Propuestas de uso del programa informatico “Herramienta de

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Propuestas de uso del programa informatico “Herramienta
de Documentalista” para bibliotecarios en Bibliotecas
Publicas
Diago Marquez, Francisco Jose (Licenciado en Documentacion, Autor del Programa)
Resumen
Se pretende mostrar una vision general del Software “Herramienta
de Documentalista” y una serie de propuestas de uso para facilitar al
biblotecario la creacion de productos y por lo tanto, la prestacion de servicios
bibliotecarios de calidad, aprovechando las posibilidades que nos brinda internet
y las tecnologias de la informacion, lo que nos va a poner en disposicion no solo
de satisfacer las necesidades de informacion de los usuarios de diferentes niveles
educativos, sociales, laborales y culturales sino de enfrentarnos con éxito a los
cambios de paradigmas del mundo bibliotecario.
Introduccion
“Herramienta de Documentalista” es una software para la gestion
documental y la recoleccion automatizada de informacion en internet. Permite
catalogar documentos convencionales , digitales y electronicos, asi como difundir
la informacion por diferentes medios.
Esta diseñado y orientado con el ambicioso proposito de cubrir
todos los procesos de la cadena documental por lo que dispone de diferentes
opciones de importacion y exportacion de datos en diferentes formatos y un serie
de procesos y funciones que facilitan esta labor. Asi mismo para gestionar
adecuadamente la informacion usa diferentes tipos de lenguajes documentales
tanto desde un punto de vista bibliotecario, archivistico como extrictamente
documental.
En primer lugar vamos a mostrar alguos de los diferentes procesos
y funciones de la “Herramienta de Documentalista” que consideramos mas
interesantes y a continuacion algunos de los productos y servicios que van a
poder crear los bibliotecarios, orientandolos y adaptandolos a las demandas de su
comunidad de lectores / usuarios.
Esta separacion entre procesos, funciones, productos y servicios es
un tanto arbitraria pero nos va a permitir mostrar de una forma mas clara las
posibilidades del Software
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Algunos procesos y funciones de la “Herramienta de Documentalista”.
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Lector de RSS
Recoleccion de Documentos Digitales a texto completo
Extraer metadatos de documentos
Recolectar legislacion, becas, nombramientos, subvenciones,
anuncios oficiales del B.O.E., Boletin Oficial del Estado.
Importar documentos y ficheros de un disco local
Importar de Medline
Importar DublinCoreRdf (Hispana, Bibliotecas Virtuales DIGIBIS)
Materias, Cuadro de clasificacion, Metadatos, Necesidades de
Informacion
Difusion en diversos formatos Dossier de Prensa, Novedades;
Bibliografias, Listas simples.
Exportar a Mediwiki (Formato Wikipedia)
Exportar a Wordpress (Blog)
Exportar a DELICIOUS
Algunos productos y servicios usando la “Herramienta de Documentalista” en
una Biblioteca Publica
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Sistema de Valoracion de Contenidos
Servicio de Referencia Personalizado
Servicio de Referencia General Comunitaria
Uso de la web social para aumentar la visibilidad e interactuar con
la comunidad potencial de lectores (usuarios)
Biblioteca Digital Comunitaria
Primeros pasos hacia la Preservacion digital
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Procesos y funciones de la Herramienta de Documentalista.
Lector de RSS
Añadir canales de feed para recolectar RSS (Rich Site Summary or
Real Simple Syndication) y añadirlos a nuestra base de datos, cada feed
sera para nosotros un documento, que luego podremos catalogar, valorar y
proceder a sus difusion si es considerado de interes. Existen RSS de
medios de comunicacion, instituciones como bibliotecas, archivos y
museos y practicamente de todo tipo de webs, blogs, empresas, redes
sociales.
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Recoleccion de Documentos Digitales a texto completo
La Herramienta de Documentalista permite recolectar y
extraer enlaces de la mayoria de paginas Web en internet. Como
Google permite en sus busquedas seleccionar ficheros de un
determinado formato, cuando se seleccionan PDF el resultado
suele ser bastante satisfactorio respecto a la necesidad de
informacion que tengamos planteada.
La Herramienta de Documentalista facilita la realizacion de
la ecuacion de busqueda en Google y la forma de recolectar los
documentos.
Documentos recolectados en Google a partir de las palabras: “CI2 COMPETENCIAS
INFORMATICAS E INFORMACIONALES"
Formulario de Catalogacion de uno de los documentos extraidos
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Extraer metadatos de documentos
Mediante Exiftool, pueden extraerse los metadatos que
llevan incorporados algunos documentos, como ficheros de
Microsoft Office, Adobe Acrobat, o una imagen fotografia en
formato JPG. TIFF, BMP...
Metadatos Exif obtenidos de la imagen fotografica anterior.
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Recolectar legislacion, becas, nombramientos, subvenciones, anuncios
oficiales del B.O.E., Boletin Oficial del Estado.
Los resultados que se obtienen en buscador del B.O.E no
ofrecen una extructura exportable por lo que se ha sido necesario
diseñar especialmente una funcion que permita extraer los datos del
mismo, como puede verse en el siguiente ejemplo.
Generacion de la ecuacion de busqueda para el termino “salud” en legislacion
Resultado de la extraccion del BOE: la ultima legislacion con el termino “Salud”
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Importar documentos y ficheros de un disco local
Esta funcion permite añadir a la base de datos fotografias,
imagenes, textos, y cualquier documento digital que tengamos en
nuestro disco local, un CD, DVD, en una camara digital, en una
memoria flash...
Una carpeta con diversos tipos de ficheros que queremos incorporar a nuestra base de datos
Importacion a nuestra base de datos de los 20 documentos de la carpeta anterior
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Importar de PUBMED Medline
PUBMED es una base de datos de la US National Library
of Medicine y el National Institutes of Health que ofrece enlaces y
texto completo de articulos publicados sobre salud y medicina. La
“Herramienta de Documentalista” permite importar en formato
MEDLINE
La Web de PubMed del NCBI
Ultimos articulos publicados sobre “Gripe” incorporados a nuestra base de datos.
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Importar Dublin Core Rdf (Hispana, Bibliotecas Virtuales DIGIBIS).
Hispana es un recurso avanzado de acceso a la información
digital del Ministerio de Cultura del Gobierno de España,
producida por todo tipo de instituciones españolas (Museos,
Bibliotecas, Archivos) que se constituye en la red mediante la
interconexión de sus bases de datos. Permite la exportacion en
formato Dublin Core RDF, formato que la Herramienta de
Documentalista permite importar.
Los resultados importados en nuestra base de datos
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Materias, Cuadro de clasificacion, Metadatos, Necesidades de
Informacion
La “Herramienta de Documentalista” permite la
organización, catalogacion y descipcion de los documentos
utilizando los sistemas clasicos como la organización por materias,
bien definidas por el usuario o bien utilizando un serie
preestablecida y acordada por una organizacion superior.
La organización puede hacerse siguiendo los sistemas
bibliotecarios o bien utilizando el Cuadro de Clasificacion lo que
nos va a permitir organizar los documentos bajo un punto de vista
archivistico ya que en la recoleccion y adquisicion de documentos a
veces vamos a tener la necesidad de incorporar documentos de
archivo o fragmentos de series o subseries de archivo.
Tambien es posible añadir Metadatos, unas veces de forma
automatica extraida de los propios ficheros informaticos (Como
vimos en Extraer metadatos de documentos) y otras veces
añadidos manualmente. Esto permitira etiquetar los documentos
según criterios o aspectos definidos por el bibliotecario lo que va a
permitir personalizar la recuperacion de la informacion.
Otro concepto de clasificacion es el de Necesidad de
Informacion, que basicamente consiste en un cojunto conceptual
que agrupa a una serie de documentos (de diferentes materias) que
el biblotecario considera son pertinentes y relevantes para una
determinada necesidad de informacion. Una necesidad de
Informacion puede ser una necesidad de informacion tecnologica,
comercial, social, cultural.. o cualquier otra determinada por el
propio contexto de la actividad social de los usuarios (lectores) en
un momento determinado.
Cuadro de Clasificacion
Materias
Difusion en diversos formatos: Dossier de Prensa, Novedades,
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Bibliografias
Se pueden realizar diversos tipos de listados e informes de
los documentos que hemos añadido a nuestra base de datos. Una
vez que seleccionamos los documentos considerados de interes o
pertenecientes a una materia, fecha o necesidad de informacion
concreta, podemos generar automaticamente estos informes.
Dossier de Prensa
Informe de Novedades
Bibliografia por materias
Listado de Enlaces
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Exportar a Mediwiki (Formato Wikipedia)
La “Herramienta de Documentalista” permite exportar a
formarto MediaWiki de Wikipedia. Lo que permite por ejemplo
crear y mantener listas de enlaces externos siguiendo la
codificacion de Wikipedia y facilitando la presentacion de la
informacion.
Codigo generado para exportar a Mediawiki de Wikipedia
La lista de enlaces importada y publicada en MediaWiki
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Exportar a Wordpress (Blogs)
Los enlaces recolectados y sus metadatos pueden ser
exportados a Wordpress de diferentes formas, como generando un
fichero de exportacion en formato Wordpress que luego se importa
desde nuestro Blog o simplemente generando cualquiera de los
informes y usando la opcion “copiar y pegar (Ctrl C, Ctrl V)” lo
que nos permite cumplimentar una nueva entrada (un nuevo post)
en el Blog.
Codigo del informe generado
El informe publicado en un Blog de Wordpress
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Algunos productos y servicios usando
Documentalista” en una Biblioteca Publica
la
“Herramienta
de
Hasta ahora hemos visto una serie de procesos y funciones,
que usados de forma aislada pueden tener cierta utilidad, pero es
aquí donde interviene la labor del bibliotecario que con su
conocimiento y experiencia en el mundo de las bibliotecas, del
libro, de la informacion, de los lectores y de la comunidad donde
ejerce su profesion, y usando de forma sistematica la
“Herramienta de Documentalista” puede convertir estas piezas del
puzzle en autenticos productos y servicios bibliotecarios de calidad.
Antes de ver las propuestas de Productos y Servicios
Bibliotecarios vamos a mostrar el Sistema de Valoracion del
Contenido que es basico para la realizacion de aquellos.
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Sistema de Valoracion del Contenido
Las colecciónes que se desarrollan en una biblioteca digital
se basan, de manera primordial, en criterios asociados con el
contenido de los documentos.
Aunque sin ningun genero de dudas, quien mejor sabe
aplicar y valorar estos criterios es el biblioteacrio, La funcion NI
(Necesidad de Informacion) de la “Herramienta de
Documentalista” ayuda mediante metodos
probabilisticos a
valorar la pertinencia y la relevancia de los contenidos. Esto puede
aplicarse tanto a todo tipo de documentos en diferentes formatos
como a valorar por ejemplo noticias recolectadas con el Lector de
RSS pudiendo asi filtrar las mas pertinentes.
En este formulario se añaden las palabra claves y su peso para una necesidad de informacion
determinada: “Biografia y obra de Santiago Rusiñol
En este formulario se procede de forma auomatica a valorar el conenido de los documentos
recolectados mediante metodos probabilisticos.
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Servicio de Referencia Personalizado
El bibliotecario referencista hace el papel de intermediario
entre el usuario (lector) y la información. De de manera
personalizada busca, recupera y entrega la información que el
usuario requiere.
Es el profesional con conocimiento y experiencia en
recursos y fuentes de información, busca, recupera y selecciona los
documentos y publica o remite un informe o una copia de los
documentos.
El lector (usuario) plantea
una necesidad de
informacion
El bibliotecario busca,
recupera y selecciona los
documentos relevantes
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El bibliotecario crea los
informes. Que publica,
entrega o envia al usuario
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Servicio de Referencia General Comunitaria
Un servicio de referencia en donde el usuario (lector) es
quien localiza su información, el bibliotecario gestiona el
desarrollo de una una colección de referencia digital adaptada y
especializada en las necesidades del grupo de usuarios de la
comunidad a la que sirve.
El biblitecario estudia,
conoce y prevee las
necesidades de informacion
de la comunidad
El bibliotecario desarrolla
colecciones digitales y
bibliografias que publica
periodicamente
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El lector (usuario) es quien
localiza su información en la
Biblioteca Digital, Blogs,
Wikis...
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Uso de la Web social para aumentar la visibilidad e interactuar con la
comunidad potencial de lectores (usuarios)
Es un convencimiento comun en la comunidad
bibliotecaria, la necesidad de mejorar la proyección social de la
profesion bibliotecaria y de las bibliotecas, asi como aumentar la
repercusion social de las actividades que realizan los Servicios de
Bibliotecas.
Es por lo tanto necesario aumentar la visibilidad de las
bibliotecas, a la vez que se fomenta la comunicación con los
usuarios (lectores) esto puede hacerse utilizando servicios gratuitos
de la Web Social, tales como Twitter, Facebook, Wiki, Blogs,
Delicious..
La “Herramienta de Documentalista”, para facilitar la
publicacion de contenidos dispone desde el propio programa
sistemas que simplifican el envio a las anteriores aplicaciones.
.
Un ejemplo de diario electronico en el que se pueden incluir noticias, agenda, avisos,
recomendaciones de lectura, novedades etc.. generado automaticamente por la aplicación Paper.li
a partir de los Twits enviados a Twitter. Tanto Twitter como Paper.li son aplicaciones y servicios
gratuitos
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Biblioteca Digital
La “Herramienta de Documentalista” permite el envio automatico
de enlaces y metadatos a bases de datos basadas en MySql a traves del
metodo GET del protocolo HTTP, se han estudiado y analizado varios
sistemas gratuitos para la creacion de Bibliotecas o Colecciones digitales,
creados por diversas organizaciones y el que consideramos que mejor se
adapta es el CWIS del Scout Internet Proyect.
El Scout Project es soportado por: The National Science
Foundation, The Andrew W. Mellon Foundation, The Claire Giannini
Hoffman Fund, Microsoft Corporation, University of Wisconsin-Madison's
College of Letters and Sciences, University of Wisconsin-Madison's
Computer Sciences Department
CWIS es un software para desarollar, organizar y compartit
colecciones de datos sobre recursos conforme a los estandares
internacionales y academicos sobre metadatos. CWIS fue especialmente
creado para ayudar a construir colecciones de recursos sobre Ciencias,
Tecnologias, Ingenieria y Matematicas para la National Science Digital
Library, pero puede ser perfectamente usado para cualquier proposito.
CWIS ademas utiliza un sistema de recomendación tipo Amazon,
OAI 2.0 export (con oai_dc and nsdl_dc schemas) y soporte para RSS
feed. Web de CWIS http://scout.wisc.edu/Projects/CWIS/
Si se dispone de un servidor web conectado a internet debidamente
configurado puede crearse una Biblioteca Digital o Colección usando
CWIS y puede usarse la “Herramienta de Documentalista” para alimentar
la Biblioteca con los enlaces recolectados.
Como la recoleccion puede hacerse desde distintas “estaciones” por
distintas bibliotecas y distintos bibliotecarios se ha establecido un
protocolo para evitar duplicados.
Con la “Herramienta de Documentalista” cada bibliotecario desde su biblioteca aporta sus
colecciones bibliograficas seleccionadas.
Desde la Herramienta de Documentalista La Biblioteca digital con CWIS en Internet
se seleccionan y envian los recursos.
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Esquema basico de envio de informacion a la Biblioteca Digital Comunitaria
Protocolo incorporado a la Herramienta de Documentalista para el control de envios cuando se
utilizan varias estaciones de envio
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Primeros pasos hacia la Preservacion digital
No existen garantias de que los enlaces a documentos
digitales sean permanentes en el tiempo, ya que los propietarios o
creadores de los mismos pueden cambiar de sistema informatico,
de servidor o modificar la presentacion de los mismos, incluso que
los propios documentos digitales dejen de estar disponibles en
internet por multitud de causas.
Es esta una tarea compleja en cuanto a los costos de
almacenamiento, la gestion de versiones y la mas compleja
legislacion sobre propiedad intelectual y derechos de autor.
De todas manera la Biblioteca puede
preservadora de lo que es el patrimonio digital.
actuar como
La “Herramienta de Documentalista” durante la ejecucion
de algunos de sus procesos realiza una descarga de los documentos
a partir de los enlaces (URL). Esto nos va a permiter entre otras
cosas tener disponibles los documentos aunque los enlaces esten
“rotos” e incluso sin conexión a internet.
Esta descarga de documentos debe hacerse de forma
sistematica, seleccionando determinados ambitos de produccion
cultural o economica, lo que nos va a permitir almacenar y
preservar la produccion digital de la comunidad a lo largo del
tiempo.
Se extraen los documentos desde las URL
seleccionadas
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Los documentos seleccionados son
salvados en un lugar seguro como un
disco local o cualquier otro dispositivo
dedicado al efecto con su correspondiente
sistema de respaldo.