Sistema de automatización de procesos de compras

Sistema de automatización de procesos de compras
Por que automatizar los procesos?
Al referirnos a la tecnología informática como una herramienta para el mejoramiento de los procesos, vemos
usualmente que ésta solamente está aplicada a una pequeña porción del proceso total. Esto no es casualidad ya
que las restricciones de la tecnología hasta no hace mucho tiempo obligaban a dirigir nuestros esfuerzos a
aquellos puntos que considerábamos prioritarios o que presentaban mayores riesgos si no los automatizábamos.
El resto debía resolverse mediante el trabajo manual.
La competitividad, determina en muchos casos la necesidad de incrementar el volumen de operaciones
manejado con la misma estructura, y nos obliga a comenzar a analizar y optimizar la porción no automatizada
de los procesos, y seguramente descubriremos que en su automatización encontraremos los ahorros y mejoras
más importantes.
La información producida o recolectada en la porción no automatizada de los procesos, en la mayoría de los
casos no es volcada a medios magnéticos, lo que se traduce en una pérdida muy importante de información
para ser consultada, controlada o que pueda ser utilizada en campañas comerciales.
El conocimiento sobre los procesos no automatizados dependen directamente de las personas que los realizan
(“pregúntale a Juan como se hace este movimiento en el stock”), y en la medida que tengamos varias personas
efectuándolos no podemos garantizar que siempre se realicen de la misma forma (garantía del proceso). Al
incorporar nuevo personal el entrenamiento es empírico demorando la capacitación y aumentando los riesgos
(“lo que pasa es que lo hizo el nuevo”)
En el contexto planteado podemos preguntarnos como aumentar el volumen de trabajo sin necesidad de
aumentar la estructura. Al comenzar a implementar nuevos “canales de distribución” como por ejemplo sitios
de comercio electrónico, puestos de autoservicio, etc. o permitir que actores fuera de la organización participen
en el proceso (clientes, proveedores, etc.) esto se convierte en un punto crítico, ya que en este contexto la
organización se convierte en un “cuello de botella”, que frena sensiblemente los procesos y puede degradar en
forma importante la calidad del servicio.
Optimizar los tiempos totales invertidos en la compra de un artículo.
Mantener una lista de proveedores que permita saber el comportamiento de los mismos con la
empresa, nivel de cumplimiento, calidad de los artículos que ha entregado, etc.
Tener un control eficiente de los gastos de la empresa en los distintos rubros que permita hacer
previsiones más exactas para futuros gastos.
Ofrecer un mayor control sobre las compras mediante su aprobación por usuarios autorizantes en
varios niveles de acuerdo al monto.
Proporcionar facilidades para incorporar, en forma sencilla y rápida, los cambios en la lógica de los
procesos que pudieran aparecer.
Establecer una plataforma informática que haga posible la evolución futura del sistema hacia otros
procesos de la empresa. Esto es posible al haber sido desarrollado sobre una herramienta de
automatización de procesos, el Emagine-Xflow.
El proceso completo de compras se basa en la integración de los
siguientes workflows:
Solicitud de compra
Pedido de precios
Cotización
Análisis de ofertas
Orden de compra
Dicho proceso se inicia con el workflow de “Solicitud de compra”, en el cuál los distintos sectores de la
empresa o el departamento de compras generan solicitudes de materiales y servicios.
El departamento de compras evalúa las solicitudes no procesadas hasta el momento mediante el workflow de
"Pedido de precios” , decidiendo entre las diferentes solicitudes que comprar, y generando un Pedido de
Compra , el cuál un autorizante de pagos aprobará o denegará. Con los Pedidos de Compra aprobados se
preparan los Pedidos de Precios a los proveedores.
Tanto los proveedores como el departamento de
compras, pueden ingresar cotizaciones, iniciando
de esta manera un nuevo workflow, el de
“Cotización”.
Esto es posible ya que el sistema fue desarrollado en
un entorno 100% Web, con lo cual los
proveedores solo necesitan conectarse con la
empresa a través de Internet para participar en
el proceso.
Las ofertas ingresadas, son evaluadas posteriormente,
en el workflow de “Análisis de Ofertas”, por el
departamento de compras, el cual realiza las
recomendaciones de compra que le parezcan
convenientes. Uno o varios autorizantes de
pagos, de acuerdo a montos de autorización preestablecidos, resuelven sobre las diferentes
cotizaciones emitiéndose las Ordenes de Compra correspondientes en el
workflow de “Orden de
Compra”. Cada Orden de Compra emitida se controla rigurosamente
registrándose la entrega
de los materiales y servicios con informes sobre la calidad de los mismos que pueden ser utilizados en
evaluaciones posteriores.
Las Ordenes de Compra quedan pendientes hasta
completarse la entrega de materiales o servicios,
y recibirse las facturas correspondientes. Las
facturas entregadas son autorizadas por los
responsables
correspondientes antes de
proceder al pago de las mismas .
El proceso finaliza con la generación automática de
los asientos correspondientes de acuerdo a
esquemas contables preestablecidos.
A partir de la información almacenada, se permite
realizar consultas para analizar por ejemplo: las
compras realizadas por
artículo/departamento/período, obtener las
compras efectuadas a cada proveedor,
determinar el tiempo insumido en cada uno de los pasos del
proceso compras, identificando las demoras y carga de trabajo de
los diferentes participantes para definir mejoras al proceso.
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(598-37) 64738
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