Asamblea General Ordinaria de Delegados 2014

ACTA No. 016
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE DELEGADOS
DEL FONDO DE EMPLEADOS DEL DEPARTAMENTO DEL
ATLÁNTICO
“FONDEATLÁN”
En Barranquilla, a los veintisiete (27) días del mes de marzo del 2014, siendo la 4:00 p.m. se reunieron en el
Club la Española de la Caja de Compensación Cajacopi, ubicada en la Cra 46 No. 53-34, los delegados del
Fondo de Empleados del Departamento del Atlántico, para realizar la Asamblea General Ordinaria de
Delegados del Año 2014, convocada por la señora Presidente de la Junta Directiva, Ing. Katia Mercado R., el
día 06 de marzo del 2014 y circulada por medio de correo electrónico y avisos fijados en parte visible de la
oficina del Fondo de Empleados del Departamento del Atlántico.
El siguiente fue el orden del día propuesto para la realización de la Asamblea:
1. Verificación del Quórum
2. Himno Nacional
3. Himno de Fondeatlán
4. Aprobación Orden del día
5. Instalación de la Asamblea, por parte Ing. Katia Mercado Rodríguez, presidente de la Junta Directiva.
6. Elección de Presidente y Vicepresidente de Asamblea
7. Aprobación del Reglamento de Asamblea
8. Elección de la Comisión para la revisión y aprobación del Acta de la Asamblea
9. Presentación de Informes
Junta Directiva
Comité de Control social
Revisor Fiscal
10.
Estudio y Aprobación de Estados Financieros con fecha diciembre 31 de 2013
11.
Aprobación Proyecto de Distribución de Excedentes
12.
Aprobación de Reforma Estatutaria Parcial
13.
Proposiciones y Recomendaciones
14.
Clausura.
DESARROLLO DE LA ASAMBLEA:
1.
Verificación del quórum
Se verificó el quórum reglamentario de la Asamblea con la asistencia de 20 de los 21 delegados elegidos.
2.
Himno Nacional
Se entonó el himno Nacional.
3.
Himno de Fondeatlán
Se entonó el himno del Fondo de Empleados del Departamento del Atlántico.
4.
Aprobación del orden del día
Se da lectura al orden del día propuesto por la Junta Directiva y queda aprobado por los delegados presentes
que conforman el quórum reglamentario.
5.
Instalación de la Asamblea
Siendo las 4:15 pm la presidente de la Junta Directiva, Ingeniera Katia Mercado Rodríguez instala la
Asamblea General Ordinaria de Delegados 2014. Se anexa listado de asistentes.
6.
Elección de Presidente y Vicepresidente de la Asamblea
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Para el desarrollo de la asamblea, se elige por unanimidad como presidente a la Ing. Katia Mercado
Rodríguez, actual presidente de la Junta Directiva, al señor Orlado Capella García como vicepresidente y
secretaria a la señora Mónica Escobar Vargas.
7.
Aprobación del Reglamento de la Asamblea
Se procedió a dar lectura al reglamento de asamblea general de Asociado y se sometió a aprobación de los
delegados, siendo aprobado por unanimidad.
8.
Elección de comisión de revisión y aprobación del acta de asamblea.
La comisión de revisión y aprobación del acta de asamblea general ordinaria de delegados quedó conformada
por los delegados Sr. Orlando Capella, Sra. Stella Del Valle y Sr. Vladimiro Pérez.
9.
Presentación de Informes:
9.1 Informe de la Junta Directiva y Gerencia.
Se presento un saludo de bienvenida a los Asociados Delegados, miembros de junta directiva, miembros de
comité de control social, empleados y contratistas del Fondo de Empleados del Departamento del Atlántico
que se hicieron presentes en la Asamblea General.
Se indico por parte de la Presidente de la Junta Directiva, Ing. Katia Mercado R. que en cumplimiento a lo
establecido en la ley y normatividad vigente del sector de la economía solidaria y lo establecido en el Estatuto
de FONDEATLAN se desarrollaba en esa fecha la Asamblea General Ordinaria con el fin de presentar a
consideración de los Delegados elegidos el Informe de Gestión del Año 2013 en el cual se ve reflejado el
trabajo realizado en el Fondo en pro de su crecimiento y fortalecimiento. Se presentó un reconocimiento a los
señores delegados que participaron previamente en un proceso de elección y se resalto la importancia de su
participación en la Asamblea.
Se anotó que el informe que se presentaría brinda un panorama ilustrativo sobre el desempeño, evolución y
resultados obtenidos en el año 2013, y básicamente buscaba analizar las cifras dentro del contexto social,
financiero y solidario.
Se anotó que hoy se cuenta con una entidad fortalecida, comprometida y que actúa dentro de la ley, con
responsabilidad y siempre encaminada a brindarle a sus asociados servicios con calidad para lograr un mejor
bienestar a sus asociados y sus familiares. Todo enmarcado dentro de la normatividad vigente del sector,
reglamentos y procedimientos. Se resaltó que FONDEATLAN está siendo considerada como la primera
opción que tienen los asociados para acceder a los servicios que ofrecemos principalmente el servicio de
libranza en las diferentes modalidades.
Se anotó que todo este trabajo ha sido posible gracias a la confianza y fidelidad de los asociados, al trabajo
dedicado de los empleados del Fondo y al compromiso de los asociados que forman parte de los órganos de
administración y control. Igualmente se resaltó la confianza, respaldo y respuesta positiva que han mostrado
los asociados en los diferentes servicios, programas y actividades que adelanta el Fondo, lo cual ha permitido
todo este trabajo que en el transcurso del tiempo ha conducido a una entidad solida, estructurada que presta
servicios con calidad.
En el aspecto organizacional se anotó que la Base Social del Fondo en el último año tuvo un decrecimiento,
por factores externos que afectaron la condición del vínculo asociativo. Se anotó que en año 2013 se
presentó una especial connotación que incidió en un decrecimiento en el numero de asociados pero
obedeció principalmente a la desvinculación de los funcionarios de la entidad por el proceso de Carrera
Administrativa y el retiro voluntario de los asociados que por limitaciones en el descuento por nómina por
aplicación de la Ley 1527 de 2012 decidieron retirase.
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Para este aspecto, la Presidente de la Junta Directiva realizó un llamado especial para que se siguiera
trabajando y fortaleciendo el trabajo con el fin de lograr un mejor posicionamiento y desarrollo del fondo a
nivel interno de las entidades que tienen vinculo asociativo, a nivel local y regional.
En el aspecto financiero se informó que la gestión estuvo encaminada básicamente a la estructuración,
optimización, manejo eficiente y transparente de los recursos, fortalecimiento de Fondos Existentes: Fondo de
Bienestar Social, Fondo Patrimonial y Fondo de Desarrollo Económico Solidario.
Se resaltó la creación de nuevas modalidades de crédito para lograr llegar a todas las necesidades de los
asociados, así como la evaluación trimestral de las tasas de crédito.
Se informó la necesidad e inicio de la capacitación del personal administrativo del Fondo en las Normas
Internacionales de Información Financiera, para el cumplimiento legal dentro del término establecido.
Sobre la estructura organizacional se anoto que el Fondo cuenta con el número de empleados para
desarrollar el objeto social, lo cual con el crecimiento de la entidad y con los nuevos programas y planes a
desarrollar demandan desde ya la creación de nuevos cargos que deberán ser provistos para adelantar
principalmente las actividades de crédito y cobranza, pensando en la apertura de recaudo por caja para
aquellos casos que tengan limitado su capacidad de descuento por nómina.
Para finalizar se hizo un llamado especial a los delegados para que se vinculen y formen parte de los
diferentes comités que deben operar en el Fondo y para esto se requiere la participación activa de los
asociados.
La gestión administrativa, social y financiera durante el año 2013 se puede mostrar como satisfactoria tal y
como se ve reflejado en el informe financiero presentado a los asistentes, presentación que se anexa a la
presente acta y de la cual es importante resaltar las siguientes cifras que reflejan la solidez financiera y
crecimiento de la entidad:
-
Durante el año 2013, se colocaron 754 créditos para un total desembolsado de $1.923 millones de
pesos, de los cuales el 48% correspondió a la modalidad Libre Inversión.
-
Los activos crecieron en un 3,29% con relación al año 2012. El principal indicador que ayudó a
generar dicho incremento fue el de la cartera de crédito, debido a que tuvimos una buena colocación
de créditos.
-
El pasivo corresponde en su totalidad a los Ahorros de los Asociados, este año tuvo un aumento del
1,76% con relación al año 2012.
-
El patrimonio del Fondo de Empleados llego en el año 2013 a $1.133 millones, incrementado en un
5,38% con relación al año 2012.
-
Otro de los rubros importantes es el excedente del ejercicio, el cual es el reflejo de una excelente
gestión y administración de los recursos. Los excedentes tuvieron un valor de 118 millones de pesos
, que comparados con los arrojados en el año anterior representan una disminución del 6,63%, lo
cual es incidencia directa de la disminución de las tasas de crédito aplicada en los últimos trimestres
del año 2013.
-
El comportamiento operacional del fondo se calcula sobre la dinámica de los ingresos y gastos de las
principales actividades que los generan.
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En el año 2013 los ingresos ascendieron a $310 millones. El componente principal corresponde a los
intereses generados por la colocación de la cartera entre los asociados, los cuales representan el
95,84%. Los costos y gastos del año 2013 equivalen a $192 millones, siendo su mayor
representación la parte laboral. Se resalta que en el año 2013 se presentó una disminución del
13,49% en el rubro de gastos generales.
-
Es importante anotar que del total de costos y gastos del año 2013, el 39,12% corresponden a gastos
de funcionamiento del fondo y el 50,88% a gastos generales de programas y actividades adelantadas
por el fondo y dirigidas a los asociados y miembros de su grupo familiar.
9.2 Informe de Comité Control Social
Se anexa a esta acta el informe del comité de Control Social leído por la asociada Stella del Valle, miembro
actual de este comité.
9.3 Informe del Revisor Fiscal
David Rivas Cruz revisor fiscal, presenta informe detallado de la legalidad de las actividades del Fondo de
Empleados en su parte fiscal, las cuales se vienen realizando dentro de la normatividad legal que compete al
sector solidario. Así mismo, el balance general a 31 de diciembre del 2013 cumple con todas las normas y
pruebas de los registros y documentos.
10. Estudio y Aprobación de Estados Financieros con fecha diciembre 31 de 2013.
El contador José Manuel Yepes Cerda, presenta los Estados Financieros con corte a diciembre 31 de 2013,
los cuales son aprobados por unanimidad por los asistentes a la asamblea. Estudios que se anexan a la
presente acta y se resume lo presentado en el siguiente cuadro:
No. ASOCIADOS
ACTIVOS
PASIVO
PATRIMONIO
EXCEDENTES
2013
275
2.405.047.945
1.271.755.594
1.133.292.351
118.672.236
2012
313
2.328.387.146
1.252.960.286
1.075.426.860
127.096.671
VARIACION
-38
76.660.799
18.795.308
57.865.491
-8.424.435
%
-12,14%
3,29%
1,50%
5,38%
-6,63%
11. Aprobación Proyecto de Distribución de Excedentes 2013
A continuación la propuesta presentada por la Junta Directiva para la distribución de los excedentes, la cual
quedó aprobada por unanimidad:
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EXCEDENTES DEL EJERCICIO
118.672.236
APROPIACION
Art. 43 Estatuto
RESERVA PARA PROT. DE APORTES SOCIALES
FONDO DE DESARROLLO EMPRESARIAL (FODES)
RESERVA PARA FONDO PATRIMONIAL
RESERVA PARA VALORIZACION DE APORTES
FONDO DE BIENESTAR SOCIAL
20,00%
10,00%
10,00%
5,38%
54,62%
TOTAL DISTRIBUCION
23.734.447
11.867.224
11.867.224
6.384.566
64.818.775
118.672.236
12. Aprobación de Reforma Estatutaria Parcial
Queda registrado el proyecto de reforma de estatuto presentado en la Asamblea General de delegados, el
cual es aprobado artículo por artículo, por los 20 delegados presentes.
ESTATUTO ACTUAL
REFORMA APROBADA
CAPITULO III
DE LOS ASOCIADOS
CAPITULO III
DE LOS ASOCIADOS
ARTÍCULO 12: VÍNCULO ASOCIATIVO. Podrán ser
asociados de FONDEATLAN los funcionarios de la planta
de personal de las siguientes entidades: Gobernación del
Departamento del Atlántico, Asamblea Departamental,
Contraloría del Departamento, Instituto de Tránsito
Departamental, Indeportes y los trabajadores de
FONDEATLAN.
ARTÍCULO 12: VÍNCULO ASOCIATIVO. Podrán ser
asociados de FONDEATLAN los funcionarios de la planta
de personal de las siguientes entidades: Gobernación del
Departamento del Atlántico, Asamblea Departamental,
Contraloría del Departamento, Instituto de Tránsito
Departamental, Lotería del Atlántico, Indeportes, los
Asociados activos que adquieran la condición de
pensionado y los trabajadores de FONDEATLAN .
Para el efecto deberán cumplir con los siguientes requisitos:
Para el efecto deberán cumplir con los siguientes requisitos:
a) Presentar solicitud escrita y ser admitido por la Junta
Directiva.
b) Autorizar a la empresa que determina el vínculo de
asociación, para que retenga de su salario mensual
con
destino
a
“FONDEATLAN”
la
suma
correspondiente para cubrir el valor de la cuota
periódica de aportes sociales y ahorros permanentes
establecida en el presente estatuto así como las
demás
obligaciones
que
contraiga
con
“FONDEATLAN”.
PARAGRAFO: Las gestiones relacionadas con la
vinculación a FONDEATLAN, serán adelantadas por el
Representante Legal y la Junta Directiva, esta tendrá un
plazo de un (1) mes para resolver las solicitudes de
admisión, término dentro del cual comunicará al interesado
la decisión adoptada.
a) Presentar solicitud escrita y ser admitido por la Junta
Directiva.
b) Autorizar a la empresa que determina el vínculo de
asociación, para que retenga de su salario mensual
con
destino
a
“FONDEATLAN”
la
suma
correspondiente para cubrir el valor de la cuota
periódica de aportes sociales y ahorros permanentes
establecida en el presente estatuto así como las
demás
obligaciones
que
contraiga
con
“FONDEATLAN”.
PARAGRAFO: Las gestiones relacionadas con la
vinculación a FONDEATLAN, serán adelantadas por el
Representante Legal y la Junta Directiva, esta tendrá un
plazo de un (1) mes para resolver las solicitudes de
admisión, término dentro del cual comunicará al interesado
la decisión adoptada.
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ARTICULO 17: REINGRESO POSTERIOR A RENUNCIA
VOLUNTARIA. Para que un asociado que haya renunciado
voluntariamente a “FONDEATLAN” vuelva a ser admitido
deberá esperar el transcurso de tres (3) meses a partir de la
fecha de retiro.
ARTICULO 17: REINGRESO POSTERIOR A RENUNCIA
VOLUNTARIA. Para que un asociado que haya renunciado
voluntariamente a “FONDEATLAN” vuelva a ser admitido
deberá esperar el transcurso de tres (3) meses a partir de la
fecha de retiro.
La Junta Directiva resolverá discrecionalmente estas
solicitudes con base en la reglamentación vigente sobre el
particular, la cual tendrá en cuenta tanto la seriedad de las
asociaciones, como el desarrollo normal de las actividades
y compromisos de FONDEATLAN
La Junta Directiva resolverá discrecionalmente estas
solicitudes con base en la reglamentación vigente sobre el
particular, la cual tendrá en cuenta tanto la seriedad de las
asociaciones, como el desarrollo normal de las actividades
y compromisos de FONDEATLAN.
La fecha de aceptación de la solicitud de reingreso y el
pago de la primera cuota periódica determina la nueva
vinculación del asociado, siendo irretroactivo tal carácter
para todos los efectos legales y estatutarios.
La fecha de aceptación de la solicitud de reingreso y el
pago de la primera cuota periódica determina la nueva
vinculación del asociado, siendo irretroactivo tal carácter
para todos los efectos legales y estatutarios.
PARAGRAFO 1: Después de aprobad a su solicitud el
asociado debe depositar a “FONDEATLAN” el 5% de sus
aportes obligatorios acumulados en el momento en que se
efectuó su retiro, suma que hará parte de sus ahorros.
Lo anterior no aplica cuando el Asociado presenta solicitud
de reingreso al fondo después de tres (3) años de la fecha
de su retiro.
Eliminado parágrafos 1 y 2
PARÁGRAFO 2: Sólo podrá presentarse solicitud de
reintegro a “FONDEATLAN” hasta tres (3) veces
ARTICULO
34.
AHORROS
PERMANENTES
–
CARACTERISTICAS.
Los
ahorros
permanentes,
igualmente quedarán afectados desde su origen a favor de
“FONDEATLAN” como garantía de las obligaciones que el
asociado contraiga con este, serán inembargables, salvo
las excepciones legales y no podrán ser gravados ni
transferirse a otros asociados o a terceros. Los saldos a
favor solamente serán reintegrados al asociado cuando
éste pierda su carácter de tal.
ARTICULO
34.
AHORROS
PERMANENTES
–
CARACTERISTICAS.
Los
ahorros
permanentes,
igualmente quedarán afectados desde su origen a favor de
“FONDEATLAN” como garantía de las obligaciones que el
asociado contraiga con este, serán inembargables, salvo
las excepciones legales y no podrán ser gravados ni
transferirse a otros asociados o a terceros. Los saldos a
favor solamente serán reintegrados al asociado cuando
éste pierda su carácter de tal.
La Junta Directiva reglamentará en detalle los ahorros
permanentes y podrá consagrar el reconocimiento de
intereses así como otros estímulos y tenerlos como factor
La Junta Directiva reglamentará en detalle los ahorros
permanentes y podrá consagrar el reconocimiento de
intereses así como otros estímulos y tenerlos como factor
para el otorgamiento de créditos.
para el otorgamiento de créditos.
Parágrafo 1: Retiro parcial de Ahorro permanente: El
asociado podrá solicitar el retiro parcial, de acuerdo
con la reglamentación que para el efecto expida la
Junta Directiva
ARTICULO 56. ARTÍCULO 56. REQUISITOS PARA SER
MIEMBRO DE JUNTA DIRECTIVA. Para ser elegido
ARTICULO 56. REQUISITOS PARA SER MIEMBRO DE
JUNTA DIRECTIVA. Para ser elegido miembro de la
miembro de la Junta Directiva se requiere:
Junta Directiva se requiere:
1. Ser asociado hábil según los estatutos y reglamentos.
2. Estar vinculado al Fondo por lo menos con un año de
anticipación a la fecha de la elección.
3. Demostrar conocimientos en la gestión empresarial
propia de los fondos de empleados.
1.
2.
1.
Ser asociado hábil según los estatutos y
reglamentos.
Estar vinculado al Fondo por lo menos con diez
(10) años de anticipación a la fecha de la
elección.
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ACTA No. 016
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ATLÁNTICO
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4. Acreditar veinte (20) horas de formación debidamente
certificada en economía solidaria.
5. No haber sido sancionado durante los dos (2) años
anteriores por “FONDEATLAN” o la entidad
gubernamental que ejerza el control, inspección y
vigilancia.
6. No estar incurso en las incompatibilidades o
inhabilidades legales y Estatutarias.
3.
4.
5.
6.
Demostrar
conocimientos
en
la
gestión
empresarial propia de los fondos de empleados.
Acreditar veinte (20) horas de formación
debidamente certificada en economía solidaria.
No haber sido sancionado durante los dos (2)
años anteriores por “FONDEATLAN” o la entidad
gubernamental que ejerza el control, inspección y
vigilancia.
No estar incurso en las incompatibilidades o
inhabilidades legales y Estatutarias
13. Proposiciones y Recomendaciones
En este punto de la Asamblea, los delegados presentaron las siguientes recomendaciones:







El señor Edgar Manuel Sánchez propone programar reunión con los asociados que se han retirado,
para que se enteren de las nuevas decisiones tomadas en asamblea con el fin de motivarlos a volver
al fondo.
Los Delegados proponen realizar una campaña que cada uno de los asociados vincule a otro
compañero para lograr que todo el personal de la planta de la gobernación este asociado y para el
asociado que afilie otro compañero se debe estudiar la posibilidad de otorgarle un detalle o puntos
para el bono de fin de año.
La Delegada Iveth Candelario sugiere que los particulares puedan participar en los cursos que se
dictan con los recursos del fondo de bienestar, los cuales deben cancelar el valor total del curso sin
incluir el subsidio que otorga el fondo para estas actividades, lo cual puede a su vez representar unos
recursos para el fondo.
El Delegado Sr. Ewar Torres propone programar un asalto en la gobernación para promover la
afiliación de los funcionarios.
Se solicita revisar el tema si los trabajadores activos de educación pueden hacer parte del fondo, de
ser posible programar reunión con las personas encargadas del manejo de la nomina de educación.
Sobre este punto se anotó por parte de miembros de la Junta Directiva que esta propuesta ya ha sido
presentada en varias ocasiones en las anteriores Asambleas Ordinarias de Asociados y no ha sido
aprobada y se anoto que debe existir una responsabilidad con el crecimiento del fondo de manera
que no implique ningún riesgo que pueda afectar la entidad que ha crecido y fortalecido con un
manejo responsable.
Los delegados Ewar Torres y Wulfren Olivares proponen que todos los pensionados del
departamento puedan asociarse al fondo de empleados, propuesta que no fue aprobada por los
delegados asistentes.
El Delegado Sr. Ewar Torres anota que la asistencia y participación de ellos como delegados es para
que presenten sus observaciones y las propuestas que se presenten sean escuchadas y sometidas a
estudios y aprobación, por lo que solicitó que la propuesta de que las tasas de las diferentes líneas
de crédito que ofrece el Fondo deben estar por debajo de las tasas de crédito que ofrece el sector
financiero debe ser una propuesta que sea sometida a aprobación de los delegados. Anoto que la
naturaleza del fondo es la solidaridad y los asociados se deben ver beneficiados con estas tasas ya
que sus ahorros son los que permiten el otorgamiento de los créditos.
Sobre este punto los delegados y a su vez miembros de la Junta Directiva Sr. Orlando De La Rosa y
Sra. Mónica Escobar consideraron que esta propuesta debía ser previamente revisada y realizar un
estudio de la incidencia en la gestión financiera de la entidad.
Se sometió a votación la propuesta de establecer tasas de crédito por debajo de las establecidas del
sector financiero, propuesta que fue aprobada por mayoría de los delegados asistentes.
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14. Clausura
Siendo las 8:45 pm y agotado el orden del día se dio por terminada la Asamblea General Ordinaria de
Delegados de FONDEATLAN.
Para constancia firman:
Firmado
KATIA MERCADO RODRIGUEZ
Presidente de la Asamblea
Firmado
MONICA ESCOBAR VARGAS
Secretaria de la Asamblea
Firmado
ORLANDO CAPELLA GARCIA
Revisor del Acta
Firmado
STELLA DEL VALLE BLANCO
Revisor del Acta
Firmado
VLADIMIRO PEREZ ARCIA
Revisor del Acta
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