UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.1 Tecnologías de cómputo 2.1.1 Sistemas de microcomputadoras 2.1.2 Computadoras en red 2.1.3 Terminales de cómputo 2.1.4 Sistemas de computadoras centrales (mainframe) 2.1.5 Sistemas de supercomputadoras 2.2 Tecnologías de software 2.2.1 Clasificación del software 2.2.2 Compra de software 2.2.3 Derechos de autor y licencias de software 2.3 Modelos de procesos de datos con software de aplicación 2.3.1 Procesamiento de datos 2.3.2 Modos de procesamiento 2.3.3 Selección del modo de procesamiento 2.3.4 Sistemas en tiempo real 2.3.5 Software de aplicación del negocio 2.3.5.1 Modelos de proceso de datos con software de aplicación genérica Uso de la Hoja Electrónica de Cálculo en la empresa 2.3.5.2 Modelo de proceso de datos con Hoja Electrónica de Cálculo Planteamiento del problema Solución (diagrama de flujo de datos) Uso de funciones, sintaxis y ejemplos de la Hoja Electrónica de Cálculo =HOY() =AHORA() =COINCIDIR() =SUMA() =PROMEDIO() =CONTAR() =CONTARA() =ALEATORIO() =SI() =BUSCARV() =DESVEST() Introducción a las macros 2.4 Modelos de procesos de datos con programas para computadora 2.4.1 Programa de cómputo 2.4.2 Introducción a lenguajes de programación 2.4.3 Planeación de un programa de cómputo 2.4.4 Solución de problemas con lenguaje de programación (VBA) Planteamiento del problema Solución Programación o código SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.1 Tecnologías de cómputo. Introducción Todas las computadoras son sistemas con componentes de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control. Comentaremos las tendencias, aplicaciones ya algunos conceptos básicos de los muchos tipos de sistemas informáticos que se utilizan en la actualidad. Tipos de sistemas informáticos Los sistemas informáticos de la actualidad tienen en una variedad de tamaños, formas y capacidades de cómputo. Los desarrollos rápidos de hardware y software y las necesidades cambiantes de los usuarios finales continuar impulsando la aparición de nuevos modelos de computadoras, desde las combinaciones más pequeñas de teléfono celular, asistente personal digital hasta las grandes computadoras centrales con múltiples procesadores para la empresa. Las categorías, tales como grandes computadoras centrales (mainframe), y microcomputadoras todavía se utilizan para ayudarnos a expresar el poder relativo de procesamiento del número de usuarios finales de los diferentes tipos de computadoras pueden soportar. Pero estas clasificaciones no son precisas, y sobre poner unas a otras. Por eso, es, dar otros nombres con el fin de destacar los usos principales de los tipos particulares de computadoras. Los ejemplos incluyen computadoras personales, servidores de red, computadoras en red y estaciones de trabajo técnicas. Además, los expertos siguen pronosticando la función o desaparición de algunas categorías de computadoras, sienten, por ejemplo, que muchos sistemas de rango medio y grandes sistemas centrales se han vuelto obsoletos por el poder y versatilidad de las redes cliente/servidor compuestas por microcomputadoras y servidores. Otros expertos de la industria han vaticinado que la aparición de las computadoras de red y de los dispositivos información para aplicaciones sobre Internet e intranets corporativas reemplazarán a muchas computadoras personales, en particular en las grandes organizaciones y en el mercado de las computadoras domésticas. Todo el centro de gravedad de la computación ha cambiado. Para millones de consumidores y usuarios de negocios, la principal función de la pc de escritorio es la de ser una ventana a Internet. Las computadoras son ahora dispositivos de comunicación, y los consumidores las quieren lo más baratas posible. 2.1.1 Sistemas de microcomputadoras Las microcomputadoras son la categoría más importante de los sistemas informáticos para los hombres de negocios y los consumidores. Aunque a veces se les denomina computadoras personales (o PC, siglas del término Personal Computer), una microcomputadora es mucho más que una pequeña computadora para el uso de un individuo. El poder de cómputo de las microcomputadoras excede ahora al de las grandes computadoras centrales (mainframe) de SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS generaciones anteriores de computadoras a una fracción de un costo. Por eso, se han convertido en poderosas estaciones de trabajo profesionales en red para los profesionales de negocios. Las microcomputadoras vienen en diversos tamaños y formas para una variedad de propósitos. Por ejemplo, las PC están disponibles como modelos de mano, notebooks, laptops, portátiles, de escritorio y de gabinete amplio. O según su uso, incluyen sistemas para el hogar, personales, profesionales, estaciones de trabajo y multiusuario. La mayoría de las microcomputadoras son de escritorio, diseñadas para que quepan en el escritorio de una oficina; o laptops para aquellos que desean una PC pequeña y portátil para sus actividades laborales. Proporciona consejos acerca de algunas características clave que deberían considerarse antes de adquirir una estación de trabajo profesional de alto rendimiento, una PC multimedia o un sistema para principiantes. Esto nos daría una idea acerca del rango de las características disponibles en las microcomputadoras de la actualidad. Algunas microcomputadoras son poderosas computadoras estaciones de trabajo (estaciones de trabajo técnicas) que apoyan aplicaciones con cálculos matemáticos y demandas de despliegue de gráficos intensos, tales como diseños apoyado por computadora (CAD, siglas del término Computer Aided Design) en ingeniería, o análisis de inversiones en ingeniería o análisis de inversiones y portafolios en la industria de los seguros. Otras microcomputadoras se utilizan como servidores de red. Por lo General, son microcomputadoras más poderosas que coordinan telecomunicaciones y comparten recursos en pequeñas redes de área local (LAN) y sitios Web de Internet e intranets. 2.1.2 Computadoras de red Las computadoras de red (NC, siglas del término Network Computer) son una categoría de microcomputadoras diseñadas en primer lugar para que los empleados de oficina, así como los trabajadores del conocimiento, con aplicaciones especializadas o limitadas, las utilicen con Internet e intranets corporativas. Las computadoras de red son microcomputadoras de bajo costo, selladas, sin almacenamiento en disco (o uno mínimo), que están conectadas a la red. Los usuarios de las computadoras de red dependen sobre todo de servidores de red para su sistema operativo y navegador Web, software de aplicación, así como para el acceso y almacenamiento de datos. Uno de los principales atractivos de las computadoras de red es que su costo total de propiedad (TCO) es más bajo. La compra y actualizaciones, mantenimiento y soporte es mucho más económica cuando la comparamos con la de las PC completas. Otros beneficios para los negocios incluyen la facilidad de distribución y de licencias de software, la estandarización de la plataforma de cómputo, menores requerimientos de soporte al usuario final y mejor manejabilidad mediante la administración centralizada y el coste empresarial de los recursos de las redes de cómputo. Dispositivos de información Las computadoras personales no son la única opción: una multitud de artefactos inteligentes y dispositivos de información, desde teléfonos celulares y radiolocalizadores hasta PC de mano y SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS máquinas de juego basadas en Web, prometen acceso a Internet y la capacidad de desempeñar tareas básicas de cómputo. Los dispositivos de microcomputadoras de mano conocidos como asistentes personales digitales (PDA, siglas del término Personal Digital Assistant) son algunos de los dispositivos más populares en la categoría de dispositivos de información. Los PDA habilitados para Web utilizan pantallas sensibles al tacto, reconocimiento de escritura manual basada en pluma o teclados numéricos, de tal forma que los trabajadores móviles pueden enviar y recibir correos electrónicos para tener acceso a la Web e intercambiar información, como citas, listas de pendientes y contratos de rentas, con su PC de escritorio o servidores Web. Uno de los últimos participantes en la tecnología PDA es el Blackberry de Research in Motion (RIM), un pequeño dispositivo del tamaño de un radiolocalizador que puede desempeñar todas las funciones comunes de un PDA, además de actuar como un teléfono móvil por entero a funcionar. Lo que diferencia a estos dispositivos de otras soluciones inalámbricas PDA es que siempre está encendido y conectado. Debido a esta funcionalidad, no se necesita marcar o establecer una conexión. El Blackberry ni siquiera tiene una antena visible. Cuando un usuario desea enviar o contestar un correo electrónico, el pequeño teclado en el dispositivo permite la entrada del texto. Igual que un teléfono celular, el Blackberry está diseñado para permanecer encendido y conectado de continuo a la red inalámbrica, lo que permite la transferencia de correo electrónico casi en tiempo real. Además, debido que el Blackberry utiliza la misma red que la mayoría de los servicios de teléfonos móviles, la unidad puede utilizarse en cualquier sitio en el que pueda usarse un teléfono celular. Los dispositivos de información también pueden asumir la forma de consolas de videojuegos y otros dispositivos que se conectan al televisor del hogar. Estos dispositivos permiten navegar en Internet o enviar y recibir correos electrónicos y leer un programa de televisión o jugar videojuegos al mismo tiempo. Otro dispositivo de información y incluyen PDA inalámbricos, teléfonos PCS y celulares habilitados para Internet, y dispositivos domésticos basados en el teléfono que puedan enviar y recibir correos electrónicos y accesar a la Web. 2.1.3 Terminales de cómputo Hoy en día las terminales de cómputo experimentan una conversión importante hacia dispositivos de cómputo en red. Las terminales tontas, dispositivos de monitor de vídeo/declaró con capacidades militares de procesamiento, está siendo reemplazados por terminales inteligentes, que son PC modificadas en red o computadoras de red. También están incluidas las terminales de red, las cuales pueden ser terminales Windows, dependientes de servidores de red para el software Windows, para su poder de procesamiento y su almacenamiento; o las terminales de Internet, que dependen de servidores de sitios Web en Internet, en intranets para sus sistemas operativos y para su software de aplicación. Las terminales inteligentes toman muchas formas y pueden desempeñar de manera independiente entrada de datos ya algunas tareas de procesamiento de información. Esto incluye el uso extendido SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS de terminales de transacciones en bancos, tiendas minoristas, fábricas y otros lugares de trabajo. Algunos ejemplos son los cajeros automáticos (ATM, siglas del término Automated Taller Machine), los registradores de producción en las fábricas, y las terminales de punto de venta (POS, siglas del término Point of Sale) de minoristas. Estas terminales inteligentes utilizan teclados numéricos, pantallas sensibles al tacto, escáneres de códigos de barras, u otros métodos de entrada para capturar datos e interactuar con los usuarios finales durante una transacción, al tiempo que dependen se servidores o de otras computadoras en la red para llevar a cabo el procesamiento posterior a las transacciones. Sistemas de rango medio Los sistemas de rango medio son en su mayor parte servidores de red de alto desempeño, así como otros tipos de servidor que puede manejar el procesamiento a gran escala de muchas aplicaciones de negocios. Aunque no son tan poderosas como las grandes computadoras centrales (mainframe), son menos costosas de adquirir, operar y mantener que los grandes sistemas centrales, y por eso satisfacen las necesidades de cómputo de muchas organizaciones. La proliferación de almacenes de datos de aplicaciones relacionadas, tales como la minería de datos y procesamiento analítico en línea, están forzando a las tiendas de TI a niveles cada vez mayores de configuraciones de servidores. De manera similar, las aplicaciones basadas en Internet, como servidores Web y comercio electrónico, están forzando a los administradores de TI a elevar las normas de velocidad de procesamiento, de capacidad de almacenamiento y de otras aplicaciones [de negocio], lo que alimenta crecimiento de los servidores de alto desempeño. Los sistemas de rango medio se han popularizado como poderosas servidores de red para ayudar a administrar grandes sitios Web de Internet, intranets y extranets corporativas y otras redes. Las funciones de Internet y otras aplicaciones son aplicaciones populares de los servidores de alto desempeño, como son las aplicaciones integradas de manufactura, distribución y financieras de toda la empresa. Otras aplicaciones, como la administración de almacenes de datos, minería de datos y procesamiento analítico en línea contribuyen a la demanda de sistemas servidores de alto desempeño. Los sistemas de rango medio se popularizaron primero como mini computadoras para investigación científica, sistemas de instrumentación, análisis de ingeniería y monitorear y control de procesos industriales. Las minicomputadoras podían manejar con facilidad dichos usos porque estas aplicaciones tienen un corto alcance y nos demandan la versatilidad del procesamiento de los grandes sistemas centrales (mainframe). En la actualidad, los sistemas de rango medio incluyen servidores utilizados en plantas de manufactura y control de procesos industriales, y tienen una función importante en la manufactura asistida por computadora (CAM, siglas del término Computer Aided Manufacturing). También pueden tomar la forma de poderosas estaciones de trabajo técnicas para el diseño asistido por computadora (CAD) y otras aplicaciones intensivas de graficas y computación. Los sistemas de rango medio también se utilizan como servidores de interfase frontal para apoyar a las computadoras centrales (mainframe) a tener procesamiento de telecomunicaciones y en la administración de redes. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.1.4 Sistemas de computadoras centrales (mainframe) Los sistemas de computadoras centrales (mainframe) son sistemas informáticos grandes, rápidos y poderosos. Por ejemplo, puede procesar miles de millones de instrucciones por segundo (MIPS, siglas del término millions of instructions per second). También en cosa de grandes capacidades de almacenamiento primario. Su capacidad de memoria principal puede ir desde cientos de gigabytes hasta varios terabytes de almacenamiento primario. Las grandes computadoras centrales ante dos sido bastante su tamaño en los últimos años, lo que ha disminuido de forma importante sus necesidades de al de acondicionado, consumo de energía eléctrica y requerimientos de espacio, y como resultado también se han reducido sus costos de adquisición y operación. La mayoría de estas mejoras son consecuencia de un cambio desde las pasadas computadoras centrales enfría las por agua hasta los más recientes sistemas mainframe con tecnología de enfriamiento por aire. Por eso, las computadoras centrales siguen mejorando las necesidades de procesamiento de información de las grandes corporaciones y agencias gubernamentales con altos volúmenes de procesamiento de transacciones o complejos problemas de cálculo. Por ejemplo los grandes bancos internacionales, líneas aéreas, empresas petroleras y otras grandes corporaciones procesan cada día a millones de transacciones de ventas y solicitudes de clientes con la ayuda de grandes sistemas centrales mainframe. Las computadoras centrales mainframe todavía se utilizan para aplicaciones de cómputo a intensivas, tales como el análisis de datos sísmico de las exploraciones de los campos petrolíferos o la simulación de condiciones de vuelo a la hora de diseñar una aeronave. Las computadoras centrales mainframe también se utilizan mucho como súper servidores para las grandes redes cliente/servidor y los sitios Web de Internet de alto volumen de las grandes empresas. Y como se menciono antes, las computadoras centrales se están convirtiendo en una plataforma popular de la computación de negocios para la minería de datos y almacenamiento de datos, y para las aplicaciones de comercio electrónico. 2.1.5 Sistemas de supercomputadoras El término supercomputadora describe a la categoría de sistemas informáticos en extremo poderosos que han sido diseñados de manera específica para ejercer aplicaciones científicas, de ingeniería y negocios que requieren velocidades muy altas para realizar cálculos numéricos masivos. El mercado para las supercomputadoras incluye agencias de investigación gubernamental, grandes universidades y corporaciones principales. Se utilizan supercomputadoras para aplicaciones como pronósticos globales de clima, sistemas de defensa militar, cosmología y astronomía computacionales, investigación y diseño de microprocesadores, minería de datos a gran escala, etcétera. Las supercomputadoras utilizan arquitecturas de procesamiento en paralelo de microprocesadores interconectados (los cuales pueden ejecutar muchas instrucciones al mismo tiempo en paralelo). Puede realizar sin problemas cálculos aritméticos a velocidades de miles de millones de operaciones de punto flotante por segundo (gigaflops). Hoy en día están en uso la supercomputadoras que SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS pueden calcular en teraflops (billones de operaciones de punto flotante por segundo), y las cuales utilizan diseños de procesamiento paralelo masivo (MPP, siglas del término Massive Parallel Processing) de miles en micro procesadores. Los precios de compra de las grandes supercomputadoras están en un rango de entre $5 y $50 millones. Nota técnica: el concepto de sistema informático Como profesional de los negocios, usted. No necesita un conocimiento técnico desarrollado acerca de las computadoras. Sin embargo, tiene que entender algunos conceptos básicos acerca de los sistemas informáticos. Esto de ayudar a hacer un usuario informado y productivo de los recursos de los sistemas informáticos. Una computadora es más que un conjunto de dispositivos electrónicos de alto poder que realizar una variedad de tareas de procesamiento de información. Una computadora es un sistema, una combinación interrelacionar de componentes que realizan las funciones básicas del sistema entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control, y de este modo proporciona a los usuarios finales una poderosa herramienta de procesamiento de información. Concebir a la computadora como un sistema informático es vital para su uso y manejo efectivo. Usted deberá ser capaz de visualizar cualquier computadora de esta forma, desde el dispositivo de microcomputadora más pequeño, hasta una gran red de computadoras con componentes interconectados mediante conexiones de redes de telecomunicaciones en todo el conjunto de edificios o una zona geográfica. Una computadora es un sistema de dispositivos de hardware organizados según las siguientes funciones del sistema: Entrada. Los dispositivos de entrada de un sistema informático incluyen los teclados de las computadoras, pantallas sensibles al tacto, plumas electrónicas, escáneres ópticos, etc. Ellos convierten a los datos a una forma electrónica para su entrada directa, o mediante una red de telecomunicaciones, a un sistema informático. Procesamiento. La unidad central de procesamiento (CPU, siglas del término Central Processing Unit) es el componente principal de procesamiento de un sistema informático. (en las microcomputadoras, es el microprocesador principal). Desde un punto de vista conceptual, los sistemas de circuitos de un CPU puede dividirse en dos subunidades principales: la unidad lógico-aritmética y la unidad de control. Son los circuitos electrónicos (conocidos como registros) de la unidad y lógica-aritmética los que realizan las funciones alimenticias y lógicas requeridas para ejecutar las instrucciones de software. Salida. Los dispositivos de salida de un sistema informático comprenden unidades de despliegue de dinero, impresoras, unidades de respuesta de audio, etc. Ellos convierten la información electrónica producida por el sistema informático en una forma que será inteligible al ser humano para su presentación a los usuarios finales. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Almacenamiento. La función de almacenamiento de un sistema informático tiene lugar en los circuitos de almacenamiento de la unidad de almacenamiento primario de la computadora uno, o memoria, apoyada por dispositivos de almacenamiento secundario, tales como discos magnéticos y unidades de disco ópticos. Estos dispositivos almacena los datos e instrucciones de software necesarios para el procesamiento. Los procesadores de computo también pueden incluir sistemas de circuitos de almacenamiento llamados memoria caché, para almacenar, alta velocidad y de manera temporal, elementos de instrucciones y de datos. Control. La unidad de control de un CPU es el componente de control de un sistema informático. Sus elementos y otras circuitos interpretan las instrucciones de software y transmiten indicaciones que controlan las actividades de los otros componentes del sistema informático. Velocidades del procesamiento de cómputo ¿Qué tan rápido son los sistemas informáticos? Las primeras velocidades de operación de las computadoras se medirán en milisegundos (milésimas de segundo) y microsegundos (millonésimas de segundo). Ahora las computadoras operan en rangos de nanosegundos (milmillonésimas parte de un segundo), no obstante, algunos alcanza velocidades de picosegundos (billonésima parte de un segundo). Dichas velocidades parecen casi inconcebibles. Por ejemplo, una persona promedio dando un paso cada nanosegundo daría la vuelta a la tierra 20 veces ¡en un segundo! Ya hemos mencionado las velocidades teraflop de algunas supercomputadoras. Sin embargo, ahora la mayoría de las computadoras pueden procesar instrucciones de programas a velocidades de millones de instrucciones por segundo (MIPS). Otras medidas de velocidad de procesamiento es el megahertz (MHz), o millones de ciclos por segundo, y el gigahertz (GHz), o miles de millones de ciclos por segundo. Esta clasificación se conoce como la velocidad del reloj de un microprocesador, dado que se usa para clasificar microprocesadores según la velocidad de sus circuitos tan polarizados o reloj interno. Sin embargo, dichas clasificaciones puede ser indicadores engañosos de la velocidad de efectiva de procesamiento de los microprocesadores y de su rendimiento, o capacidad para realizar tareas sutiles de cálculo o de procesamiento de datos durante un período determinado. Esto se debe a que la velocidad de procesamiento depende de una variedad de factores, que incluyen el tamaño de la trayectoria de los circuitos, o líneas (bus), que interconectados los componentes del microprocesador; la capacidad de los registros de procesamiento de instrucciones; el uso de la memoria caché de alta velocidad, ya el uso de microprocesadores especializados, tales como un coprocesador matemático para realizar cálculos aritméticos más rápidos. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.2 Tecnologías de software. Aspectos básicos del software El software para computadora determina los tipos de tareas que le ayudará a realizar una computadora. Cierto software le ayuda a crear documentos, mientras que otro le ayuda a bloquear virus o a mejorar el desempeño de su computadora. Categorías de software ¿Qué es el software? Las instrucciones que le indican a una computadora cómo realizar una tarea se les llama programas para computadora. Estos programas forman el software con el cual una computadora se prepara para hacer una tarea específica, como producir un documento, editar una fotografía, proteger contra los ataques de virus, administrar los archivos o desplazarse por la Web. 2.2.1 Clasificación del software Las dos categorías principales son software del sistema y software de aplicaciones. El software del sistema está diseñado para las tareas propias de la computadora, mientras que el software de aplicaciones está diseñado para ayudar a las personas a realizar tareas concretas. Por ejemplo, utiliza el software del sistema para diagnosticar un problema con su disco duro o con su fotografía o preparar una redacción de su curso. Las categorías de software del sistema y software de aplicaciones se pueden dividir en categoría secundarias. Software de aplicación ¿Por qué se llama software de aplicación? Cuando usted escucha palabra aplicación, su primera reacción puede ser imaginar una solicitud de ayuda financiera, un formulario de solicitud de empleo o una solicitud para la inscripción en un club o una licencia de conductor. Sin embargo, la palabra aplicación tiene otros significados. También es sinónimo de la palabra uso. Una computadora tiene muchos usos, como crear documentos, procesar números, dibujar diseños y editar fotografías, cada uso se considera una aplicación, y el software que proporciona a la computadora las instrucciones para cada uso se denomina software de aplicación, o simplemente aplicación. Existen miles de aplicaciones de software útiles diseñadas para uso personal o empresarial. Mas adelante en el capitulo conocerá con detalle algunas aplicaciones muy conocidas. ¿Qué es el software de productividad? Algunas aplicaciones se denominan software de productividad. Existen muchas definiciones diferentes para este término. Sin embargo, el software de productividad se suele definir como cualquier tipo de aplicación que ayuda a las personas a realizar su trabajo con más eficiencia. El término pudo haber surgido en referencia a las herramientas de software utilizadas por las empresas para aumentar la eficiencia secretarial en las tareas cotidianas, como escribir, guardar SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS archivos y la contabilidad básica. Las aplicaciones que se suelen asociar con el software de productividad son los procesadores de textos, las hojas de cálculos, los planificadores y los sistemas de administración de base de datos. El software para gráficos, de prestaciones y para edición por computadora en ocasiones también se clasifica como aplicaciones de productividad. ¿Qué es el groupware? Otro tipo de aplicaciones, denominado groupware, está diseñado para ayudar a que varias personas colaboren en un solo proyecto a través de redes locales o conexiones a Internet. El groupware permite mantener programas para los integrantes de un grupo, seleccionar automáticamente los horarios de reunión, facilitar la comunicación por correo electrónico u otros canales, distribuir documentos de acuerdo con un programa o secuencia establecidos con anticipación, y permitir que muchas personas contribuyan en un solo documento. ¿Cómo ejecuto el software de aplicaciones? Las técnicas para ejecutar las aplicaciones dependen del sistema operativo de su computadora, pero en casi todas las computadoras personales se debe hacer doble clic en un icono del escritorio o seleccionar la aplicación de un menú. Software de utilerías ¿Qué es el software de utilerías? Un tipo de software llamado software de utilerías está diseñado para ayudarle a vigilar y configurar las especificaciones de su sistema de cómputo, el sistema operativo o el software de aplicaciones. Algunos ejemplos de software de utilerías son las herramientas de diagnóstico y mantenimiento, los asistentes de instalación, los programas de comunicaciones y el software de seguridad. El software de utilerías se suele orientar a una tarea específica, e incluye un conjunto de funciones mucho más limitado que el software de aplicaciones. Igual que todo el software del sistema, las utilerías se concentran en las tareas principales de la computadora, como bloquear los virus o diagnosticar errores en el disco duro, y no en tareas del mundo real, como generar documentos o llevar la contabilidad. En una PC, usted consulta el software de utilerías desde los iconos del escritorio o desde el menú Inicio, igual que el software de aplicaciones. Otras utilerías se consultan desde el Panel de control de Windows. ¿Cuáles son las utilerías más populares? En años recientes, el software antivirus, como el Norton AntiVirus y McAfee VirusScan, ha sido una categoría popular del software de utilerías. Con la reciente aparición de anuncios molestos, intentos de invasión, y correo no solicitado (spam), tiene gran demanda utilerías como bloqueadores de anuncios, cortafuegos personales (firewalls) y filtros para correo no solicitado (spam). Otras utilerías relacionadas con la seguridad son el software de cifrado, como PGP, que desordena el contenido de un archivo para su almacenamiento o transmisión. Para las personas que no quieren dejar huellas de los sitios Web visitados, utilerías como 12Ghosts eliminan las listas con el historial en Internet, los archivos y los gráficos dispersos en muchos lugares del disco duro. Los padres SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS utilizan el software de filtrado, como Net Nanny, para evitar que sus hijos vean sitios Web cuestionables. Acrobat Reader es una utilería muy apreciada que transforma todo tipo de archivos en un formato portátil que se puede generar y leer en cualquier computadora donde esté instalado. Acrobat es muy útil para distribuir documentos creados con software de edición por computadora costoso que no es probables que esté instalado en las computadoras de muchas personas. A los usuarios de computadoras les agrada personalizar sus escritorios con gráficos que se exhiben cuando la maquina está inactiva. También son muy populares las cubiertas de pantalla que personalizan el aspecto y la sensación de los reproductores de medios y los quemadores de DVDs. Otra categoría popular son las utilerías del sistema, como Norton SystemWorks y System Mechanic. Estas utilerías detectan y reparan errores en el disco, reparan los archivos dañados y afinan y mejoran el desempeño de su PC. Un grupo final de utilerías que vale la pena mencionar está diseñado para respaldar archivos, limpiar el disco duro y eliminar los archivos irrecuperables. Utilerías como Recover My Files, VirtualLab y R-Undelete recuperan los archivos eliminados por error. ¿Qué son los instrumentos o controles del escritorio? Un instrumento del escritorio (también llamado artefacto o control) es un programa de utilería especializado que se exhibe en el escritorio de una computadora, parece un control y puede mostrar un fragmento de información. Algunos de estos controles son los relojes, calendarios, calculadoras, avisos de noticias, avisos mostrados como notas adheribles e informadores del clima. Los controles suelen configurarse para que se activen al mismo tiempo que la computadora y permanezcan ahí hasta que se apague. Estos instrumentos también se integran en una barra lateral o un tablero de control. En ocasiones, los instrumentos son diseñados para ser transparentes, de manera que no oscurezcan a otros objetos. Controladores de dispositivos ¿Qué es un controlador de dispositivo? Un controlador de dispositivo es el software que ayuda a un dispositivo periférico a establecer comunicación con una computadora. Este tipo de software del sistema es utilizado por las impresoras, los monitores, las tarjetas para gráficos, las tarjetas de sonido, las tarjetas de red, los módems, los dispositivos de almacenamiento, los ratones y los escáneres. Una vez instalado, un controlador de dispositivos suelen funcionar en un segundo plano, sin abrir una ventana en la pantalla. Suponga que conecta una impresora a su computadora. Cuando la instala, también incorpora un controlador a la impresora. Cuando inicia un trabajo de impresión, el controlador del dispositivo funciona en un segundo plano para enviar los datos a la impresora. El controlador le indica si encuentra un problema, por ejemplos, si la impresora está conectada o se ha agotado el papel. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.2.2 Compra de software Aspectos básicos del consumidor. ¿Cuáles son las aplicaciones y las utilerías esenciales que hay que tener en mi computadora? Además de un sistema operativo, su computadora debe tener software de navegador, un cliente de correo electrónico, software para procesar textos, una suite de seguridad, un visor de imágenes y software que le permita quemar archivos CDs y DVDs. ¿Debo utilizar las aplicaciones y las utilerías que vienen con el sistema operativo? Casi todos los sistemas operativos y las utilerías. Debe analizar de manera minuciosa lo que ofrece su sistema operativo antes de gastar dinero en software de otros fabricantes. ¿Cuál es la ventaja de una suite de software? Una suite de software es un conjunto de software de aplicaciones que se vende como un solo paquete. Las suites para oficina, como Microsoft Office, StarOffice, OpenOffice.org y WordPerfect Office, incluyen aplicaciones para mejorar la productividad básica: procesamientos de textos, hoja de cálculo y software para correo electrónico. Las suites de gráficos, como Adobe Creative Suite, Macromedia Studio MX y CorelDRAW Graphics Suite, suelen incluir herramientas para pintar , dibujar y preparar gráficos para la Web. Las suites de medios, como InterVideo MediaOne, proporcionan herramientas para crear CDs de música y DVDs de video. Las suites de seguridad incluyen herramientas para buscar virus en su computadora y evitar invasiones en línea. ¿Cómo sé si un programa de software funcionará en mi computadora? Publicados en el sitio Web del fabricante de software o impresos en el paquete, encontrará los requerimientos del sistema, los cuales especifican las capacidades mínimas del sistema operativo y del hardware para que el software funcione correctamente. ¿Dónde encuentro el software mas reciente y mejor? El software nuevo hace su aparición tan rápido que parece imposible mantenerse actualizado. Sin embargo, un conjunto de sitios Web y publicaciones le ayudan a mantenerse a la vanguardia de los descubrimientos de software que mejoran su experiencia de computo. Las revistas de computadoras y de tecnología, como Wired, Macworld y PC Computing, suelen incluir reseñas del software en cada número. Algunas revistas se concentran en los juegos, mientras que otras se especializan en aplicaciones empresariales o destacadas, pero si encuentra una revista de computadoras que disfrute leer, es probable que incluya información acerca del software que le interesa. ¿Dónde consigo software? El software se vende en lugares sorprendentes. Puede encontrar software de gráficos en la papelería más cercana. Su sala de belleza puede distribuir software Cosmopolitan de maquillaje y peinados. Puede encontrar software de medicina homeopática a la venta en una tienda de alimentos naturistas. Por supuesto, el software también se distribuye en tiendas tradicionales, como de artículos para oficina, de artículos electrónicos y tiendas de SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS descuento, al igual que en tiendas de computadoras. También puede adquirir software en catálogos de pedidos por correo, en el sitio Web y en otros sitios de descarga. ¿Qué incluye un paquete de software normal? Los ingredientes fundamentales para instalar el software nuevo son los archivos que contienen los programas y los datos. Estos archivos se entregan en medios de distribución: uno o más CDs o DVDs empacados en una caja, junto con un manual de instrucciones. Los archivos también se distribuyen en descargas de Internet que contienen los módulos del programa y el texto del manual de instrucciones. 2.2.3 Derechos de autor y licencias del software ¿Qué son los derechos de autor del software? Después de comprar un paquete de software, puede suponer que puede instalarlo y utilizarlo en cualquier manera. Pero, de hecho, su compra le da derecho a utilizar el software solo en ciertas maneras recomendadas. En muchos países, el software de computadora, igual que un libro o una película, está protegido por los derechos de autor. Un derecho de autor es una forma de protección que concede al creador de una obra original el derecho exclusivo para copiarla, venderla y modificarla, excepto en circunstancias especiales descritas por las leyes de derechos de autor. Estas excepciones son: El comprador tiene derecho a copiar el software de los medios de distribución o de en sitio Web en el disco duro de una computadora para instalarlo. El comprador puede hacer una copia adicional de respaldo del software en caso de que la copia original se borre o se dañe, a menos que el proceso de hacer el respaldo requiera que el comprador quebrante el mecanismo de protección diseñado para evitar las copias. Se permite al comprador copiar y distribuir secciones de un programa de software para usarlo en reseñas importantes y la enseñanza. ¿Puedo saber si el software es pirata? Los piratas del software se vuelven cada vez más agresivos y no siempre es fácil identificar el software pirata. Algunos clientes ingenuos han obtenido sin saberlo software pirata, y hasta llegan a pagar el precio del software legal en un lugar conocido. ¿Qué en una licencia de software? Además de la protección de los derechos de autor, el software está protegido por los términos de una licencia. Una licencia de software, o un acuerdo de licencia, es un contrato legal que define el modo en el cual se puede utilizar un programa para computadora. Las licencias de software imponen restricciones adicionales en el uso del software y ofrecen derechos adicionales a los consumidores. Por ejemplo, casi todo el software se distribuye con una licencia para un solo usuario, lo cual limita el uso a una persona a la vez. Sin embargo, algunos fabricantes ofrecen licencias para varios usuarios a escuelas, organizaciones y empresas. ¿Qué es el software comercial? El software comercial se vende en las tiendas de computadoras o en los sitios Web. Si usted compra este software, en realidad solo adquiere el derecho a utilizarlo bajo los términos de la licencia. Una licencia para software comercial suele apegarse estrechamente SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS a las limitaciones mencionadas por las leyes de derechos de autor, aunque puede darle permiso para instalar el software en una computadora en el trabajo y una en el hogar, siempre y cuando solo utilice una de ellas a la vez. ¿Qué es el demoware? Cierto software comercial está disponible en versiones de prueba, que suelen denominarse demoware. El demoware se distribuye en forma gratuita y viene pre instalado en las computadoras nuevas, pero está limitado en algún modo hasta que usted lo adquiere. Los productores de demoware emplean diversas técnicas para limitar el software. Funciona una cantidad precisa de días antes de expirar y solicitar su pago. Puede funcionar un tiempo limitado –por ejemplo, 60 minutos- cada vez que lo usa. El demoware se puede configurar para que funcione solo una cantidad limitada de veces. O están inhabilitadas funciones importantes, como imprimir, lo cual sirve para dar al demoware el poco halagador nombre de mutiladoware. ¿El shareware es igual que el demoware? Las características del shareware se asemejan a las del demoware. El shareware es software con una reserva de derechos de autor que se comercializa bajo una política de “pruébelo antes de usar”. Suele incluir una licencia que permite emplear el software durante un periodo de prueba. Para utilizarlo después del periodo de prueba, usted debe pagar una tarifa de registro. La idea detrás del shareware era que el pago seria bajo un sistema de honor. A diferencia del demoware mutilado o por tiempo limitado, el shareware es un software con todas las funciones. ¿Y el freeware? El freeware es software con reserva de derechos de autor que se ofrece de manera gratuita. Tiene funciones completas y no requiere un pago para utilizarlo. Debido a que el software está protegido por derechos de autor, usted solo puede hacer lo que autorizan de manera explícita la ley de derechos de autor. Una licencia de freeware le permite usar el software, copiarlo y distribuirlo, pero no lo autoriza a alterarlo o venderlo. Muchas utilerías, controladores de dispositivos y algunos juegos se distribuyen como freeware. ¿Debe una licencia del software afectar mi decisión de compra? Los compradores de software astutos suelen considerar las licencias antes de hacer una compra. Comprender una licencia lo mantiene en el lado correcto de la ley y le ahorra dinero. Antes de comprar software, compruebe que la licencia le permite utilizarlo como usted quiere. Si planea instalar el software en más de una computadora o introducir modificaciones, compruebe que la licencia se lo permita. Cierto software comercial, como el de seguridad, requiere renovación. Si no quiere pagar la cuota cada año, considere el software de seguridad de código fuente abierto. Los consumidores informados tienden a tomar mejores decisiones de compra. Solo recuerde que existen muchos programas de software y que podrá encontrar alternativas con funciones similares y diferentes términos de licencia. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.3 Modelos de procesos de datos con software de aplicación 2.3.1 Procesamiento de datos En todos los sistemas de procesamiento de datos, sin considerar su modo de procesado, son necesarias cuatro funciones, y cada una juega un papel muy importante para hacer que el sistema de computación sea una herramienta útil. Se examinarán las funciones de a) recolección de datos, b) revisión (o "edición"), c) procesamiento y d) reporte. Saber de qué manera se llevan a cabo estas funciones ayudará a comprender mejor la operación de las computadoras en el procesamiento de los datos. También explicará mucho más acerca de interrelaciones de los modos de procesamiento y la organización de los archivos. a) Recolección de datos La función más fundamental llevada a cabo en el procesado de transacciones es la recolección de datos. Esta es una etapa necesaria tanto en los sistemas en línea como en los de lotes, y consiste en la captura, preparación y registro de los datos para su procesamiento. La captura de los datos debe llevarse a cabo lo más cercana posible tanto en espacio como en tiempo respecto de la fuente de la transacción. Normalmente es muy difícil; ya veces imposible, regresar y capturar datos después de que una transacción ya ha ocurrido. A esto se debe que los documentos de las ventas, por ejemplo, estén diseñados cuidadosamente para indicar al personal exactamente qué datos deben ser capturados en relación con las transacciones. Si los supervisores o los gerentes encuentran que los comprobantes de las ventas han sido diseñados en forma inadecuada o no están siendo utilizados correctamente, se deben tomar de inmediato las acciones correspondientes para mejorar la captura de los datos mediante un cambio de diseño en los comprobantes, o bien cambios en los procedimientos o ajustes de personal. Adicionalmente a la captura de los datos en documentos fuente como los comprobantes o notas de venta, se verá que en muchos sistemas esto se hace directamente a través de una terminal de entrada. Los agentes de reservaciones de las líneas aéreas, por ejemplo, utilizan terminales diseñadas especialmente que tienen teclas específicas para ingresar los datos de número de vuelo, nombre del pasajero, fecha del vuelo, selección de asiento y otros por el estilo. De la misma manera, se han introducido terminales de punto de venta en la actividad de ventas al menudeo para la captura de datos. Estos dispositivos proporcionan ingreso directo para datos tales como el número de artículo del producto comprado, la cantidad comprada y el precio unitario. Para las ventas a crédito, también es necesario teclear datos de entrada en el número de cuenta del comprador, los cuales pueden ser convalidados inmediatamente. Verificando de inmediato en el registro de crédito almacenado en el archivo de cuentas a crédito. Si la cuenta no es válida o ya ha sido cancelada, la terminal puede bloquear los datos, impidiendo la venta a crédito. También se pueden utilizar terminales ordinarias (pantallas, máquinas de escribir, etc.) para la captura de datos directa en línea, si el sistema está diseñado para recibir tales entradas. En estos casos, el usuario no puede confiar en teclas especiales para guiarse en el ingreso de los datos; en vez de ello, el software contiene muchos más controles para respaldar esta aplicación. Los SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS programas indican al usuario cuáles son los datos requeridos y el orden adecuado en que deben ser ingresados. Previamente a la introducción de los datos para su procesado, deben estar preparados, esto es, puestos en una forma que pueda ser utilizada por el sistema. En los sistemas en línea, esta etapa puede estar integrada en los mismos procedimientos de entrada. En muchos sistemas de procesamiento de transacciones es muy útil agregar un elemento de los datos que asigne la transacción a una de varias categorías. A esto se le llama clasificación de transacciones. Por ejemplo, puede desearse clasificar las transacciones sobre la base de que si van a agregar o a eliminar registros, o bien a cambiar el contenido de registros almacenados. Si se agrega un nuevo cliente a un archivo de cuentas por cobrar, bien se cancela (suprime) la cuenta de otro cliente, debe indicarse todo esto al sistema. Por lo tanto, es posible incluir un elemento de datos en el registro de las transacciones que indique al sistema la clase de transacción de que se trata, la cual a su vez la dirigirá hacia un modo de procesamiento en lugar de a otro. Un valor 1 podría ser asignado a las transacciones que agreguen nuevos registros; un valor 2, a aquellas que eliminen registros, y 3 a aquellas que modifiquen registros existentes. Se podrían utilizar también las letras A, B y C (con el significado de agregar, borrar o cambiar) o cualquier otra clasificación o sistema de codificación que pueda ser fácilmente entendido por el personal de sistemas. Si todas las transacciones procesadas por un determinado programa son siempre del mismo tipo, podría optarse por omitir dicha clasificación. Por ejemplo, si un programa en sistema de crédito siempre se usa para agregar nuevas cuentas y nunca procesa eliminaciones o cambios, es posible omitir el código de clasificación; el programa podría estar desarrollado de manera que siempre maneje una transacción como si fuera de agregar. La codificación de los datos es la traducción (o traslado) de éstos desde el documento fuente a una forma procesable por la máquina. El procedimiento es semejante al utilizado para clasificar transacciones: los datos son examinados y traducidos a un código que sea significativo para el programa de aplicación. Por ejemplo, un programa de personal puede requerir datos referentes a sexo, edad y departamento. Podría utilizarse un código para enviar estos datos al sistema, 0-1 o M-F para indicar el sexo, 999999 para la fecha de nacimiento (representando con dígitos el mes, día y año), y un número de departamento (en vez del nombre como "departamento de moldeo", "departamento de embarques", o cualquier otro). Los datos deben ser registrados en forma que sea utilizable por el sistema. Normalmente cuando se clasifican transacciones o se codifican datos, esto se efectúa en forma de codificación. Las formas (o formularios) tienen columnas que corresponden a elementos de datos específicos, y se escriben las cifras (o códigos) en los espacios adecuados de la forma. La inscripción o registro de los datos puede incluir también dispositivos de almacenamiento. b) Revisión (Edición) La edición es también importante en los sistemas en línea, donde las transacciones ocurren a menudo una por una. Aquí cada transacción es verificada antes de su procesamiento. Si un SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS elemento no es aceptado por cualquier motivo se le rechaza y se informa de inmediato al usuario de la terminal para que proceda a hacer las correcciones pertinentes. Normalmente también se lleva un registro de errores, de manera que si los mismos equívocos se están repitiendo constantemente, o si una terminal en particular (o un operador) está fallando de modo continuo, el personal de sistemas procederá a corregir el problema identificado. c) Procesamiento La función de procesamiento abarca las actividades de clasificación, creación de archivos y actualización. Se examinarán primeramente la actividad de clasificación, ya que este proceso precede con frecuencia a la creación de los archivos o a su actualización. Clasificación previa. La clasificación consiste en ordenar o disponer los registros en una secuencia u orden particular. Cuando se están utilizando archivos de transacciones que serán procesados contra archivos maestros en los que se ha integrado una secuencia en especial, es conveniente ordenar el archivo de transacciones con la misma secuencia que el archivo maestro a fin de aumentar la eficiencia del proceso. De la misma manera, cuando se crea un archivo maestro que tendrá un orden o una secuencia, primeramente hay que clasificar las transacciones. Esto hace al proceso mucho más rápido y eficiente. Si se procesaran por lotes, transacciones de ventas a crédito contra archivos maestros de cuentas por cobrar clasificados secuencialmente, o que están almacenados siguiendo una organización secuencial con índice teniendo como clave del registro al número de cuenta, primeramente se clasifican todas las transacciones. La operación de clasificación produce un nuevo archivo ordenado por los números de cuenta, es decir, en orden ascendente. La mayoría de las instalaciones de cómputo disponen de uno o más programas de clasificación. Creación de archivos. La creación de archivos es el proceso de generar un archivo maestro. Previamente al proceso de creación del archivo se deben hacer todas las especificaciones de registros y seleccionar la organización del archivo. El proceso de creación del archivo específico depende de la organización de archivo que haya sido seleccionada. Para los archivos secuenciales en disco, la terminación del proceso de clasificación origina el archivo maestro. Por tanto, cuando se desea crear un archivo maestro secuencial en un disco magnético partir de archivos, simplemente puede hacerse que la salida del proceso de clasificación sea inscrita en un disco. La creación de archivos maestros que utilizan otras organizaciones de archivos es un poco más compleja. Para estas organizaciones (es decir, aleatoria e indexada) deben determinarse las direcciones y los registros deben ser escritos en las posiciones adecuadas -por ejemplo, en un bloque o en una pista. En el caso de las organizaciones indexadas, las claves y las direcciones también se inscriben en archivos separados o índices. Y como ya se ha indicado, se requieren niveles múltiples de índices. En muchas instalaciones se utiliza programas o software de utilería para determinar los índices, de manera que los programas para la creación de los archivos no necesiten contener todas las etapas y las instrucciones para generar cada uno de los índices. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Actualización. Al actualizar archivos es muy importante recordar que el archivo de transacciones siempre dirige el proceso. Esto significa que antes de que tenga lugar cualquier procesamiento con el archivo nuestro, se debe leer un registro del archivo de transacciones. En el caso de un procesamiento en línea, se recibe un registro de transacción del usuario a través de una terminal. Cuando ya ha sido leído el registro de transacción, entonces se localiza el registro correspondiente en el archivo maestro para las supresiones o los cambios) o bien se localiza el punto adecuado para su almacenamiento (para agregar nuevos registros). La manera como se efectúan estos procedimientos generalmente depende de la organización del archivo pero los registros de transacciones siempre se leerán primero. Debido a que el archivo de transacciones siempre guía al proceso de actualización, se inicia el proceso de actualización leyendo primeramente el primer registro de transacciones. d) Reportes. Los archivos siempre se crean y mantienen en vista de que la gente espera utilizar los mismos datos posteriormente. Los informes o reportes son respuestas preparadas para contestar preguntas que los usuarios, en forma directa o indirecta, han formulado acerca de datos almacenados en los archivos, o bien son el resultado del procesamiento de datos a partir de las transacciones. Los reportes se pueden generar como resultado de un procesamiento por lotes o de una consulta en línea, dependiendo de diseño de la aplicación. Más aun, puede combinarse la elaboración de reportes con la función de actualización, o bien dejarla como una actividad totalmente separada. Asimismo, pueden procesarse los datos y los reportes producidos ser enviados a impresoras en línea o a estaciones de trabajo. Adicionalmente, algunos procedimientos conducen a la creación de un archivo de reportes, que es uno que contiene datos que ya han sido procesados en forma de reporte y se conservan en un dispositivo de almacenamiento. 2.3.2 Modos de procesamiento Muchas de las aplicaciones en el procesado de transacciones dependen del modo de procesamiento, la forma particular en la cual se manejan las transacciones. Algunas transacciones se conservan y clasifican en grupos por su tipo, mientras que otras se procesan tan pronto como llegan y ocurren sobre la consideración de una a la vez. El modo de procesamiento también está relacionado con la forma en que los usuarios intervienen en el manejo de las transacciones. Algunas veces los usuarios ingresan las transacciones directamente al sistema de cómputo por medio de terminales o de estaciones de trabajo. En otros casos, los datos son registrados en documentos fuente, los cuales posteriormente se agregan al flujo del proceso. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS A continuación se examinan dos modos de procesamiento: el procesado en lotes (batch) y el procesado en línea (on-line). Procesamiento en lotes (batch) En el procesado en lotes, como su nombre lo indica, todos los datos y las transacciones se codifican y reúnen en grupos (lotes) antes de ser procesadas. El procesamiento de los datos es por lo tanto periódico: según determinados intervalos o periodos, se procesan datos que han sido clasificados en lotes. El procesado puede hacerse cada hora, cada dos horas, cada ocho horas, y así sucesivamente, dependiendo de las organizaciones. Cuando los documentos fuente (en forma fácilmente entendible por la computadora) se introducen juntos en la computadora, el conjunto se procesa luego por lotes. Un lote puede variar de tamaño desde unas pocas transacciones hasta varios miles de ellas. El proceso por lotes se puede utilizar, por ejemplo, para archivos como las cuentas por cobrar. Este método permite poder obtener un reporte con los nombres de todas las personas que tienen una deuda de más de $100,000 simplemente procesando, en un sólo intervalo como un grupo o lote, todas las cuentas por cobrar que se han registrado previamente en un dispositivo de almacenamiento. En esta aplicación particular del procesamiento por lotes, cada registro del archivo debe ser examinado para determinar si el saldo de la cuenta excede de $100,000. Supóngase que se conoce, sin embargo, que únicamente 50 de 5 000 en el archivo deben ser examinados. Si tal fuera el caso, el programa debería haber sido escrito para examinar únicamente las 50 cuentas que se especificaron (proporcionando por ejemplo el número de cuenta como clave). Semejante proceso puede hacerse mucho más fácil con una organización secuencial indexada localizando las claves (en este caso los números de cuenta) para los registros deseados en el índice, y accediendo al registro adecuado en la dirección que se señala. Sin embargo, esto constituye aún un caso de proceso por lotes. El procesamiento por lotes incluye dos variantes: el procesamiento secuencial y el procesamiento aleatorio. Supongamos que un archivo maestro va a ser leído según el modo de procesamiento por lotes en forma secuencial. Antes del proceso de lectura, que puede implicar la comprobación de las nuevas cantidades de las ventas a crédito o los pagos de contado que se hicieron en la cuenta, los registros de las transacciones deben ser clasificados en el mismo orden en que se encuentran los registros en el archivo maestro. Las transacciones son agrupadas en un lote, dispuestas en el orden adecuado para un acceso eficiente, y posteriormente procesado contra el archivo maestro. Es mucho más eficiente tener tanto las transacciones como los archivos maestros en el mismo orden, puesto que de esta manera el archivo maestro puede ser leído secuencialmente, registro por registro de otra forma tendría que ser recorrido hacia adelante y hacia atrás para cada transacción. En el proceso aleatorio por lotes, las transacciones de entrada se pueden procesar contra el archivo (o contra diferentes archivos) sin tener que ser preclasificado. Esta capacidad es muy útil con las SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS organizaciones aleatorias en las cuales e posible almacenar los registros con acceso directo, de la misma manera que los archivos en un disco o un tambor magnético. Puesto que no es necesaria la clasificación previa ni el examen de cada uno de los registros, el procesado por lotes en forma aleatoria es un modo de procesamiento comparativamente mucho más rápido. Sin embargo, si un alto porcentaje del archivo (digamos un 50%) va a ser accedido durante una sola corrida de proceso, probablemente se ahorrará tiempo clasificando previamente el archivo y procesándolo posteriormente en lotes secuenciales. Este procedimiento es más rápido que el tener que calcular las direcciones para todos los registros accedidos. Procesamiento en línea El procesado en línea es virtualmente el opuesto al procesado en lotes. Según este modo las transacciones no necesitan ser reunidas en grupos o lotes para ser leídas a la memoria. Más aún, con un procesamiento en línea no se necesita de un intermediario entre el usuario y la computadora. El usuario puede trabajar directamente con el procesador a través de una terminal o de una estación de trabajo. Un sistema en línea puede aceptar la entrada directamente desde los usuarios en su ubicación de trabajo; esto es, en un sistema en línea, los datos de entrada entran al sistema directamente desde su punto de origen y las salidas son transmitidas directamente hacia el usuario. Las etapas intermedias de la escritura en cinta magnética o la ejecución de la impresión fuera de línea son evitadas fácilmente. El procesado en línea, por lo tanto, implica la comunicación directa entre la UPC y el usuario tanto para las entradas como para los resultados de salida. Por ejemplo, un farmacéutico de hospital que desea saber cuándo un medicamento prescrito puede reaccionar con otro de los fármacos que el paciente está tomando, puede preguntar en línea al sistema de registros de los pacientes del hospital y obtener rápidamente una visualización (o despliegue) de los medicamentos de este paciente en particular. En tal caso, el farmacéutico interroga al sistema directamente dando como entrada el nombre del enfermo o su número de identificación y recibe una respuesta a su pregunta. Por lo tanto, no es necesario registrar transacciones y esperar que éstas sean procesadas en un lote ni tener que esperar que el reporte sea escrito y enviado desde el centro de cómputo del hospital. El procesamiento en línea implica que las actividades y la interacción con el procesador puedan ocurrir desde ubicaciones remotas, pero desde luego esto también implica que los archivos estén en línea. Esto significa que los archivos se almacenan en un dispositivo de acceso directo de manera que una persona pueda tener acceso rápido o inmediato a los datos solicitados. Semejante acceso raramente es posible con grandes archivos secuenciales ubicados en dispositivos de almacenamiento. Si se utiliza un proceso secuencial por lotes para elaborar reportes o bien obtener los datos a partir de registros específicos, todos los archivos deben ser leídos para poder localizar los datos. El proceso en línea, sin embargo, puede liberar al usuario de esta restricción. Por ejemplo, supóngase que un cajero está interesado en determinar si una determinada tarjeta de crédito de un cliente es SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS válida, y que el archivo de todas las cuentas se mantiene en línea. Todo lo que necesita hacer el cajero es ingresar en la terminal el número de cuenta y un símbolo que indique el tipo de pregunta. Una respuesta o un mensaje con los datos de la cuenta pueden visualizarse en la terminal, a menudo en un segundo o en dos. (Nota: Esta es una aplicación de tiempo real, en línea.) Las preguntas de esta naturaleza raramente son posibles en un procesamiento por lotes. En su lugar, la computadora se utiliza para imprimir un reporte completo de cuentas "buenas" y "malas" en forma periódica diariamente, cada tercer día, semanalmente, o cuando se deseen. El procesado en línea es muy importante en el mantenimiento de archivos. Por ejemplo, en una oficina de ventas que utiliza un sistema de ingreso de pedidos en línea, los artículos ordenados, las cantidades, sus precios y los nombres de los clientes pueden entrar directamente en el archivo del sistema mientras el cliente se encuentra presente. De esta manera, los datos de las ventas actualizan el archivo de contabilidad, los niveles del inventario y otros. Adicionalmente, con frecuencia el cliente se asegura de que la mercancía deseada se encuentra en el almacén antes de que salga de la oficina de ventas. En el proceso por lotes es necesario agrupar todos los pedidos en lotes para posteriormente ingresar los datos y procesarlos. El mantenimiento y la actualización generalmente pueden ser ejecutadas en cualquier oportunidad en un sistema en línea. Cuando se tienen que agregar o eliminar registros de un archivo, la operación puede efectuarse desde una terminal en cualquier oportunidad si el archivo está continuamente cargado en el sistema. (Puesto que se requiere de trabajo extra para eliminar un gran número de registros de un archivo, existe la tendencia de dejar en éste grandes porciones de datos., obsoletos o no utilizables de cualquier otra forma, lo que hace que el tamaño del archivo crezca continuamente. El usuario irremediablemente pagará este costo en pequeñas cantidades debido al tiempo de acceso cada vez más largo en un entorno de tiempo real.) Normalmente los archivos se almacenan en dispositivos de acceso directo que pueden ser actualizados muy rápidamente. 2.3.3 Selección del modo de procesamiento El procesado en línea ofrece un gran número de ventajas sobre el procesado por lotes, pero no será siempre el mejor sistema. ¿Qué factores deben ser considerados para determinar cuándo un procesamiento en línea es el más adecuado para una aplicación? En general, el criterio de selección incluye el tiempo de respuesta, detalles de reporte; volumen de las entradas y la utilización del archivo. Estos cuatro factores afectan el costo total del procesamiento. Tiempo de respuesta. El tiempo necesario para procesar una pregunta es un factor muy importante al seleccionar un modo de procesamiento en particular. El tiempo de respuesta es el número de segundos, minutos o bien horas que transcurren entre el tiempo en que ocurre una transacción o una pregunta entra al flujo del proceso, y el tiempo en que la UPC emite una información o una respuesta a todo lo anterior. Si se requiere una respuesta inmediata una que tome únicamente unos pocos segundos entonces el procesado en línea tal vez sea el más adecuado. Sin embargo, si un tiempo de respuesta de 24 horas es suficiente, entonces puede no ser muy necesario tener que utilizar un sistema en línea. El método de procesamiento por lotes probablemente satisfaga estas necesidades del usuario. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Por ejemplo, los corredores bursátiles necesitan los precios actualizados al minuto desde el piso de transacciones de una casa de bolsa. Aun en caso de que puedan recibir los últimos precios unos minutos después de que ocurra la transacción el precio puede realmente haber cambiado en varios puntos. Claramente, un tiempo de respuesta de 24 horas de ninguna manera es aceptable. Los corredores de bolsa necesitan indicadores de alta velocidad que reciban y visualicen en forma electrónica los precios de las acciones, para mostrar el precio a la última transacción. En cierto sentido, esto es un sistema en línea. El mismo tipo de procesamiento puede ser realizado en una pantalla de computadora. El corredor puede preguntar acerca de un archivo de acceso directo a través de una terminal y recibir una visualización inmediata del precio actual. Muchos bancos han tenido que desarrollar un sistema de cajero en línea para evitar retiros, de las cuentas. Con el sistema de servicio "cualquier sucursal, cualquier cajero" tan utilizado en la actualidad, es posible depositar dinero en un banco y el retirarlo en otro. Utilizando un procesamiento en línea para las transacciones de los depósitos y de los retiros con objeto de actualizar los estados de cuenta, los bancos evitan que la gente retire las mismas cantidades varias veces acudiendo a diferentes sucursales o a diferentes cajeros en el mismo banco. Cuando estos retiros se registran en los archivos de las cuentas tan pronto como se hacen, la oportunidad para estos sobregiros intencionales queda eliminada. No todos los casos requieren este breve tiempo de respuesta. Por ejemplo, un cajero que procesa una nómina y que recibe un viernes las tarjetas de tiempo de los trabajadores y emite los cheques de pago el siguiente viernes muy bien se las puede arreglar utilizando un sistema de procesamiento por lotes. En la misma manera, el gerente de almacén de una tienda de departamentos que repone la mercancía dos veces por semana, no necesitará posiblemente un sistema en línea para colocar un pedido. En su lugar, se pueden llenar tarjetas que sean leídas por una máquina y enviadas a una computadora de procesado por lotes, El procesamiento en línea también se puede combinar con el procesamiento por lotes con objeto de tener un tiempo de respuesta adecuado para las preguntas. En este caso, si bien una terminal en línea puede utilizarse para recibir las respuestas a las preguntas (llamadas también consultas o interrogantes) los archivos no tienen que ser actualizados ni las transacciones deban ser procesadas en línea, de manera que pueden combinarse fácilmente los dos sistemas. Esto es, las preguntas se pueden formular utilizando un dispositivo en línea cuando la actualización del archivo o el procesado de las transacciones se pueden efectuar fácilmente por lotes. Por ejemplo, en muchos casos del control de grandes inventarios en un proceso de manufactura los gerentes o los supervisores deben estar capacitados para comprobar los registros con objeto de determinar cuándo existen suficientes partes o piezas para completar los programas de producción del día. Necesitan estar capacitados para preguntar al sistema y recibir una respuesta rápidamente. Pero no hay necesidad de que los archivos sean actualizados cuando cada elemento sea retirado del inventario. Tan pronto como el supervisor sepa que existen suficientes elementos para satisfacer las demandas de producción durante el día, y en la medida de que los retiros se contabilicen tan pronto ocurren, es muy aceptable que los archivos sean actualizados al final del día. Por lo tanto, el proceso SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS por lotes puede utilizarse para mantener los archivos restando los retiros de los artículos una vez cada día. En esta situación, la capacidad de consulta en línea con el mantenimiento de procesado por lotes proporciona la mejor combinación de los tiempos de respuesta a un menor costo. No hay nada impropio en que sean del tipo en línea las capacidades de consulta y de actualización, pero no existe motivo para incurrir en gastos extra. Detalles de los reportes. La cantidad de detalle y el número de líneas en los reportes elaborados por computadora son muy significativos en la determinación del modo de procesamiento. Desde luego las impresoras en línea funcionan a una velocidad mucho más alta que la mayoría de los dispositivos terminales. Más aún el máximo número de columnas en una página impresa normalmente es mucho mayor en las impresoras en línea que en muchas de las terminales. Si un trabajo requiere la generación de reportes muy detallados y largos, la impresora en línea y el procesado por lotes probablemente sea la mejor combinación. Sin embargo, si la salida es únicamente una línea o dos para cada pregunta, como el número de unidades de un cierto artículo disponible en el inventario, lo opuesto puede ser cierto. Algunos de los sistemas en línea actuales hacen posible que una persona que utiliza una terminal solicite una respuesta de salida sea enviada a una impresora de líneas, lo cual elude el problema en forma parcial. Volumen de entradas. El número de elementos que se van a introducir en un sistema para ser procesados debe también ser considerado cuando se selecciona un modo de procesamiento. Si el número de los elementos es grande, puede ser mucho más efectivo ingresarlos directamente a un medio de almacenamiento magnético (a través de un dispositivo del tipo de teclado a almacenamiento), que en forma directa a la memoria principal a través de una terminal. Un empleado de nómina, por ejemplo, en forma normal no teclearía los datos de 500 empleados utilizando un sistema en línea. En vez de ello los datos se prepararían fuera de línea y después se procesarían por lotes. Utilización de un archivo. El procesamiento por lotes es un medio muy efectivo para procesar archivos de por ejemplo, 10000 registros, desde el principio hasta el final. El archivo de crédito de clientes en el cual cada uno de los registros se procesa para preparar una facturación mensual, se procesa mucho mejor por lotes. El procesado de esta clase también se utiliza a menudo con archivos estrictamente secuenciales cuando los registros pueden ser procesados desde el principio hasta el final en el orden en el que se encuentran almacenados. Sin embargo, si únicamente una pequeña parte del archivo debe ser procesado y el archivo no se encuentra en forma secuencial (es decir, se encuentra almacenado según una de las organizaciones aleatorias), puede ser mucho más rápido y más eficiente el acceder a los datos en línea especificando por medio de una terminal, uno a la vez, los registros particulares que se desean. Los archivos que consisten en listas simples o de doble distribución pueden requerir más tiempo para recorrerlos en su totalidad que en aquellos que se establecieron por organización directa. Pero si únicamente un registro es normalmente accedido en una consulta, un modo en línea puede ser preferible. Si los grupos de registros van normalmente a ser accedidos juntos, el procesado por lotes es normalmente mucho mejor. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.3.4 Sistemas en tiempo real Muchas veces los sistemas en tiempo real y los sistemas en línea van paralelamente. Sin embargo, los sistemas en línea no siempre han de trabajar en tiempo real. Procesamiento en tiempo real Un sistema en tiempo real es aquel qué puede recibir datos, procesarlos, y regresar los resultados al usuario en forma bastante rápida para afectar las actividades del usuario, esto es, lo suficientemente pronto para permitir que los resultados sean utilizados en el trabajo que se está desarrollando. Esto contrasta con el atraso inherente que es la característica del retardo normal en todos los sistemas de procesado por lotes. Con base en esta definición general, el procesado en tiempo real no puede identificarse únicamente en términos de segundos o de minutos. En su lugar, depende del contexto en el cual el procesamiento ocurra. (Algunas personas aclaran que un sistema que no puede responder en un milisegundo no puede considerarse "de tiempo real". Sin embargo, esta definición tan limitada no se acepta generalmente en la industria de la computación o en los sistemas de procesamiento de transacciones.) Por ejemplo, si un corredor de bolsa solicita una información sobre una posible transacción del mercado y recibe un precio en un minuto o dos como respuesta, esto puede constituir un sistema con respuesta de tiempo real. Pero el mecanismo de control de dirección de un cohete o misil necesita recibir la respuesta en fracciones de segundo para que pueda considerarse como de tiempo real. Por lo tanto, el factor importante no es el tiempo de respuesta absoluto) sino el tiempo transcurrido relativo o con referencia a las necesidades del usuario y sus actividades específicas de trabajo. Tipos de procesamiento en tiempo real El término tiempo real puede tener diferentes significados. Debe distinguirse entre sistemas que aceptan datos en tiempo real y aquellos que procesan en tiempo real. En algunos casos, los datos que deben ser recopilados continua o inmediatamente tan pronto como están disponibles pueden ser procesados con una tolerancia de tiempo de respuesta más amplia. Cuando la unidad de procesamiento real se encuentra distante, los usuarios deben confiar en la conexión de sus terminales a la UPC (Unidad Central de Procesamiento) y los archivos por medio de acceso remoto. Las terminales se pueden encontrar en el mismo edificio o bien a varios kilómetros, aún a cientos de kilómetros de distancia. En estos casos, la terminal está conectada por medio de una línea telefónica o de comunicación por la cual pueden ser transmitidos los datos. El usuario trabaja en línea y recibe la respuesta en tiempo real, suponiendo que se han satisfecho otros criterios, como los archivos en línea. El mero uso de las capacidades de acceso remoto no garantiza la respuesta en tiempo real. Los datos deben estar en línea y el sistema debe ser capaz de responder rápidamente sin un gran retraso. Para mejor comprender cómo ocurren estos procesos, se considerarán las funciones y los procedimientos asociados a un procesamiento de transacciones a medida que se aplican a los sistemas en línea y a los sistemas de lotes. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.3.5 Software de aplicación de negocio Hay disponibles miles de paquetes de software de aplicación específica para dar soporte a aplicaciones específicas de usuarios finales en los negocios y en otras áreas. Por ejemplo, el software de aplicación de negocio apoya a la reingeniería y la automatización de los procesos de negocio con aplicaciones estratégicas del negocio electrónico, como administración de relaciones con el cliente, planeación de recursos empresariales y administración de la cadena de suministro. Otros ejemplos son los paquetes de software habilitados en Web para el comercio electrónico, o en áreas funcionales de negocios como administración de recursos humanos, contabilidad y finanzas. Así, otros paquetes de software facultan a los administradores y profesionales de los negocios con herramientas de apoyo a la toma de decisiones como minería de datos, portales de información empresarial o sistemas de administración del conocimiento. Paquetes integrados y aplicaciones integradas de software Esto se debe a que los paquetes de productividad más ampliamente utilizados vienen vinculados como paquetes integrados de software, tales como Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfec Office y StarOffice de Sun. El análisis de sus componentes nos da una visión general de las importantes herramientas de software que se pueden utilizar para incrementar la productividad. Un paquete integrado de software cuesta mucho menos que el costo total de comprar sus paquetes individuales de forma separada. Otra ventaja es que todos los programas utilizan una interface grafica de usuario (GUI) similar, con iconos, barras de herramientas y de estatus, menús, etc., lo que les da la misma apariencia y comportamiento, y los hace más fáciles de comprender y utilizar. Los paquetes integrados de software también comparten herramientas comunes, tales como correctores ortográficos y asistentes de ayuda, para incrementar su eficacia. Otra gran ventaja de estos paquetes es que sus programas están diseñados para trabajar juntos de un modo transparente e importar fácilmente los archivos del otro, sin importar que programa se está utilizando en ese momento. Estas capacidades los hacen más eficaces y más fáciles de usar que utilizar una variedad de versiones individuales de paquetes. Por supuesto, poner tantos programas y características juntas en un paquete de tamaño tan grande tiene algunas desventajas. Los críticos de la industria argumentan que la mayoría de los usuarios nunca utilizan muchas características de los paquetes integrados de software. Los paquetes ocupan mucho espacio del disco, desde cerca de 100 a más de 150 megabytes, según la versión o funcionamiento que se instalen. Estas desventajas son una razón para el uso continuo de aplicaciones integradas como Microsoft Works, Lotus Suite WorkPlace, AppleWorks, etc. Las aplicaciones integradas combinan algunas de las funciones de varios programas: procesador de las palabras, hojas de cálculo, graficas para presentaciones, administración de base de datos, etc., dentro de un paquete de software. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Las aplicaciones integradas han probado que ofrecen suficientes funciones y características para muchos usuarios de cómputo, a la vez que proporcionan algunas de las ventajas de los paquetes integrados de software en un paquete más pequeño. Navegadores Web y más. El componente de software más importante para muchos usuarios de computadoras de la actualidad es el, alguna vez simple y limitado, pero ahora poderoso y rico en posibilidades, navegador Web. Un navegador como Microsoft Internet Explorer o Netscape Navigator es la interface clave de software que se utiliza para señalar y hacer clic en su camino por los recursos hipervinculados de WWW y el resto de Internet, así como por intranets y extranet corporativas. Alguna vez limitados para la navegación en la Web, los navegadores se están convirtiendo en la plataforma universal de software, sobre las cuales los usuarios finales se lanzan a la búsqueda de información, correo electrónico, transferencia de archivos multimedia, grupos de discusión y otras aplicaciones de Internet . Los expertos de la industria predicen que el navegador Web será el modelo de la manera en que la mayoría de las personas utilizaran las computadoras en red en el futuro. Por ahora, si quiere ver un video, hacer una llamada telefónica, revisar el correo electrónico, etc., puede utilizar su navegador para iniciar y hospedar dichas aplicaciones. Esa es la razón por la cual a los navegadores a veces se les llama el cliente universal, es decir, el componente de software instalado en todos los dispositivos de cómputo y comunicaciones en red de los clientes (usuarios) de una empresa. Correo electrónico y mensajes instantáneos La primera tarea que muchas personas realizan en su trabajo en todo el mundo es revisar su correo electrónico. El correo electrónico ha cambiado la forma en la que las personas trabajan y se comunican. Millones de usuarios finales dependen ahora del software de correo electrónico para comunicarse unos con otros al enviar y recibir mensajes electrónicos y archivos adjuntos de documentos, mediante Internet o las intranets y extranets de sus organizaciones. El correo electrónico se almacena en servidores de red hasta que usted lo requiera. Siempre que quiera, puede leer su correo electrónico mediante su despliegue en sus estaciones de trabajo. Así, en solo unos cuantos minutos de esfuerzo puede redactar, enviar o recibir un mensaje para uno o muchos individuos. Como mencionamos con anterioridad, el software de correo electrónico ahora es un componente más de los paquetes integrados de software de alto nivel y de navegadores de Web. Los paquetes gratuitos de correo electrónico como Microsoft HotMail y Netscape WebMail están disponibles para usuarios de Internet a partir de servicios en línea y proveedores de servicios de Internet. La mayoría del software de correo electrónico, como Microsoft Outlook Express o Netscape Messenger, puede dirigir mensajes a múltiples usuarios finales, basados en listas de correo predefinidas y proporcionar contraseñas de seguridad, reenvió automático de mensajes y acceso remoto al usuario. Asimismo, permiten almacenar mensajes en carpetas y hacen más fácil añadir anexos de documentos y de archivos Web a los mensajes de correo electrónico. Los paquetes de SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS correo electrónico también permiten que se editen y envíen graficas y archivos multimedia, así como texto, y proporcionar capacidades de conferencia por computadora. Por último, su software de correo electrónico puede filtrar y clasificar automáticamente los mensajes de entrada y dirigirlos a las carpetas y buzones apropiados del usuario. Los mensajes instantáneos (MI) son una tecnología hibrida de conferencia informática/correo electrónico que ha crecido con tanta rapidez que se ha convertido en un método estándar de mensajes electrónicos para millones de usuarios de Internet en todo el mundo. Al utilizar mensajes instantáneos, los grupos de profesionales de negocios o los amigos y asociados pueden enviar y recibir mensajes electrónicos de manera instantánea, y de este modo comunicarse y colaborar en tiempo real en un modo casi coloquial. Los mensajes surgen instantáneamente en una ventana de MI, si estas en línea, sin importar que otras tareas estén trabajando en ese momento. Procesamiento de palabras y autoedición El software para procesamiento de palabras ha transformado el proceso de escritura. Los paquetes de procesamiento de palabras automatizan la creación, edición, revisión e impresión de documentos al procesar electrónicamente su información de texto. Los mejores paquetes procesadores de palabras como Microsoft Word, Lotus WordPro y Corel WordPerfect pueden proporcionar una amplia variedad de documentos atractivamente impresos con sus capacidades de autoedición o publicación. Estos paquetes también pueden convertir todos los documentos a formato HTML para publicarse como pagina Web en intranets corporativas o en Internet. Los paquetes de procesamiento de palabras también proporcionan otras características útiles. Por ejemplo, las características del corrector ortográfico puede identificar y corregir errores de ortografía, y la de sinónimos le ayuda a encontrar mejores opciones a las palabras con el fin de expresar sus ideas. Además de convertir documentos a formato HTML, también puede utilizar los mejores paquetes para diseñar y crear páginas web, a partir de borradores, para un sitio Web de Internet o intranet. Los usuarios finales y las organizaciones pueden utilizar software de autoedición o de publicación (DTP) para producir su propio material impreso con calidad profesional. Es decir, pueden diseñar e imprimir sus propios boletines, circulares, manuales y libros con diferentes tipos de estilos, graficas, fotos y colores en cada página. Por lo general, el material de texto y graficas puede generarse mediante paquetes procesadores de palabras y de graficas e importarse como archivo de texto y de graficas. Los escáneres ópticos pueden utilizarse para introducir los textos y las graficas a partir del material impreso. También se pueden utilizar archivos de galerías de imágenes que son ilustraciones graficas realizadas de antemano y que son proporcionadas por el paquete de software o que están disponibles desde otras fuentes. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Hojas de cálculo electrónicas Los paquetes de hojas de cálculo electrónicas, como Lotus 1-2-3, Microsoft Excel y Corel QuattroPro, se utilizan para análisis, planeación y modelación de negocios. Ayudan a desarrollar una hoja de cálculo electrónica, que es una hoja de trabajo de filas y columnas que pueden almacenarse en una PC o en un servidor de red, o convertirse a formato HTML y almacenarse como una página Web o como hoja Web en Internet. Desarrollar una hoja de cálculo implica diseñar su formato y desarrollar las relaciones /formulas) que se utilizaran en la hoja de cálculo. En respuesta a su entrada, la computadora realiza los cálculos necesarios basados en las formulas que se definieron en la hoja de cálculo, y despliegue los resultados inmediatamente, en su estación de trabajo, o bien en el sitio Web. La mayoría de los paquetes también ayudan a desarrollar representaciones graficas de los resultados de la hoja de cálculo. Por ejemplo, podría desarrollar una hoja de cálculo con el fin de registrar y analizar el desempeño pasado y presente de la publicidad para un negocio. También podría desarrollar hipervínculos con una hoja de cálculo Web similar en un sitio Web de intranet del equipo de mercadotecnia. Ahora tiene una herramienta de apoyo a la toma de decisiones para ayudar a contestar las preguntas de tipo de escenario posible que pueda tener acerca de la publicidad. Por ejemplo, ¿Qué pasaría con la participación de mercado si los gastos de publicidad aumentaran en un 10%? Para contestar esta pregunta, tan solo cambiaria la formula de gastos de publicidad sobre la hoja de trabajo de desempeño de publicidad que usted desarrollo. La computadora calcularía de nuevo las cifras afectadas, y produciría nuevas cifras y graficas de participación de mercado. Entonces, tendría una mejor perspectiva del efecto de las decisiones de publicidad en la participación de mercado. Luego, podría compartir esta perspectiva con una nota en la hoja Web en el sitio Web de intranet de su equipo. Gráficas para presentaciones Los paquetes de gráficas para presentaciones ayudan a convertir datos numéricos en despliegues de graficas tales como graficas lineales, de barras, circulares y muchos otros tipos. La mayoría de los paquetes de alta calidad también ayudan a preparar presentaciones multimedia de graficas, fotografías, animaciones y segmentos de video, como la publicación para Internet. No solo son los despliegues de graficas y de multimedia más fáciles de comprender y comunicar que los datos numéricos, sino que los despliegues de colores y medios múltiples también pueden enfatizar más fácilmente los puntos clave, las diferencias estratégicas y las tendencias importantes en los datos. Las graficas para presentaciones han probado ser mucho más eficaces que las presentaciones tabulares de datos numéricos para reportes y comunicación en los medios de publicidad, reportes de administración u otras presentaciones de negocios. . Los paquetes de software de gráficas para presentaciones, como Microsoft PowerPoint, Corel Presentations, ofrecen muchas capacidades faciales de utilizar que fomentan el uso de presentaciones graficas. Por ejemplo, la mayoría de los paquetes ayudan a diseñar y manejar exhibiciones de diapositivas generadas y coordinadas por computadora, que contiene muchos despliegues de graficas y multimedia integrados. O puede seleccionar de entre una variedad de SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS plantillas prediseñadas de presentaciones de negocios, preparar y editar el boceto y las notas para una presentación y administrar el uso de archivos multimedia de graficas, fotografías, sonidos y segmentos de video. Y por supuesto, los mejores paquetes le ayudaran a preparar a ajustar sus presentaciones de graficas y multimedia para transferirlas en formato HTML a sitios Web en intranets corporativas o a Internet. Administradores de información personal El administrador de información personal (PIM) es un popular paquete de software para la productividad y colaboración de los usuarios finales, y es una aplicación popular para los dispositivos portátiles asistentes digitales personales (pda). Los PIM, ayudan a los usuarios finales a guardar, organizar y recuperar información acerca de clientes, planear y administrar citas, juntas y tareas. El paquete PIM organizara la información que introduzca y recuperara la información en una variedad de formas, según el estilo de la estructura del PIM y de la información que desee. Por ejemplo, la información puede recuperarse como un calendario electrónico o como una lista de citas, juntas u otras cosas por hacer; el calendario de un proyecto, o como un despliegue de los hechos principales y de los datos financieros acerca de los clientes o prospectos de ventas. La mayoría de los PIM incluyen ahora las capacidades de acceder a Internet y de proporcionar capacidad de correo electrónico. También, algunos PIM utilizan opciones de internet y de correo electrónico para apoyar la colaboración entre equipos, al compartir información como listas de contactos, de tareas y agendas, con otros usuarios de PIM en red. Software para trabajo en grupo (groupware) El groupware es un software de colaboración, es decir, un software que ayuda a los grupos de trabajo y a los equipos a trabajar de manera conjunta para lograr sus tareas de grupo. El groupware es una categoría de software de aplicación de propósito general que combina una variedad de características y funciones de software para facilitar la colaboración. Por ejemplo, los productos groupware apoyan la colaboración mediante correo electrónico, grupos de discusión y bases de datos, calendarización, administración de tareas, datos, audio y videoconferencias, etc. Los productos de groupware dependen de Internet y de intranets y extranets corporativas para hacer posible la colaboración en una escala global mediante equipos virtuales localizados en cualquier parte del mundo. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden utilizar Internet para correo electrónico global, fotos de discusión de proyectos y desarrollos conjuntos de páginas Web. O podrían utilizar las intranets corporativas para publicar noticias del proyecto, reportes de progreso, y trabajar de manera conjunta en los documentos guardados es servidores Web. Las capacidades de colaboración también se añaden a otro software para darle la característica de groupware. Por ejemplo, en el paquete integrado de software de Microsoft Office, Microsoft Word mantiene un seguimiento de quienes hicieron revisiones a cada documento; con Excel mantienen un seguimiento de todos los cambios realizados a una hoja de cálculo, y Outlook permite mantener un seguimiento de las tareas que se delegan a otros miembros del equipo. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Dos adiciones recientes al mercado de software de colaboración son Windows SharePoint Service, de Microsoft, y WebSphere, de IBM. Ambos productos permiten a los equipos crear con prontitud sitios Web sofisticados para compartir información y colaborar con los documentos. Además, los negocios pueden utilizar estos productos como una plataforma para el desarrollo de aplicaciones que facilitan la creación eficaz de portales de negocios basados en Web y de aplicaciones de procesamiento de transacciones. Los sitios Web construidos con herramientas de desarrollo de colaboración pueden integrar una amplia variedad de aplicaciones individuales que permiten incrementar la productividad individual y de equipo. 2.3.5.1 Modelos de proceso de datos con software de aplicación genérica Uso de la Hoja Electrónica de Cálculo en la empresa Una hoja de cálculo emplea filas y columnas de números para crear un modelo o representar una situación real. Por ejemplo, el registro de su chequera es un tipo de hoja de cálculo, porque es una representación numérica del flujo de efectivo que entra y sale de su cuenta de banco. Hoy en día, el software de hoja de cálculo proporciona herramientas para crear hojas de cálculo electrónicas. Es similar a una hoja de papel "inteligente" que suma automáticamente las columnas de números que usted anota. También se usa para realizar cálculos con base en ecuaciones simples que usted escribe, o en fórmulas más complejas integradas. Como opción adicional, el software de hoja de cálculo le ayuda a convertir sus datos en una variedad de gráficos llenos de color. El software de hoja de cálculo fue popular al principio entre contadores y administrativos financieros que trabajaban con hojas de cálculo de papel, pero que encontraron que la versión electrónica era más fácil de usar y menos propensa a errores que las calculadoras manuales. Otras personas descubrieron pronto los beneficios de las hojas de cálculo para proyectos que requieren cálculos repetitivos (presupuestos, mantenimiento de una boleta de calificaciones, balance de una chequera, seguimiento de inversiones, cálculo de pagos de préstamos y estimación del costo de un proyecto). Debido a que es fácil experimentar con diferentes números, el software de hoja de cálculo es útil para análisis del tipo ¿qué pasaría si?. Este análisis le permite .responder preguntas como: ¿Qué pasaría si invierto 100 dólares al mes en mi plan de retiro? ¿Y, qué pasaría si invierto 200? ¿Es mejor tomar una hipoteca a 30 años con 6.75% de interés o una a 15 años con 6.25 por ciento? Usted empleará el software de hoja de cálculo para crear una hoja de cálculo en su pantalla. Una hoja de cálculo está basada en una cuadrícula de columnas y filas. Cada celda de la cuadrícula puede contener un valor, una etiqueta o una fórmula. Un valor es un número que desea emplear en un cálculo. Una etiqueta es cualquier texto que se emplea para describir datos. Por ejemplo, suponga que su hoja de cálculo contiene el valor $486 000. Usaría una etiqueta para identificar este número como ingreso. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Las etiquetas y valores de esta hoja de cálculo se forman de la misma manera en que se hace con el texto de un documento de procesamiento de palabras. También puede cambiar fuentes y el tamaño, el color y el estilo de éstas (como negritas, cursivas y subrayado). Los valores contenidos en una celda pueden manipularse mediante fórmulas colocadas en otras celdas. Una fórmula funciona tras bambalinas para indicarle a la computadora cómo emplear el contenido de las celdas en los cálculos. Puede ingresar una simple fórmula en una celda para sumar, restar, multiplicar o dividir números, y también designarse fórmulas más complejas para realizar casi cualquier cálculo imaginable. Una fórmula, como =D4-D5+D8/B2*110, puede contener referencias a celda (como D4 y D5), números (como 110) y operadores matemáticos, como los símbolos de multiplicación (*), división (/), suma y resta. Las partes de la fórmula pueden encerrarse entre paréntesis para indicar el orden en que se ejecutarán las operaciones matemáticas. La operación en el conjunto de paréntesis más interno, en este caso (D8/B2), debe ser la primera en realizarse. Tiene la opción de ingresar una fórmula "desde cero", escribiéndola en una celda, o usar una función integrada proporcionada por el software. Para emplear una función, simplemente debe seleccionarla de una lista, y luego indicar las referencias a celda de los valores que desee incluir en el cálculo. Cuando cambia el contenido de cualquier celda en una hoja de cálculo, todas las fórmulas se vuelven a calcular. Esta opción de recálculo automático asegura que los resultados de cada celda sean exactos en relación con la información que se va ingresando en la hoja de cálculo. Su hoja de cálculo también se actualiza automáticamente para reflejar las filas o columnas que agregue, elimine o copie dentro de la hoja de cálculo. A menos que se especifique de otra manera, una referencia a celda será una referencia relativa; es decir, una referencia que cambiará de B4 a B3, por ejemplo, si se elimina la fila 3 y todos los datos se mueven hacia arriba en la fila. Si no quiere que una referencia de celda cambie, debe emplear una referencia absoluta. Una referencia absoluta nunca cambia cuando inserta filas, o copia o mueve fórmulas. Comprender cuándo emplear referencias absolutas es uno de los aspectos clave para adquirir experiencia en diseño de hojas de cálculo. Para crear una hoja de cálculo efectiva y exacta, por lo general, debe comprender los cálculos y fórmulas que la integrarán. Por ejemplo, si quiere crear una hoja de cálculo que le ayude a calcular su calificación final de un curso, necesitará conocer la escala de las calificaciones y comprender la manera en que su instructor planea ponderar cada tarea y examen. Casi todo el software de hoja de cálculo incluye unas cuantas plantillas o asistentes para hojas de cálculo prediseñadas, como facturas, informe de ingresos-egresos, hojas de saldo y calendarios de pagos de préstamos. Hay plantillas adicionales en la Web. Estas plantillas suelen estar diseñadas por profesionales y contienes todas las etiquetas y fórmulas necesarias. Para emplear una plantilla, simplemente debe ingresar los valores para su cálculo. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.3.5.2 Modelo de proceso de datos con Hoja Electrónica de Cálculo Planteamiento del problema Solución (diagrama de flujo de datos) Uso de funciones, sintaxis y ejemplos de la Hoja Electrónica de Cálculo =HOY() =AHORA() =COINCIDIR() =SUMA() =PROMEDIO() =CONTAR() =CONTARA() =ALEATORIO() =SI() =BUSCARV() =DESVEST() Introducción a las macros Uso de funciones, sintaxis y ejemplos de la Hoja Electrónica de Cálculo FUNCIÓN HOY Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintaxis =HOY( ) Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. FUNCIÓN AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintaxis =AHORA( ) Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel. En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los números a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el número de serie 0,5 representa la hora 12:00 del mediodía. La función AHORA sólo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la función. No se actualiza constantemente. FUNCIÓN COINCIDIR Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor especificado en un orden especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí. Sintaxis =COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia) Valor_buscado es el valor que se utiliza para encontrar el valor deseado en una tabla. Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busque algún número en la guía telefónica, estará usando el nombre de la persona como valor de búsqueda, pero el valor que realmente desea es el número de teléfono. Valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, a un texto o a un valor lógico. Matriz_buscada es un rango de celdas contiguas que contienen posibles valores de búsqueda. Matriz_buscada debe ser una matriz o una referencia matricial. Tipo_de_coincidencia es el número -1, 0 ó 1 y especifica cómo hace coincidir Microsoft Excel el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO. Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores de matriz_buscada deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2; ...y así sucesivamente. Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es 1. Observaciones COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de la matriz_buscada y no el valor en sí. Por ejemplo: COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posición relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}. COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando hace coincidir valores de texto. Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A. Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede contener los caracteres comodín asterisco (*) y signo de interrogación (?). El asterisco equivale a una secuencia de caracteres y el signo de interrogación a un único carácter. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS FUNCIÓN SUMA Suma todos los números de un rango. Sintaxis =SUMA(número1;número2; ...) Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. FUNCIÓN PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis =PROMEDIO(número1;número2;...) Número1, número2,... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. FUNCIÓN CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. Sintaxis =CONTAR(ref1;ref2;...) Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Observaciones Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error. FUNCIÓN CONTARA Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Sintaxis =CONTARA(valor1;valor2;...) Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función CONTAR. FUNCIÓN ALEATORIO Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de cálculo, se devuelve un número aleatorio nuevo. Sintaxis =ALEATORIO( ) Observaciones Si desea usar ALEATORIO para generar un número aleatorio pero no desea que los números cambien cada vez que se calcule la celda, puede escribir =ALEATORIO() en la barra de fórmulas y después presionar la tecla F9 para cambiar la fórmula a un número aleatorio. FUNCIÓN SI Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Sintaxis =SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones. FUNCIÓN BUSCARV Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. La V de BUSCARV significa "Vertical". Sintaxis =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A. Observaciones Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. FUNCIÓN DESVEST Calcula la desviación estándar en función de un ejemplo. La desviación estándar es la medida de la dispersión de los valores respecto a la media (valor promedio). Sintaxis =DESVEST(número1; número2; ...) Número1, número2, ... son de 1 a 30 argumentos numéricos correspondientes a una muestra de una población. También puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Observaciones DESVEST parte de la hipótesis de que los argumentos representan la muestra de una población. Si sus datos representan la población total, utilice DESVESTP para calcular la desviación estándar. Introducción a las macros Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.) que se almacenan en un módulo (módulo: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de módulos: módulos estándar y módulos de clase.) de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Por ejemplo, si suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto. Grabar macros. Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic (Visual Basic: versión visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.) almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro. Ejecutar fácilmente una macro. Se puede ejecutar una macro seleccionándola de una lista en el cuadro de diálogo Macro. Para que una macro se ejecute cada vez que haga clic en un botón determinado o presione una combinación de teclas específica, asigne la macro a un botón de la barra de herramientas, a un método abreviado de teclado (método abreviado: tecla o combinación de teclas de función, como F5 o CTRL+A, que utiliza para ejecutar un comando. Una tecla de acceso, por lo contrario es un combinación de teclas, como ALT+F, que mueve el foco a un menú, comando o control.) o a un objeto gráfico de una hoja de cálculo. Administrar macros. Tras grabar una macro, se puede ver el código de macro con el Editor de Visual Basic (Editor de Microsoft Visual Basic: entorno en que pueden modificarse las macros que se hayan grabado y escribirse nuevas macros y programas de Visual Basic para aplicaciones.) para corregir errores o modificar lo que hace la macro. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto también tiene que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de negrita a una celda y, a continuación, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto. El Editor de Visual Basic es un programa diseñado para que los usuarios principiantes puedan escribir y editar fácilmente código de macro, y proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS saber cómo se programa o se utiliza el lenguaje de Visual Basic para realizar cambios sencillos en las macros. El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un módulo a otro, copiarlas entre diferentes libros, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros. Seguridad de macros. Excel incluye protecciones para ayudar a proteger contra virus (virus: programa o macro que "infecta" archivos de un equipo mediante la inserción de copias de sí mismo en ellos. Cuando el archivo infectado se carga en memoria, el virus puede infectar a otros archivos. Los virus suelen tener efectos secundarios muy dañinos.) susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma digital (firma digital: sello electrónico seguro con cifrado que certifica la autenticidad de una macro o documento. Esta firma confirma que la macro o documento emitido por el equipo o la persona que lo firma no ha sido alterado.) de modo que los demás usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.4 Modelos de procesos de datos con programas para computadora. 2.4.1 Programa de cómputo Un programa de cómputo es un conjunto de instrucciones o declaraciones (también conocidas como código) que debe realizar el CPU de una computadora. Los programas, o software, tienen distintas formas. Éstas se pueden dividir en tres categorías principales: sistemas operativos, herramientas y aplicaciones. Un programa normalmente está compuesto de un módulo principal y submódulos. Estos módulos están almacenados como un conjunto de archivos; los programas grandes pueden contener miles de archivos individuales, cada uno para un propósito específico. Algunos de los archivos contienen instrucciones para la computadora, mientras que otros archivos contienen datos. Para las PC basadas en Windows, algunas extensiones comunes para los archivos de programas son las siguientes: Archivos ejecutables. Un archivo ejecutable (.exe, .com) es parte de un programa que en realidad envía comandos al procesador. De hecho, cuando usted ejecuta un programa, está ejecutando el archivo ejecutable. El procesador ejecuta dos comandos del archivo, de ahí proviene el nombre archivo ejecutable. Los archivos ejecutables normalmente (pero no siempre) tienen la extensión de nombre de archivo .exe. Archivos de biblioteca dinámica de vínculos. Un archivo de biblioteca dinámica de vínculos (.dll) es un archivo .exe parcial. Un archivo .dll no puede ejecutarse por sí mismo; en lugar de esto, sus comandos son accedidos por otro programa que está ejecutándose. Debido a que los archivos .dl! pueden contener partes de un programa ejecutable, ofrecen a los programadores una manera efectiva de dividir programas grandes en componentes pequeños que son reemplazables. Esta característica hace que el programa completo sea más fácil de actualizar. Además, los archivos .dll también pueden ser compartidos por distintos programas al mismo tiempo. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Archivos de inicialización. Un archivo de inicialización (.ini) contiene información sobre configuraciones, por ejemplo, el tamaño y punto de inicio de una ventana, el color del fondo, el nombre del usuario y otros aspectos. Los archivos de inicialización ayudan a los programas a ejecutarse o contienen información que los programas pueden utilizar cuando se ejecutan. Aunque los archivos de inicialización se siguen utilizando, muchos programas nuevos almacenan las preferencias del usuario y otras variables del programa en el Registro de Windows, una base de datos especial que contiene información sobre el usuario de la computadora, los programas instalados y ciertos dispositivos de hardware. Archivos de ayuda. Un archivo de ayuda (.hlp, .chm) contiene información en un formato indexado y con vínculos cruzados. Al incluir un archivo de ayuda, los programadores pueden proporcionar al usuario información de ayuda en línea. 2.4.2 Introducción a lenguajes de programación El software es la razón por la cual las personas compran computadoras. Las instrucciones de un programa se ejecutan en el nivel del hardware principalmente en el CPU. Por ejemplo, el programa puede decirle al CPU que recupere una parte específica de información de la memoria. Si el programa le dice al CPU que reproduzca un archivo de sonido, entonces el programa genera una interrupción. Una interrupción es una señal hacia el CPU con el fin de que ejecute una serie de pasos previamente programados. En este caso el hardware enviaría el archivo de sonido al dispositivo de salida de audio. Un individuo que tiene una capacitación muy exhaustiva, conocido como programador de computadoras, crea esta lista de instrucciones. Esta lista con frecuencia se conoce como código y el proceso de escritura de la lista normalmente se conoce como codificación. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Lenguajes de programación Aunque el código de una computadora puede consistir sólo en unos y ceros, los programadores de computadoras no trabajan ni piensan de esa manera. Los programadores utilizan lenguajes de programación en lugar de lenguajes binarios. Los lenguajes de programación le permiten al programador describir un programa utilizando una variante del idioma inglés básico. Los resultados se guardan en un archivo y entonces se llaman código fuente. Código El término código se refiere a las declaraciones escritas en cualquier lenguaje de programación, por ejemplo en el código máquina o en el de alto nivel. Desde luego, el sistema binario es demasiado críptico para que los humanos se puedan relacionar con él durante mucho tiempo. Ésta es la razón por la cual se crearon los lenguajes de programación de computadoras: para simplificar el proceso de escritura de instrucciones que las computadoras puedan utilizar. La programación es tediosa pero también emocionante. Es tediosa debido a que todos los lenguajes de programación, al igual que los idiomas hablados, tienen un conjunto de reglas obligatorias. Sin embargo, un fragmento de código debe ser perfecto antes de que se pueda ejecutar. No se permiten errores gramaticales o de sintaxis en la programación. El programador debe corregir estos errores antes de probar el programa. La escritura de código le proporciona al programador la oportunidad de crear algo nuevo. El desarrollador logra ejercitar su creatividad. La emoción proviene del desafío de resolver un problema. El problema puede ser tan simple como calcular un valor o tan complejo como determinar la ruta de un satélite en órbita. La posibilidad de resolver problemas, aunque sean menores, mediante un fragmento de código es un reto difícil de resistir para los programadores. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Código máquina La memoria e interruptores de procesamiento de una computadora utilizan el sistema binario de numeración, el cual consiste en unos y ceros. Cualquier comando de software que afecte directamente al hardware debe estar escrito en el sistema binario de numeración. Debido a que estos unos y ceros forman el lenguaje del hardware de computadoras, este código se conoce normalmente como código máquina o lenguaje máquina. El lenguaje máquina consiste sólo en unos y ceros. Aunque este formato carezca de sentido para usted, lo tiene para la computadora y puede concebirse como el lenguaje de computadora de nivel más bajo. 2.4.3 Planeación de un programa de cómputo La escritura de programas puede ser extremadamente difícil. Sin un plan, el programador escribirá un programa defectuoso o completamente inútil para realizar una tarea. Cuando se planea, el programador tendrá una idea de lo que debe hacer y sabrá por dónde comenzar. Dos herramientas de planeación que utilizan los programadores con frecuencia son los diagramas de entrada-procesosalida (IPO, por sus siglas en inglés) y pseudocódigo. El diagrama IPO ayuda al programador a determinar lo que es necesario para escribir el programa. Consiste en tres columnas. En la primera columna el programador lista qué datos son necesarios para resolver la tarea. En la última columna, el programador lista los resultados deseados. La columna de en medio es la parte difícil. Aquí el programador lista los pasos que son necesarios para obtener el resultado deseado. Normalmente los pasos se escriben en pseudocódigo. El pseudocódigo está formado por frases del lenguaje natural que tienen apariencia de código de programación. La idea es escribir en el idioma hablado lo que se necesita que ocurra en el código. Muchas veces el programador no sabe perfectamente lo que debe escribir en cada paso del programa. Al describir el código el programador al menos tiene un inicio y puede comenzar a pensar sobre cómo implementar el código. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS 2.4.4 Solución de problemas con lenguaje de programación (VBA) Ahora ya sabe que un programa es un conjunto de pasos que controlan una computadora, pero es probable que no sepa qué apariencia tienen estos pasos. Su apariencia o estructura depende un poco del lenguaje de programación, pero el concepto general es el mismo sin importar qué lenguaje se utiliza. Cada paso del código es una instrucción que realiza una sola tarea en una secuencia de pasos que llevan a cabo una tarea más compleja. Control de flujo de un programa Cuando inicia un programa, la computadora comienza a leer y llevar a cabo declaraciones en el punto de entrada del principal archivo ejecutado. Normalmente, este punto de entrada es la primera línea (o declaración) del archivo, aunque puede estar ubicado en otro lugar. Después de la ejecución de la primera declaración, el programa pasa el control (o flujo) a otra declaración y así en adelante hasta que se ejecuta la última declaración del programa; entonces el programa termina. El orden en el cual se ejecutan las declaraciones de un programa se conoce como control de flujo del programa. Algoritmos Los pasos que se representan en un diagrama IPO normalmente conducen hacia un resultado deseado. En conjunto, estos pasos se conocen como algoritmo. Un algoritmo es una serie de instrucciones paso a paso que, cuando se siguen, producen un resultado conocido o esperado. Los pasos para encontrar una solución son los mismos sin importar que se encuentre la solución con una computadora o a mano, por lo cual se puede tener un programa y un diagrama IPO hecho a mano para realizar la misma tarea. SEMA,GOMA,COAT UNIDAD DE APRENDIZAJE: TECNOLOGÍA INFORMÁTICA UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS Los algoritmos pueden tener muchos otros usos. Un programa de hoja de cálculo, por ejemplo, puede contener un algoritmo que despliegue la suma de las celdas que marque el usuario. Este tipo de algoritmo permitiría que el usuario marcara celdas, leyera los números de esas celdas, calculara el total de los números y los desplegara en la pantalla. Otro algoritmo de una hoja de cálculo podría buscar la palabra más larga en una columna y entonces ajustar el ancho de la columna para que se ajuste al texto. SEMA,GOMA,COAT