de cierre que se hayan configurado 7) Se cambia hacia le fecha seleccionada 8) Se exportan los comprobantes que se encuentran entre la fecha actual y la fecha a la que se pasó, así como los Indicadores Reales. Esta información es enviada automáticamente vía correos y previa configuración de estos 3. Se habilitó la agregación de contabilidad al cierre En el menú Agregación, opción Configuración a Nivel Empresarial se ha creado la opción para exportar las operaciones por grupos. En la página Grupo de Unidades, escoger el Grupo de Exportación, que será utilizado en cada cierre a la hora de exportar las operaciones y fue definido en el módulo de Configuración de VERSAT. 4. Se establece en el menú Sistemas la opción Correo Esta opción constituye una herramienta de acceso al correo, en la cual podrá revisar el estado de la información enviada hacia la base receptora y recibida de esta. El usuario también tendrá la posibilidad de ver la información pendiente de enviar o Procesar, en caso de que la tenga, cuando abra el subsistema. 5. Se agregan nuevos elementos a la opción Cierre de Período Se ejecuta la Valuación de medios monetarios y se revierte para el próximo período, excepto en el de diciembre que no se revierte, se deja firme. Cuando se está cerrando el período Cierre se ejecuta el cierre de “Otras operaciones de Cierre” y la “Valuación de Activos y Pasivos” asumiendo que ya fue realizado el Cierre de las Nominales. 6. Proceso de importación a través de la Herramienta de Correo. Como parte del proceso de importación que se invoca de forma automática en la Herramienta de Correo se incorporan los comprobantes en moneda origen, así como los comprobantes para lograr la moneda contable de la base receptora, como resultado en la vista Comprobantes o en la reportaría de Contabilidad se pueden observar los valores en moneda contable y en moneda de presupuesto de la unidad activa. 7. En la Vista Comprobantes se incluyen nuevas opciones Asentar los comprobantes del Periodo que estén Terminados Terminar los comprobantes del Periodo que estén OK. Estas opciones se habilitan a Nivel Empresarial. Es preciso recordar que para que Finanzas termine los comprobantes, el resto de los subsistemas deberán tener fecha de procesamiento posterior a ella. (Vista Comprobantes, dar clic derecho y escoger la opción del menú que convenga) Opción para ver los comprobantes solo de moneda Presupuesto (Se habilita a nivel de Unidad Contable) Opción de menú Convertir a Moneda de Presupuesto, Esta opción del menú contextual se utiliza en comprobantes asentados para convertirlos en la moneda de presupuesto de la unidad a que pertenece, se utiliza básicamente en la carga inicial. (Se habilita a nivel de Unidad Contable) Se activa solo en comprobantes asentados, pero además debe tener definida en todas las unidades de su base de datos una moneda presupuesto. Subsistema Nóminas El cambio más importante en este Subsistema es la introducción de la Multimoneda, por lo que a partir de esta versión, cada documento que se genere desde Nómina va a estar asociado a una moneda. Además se hicieron modificaciones en la concepción y diseño de su Configuración, para lo cual se adicionaron pestañas que incorporan nuevas funcionalidades, algunas de ellas solo disponibles para usar con un usuario Simplificado. 1. Se definen nuevos parámetros en la opción de Configuración, la cual se habilita a Nivel de Unidad Contable. a. Ficha General Habilitación de personalización automática Con esta opción se muestran en el sistema todos los trabajadores a los que se ha realizado un pago en la nómina pero que no tienen definida cuenta bancaria. Habilitación de filtro por actividades En la opción del menú Sistema, Codificadores, se define la Actividad como un atributo más del trabajador, con este filtro en la vista Trabajadores, se habilitan las pestañas en la parte inferior, de forma tal que los trabajadores se separan por actividades. b. Ficha Obligaciones En esta ficha se reagrupa toda la configuración relacionada con la generación de obligaciones en Finanzas. Generación de obligación de nomina por pagar Con esta opción se crea de forma automática en Finanzas el Tipo de Obligación de pago de las Nóminas. Generación de obligación por cobrar a trabajadores Esta opción solo se implementó para funcionar con un usuario simplificado. Se crea de forma automática en Finanzas el Tipo de Obligación de cobro al trabajador c. Ficha Multimoneda Para definir por cada moneda los parámetros contables con el fin de registrar la fluctuación por tasa de cambio (Solo para Minrex) 2. En la opción Codificadores a. Se crea una Nueva sección “Actividades” con el fin de clasificar los trabajadores para diferenciar su tratamiento general en el sistema) 3. Se agrega la moneda como atributo al Codificador Actividades (solo para uso de usuario Simplificado), brindando esto una facilidad, ya que al hacer una nómina por Actividad, lleva implícita la moneda. Subsistema Inventarios 1. Se introduce en la configuración de este subsistema el tratamiento del impuesto sobre el valor agregado (IVA) No para registrar por las empresas aquí en Cuba. 2. Se especifica nueva opción para devolver automáticamente los documentos de compras que se hayan realizado, generándose un documento de devolución de compra y a su vez se revierte la operación realizada en finanzas (obligación). 3. Se arregla error en el documento de ajuste de Producción Terminada 4. Se visualizan los precios con más decimales, en caso de que los tenga (4 por Ej.) desde cualquier vista o documento. Vista Clasificador de Productos Vista Almacenes y Custodios Documento de salida de almacén 5. Se arregla error asociado a la confirmación de documentos por adelantado (fechas adelantadas) 6. Se arregla error asociado a la inconsistencia de las existencias en cero cuando se captura un documento y se elimina después. 7. Se mejora el trabajo en la captura de lotes, permitiendo asociar más de uno a un producto y se agrega la opción de validación relacionada con estos, o sea Validación de asociación de productos con lotes, al procedimiento de Validar. En versiones anteriores, a los productos con existencias y valorados a precio promedio que se les deseaba poner por lote, había que asociarle toda la existencia a un solo lote, con esta versión se pueden poner tantos lotes a un mismo producto como se deseen, siempre y cuando la existencia de estos lotes, no sobrepase la existencia total del producto, y ello se Valida. 8. Se arregla error en el Reporte de Consumos que mostraba signos negativos y valores incorrectos. (En la Vista Almacenes y Custodios, menú Almacenes/Custodios, opción Consumo Material 9. Se arregla conflicto entre los permisos de almacenero y contador-operador Eliminación de error como por ejemplo al declarar a un usuario el permiso de ContadorOperador que impedía se mostrara Vistas en Contabilidad para este, o en el caso de Almacenero, también se dejaban de mostrar varias opciones en Inventarios. 10. Se incorporó nuevos reportes vinculados a la información de los proveedores y los clientes En el menú Documento, opciones Gestión de proveedores y productos, Gestión de clientes y productos 11. Los cambios de cuentas solo se realizan con las cuentas configuradas en Inventario. Ahora es necesario primero configurar la nueva cuenta para el almacén y después realizar el cambio por la opción que ya existe en el sistema. (Anteriormente se mostraba el botón para recurrir al Clasificador de cuentas), 12. Se arregla el error al realizar una devolución al almacén, de un producto para Insumo, que ha quedado con existencia 0. 13. Se arregla el procedimiento de conciliación de saldos para las cuentas de desgaste. 14. Se agrega validación con mensaje de error a la hora de configurar cuentas, si ya existe y si se está usando en comprobantes sin asentar. 15. Se mejora el tiempo de respuesta de la Consulta de Movimientos. Subsistema Activos Fijos 1. Se introduce en la configuración de este subsistema el tratamiento del impuesto sobre el valor agregado (IVA-para documentos de compra) No para registrar por las empresas aquí en Cuba. 2. Se concibieron modificaciones en la concepción y diseño de este subsistema, incorporándose nuevas funcionalidades. En la opción del menú Codificadores se realizan cambios Pestaña Actividad, ello permite clasificar activos para diferenciar su tratamiento general en el sistema Este es un codificador necesario para registrar el control de los útiles desde activos., sin embargo no recomendamos abandonar el control de los útiles desde el subsistema de Inventarios. Cuando se crea una nueva BD desde esta actualización o cuando se actualice desde una versión anterior, de forma automática se va a crear la Actividad: “Activos”, si se desea llevar el control de los útiles desde este subsistema, entonces se constituye otra actividad con el nombre Útiles y cada una de ellas tendrá sus peculiaridades. Por ejemplo, los útiles llevan asociados subelemetos de gasto y los activos no, ello depende de que los útiles necesitan el subelemento para llevarlos a gasto, que puede o no, ser en el momento de la compra. Otro aspecto que se declara aquí es la Consecutividad, si se quiere que el sistema genere un código de inventario consecutivo para cada una de estas actividades debe marcarse en la deseada la opción consecutivos. Si se quiere que tenga un tamaño específico (cant. Caracteres) y que el código se complete con algún carácter se pone este en (Carácter de relleno). 3. Se adiciona el grupo al que pertenece 4. Adecuación de concepto de compra paraopciones para usuario Simplificado) a) generar obligación de IVA b) generar automáticamente documento de pago en Finanzas c) Adecuación de concepto de venta para generar automáticamente documento de cobro en Finanzas 5. Nueva sección “Conceptos-Grupos” para asociar los grupos de activos a utilizar con el concepto 6. Nueva sección “Conceptos-Usuario” para establecer los conceptos que puede utilizar el usuario 7. Adecuaciones en la gestión de documentos para usuario simplificado utilizando configuraciones predeterminadas y ocultando tratamiento contable Subsistema Finanzas 1. En la opción Codificadores se crean nuevos parámetros Tipo de Fondo Se utiliza para clasificar los fondos de acuerdo a su uso y restringir operaciones en los documentos según la asociación de concepto de contrapartida y tipo fondo Tipos de medios técnicos El control de medios técnicos permite gestionar documentos que precisen un estricto control por su valor o importancia en la entidad, el tipo de medio establece una clasificación de medios. Transferencia de fondos La transferencia de fondos facilita el movimiento de efectivo entre banco y caja. En esta sección se definen las operaciones habilitadas para ejecutar esta acción, se establece la relación entre tipos de fondo origen y destino, los conceptos de contrapartida a utilizar en los documentos automáticos resultantes, y la actividad donde será habilitada. Si el concepto en el origen es de tipo de contrapartida “Banco” o “Caja”, el resultado de la operación será un solo documento, en caso contrario, es obligatorio definir el concepto en el destino y se generan dos documentos, uno de pago en el origen y otro de cobro en el destino. 2. Cambios y nuevos elementos a definir en la opción Configuración Ficha General - “asociación de tipos de fondo por actividad”, se utiliza como filtro de selección de fondos en los documentos según la actividad donde se registre - - “habilitación de uso de IVA en documentos y conceptos asociados”, se introduce opcionalmente en los documentos el tratamiento del impuesto al valor agregado (IVA), de forma general se representa como una parte del valor total del documento y por dicho valor se crea de forma transparente una obligación de cobro, utilizando el concepto asociado para completar sus datos “habilitación de concepto de gasto financiero en compra/venta”, permite activar y desactivar el uso del concepto de gasto financiero en los documentos de compra/venta de moneda Ficha Cobros y Pagos - “habilitación de paginado por tipo de obligación en vista de obligaciones”, da la posibilidad de mostrar las obligaciones separadas por tipo. - “descripción de tipos de obligaciones”, se utiliza para mostrar en la vista de obligaciones si está habilitado el paginado por tipos “configuración predeterminada de concepto de obligación”, la asociación de una cuenta contable según la moneda, facilita la edición de obligaciones, ya que al seleccionar el concepto y la moneda, el sistema asigna la cuenta predeterminada, este recurso resulta imprescindible en el tratamiento de usuario simplificado; por otro lado la asociación del concepto de contrapartida para liquidación, permite utilizar la opción “Liquidar” de la vista de obligaciones - conceptos puentes (concepto de obligación para IVA y conceptos de contrapartida para documentos automáticos de cobro y pago 3. Nuevo Tratamiento para las Cuentas de Banco La concepción de cuenta de banco desglosada por fondos permite manejar una cuenta de banco de forma tal que el saldo se pueda dividir en diferentes subcuentas o fondos de acuerdo a las necesidades de la entidad, cada fondo pertenece a un tipo de fondo y tiene asociado una cuenta contable de ultimo nivel, dicha cuenta puede ser la misma para todos los fondos de una cuenta de banco, o puede ser diferente para cada uno de ellos. A cada fondo se asocian las unidades contables que pueden utilizar su saldo. 4. Cambios en el uso de cuenta de banco en documentos de cobro y pago Cuando una cuenta de banco tiene mas de un fondo, en el momento de realizar operaciones es preciso especificar el fondo que se esta afectando, para ello se habilita en la sección de los conceptos de contrapartida de los documentos de cobro y pago, una columna para seleccionar el fondo, de esta manera se puede realizar una operación de banco que implique mas de un fondo. (Documento ejemplo que explica lo anterior) En el ejemplo se muestra una entrada de efectivo en banco por un importe de 1000, donde 800 se dirigen al fondo de Operaciones Corrientes y 200 al de Inversiones. La composición del saldo de una cuenta de banco con varios fondos se muestra de la siguiente manera. 5. Nueva disposición en el sistema para obtener los Estados de Cuenta La gestión de Estados de Cuenta se realiza desde la vista Cuentas Bancarias, seleccionando una cuenta y activando la sección inferior “Estados de Cuenta” 6. Se habilita la sección Asientos de contrapartida Esta sección muestra las operaciones realizadas con la cuenta de banco detallando la contabilización ejecutada como contrapartida. 7. Nuevo Tratamiento de los Fondos de Caja Se incorpora “Tipo de fondo” en la definición de la caja. Arqueo de caja Se generaliza el modelo de arqueo incluyendo desglose de moneda para todos los tipos de fondo. 8. Nuevas opciones en la Actividad de Cobros y Pagos (Vistas de Obligaciones) Se introduce filtro adicional de selección de obligaciones según su estado (pendiente de liquidar, liquidada y cancelada) Se incorpora la posibilidad de “Paginado por tipo de obligación” mostrar las obligaciones separadas por tipo. Como una nueva modalidad se presenta la opción “Liquidar” facilitando la liquidación de una o más obligaciones directamente desde la vista y concibiendo con esto la generación automática del documento de cobro o pago según corresponda. Se habilita la liquidación en efectivo con banco o caja y además la liquidación contra una cuenta contable. 9. En las Vistas de Cobro/Pago se muestra en el menú la opción “Transferencia entre fondos” Esta opción permite transferir saldo entre cuentas de banco y fondos de caja generando documentos automáticamente, si los fondos origen y destino tienen la misma moneda, se genera un documento de “Otros Pagos”, en caso contrario se genera un documento de “Compra de Moneda” y resulta obligatorio introducir el importe en el destino. 10. Creación de nuevos Tipos de Contrapartidas Creación de Obligaciones: Permite crear obligaciones en el sentido inverso de la operación, por ejemplo en un documento de Cobro, genera una Obligación por Pagar, para configurar el concepto de contrapartida de creación de obligación, se define para la obligación a generar, el concepto de obligación y el de contrapartida de cuenta contable El siguiente ejemplo muestra un documento de cobro que utiliza un concepto de creación de obligación por un importe de 600,000, que genera de forma automática la obligación de pago. La obligación de pago se crea con los conceptos configurados para la obligación y la contrapartida, utilizando el importe suministrado desde el documento de cobro, la cuenta contable se toma de la configuración del concepto de obligación según la moneda, y el detalle de contrapartida se completa a partir de la configuración contable establecida en el concepto de contrapartida. 11. Creación de entidades y trabajadores desde documentos Se habilita la creación de entidades y trabajadores desde los documentos para usuarios con permiso para ello, de esta manera se logra completar la edición de documentos adicionando entidades sin necesidad de acceder al subsistema de Configuración. 12. Incorporación de Actividad de Financiamiento Con esta Actividad se hace necesario añadir todo un grupo de nuevos elementos como Las cuentas para registrar la fluctuación por Financiamiento en la opción de Configuración Indicadores asociados a columnas de vistas según destino de financiamiento en la Configuración también Conceptos e indicadores para el cierre de financiamiento Asociación de conceptos de obligaciones para cierre de financiamiento Grupo VERSAT Sarasola Marzo del 2012.
