CIRCULAR DE ASESORAMIENTO CA : 119-Ap B

CIRCULAR DE ASESORAMIENTO
CA
FECHA
REVISION
EMITIDA POR
: 119-Ap B- 2014
: 25.11.2013
: ORIGINAL
: DCA/ DGAC
TEMA: GUÍA PARA LA ELABORACION DE UNA CARTA DE CUMPLIMIENTO
1.
PROPÓSITO
El objetivo de la presente Guía Técnica es proveer la información pertinente que facilite a
los interesados, la elaboración de una Carta de Cumplimiento (también llamada Lista de
cumplimiento), requerida por las Regulaciones Aeronauticas Peruanas (RAP) en diversos
procesos de certificación de organizaciones aeronáuticas.
Con el objeto de uniformizar y facilitar la consulta así como la evaluación y aceptación de
la Carta de Cumplimiento por la DGAC, es recomendable que la elaboración de este
documento se ajuste a los lineamientos de la presente Guía Técnica.
2.
APLICACIÓN
La presente Guía Técnica aplica a toda persona u organización que requiera una
certificación de la DGAC.
3.
REQUERIMIENTOS REGULATORIOS
3.1 La elaboración de una Carta de Cumplimiento es un requisito regulatorio en las
normas que regulan los procesos de certificación de organizaciones aeronáuticas para
la obtención de una autorización o un certificado. Las siguientes regulaciones
establecen expresamente dicho requerimiento::
RAP 119, Apéndice B, párrafo E.4.
RAP 139, párrafo 139.100(a)(2)
RAP 145; párrafo 145.100(a)(3)
RAP 141; párrafo 141.005(a)(8)
RAP 147; párrafo 147.105(a)(10)
4.
(Carta de Cumplimiento)
(Carta de Cumplimiento)
(Lista de Cumplimiento)
(Lista de Cumplimiento)
(Lista de Cumplimiento)
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA CARTA DE CUMPLIMIENTO
4.1 La carta de cumplimiento es en escencia una herramienta de gestión que sirve, en el
caso del solicitante, para la planificación del proceso de certificación, ya que ella
permitirá registrar los resultados de la evaluación de cumplimiento de las normas. En
un inicio de dicha etapa de planificación la Carta de Cumplimiento mostrará todas las
necesidades de implementación que el solicitante tendrá que efectuar (análisis del
faltante) y al final dicha carta deberá registrar todos los métodos y maneras,
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adecuadamente documentadas, sobre cómo el solicitante ha terminado de
implementar en el sistema de gestión de su organización todos los requerimientos
aplicables de las RAP.
4.2 Para la Autoridad Aeronáutica la Carta de Cumplimiento constituye una herramienta
adecuada que le permitirá orientar la auditoria de certificación a fin de determinar el
cumplimiento de todos los requisitos regulatorios. Así mismo, como documento
regulatorio presentado en la Fase II de un proceso de certificación, la carta de
cumplimiento firmada por el representante legal de la organización, constituye una
declaración jurada de que toda la implementación necesaria requerida en el porceso
de certificación ha sido culminada.
4.3 La Figura 1 muestra un formato recomendado para la Carta de Cumplimiento:
(1)
Ref.
RAP 145
(2)
Descripción
requerimiento
(3)
Comentarios OMA
implementación
a
la
(4)
Doc Referencia
Figura 1
4.4 Instrucciones generales para el llenado del formato de la Figura 1:
 En la columna (1), registrar la sección, párrafo o subpárrafo de la RAP del cual se
necesita demostrar su cumplimiento.
 En la columna (2) se indica el título o resumen del requisito indicado en la sección,
párrafo o subpárrafo, indicado en la comuna (1) (esto es opcional);
 En la columna (3) se da una breve explicación de la forma de cómo se ha
implementado el cumplimiento (en tiempo presente) de cada requisito contenido en la
sección, párrafo o subpárrafo, indicado en la comuna (1). En este caso la práctica ha
establecido dos características de la información para esta columna: cuando recién
se incicia la planificación de la certificación y cuando se hace la aplicación formal. En
el primer caso, cuando se inicia la planificación de la certificación la información que
se coloca en esta columna estará generalmente señalada en tiempo futuro ya que
habrán varios tópicos que aun no estarán implementados pero que ya han sido
determinados como tareas a implementar (análisis del faltante). En el segundo caso,
cuando se hace la aplicación formal (Fase II del proceso) esta columna debrá estar
expresado toralmente en tiempo presente, pues se asume que la organizacion ya ha
culminado toda la implementación requerida, para solicitar el inicio del proceso de
certificación.
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Del mismo modo, la práctica ha demostrado que la esta carta de cumplimiento
presentada en la aplicación formal pude tener varios vacios u omisiones que
requerirán corregirse luego que el solicitante ha determinado que, en efecto, hay
todavía algunos aspectos pendientes de implementar o de completar la
implementación. Por esta razón la carta de cumplimiento presentada en el momento
de la aplicación formal suele llamarse “carta de cumplimiento inicial” y la que
finalmente se configura luego de la Fase IV, fin del proceso de demostración, se
suele denominar “carta de cumplimiento final”.
 En la columna (4) se indica la referencia específica al manual de la organización
(párrafo, página, capítulo) u otro documento, que sustente cada implementación
indicada en la columna (3). Esta columna también dependerá del estatus de la
columna anterior, ya que si el requisito aun no está implementado puede no haber
referencia documentaria que colocar. En este caso lo que puede colocarse
inicialmente es la propuesta que la organización tiene para cunmplir con este
requisito. Por ejemplo puede indicarse “se elaborárá un procedimiento que será parte
del Manual de Procedimientos de la Organización”
 Si hay algún requisito que no es aplicable a la Organización, en la columna (4) se
pondrá N/A (no aplicable).
4.5 El cuadro de la Figura 2 indica un ejemplo de cómo llenar el formato de Carta de
Cumplimiento.
(1)
Ref.
RAP 145
(2)
Descripción Requisito
145.605(a)
El personal de certificación
debe ser evaluado antes de
emitir una autorización de
certificación RAP 145
(3)
Comentarios OMA a la
implementación
Procedimiento descrito en el
Manual Organización de
Mantenimiento (MOM) como
Procedimiento de instrucción
y calificación del personal de
certificación.
(4)
Doc. Referencia
MOM, parte 4 página
1, párrafo 3.
Figura 2
5. CONTACTOS PARA MAYOR INFORMACIÓN
Cualquier consulta adicional referida a esta CA dirigirla a la Coordinación Técnica de Normas
Evaluación y Difusión (511) 615-78000 Anexo 1512 o al correo electrónico:
dgacnormatividad@mintc.gob.pe.
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