Procedimiento General R-PG-7.4.2-01 Gestión de Compras 1. Objetivo 2. Alcance 3. Definiciones 4. Desarrollo y responsabilidades 5. Registros de la calidad 6. Anexos 7. Documentos relacionados Revisó Aprobó Representante de la Dirección Gerencia General Revisión: 4 Fecha de vigencia: 04-09-06 Página 1 de 8 Procedimiento General R-PG-7.4.2-01 Gestión de Compras Revisión: 4 Fecha de vigencia: 04-09-06 Página 2 de 8 1. OBJETIVO El objetivo del presente Procedimiento General, es describir la metodología de RODE S.R.L. para la gestión de sus compras. 2. ALCANCE El presente procedimiento general tiene alcance al Gerente General, Gerente Técnico, Gerente Administrativo-Financiero, a los Gerentes de Obra, Jefes de Obra, Administrativo de Obra y al Área de Compras de RODE S.R.L. 3. DEFINICIONES Mono proveedor: es aquel proveedor único de un producto determinado. Proveedores aprobados con convenio marco: proveedor con el cual la empresa ha convenido un precio, el cual no se modifica hasta nuevo aviso del proveedor. Proveedor Aprobado: es aquel proveedor que ha superado la etapa de selección y evaluación de proveedores. (R-PG-7.4.1-01) 4. DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES 4.1 Gestión de Compras 4.1.1 Pedido de Productos El proceso puede comenzar de dos formas: a) Con el pedido del material por parte del Gerente General, Gerente Técnico, Gerente Administrativo-Financiero, Gerente de Obra, Jefe de Obra o Administrativo de obra, también puede ser efectuado por un Subcontratista autorizado por escrito por el Gerente Técnico. b) El Gerente o Jefe de Obra o Subcontratista autorizado, requieren la compra de un material para el cual previamente solicitaron como mínimo 2 presupuestos y ha sido autorizada por el Gerente General o el Gerente Técnico o el Gerente Administrativo-Financiero. Los pedidos se realizan en las Notas de Pedido (Ver Anexo 1) o por Sistema, y se envían al Área de Compras ya sea personalmente, por fax o por e-mail. En casos excepcionales, evaluados sólo por el Jefe de Compras, se aceptan pedidos en forma oral, vía telefónica o vía radiollamado. En dicho caso, el Jefe de Compras completa la Nota de Pedido. Los pedidos se realizan con 4 días de anticipación a la fecha de entrega requerida, con excepción de los productos que están identificados con demora de más de 4 días en el Listado de Fechas de Solicitud por Procedimiento General R-PG-7.4.2-01 Gestión de Compras Revisión: 4 Fecha de vigencia: 04-09-06 Página 3 de 8 Producto. Dicha lista se actualiza periódicamente, cuando se produce una variación del tiempo de entrega del producto. El responsable de efectuar la distribución y actualización del Listado es el Jefe de Compras. Si el pedido es de carácter urgente, el Gerente o Jefe de Obra justifica dicha urgencia ante el Gerente Administrativo-Financiero, quién evalúa si le da transcurso o no a la solicitud. Las urgencias injustificadas se resaltan en la nota de pedido con un punto rojo, a los fines de su posterior análisis. La Nota de Pedido (por escrito) es firmada por el Gerente Administrativo-Financiero, a fin de dejar registro de dicha urgencia. 4.1.2 Modificaciones en los pedidos Si el Proveedor le notifica al Jefe de Compras que: No dispone de la cantidad total de producto solicitada No puede cumplir con el plazo de entrega estipulado No posee el producto solicitado pero sí uno similar; O bien, el Jefe de Compras está negociando las condiciones de pago con el Proveedor, pudiendo retrasarse la entrega del pedido. El Jefe de Compras le avisa a quién realizo el pedido sobre problemas descriptos anteriormente y esté decide que hacer. Quién realizó el pedido puede decidir: I. Recibir entregas parciales del producto. En este caso, el Jefe de Compras especifica en la Nota de Pedido la cantidad de producto a entregar por parte del proveedor. II. Esperar el o los ítems solicitados. En este caso, el Jefe de Compras especifica en la Nota de Pedido la nueva fecha de entrega acordada con el proveedor. III. Recibir un producto similar al solicitado. En este caso, el Jefe de Compras especifica en la Nota de Pedido la marca del producto a ser entregado por el proveedor. Si el pedido es anulado por quién lo realizo, le avisa al Jefe de Compras del suceso y éste tacha el ítem correspondiente escribiendo en el apartado de Observaciones (de la Nota de Pedido) lo siguiente: “Ítem Anulado” y su correspondiente firma. Si el pedido es anulado por alguien que no lo efectúo, se procede de la forma anteriormente descripta, previa notificación telefónica al solicitante por parte del Jefe de Compras. Si quién realizo el pedido requiere cambios o modificaciones, el Jefe de Compras anula el ítem pedido y el solicitante remite una nueva Nota de Pedido, aclarando en la columna “Observaciones” que ese ítem reemplaza al solicitado en la Nota de Pedido Nº..... Las Notas de pedidos en ejecución son almacenadas en una carpeta. Revisión: 4 Procedimiento General Fecha de vigencia: R-PG-7.4.2-01 04-09-06 Gestión de Compras Página 4 de 8 4.1.3 Elección del proveedor aprobado para efectuar la compra Para la elección de los proveedores se pueden dar las siguientes alternativas: o Compras a Mono-proveedor o Compras a Proveedores Aprobados con Convenio Marco En el caso de los Proveedores con Convenio Marco, el Jefe de Compras acuerda con el Proveedor que los cambios en los precios de los productos le serán notificados. Si hay una variación de los precios, el Jefe de Compras le informa al Gerente Administrativo-Financiero para que decida si se hace o no la compra o bien ver cual es el camino a seguir con ella. o Demás Compras º Se efectúa un pedido de cotización a 2 proveedores como mínimo, para comparar según parámetros prefijados: Marca disponible Cantidad del producto Tiempo de entrega Lugar de entrega (puesto en obra o no) Condiciones de pago Precio del producto º Se realiza una evaluación global de los parámetros de elección. º Sólo se registra la comparativa de precios con el objeto de tomar la decisión de elección del proveedor. La misma es presentada al Gerente Administrativo-Financiero para que éste evalúe y apruebe o no la compra a dicho proveedor. El responsable de realizar la tarea es el Jefe de Compras. 4.1.4 Emisión de Nota de compra y realización de la compra Luego se efectúa la emisión de una Nota de Compra que va autorizada por el Gerente AdministrativoFinanciero, cuando el monto es superior a los 1000, si el monto es inferior a $1000 las puede autorizar también el Jefe de Compras y el Gerente o Jefe de Obra, si el monto es inferior a $600 las puede autorizar también el Encargado de Compras. El diseño y emisión de la nota de compra se lleva a cabo por medio de un software de gestión diseñado para tal motivo. La Nota de compra incluye la siguiente información: o Cantidad o Producto o Precio o Fecha de entrega y de pedido Revisión: 4 Procedimiento General Fecha de vigencia: R-PG-7.4.2-01 04-09-06 Gestión de Compras Página 5 de 8 o Condición de entrega o Datos del Proveedor o Forma de pago o Lugar de entrega (obra) o Fecha de pago o Convenido entre…y… o Centro de costos o Nº de cuenta contable A partir de allí, el Encargado de Compras realiza el envío del fax de la Nota de compra correspondiente al proveedor elegido. Se adjunta la confirmación de recepción del fax a la nota de compra de la empresa. Las Secretarias de la empresa están capacitadas para efectuar las tareas correspondientes de este punto en cuestión ante la ausencia del Encargado de Compras. Las Notas de Compras se archivan de manera cronológica en una carpeta. 4.1.5 Confirmación de la Compra En forma diaria o una vez finalizada la realización del pedido, el Responsable de Compras le envía a la obra vía e.mail o fax un Informe de Compras a Obra con el detalle de aquellos materiales solicitados que ya han sido comprados, indicando: el nombre del Proveedor, lugar y fecha convenida para la entrega (fecha que figura en la Nota de Compra). Para la verificación de la entrega de los productos por parte del proveedor, el Administrativo de Obra o el Gerente o Jefe de Obra (dependiendo del organigrama de la obra) le informa diariamente al Jefe de Compras vía e.mail, fax o personalmente a través de la Planilla de Informe de Compras o en forma manuscrita y firmada, los pedidos que ha recibido y/o la necesidad de reevaluar al proveedor por falta de cumplimiento. Si existe un ítem atrasado, el Administrativo de Obra o el Gerente o Jefe de Obra (dependiendo del organigrama de la obra) le reclama al proveedor la entrega de dicho material, si éste no da una respuesta favorable lo comunica a compras para que se realice el reclamo con mayor presión y asienta dicho altercado en la columna de reclamos del Informe de Compras a Obra, que servirá de información para la futura ReEvaluación de los Proveedores. Procedimiento General R-PG-7.4.2-01 Gestión de Compras Revisión: 4 Fecha de vigencia: 04-09-06 Página 6 de 8 4.1.6 Compras en Obra 4.1.6.1 Compras con Caja Chica Dichas compras pueden ser efectuadas por el Gerente o Jefe de Obra o quién ellos autoricen a llevarla a cabo. Dicho dinero, una vez que ha sido gastado, es rendido por el Gerente de Obra o Jefe de Obra al Encargado de Contabilidad. Se lleva un registro de estas compras. 4.1.6.2 Compras con Cuentas Corrientes Dichas compras pueden ser efectuadas por el Gerente o Jefe o Administrativo de Obra. Las Notas de Compras se efectúan por Sistema o mediante los formularios preimpresos. Las Notas de Compras van a tener un monto máximo de $600 y $1200 cada una de ellas. El monto máximo de compra es de $6000 por mes. Cuando se supera el monto máximo, el Gerente o Jefe de Obra solicita autorización a la Gerencia Administrativa – Financiera vía e.mail o fax. La autorización de la Nota de Compra es realizada por el Gerente o Jefe de Obra. Las condiciones para efectuar la compra a los proveedores son las mismas a las mencionadas en el punto 4.1.3 del presente procedimiento. Eximir. 4.1.6.3 Reparación de Máquinas y Herramientas º Se efectúa un pedido de cotización a 2 proveedores como mínimo, para comparar según parámetros prefijados: Tiempo de reparación Condiciones de pago Referencias de calidad de ejecución de los trabajos Precio º Se realiza una evaluación global de los parámetros de elección. º Se emite una Orden de Compra desde obra, que va autorizada por el Gerente Administrativo-Financiero, cuando el monto es superior a los 2000 + IVA, si el monto es inferior a $2000 + IVA las puede autorizar el Gerente o Jefe de Obra. 4.1.7 Eximición de la implementación del Procedimiento de Gestión de Compras Cuando considere conveniente, el Gerente Administrativo-Financiero puede eximir al personal de cumplir con el presente procedimiento. Este hecho queda registrado en una nota firmada por el mismo y enviada a las personas correspondientes. 4.2 Recepción de mercadería Ver R-PG-7.4.3-01 Verificación de los productos comprados 4.3 Contratación de Subcontratistas Los responsables para la gestión y aprobación final de la contratación de los servicios de los subcontratistas son el Gerente General, el Gerente Técnico o el Gerente Administrativo-Financiero de la empresa. Revisión: 4 Procedimiento General Fecha de vigencia: R-PG-7.4.2-01 04-09-06 Gestión de Compras Página 7 de 8 La misma se ejecuta mediante la aprobación del Certificado de Trabajo confeccionado por el subcontratista, que previamente ha sido revisado y aprobado, por el Gerente de Obra y/o Jefe de Obra. 4.4 Proceso de pagos de RODE S.R.L. Ver R-PG-7.4.3-02 Proceso de Administración y Pagos de RODE S.R.L. 5. REGISTROS DE LA CALIDAD Registro de la calidad Presupuesto de proveedor Nota de Pedido Nota de compra Informe de Compras a Obra Notas de eximición de compras Almacenado Responsable Carpeta compras “cotizaciones” Compras Jefe de compras Jefe de compras Disposición Hasta nueva destrucción en: Jefe de Solicitante de Periodo Carpeta “notas variación de precios 1 año destrucción de pedido” o por sistema Sistema compras Sistema compras Jefe de Carpeta “notas compras de pedido” 6. ANEXOS Anexo 1: Nota de pedido 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS R-PG-7.4-01 Selección y aprobación de proveedores. R-PG-7.4.3-01 Verificación de productos comprados. R-PG-7.4.3-02 Proceso de Administración y pagos Listado de fechas de solicitud de pedidos por producto Por tiempo indeterminado Por tiempo indeterminado Hasta la finalización de la obra destrucción Procedimiento General R-PG-7.4.2-01 Gestión de Compras Anexo 1 Nota de Pedido (no esta a escala) Revisión: 4 Fecha de vigencia: 04-09-06 Página 8 de 8