Procedimiento Identificación Y Trazabilidad

COOPERATIVA DE AHORO Y CREDITO
CAMARA DE COMERCIO DE AMBATO LTDA
PROCESO:
GESTIÓN OPERATIVA
Código: DOCOGEGG7.14.01.01
Proceso: Gestión de Negocios
Tipo de Proceso
Gobernante
Productivo X
Apoyo
Status:
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD Y
PROCESOS
PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN Y
Propuesto
Aprobado X Publicado
Fecha de Elaboración: 19.10.2009
Fecha de Ultima Revisión: 19.10.2009
TRAZABILIDAD
Procedimiento
Identificación Y Trazabilidad
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
JEFE DE PROCESOS
GERENTE GENERAL
CONSEJO DE
ADMINISTRACION
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Fecha: 19.10.2009
Fecha: 19.10.2009
Fecha: 19.10.2009
Contenido
Identificación y Trazabilidad ....................................................................... 1
Propósito: .............................................................................................. 1
Alcance: ................................................................................................ 1
Definiciones y Abreviaturas: ........................................................................ 1
Responsabilidad: ...................................................................................... 2
Procedimiento......................................................................................... 2
1.
Identificación del Cliente Unidad Cajas ................................................... 2
2.
Depósitos....................................................................................... 2
3.
Inversiones ..................................................................................... 3
4.
Identificación de Documentos .............................................................. 5
5.
Trazabilidad ................................................................................... 5
Requerimientos del socio: ......................................................................... 12
Requerimientos Legales: .......................................................................... 12
Referencias: ......................................................................................... 13
Registros: ............................................................................................ 13
Lista de Distribución: .............................................................................. 13
Documentos controlados por el Sistema de Calidad de la Cooperativa Cámara de Comercio de
Ambato
0 Modificaciones
No Versión
Tipo
de Revisado
Aprobado
Fecha
Modificación
00
Levantamiento
Gerente
Consejo
de 19.10.2009
General
Administración
Procedimiento
Identificación y Trazabilidad
Propósito:
Definir una metodología para identificar
los
diferentes productos y servicios y su
estado, con respecto a los requerimientos del cliente y la conformidad del servicio,
controlando la trazabilidad donde sea un requisito.
Alcance:
Servicios de la Cooperativa desde la afiliación del socio a todos los servicios adicionales.
Definiciones y Abreviaturas:
Trazabilidad.- Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo
aquello que está bajo consideración.
GG = Gerente General.
RG = Representante de Gerencia
CJS = Cajeras (os)
JRRHH = Jefe de Recursos Humanos
OCB = Oficinista de Cobranza
www.ccca.fin.ec
Página
SC = Servicio al Cliente
1
OC = Oficinista de Créditos
Responsabilidad:
GG.- Implementación y cumplimiento del procedimiento.
CJ, OC, SCJ y OCB.- Cumplimiento procedimiento.
Procedimiento
La Supervisora, define las formas de identificación de los productos y servicios en las
áreas de captaciones, créditos y otros servicios.
1. Identificación del Cliente Unidad Cajas
a) Las Cajeras CJS tienen la responsabilidad de identificar y evaluar a los clientes a fin
de cumplir con los requerimientos solicitados por el CONSEP Referencia: Reglamento
del CONSEP. DOEXCOGE.02.
2. Depósitos
a) Confirmar que los depósitos sean compatibles con la naturaleza de la actividad y
www.ccca.fin.ec
Página
negocio del cliente.
2
b) Confirmar que los depósitos no se encuentren dentro de las señales de alerta, dadas
a conocer en el Reglamento del CONSEP
c) Verificar que los cheques depositados contengan el beneficiario original y que no
exista doble endoso en cheques con montos superiores a$ 500.00
d) Confirmar que las transacciones cumplan con los requisitos establecidos
en el
Reglamento del CONSEP.
3. Inversiones
a) El cliente debe ser identificado, conforme se lo ha detallado en este procedimiento.
b) Verificar que en estas transacciones exista el formulario de transacciones en efectivo
que igualen o superen los U.S.D 2,000.oo o más o su equivalente en moneda
extranjera y origen lícito de fondos RGCOGEGG7.14.03.b1,
en los cuales se
confirme que el dinero no proviene de actividades relacionadas con el narcotráfico y
delitos tipificados en el Reglamento del CONSEP.
c) Verificar que los cheques entregados por los inversionistas contengan el beneficiario
www.ccca.fin.ec
Página
original y no exista doble endoso en cheques superiores a $ 500.00
3
d) En los casos en que el dinero para constituir alguna de las inversiones, provengan de
una transferencia del exterior, compruebe que el inversionista sea cliente de la
institución.
e) Analizar que los instrumentos emitidos por esas inversiones, estén a la orden de la
persona que realiza la inversión y no de un tercero o al portador
f) Analizar especialmente que no se haya procesado instrucciones de cancelación de
estas inversiones, con emisión de cheques y/o transferencias al exterior a nombre de
terceras personas.
g) Analizar la existencia de precancelación de inversiones de clientes en forma
recurrente.
h) Analizar si las inversiones canceladas sirvieron para cancelar operaciones de crédito.
i) Analizar que las transacciones no se encuentren dentro de las señales de alerta,
www.ccca.fin.ec
Página
dadas a conocer en el Reglamento del CONSEP.
4
j) Verificar que la persona que realiza la transacción o la ejecuta a nombre de otra, no
se encuentre involucrado en la comisión de delitos tipificados y sancionados en la
Ley de Sustancias Estupefaciente y Psicotrópicas.
k) Confirmar que las transacciones no se encuentran dentro de las señales de alerta
dadas a conocer en el Reglamento del CONSEP.
4. Identificación de Documentos
Los procedimientos de Captaciones y Créditos definen individualmente los documentos
en uso en las dos áreas, por lo que para aplicar este requisito deben utilizarse los
procedimientos respectivos, Ref: Créditos, DOCOGEGG7.9.01.01 y Planificación
Gerencial, DOCOGEGG7.8.01.01.
5. Trazabilidad
a) El servicio que requiere de seguimiento respecto del trámite, es la concesión de
crédito, el mismo que controla el estado de avance de acuerdo a las siguientes
www.ccca.fin.ec
Página
etapas:
5
Trazabilidad de Créditos
El servicio que requiere de seguimiento respecto del trámite, es la concesión de
crédito, el mismo que controla el estado del avance de acuerdo a las siguientes
etapas:
1. Información y recepción de documentos
La persona encargada del departamento de créditos deberá informar a los socios
los requisitos necesarios para tramitar su crédito. Es importante simplificar el
proceso y evitar al máximo causar molestias a las personas que desean acceder a
las diferentes líneas de crédito.
A continuación podemos encontrar un extracto de los requisitos necesarios para
www.ccca.fin.ec
Página
cada crédito de acuerdo a su categoría:
6
CREDITOS
CREDITOS COMERCIALES
CREDITOS DE CONSUMO
CREDITOS DE VIVIENDA
MICROEMPRESARIAL
REQUISITOS
REQUISITOS
REQUISITOS
REQUISITOS
1. Libreta de Ahorros y encaje depositado
1. Cuenta Activa y Encaje depositado
1. Cuenta Activa y Encaje
1. Cuenta Activa y Encaje
depositado
depositado
2. Llenar la Solicitud de
2. Llenar la Solicitud de
Créditos
Créditos
2. Justificativo de Ingresos Económicos
(Certificados
de
Trabajo,
Copias
2. Llenar la Solicitud de Créditos
RUC
Deudor Garantes y cónyuges)
3. Presentar Balances de Situación, Estado
3. Copia de la Cédula de Identidad y
3. Copia de la Cédula de
3. Copia de la Cédula de
de Pérdidas y Ganancias, anexos a los
Papeleta de Votación actualizada
Identidad y Papeleta de
Identidad y Papeleta de
Votación actualizada
Votación actualizada
estados
financieros
e
indicadores
financieros de los dos últimos años de
operación.
Los
balances
deben
ser
actualizados trimestralmente.
4.
Flujo
de
Caja
o
proyecciones
financieras, de ser necesario.
4. Justificativo de Ingresos Económicos (
4.
Certificado
Ingresos Económicos
de
Trabajo,
Copia
RUC
Deudor y Garantes)
Justificativo
de
4.
Justificativo
de
(
Ingresos Económicos RUC
Certificado de Trabajo,
actualizado y 3 últimas
Copia
declaraciones
RUC
Deudor
y
Garantes)
5. Estudio de Factibilidad para el caso de
5. Justificativo de Bienes ( Copia del
5. Justificativo de Bienes
Del Deudor ( Certificado
préstamos a largo plazo.
Pago del Predio Urbano, Certificado de
( Copia del Pago del
de Trabajo, Copia RUC
Gravámenes, Copia recibo de Luz o Agua
Predio
Garantes)
, Copia Matrícula Vehículo)
Certificado
Urbano,
de
Gravámenes,
Copia
recibo de Luz o Agua ,
Copia Matrícula Vehículo)
6. Justificativo de Bienes (Copia del Pago
del
Predio
Urbano,
Certificado
6. Copia de la libreta y libreta original
de
6. Copia de la libreta y
5. Justificativo de Bienes
libreta original
( Copia del Pago del
Gravámenes, copia recibo de luz o agua,
Predio
copia matrícula vehículo.)
Certificado
Urbano,
de
Gravámenes,
Copia
recibo de Luz o Agua ,
Copia Matrícula Vehículo)
7. Copia de la cédula de identidad y
7. Certificado Curso de Cooperativismo
7. Certificado Curso de
6. Copia de la libreta y
papeleta de votación actualizada.
(Primer crédito únicamente)
Cooperativismo
libreta original
(Primer
Crédito)
8.
Certificado
Curso
Cooperativismo
8. Fotografía actualizada
8. Fotografía actualizada
(Primer crédito únicamente)
7. Certificado Curso de
Cooperativismo
(Primer
Crédito)
9. Fotografía actualizada
9. No constar con calificación en la
9.
Central de Riesgo de C, D y E
calificación en la Central
No
constar
con
8. Fotografía actualizada
de Riesgo de C, D y E
10.
Central de Riesgo de C, D y E
Inmueble a Hipotecar
www.ccca.fin.ec
Avalúo
del
Bien
9.
No
constar
con
calificación en la Central
Página
10. No constar con calificación en la
7
de Riesgo de C, D y E
11.
Certificado
de
Gravámenes
del
inmueble.
12.
Línea
de
fábrica
Actualizada
13. Escritura original del
bien inmueble
14.
Contrato
Construcción
de
del
Ingeniero o Arquitecto o
Proforma de Compra de
Materiales
si
es
para
remodelación
o
ampliación de vivienda
CREDITOS
TARJETA DE COMPRA
MALL FINANCIERO
REQUISITOS
1.
Llenar
Contrato
de
el
CAPITAL DE TRABAJO
CONSTRUCCION
REQUISITOS
REQUISITOS
REQUISITOS
1. Cuenta Activa
1. Cuenta Activa
1.
Compra
Cuenta
Activa
y
Encaje
depositado
Venta
2.
Copia
de
la
2. Llenar la Solicitud de Créditos
2. Llenar la Solicitud de Créditos
Cédula y Papeleta de
2.
Llenar
la
Solicitud
de
Créditos
Votación
Ser
cliente
socio
de
o
3. Copia de la Cédula de Identidad y
3. Copia de la Cédula de Identidad y
3.
la
Papeleta de Votación actualizada
Papeleta de Votación actualizada
Identidad
Cooperativa
Copia de
la Cédula de
y
Papeleta
de
Votación actualizada
4.
Justificativo
Económicos
Trabajo,
Copia
(
de
Ingresos
Certificado
RUC
Deudor
de
y
4.
Justificativo
de
Ingresos
4.
Justificativo
de
Ingresos
Económicos ( Certificado de Trabajo,
Económicos
Copia RUC Deudor y Garantes)
Trabajo, Copia RUC Deudor y
Garantes)
( Certificado de
Garantes)
5. Justificativo de Bienes ( Copia del
5. Justificativo de Bienes ( Copia del
5. Justificativo de Bienes (
Pago del Predio Urbano, Certificado
Pago del Predio Urbano, Certificado
Copia
de Gravámenes, Copia recibo de Luz
de Gravámenes, Copia recibo de Luz o
Urbano,
o Agua , Copia Matrícula Vehículo)
Agua , Copia Matrícula Vehículo)
Gravámenes, Copia recibo de
del
Pago
del
Certificado
Predio
de
Luz o Agua , Copia Matrícula
Vehículo)
www.ccca.fin.ec
Página
3.
8
6. Copia de la libreta
y libreta
original
7.
Certificado
6. Copia de la libreta
y libreta
original
Curso
de
7.
6. Copia de la libreta y libreta
original
Certificado
Curso
de
7.
Certificado
Curso
Cooperativismo
de
Cooperativismo ( Primer Crédito)
Cooperativismo (Primer Crédito)
(Primer
8. Fotografía actualizada
8. Fotografía actualizada
8. Fotografía actualizada
9. No constar con calificación en la
9. No constar con calificación en la
9. No constar con calificación
Central de Riesgo de C, D y E
Central de Riesgo de C, D y E
en la Central de Riesgo de C, D
Crédito)
yE
10. Avalúo del Bien Inmueble a
Hipotecar
11. Certificado de Gravámenes
del inmueble
12.
Línea
de
fábrica
Actualizada
13. Escritura original del bien
inmueble
14. Contrato de Construcción
del Ingeniero o Arquitecto
Proforma
Materiales
de
si
Compra
es
o
de
para
remodelación o ampliación de
vivienda
*Ver Anexo 1 de Reglamento de Créditos.
2. Organización Ingreso y Calificación
El manejo de la documentación debe ser cuidadoso todos los documentos
deberán contener datos y fechas actualizados, la persona responsable debe tener
en cuenta los tiempos estandarizados para el proceso de los mismos, de manera
www.ccca.fin.ec
Página
que se puedan evitar demoras en la rutas de aprobación del crédito.
9
3. Verificación telefónica y domiciliaria
Se determina una persona que de fe de la información proporcionada por el
solicitante, de manera que en caso de incumplimiento se pueda identificar
fácilmente la ubicación del deudor. Este trabajo se lo realizara de una manera
responsable y consciente.
4. Envió a comité de crédito
Una vez concluido el proceso de precalificación del crédito, se envía la
documentación al comité de crédito, el mismo que tiene la facultad de la
aprobación definitiva.
5. Aprobación comité de crédito
Previo a un análisis comité de crédito procede a la aprobación o negación del
crédito.
www.ccca.fin.ec
Página
6. Legalización firma del pagare y contrato
10
Una vez aprobado el crédito, se legaliza toda la documentación
7. Entrega y liquidación del crédito.
El socio acepta las condiciones y fechas de pago y recibe el crédito.
8. Archivo
La documentación es enviada al archivo de acuerdo a un orden establecido.
9. Seguimiento post-venta
Constatación del destino de los fondos de acuerdo a la solicitud del crédito.
b) Para controlar el estado del trámite el Oficinista de Crédito OC aplicará el uso de
una marca en el casillero en la solicitud de créditos
de acuerdo al orden de
ejecución según el Registro de Control del Estado de Trámites RGCOGEGG7.14.05.b1
(Créditos Ordinarios y Tarjeta de Crédito)
c) De la misma manera para controlar el estado de los Créditos Hipotecarios se aplica
www.ccca.fin.ec
Página
dentro de los mismos términos el formato RGCOGEGG7.14.05.c1
11
d) Las no conformidades detectadas son objeto de análisis, para lo que se utiliza el
procedimiento
de
Acciones
Correctivas,
Preventivas
y
Mejora
DOCOGEGG8.23.01.01.
1. Determinación del problema
2. Análisis e investigación de causas
3. Definición de soluciones
4. Seguimiento y control
Requerimientos del socio:
Reglamento del CONSEP. DOEXCOGE.02
Requerimientos Legales:
Ley de Cooperativas DOEXCOGE.01
Ley General de Instituciones Financieras (parte pertinente) DOEXCOGE.05
www.ccca.fin.ec
Página
Ley de Cheques DOEXCOGE.04
12
Referencias:
Ley de Cooperativas
DOEXCOGE.01
Ley General Instituciones Financieras
DOEXCOGE.05
Ley de Cheques
DOEXCOGE.04
Reglamento CONSEP
DOEXCOGE.02
Registros:
Registro de Control del Estado de Trámites
RGCOGEGG7.14.05.b1
Formulario de Transacciones en Efectivo que
Igualen o superen los $2,000.oo
RGCOGEGG7.14.03.b1
Lista de Distribución:
www.ccca.fin.ec
Página
GG, SCJ, RR
13