Estructura Documental Instructivo para la generación de documental del SGC en la CMLP Código :PROC-CDR Vigencia documento: 03.03.2013 Versión formato: 07 Página 2 de 5 Instructivo 1. Objetivo Describe el propósito de lo que se quiere lograr con el proceso 2. Alcances A quien, quienes donde aplica este procedimiento 3. Términos y Definiciones Concepto xx Definición Lista de términos necesarios para entender el proceso. Se pueden incluir abreviaciones. 4. Funciones y Responsabilidades Describir los cargos que forman parte del proceso y las funciones del mismo 5. Diagrama de Flujo de proceso Archivo en Excel que se pega especial como mapa de bits en el procedimiento. Corresponde a las actividades secuenciales que describen el proceso Instructivo para la generación de documental del SGC en la CMLP Código :PROC-CDR Vigencia documento: 03.03.2013 Versión formato: 07 Página 3 de 5 6. Descripción de las Actividades del proceso. Etapa N°1 Descripción Evidencia Se describen las actividades establecidas en el diagrama de flujo. Registros Nomenclatura para control de registro en cada proceso Almacenamiento Identificación Nombre del registro Lugar /responsables Lugar físico y responsable donde se encuentran los registros EJ of de XX/ Jefe de XX Medio de Soporte Protección Recuperación Tiempo de Retención Forma de acceder a los Forma de registros guardar los (rutas de Por cuánto registros, acceso) tiempo deben puede ser permanecer Ej por Fecha físico y/o Ej: Kardex , disponibles electrónico repisa, disco por, número los registros correlativo, electrónico etc. Método de cuidado del registro, física y/o electrónica Disposición Destino que tendrán los registros una vez expirado el tiempo de retención Ej: Destrucción, almacenamie nto digital Codificación de Documentos y Registros del SGC Código Versión Es una sigla que representa En un número que registra el nombre del documento modificaciones al formato utilizado. Vigencia las Es la fecha que se aprobó dichas modificaciones y se Instructivo para la generación de documental del SGC en la CMLP Código :PROC-CDR Versión formato: 07 Vigencia documento: 03.03.2013 con un número que diga cuantos documentos controlados de la misma especie existen. Página 4 de 5 utilizada en adelante dejando las otras versiones obsoletas Ej: PRO-CDR-04, corresponde al Procedimiento Control de Versión formato:01 Documentos y registros; existen 4 copias controladas ( 1 por directivo) Vigencia DD/MM/AA Procedimiento: Tipo de Letras de la Documentación del SGC Tipo de Documentos Procedimiento –InstructivosManual de la calidad Diagramas de flujo Letra Letra Titulo Subtitulo Calibri (cuerpo)14 Calibri (cuerpo) 12 Letra Caratula Calibri 36 Letra texto Calibri 11 Color RBG Rojo 54 Verde 95 Azul 145 N/A Arial Narrow 10 mayúscula N/A Arial Narrow 9 Instructivo para la generación de documental del SGC en la CMLP Código :PROC-CDR Versión formato: 07 Vigencia documento: 03.03.2013 Página 5 de 5 7. Registros del Proceso Lista de los registros que se generan al realizar las diferentes actividades. Definir como se controla su almacenamiento (tiempo de retención, recuperación, protección, medio de soporte y sus responsables), y disposición. 8. Indicadores de Cumplimiento del Proceso Corresponde a los “semáforos” que permiten medir el cumplimiento del objetivo del proceso. Además, permite evaluar el desempeño de las etapas críticas del proceso 9. Referencias Lista de documentos y/o normativa aplicables que se requieren para realizar las diferentes actividades del proceso 10. Anexos Corresponde a los formatos que tendrán los registros necesarios para evidenciar las actividades del proceso 11. Aprobación y control de cambios Se establecen los responsables de elaborar, revisar, aprobar y difundir los documentos que forman parte del SGC. Además, en él se indican los cambios de un documento a otro mejorado