1 Capacitación deficiente e insuficiente Hace referencia a una

MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
(1)
CÓDIGO
(2)
RIESGO
1
Capacitación deficiente e
insuficiente
2
Deficiente desempeño laboral
(3)
DESCRIPCIÓN
1. Ausencia de un diagnóstico real y objetivo
2. Inadecuada programación
Hace referencia a una inadecuada formación de 3. Inadecuada socialización y divulgación del programa de capacitacion
los servidores públicos de la Universidad. Incluye 4. Falta de socializacion del procedimiento para la planificación, ejecución
el incumplimiento del Plan de Capacitación
y evaluación de la capacitación del personal administrativo
5. Dificultades en la disponibilidad de recursos
1. Falta de socialización y divulgación de las herramientas de la Gestión
Pública relacionadas con la Evaluación de desempeño.
2. Acuerdos de Gestión de Alta Dirección pendientes de aprobación por
Concerniente al incumplimiento de funciones y
algunos jefes.
objetivos por parte de cada uno de los empleados
3. Reglamentación de Evaluación de Desempeño Pendiente del Vo. Bo
y/o funcionarios que ocupan los cargos de la
por parte de la oficina Jurídica, para el posterior envió al consejo Superior
Universidad
para su aprobación.
4. No aplicación de la metodología sugerida por el DAFP.
1. Falta de planificación
2. Retrasos en el suministro de información de contratación de los
docentes por parte de la Vicerrectoría de Docencia o partes involucradas.
3. Fallas en los recursos tecnológicos disponibles (software, equipos)
4. Errores humanos por interrupciones de terceros en el proceso (Atencion
al publico fuera del horario establecido).
5. Volumen de informacion (novedades, embargos, solicitudes).
Hace alusión a retrasos que se pudieran presentar
6. Deficiencia en el sofware GESTASOFT.
en la liquidación de nóminas
7. Incremento en el numero de personas vinculadas, reconocimientos
judiciales.
3
Inoportunidad en la liquidación
de nóminas
4
Incumplimiento en las
respuestas a solicitudes y
requerimientos
Referente a la insatisfacción en el cumplimiento
de los términos de ley en la respuestas a
solicitudes y requerimientos externos e internos
concernientes al personal de la Universidad
5
Deficiencias en la toma de
posesiones
Incumplimiento de las disposiciones
reglamentarias aplicables a las posesiones del
personal
6
7
8
9
(6)
CAUSAS
1. Recepción tardía de las solicitudes y requerimientos.
2. Distribución inoportuna.
3. Documentación soporte incompleta.
4. Deficiencias en la disponibilidad de información
5. Falta de coordinación con otros procesos y dependencias
6. Exceso de solicitudes
1. Expedicion tardía de los actos administrativos de nombramiento
2. Presentación extemporanea de la documentación para posesión
1. Incumplimiento de los términos de tiempo dispuestos para la
Incumplimiento de las disposiciones
Incumplimiento de disposiciones
legalización y/o ejecución de un contrato.
reglamentarias aplicables a la legalización y
referentes a legalizaciones y
2. Omisión de documentos necesarios para legalizaciones
ejecución de contratos y ordenes de prestación de
ejecución de contratos
3. Inadecuada disposición archivística de la documentación.
servicios
1. Ausencia de un diagnóstico real y objetivo
2. Inadecuado seguimiento al programa
3. Falta de compromiso y responsabilidad de la Alta Dirección
Incumplimiento del Programa de
Alusivo a una inadecuada ejecución de las
4. Insatisfactoria gestión con la ARP
Salud Ocupacional
actividades dentro del área de salud ocupacional 5. No aplicación de la normatividad vigente
6. Dificultades en la disponibilidad de recursos
Deterioro del clima laboral
Corresponde a la falta de medición del clima
laboral de la Universidad y al mejoramiento a
partir de sus resultados
1. Inexistencia de un adecuado instrumento para la medición del clima
laboral
2. Ausencia de un cronograma de actividades de identificación y análisis
de clima laboral
3. Falta de seguimiento en la ejecución de actividades de medición del
clima laboral
Falta de autenticidad de la
Se refiere a que la documentación presentada por Falta de conocimiento y de verificación por parte de quien reciba la
información presentada por los
los contratistas sea falsa o no expedida por la
documentación.
contratistas por prestación de
autoridad competente.
Falta de revisión por parte de los supervisores de contratos
servicios
(7)
CONSECUENCIAS
1. Deficiencias de los procesos
2. Baja calidad de los productos y/o
servicios
3. Incumplimiento de objetivos
institucionales.
4. Incumplimiento a la normatividad
legal vigente.
1. Deficiencias de los procesos
2. Baja calidad de los productos y/o
servicios
3. Incumplimiento de objetivos
institucionales
4. Desconocimiento del personal de los
objetivos institucionales
1. Pagos retrasados
2. Pagos errados
3. Pagos rechazados
4. Pérdida de fiabilidad
1. Presentacion de acciones judiciales.
2. Sanciones disciplinarias
3. PQR
1. Sanciones legales por parte de entes
de control.
2. Traumas en el desarrollo de
actividades academicas
3. Falta de afiliacion a la seguridad
social.
1. Sanciones legales por parte de entes
de control.
2. Traumas administrativos.
3. Falta de afiliacion a la seguridad
social de contratistas.
1. Deficiencias en la calidad de vida
laboral
2. Aumento en los índices de
accidentes laborales y enfermedades
profesionales
3. Sanciones legales
1. Aumento de la insatisfacción del
personal
2. Deficiencias en la calidad de vida
laboral
3. Deficiencias en cumplimiento de
indicadores de gestión
1. Exposición a sanciones legales por
parte de entes de control
MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ANALISIS DE RIESGOS
(8)
VALOR
(9)
PROBABILIDAD
(10)
VALOR
(11)
IMPACTO
(12)
SEVERIDAD
(Riesgo Inherente)
10
MEDIA
2
MODERADO
20
20
ALTA
2
MODERADO
40
10
MEDIA
2
MODERADO
20
20
ALTA
2
MODERADO
40
10
MEDIA
2
MODERADO
20
10
MEDIA
2
MODERADO
20
10
MEDIA
3
CATASTROFICO
30
20
ALTA
2
MODERADO
40
10
MEDIA
3
CATASTROFICO
30
MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
EVALUACIÓN DE RIESGOS
(13)
CONTROL
(14)
(15)
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL TIPO DE CONTROL
(16) ESTA
DOCUMENTADO?
(17) DONDE ESTA
DOCUMENTADO
(18)
APLICACIÓN
(19)
EFICACIA DEL
CONTROL
(20)
FRECUENCIA DEL
CONTROL
Seguimiento al indicador de
cumplimiento
Verificación del cumplimiento
al Plan de Capacitaciones
Revisión periódica de los
resultados arrojados por el
indicador de capacitaciones
Detectivo
SI
Procedimiento para la
planificación, ejecución y
evaluación de la
capacitación del personal
administrativo
SI
Alta
Semestral
Seguimiento de los objetivos
concertados con base en el
PEI, Plan de Acción y
funciones inherentes al cargo
(Manual de funciones),
formatos reglamentarios y
cumplimiento de las dos
evaluaciones anuales.
Verificación de los objetivos
concertados para cada cargo,
con base en el PEI, el Plan de
Acción y el Manual de funciones.
Establecer cronograma para el
cumplimiento de las dos
evaluaciones anuales, por medio
de la utilización de la
metodología seleccionada por la
Institución.
Detectivo
SI
Procedimiento para la
evaluación del
desempeño de los
empleados de carrera
administrativa
SI
Media
Semestral
Seguimiento al cumplimiento
del calendario de liquidación y
pago de nóminas
Cumplimiento del procedimiento
de Administración de Nóminas en
los términos de tiempo
estipulados en el cronograma
establecido por la Vicerrectoría
Administrativa y Financiera para
la liquidación y pago de nóminas
Detectivo
SI
Procedimiento de
Administración de
nóminas
SI
Media
Mensual
Verificación de documentación
recibida y control de entrada y
salida de documentos
Revisión de cumplimiento de los
soportes de solicitudes y control
documental de solicitudes
recibidas
Preventivo
NO
SI
Alta
Segùn Ocurrencia
Preventivo
SI
SI
Alta
Segùn Ocurrencia
Preventivo
SI
SI
Alta
Segùn Ocurrencia
SI
Alta
Semestral
Posesiones en los términos de
ley (en tiempo y
Revisión que se presente la
documentacion)
documentación reglamentaria en
forma completa para las
posesiones
Legalizaciones dentro de los
términos de ley (en tiempo y
documentacion)
Revisión que se presente la
documentación reglamentaria en
forma completa para las
legalizaciones de contratos
Procedimiento para la
selección y contratación
de docentes ocasionales
y horas cátedras
Procedimiento para la
contratación de servicios
personales y
profesionales
Seguimiento al indicador de
cumplimiento
Verificación del cronograma
del programa de Salud
Ocupacional
Revisión periódica de los
resultados arrojados por el
indicador
Detectivo
SI
Ejecución del plan de
mejoramiento del clima laboral
Realización de encuestas para
obtención de diagnóstico y la
construcción del plan de
mejoramiento con base en los
resultados obtenidos.
Detectivo
NO
Alta
Anual
Detectivo
NO
Alta
Segùn Ocurrencia
Revisión de la autenticidad de la
Verificación de la
documentación presentada por
documentación presentada por los contratistas en el marco de la
el contratista a través de los legalización y ejecución de OPS y
medios de consulta
CPS a través de los diferentes
medios de consulta
Programa de Salud
Ocupacional
(21)
VALOR
(22)
PROBABILIDAD
(23)
VALOR
(24)
IMPACTO
(25)
SEVERIDAD
5
BAJA
2
MODERADO
10
5
BAJA
2
MODERADO
10
5
BAJA
2
MODERADO
10
5
BAJA
2
MODERADO
10
5
BAJA
2
MODERADO
10
5
BAJA
2
MODERADO
10
5
BAJA
3
CATASTROFICO
15
5
BAJA
2
MODERADO
10
5
BAJA
3
CATASTROFICO
15
VERSION: 1
CODIGO: DOC-TH-004
PAGINA: 1 DE 5
MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
TRATAMIENTO
(26)
ACCIÓN DE TRATAMIENTO
(27)
TIEMPO DE
IMPLEMENTACIÓN
(28)
COSTO
(29)
RESPONSABLE
Actualización de información que alimente el
indicador
Asignación de recursos presupuestales para la
ejecución de capacitaciones
Permanente
Medio
Talento Humano / Alta
Dirección
Permanente seguimiento y control a los resultados de
los planes de acción, objeto de un PEI. Determinación
de planes de mejoramiento Institucional por procesos
e individual. Aprobación de la reglamentación de la
evaluación del desempeño.
El requerido
Bajo
Talento Humano / Alta
Dirección
Bajo
Departamento de Talento
Humano
El requerido
Bajo
Talento Humano / Gestión
Jurídica / Gestión
Documental
El requerido
Medio
Talento Humano /
Vicerrectoría de Docencia
El requerido
Medio
Talento Humano
Permanente
Alto
Talento Humano
Anual
Alto
Talento Humano / Alta
Dirección
Permanente
Bajo
Talento Humano /
Supervisores de OPS y
CPS
1. Suspension de la Atencion al público en los días de
liquidación de nóminas.
2. Coordinación con Vicerrectoría de Docencia con
respecto a la contratación docente.
3. Establecimiento de un indicador que permita medir
y hacer seguimiento a la oportunidad en la liquidación
de nóminas.
Sistematización del control de la documentación
recibida y entregada a los responsables de proyección
de respuestas.
Control desde gestion documental para lograr
coherencia en la destinación de solicitudes
recepcionadas.
Seguimiento al tiempo de respuesta de las solictudes,
peticiones o requerimientos recibidos.
Disposiciones para el cumplimiento de los términos
para las posesiones.
Coordinacion con la Vicerrectoria de Docencia.
Divulgación y comunicación pertinente de la
documentación que se requiere para legalizar un
contrato de prestación de servicio.
Disposiciones para el cumplimiento de los términos
de tiempo de las legalizaciones.
Consecución de recursos que permitan la adecuada
disposición archivística de la documentación.
Capacitaciones al personal que recibe documentación
de legalización de contratos.
Actualización de información que alimente el
indicador.
Seguimiento al cronograma del Programa de Salud
Ocupacional.
Asignación presupuestal para ejecución de
actividades del plan de mejoramiento
Capacitación del personal que recibe la
documentación.
Compromiso de los supervisores de contratos en el
cumplimiento de sus funciones de verificación
primaria de documentos que aporte el contratista.