Windows CE reduce significativamente los tiempos de

WINDOWS CE TOOLKIT FOR VISUAL C++6.0
Windows CE reduce significativamente los
tiempos de procesamiento de ventas
remotas de Empresas Polar
Empresas Polar es un conglomerado industrial venezolano que agrupa
más de 40 compañías en las áreas de bebidas, alimentos y otras
actividades económicas. Su origen se remonta a la creación de
Cervecería Polar C.A, en 1941, con una pequeña planta en el Oeste de
Caracas. Muchos años han pasado y hoy Cervecería Polar posee el
sistema de distribución más importante de Venezuela, que garantiza la
presencia de sus productos en más de 100 mil establecimientos
comerciales.
Situación
Este conglomerado comercial se ha destacado por la capacidad de satisfacer la demanda
de sus productos, que han mantenido su liderazgo en el mercado venezolano. Hace
algunos años Polar inicio su penetración en otros mercados como: Colombia, Brasil, Las
Islas del Caribe y en varios países de Latinoamérica y adicionalmente en Estados Unidos
y Europa a través de exportaciones. Cervecería Polar, a finales de la década de los
ochenta, consolidó una importante presencia en Las Antillas del Caribe y los Estados
Unidos. 7 millones de litros son colocados anualmente en el exterior, de los cuales 5%
corresponde a maltas en presentación de latas. Con una tasa de crecimiento anual del 8% en
volumen de operaciones, del total exportado por Cervecería Polar, 43% del volumen se coloca
en la isla de Aruba, 38% va a Curazao, 11% a los Estados Unidos y el resto se distribuye en
otras Islas del Caribe y en plazas de Sudamérica y Europa.
Importada por Cervecería Polar Colombia S.A desde agosto de 1995, la marca líder en
Venezuela reafirma su intención de continuar penetrando claramente el mercado colombiano.
Hoy la Cerveza Polar ha elevado sus cifras de participación en el mercado colombiano logrando
un 20% a lo largo de la Costa Norte y Norte de Santander.
El reto de este importante consorcio empresarial, es tener clientes satisfechos, la suma de
materias primas superiores, la tecnología más avanzada y el mejor recurso humano para hacer
de Polar una empresa con una clara orientación a la búsqueda de la excelencia y hacia la
globalización.
Perfil del Cliente
Industria: Consumo Masivo
Situación
Las características de complejidad
y tamaño del mercado colombiano
hacían complicado el proceso
completo de distribución.
Solución
Beneficios
Incremento significativo en la
Productividad de la Fuerza de
Ventas.
Ahorro en los costos de manejo y
control de la comercialización de
nuestros productos.
Conocimiento del mercado con
total precisión. El dato se
convirtió en un activo de la
empresa.
La empresa mejoró su servicio al
cliente lo que repercutió de
manera directa en más ventas y
por ende en mejores resultados
de la operación de la empresa en
ese mercado.
Software y Servicios
• Microsoft BackOffice®
• Windows CE 2.0®
• Windows® CE Toolkit for Visual
C++® 6.0
Análisis de la problemática
La condición geográfica de Colombia (muy accidentada y con el doble de puntos de ventas que
hay en Venezuela) unido a una competencia muy sólida con más de 100 años en el mercado
forzó el hecho que las operaciones de distribución cuenten con varias agencias en diversas
ciudades: Bucaramanga, Cúcuta, Santa Marta, Barranquilla, Cartagena, Bogotá, Valle Dupar,
Sincelejo y las Islas de San Andrés y Providencia.
Cuando Cervecería Polar Colombia S.A inició sus operaciones decidió distribuir de manera
directa el mercado en una combinación de Autoventa y Preventa, esto con el objetivo de llegar
directamente a los puntos de expendio en la búsqueda de un servicio diferenciado mientras se
lograba la penetración deseada de sus marcas.
Las características de complejidad y tamaño del mercado colombiano hacían complicado el
proceso completo de distribución. Aun cuando se implantó el Sistema Comercial de Polar
Venezuela el cual controlaba algunos requerimientos iniciales, el control manual implantado para
la toma de pedidos, control de ventas, cuentas por cobrar, precios especiales, presentaciones de
productos, envases vacíos y activos colocados en el cliente (neveras, sifones etc.) generaba
grandes cantidades de papel y una inversión importante de tiempo para procesar y controlar la
operación con la menor incidencia de errores humanos, esto debido a que los vendedores
tomaban los pedidos en un formato de papel en el cual registraban sus ventas y las razones de
no-venta en cada ruta. Una vez finalizado el proceso de toma de pedido era necesario recopilar
la información para capturar la información de cajas vendidas, y el registro de clientes que
habían comprado y los que no. A este punto continuaban sin ser controladas las cobranzas, los
activos de la empresa dejados en el cliente (vacíos, sifones etc.) y tampoco se disponía de
información vital para la compañía, como la historia de venta del cliente al momento de la venta.
Más aun, el dato de la ruta continuaba siendo un activo del vendedor y no de la corporación.
Esto último complicaba el proceso de reemplazo de vendedores y afectaba la productividad de
los nuevos vendedores mientras se adaptaban a sus funciones.
El proceso manual de toma de pedidos requería de tres personas “transcriptores de datos” y de
cuatro horas de trabajo, tiempo durante el cual el personal de almacén y ventas estaba ocioso
generando sobre costos innecesarios. El reto principal era resolver el caos que significaba
procesar toda esta información. En conclusión el Sistema Comercial que era utilizado
exitosamente en Venezuela, llamado ICEBERG y que había sido desarrollado por la empresa
venezolana JL Sistemas obteniendo reconocimientos en el ámbito internacional, debía ser
adaptado y/o replanteado a las condiciones de mercado en Colombia.
Solución
La Empresa JL Sistemas ha sido el socio clave para Empresas Polar en el desarrollo de
Soluciones de Negocios en el ámbito tecnológico, siendo ellos los desarrolladores de
ICEBERG fueron entonces una vez más los responsables junto con la empresa de
desarrollar y adaptar la aplicación a las condiciones del mercado colombiano: Iceberg
Colombia: Sistema de facturación y control de existencia incorporándose el uso de
Handheld PC bajo Windows CE 2.0. y el desarrollo de “ICE " para Windows CE. Solución
en la cual se centra este caso de estudio y que es un sistema móvil de ventas diseñado
para efectuar y controlar la realización de ventas remotas, junto con otros procesos
"Gracias a esta solución,
nuestra fuerza de ventas
logro automatizar un proceso
que lucia complejo e
improductivo. Los
vendedores disponen de
información vital para su
relación con el cliente, y esto
les ayuda a aplicar
correctivos inmediatamente,
que se reflejan en una
continua mejora de su
relación con el cliente y por
ende en la calidad del
servicio que ofrece la
empresa a través de ellos.”
Juan Carlos González Palacios
Líder de Proyectos
Dirección Comercial
estrechamente relacionados. La empresa JL Sistemas desarrolló la solución con base en los
requerimientos de Cervecería Polar. El objetivo fue desarrollar una aplicación de apoyo a la
fuerza de ventas en el terreno, que fuera capaz de controlar el detalle de los requerimientos de
Polar y automatizar finalmente la captura de pedidos y todo el proceso que se genera como
consecuencia.
Para el desarrollo de la solución se tomaron en cuenta además de todas las necesidades
comerciales, las competencias de la fuerza de ventas en el uso de tecnología de este tipo, a fin
de poder superar con adecuado entrenamiento las brechas entre lo existente y lo requerido.
Se consideró el uso de Windows CE por su versatilidad entre múltiples opciones, sus
posibilidades ilimitadas de desarrollo de aplicaciones y por su natural integración con el resto de
los productos de Microsoft que ya se estaban usando en la compañía. Se tomó en cuenta
también la transparente sincronización entre los múltiples componentes que englobaba la
solución: hardware, software y el host.
Lo primero que se requería, era un sistema de Back-end que soportara una aplicación que ya
existía: ICEBERG y lo segundo, era trabajar en la adaptación de la misma para el uso de
Handhelds. Previamente, se había evaluado otra alternativa de hardware (handhelds) la cual fue
descartada básicamente por razones de costos. La solución desarrollada es muy sencilla, lo que
hace es capturar y permitir bajar esa información y compartirla, trabajando más en función de
poder enriquecer la solución con perfil del cliente, historia de ventas, oferta de productos entre
otros. Todo esto con la finalidad de poder darle autonomía al vendedor y enriquecer la relación
Cliente-Vendedor.
Beneficios
Resultados
•
Incremento significativo en la Productividad de la Fuerza de Ventas.
•
Ahorro en los costos de manejo y control de la comercialización de nuestros productos.
•
Conocimiento del mercado con total precisión. El dato se convirtió en un activo de la
empresa.
•
La empresa mejoró su servicio al cliente lo que repercutió de manera directa en más ventas
y por ende en mejores resultados de la operación de la empresa en ese mercado.
Aprendizajes
•
El Entrenamiento de la fuerza de ventas fue la clave del éxito de este proceso. Incorporar
esta tecnología sin ocuparse del recurso humano habría sido un error.
•
Siempre hay resistencia al cambio, pero el entrenamiento ayuda a vencer esto de manera
inmediata y hacer entender a la fuerza de ventas que los beneficios principalmente serán
para ellos.
•
Conocer con detalle el perfil del grupo o segmento en el cual se implantará la solución de
manera previa, conocer sus expectativas y necesidades fue clave para diseñar una
herramienta exitosa.
Los resultados se apreciaron
de inmediato en la reducción
drástica del tiempo de
procesamiento de los
pedidos de cada ruta, el cual
bajó de 15 minutos por
vendedor a 15 minutos para
procesar la totalidad de los
pedidos.”
Juan Carlos González Palacios
Líder de Proyectos
Dirección Comercial