ES ES ES COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS Bruselas, 30 de mayo de 2007 Declaración de gobernanza de la Comisión Europea ES ES Declaración de gobernanza de la Comisión Europea La Comisión Europea tiene como objetivo promover el interés general de la Unión Europea. Para ello participa en el proceso de toma de decisiones, en particular, presenta propuestas para la legislación europea, supervisa que los Tratados y la legislación europea se apliquen correctamente, y pone en práctica políticas comunes y de gestión de fondos. Esta Declaración de gobernanza se refiere al funcionamiento interno de la Comisión: las partes implicadas, la planificación estratégica, los mecanismos de responsabilidad y rendición de cuentas, el marco de transparencia y apertura, el mecanismo para proporcionar un marco regulador de calidad en la UE y, por último, las medidas para promover la ética dentro de la Comisión. 1. PARTES IMPLICADAS: FUNCIONES DIVERSIFICADAS PARA UNA CLARA DEFINICIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES La Comisión Europea tiene una estructura única de gobernanza. Sus orígenes radican en los Tratados, pero su estructura ha ido cambiando para adaptarse a la evolución de la función de la Institución y para reflejar los progresos alcanzados en el gobierno europeo. El Colegio de Comisarios es el máximo representante de este entramado; define las políticas y toma las decisiones, es decir, es el responsable político de las acciones emprendidas por la Comisión. La aplicación operativa se delega en los Directores Generales y en los Jefes de Servicio, responsables de la estructura administrativa de la Comisión. A continuación se detallan las diversas responsabilidades existentes. 1.1. Colegio de Comisarios El Tratado constitutivo de la Comunidad Europea detalla en sus artículos 211 a 219 las disposiciones aplicables a los miembros de la Comisión, como tales y como integrantes del Colegio. El Presidente guía políticamente a la Comisión, y es el responsable de tomar las decisiones sobre su organización interna para asegurar que actúa de manera coherente y eficiente y conforme a la responsabilidad colegial que rige el trabajo de toda la Comisión, en virtud de a cual, todos sus miembros comparten la responsabilidad de las medidas y decisiones que se toman. El Tratado de la CE establece que se elegirá a los miembros de la Comisión sobre la base de su competencia general. Son completamente independientes en el ejercicio de sus obligaciones, lo que significa que no solicitan ni aceptan instrucciones de ningún otro Gobierno u organismo. El Tribunal de Justicia puede cesar a todo Comisario que ya no cumpla las condiciones requeridas para el ejercicio de sus obligaciones, o que haya cometido una falta grave. Todo miembro de la Comisión presentará su dimisión si el Presidente, previa aprobación del Colegio, así lo requiere. La Comisión desempeña muy diversos cometidos financieros y de gestión. Conforme a la normativa financiera vigente, los arreglos internos creados por el Colegio se suman a una red de fuertes herramientas de control y gestión que permiten que el Colegio asuma sus responsabilidades políticas. ES 2 ES 1.2. Directores Generales y Jefes de Servicio. El reglamento interno de la Comisión y el Código de conducta de los Comisarios, adoptado por la Comisión al principio de su mandato, enmarca las relaciones entre los miembros de la Comisión y sus servicios que se basan en los principios de lealtad, confianza y transparencia. Para poder ejercer su responsabilidad política y desempeñar su función supervisora, los miembros de la Comisión reciben información tanto de sus propios servicios como de los servicios centrales. Tienen que ocuparse de la aplicación de las prioridades políticas establecidas en el programa de trabajo de la Comisión y, para ello, el Colegio y sus miembros pueden dar instrucciones a los respectivos servicios. Los métodos de trabajo se establecen entre cada Comisario y sus respectivos Directores Generales. En particular, estas normas contemplan la obligación de que los servicios pongan en conocimiento del Miembro de la Comisión cualquier información que pueda cuestionar su responsabilidad o la del Colegio. La ejecución operativa del presupuesto se delega con carácter oficial y anual en los diversos Directores Generales o Jefes de Servicio. Como Ordenadores Delegados, son los responsables de gestionar los recursos de forma eficiente, y de la creación de sistemas de control eficaces y adecuados que aseguren la legalidad y la periodicidad de los gastos en su departamento. Los Ordenadores Delegados pueden subdelegar sus responsabilidades de forma oficial en el personal apropiado para que éste se encargue de autorizar los ingresos y los gastos en su nombre. El Comisario competente de cada área política supervisa la ejecución del presupuesto por parte del Director General o Jefe de Servicio. Para asegurar que no hay una única persona encargada de la ejecución del presupuesto, otros miembros del personal ayudan en la autorización de transacciones presupuestarias (debe haber por lo menos dos personas implicadas, una para iniciar la transacción y otra para verificarla y autorizarla). Para ejecutar el presupuesto, los Ordenadores Delegados deben respetar las disposiciones del Reglamento financiero y sus Normas de Desarrollo, y deben instaurar los sistemas de control interno apropiados conforme a las normas de control interno de la Comisión. Estas normas constituyen el marco básico de control interno que se debe aplicar en toda la Comisión para asegurar que se alcanzan los objetivos fijados. Teniendo en cuenta los costes y beneficios de la ejecución de los sistemas de control interno, este sistema de control debería en principio asegurar de forma razonable, pero no absoluta, que las actividades operativas son efectivas y rentables, que las transacciones son legales y regulares, que la información financiera y administrativa es fiable, que se salvaguardan los activos y la información, y, finalmente, que se logran los objetivos. Los sistemas de control interno se revisan constantemente para asegurar un control efectivo a un precio razonable. Todos los Ordenadores Delegados reciben el apoyo de un Director de Recursos y/o de un Coordinador de control interno que supervisan y controlan la ejecución de los sistemas de control interno en los departamentos de la Comisión. ES 3 ES La Comisión puede también delegar la ejecución de determinados programas en agencias ejecutivas. La estructura de gobierno de las agencias ejecutivas está definida en el Reglamento de 2002 por el que se establece el estatuto de tales organismos1 y que se detalla en el propio acto de la delegación. La gestión de cada agencia se encomienda a un Director y un Comité de Dirección integrado por cinco miembros designados por la Comisión que adopta el programa de trabajo anual del organismo, que comprende objetivos pormenorizados e indicadores de rendimiento, así como el presupuesto de funcionamiento del organismo. En las agencias ejecutivas se aplican plenamente los acuerdos de la Comisión relativos a la planificación, la presentación de informes, los sistemas de control interno, la auditoría interna y la contabilidad. 1.3. Contable El Contable de la Comisión ejecuta órdenes de pago y de recuperación extendidas por los Ordenadores Nacionales y es responsable de gestionar la tesorería, establecer normas y métodos contables, validar planes contables, llevar la contabilidad y elaborar los estados financieros de la institución, así como consolidar las cuentas con las de las otras instituciones. El Contable también se encarga de cerrar las cuentas y certificar que ha realizado los controles que considera necesarios. Una vez que se ha cerciorado de que éstas se han preparado de conformidad con las normas, métodos y los planes contables establecidos bajo su responsabilidad, y de que ha realizado los ajustes necesarios para que la presentación de las cuentas sea fidedigna y verídica, y conforme a las normas financieras, y que dichas cuentas son por lo tanto fiables. 1.4. Servicio Financiero Central El Servicio Financiero Central de la Comisión es el responsable del Reglamento Financiero y del marco de control interno. También proporciona ayuda y asesoramiento a otros departamentos de la Comisión en asuntos relacionados con la gestión financiera, incluida la interpretación de la legislación y el control interno y la gestión del riesgo. El Servicio desarrolla normas y directrices, y facilita el intercambio de buenas prácticas sobre el terreno para ayudar así a los ordenadores a asumir sus responsabilidades de gestión financiera. 1.5. Estructura de la auditoría interna – El Servicio de Auditoría interna (SAI) es un servicio de la Comisión dirigido por el Auditor Interno de la Comisión. Se encarga de emitir dictámenes de auditoria independientes sobre la calidad de los sistemas de control interno y de gestión de la Comisión y de presentar recomendaciones cuyo objetivo es asegurar la consecución eficaz y efectiva de los objetivos de la Comisión. – Todos los departamentos de la Comisión cuentan con una Estructura de Auditoría Interna. Su papel es ayudar al Director General y al personal 1 ES Reglamento (CE) Nº 58/2003 del Consejo, de 19 de diciembre de 2002, por el que se establece el estatuto de las agencias ejecutivas encargadas de determinadas tareas de gestión de los programas comunitarios (DO L 11, 16.1.2003). 4 ES encargado de la gestión dentro de sus Direcciones Generales, a controlar los riesgos y supervisar principalmente que se cumple la normativa de control interno. Expresan una opinión independiente y objetiva sobre la calidad de los sistemas de control interno y de gestión, contribuyendo a ofrecer las garantías razonables establecidas en la Declaración de Fiabilidad. Además emiten recomendaciones para mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones y garantizar así la utilización racional de los recursos de las Direcciones Generales. – El Comité de Seguimiento de las Auditorias (CSA), está integrado por un máximo de siete Comisarios y dos expertos exteriores en auditoría, y garantiza la independencia del SAI. Conforme a su estatuto, el Comité de Seguimiento de las Auditorías informa anualmente al Colegio sobre la calidad del trabajo de auditoría interna y sobre si los departamentos de la Comisión siguen las recomendaciones del Auditor Interno, las Estructuras de Auditoría Interna, el Tribunal de Cuentas Europeo, y sobre los asuntos relacionados con la auditoria contemplados en las resoluciones de aprobación adoptadas por el Parlamento Europeo. Al margen de estas obligaciones formales de informar, el papel del Comité de Seguimiento de las Auditorias es preventivo, pues señala las situaciones que podrían afectar seriamente a la reputación de la Comisión si ésta no se encarga de ellas debidamente. Para ello, el Comité intenta que los departamentos de la Comisión sigan las recomendaciones pertinentes de la auditoría, cualquiera que sea su fuente. 1.6. Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) La misión de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude consiste en proteger los intereses económicos de la Unión Europea, luchar contra el fraude, la corrupción y cualquier otra actividad irregular, incluidas las faltas cometidas en las instituciones europeas. Para ello lleva a cabo investigaciones internas y externas con total independencia y en cooperación con las autoridades competentes de los Estados miembros. La OLAF también trabaja con los diversos departamentos de la Comisión Europea para asegurarse de que cualquier nueva legislación que entrañen repercusiones financieras significativas sea «inmune al fraude». La OLAF actúa dentro del marco general establecido para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas, según lo establecido por el Reglamento nº 2988/95 del Consejo, de 18 de diciembre de 1995. 1.7. Oficina de Investigación y Disciplina de la Comisión (IDOC) La Oficina de Investigación y Disciplina de la Comisión lleva a cabo investigaciones administrativas imparciales e instruye procedimientos disciplinarios. La IDOC se ocupa de los asuntos que la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude aún no ha investigado. ES 5 ES 2. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN ESTRATÉGICAS: UNA ESTRATEGIA EN POS DE OBJETIVOS CLAROS 2.1. A escala corporativa. La Comisión fija sus objetivos estratégicos para los siguientes cinco años al principio de su mandato. Esos objetivos se reflejan más detalladamente en las prioridades anuales de la Estrategia Política Anual. Las prioridades políticas contempladas en la Estrategia Política Anual se traducen en objetivos operativos mediante el Programa Legislativo y de Trabajo de la Comisión. Los servicios centrales de la Comisión supervisan estrechamente la ejecución del Programa de Trabajo para asegurar que los asuntos prioritarios se abordan de manera oportuna y coherente en toda la Comisión. 2.2. En los departamentos de la Comisión La gestión por actividades (GA) es una metodología de gestión integrada que permite la fijación de prioridades, la planificación, la presupuestación, la gestión y la información en un grupo coherente de ámbitos de acción denominados actividades. La GA pretende asegurar que los recursos humanos y financieros correspondan a las ambiciones políticas. En cuanto al presupuesto comunitario, éste se estructura con una nomenclatura de Presupuestación por Actividades (PA) cuyo objetivo es que el coste total de cada política sea transparente. La Comisión ha desarrollado unas 230 actividades distintas, que se han agrupado en aproximadamente 30 ámbitos políticos homogéneos. Para cada actividad se fijan los objetivos específicos que se reflejan en los Planes de gestión anuales establecidos por el departamento de la Comisión que ejecuta esa actividad. El departamento responsable supervisa la aplicación de su plan de gestión a través de los indicadores correspondientes a cada objetivo e informa sobre la consecución de los objetivos políticos clave a través de un Informe Anual de Actividades. 2.3. Grupo Directivo de la GA El Grupo Directivo de la GA está presidido por el Secretario General y reúne a los Directores Generales y a los gabinetes responsables de los servicios centrales. Coordina cuestiones estratégicas relacionadas con instrumentos horizontales tales como la planificación, la programación estratégica y el control interno, y supervisa la idoneidad de los procesos corporativos de la Comisión. 3. RESPONSABILIDAD Y RENDICIÓN DE CUENTAS: HACERSE CARGO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA EN UN ENTORNO COMPLEJO La Comisión Europea es la última responsable de la ejecución del presupuesto. Sin embargo, los Estados miembros han de cooperar con la Comisión para asegurar que los créditos se utilizan de conformidad con los principios de una buena gestión financiera. ES 6 ES 3.1. Forma en la que queda reflejada la responsabilidad de la Comisión Todos los años, los Directores Generales y los Jefes de Servicio elaboran un informe de actividades (conocido como Informe Anual de Actividades), que incluye la firma de una declaración de fiabilidad en el ejercicio de su responsabilidad operativa como Ordenadores Delegados. Posteriormente, la Comisión adopta todos los años una Síntesis de los resultados de la gestión, a través de la cual asume su responsabilidad política por la gestión de sus Directores Generales y Jefes de Servicio, basándose en sus Informes Anuales de Actividades. En caso de que los Directores Generales o Jefes de Servicio hayan emitido algunas reservas en sus declaraciones de fiabilidad, la síntesis anual presenta un primer análisis sobre como se van a tratar estas deficiencias. También aborda aspectos al margen de los Informes Anuales de Actividades, así como diversas cuestiones transversales importantes planteadas por organismos como el Auditor Interno, el Tribunal de Cuentas Europeo, el Parlamento Europeo y el Consejo de Ministros. 3.2. Responsabilidad en los casos en que otros agentes intervienen en la ejecución del presupuesto. Con frecuencia, los pagos a los beneficiarios finales no los realizan directamente los departamentos de la Comisión. Una gran parte del presupuesto se gestiona en asociación con los Estados miembros, especialmente en el ámbito de los fondos estructurales y la agricultura. También se pueden delegar algunas tareas en organismos nacionales y en terceros países o bien llevarse a cabo junto con organizaciones internacionales. En todos estos casos, la Unión Europea define los mecanismos necesarios de control, y los Directores Generales afectados incluyen en sus Informes Anuales de Actividades una descripción de las prácticas de control, y de las diversas tareas y responsabilidades de todos los agentes implicados. De esta forma, la Comisión puede asumir plenamente su responsabilidad política al adoptar la Síntesis de los resultados de la gestión. 3.3. Papel de las otras Instituciones El Parlamento Europeo ejerce el control político sobre la Comisión, ya que aprueba el nombramiento del Presidente de la Comisión, así como de todo el Colegio; tiene poder para adoptar una moción de censura contra la Comisión, en cuyo caso esta ha de dimitir como organismo, y formula cuestiones orales y escritas a las que la Comisión debe contestar. Además, una vez al año, y por recomendación del Consejo, el Parlamento Europeo aprueba la ejecución presupuesto por parte de la CE y cuentas, cerrando así la rendición de cuentas ejercicio en cuestión (el «procedimiento de de aprobación de la gestión presupuestaria»). La Comisión sigue las recomendaciones recogidas en la resolución de aprobación. El Tribunal de Cuentas Europeo es el auditor externo de la Comisión. Su misión es auditar independientemente la recaudación y el gasto de los fondos de la Unión Europea, para evaluar la manera en que las instituciones europeas cumplen con estas funciones. El Tribunal examina si las operaciones financieras se han registrado correctamente, y se han ejecutado y gestionado de acuerdo con la ley y de forma regular, con el fin de garantizar el ahorro, la eficiencia y la eficacia. El Tribunal da a ES 7 ES conocer los resultados de su trabajo a través de la publicación de informes pertinentes, objetivos y oportunos. 4. PRINCIPIOS RECTORES: APERTURA Y TRANSPARENCIA La Comisión tiene el compromiso de trabajar de manera abierta, y se esfuerza por dar a conocer su trabajo y las decisiones que adopta. Antes de comenzar a legislar y elaborar las políticas, la Comisión debe realizar numerosas consultas: la calidad de la política de la UE es el resultado de una amplia participación por parte de los ciudadanos, las organizaciones de la sociedad civil y todas las partes interesadas en el ámbito político. La Comisión tiene el compromiso de poner en práctica un enfoque inclusivo a la hora de desarrollar y ejecutar las políticas, y ha aprobado una serie de normas mínimas internas para la consulta a las partes interesadas. La Comisión cree que la transparencia es necesaria si se quiere que los ciudadanos confíen en las instituciones europeas, y garantizar una administración pública legítima y responsable. Para ello se han adoptado varias medidas, especialmente la de facilitar el acceso a los documentos de las instituciones, proporcionar un marco más transparente para sus relaciones con los representantes de intereses (un registro y un código de conducta) y facilitar información sobre los beneficiarios de los fondos de la UE, teniendo siempre en cuenta la necesidad de proteger la información sensible y clasificada. La Comisión también ha creado un registro de grupos de expertos para dar una descripción transparente de los organismos consultivos que la ayudan a ella y a sus departamentos a la hora de elaborar propuestas legislativas e iniciativas políticas. La Comisión continúa trabajando para lograr el máximo nivel de transparencia en los asuntos públicos a través de la adopción de la Iniciativa Europea a favor de la transparencia, que abarca una amplia gama de aspectos tales como el fácil acceso a la información existente sobre los beneficiarios de proyectos y programas, la necesidad de un marco más estructurado de las actividades de los representantes de intereses (grupos de presión) y las normas de ética profesional que deben respetar los mandatarios públicos de las instituciones europeas. La Comisión está sujeta a obligaciones legales específicas en cuanto a la protección de los datos personales y el tratamiento de los mismos en todas sus operaciones. 5. LEGISLAR MEJOR: CREAR UNA LEGISLACIÓN QUE BENEFICIE A LOS CIUDADANOS Y A LAS PARTES INTERESADAS La Comisión ha desarrollado políticas y mecanismos globales para que la UE disponga de un marco reglamentario simple y de gran calidad. Esto incluye las siguientes acciones y mecanismos clave de especial importancia para la gobernanza del trabajo de la Comisión: 5.1. Evaluación de impacto Para elaborar leyes de calidad es importante tener presente el impacto que van a tener, por lo que la Comisión examina sistemáticamente las repercusiones sociales, económicas y medioambientales de sus propuestas. Desde 2003 es obligatorio ES 8 ES realizar una evaluación de impacto de todas las iniciativas políticas importantes y las propuestas legislativas recogidas en el Programa Legislativo y de Trabajo de la Comisión. Así mismo también se pueden evaluar otras propuestas que, aunque no figuren en el Programa Legislativo y de Trabajo de la Comisión, pueden tener un impacto importante. En noviembre de 2006, la Comisión creó un Comité de Evaluación de Impacto integrado por funcionarios de alto nivel de diversos departamentos de la Comisión y que trabaja bajo la autoridad directa del Presidente. Realiza un control de calidad independiente de los proyectos de evaluación de impacto elaborados por los servicios de la Comisión. Cuando es probable que una iniciativa o propuesta repercuta en el presupuesto comunitario, se realiza una evaluación del impacto y una evaluación económica previa, de conformidad con el Reglamento financiero. 5.2. Obtención y uso de asesoramiento técnico La Comisión ha establecido buenas prácticas relacionadas con la obtención y el uso de asesoramiento de expertos externos en todas las etapas de la elaboración de las políticas de la Comisión (COM (2002) 713). En ellas se establece que los departamentos de la Comisión deben solicitar siempre asesoramiento apropiado y de calidad, estar abiertos a investigar y a actuar siguiendo los consejos de los expertos, y asegurarse de que sus métodos de obtención y uso del asesoramiento de expertos sean efectivos y proporcionados. 6. ÉTICA : NORMAS CLARAS Y GARANTIAS EFICACES La Comisión espera que su personal de muestras de un alto nivel ético y profesional. 6.1. Conducta del personal de la Comisión Se espera que el personal de la Comisión actúe de forma objetiva e imparcial y vele siempre por el interés de la Comunidad y el bien de la población. En la práctica, actúan en el marco de unas normas que rigen sus conductas profesionales y que se encuentran recogidas principalmente en el Estatuto de los funcionarios y en las normas de aplicación detalladas. 6.2. Relación con el público En la relación con el público prima la apertura y la transparencia. Tanto los principios como las normas detalladas se describen en el Código de buena conducta administrativa. 6.3. Conflicto de intereses Los conflictos de intereses se evitan mediante un conjunto de normas que regulan la aceptación de regalos y favores2, la declaración de actividades profesionales de cónyuges o parejas de hecho del personal3, el requisito de notificación en los casos 2 3 ES Artículo 11 del Estatuto. Artículo 13 del Estatuto. 9 ES en que el personal tenga deberes en asuntos en los que cuenta con intereses personales, o que podrían menoscabar su imparcialidad4, y el requisito de solicitar autorización previa para cualquier actividad exterior5. Los Comisarios deben respetar principios similares: han de notificar sus intereses y están sujetos al Código de Conducta de los Comisarios que define su comportamiento ético y establece los principios rectores de la relación entre los Comisarios y los departamentos de la Comisión. 6.4. Responsabilidad financiera del personal Los Estatutos estipulan que se puede exigir del personal de la Comisión que repare, de forma total o parcial, cualquier daño sufrido por las Comunidades como consecuencia de una falta grave relacionada con el ejercicio de sus obligaciones. En el Reglamento financiero existen disposiciones más específicas para los agentes financieros. 6.5. Garantías para asegurar un alto nivel profesional En caso de que no se cumplan con las citadas normas, se llevan a cabo investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios. El sistema disciplinario se aplica en caso de que no se cumplan las obligaciones establecidas en los Estatutos, tanto si ha sido de forma intencionada como si se trata de una negligencia. Además, los Estatutos contemplan un sistema de denuncias. El personal de la Comisión tiene la obligación de informar sobre un posible fraude o corrupción que afecten a los intereses de las Comunidades, o que constituyan una falta grave en el cumplimiento de las obligaciones. Puede hacerlo ante la Comisión o directamente ante la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF). El personal que así lo haga no sufrirá ningún tipo de perjuicio. 4 5 ES Artículo 11a del Estatuto. Artículo 12b del Estatuto. 10 ES