Como Mejorar la Entrevista al terminar (`ET`)

Como Mejorar la Entrevista al terminar (‘ET’) por Margaret Scoles “El mejoramiento de la formación” de Entrevista al terminar fue entregado el 21 de febrero, en San Diego en la Asociación de Certificadores Acreditada anual (ACA) la formación y, otra vez, en el IOIA formación avanzado al inspector orgánico que se presentó en Costa Rica el 21 de marzo. Fondo: el módulo de formación nació durante el “Sound and Sensible” (lógico y razonable) grupo del ACA en el verano 2013. El grupo más grande se puso en varios subgrupos. Presidí a uno de aquellos ‐ el subgrupo de Inspección – con Ib Hagsten. Los otros participantes eran todos de agencias de certificación, más Pat Kane, el Coordinador de ACA. Los subgrupos procuraron identificar temas y conceptos donde la comunidad se beneficiaría de más formación y áreas donde la dirección NOP o la regulación serían provechosas. Uno de los temas donde concordamos que la formación sería beneficioso era la entrevista al terminar (tanto proceso como el documento). Un comité ad hoc, una mezcla más equilibrada de inspectores y certificadores, trabajó a principios de este año para ayudar a diseñar y formar la formación. Reconocimos el ET (entrevista al terminar) como una parte crítica de la inspección. Pensamos que el ET podría ser hecho mejor, y no pensamos que necesitamos la instrucción adicional de cuerpos reguladores sobre cómo hacerlo. De una manera rara, como la inspección relatando formas se han hecho cada vez más y más largos y más estructurados con el tiempo, los documentos de entrevista al terminar usados por certificadores distintos son extensamente variados y por lo general no muy no estructurados. Ellos son a menudo libres en forma, dejándolo hasta el inspector para decidir cómo usar el espacio en blanco. Nuestro grupo pensó entrenarse podría mejorar potencialmente tanto el proceso de ET como el documento ET. Ya que muchos certificadores no acompañan a inspectores para hacer la evaluación de campaña de inspectores, los certificadores encontraron el tema interesante aunque el ET sea casi exclusivamente el reino del inspector. Quizás el interés de los certificadores fue aumentado por la Instrucción de Certificador NOP reciente en cuanto a evaluaciones de compaña. Contemplamos la regla de NOP ‐ 205.403 (d), pero fuimos más allá para mirar la técnica de auditoría a base de ISO buena. Esto era cuando realizamos que nosotros teníamos que sostener y añadir la formación en la Reunión de Apertura también. El éxito del ET está en gran parte basado en la preparación del operador a que ellos saben que esperar. Estuvimos de acuerdo que es crítico para los inspectores reservar una cantidad específica del tiempo para pasar por sus notaciones y asegurarse de todas las cuestiones identificadas de preocupación y áreas donde la información adicional es necesaria DESPUĖS DE QUE la inspección es concluida y ANTES de la entrevista al terminar. Los certificadores en el grupo expresaron cero tolerancia por informes de inspección y documentos ET que no están en convenio. Ellos no quieren encontrar cuestiones de la preocupación sepultadas en el informe y no en el documento ET. Un certificador contribuyente en el grupo relató que ellos encomiendan informes de inspección ser completado en el sitio y que mínimo de 30 minutos ser gastado solo antes de lanzar la salida entrevista. Después hacer este, las discrepancias entre el informe y ET prácticamente desaparecieron. Mientras 30 minutos estaban en el lado largo, concluimos que los inspectores generalmente no devolvían el tiempo ellos solían coleccionar sus pensamientos. Resultados de la formación: una presentación PowerPoint (fácilmente adaptable a la entrega webinar), Procedimiento Preliminar para Abrir Reunión, Procedimiento Preliminar para Entrevista al terminar, Documento de Entrevista al terminar Preliminar, y guiones fueron desarrollados para la improvisación de algunas entrevistas de salida difíciles. En San Diego, jugué 'al inspector' con Sarah Townsend (ICS), Georgana Webster (MTDA), y Sean Feder (CCOF) como los operadores recalcitrantes. Lois Christie, Leonard Pollara, y Luis Brenes ayudaron en los mismos papeles en San Diego. Todos los materiales fueron proporcionados a miembros ACA. Un resultado que esperamos que no pasó era un documento brillante de ET. La forma con la que terminamos era un híbrido ‐ no todo en espacio blanco pero bastante abierto. Decidimos que la forma de ET debería ser lo más sencilla posible. Encontramos que las formas muy estructuradas a menudo abandonan al inspector con muy poco espacio para trabajar y con tendencia a entrar corriendo en páginas múltiples, haciendo firmas más difíciles. Lamentablemente, la forma termina por dictar el proceso en vez del revés. Nos decidimos dejan el espacio en blanco abierto, y entrenan a los inspectores como escribir cuestiones claramente, completamente, y concisamente. Terminamos por gustar formas que no duplicaron nada del informe además de las cuestiones de preocupación e información adicional necesaria. Nos gustó un documento de muestra que hace el documento ET como un recibo de Colección de Muestra. Esto salva un pedazo de papel y simplifica el proceso. Miramos a las Listas de Comprobación de Auditoría de NOP, Guías de ISO para la revisión de calidad, y la Sociedad Americana para la Calidad (ASQ) Guía para ideas de las mejores prácticas de auditoría. Las mejores prácticas para abrir reunión y cierre de la reunión eran notablemente consecuentes en todas partes. De manera interesante, todas estas guías requirieron elogios. No, la regulación no requiere elogios, pero todas las técnicas de auditoría buenas los ponen primero, a principios del proceso de ET. Sin embargo, la mayor parte de certificadores no quisieron ver elogios en el documento de ET escrito. Sugerimos que los hacen oralmente, pero no los escriben en la forma. Así se ayudan a mejorar la etapa para comunicaciones durante la revisión. También, el operador debería ser animado a hacer preguntas. ¿Citas o no? A ningunos certificadores les disgustó tener citas en el documento ET. Unos no lo requieren porque el documento ET se refiere a secciones específicas del OSP y las citas aparecen allí. Sin embargo, el consenso consistía en que las citas nunca son una cosa mala. El certificador no se opone si la cita es uno diferente de lo que ellos terminarán por citar en el NONC, y está bien ser tan específico como posible. De este modo, no cite 205.103, pero 205.103 (b) (2), si es el que se aplica mejor. La introducción de la regulación quita la picadura y depersonaliza la identificación de la tema. Firmas: Unos certificadores permiten que el ET sea completado oralmente y no tenga ninguna firma o sólo una firma que dice que el ET fue completado. Aunque la regulación no pudiera requerir la firma, nuestro grupo sintió que ellos eran esenciales y con más fuerza legal. A menos que las formas sean proporcionadas por duplicado y llenadas a mano, consiguiendo firmas puede ser complicado. Este es sobre todo verdadero en algunos nuevos sistemas de certificación en línea. ¿Consultoría? Los certificadores estuvieron bien con inspectores que relatan el plan propuesto del operador de la acción una vez que un incumplimiento potencial ha sido identificado, pero ellos nos advirtieron para no crear la ilusión que éste fija el problema. Evite la lengua de directiva. Precávase de declaraciones como, “el cultivador hará pasar …(tal y tal)”, “o el operador realiza que hay un problema y hará _____”. Atestiguaciones: el operador y el inspector deben estar claros que el objetivo de la firma no consiste en que el operador concuerda con todo en el documento ET. Evitamos cualquier lengua que implicó que el operador está de acuerdo con todo en el documento ET. El objetivo del documento es mostrar que el inspector interrogó las conclusiones, no que el operador y el inspector están en el acuerdo completo. Con un poco de ayuda del asesor legal, subimos con la lengua que trabajó para cada uno. ¿Oraciones completas? No es necesario. Pero la cuestión tiene que ser escrita con bastante detalle que es evidente cual es la cuestión. A los certificadores tampoco les gustó el corte de párrafos entero y pegado en el documento ET directamente del informe. El Futuro: el IOIA está actualizando nuestras materiales de formación en cuanto de la Entrevista al terminar. Personalmente, pondré en práctica algunas nuevas mejores prácticas (mejorar la preparación del operador durante la reunión de apertura, comprometerme a lo menos 15 minutos de tiempo solo para pasar por mis notas antes de comenzar la entrevista al terminar, NO decir al operador “tenemos que convenir en todo de este documento”). Si hay interés, esta formación podría ser ofrecida como un webinar. Referencias: ISO 19011 Pautas para calidad y/o revisión de sistemas de dirección ambiental, el ASQ Revisión de Guía, 3r edición © ASQ; Auditoría de Acreditación de NOP y Listas de comprobación de Auditoría de Testigo, el Manual de Inspectores de la Agencia de Protección Ambiental (EPA); IOIA materiales de formación. Reconocimientos: Gracias a los muchos inspectores y personal de la agencia de certificación que trabajó en este proyecto. Vacilo en llamar alguno, no porque esto tomaría el espacio, pero porque alguien podría ser involuntariamente omitido. Especial gracias a ACA, sin quien esta formación nunca puede haber pasado. ¡Uno de los mejores resultados para mí personalmente era la conciencia de cómo eficaces fueron los comités ad hoc de inspectores y certificadores! Además cuánto dispuesto era la gente trabajar cuando la tarea es bien definida y estar propuesto con un punto de finalidad.