Comprobación de viáticos - Comisión Estatal de Derechos

Jefatura de Contabilidad
1. Identificación del Proceso
Nombre del Proceso:
Comprobación de Viáticos
Objetivo:
Controlar el gasto de operación y obtener documentación comprobatoria de las
erogaciones efectuadas.
Producto o servicio:
Comprobación de gastos
Frecuencia:
Variable
2. Normas y Fundamento Legal
Los recursos se asignaran conforme a los procedimientos asentados en el
presente documento y lo establecido en:

Código Fiscal de la Federación artículos 29 y 29-A.

Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 1, 20, 34, 37,
42,43.

Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de
Jalisco, artículo 2, fracc. III, 5, fracc. IV, 18, 53, 58 Bis, 86.

Clasificador por Objeto y tipo de Gasto Armonizado para la
Administración Pública.

Lineamientos para la Comprobación de Pasajes y Viáticos de la
Comisión Estatal de Derechos Humanos Jalisco.
Fecha
Elaboración Autorización
JUNIO 2012 JULIO 2012
Elaboró
Contraloría
Interna
Revisó
Jefatura de
Contabilidad
Autorizó
Dirección de
Administración
Jefatura de Contabilidad
3. Descripción del Procedimiento
Dirección, Jefatura o Coordinación que intervienen en el proceso:
 Jefatura de Contabilidad
Ejecutante
Secuencia de
las
Actividades
Descripción de las Actividades
Documentos que
Intervienen en el Proceso
1
Comprueba las erogaciones efectuadas
durante la comisión, dentro de los cinco
días hábiles, contados a partir de su
conclusión, conforme lo establecido en el
artículo 13 de los Lineamientos para la
Comprobación de Pasajes y Viáticos de
la Comisión.
º
Documentación
comprobatoria:
Facturas
Notas
Recibos
Boletos de
autobús
2
Entrega la relación y comprobación de las
facturas, notas, boletos de transporte,
traslados en taxi que se pagaron con los
recursos del anticipo de viáticos en el
formato para ordenar documentos.
Servidor
Público
3
4
Responsable
del Área
de
Viáticos
4.1
5
6
Recibe
los comprobantes de gastos
efectuados durante la comisión
Revisa que los comprobantes de gastos
cumplan con los requisitos
fiscales
señalados en el artículo 29 y 29-A del
Código Fiscal de la Federación. Así
como aquellos
comprobantes que se
originen en zonas rurales que por su
naturaleza
no
cuenten
con
establecimientos
que
expidan
los
comprobantes
con
los
requisitos
establecidos en los artículos antes
mencionados.
Cuando los comprobantes no reúnan los
requisitos establecidos en el punto
anterior serán devueltos al servidor
público comisionado.
Coteja los gastos con los montos
establecidos
en los tabuladores
aplicables, de acuerdo a su equivalencia
con los niveles jerárquicos de los
Lineamientos que se establecen para la
comprobación de Pasajes y Viáticos.
Llena el formato de comprobación de
gastos, con los montos asignados por los
conceptos correspondientes al transporte,
alojamiento, alimentación, (anexo No 7)
de los Lineamientos de Pasajes y Viáticos
de la Comisión.
º Formato para integrar
documentos
comprobatorios,
Facturas, Notas,
Recibos, Boletos de
transporte
º Formato para integrar
documentos
comprobatorios,
Facturas, Notas,
Recibos, Boletos de
autobús
º Formato para integrar
documentos
comprobatorios,
Facturas, Notas,
Recibos, Boletos de
transporte
º Formato para integrar
documentos
comprobatorios,
Facturas, Notas,
Recibos, Boletos de
transporte.
º Lineamientos para la
Comprobación de
Pasajes y Viáticos
º Tabulador de Viáticos
º
Formato
comprobación
gastos
de
de
Responsable
del Área
de
Viáticos
Servidor
Público
7
8
9
Servidor
Público
10
Responsable
del Área
de
Viáticos
11
11.1
11.2
12
Asistente de
Contabilidad
13
14
15
Entrega a la persona comisionada el
formato de comprobación de gastos
autorizados
correspondientes
para
recabar las firmas de autorización.
Firma el formato de comprobación de
gastos, así como cada documento
comprobatorio. También recaba firma
de aprobación del titular de su área.
Llena el formato denominado reporte de
comisiones (informe de viajes) que se
localiza en el Sistema de Intranet, el cual
debe contener:
Adscripción, destino, fecha de salida y de
regreso con hora especificada, número
de oficio, empleados que participaron en
la comisión, agenda
de trabajo,
actividades
realizadas,
resultados
obtenidos, desglose del gasto, lugar y
fecha de elaboración, nombre, puesto y
firma del comisionado.
Al formato de comprobación de gastos le
anexa el reporte de comisiones y la
documentación comprobatoria con firma,
sello y autorización del titular de área,
para remitir al responsable del área de
viáticos.
Revisa que el formato de comprobación
de
gastos,
contenga
toda
la
documentación como
reporte de
comisiones, facturas, notas, boletos de
transporte.
En caso de que el reporte de comisiones
(informe de viajes) este incorrecto, se
devuelve al servidor público comisionado
para su corrección.
Gestiona firma del Director Administrativo
en el formato de comprobación de
viáticos.
Se remite la comprobación de gastos al
Asistente de Contabilidad
Si se determinó saldo a cargo de la
persona comisionada se le requiere pase
a saldar la cuenta por el importe que haya
resultado. El Asistente de Contabilidad
entregará un recibo de devolución foliado
por el saldo a cargo.
Si se determinó saldo a favor del servidor
público comisionado, podrá solicitar el
reembolso del gasto.
 Si el monto es mayor a $ 500.00
se pagará con cheque, de lo
contrario el reembolso será en
efectivo
Captura en póliza de diario los gastos
efectuados para cancelar el anticipo de
viáticos en el Sistema de Contabilidad y
se envía al Jefe de Contabilidad para su
º
Formato
comprobación
de
gasto
documentos
comprobatorios.
º
Formato
comprobación
de gasto
de
y
de
º Reporte de
comisión
en Intranet
º
Formato
de
comprobación
de
gastos,
º Reporte de comisión
en Intranet
º
Formato
comprobación
de gastos
de
º
Formato
comprobación
de gastos
de
º
Formato
de
comprobación
de gastos
º
Formato
de
comprobación
de
gastos.
º Recibo simple de
recepción en efectivo
º Póliza de Cheque
º Póliza de diario
autorización.
Jefe
de
Contabilidad
Asistente de
Contabilidad
16
Autoriza la póliza de diario y verifica que
los registros contables correspondan a
las partidas conforme el Clasificador por
Objeto y tipo de Gasto Armonizado para
la Administración Pública, y que contenga
el formato de comprobación de gastos, el
reporte de comisiones, facturas, notas,
boletes de transporte, etcétera.
La
devuelve al Asistente de Contabilidad
para su control.
Archiva físicamente la póliza de diario
con toda la comprobación anexa en el
legajo, correspondiente al ejercicio en
curso.
17
Jefe de
Contabilidad
18
Luego del cierre de cada mes, notifica
por escrito al Jefe de Informática y
Coordinador de Unidad de Transparencia
que puede subir la información de los
viáticos registrados en intranet en el sitio
oficial de la CEDHJ.
Se expide copia para el Coordinador
Administrativo.
º Póliza de diario
º Póliza de diario
º
Formato
de
comprobación
de
gastos
º Reporte de comisión
en Intranet.
º
Documentos
comprobatorios.
Facturas,
notas,
recibos
boletos de transporte.
º
Oficio
de
autorización
4. Diagrama de Flujo
Servidor Público
Responsable del
Área de Viáticos
Asistente de
Contabilidad
Jefe de Contabilidad
INICIO
Comprueba
erogaciones.
Documentación
comprobatoria.
Entrega relación
y comprobación
de facturas
Recibe
comprobantes de
gastos.
Formato para
integrar
documentos
Formato para
ordenar integrar
documentos
Revisa que los
comprobantes de
gastos cumplan
con los requisitos
Formato para
integrar
documentos
NO
FIN
¿Reúne
requisito?
SI
Coteja gastos de
montos
establecidos, con
niveles
jerárquicos de
lineamientos.
Lineamientos para
comprobación de
pasajes y viáticos
Tabulador de
viáticos.
1
Servidor Público
Responsable del
Área de Viáticos
Asistente de
Contabilidad
Jefe de Contabilidad
1
Llena formato de
comprobación de
gastos.
Formato de
comprobación de gastos.
Firma y recaba
rubrica del
formato de
comprobación de
gastos
Entrega formato
de comprobación
de gastos.
Formato de
comprobación de gastos.
Formato de
comprobación
de gastos.
Llena formato:
reporte de
comisiones en
intranet.
Reporte de comisión,
intranet
Anexa reporte de
comisiones al
formato de
comprobación de
gastos.
Revisa que el
comprobante de
gastos, contenga
toda la
documentación.
Formato de
comprobación
de gastos.
Formato de
comprobación
de gastos.
Reporte de
comisión,
intranet.
SI
Reporte
incorrecto
NO
Formato de comprobación
de gastos.
Gestiona firma
Remite
comprobación de
gastos
Formato de
comprobación de gastos.
2
Servidor Público
Responsable del
Área de Viáticos
Asistente de
Contabilidad
Jefe de Contabilidad
2
Entrega recibo
firmado.
Recibo simple de
recepción en
efectivo.
Solicita
reembolso del
gasto.
Póliza de cheque
Autoriza y
verifica póliza
de diario
Captura los
gastos efectuados
y turna a Jefe de
contabilidad.
Póliza de diario
Póliza de diario
Notifica por
escrito al Jefe de
Informática que
se puede subir
información a
intranet.
Archiva
físicamente la
póliza de diario.
Póliza de diario
Oficio de
autorización
Formato de
comprobación de
gastos
Reporte de
comisión,
intranet.
Documentación
comprobatoria.
FIN
Actualización programada de este manual: Octubre 2015