Personal Development Analysis Manual de Feedback PDA Individual

PDA
Personal Development Analysis
Manual de Feedback PDA Individual
PERSONAL DEVELOPMENT ANALYSIS (PDA)
BASES Y GUÍA DE LA SESIÓN DE FEEDBACK PDA INDIVIDUAL
INTRODUCCIÓN
La intención del presente material es aportar todas las recomendaciones e instrucciones necesarias para
preparar adecuadamente a los Consultores PDA para el uso adecuado del PDA Assessment en sesiones
de Feedback Individual. Entendemos que es de vital importancia consolidar el Perfil Consultivo de los
Consultores PDA, capacitándolos y preparándolos para que asesoren y brinden servicios de Desarrollo y
Gestión del talento aplicando adecuadamente el Personal Development Analysis (PDA).
TEMARIO
Objetivos de la Guía
¿En qué consiste una Sesión de Feedback PDA?
¿Cuáles son los pasos de una Sesión de Feedback PDA?
1. Reunión con Recursos Humanos o Superior directo
a. Definir y relevar el propósito y los objetivos de la sesión de Feedback PDA
2. Administracion y Consistencia del Formulario PDA
b. Alternativas para la Administracion del Formulario PDA
c. Consistencia de la información del Reporte PDA
3. Dinámica Individual
d. Apertura y presentación
e. Introducción y Generalidades del PDA Assessment
f. Entrega de los Reportes PDA
g. Análisis, Interpretación y Feedback de los Gráficos PDA
4. Conclusiones y Acciones Posteriores
h. Presentación a RRHH o al Superior directo de los aspectos más destacados
i. Proponer Planes de Acción
Materiales Útiles
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OBJETIVOS DE LA GUÍA
El objetivo del presente material es aportar todas las recomendaciones e instrucciones necesarias para guiar a
los Consultores PDA en las sesiones de Feedback Individual.
Invitamos a los Consultores PDA a que lean y entiendan este material antes de dar Feedbacks Individuales.
La familiarización con el presente material será sumamente útil y los ayudará a lograr el éxito en dichos
procesos.
¿EN QUE CONSISTE UNA SESION DE FEEDBACK PDA INDIVIDUAL?
La sesión de Feedback PDA es una intervención personalizada de Consultoría PDA liderada por un
Consultor PDA con sólidos conocimientos del PDA Assessment que ayuda a fortalecer el
“Autoconocimiento” y permite a la persona construir una nueva perspectiva de autopercepción que
contribuye a generar cambios positivos en su estilo conductual y en sus relaciones con otras
personas, fortaleciendo la autoestima y aumentando la efectividad personal.
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Compartimos estas frases:
“El domino de nuestra persona nos permite ser magistrales en lo que realizamos”. (Peter Senge)
“De todos los conocimientos posibles el más sabio y útil es conocerse a sí mismo”. (William
Shakespeare)
“La clave para gestionar a otros de manera efectiva es manejarse uno mismo primero”. (Weisinger)
PDA International diseñó el presente esquema de Feedback PDA con el propósito de ayudar y guiar
paso a paso al Consultor PDA a lo largo de la sesión de Feedback PDA. El propósito es asegurar que
la persona que recibe el Feedback PDA logre la total comprensión del contenido y esta comprensión
le permita una nueva perspectiva de sí mismo y lo ayude a realizar cambios positivos en su estilo
conductual.
¿CUALES SON LOS PASOS DE UNA SESION DE FEEDBACK PDA?
Los pasos de este proceso son:
5. Reunión con Recursos Humanos o Superior directo
j. Definir y relevar el propósito y los objetivos de la sesión de Feedback PDA
6. Administracion y Consistencia del Formulario PDA
k. Alternativas para la Administracion del Formulario PDA
l. Consistencia de la información del Reporte PDA
7. Dinámica Individual
m. Apertura y presentación
n. Introducción y Generalidades del PDA Assessment
o. Entrega del Reporte PDA
p. Análisis, Interpretación y Feedback de los Gráficos PDA
8. Conclusiones y Acciones Posteriores
q. Presentación a RRHH o al Superior directo de los aspectos más destacados
r. Proponer Planes de Acción
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Describimos a continuación cada uno de los pasos Taller de Fortalecimiento de Líderes:
1. Reunión con Recursos Humanos o Superior Directo
a. Definir y relevar el propósito y los objetivos de la sesión de Feedback PDA:
Las dinámicas de “Feedback PDA” tienen cientos de usos y aplicaciones. Es una dinámica que
permite mucha flexibilidad para su aplicación y uso y hay diferentes maneras de impartir, liderar o
abordar una dinámica de estas características. En este Manual nos remitiremos básicamente a
describir una dinámica, clásica y convencional. Entendemos que si bien nos focalizaremos en
describir la presente dinámica de Feedback PDA, los Consultores PDA, con su experiencia y
respaldo profesional, podrán comprender la esencia, la base, para luego aplicar el criterio consultivo
y encontrar las diversas formas de agregar valor liderando talleres de Feedback Individual.
Dependiendo de cómo se llega la solicitud de realizar un Feedback PDA el Consultor PDA incluirá o
no esta primera instancia. Cuando la solicitud llega directamente por parte de la persona esta primera
instancia no se llevará a cabo, pero si la solicitud llega por parte de su Superior directo o de parte del
departamento de Recursos Humanos esta instancia es sumamente importante.
En este primer paso, sea con el Superior directo o con algún responsable de Recursos Humanos, es
clave la permeabilidad y escucha del Consultor PDA. Debe relevar puntualmente y al detalle las
necesidades específicas del Cliente para así luego liderar e impartir la dinámica acorde a las
expectativas relevadas y expresadas por el Cliente.
Es importante que el Consultor PDA logre relevar y llegar a conocer bien y en detalle las
circunstancias actuales, el entorno en el cual la persona se está desenvolviendo y la perspectiva “a
futuro” que se tiene de esta persona. Describimos algunas preguntas útiles que lo pueden ayudar a
relevar estos aspectos:
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¿Qué es lo que se quiere lograr con la sesión de Feedback?
¿Cuáles son los planes a futuro con esta persona?
¿Cuánto tiempo lleva en la compañía o en esta misma posición?
¿Se está pensando en reubicarlo, ascenderlo o despedirlo?
¿Cómo viene siendo el rendimiento de esta persona en situación actual?
¿Cómo es su relación con sus pares, colaboradores y superior?
Es recomendable para esta reunión que el Consultor PDA pueda explicar los fundamentos teóricos
del PDA Assessment para presentarlos consistentemente, además de abrirse a preguntas realizadas
por parte del equipo de Recursos Humanos o el Superior directo.
Ya con las respuestas a todas sus preguntas y una clara perspectiva del propósito de la sesión de
Feedback ya el Consultor puede avanzar con la administración del Formulario PDA.
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2. Administracion y Consistencia del Formulario PDA
b. Alternativas para la Administracion del Formulario PDA.
En esta etapa el Consultor PDA simplemente coordina la administración del PDA a las personas que
componen la Fuerza de Ventas. Para esta etapa la Plataforma PDA permite tres alternativas posibles:
i) Administración vía Mail: Esta funcionalidad consiste en enviar un mail a quienes se desea invitar
a completar el Formulario PDA. Dicho mail incluye la invitación, redactada por el Consultor PDA, y
un link provisto por PDA International que lleva a quienes acceden a él directamente al Formulario
PDA.
En caso de que el Consultor PDA se defina por esta alternativa se recomienda ampliamente tener una
conversación con la persona previo al envío del Mail de Invitación. En dicha conversación se deben
explicar los motivos y propósitos de la evaluación con PDA asi comp también la intención de
realizar un Feedback PDA a posteriori.
Presentamos un Ejemplo de Mail de Invitación:
Estimado Xxxxxx,
De acuerdo a lo conversado le enviamos el link para completar el Formulario PDA.
El PDA Assessment nos permite conocer las tendencias naturales de comportamiento y así entender
bien sus fortalezas en relación a nuestra organización y obtener una visión objetiva de cómo
conducirlo(a) más eficazmente. Es importante aclarar que no existen respuestas buenas o malas,
correctas o incorrectas.
Para la completar el Formulario PDA es importante estar en un ambiente tranquilo, libre de
distracciones e interrupciones, tomarse el tiempo necesario y responder de manera espontánea,
directa y sincera. Una vez que estén dadas estas condiciones ingresar a
http://basexpropia.testpda.com.ar . A partir de ahí simplemente seguir las instrucciones.
Atentamente,
ii) Administración Presencial: Esta funcionalidad consiste en evaluar presencialmente a los
candidatos. Puede realizarse en grupos o individualmente. Es importante siempre generar un
ambiente ameno, favorable, agradable. Si fuera posible sugerimos comunicar a los evaluados el
propósito de la evaluación y brindar un espacio para eventuales consultas.
Presentamos la Consigna sugerida:
El PDA Assessment nos permite describir y analizar las tendencias naturales de comportamiento
para así entender bien sus fortalezas en relación a nuestra organización y obtener una visión clara y
objetiva de cómo conducirlo(a) más eficazmente. Es importante aclarar que no existen respuestas
buenas o malas, correctas o incorrectas.
Si bien no hay un límite de tiempo completar el Análisis toma aproximadamente 15 o 20 minutos.
Simplemente complete cada página según las instrucciones impresas.
Una vez que complete el análisis, entréguelo.
¿Tiene usted alguna pregunta? Si no, puede comenzar...
En caso de que el Consultor PDA se defina por esta alternativa se recomienda, antes de impartir la
Consigna, explicar los motivos y propósitos de la evaluación con PDA así como también la intención
de realizar un Feedback PDA.
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c. Consistencia de la información del Reporte PDA:
Antes de presentarse a la sesión de Feedback el Consultor PDA debe estar atento a la Validez del
Reporte PDA y al “Indicador de Consistencia”. Dicho indicador permite advertir el grado de
Consistencia de la Información descripta en el Reporte PDA administrado.
Este indicador de Consistencia tiene 3 niveles: Consistente, Muy poco Consistente e Inválido.
Cuando puntúa “Consistente” indica que la información del reporte es “coherente y consistente“,
por lo cual es válida para interpretar y de base sólida para tomar decisiones.
En aquellos casos en los que un Reporte PDA puntúe “Consistente” en Consultor PDA ya estaría en
condiciones de coordinar la reunión y presentarse a la sesión de Feedback.
Cuando este indicador puntúa “Muy poco Consistente” indica que Las tendencias de
comportamiento que refleja esta persona son muy poco claras y definidas. Muestra un estilo
extremadamente flexible, casi llegando al punto de la inconsistencia. Basados en esto, es importante
tener en cuenta que la información de dicho Reporte PDA es "muy poco consistente y poco
confiable“.
En estos casos en los que un Reporte PDA puntúa “Muy Poco Consistente” en Consultor PDA
deberá determinar si se está en condiciones o no de avanzar con la sesión de Feedback PDA. El
Consultor PDA será quien determinará si se está o no en condiciones de avanzar con la sesión de
Feedback dependiendo de la información relevada en la reunión con Recursos Humanos y/o el
Superior Directo. Si lo relevado en reuniones previas confirman la posibilidad de que la persona se
encuentre confundida, desmotivada, estresada o sufriendo algún tipo de complicación que justifique
la poca consistencia el Consultor PDA ya estaría en condiciones de coordinar la reunión y
presentarse a la sesión de Feedback, pero si lo relevado en reuniones previas no incluye ninguna
complicación ni ningún indicio que sugiera o justifique la poca consistencia no se recomienda
avanzar y el Consultor PDA deberá re-administrar el Formulario PDA a la persona. Para esto el
Consultor deberá comunicarse telefónicamente con la persona y explicarle lo sucedido, aclarar que
esto no afecta en nada al programa definido, aclarar que es algo común y que puede suceder.
También podría intentar averiguar cual pudo haber sido el motivo consultando al evaluado si respetó
la consigna y si lo completó de forma directa, espontáneamente y sin interrupciones, etc. Es muy
común que ante estas consultas el Consultor PDA puede identificar el problema o lo que llevó a la
poca consistencia del Reporte PDA.
Cuando este indicador puntúa “Invalido” el Sistema PDA no genera ningún Reporte PDA, ya que la
información ingresada a través del Formulario PDA no es lo suficientemente clara y objetiva como
para describir tendencias conductuales.
En estos casos el Consultor PDA procederá exactamente de la misma forma que en los casos de
“Muy Poco Consistente”
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3. Dinámica Individual
d. Apertura y presentaciones.
Es recomendable que el Consultor PDA y la persona se ubiquen en la sala de manera tal que facilite
el intercambio y la comunicación entre ambos. PDA International sugiere que el Consultor PDA se
siente junto a la persona, y no enfrente, ya que así se logra una mejor llegada.
El Consultor PDA será quien da la bienvenida, abre la actividad, se presenta e invita a la persona a
que se presente y exprese sus expectativas de la presente actividad. También recomendamos a los
Consultores PDA a ajustar y adaptar esta presentación en función al propósito del Feedback PDA de
acuerdo a lo relevado inicialmente junto a Recursos Humanos y/o al Superior Directo.
Una vez ambos presentados el Consultor PDA hace una breve explicación de lo que se va a realizar a
lo largo de las 2 horas que dura el taller.
e. Introducción y Generalidades del PDA Assessment:
Antes de entregar el Reporte PDA y dar inicio al Feedback propiamente dicho se recomienda hacer
un encuadre claro concreto de la herramienta: qué mide, qué no mide, para qué se utiliza, su historia,
su respaldo científico, qué tipo de información entrega, cómo agrega valor a las personas el hecho de
conocerse a sí mismas, etc.
Presentamos a continuación un ejemplo, un modelo de introducción al PDA Assessment.
Recomendamos a los Consultores PDA a ajustar y adaptar esta presentación teniendo presentes y en
base al propósito del Feedback PDA de acuerdo a lo relevado inicialmente.
El Personal Development Analysis (PDA) es una poderosa herramienta que, a través de una
metodología simple, precisa y científica permite describir y analizar el Perfil Conductual de las
personas, entendiendo las predisposiciones conductuales del individuo e identificando sus Fortalezas
y eventuales Áreas de Desarrollo.
Es importante destacar que el PDA no califica perfiles conductuales como “buenos o malos”, sino
que describe las características conductuales del individuo evaluado.
Las bases del PDA fueron inicialmente desarrolladas en 1942, por William M. Marston. Este
instrumento viene siendo utilizado desde hace años y varias investigaciones realizadas destacan al
PDA como la mejor herramienta para el autoconocimiento y la gestión del talento humano. El
verdadero éxito del PDA es y será su excelente aplicabilidad y utilidad práctica para el usuario final.
Esta evaluación es un instrumento confiable, científicamente validado. Ha sido desarrollado
específicamente para identificar y predecir el comportamiento de las personas y ayudarlas en su
desarrollo.
En síntesis, este reporte describirá Como Ud. tiende a responder a desafíos y por qué. Hay que tener
en cuenta también que en oportunidades podemos adaptarnos y modificar nuestros comportamientos,
potenciando o inhibiendo nuestras tendencias naturales.
Adicionalmente a este Feedback de los Gráficos PDA Ud. encontrará en el Reporte PDA
información adicional sumamente valiosa del estilo conductual, como por ejemplo, cuáles son sus
motivadores, el estilo de liderazgo, estilo de toma de decisiones, qué aspectos tener muy en cuenta
para liderarlo y motivarlo efectivamente, cuáles son aquellas fortalezas que podrían convertirse en
debilidades, entre mucha otra información de enorme valor para el desarrollo profesional…
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f.
Entrega del Reporte PDA:
Una vez explicadas las generalidades del PDA Assessment se entrega el Reportes PDA al
participante. Al momento de entregar el Reporte recomendamos al Consultor PDA a compartir el
siguiente comentario:
Le entrego su Reporte PDA. El contenido del presente Reporte surge 100% de las respuestas que Ud.
ha dado al momento de completar el Formulario PDA. Ni PDA International ni nadie ha agregado o
modificado nada a lo que Ud. ha respondido en su Formulario.
Es importante que tenga en cuenta que el Reporte PDA describe sus “tendencias más naturales de
comportamiento” y cuando mencionamos tendencias nos referimos a que son las características más
comunes y propias de su estilo. No implica que Ud. responderá a todas las situaciones o siempre
desplegando estas características, sino que esas son las características, respuestas o conductas más
comunes, propias o típicas de su estilo natural.
Si desea tómese un tiempo para leerlo. Para aprovechar bien el tiempo le recomiendo que lea la
sección “Descriptivo del Perfil Natural”. Una vez que la haya leído leeremos juntos los Gráficos
PDA ya que estos entregan valiosa y detallada información de su Estilo Conductual.
En esta instancia se recomienda al Consultor PDA dar a la persona un tiempo prudencial para que lea
el Reporte PDA antes de iniciar con el Feedback y la interpretación de los Gráficos. No es necesario
que la persona lea todo el Reporte PDA, tal vez con repasar la sección de “Palabras Descriptivas” y
el “Descriptivo del Perfil Natural” sería suficiente como para que la persona se dé una idea del
contenido del Reporte.
Una vez que la persona ha leído el reporte sugerimos adoptar una postura abierta a comentarios y
observaciones en referencia al contenido del Reporte PDA.
g. Análisis, Interpretación y Feedback de los Gráficos PDA:
Es importante tener en cuenta que al momento de analizar e interpretar los Gráficos PDA el
Consultor PDA no debe apurarse, impacientarse o saltearse indicadores, sino que debe realizar un
avance pausado, ordenado, concentrado y detallado para así transitar todos y cada uno de los
indicadores que ofrece la herramienta. Este aspecto es más importante aún en las primeras
experiencias de Feedback PDA.
Es sumamente importante entender que dar Feedback PDA no implica únicamente “hablar,
interpretar y exponer”. Dar Feedback PDA implica también “escuchar y observar”. Durante el
Feedback es muy importante brindarle a la persona el espacio para manifestarse, exponer y expresar
sus comentarios y puntos de vista. La persona debe sentirse cómoda todo a lo largo del proceso.
El Consultor PDA debe permanentemente complementar toda información que nos brinda el Gráfico
y Reporte PDA con lo que la persona nos diga. Toda la información que aporta el evaluado
enriquece mucho el proceso de Feedback PDA
Teniendo en cuenta estos aspectos clave el Consultor PDA ya está en condiciones de dar inicio al
análisis e interpretación de los Gráficos y Feedback PDA. Centralizarse en la lectura e interpretación
de los Gráficos PDA siguiendo los pasos descriptos en la “Guía para la Interpretación de los Gráficos
PDA” avanzando de forma ordenada y asegurando la comprensión, por parte del evaluado, de cada
aspecto expuesto.
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Pautas para el Consultor PDA:
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Iniciar haciendo referencia los aspectos positivos (comenzar por las fortalezas…)
Siempre, a lo largo del Feedback PDA recordar y reforzar el concepto de “Mayor Esfuerzo”
y “Menor Esfuerzo” evitando que el evaluado asocie los resultados a “Capacidad” o
“Incapacidad”.
Siempre ayudar a la persona a entender el Eje, Indicador o Gráfico antes de expresar su
propia puntuación de referencia.
Dar Feedback PDA no implica únicamente “hablar y exponer”. Dar Feedback PDA implica
también “escuchar y explicar”.
Durante el feedback es muy importante brindarle a la persona el espacios para manifestarse,
para exponer sus comentarios y puntos de vista.
Debemos complementar toda información que nos brinda el Gráfico y Reporte PDA con lo
que la persona nos diga. Toda la información que aporta el evaluado enriquece mucho el
proceso de Feedback PDA
Para comprender en detalle un Feedback PDA Ejemplo el Consultor PDA podrá leer una completa
descripción en el documento “Feedback PDA Full”. Dicho documento le puede ser sumamente útil
como guía.
h. Cierre de la actividad:
Una vez repasados todos los aspectos reflejados en el Reporte y Gráficos PDA y haber respondido
todas las preguntas, consultas e inquietudes a la persona el Consultor PDA ya se encuentra en
condiciones de dar un cierre a la actividad.
Es importante al momento del cierre de la actividad tener en cuenta el propósito y los objetivos
planteados por Recursos Humanos y/o el Superior Directo.
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4. Conclusiones y Acciones Posteriores
i. Presentación a RRHH o al Superior directo de los aspectos más destacados
Esta instancia se presentan los resultados, particularidades y conclusiones de la dinámica al Área de
Recursos Humanos y/o a Superior directo
Consideramos sumamente valioso llegar a esta instancia y con el Área de Recursos humanos, ya que
en muchas ocasiones la persona, luego de la reunión de Feedback PDA, regresa a la vorágine y las
actividades cotidianas y le cuesta poder dar seguimiento y aprovechar al máximo la valiosa
información que surgió de la reunión.
Recomendamos ampliamente a los Consultores PDA que presenten resultados a RRHH para así
solicitar su respaldo, ayuda, soporte y acompañamiento para que lo vivenciado en la sesión de
Feedback PDA tenga trascendencia.
Agrega enorme valor poder conversar con los responsables del Área de Recursos Humanos de la
empresa y con el Superior Directo en referencia a aquellos aspectos particulares de la persona que
han despertado interés y llamado la atención, más aún en aquellos casos en los cuales vemos
desequilibrios en cuanto a la energía, perfiles que modifican demasiado sus Perfiles Naturales, Ejes
intensos, Autocontrol intenso, etc.
j.
Proponer Planes de Acción
En muchas ocasiones el Superior directo o desde RRHH nos solicitan que los asesoremos sobre los
siguientes pasos o cómo seguir trabajando con la persona. En caso de que no surja espontáneamente
ésta demanda por parte de la empresa el Consultor PDA debe sugerir u ofrecer sus servicios y una
serie de alternativas y soluciones. Nuestra recomendación es agendar una reunión a la brevedad
posible para presentar propuestas de acción y soluciones puntuales.
En caso de haber podido confirmar la reunión con Recursos Humanos el Consultor PDA debería
conformar una detallada presentación que englobe y describa puntualmente las necesidades que
surgieron al momento del Cierre de la Actividad.
A partir de lo que surgió y de lo que el Consultor PDA pudo ir percibiendo a lo largo de la sesión de
Feedback se puede ayudar al Área de Recursos Humanos y al Superior Directo a conformar un Plan
de Acción y formación que beneficie enormemente tanto a la persona como a la Empresa. Este plan
puede ser llevando a cabo tanto por el Consultor PDA mismo o bien presentar alternativas para que
sea llevado a cabo internamente de forma independiente.
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MATERIALES ÚTILES
Describimos a continuación el Juego de Materiales que recomendamos al Consultor PDA para apoyarse y
respaldar sus sesiones de Feedback PDA.
• “Manual de Feedback PDA Individual”: Es el presente manual. Recomendamos contar con este
documento para releerlo y repasarlo antes de iniciar un Proyecto o una Solución que incluya
Feedback PDA Individual.
• “Feedback PDA Full”: Consiste en un completo relato que permite al Consultor PDA a figurarse la
estructura de una sesión de Feedback PDA, brindando claras descripciones de los gráficos,
indicadores y Ejes PDA que serán sumamente útiles al momento de dar un Feedback.
• “Guía para la Interpretación de los Gráficos PDA”: Es una completa Guía que detalla y describe
paso a paso todas y cada una de las instancias clave a tener en cuenta y respetar al momento de
analizar, interpretar y dar Feedback PDA.
• “Manual del Analista PDA”: Contar con el Manual del Analista al momento de dar un Feedback
PDA ayudará al Consultor PDA a respaldar sus dichos y demostrar consistencia y respaldo a sus
interpretaciones.
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