MANUAL DE PROCEDIMIENTO CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL ELABORACIÓN 05 Pág.: De: 01 04 1 7 Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén General. OBJETIVO GENERAL: Verificar que los bienes que entreguen los Proveedores estén en perfectas condiciones y correspondan a las especificaciones y cantidades solicitadas en el pedido, examinando que la fecha de entrega se encuentre en el rango establecido o en su caso emitir nota de penalización por entrega extemporánea, así como actualizar sus registros de control de almacenes. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN: • El Contrato de Adquisiciones (Pedido), es el único documento oficial en que se fundamentará la verificación de la entrega del Proveedor y deberá estar firmado por los funcionarios de la Dirección de Administración y Finanzas. • Sólo se recibirán los bienes que se encuentren en buen estado físico. • Sólo se aceptarán los bienes que cumplan con las especificaciones señaladas en el pedido. • El proveedor debe cumplir en tiempo y forma la entrega total del material solicitado, de no ser así se aplicarán penas convencionales. C. Eduardo A. Murillo Landeros __________________________ J.U.D de Recursos Materiales y Servicios Generales MANUAL DE PROCEDIMIENTO CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL ELABORACIÓN 05 Pág.: De: 01 04 2 7 Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén General. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo J.U.D de Recursos Materiales y Servicios Generales 1 Recibe la autorización de la compra de material, realiza todas las gestiones para la compra y envía copia del “pedido” de adquisición de bienes o insumos al Personal encargado del Almacén General. 5 min. J.U.D de Recursos Materiales y Servicios Generales (Personal encargado del Almacén General) 2 Recibe copia del “pedido”, archiva y espera la entrega de bienes o insumos. 5 min. Proveedor 3 Entrega al Personal encargado del 60 min. Almacén General los bienes o insumos solicitados por el J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales, así como la “factura” original del pedido. J.U.D de Recursos Materiales y Servicios Generales (Personal encargado del Almacén General). 4 Recibe los bienes o insumos de acuerdo al “pedido”, los revisa y verifica que la “factura” no tenga enmendaduras ni tachaduras y que tenga la misma descripción y datos descritos en la copia del “pedido”. 5 min. 5 Verifica que la entrega del “pedido” cumpla con la fecha de entrega solicitada. 5 min. 6 Verifica que los bienes cumplan con las características, especificaciones y cantidades solicitadas en el “pedido”. 5 min. MANUAL DE PROCEDIMIENTO CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL ELABORACIÓN 05 Pág.: De: 01 04 3 7 Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén General. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 7 Sella en el “pedido” Aplicación de penas convencionales si no se entregaron los bienes o insumos en tiempo y forma. 5 min. ¿CUMPLE CON LOS REQUERIMIENTOS ANTERIORES? 8 Proveedor 9 J.U.D de Recursos Materiales y Servicios Generales (Personal encargado del Almacén General). 10 NO Rechaza el “pedido” de bienes o 60 min. insumos presentados y los devuelve al Proveedor mediante el “formato” de rechazo a proveedores. Recoge los bienes o insumos, los revisa, cumple y los entrega nuevamente al Personal encargado del Almacén General. 5 min. SI Recibe bienes o insumos y acusa sello variable de recibido en la “factura” del pedido original, así como en la copia. 5 min. 11 Entrega al Proveedor “factura” original del pedido para que inicie el trámite de pago. 12 Ingresa los bienes o insumos en el 60 min. sistema interno del Almacén General actualizando sus registros y controles de entrada, anotando la fecha de entrada, el número de factura, descripción del artículo, el número de unidades, el importe total, etc. MANUAL DE PROCEDIMIENTO CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL ELABORACIÓN 05 Pág.: De: 01 04 4 7 Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén General. Unidad Administrativa No. 13 Descripción de la Actividad Archiva copia de la “factura” original y 30 min. del “pedido” para su control. Fin de Procedimiento Nota: En caso de que se detecten problemas con los bienes o insumos entregados por los Proveedores posteriormente, lo informará al J.U.D. de Recursos materiales y Servicios Generales para que efectué la reclamación correspondiente dentro del tiempo de garantía de los mismos. C. Eduardo A. Murillo Landeros __________________________ J.U.D de Recursos Materiales y Servicios Generales Tiempo ELABORACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTO 05 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL 01 Pág.: 5 De: 7 04 Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén General. J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales (Personal encargado del Almacén General) Proveedor Inicio 1 Recibe autorización de compra y envía copia del “pedido” de adquisición de bienes. 1 Pedido 2 Recibe “pedido”, archiva y espera la entrega de bienes o insumos. 1 Pedido 3 Entrega los bienes o insumos solicitados, así como “factura” del pedido. Expediente Factura 4 0 Recibe los bienes o insumos, los revisa y verifica que sean los mismos descritos en el 1 Resguardo Pedido 5 Verifica que la entrega del “pedido” cumpla con la fecha de entrega solicitada. A 0 ELABORACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTO CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL 05 01 Pág.: 6 De: 7 04 Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén General. J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales (Personal encargado del Almacén General) Proveedor A 6 Verifica que los bienes cumplan con todo lo especificado en el “pedido”. 7 Sella en el “pedido” Aplicación de penas convencionales si no se cumple en tiempo y forma. 0 Pedido ¿Cumple con los requerimientos anteriores? SI NO B 8 Rechaza el “pedido” de bienes o insumos mediante el “formato” rechazo a proveedores. 0 Formato 9 Recoge los bienes o insumos, los revisa y los entrega nuevamente. B MANUAL DE PROCEDIMIENTO CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL ELABORACIÓN 05 01 Pág.: 7 De: 7 04 Nombre del Procedimiento: Control y Recepción de Bienes o Insumos en Almacén General. J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales (Personal encargado del Almacén General) Proveedor B 10 Recibe bienes o insumos y sella de recibido en la “factura” del pedido. 0 1 Factura 11 Entrega al Proveedor “factura” del pedido para que inicie el trámite de pago. 0 Factura 12 Ingresa los bienes o insumos, actualiza sus registros y controles de entrada. 13 Archiva copia de la “factura” y del “pedido” para su control. 1 1 Factura y pedido Archiva C. Eduardo A. Murillo Landeros __________________________ J.U.D de Recursos Materiales y Servicios Generales Fin RETORNO AL INDICE DEL MANUAL